Kunci Sukses Lulus Diklatpim Tingkat IV Pola Baru Dengan Disiplin Dalam Eksekusi
Oleh : Febta Rina Handayani, Widyaiswara Madya Balai Diklat Kepemimpinan Magelang
Kesuksesan peserta Diklatpim Tingkat IV sangat dipengaruhi oleh keberhasilan proyek perubahan. Salah satu kunci keberhasilan proyek perubahan tersebut adalah disiplin dalam eksekusinya.
Abstrak Tujuan penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV adalah membentuk kompetensi kepemimpinan operasional pada pejabat struktural eselon IV yang akan melaksanakan tugas dan fungsi kepemerintahan di instansinya masing-masing. Kurikulum Diklatpim Tingkat IV yang baru mensyaratkan peserta untuk membuat proyek perubahan pada organisasinya masing-masing. Kelulusan peserta diklat sangat dipengaruhi oleh keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan tersebut. Salah satu kunci keberhasilan proyek perubahan adalah kedisiplinan dalam eksekusi. Sebuah methode atau konsep disiplin dalam eksekusi adalah The 4 Disciplines of Execution. Kata kunci: Diklatpim Tingkat IV, lulus, disiplin, eksekusi
Pada era globalisasi ini hanya organisasi yang mampu melakukan perbaikan terus-menerus (continuous improvement) dalam pembentukan keunggulan kompetitif yang mampu untuk bertahan dan kemudian berkembang. Berkenaan dengan kebutuhan organisasi dan kondisi global maka peran pemimpin semakin dibutuhkan dalam menghadapi tantangan kekinian. Banyak cara untuk untuk membentuk pemimpin-pemimpin yang handal dan adaftif terhadap perubahan tersebut. Salah satunya melalui pendidikan dan pelatihan. Dalam rangka pembentukan pemimpin yang handal dan adaftif tersebut didesain Diklat Kepemimpinan Pola Baru. Salah satu jenjang Diklat Kepemimpinan adalah Diklat Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat IV. Diklatpim Tingkat IV pola baru diselenggarakan berdasar Peraturan Kepala LAN Nomor 13 tahun 2013 (diperbaharui dengan Peraturan Kepala LAN Nomor 22 tahun 2014). 1
Diklatpim Tingkat IV diselenggarakan untuk pejabat dan atau calon pejabat struktural eselon IV. Seorang pejabat struktural eselon IV memainkan peranan yang sangat menentukan dalam membuat perencanaan pelaksanaan kegiatan-kegiatan instansi, memimpin bawahan, dan mengajak seluruh stakeholder stratejik untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut secara efektif dan efisien. Tugas ini tentunya menuntut kompetensi kepemimpinan operasional, yaitu kemampuan dalam membuat perencanaan pelaksanaan kegiatan-kegiatan instansi, kemudian kemampuan mempengaruhi serta memobilisasi bawahan dan stakeholder strategisnya dalam melaksanakan kegiatan yang telah direncanakan. Penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV Pola baru diharapkan dapat membentuk sosok pemimpin dengan kompetensi pemimpin operasional tersebut melalui sebuah pendidikan dan pelatihan. Diklatpim Tingkat IV pola baru pada hakekatnya adalah sebuah penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV yang inovatif, yaitu penyelenggaraan Diklat yang memungkinkan peserta mampu menerapkan kompetensi yang telah dimilikinya. Tujuan penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV adalah membentuk kompetensi kepemimpinan operasional pada pejabat struktural eselon IV yang akan melaksanakan tugas dan fungsi kepemerintahan di instansinya masing-masing. Kompetensi yang dibangun pada Diklatpim Tingkat IV adalah kompetensi kepemimpinan operasional yaitu kemampuan membuat perencanaan kegiatan instansi dan memimpin keberhasilan implementasi pelaksanaan kegiatan tersebut, yang diindikasikan dengan kemampuan: 1. Membangun karakter dan sikap perilaku integritas sesuai dengan peraturan perundangundangan dan kemampuan untuk menjunjung tinggi etika publik, taat pada nilai-nilai, norma, moralitas dan bertanggungjawab dalam memimpin unit instansinya; 2. Membuat perencanaan pelaksanaan kegiatan instansi; 3. Melakukan kolaborasi secara internal dan eksternal dalam mengelola tugas-tugas organisasi ke arah efektivitas dan efisiensi pelaksanaan kegiatan instansi; 4. Melakukan inovasi sesuai bidang tugasnya guna mewujudkan pelaksanaan kegiatan yang lebih efektif dan efisien; 5. Mengoptimalkan seluruh potensi sumber daya internal dan eksternal organisasi dalam implementasi kegiatan unit instansinya
2
Kurikulum Diklatpim tingkat IV disusun menjadi lima tahap pembelajaran yaitu : 1) tahap diagnosa kebutuhan perubahan organisasi; Tahap ini merupakan tahap penentuan area dari pengelolaan kegiatan organisasi yang akan mengalami perubahan 2) tahap taking ownership; Tahap ini mengarahkan peserta untuk membangun kesadaran dan pembelajaran bersama akan pentingnya mereformasi area dari kegiatan organisasi yang bermasalah. 3) tahap merancang perubahan dan membangun tim; Tahap ini membekali peserta dengan membuat rancangan perubahan yang komprehensif menuju kondisi ideal dari pengelolaan kegiatan organisasi yang dicita-citakan 4) tahap laboraturium kepemimpinan; Tahap
ini
mengarahkan
peserta
untuk
menerapkan
dan
menguji
kapasitas
kepemimpinannya 5) tahap evaluasi. Tahap ini merupakan tahap berbagi pengetahuan dan pengalaman dalam memimpin implementasi proyek perubahan. Kelima tahapan diklat tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:
3
Apabila dilihat dari kurikulumnya, penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV seperti ini, peserta dituntut untuk menunjukkan kinerjanya dalam merancang suatu perubahan di unit kerjanya dan memimpin perubahan tersebut hingga menghasilkan hasil yang signifikan. Kemampuan memimpin perubahan inilah yang kemudian menentukan keberhasilan peserta tersebut dalam memperoleh kompetensi yang ingin dibangun dalam penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV.
Salah satu kunci keberhasilan dalam implementasi proyek perubahan dalam Diklatpim Tingkat IV adalah disiplin dalam eksekusinya. Sebuah methode atau konsep disiplin dalam eksekusi adalah The 4 Disciplines of Execution atau 4DX dari sebuah buku yang ditulis oleh Chris McChesney, Sean Covey, dan Jim Huling. The Four Disciplines of Execution adalah sebuah perilaku teratur yang menuntun pada tercapainya sebuah sasaran organisasi secara baik yang didasarkan pada penelitian mendalam dan praktik di lapangan, serta prinsip pokok perilaku manusia. Four Disciplines of Execution terdiri dari: (1) fokus pada tujuan yang sangat penting (focus on the wildly important goals); (2) ciptakan papan skor yang menarik (create a compelling scorecard); (3) terjemahkan gol ke dalam tindakan nyata (translate lofty goals into specific actions); (4) pastikan setiap pihak akuntabel setiap waktu (hold each other accountable all of the time). Salah satu konsep dari 4DX adalah suatu proses bukan merupakan tujuan akhir yang ingin dicapai namun memerlukan tahapan dan kelanjutan proses implementasinya. Penjelasan dari masing-masing 4DX tersebut sebagai berikut. 1.
The Four Disciplines of Execution 1 Kegagalan organisasi, baik yang berorientasi profit ataupun tidak, bukan disebabkan ketidakmampuan
menyusun
strategi
yang
bagus.
Penyebabnya
lebih
pada
ketidakmampuan mengeksekusi. Lebih lanjut lagi ketidakmampuan mengeksekusi disebabkan kurangnya disiplin dalam mengeksekusi. Tidak disiplin memang penyakit umum. Penyakit ini menjangkiti hampir semua orang, apalagi di komunitas yang tidak menyuburkan budaya disiplin. Menurut Jim Collins, disiplin melakukan sesuatu yang sesuai dengan budaya organisasi dan tidak melakukan sesuatu yang tidak sesuai budaya merupakan faktor penentu yang menyebabkan organisasi biasa-biasa saja dapat menjelma menjadi organisasi yang hebat. 4
Tujuan yang sangat penting (wildly important goals / WIGs) adalah tujuan yang jika tidak tercapai, maka hal lain dan pencapaian tujuan lain menjadi kurang begitu relevan. Kalau dalam proyek perubahan tujuan yang sangat penting ini bisa disebut pentahapan utama. Analoginya adalah seperti tujuan menara pengendali lalu lintas lepas landas dan mendaratnya pesawat. Misinya tentu saja menghindari kecelakaan atau tabrakan antar pesawat. Atau lebih spesifik lagi adalah setiap pesawat yang mau mendarat dan yang mau lepas landas dapat melalui periode kritis tersebut dengan baik. Jadi, di setiap waktu, pengendali di menara pengawas fokus membantu pesawat terutama yang mendarat agar mendarat dengan
sempurna.
Analogi mendaratkan pesawat dengan sempurna
mengandung makna apabila terjadi kecelakaan maka hal lainnya nggak berarti lagi. Pesawat yang lainnya yang lagi antri tetap terpantau di radar, pesawat lainnya seolah diabaikan dulu dan secara bertahap satu demi satu pesawat harus selamat. Itulah WIGsnya. Di situlah fokusnya. Ada makna yang lain dari analogi di atas, yaitu pada satu saat idealnya hanya ada satu WIGs. Memang kalau kita perhatikan ini agak kurang realistis. Mungkin dua atau tiga WIGs yang lebih realistis. Lebih dari tiga, apalagi kalau semua hal dianggap penting, penyelesaian tugas jauh menurun tingkat kesempurnaannya. Kalau kita kuantitatifkan ketika hanya satu WIGs, tingkat kesempurnaannya dapat mencapai 80% sampai dengan 100%, maka kalau dua atau lebih tingkat kesempurnaan ini akan berkurang misal kalau dua, 64%. Demikian seterusnya, makin banyak WIGs, makin menurun kualitas pencapaian tujuan. Menurut penelitian memang kemampuan fokus otak manusia terbatas. Kalau orang diminta menggunakan kacamata dengan dua lensa yang berbeda, misalnya kiri merah sedangkan kanan hijau, maka yang bersangkutan pada satu waktu hanya dapat melihat satu warna saja. Merah atau hijau saja silih berganti. Dia tidak mampu melihat kombinasi keduanya. Selanjutnya adalah bagaimana cara mencari dan menentukan WIGs. Salah satu cara menentukan WIGs ini adalah kolaborasi dan brainstorming yang terarah dan sistematis. Kunci lainnya dalam proses ini adalah proses penyelarasan dan klarifikasi. Tujuan harus jelas atau clear (dan tentunya fokus) dan dapat dipahami oleh seluruh pelaksana pekerjaan. Memang kemudian diperlukan komunikasi dua arah yang efektif. 5
Jangan sampai hanya pimpinan saja yang merasa jelas dengan tujuan-tujuannya. Para ujung tombak pelaksana pekerjaan harus betul-betul memahami juga. 2.
The Four Disciplines of Execution 2 Displin kedua adalah adanya papan skor. Ini tentunya setelah disiplin pertama dilakukan dengan konsisten, yaitu fokus pada tujuan yang penting. Papan skor ini bertujuan selalu mengetahui posisi dan perkembangan menuju tujuan. Sebagai contoh ketika baru melihat pertandingan sepak bola, sedangkan pertandingan tersebut sudah dimulai maka secara otomatis yang pertama kita cek adalah berapa-berapa skornya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan papan skor adalah papan skor yang dibuat harus diturunkan dari WIGs yang sudah ditentukan. Kalau tujuan organisasi kita adalah memuaskan pelanggan, tentu kita perlu melakukan survey kepuasan pelanggan. Yang kedua, skor harus ditampilkan menarik, atraktif. Menarik atau atraktif memang relatif. Untuk kasus tertentu perlu dihias dan ditempatkan sedemikian rupa agar mudah terlihat. Untuk kasus lain, cukup pengumuman berkala lewat speaker. Prinsipnya papan skor harus dibuat agar yang berkepentingan dapat kembali melakukan cek dan ricek dengan mudah.
3.
The Four Disciplines of Execution 3 Dua disiplin sebelumnya, yaitu penentuan fokus melalui WIGs dan pembuatan papan skor. Disiplin ketiga adalah menerjemahkan strategi yang telah ditentukan melalui WIGs itu menjadi aktivitas yang spesifik, mingguan maupun harian, untuk maju ke depan untuk mencapai tujuan. Ini juga berarti kita harus menyelaraskan kegiatan sehari-hari dengan strategi. Jangan sampai yang kita lakukan tidak ada kaitannya dengan tujuan. Kalau sampai kita membiarkan diri melakukan hal-hal di luar pencapaian tujuan maka sebenarnya kita dan tim kita berada dalam masalah. Dalam menentukan aktivitas spesifik bagi tim dan kita sendiri, ada tiga hal yang harus diperhatikan. Yang pertama adalah kita harus memikirkan dan mencari cara baru yang lebih baik. Bila kita melakukan hal yang sama terus menerus tanpa perubahan, kita sedikit demi sedikit kehilangan daya saing. Apalagi kalau aktivitas yang kita ulang-ulang itu terbukti tidak berhasil. Kuncinya adalah untuk mencapai tujuan yang belum pernah kita capai sebelumnya, kita harus selalu 6
melakukan perbaikan terus menerus, melakukan hal baru. Contoh, ketika walikota NYC Giullani pertama kali menjabat, terdapat 2200 pembunuhan setahun. Ketika meletakkan jabatan, setahun pembunuhan hanya 600. Suatu prestasi yang luar biasa. Spiritnya adalah perbaikan terus menerus. Bagaimana mendapatkan ide mengenai cara baru yang lebih baik. Mungkin kita bisa lihat orang lain yang lebih baik dan mencontohnya. Artinya kita melakukan semacam studi banding atau mungkin kita dapat berkolaborasi dengan tim kita dan mengandalkan daya imajinasi dan kreativitas. Yang lainnya lagi mungkin berasal dari pengalaman masa lalu. Namun demikian perlu diingat bahwa hal baru yang ingin kita terapkan harus benar-benar dapat diterapkan. Hal kedua yang perlu menjadi perhatian dalam menerjemahkan strategi ke aktivitas spesifik adalah melakukan perencanaan mingguan, perencanaan mingguan ini tentunya dilakukan bersama tim. Di sini kolaborasi dalam tim menjadi hal yang sangat penting. Kekuatan brainstorming lagi-lagi unjuk gigi. Masing-masing anggota memikirkan tiga hal yang dapat dilakukan minggu ini untuk maju mencapai WIGs. Pikirkan betul yang sangat relevan dan penting. Lalu dari kandidat tujuan tim mingguan, pilih tiga hal yang paling penting dengan spirit baru dan lebih baik. Dari tiga tujuan mingguan tim, masing-masing individu merencanakan aktivitas individualnya masing-masing,
tentunya
dengan
konsensus
yang
diterima
tim
secara
keseluruhan.Aktivitas individual yang dilakukan harian seperti dijelaskan di atas diturunkan dari tujuan mingguan tim yang sebenarnya diturunkan dari WIGs. Perlu ditekankan di sini bahwa WIGs dapat memiliki kerangka waktu yang panjang, antara sebulan hingga tiga bulan. Oleh karena itu, penting bagi tim untuk menentukan tujuan mingguan yang dapat dicapai dalam satu minggu itu. Sebuah WIG (apalagi tiga WIGs) mungkin dapat diibaratkan keseluruhan kue yang sulit dimakan sekaligus, sementara tujuan mingguan adalah potongan kue yang dapat dikunyah dan ditelan. Hal terakhir yang sering dilupakan dalam disiplin ketiga ini adalah memasukkan aktivitas individual ke dalam sistem perencanaan. Dengan sistem perencanaan ini, disiplin yang diharapkan di sini benar-benar dapat terwujud. Kunci dari semua hal tersebut adalah disiplin masingmasing anggota tim untuk melakukan tugas yang direncanakan.
7
4.
The Four Disciplines of Execution 4 Eksekusi yang efektif membutuhkan disiplin keempat, yaitu: upayakan semua anggota tim akuntabel setiap waktu. Karena orang cenderung gampang terganggu fokusnya, diperlukan interaksi yang sering untuk mengingatkan tujuan dan menjaga komitmen bersama. Pertemuan mingguan tim bisa dijadikan sarana yang efektif, pertemuan ini tentunya lebih dari sekedar pertemuan yang konotasinya membosankan dan buangbuang waktu. Pertemuan itu disebut sesi WIGs. Sesi WIGs memiliki beberapa ciri. Pertama, diskusi harus seputar WIGs. Kedua, pertemuannya harus reguler dan sering (mingguan). Ketiga, harus ada tindak lanjut dan akuntabilitas yang jelas serta harus ada follow through dari sang pemimpin. Keempat, sukses harus dirayakan. Kelima, masalah dan kesulitan dilaporkan secara terbuka. Keenam, harus ada brain storming dan pemecahan masalah yang kuat. Ketujuh, anggota tim harus komit untuk saling membantu. Kedelapan, setelah sesi berakhir semuanya harus tambah semangat. Ada beberapa karakteristik lain dari sesi WIGs. Setiap orang berkontribusi dalam pertemuan. Pertemuan itu bukan hanya untuk leader saja, tapi untuk semua. Hal itu berarti kebijaksanaan kolektif lebih diutamakan daripada kejeniusan individu, apalagi pendapat leader semata. Yang penting juga dijaga dalam pertemuan WIGs adalah diskusi diarahkan dan dijaga berkisar seputar pekerjaan riil. Kiat-kiat memfasilitasi sesi WIGs antara lain sebagai berikut. Pertama, gunakan bahasa yang sesuai. Prioritas diskusi tidak didasarkan pada siapa yang datang duluan tapi didasarkan pada tingkat keseriusan masalah. Selanjutnya, dalam memberi laporan jangan bertele-tele. Kemudian, lakukan review terhadap papan skor. Di mana sih kita sekarang? Terus, jangan lupa merumuskan tindak lanjut.Terkait dengan pemecahan masalah, diskusi dalam sesi WIGs dilakukan dalam rangka mencari alternatif-alternatif solusi. Untuk itu, diperlukan kreativitas. Dengan dilaksanakannya 4DX diharapkan proyek perubahan yang dirancang oleh peserta Diklatpim Tingkat IV bisa berhasil. Dengan keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan tersebut tentunya mempengaruhi keberhasilan dalam hal ini kelulusan peserta dalam penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV. Kelulusan tersebut tentunya penting tetapi pada
8
dasarnya keberhasilan yang paling utama tentunya peningkatan kinerja organisasi dari peserta Diklatpim Tingkat IV.
Daftar Pustaka 1. McChesney, Chris, Sean Covey, Jim Huling, The4 Disciplines of Execution, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2012 2. Peraturan Kepala LAN Nomor 13 tahun 2013 3. Peraturan Kepala LAN Nomor 22 tahun 2014
9
