Kuliah Kerja Nyata (KKN), adalah kegiatan akademik yang merupakan

Standar Operating Procedures (SOP) Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata (KKN)

BAB IV STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) KKN UNIVERSITAS SILIWANGI

Kuliah Kerja Nyata (KKN), adalah

2012

PELAKSANAAN

kegiatan akademik yang merupakan

mata kuliah Institusional, oleh karena itu KKN wajib diikuti oleh seluruh mahasiswa universitas Siliwangi yang telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Kegiatan KKN harus dilaksanakan secara terencana dan terkendali sehingga dapat mencapai esensi dari kegiatan KKN itu sendiri dalam memberikan nilai positip baik bagi mahsiswa peserta KKN, masyarakat maupun terhadap Unsil sebagai lembaga penyelenggara KKN. Salah satu elemen penting tata kelola penyelenggaraan kegiatan KKN yang baik adalah dengan adanya Standard Operating Procedures (SOP), sehingga kegiatan tersebut dilaksanakan secara terkendali. Untuk kepentingan hal tersebut, Universitas Siliwangi telah menyusun beberapa SOP Pokok, untuk kepentingan pengembangan kiranya SOP ini bisa ditambah dan disempurnakan sesuai dengan tuntutan kebutuhan. Melalui pembuatan SOP ini diharapkan dapat mendorong terwujudnya good governance pelaksanaan KKN di Universitas Siliwangi. Adapun SOP pelaksanaan KKN ini terdiri dari : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Ketentuan Koordinasi pra Kegiatan KKN dengan Pemerintah Setempat Prosedur Koordinasi pra Kegiatan KKN dengan Pemerintah Setempat Ketentuan Pembuatan Proposal Kegiatan KKN Ketentuan sosialisasi Penyelenggaraan Kegiatan KKN Prosedur Sosialisasi Penyelenggaraan Kegiatan KKN Ketentuan Penetapan Biaya KKN Prosedur Penetapan Biaya KKN Ketentuan Pembentukan Panitia KKN selain DPL Prosedur Pembentukan Panitia KKN selain DPL

Halaman | 114


10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40.

2012

Ketentuan Pembentukan DPL Prosedur Pembentukan DPL Persyaratan DPL KKN Persyaratan Panitia KKN selain DPL Ketentuan Mengenai Tugas Pokok Panitia Pelaksana KKN Ketentuan Persyaratan Pendaftar Calon Peserta KKN Prosedur Pendaftaran Calon Peserta KKN Ketentuan Persyaratan Peserta KKN Ketentuan Photo untuk Pendaftaran Calon Peserta KKN Ketentuan Materi Diklat Peserta KKN Ketentuan Materi Diklat DPL KKN Ketentuan Sanksi dalam Diklat dan General Tes Ketentuan Pemeriksaan dan Penilaian Hasil Diklat KKN Prosedur Pemeriksaan dan Penilaian Hasil Diklat KKN Ketentuan Penyampaian Surat Undangan Kegiatan Diklat DPL dan Peserta KKN Ketentuan Narasumber Diklat DPL dan Peserta KKN Ketentuan Administrasi dan Dokumentasi Bahan Diklat DPL dan Peserta KKN Ketentuan Tata Tertib Peserta KKN Ketentuan Pengadaan Barang Kelengkapan KKN Prosedur Pengadaan Barang Kelengkapan KKN Ketentuan Kesiapan Kelengkapan KKN di Panitia Ketentuan Pembagian Kelengkapan KKN kepada Peserta Prosedur Pembagian Kelengkapan KKN kepada Peserta Ketentuan Pelaksanaan Monitoring DPL Prosedur Pelaksanaan Monitoring DPL Ketentuan Pelaksanaan Monitoring Struktural Prosedur Pelaksanaan Monitoring Struktural Ketentuan Pelaksanaan Monitoring oleh Panitia KKN Prosedur Pelaksanaan Monitoring Panitia Ketentuan Pelaporan Hasil Monitoring KKN Prosedur Pelaporan Hasil Monitoring KKN

Halaman | 115


2012

41. Ketentuan Pinjaman Peralatan Ke LPPM 42. Prosedur Pinjaman Peralatan Ke LPPM 43. Ketentuan Pengajuan Permintaan Narasumber di Lokasi KKN ke LPPM/Panitia KKN 44. Prosedur Pengajuan Permintaan Narasumber di Lokasi KKN 45. Ketentuan Penulisan Laporan Kelompok Kegiatan KKN 46. Ketentuan Penyampaian Laporan Kelompok KKN 47. Prosedur Penyampaian Laporan Kelompok KKN 48. Ketentuan Sangsi Keterlambatan Penyampaian Laporan Kelompok KKN 49. Ketentuan Penyusunan Laporan Panitia Kegiatan KKN ke LPPM 50. Prosedur Penyusunan Laporan Panitia Kegiatan KKN ke LPPM 51. Ketentuan Pelaksanaan Evaluasi Kegiatan KKN 52. Prosedur Pelaksanaan Evalusi Kegiatan KKN 53. Ketentuan Pelaksanaan Rapat Yudisium Nilai KKN 54. Prosedur Pelaksanaan Rapat Yudisium Nilai KKN 55. Ketentuan Pengambilan Sertifikat KKN 56. Prosedur Pengambilan Sertifikat KKN 57. Ketentuan Penerbitan Sertifikat KKN 58. Prosedur Penerbitan Sertifikat KKN 59. Ketentuan Pembuatan Sertifikat KKN 60. Ketentuan Penyampaian Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan KKN Ke Rektor 61. Prosedur Penyampaian Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan KKN Ke Rektor 62. Ketentuan Penyampaian Laporan Kegiatan KKN ke Unit Kerja 63. Prosedur Penyampaian Laporan Kegiatan KKN ke Unit Kerja 64. Ketentuan Penyampaian Laporan Kegiatan KKN ke Pihak Pemberi Hibah/Bantuan Dana KKN 65. Prosedur Penyampaian Laporan Kegiatan KKN ke Pihak Pemberi Hibah/Bantuan Dana KKN 66. Ketentuan Laporan Kegiatan KKN ke Pemerintah Setempat

Halaman | 116


2012

67. Prosedur Penyampaian Laporan Kegiatan KKN Pemerintah Setempat 68. Ketentuan Tindaklanjut Pasca Kegiatan KKN 1

Ketentuan Koordinasi pra Kegiatan KKN dengan Pemerintah Setempat a. Ketua LPPM secara sendiri atau melalui sekretaris dan kapus terkait wajib melakukan koordinasi dengan pemerintah setempat (Bupati/walikota, melalui instansi/ dinas terkait), paling lambat 2 bulan sebelum kegiatan KKN dilaksanakan b. Kegiatan Koordinasi tersebut diawali dengan pengiriman surat ijin kunjungan ke instansi termaksud, atau surat undangan ke instansi termasud untuk hadir ke LPPM c. Koordinasi bertujuan untuk menyelaraskan dan membahas program kegiatan KKN, serta tindak lanjut dengan instansi/dinas terkait) d. Teknis pelaksanaan koordinasi bisa dilaksanakan di LPPM, atau pihak LPPM mengunjungi pihak terkait. e. Koordinasi sebagaimana poin c, sekaligus membahas mengenai bantuan pendanaan program kegiatan KKN yang akan dilaksanakan ke pemerintah daerah f. Ketua LPPM membentuk tim kecil dengan tanggungjawab penuh kapus PPM, untuk menindaklanjuti hasil koordinasi, termasuk pembuatan proposal pengajuan bantuan dana kegiatan KKN yang akan disampaikan ke pimpinan pemerintah daerah (Bupati/Walikota/ instansi/dinas terkait) g. Proposal bantuan dana kegiatan KKN wajib tandatangani oleh ketua LPPM atau yang mewakilinya sesuai ketentuan, diketahui oleh Rektor atau pembantu rektor yang ditunjuk sesuai ketentuan

Halaman | 117


2012

h. Proposal bantuan pendanaan kegiatan KKN ke pemerintah daerah /instansi disampaikan selambat lambatnya 45 hari sebelum pelaksanaan kegiatan KKN dilaksanakan 2

Prosedur Koordinasi pra Kegiatan KKN dengan Pemerintah Setempat a. LPPM menyampaikan surat permohonan ijin bertemu di Dinas/Instansi termaksud, atau menyampaikan surat undangan koordinasi di LPPM b. Instansi/Dinas terkait menyampaikan konfirmasi apakah setuju atau tidak setuju sesuai waktu yang disampaikan LPPM c. Jika tidak setuju mengenai waktu maka LPPM perlu untuk menyelaraskan dengan waktu yang ditetapkan oleh pihak dinas/instansi terkait. Jika setuju maka rapat koordinasi dilaksanakan sesuai agenda semula (rapat koordinsasi dilaksanakan paling lambat 2 bulan sebelum kegiatan KKN dilaksanakan) d. Paling lambat 3 hari setelah rapat koordinasi dilaksanakan maka LPPM membentuk tim kecil untuk menyusun proposal kegiatan KKN yang akan disampaikan ke pemerintah daerah (Bupati/Walikota/ instansi/ dinas terkait) e. Proposal yang sudah dilegalisasi disampaikan ke pemerintah daerah (Bupati/Walikota/ instansi/ dinas terkait) disertai dengan surat pengantar, tembusan disampaikan ke rektor dan disimpan di LPPM sebagai arsip.

Halaman | 118


2012

Flowchart Koordinasi Pra KKN dengan Pemerintah Setempat Rektor

LPPM

Instansi/Dinas Terkait

Surat permohonan berkunjung atau surat undangan

Surat permohonan berkunjung atau surat undangan

Koordinasi waktu

Tidak

Bupati/Walikota

Jawaban Ya/tidak mengenai waktu

Ya

Koordinasi antara LPPM dengan dinas/instansi terkait, mengenai program kegiatan KKN, dan peluang pendanaan kegiatan KKN dan pasca KKN

LPPM Membuat tim kecil pembuat Proposal

Pembuatan Proposal

Proposal dilegalisasi oleh Rektor/pihak yang ditunjuk

Telah dilegalisasi

Proposal ditandatangani oleh ketua LPPM

Proposal dilengkapi surat pengantar dari LPPM

Proposal dan surat pengantar

Proposal dan surat pengantar

Surat tembusan

Arsip

Halaman | 119


3

2012

Ketentuan Pembuatan Proposal Kegiatan KKN a. Proposal kegiatan pelaksanaan KKN dibuat dan menjadi tanggungjawab Kapus PPM b. Draf proposal yang sudah dibuat dari kapus PPM wajib diverifikasi oleh sekretaris LPPM dan atau ketua LPPM c. Draf proposal yang sudah disetujui wajib ditandatangani oleh ketua LPPM atau pihak yang dapat ditunjuk sesuai ketentuan d. Dalam hal tertentu ketua LPPM atau melaui sekretaris LPPM dapat atau berwenang menunjuk pihak atau tim kecil yang bertanggungjawab untuk membuat proposal kegiatan pelaksanaan KKN, termasuk tim penyusun anggaran kegiatan KKN

4

Ketentuan Sosialisasi Penyelengaraan Kegiatan KKN 1. Informasi penyelenggaraan KKN selambat lambatnya harus tersosialisasikan terhadap pihak terkait selambat lambatnya 1 bulan sebelum masa pendaftaran calon peserta KKN dimulai 2. Sosialisasi informasi wajib dilaksanakan minimal melalui:  Surat Edaran dari LPPM ke masing-masing unit kerja atau pihak terkait  Baligo  Situs LPPM 3. Isi sosislisasi atau publikasi harus memuat waktu mulai dan berakhirnya pendaftaran peserta KKN, waktu pelaksanaan diklat, lokasi wilayah tempat KKN dan waktu berakhirnya pelaksanaan KKN serta informasi lain yang relevan 4. Isi informasi disesuaikan dengan kebutuhan, dan wajib diperbaiki/ diralat/diupdate jika terjadi perubahan atas substansi yang berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan KKN

Halaman | 120


2012

5. Ketua LPPM, melalui sekretaris atau kapus PPM atau KTU/staf administrasi atau pihak yang ditunjuk harus memastikan dengan keyakinan memadai bahwa informasi tersebut dapat diakses dan telah sampai kepada pihak terkait (terutama unit kerja dan mahasiswa calon peserta KKN) 5

Prosedur Sosialisasi Penyelengaraan Kegiatan KKN

Hasil rapat Koordinasi LPPM dengan pihak unit kerja berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan KKN yang meliputi waktu mulai dan berakhirnya pendaftaran peserta KKN, waktu pelaksanaan diklat, lokasi wilayah tempat KKN dan waktu berakhirnya pelaksanaan KKN serta informasi lain yang relevan disosialisasikan melalui tiga bentuk yaitu 1) surat edaran ke masing masing fakultas; 2) menggunakan baligo; dan 3) melalui situs LPPM. Sosialisasi Informasi KKN melalui Surat Edaran 1.

2.

3.

4.

Sekretaris/Kepala Pusat PPM berkoordinasi dengan KTU/staf administrasi untuk menyiapkan surat edaran ke masing masing fakultas berkaitan dengan hasil rapat koordinasi beserta berita acara hasil rapat (bila diperlukan) Ketua LPPM atau yang mewakilinya (sekretaris LPPM/Kepala Pusat) menandatangani surat tersebut, yang sebelumnya telah ditelaah dan diparaf oleh pihak yang ditunjuk sesuai ketentuan. Sekretaris/Kepala Pusat PPM berkoordinasi dengan KTU/staf administrasi untuk menjamin bahwa surat tersebut sampai ke pihak unit kerja (gunakan buku kontrol penerima surat) KTU/staf administrasi mendokumentasikan arsip surat tersebut ke dalam agenda surat keluar

Halaman | 121


2012

Flowchart Sosialisasi Informasi KKN melalui Surat Edaran KTU LPPM/Staf Adm

Kapus PPM

Sekretaris LPPM

Ketua LPPM

Unit Kerja

KTU, Kapus PPM dan Sekretaris LPPM melakukan koordinasi untuk sosialisasi Informasi KKN ke unit kerja

KTU/staf adm menyiapkan surat edaran

Pemarafan penandatangan bisa dilaksanakan oleh Kapus PPM atau sekretaris LPPM atas nama ketua LPPM

Penandatangan surat edaran

Surat edaran yang sudah ditandatangani

Surat Edaran informasi KKN

Arsif

Sosialisasi Informasi KKN melalui Pembuatan Baligo Sosialisasi informasi pelaksanaan KKN dengan media baligo minimal dilakukan di 3 titik tempat strategis di lingkungan Unsil: 1.

2.

Sekretaris/Kepala Pusat PPM berkoordinasi dengan KTU/staf administrasi untuk menyiapkan konsep pembuatan baligo berisi informasi penyelenggaraan KKN, bila perlu dikonsultasikan terlebih dahulu dengan ketua LPPM Sekretaris/Kepala Pusat PPM berkoordinasi dengan KTU/staf administrasi untuk menunjuk pihak yang akan mengerjakan pembuatan baligo

Halaman | 122


3.

4.

2012

KTU/staf administrasi berkoordinasi dengan pihak BAUM dalam hal pemasangan baligo (berkaitan dengan petugas pemasang baligo, ijin pemasangan dan lokasi pemasangan) Sekretaris/Kepala Pusat PPM berkoordinasi dengan KTU/staf administrasi untuk meyakinkan bahwa pemasangan baligo telah sesuai dengan yang direncanakan.

Flowchart Sosialisasi Informasi KKN melalui Baligo KTU LPPM/staf adm

Kapus PPM

Sekretarsi LPPM

BAUM

Koordinasi Sosialisasi informasi KKN melalui Baligo, perumusan konsep dan dan Penunjukkan Pembuatan Baligo

KTU/staf adm menindaklanjuti Pembuatan Baligo

Pemasangan baligo

Melakukan koordinasi ijin, tempat, petugas pemasangan baligo

Pemasangan baligo sesuai dengan yang telah disepakati

Sosialisasi Informasi KKN melalui Situs LPPM 1.

Sekretaris/Kepala Pusat PPM berkoordinasi dengan KTU/staf administrasi untuk menyiapkan konsep berkenaan dengan sosialisasi informasi pelaksanaan kegiatan KKN, konsep tersebut bila perlu dikonsultasikan terlebih dahulu dengan ketua LPPM

Halaman | 123


2. 3.

2012

KTU/staf administrasi melakukan upload informasi tersebut ke situs LPPM (kalau diperlukan konsultasi dengan pihak Pusdasi) Bila terjadi update data atau informasi maka KTU/staf administrasi harus segera melakukan updating informasi tersebut.

Flowchart sosialisasi informasi KKN melalui situs LPPM KTU LPPM/staf sdm

Kapus PPM

Sekretaris LPPM

Pusdasi

Koordinasi konsep dan bahan sosialisai KKN melalui situs LPPM

Bahan siap di Upload informasi ke situs LPPM

Dilakukan koordinasi

Bahan siap di Upload informasi ke situs LPPM

KTU LPPM/staf adm meng upload informasi ke situs LPPM

6

Ketentuan Penetapan Biaya KKN a. LPPM wajib membentuk tim kecil penyusun anggaran diformalkan dengan SK atau surat tugas dari ketua LPPM b. Tim penyususn anggaran biaya kegiatan KKN berada dalam koordinasi langsung kepala pusat pengabdian kepada masyarakat c. Yang menjadi acuan atau pedoman tim dalam merumuskan besarnya biaya anggaran KKN meliputi: besarnya biaya periode sebelumnya, rencana program KKN, lokasi KKN, Jumlah

Halaman | 124


d. e. f. g.

h.

i.

j.

7

2012

sementara peserta KKN, dan faktor faktor lain yang relevan dan terkait. Lamanya waktu tim menyusun anggaran biaya selambat lambatnya 6 hari sejak SK atau surat tugas dikeluarkan. Hasil perumusan biaya KKN dibahas dalam rapat pleno LPPM (minimal kehadiran ¾ dari personil struktur LPPM), Rapat Pleno LPPM dipimpin oleh Ketua LPPM atau yang mewakilinya. Hasil rapat LPPM merumuskan rancangan penetapan biaya KKN yang akan dilaksanakan wajib dibahas dengan pimpinan unit kerja atau perwakilannya (Dekan atau Pembantu Dekan 1) Hasil pembahasan antara LPPM dan Pimpinan Unit kerja, merupakan keputusan final, kesepakatan tersebut dituangkan dalam berita acara atau risalah rapat yang ditandatangani oleh para peserta rapat, yang bertindak sebagai notulen adalah sekretaris LPPM atau yang mewakilinya. Besaran anggaran biaya kegiatan KKN yang telah disepakati antara LPPM dan Pimpinan Unit kerja, diajukan oleh ketua LPPM kepada Rektor untuk diterbitkan dalam sebuah SK. LPPM wajib menyampaikan copy SK rektor mengenai penetapan biaya KKN ke masing masing unit kerja disertai surat pengantarnya, dan diupload dalam berita situs LPPM

Prosedur Penetapan Biaya KKN a. Ketua LPPM membentuk tim kecil penyusun anggaran kegiatan KKN berdasarkan usulan Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat dan atau berdasarkan inisiatif sendiri. b. Tim Penyusun anggaran biaya kegiatan KKN diformalkan dengan SK atau surat tugas dari ketua LPPM c. Tim penyususn anggaran biaya kegiatan KKN berada dalam koordinasi langsung Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat

Halaman | 125


2012

d. Yang menjadi acuan atau pedoman Tim dalam merumuskan besarnya biaya anggaran KKN meliputi: besarnya biaya periode sebelumnya, rencana program KKN, lokasi KKN, Jumlah sementara peserta KKN, dan faktor faktor lain yang relevan dan terkait. e. Lamanya waktu Tim menyusun anggaran biaya selambat lambatnya 6 hari sejak SK atau surat tugas dikeluarkan. f. Hasil perumusan biaya anggaran kegiatan KKN setelah disepakati di internal Tim, maka dibahas dalam rapat pleno LPPM (minimal kehadiran ¾ dari personil struktur LPPM), g. Rapat Pleno LPPM dipimpin oleh Ketua LPPM atau yang mewakilinya. h. Hasil final rapat pleno LPPM tentang biaya anggaran KKN ditetapkan sebagai draft anggaran biaya KKN yang dilaksanakan dan akan dibahas dalam rapat dengan pimpinan unit kerja (Fakultas) i. Ketua LPPM atau sekretaris LPP atau Kepala Pusat PPM mengundang para pimpinan unit kerja ( Dekan atau Pembantu Dekan 1), untuk membahas draf anggaran biaya pelaksanaan KKN j. Rapat antara LPPM dan pihak fakultas dipimpin oleh ketua LPPM atau yang ditunjuk mewakili (Sekretaris, Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat) k. Hasil pembahasan antara LPPM dan Pimpinan Unit kerja, merupakan keputusan final, kesepakatan tersebut dituangkan dalam berita acara atau risalah rapat yang ditandatangani oleh para peserta rapat, yang bertindak sebagai notulen adalah sekretaris LPPM atau yang mewakilinya. l. Besaran anggaran biaya kegiatan KKN yang telah disepakati antara LPPM dan Pimpinan Unit Kerja, diajukan oleh ketua LPPM kepada Rektor untuk diterbitkan dalam sebuah SK. m. KTU/staf administrasi LPPM memperbanyak SK rektor tersebut sesuai kebutuhan.

Halaman | 126


2012

n. KTU/staf administrasi LPPM membuat surat pengantar penyampaian SK rektor ke masing masing fakultas yang ditandatangani oleh ketua LPPM, diparaf terlebih dahulu oleh sekretaris LPPM (jika yang menandatangani surat pengantar tersebut Sekretaris LPPM atau Kepala Pusat PPM di paraf oleh KTU) o. KTU/staf administrasi menyampaikan copy SK disampaikan ke masing masing Fakultas disertai surat pengantarnya, dan diupload dalam berita situs LPPM, sedangkan arsip dicatat dan disimpan dalam buku dokumen SK

Halaman | 127


2012

Flowchart Penetapan Biaya KKN Tim Kecil Penyusun Anggaran

Rumusan biaya KKN dari tim kecil

Ketua LPPM

Pimpinan Unit Kerja

Rektor

Rumusan biaya KKN dari tim kecil

Ketua LPPM melakukan rapat pleno LPPM

Penetapan Biaya KKN sementara

Rapat Pleno antara LPPM dengan Pimpinan Unit Kerja, seluruh hasil rapat dibuat berita acara

Penandatangan berita acara

Berita acara hasil KKN

Pengajuan SK penetapan biaya KKN, disertai copi bukti berita acara

Pengajuan SK penetapan biaya KKN, disertai copi bukti berita acara

Sk ditndatangani rektor

SK yang ditandatangani rektor diperbanyak dan ditembuskan ke unit kerja, dan di upload ke situs LPPM

Arsif

Halaman | 128

Tembusan SK ke semua unit kerja dan pihak terkait


8

2012

Ketentuan Pembentukan Panitia KKN Selain DPL a. Ketua LPPM atau Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama ketua LPPM menentukan jumlah personil panitia KKN selain DPL sesuai kebutuhan. b. Ketua LPPM atau Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama ketua LPPM, mengirimkan surat permohonan permintaan personil Panitia KKN selain DPL kepada pimpinan unit kerja (fakultas) sesuai dengan jumlah dan persyaratan yang ditentukan LPPM c. Jawaban surat dari pimpinan unit kerja berkaitan dengan usulan untuk panitia KKN selain DPL selambat lambatnya 8 hari sejak surat diterima oleh Unit kerja d. Pusat Pengabdian kepada Masyarakat wajib melakukan evaluasi kesesuaian kriteria dengan nama-nama dosen yang diajukan, jika terjadi ketidaksesuaian dengan kriteria maka pengajuan panitia KKN selain DPL dari unit kerja wajib diperbaiki atau diganti selambat lambatnya dalam kurun waktu 3 hari sejak pemberitahuan ke unit kerja e. Keputusan penentuan panitia KKN selain DPL dilaksanakan dalam rapat koordinasi internal LPPM. f. LPPM wajib mengajukan penetapan panitia KKN selain DPL ke rektor untuk menerbitkan SK panitia KKN g. LPPM wajib menyampaikan SK Panitia selain DPL dan kelengkapan administrasi lainnya ke masing masing dosen yang tertera dalam SK panitia KKN, dan mempublikasi panitia KKN ke dalam situs LPPM

9

Prosedur Pembentukan Panitia KKN Selain DPL a. Ketua LPPM atau Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama ketua LPPM menentukan jumlah personil panitia

Halaman | 129


b.

c. d.

e.

f.

g.

h.

2012

pelaksana KKN berdasarkan kebutuhan dalam sebuah rapat koordinasi internal LPPM. Ketua LPPM atau Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama ketua LPPM, mengirimkan surat permohonan permintaan personil kepada pimpinan unit kerja (fakultas) untuk menjadi panitia kegiatan, sesuai dengan jumlah dan persyaratan yang ditentukan LPPM Jawaban surat dari pimpinan unit kerja berkaitan dengan panitia KKN selambat lambatnya 8 hari Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama LPPM mengkompilasi dan mengevaluasi nama nama dosen yang diajukan oleh masing masing unit kerja untuk menjadi panitia KKN Jika dari hasil kompilasi dan evalusi pusat pengabdian kepada masyarakat diketahui terdapat kekeliruan atau tidak memenuhi ketentuan yang ditetapkan LPPM maka akan segera diberitahukan kepada unit kerja untuk segera diperbaiki selambat lambatnya 3 hari sejak pemberitahuan diterima oleh unit kerja Jika berdasarkan hasil rapat koordinasi internal LPPM, nama nama yang diusulkan masing masing unit kerja dianggap telah memenuhi ketentuan yang ditetapkan, selanjutnya KTU atau staf administrasi PPM membuat draft SK Panitia Kegiatan KKN untuk disampaikan ke rektor disertai dengan surat pengantarnya. KTU atau staf administrasi PPM menyerahkan draf SK panitia pelaksanaan KKN disertai dengan surat pengantarnya kepada sekretaris LPPM. Sekretaris LPPM menelaah ajuan SK dan surat pengantarnya secara teliti, dan jika dianggap sudah lengkap, jelas dan benar, maka surat pengantar tersebut diparaf untuk ditandatangani oleh ketua LPPM.

Halaman | 130


2012

i. Sebelum Pengajuan SK kepanitiaan KKN dan surat pengantarnya disampaikan ke rektor dicatat terlebih dahulu dalam agenda surat keluar j. Selanjutnya Pengajuan SK Kepanitiaan KKN dan surat pengantar tersebut disampaikan ke Rektor melaui BAUMK k. SK Kepanitiaan KKN yang telah ditandatangani oleh rektor, diperbanyak oleh LPPM (KTU/staf administrasi PPM) sesuai dengan kebutuhan. l. Selanjutnya copy SK disampaikan ke masing-masing panitia disertai surat pengantarnya, sedangkan arsip dicatat dan disimpan dalam buku dokumen SK m. Nama nama Panitia berikut keterangan lain sesuai format yang ditetapkan LPPM di upload ke situs LPPM

Halaman | 131


2012

Flowchart Pembentukkan Panitia KKN Selain DPL KTU/Staf PPM

Surat Permintaan DPL

Sekretaris

Kapus Pengabdian

Ketua LPPM

Penentuan Struktur Panitia

Penentuan Struktur Panitia

Rektor

Surat Permintaan PanitiaSurat KKNL Diarsip

Fakultas/Unit Kerja

Panitia KKN

Surat Permintaan Panitia KKN

Permintaan Panitia KKN

Surat Jawaban dilampiri nama Calon Panitia

Surat Jawaban dilampiri nama Calon panitia

Penentuan Panitia KKN Draft SK Panitia KKN

Draft SK Panitia KKN

SK Panitia

perubahan

acc



Diarsip dan diperbanyak

Panitia Di Upload DI Web LPPM


SK Panitia

SK Panitia

SK Panitia

10 Ketentuan Pembentukan DPL a. Ketua LPPM atau Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama ketua LPPM menentukan jumlah personil DPL KKN sesuai kebutuhan. b. Ketua LPPM atau Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama ketua LPPM, mengirimkan surat permohonan Halaman | 132


2012

permintaan personil DPL KKN kepada pimpinan unit kerja (fakultas) sesuai dengan jumlah dan persyaratan yang ditentukan LPPM c. Jawaban surat dari pimpinan unit kerja berkaitan dengan usulan untuk DPL KKN selambat lambatnya 8 hari sejak surat diterima oleh unit kerja d. Pusat Pengabdian kepada Masyarakat wajib melakukan evaluasi kesesuaian kriteria dengan nama nama dosen yang diajukan, jika terjadi ketidaksesuaian dengan kriteria maka pengajuan DPL dari unit kerja wajib diperbaiki atau diganti selambat lambatnya dalam kurun waktu 3 hari sejak surat pemberitahuan diterima dari LPPM oleh unit kerja e. Keputusan penentuan DPL KKN dilaksanakan dalam rapat koordinasi internal LPPM. f. LPPM wajib menerbitkan SK DPL KKN g. LPPM wajib menyampaikan SK DPL dan kelengkapan administrasi lainnya ke masing masing dosen yang tertera dalam SK DPL KKN 11 Prosedur Pembentukan DPL a. Ketua LPPM atau Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama ketua LPPM menentukan jumlah personil DPL KKN berdasarkan kebutuhan dalam sebuah rapat koordinasi internal LPPM. b. Ketua LPPM atau Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama ketua LPPM, mengirimkan surat permohonan permintaan personil DPL KKN kepada pimpinan unit kerja (fakultas) sesuai dengan jumlah dan persyaratan yang ditentukan LPPM c. Jawaban surat dari pimpinan unit kerja berkaitan dengan usulan untuk DPL KKN selambat lambatnya 8 hari

Halaman | 133


2012

d. Pusat Pengabdian kepada Masyarakat atas nama LPPM mengkompilasi dan mengevalusi nama nama dosen yang diajukan oleh masing masing unit kerja untuk menjadi DPL KKN e. Jika dari hasil kompilasi dan evalusi pusat pengabdian kepada masyarakat diketahui terdapat kekeliruan atau tidak memenuhi ketentuan yang ditetapkan LPPM maka akan segera diberitahukan kepada unit kerja untuk segera diperbaiki selambat lambatnya 3 hari sejak surat pemberitahuan dari LPPM diterima oleh unit kerja f. Jika berdasarkan hasil rapat koordinasi internal LPPM, nama nama yang diusulkan masing masing unit kerja dianggap telah memenuhi ketentuan yang ditetapkan, selanjutnya KTU atau staf administrasi PPM membuat draft SK DPL KKN g. KTU atau staf administrasi PPM menyerahkan draf SK DPL KKN dan surat pengantar kepada sekretaris LPPM. h. Sekretaris LPPM menelaah draft SK dan surat pengantar secara teliti, dan jika dianggap sudah lengkap, jelas dan benar, maka Draft SK dan surat pengantar tersebut diparaf untuk ditandatangani oleh ketua LPPM. i. Setelah SK DPL KKN dan surat pengantar ditandatangan ketua LPPM, maka KTU/Staf administrasi PPM memperbanyak sesuai dengan kebutuhan. j. KTU/Staf administrasi selanjutnya copy SK disampaikan ke masing masing DPL, sedangkan arsip dicatat dan di simpan dalam buku dokumen SK k. Nama nama DPL berikut keterangan lain (nama DPL, lokasi KKN yang dibimbing, nomor kantak yang bisa dihubungi) sesuai format yang ditetapkan LPPM di upload ke situs LPPM oleh KTU/Staf administrasi.

Halaman | 134


2012

Flowchart Pembentukkan DPL KTU/Staf PPM

Sekretaris

Kapus Pengabdian

Ketua LPPM

Penentuan Jumlah DPL

Penentuan Jumlah DPL

Fakultas/Unit Kerja

Surat Permintaan DPL Surat Permintaan DPL

Diarsip

DPL



Surat Jawaban dilampiri nama DPL

Surat Jawaban dilampiri nama DPL

perubahan Penentuan DPL

Draft SK DPL

acc

Draft SK DPL

SK DPL

Draft SK DPL

Draft SK DPL

Diarsip dan diperbanyak

SK DPL

didistribusikan

SK DPL

SK DPL

12 Persyaratan DPL KKN a. Dosen tetap Universitas Siliwangi b. Berpendidikan minimal Strata 2. c. Memiliki jabatan Akademik

Halaman | 135


2012

d. Tidak sedang melanjutkan studi e. Bersedia menjadi DPL KKN-Tematik dan mengikuti ketentuan yang ditetapkan LPPM Unsil (dinyatakan dalam surat kesediaan) f. Bersedia ditempatkan di lokasi KKN-Tematik dalam jangka waktu tertentu (dinyatakan dalam surat kesediaan) g. Bersedia mengikuti pembekalan/diklat DPL yang diselenggarakan oleh LPPM 13 Persyaratan Panitia KKN Selain DPL a. Pegawai Universitas Siliwangi b. Tidak sedang melanjutkan studi c. Bersedia menjadi Panitia KKN-Tematik dan mengikuti ketentuan yang ditetapkan LPPM Unsil (dinyatakan dalam surat kesediaan) d. Rektor, Pembantu Rektor, Dekan dan Pembantu Dekan 1 serta personil LPPM merupakan ex-offisio panitia KKN 14 Ketentuan Mengenai Tugas Pokok Panitia Pelaksana KKN Kegiatan KKN merupakan realisasi salah satu program kerja Pusat Pengabdian kepada Masyarakat LPPM Universitas Siliwangi. Panitia pelaksanan KKN diketuai oleh Kepala Pusat Pengabdian kepada Masyarakat berdasarkan SK Rektor Nomor 614a.SK/USLPPM/E.1/I/2012. Tugas pokok panitia pelaksana kegiatan KKN Universitas Siliwangi sebagai berikut: Ketua LPPM (Penanggungjawab) a. Memimpin dan menjalankan wewenang selaku penanggungjawab kegiatan pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata. b. Melakukan koordinasi dengan pembantu rektor 1, sebagai penanggungjawab bidang akademik di Universitas Siliwangi Halaman | 136


2012

c. Menentukan kebijakan strategis berkaitan dengan kegiatan KKN d. Menentukan kebijakan umum pelaksanaan kegiatan KKN e. Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan unit kerja dilingkungan Universitas Siliwangi yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata. f. Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan pihak eksternal baik dengan pemerintah daerah, pelaku usaha, organisasi kemasyarakatan maupun pihak lain yang memiliki relevansi dengan pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata g. Melakukan pengendalian baik secara rutin maupun insidentil terhadap tim pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata h. Melakukan monitoring dan evaluasi baik secara rutin maupun insidentil terhadap pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata i. Menandatangani sertifikat KKN j. Bertanggung jawab kepada Rektor Ketua Pelaksana KKN a. Memimpin dan menjalankan wewenang selaku pelaksana kegiatan Kuliah Kerja Nyata. b. Melakukan perencanaan dan koordinasi kegiatan seluruh bidang dan seksi atau tim kerja pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata. c. Melakukan kerjasama dengan pihak eksternal baik dengan instansi pemerintah, perusahaan, atau pihak lainnya yang dapat dijadikan mitra dalam pelaksanaa KKN Tematik, d. Merencanakan, mengarahkan dan mengembangkan kegiatan KKN Tematik sesuai rencana strategis dan kebijakan umum yang ditetapkan ketua LPPM e. Melaksanakan koordinasi penginventarisasian program dan agenda Kegiatan KKN, penyusunan Format/Instrumen

Halaman | 137


f.

g.

h. i.

j. k. l.

2012

Pelaksanan KKN Tematik mulai dari persiapan, Pelaksanaan, monitoring, dan pelaporan serta tindaklanjut; Melaksanakan koordinasi sosialisasi program KKN-Tematik kepada pihak-pihak terkait termasuk (pemerintah daerah atau pihak terkait lainya). Melaksanakan koordinasi pemetaan, penentuan lokasi KKN, penentuan Program Kerja, penyusunan laporan dan pemberian informasi tentang hasil evaluasi KKN Tematik, Mengendalikan pelaksanaan kegiatan KKN sesuai kebijakan umum, tema dan program yang telah ditetapkan ketua LPPM Menyelenggarakan rapat koordinasi dengan bagian terkait sehubungan dengan persiapan, pelaksanaan maupun kegiatan monitoring dan evalusi kegiatan KKN Melaksanakan koordinasi dengan Ketua LPPM Menandatangani laporan kegiatan KKN Bertanggung jawab kepada Ketua LPPM

Wakil Ketua Pelaksana KKN a. Membantu Ketua Pelaksana memimpin dan menjalankan wewenang selaku pelaksana kegiatan Kuliah Kerja Nyata. b. Membantu ketua pelaksana dalam melaksanakan koordinasi kegiatan seluruh bidang dan seksi atau tim kerja pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata. c. Membantu ketua pelaksana melakukan kerjasama dengan pihak eksternal baik dengan instansi pemerintah, perusahaan, atau pihak lainnya yang dapat dijadikan mitra dalam pelaksanaa KKN Tematik, d. Membantu Ketua Pelaksana merencanakan, mengarahkan dan mengembangkan kegiatan KKN Tematik sesuai rencana strategis dan kebijakan umum yang ditetapkan ketua LPPM

Halaman | 138


2012

e. Membantu Ketua Pelaksana melaksanakan koordinasi sosialisasi program KKN-Tematik kepada pihak-pihak terkait termasuk (pemerintah daerah atau pihak terkait lainya). f. Membantu Ketua Pelaksana melaksanakan koordinasi pemetaan, penentuan lokasi KKN, penentuan Program Kerja, penyusunan laporan dan pemberian informasi tentang hasil evaluasi KKN Tematik, g. Membantu Ketua Pelaksana mengendalikan pelaksanaan kegiatan KKN sesuai kebijakan umum, tema dan program yang telah ditetapkan ketua LPPM h. Membantu Ketua Pelaksana menyelenggarakan rapat koordinasi dengan bagian terkait sehubungan dengan persiapan, pelaksanaan maupun kegiatan monitoring dan evalusi kegiatan KKN i. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN

Sekretaris Kegiatan KKN a. Koordinasi dengan seluruh bidang, seksi atau tim kerja pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata. b. Menyiapkan laporan pertanggunjawaban pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata baik secara administratif maupun keuangan c. Merencanakan, mengarahkan dan mengembangkan KKN d. Koordinasi monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan KKN e. Inventarisasi program dan agenda Kegiatan KKN, penyusunan penyusunan Format/Instrumen Pelaksanan KKN mulai dari persiapan, Pelaksanaan, monitoring, dan pelaporan; f. Pelaksanaan koordinasi penyusunan laporan dan pemberian informasi tentang hasil evaluasi KKN Tematik, pemetaan lokasi KKN, dan Program Kerja KKN Tematik. g. Menyusun laporan pertanggungjawaban kegiatan Kuliah Kerja Nyata kepada Ketua LPPM yang dituangkan dalam sebuah laporan kegiatan. Halaman | 139


2012

h. Koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik i. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN Wakil Sekretaris Kegiatan KKN a. Membantu sekretaris dalam melakukan koordinasi dengan seluruh bidang, seksi atau tim kerja pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata. b. Membantu sekretaris menyiapkan laporan pertanggunjawaban pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata baik secara administratif maupun keuangan c. Membantu sekretaris merencanakan, mengarahkan dan mengembangkan KKN d. Membantu sekretaris dalam melaksanakan koordinasi monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan KKN e. Membantu sekretaris melaksanakan inventarisasi program dan agenda Kegiatan KKN, penyusunan penyusunan Format/Instrumen Pelaksanan KKN mulai dari persiapan, Pelaksanaan, monitoring, dan pelaporan; f. Membantu sekretaris dalam pelaksanaan koordinasi penyusunan laporan dan pemberian informasi tentang hasil evaluasi KKN Tematik, pemetaan lokasi KKN, dan Program Kerja KKN Tematik. g. Membantu sekretaris dalam menyusun laporan pertanggungjawaban kegiatan Kuliah Kerja Nyata kepada Ketua LPPM yang di tungkan dalam sebuah laporan kegiatan. h. Membantu sekretaris melaksanakan koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik i. Bertanggung jawab kepada sekretaris

Halaman | 140


2012

Bendahara Kegiatan KKN a. Membuat tatakelola administrasi keuangan b. Melakukan pembayaran kepada pihak pihak terkait, sehubungan dengan kegiatan KKN c. Membuat administrasi kegiatan maupun keuangan pelaksanaan KKN Tematik d. Membuat laporan keuangan kegiatan pelaksanaan KKN Tematik e. Melakukan koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik f. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN Dosen Pembimbing Lapangan (DPL) Dosen pembimbing adalah anggota tim pelaksana kegiatan Kuliah Kerja Nyata Universitas Siliwangi di tingkat unit kerja yaitu di lokasi tempat Kuliah Kerja Nyata ditempatkan. Dosen Pembimbing Lapangan mempunyai peran sebagai motivator, pembina, pengarah, penasehat, penghubung, pengawas, penyuluh, dan sekaligus penilai kegiatan mahasiswa di lapangan. Dengan status sebagai pengajar, Dosen Pembimbing berfungsi di dalam menciptakan situasi dan kondisi di lapangan agar para mahasiswa KKN secara aktif berupaya merubah perilaku masyarakat sebagai bagian dari proses belajarnya. Atas dasar fungsi dan peran tersebut maka tugas-tugas Dosen Pembimbing Lapangan meliputi : a. Mengikuti diklat dosen pembimbing KKN b. Membantu memperlancar dan mendayagunakan proses pendekatan sosial mahasiswa melalui kerjasama dengan perangkat kecamatan, kelurahan/ Desa, instansi/dinas, masyarakat serta mitra kerja lainnya di lokasi KKN Tematik.

Halaman | 141


2012

c. Membimbing dan mendampingi mahasiswa dalam identifikasi potensi dan masalah serta penyusunan langkah-langkah pemecahan yang akan menjadi program kerja KKN-Tematik. d. Mendampingi peserta KKN saat menyusun kurikulum pelatihan, pelaksanaan dan evaluasi proses pelatihan. e. Menjaga dan membina disiplin mahasiswa agar menunaikan tugas dengan penuh tanggung jawab sesuai dengan aturan yang berlaku. f. Membentuk iklim untuk timbulnya kreativitas, serta mendorong semangat dan keaktifan mahasiswa di lapangan secara individu maupun kelompok, agar selalu mengarah pada pencapaian tujuan KKN. g. Menampung segala permasalahan yang timbul dan hambatan yang dihadapi mahasiswa serta memberikan saran dan bantuan cara pemecahannya. h. Sebagai nara sumber sepanjang materi yang disampaikan sesuai dengan keahliannya. i. Membimbing mahasiswa dalam penyusunan laporan serta menilai kegiatan mahasiswa dalam rangka menentukan nilai prestasi keberhasilan mahasiswa KKN j. Membuat laporan tertulis sesuai format yang disediakan panitia KKN tentang kegiatan bimbingan yang telah dilakukan mahasiswa setiap periode bimbingan dan wajib diserahkan kepada panitia KKN. k. Melakukan penilaian terhadap mahasiswa maupun terhadap penyelenggaraan KKN Tematik dalam rangka evaluasi KKN Tematik. l. Melakukan pengarahan dan pendampingan pada saat lokakarya hasil KKN. m. Pada Akhir periode DPL wajib menyusun laporan mengenai pelaksanaan program dan pembimbingan mahasiswa peserta KKN Tematik serta memberikan saran-saran untuk perbaikan dan keberlanjutan program.

Halaman | 142


2012

Seksi Lapangan a. Membantu tugas Ketua Pelaksanan KKN-Tematik berkenaan tahap persiapan dan pelaksanaan kegiatan KKN di Lapangan b. Bersama dengan bagian perencanaan program, bagian diklat dan pelatihan mengembangkan program-program KKN Tematik c. Melakukan penjajagan untuk lokasi KKN berdasarkan hasil kajian bagian perencanaan program d. Melakukan koordinasi dengan aparat pemerintah/tokoh dalam menyediakan informasi tempat pemondokan peserta KKN e. Melakukan pemetaan lokasi dan penentuan lokasi tempat KKN termasuk melakukan negosiasi dengan pihak lain serta menentukan biaya transfortasi f. Berkoordinasi dengan seksi monev dalam membuat jadwal dan matrik monitoring wajib bagi para DPL g. Berkoordinasi dengan seksi monev dalam membuat jadwal monitoring untuk pejabat struktural dan fihak lain yang terkait dengan penyelenggaraan kegiatan KKN h. Melakukan koordinasi dengan Dosen Pembimbing Lapangan berkenaan pelaksanaan KKN di lapangan i. Melakukan koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik j. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN

Kesekretariatan a. Merupakan bidang yang berfungsi mengkoordinasikan segenap kegiatan administrasi umum dan administrasi akademik b. Mempersiapkan surat surat yang dibutuhkan baik untuk koordinasi dengan pihak internal maupun koordinasi dengan pihak eksternal sehubungan dengan kegiatan KKN. c. Menyusun matrik rencana penyelenggaraan kegiatan KKN

Halaman | 143


2012

d. Mempersiapkan sarana dan prasarana serta kelengkapan perlengkapan yang dibutuhkan dalam mendukung pelaksanaan KKN e. Melakukan koordinasi dengan sekretaris dan bendahara dalam menyusun dan membuat laporan kegiatan pelaksanaan KKN f. Melakukan koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik g. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN

Perencanaan Program dan Kerjasama a. Membantu tugas Ketua Pelaksanan KKN dalam hal kegiatan perencanaan program, pengembangan dan penentuan tema serta upaya kerjasama. b. Bersama dengan seksi dokumentasi dan publikasi melakukan upaya dalam mencari mitra kerjasama baik dengan pemerintah daerah, pihak swasta, serta pihak lainnya yang dapat mendukung penyelenggaraan program KKN terutama berkenaan dengan sumber pelaksanaan program kerja KKN c. Mengkaji dan mengusulkan tema kegiatan KKN (tema induk maupun tema program) d. Melakukan kerjasama dengan pihak eksternal baik dengan instansi pemerintah, perusahaan, atau pihak lainnya yang dapat dijadikan mitra dalam pelaksanaa KKN Tematik, e. Mengembangkan program-program KKN Tematik melalui pengkajian tema pelaksanaan KKN berdasarkan kondisi riil masyarakat dan wilayahnya. f. Bersama dengan seksi lapangan melakukan pemetaan wilayah dengan tema yang sudah ditetapkan g. Bersama dengan seksi atau koordinator bagian lain membuat perencanaan pelaksanaan KKN mulai dari tahap persiapan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi

Halaman | 144


2012

h. Melakukan koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik i. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN

Diklat dan Pembekalan a. Melakukan Koordinasi dengan seksi perencanaan program berkaitan dengan fokus kegiatan dan tema yang ditetapkan b. Penyusunan materi pelatihan dan pemateri KKN tematik sesuai dengan lingkup penyelenggaraan KKN Tematik; c. Penyusunan Pola pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan masyarakat yang akan dilaksanakan oleh peserta KKN d. Menyelenggarakan Pembekalan bagi DPL e. Menyelenggaraakan Pembekalan dan tes bagi bagi calon peserta KKN f. Merekomendasikan dan mengevalusi pengajuan proposal/surat yang berkaitan penyelenggaraan kegiatan seminar, maupun penentuan narasumber dari lokasi KKN g. Melakukan koordinasi dengan seksi lapangan dan DPL dalam pelaksanaan lokakarya dikecamatan yang diselenggarakan oleh peserta KKN h. Menyusun dan mempersiapkan pola pelatihan lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan KKN Tematik i. Melakukan koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik j. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN

Dokumentasi dan Publikasi Seksi dokumentasi dan publikasi membantu ketua dalam hal kegiatan dokumentasi, kehumasan dan publikasi serta kegiatan kerjasama dan usaha, meliputi:

Halaman | 145


2012

a. Melakukan koordinasi dengan bidang terkait mulai dari tahap persiapan sampai dengan tahap kegiatan berakhir. b. Melakukan dokumentasi terhadap kegiatan yang dilakukan dalam setiap tahap penyelenggaraan KKN. c. Melakukan koordinasi dengan pihak media, untuk melakukan publikasi d. Melakukan penataan publikasi yang sistematik mulai dari tahap awal sampai dengan tahap akhir baik melalui web Unsil maupun media cetak. e. Bersama dengan seksi pengembangan program melakukan upaya dalam mencari mitra kerjasama baik dengan pemerintah daerah, pihak swasta, serta pihak lainnya yang dapat mendukung penyelenggaraan program KKN terutama berkenaan dengan sumber pelaksanaan program kerja KKN f. Melakukan koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik g. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN

Monitoring dan Evaluasi a. Membuat matrik pelaksanaan monitoring dan evaluasi pada kegiatan KKN b. Bersama dengan seksi lapangan dan DPL menyiapkan dan membuat instrumen untuk pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi KKN baik form untuk yang harus diisi oleh Pimpinan, panitia, maupun DPL. c. Memeriksa kehadiran dan hasil test diklat calon peserta KKN d. Melakukan rekapitulasi hasil setiap monitoring baik yang dilaksanakan DPL, panitia, maupun struktural. e. Membuat laporan hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan KKN, beserta rekomendasi yang diperlukan untuk perbaikan, penyempurnaan dan pengembangan KKN berikutnya. Halaman | 146


2012

f. Melakukan koordinasi dengan bagian atau koordinator lainnya untuk menjaga sinergitas pelaksanaan KKN-Tematik g. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana KKN 15 Ketentuan Persyaratan Pendaftar Calon Peserta KKN a. b. c. d. e. f.

Terdaftar sebagai mahasiswa Unsil Program S-1. Telah/sedang menempuh minimal 100 sks. Memiliki IPK minimal 2.0. Sudah Melakukan Kontrak dan melakukan Validasi KRS. Sudah Melakukan Pembayaran Biaya KKN. Surat Keterangan sehat dari Dokter (khusus bagi yang memiliki penyakit kronis atau penyakit bawaan dan yang hamil) g. Melakukan pendaftaran on line h. Mengisi biodata secara on-line i. Mengupload pas foto sesuai ketentuan. j. Mengisi formulir pernyataan kesediaan mengikuti seluruh tata tertib KKN. k. Mengisi formulir pernyataan kesediaan mengikuti seluruh tata tertib KKN. l. Sanggup ditempatkan di desa lokasi KKN yang telah ditentukan.

16 Prosedur Pendaftaran Calon Peserta KKN a. Mahasiswa calon peserta KKN yang memenuhi kriteria persyaratan KKN mengontrak KKN dalam KRS b. Mahasiswa calon peserta KKN membayar biaya KKN ke bank yang ditunjuk (PT. BPR Siliwangi) c. Setelah membayar biaya kegiatan KKN, mahasiswa daftar melalui situs LPPM dan mengisi form yang tersedia secara benar dan lengkap (password membuka menu dalam situs

Halaman | 147


2012

sesuai dengan password yang digunakan mahasiswa dalam login ke SIMAK) d. Setelah mengisi form dalam situs LPPM dan berhasil mendaftar maka mahasiswa tersebut sudah terdaftar sebagai calon peserta KKN e. Untuk melengkapi persyaratan maka mahasiswa wajib menyerahkan surat keterangan dari dokter khusus bagi calon peserta KKN yang memiliki penyakit kronis atau penyakit bawaan atau sedang hamil secara langsung ke sekretariat KKN di Gedung LPPM. Flowchart Pendaftaran KKN Mahasiswa

Bank

Form Pembayaran KKN

Form Pembayaran KKN

SIMAK

LPPM

Penerimaan Pembayaran

PIN

PIN

Proses Login dan Pedaftaran Peserta

Bukti Telah Daftar

Bukti Telah Daftar Keterangan Dokter Bagi Yg Sakit

Rekapitulasi

Halaman | 148


2012

17 Ketentuan Persyaratan Peserta KKN a. Telah memenuhi semua ketentuan persyaratan pendaftaran sebagai calon peserta KKN b. Telah mengikuti diklat KKN c. Telah melaksanakan general test sesuai jadwal yang ditetapkan LPPM 18 Ketentuan Foto untuk Pendaftaran Calon Peserta KKN a. Photo diupload pada saat pendaptaraan KKN dengan ukuran 3x4 b. Wajib berlatar merah, c. Memakai jaket almamater, pakaian berkerah warna putih d. Memakai dasi warna hitam e. Yang tidak memenuhi ketentuan, sertifikat KKN tidak akan dicetak 19 Ketentuan Materi Diklat Peserta KKN a. Materi diklat peserta KKN harus dirumuskan dan dibentuk dalam kurikulum Diklat b. Materi Pokok Diklat peserta KKN fokus terhadap :  Pemahaman esensi dan falsafah KKN  Penjelasan ketentuan, dan tata tertib  Penjelasan mengenai sistem IT KKN  Cara merumuskan dan membuat program kerja serta pemahaman terhadap program kerja sesuai tema KKN  Penjelasan mengenai ruanglingkup materi sesuai tema (Posdaya, pendidikan, daya beli dan kesehatan)  Pembekalan pemahaman mengenai beberapa jenis TTG  Pelaporan hasil KKN, dan penjelasan komponen penilaian  Materi lain yang dibutuhkan

Halaman | 149


2012

c. Materi pokok Diklat peserta KKN sebagaimana poin b, dalam pelaksanaanya disesuaikan dengan kebutuhan d. Kurikulum diklat DPL KKN, disusun oleh seksi perencanaan program KKN atau oleh Pusat Pengabdian Kepada Masyarakat 20 Ketentuan Materi Diklat DPL KKN a. Materi diklat DPL KKN harus dirumuskan dan dibentuk dalam kurikulum Diklat b. Ruanglingkup materi diklat DPL KKN fokus terhadap :  Pemahaman esensi dan falsafah KKN  Penjelasan ketentuan tugas dan tanggungjawab DPL, dan tata tertib peserta  Penjelasan mengenai sistem IT KKN  Cara merumuskan dan membuat program kerja serta pemahaman terhadap program kerja sesuai tema KKN  Penjelasan mengenai ruanglingkup materi sesuai tema (Posdaya, pendidikan, daya beli dan kesehatan)  Pelaporan hasil KKN, dan penjelasan komponen penilaian  Materi lain yang dibutuhkan c. Materi pokok diklat DPL KKN sebagaimana poin b, dalam pelaksanaanya disesuaikan dengan kebutuhan d. Kurikulum diklat DPL KKN, disusun oleh seksi perencanaan program KKN atau oleh Pusat Pengabdian Kepada Masyarakat 21 Ketentuan Sanksi dalam Diklat dan General Tes a. Kehadiran diklat calon peserta KKN kurang dari 75%, dianggap gugur dan dianggap tidak mengikuti diklat b. Kehadiran diklat calon peserta KKN kurang dari 75%, tidak bisa mengikuti general test, atau meskipun mengikuti general test nilai dianggap kosong (tidak ada)

Halaman | 150


2012

c. Calon peserta KKN sebagaimana poin a yang memberikan alasan dapat dipertanggungjawabkan diberi kesempatan untuk mengikuti general test d. Calon peserta KKN yang tidak melaksanakan general test dalam jadwal yang ditetapkan LPPM, dianggap gugur sebagai peserta KKN e. Calon peserta KKN sebagaimana poin d, karena sesuatu hal dengan alasan dapat dipertanggungjawabkan dapat mengikuti general test susulan atau tugas tambahan yang ditetapkan oleh panitia KKN f. Alasan ketidak hadiran dalam Diklat atau tidak mengikuti general test pada jadwal yang ditetapkan harus dilakukan secara tertulis atau ada bukti yang menguatkan ketidakhadiran tersebut. g. Alasan yang tidak merujuk kepada poin f tidak akan dipertimbangkan oleh panitia KKN/LPPM 22 Ketentuan Pemeriksaan dan Penilaian Hasil Diklat KKN a. Diklat wajib diikuti oleh semua calon peserta KKN b. Instrumen penilaian dari pelaksaan diklat yaitu jumlah kehadiran dan general test c. General test dilaksanakan secara on line dalam batas waktu yang ditetapkan oleh LPPM d. Kehadiran peserta calon peserta KKN dan hasil general test wajib diperiksa dan direkap secara baik. e. Panitia yang memiliki kewajiban melakukan pemeriksaan dan merekap kehadiran peserta calon peserta KKN dan hasil general test adalah bagian evalusi yang dibantu dengan bagian kesekretariatan f. Panitia yang melakukan pemeriksaan dan melakukan rekapitulasi penilaian wajib membubuhkan tandatangan

Halaman | 151


2012

g. Rekapitulasi hasil penilaian tersebut paling lambat diterima oleh pihak kesekretariatan 12 hari setelah kegiatan Diklat dilaksanakan h. Entri data yang dilakukan oleh bagian kesekretariatan paling lambat harus masuk sistem 4 hari sejak diterimanya rekapitulasi dari bagian evaluasi 23 Prosedur Pemeriksaan dan Penilaian Hasil Diklat KKN a. Seksi diklat dan bagian sekretariat mendokumetasikan instrumen yang akan menjadi bahan evaluasi dan penilaian calon peserta KKN dari kegiatan diklat. b. Instrumen penilaian dari pelaksaan diklat yaitu jumlah kehadiran dan general test c. Dokumen instrumen tersebut disampaikan ke seksi evalusi dan monitoring untuk ditelaah dan direkap sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan d. Seksi evaluasi dan monitoring yang melakukan pemeriksaan dan melakukan rekapitulasi penilaian wajib membubuhkan tandatangan e. Rekapitulasi hasil penilaian tersebut paling lambat diterima oleh pihak kesekretariatan 12 hari setelah kegiatan diklat dilaksanakan f. Entri data yang dilakukan oleh bagian kesekretariatan paling lambat harus masuk sistem 4 hari sejak diterimanya rekapitulasi dari bagian evaluasi

Halaman | 152


2012

Flowchart Penilaian Hasil Diklat Seksi Diklat

Kesekretariatan

Seksi Evaluasi dan Monitoring

Mendokumentasikan Instrumen Bahan Evaluasi

Dokumen Instrumen

Dokumen Instrumen

Pemeriksaan dan Penilaian

Rekapitulasi Hasil Penilaian

Rekapitulasi Hasil Penilaian

Maks 12 hari

24 Ketentuan Penyampaian Surat Undangan Kegiatan Diklat DPL dan Peserta KKN a. Surat undangan wajib disiapkan oleh KTU LPPM/staf adm/ kesekretariatan panitia KKN b. Surat undangan disampaikan ke pihak yang diundang paling lambat 3 hari sebelum diklat KKN dilaksanakan c. Surat undangan wajib dilampiri susunan acara kegiatan d. Penyampaian surat undangan wajib dicatat dalam buku agenda surat keluar/ atau buku ekspedisi surat keluar e. Pihak pihak yang diundang diputuskan dalam rapat koordinasi kepanitiaan KKN berdasarkan pertimbangan dan masukan Ketua/sekretaris LPPM

Halaman | 153


2012

25 Ketentuan Narasumber Diklat DPL dan Peserta KKN a. Narasumber diklat DPL dan Peserta KKN adalah pihak/orang yang ditunjuk berdasarkan hasil rapat koordinasi panitia KKN b. Penunjukan narasumber disesuaikan dengan kebutuhan dan keahlian c. Narasumber bisa berasal dari internal atau dari pihak eksternal d. Jika penggunaan narasumber berasal dari internal yang bukan dari kepanitiaan, maka LPPM/panitia KKN wajib menyampaikan surat permohonan ijin ke pimpinan unit kerja e. Jika penggunaan narasumber dari pihak eksternal, maka LPPM/panitia KKN wajib menyampaikan permohonan permintaan narasumber ke pimpinan instansi/lembaga/perusahaan/organisasi dimana narasumber tersebut bekerja f. Narasumber yang ditunjuk wajib menyampaikan surat kesediaan menjadi narasumber, CV dan materi diklat paling lambat 5 hari sebelum kegiatan dilaksanakan (khusus untuk materi dibuat dalam hard copy dan soft copy/CD masing masing 1 buah) g. Khusus untuk narasumber Diklat peserta KKN, selain memenuhi poin f di atas, wajib membuat soal untuk bahan general test minimal 10 soal dalam bentuk pilihan berganda beserta kunci jawabannya, disampaikan ke koordinator seksi dilat atau ke sekretariat KKN/LPPM h. Narasumber diberikan penghargaan oleh LPPM/panitia KKN dalam bentuk uang transportasi, uang honor yang besarnya sesuai kemampuan LPPM/panitia KKN, dan sertifikat piagam penghargaan.

Halaman | 154


2012

26 Ketentuan Administrasi dan Dokumentasi Bahan Diklat DPL dan Peserta KKN a. KTU LPPM/staf adm/kesekretariatan KKN wajib mengadministrasikan bahan bahan diklat DPL dan Peserta KKN, termasuk CV narasumber menjadi sebuah dokumen berbentuk buku atau laporan. b. Selain didokumentasikan dalam sebuah buku/laporan, KTU LPPM/staf adm/kesekretariatan KKN wajib menerbitkan bahan bahan diklat tersebut ke situs LPPM 27 Ketentuan Tata Tertib Peserta KKN Agar Pelaksanaan KKN terarah, terkendali dan sesuai dengan tujuan diselenggarakannya KKN maka diperlukan adanya tata tertib yang wajib dipatuhi oleh semua peserta KKN. Ketentuan tata tertib peserta KKN terdiri dari 2 ketentuan yaitu ketentuan umum dan ketentuan khusus. Ketentuan tata tertib yang sifatnya umum merupakan ketentuan pokok yang wajib dipatuhi oleh peserta KKN selama pelaksanaan KKN, sedangkan ketentuan tata tertib yang sifatnya khusus adalah merupakan ketentuan yang lebih teknis mengenai tata tertib yang wajib dilaksanakan oleh para peserta KKN selama melaksanakan kegiatan yang dicantumkan dalam pedoman pelaksanaan KKN. Ketentuan tata tertib umum peserta KKN antara lain memuat hal hal sebagai berikut: a. Menjunjung tinggi dan menjaga citra nama baik almamater Unsil. b. Bergaul dengan baik, menyesuaikan diri dengan lingkungannya dan memberi suri tauladan dalam sikap berkarya di masyarakat.

Halaman | 155


2012

c. Mengikuti seluruh kegiatan KKN dengan penuh rasa tangung jawab. d. Wajib mematuhi tata tertib yang telah ditetapkan oleh LPPM Unsil dan pemerintah daerah tempat lokasi KKN e. Mahasiswa peserta KKN wajib tinggal di desa/lokasi selama kegiatan KKN berlangsung, karena hari efektif pelaksanaan KKN adalah 7 hari dalam satu minggu. f. Ijin meninggalkan lokasi KKN hanya dapat diberikan oleh DPL / Kepala Desa secara tertulis dalam hal-hal yang dianggap penting. g. Peserta KKN yang meninggalkan lokasi KKN tanpa ijin selama 2 (dua) hari selama kegiatan lapangan, akan dikenakan sanksi teguran tertulis serta pengurangan nilai kehadiran dan disiplin. Sedangkan jika meninggalkan lokasi tanpa ijin selama ≥ 3 (tiga) hari selama kegiatan di lapangan akan dinyatakan gugur/tidak lulus KKN dan wajib mengulang KKN. h. Seluruh mahasiswa peserta KKN wajib mengikuti seluruh acara pembekalan sebagaimana tata tertib perkuliahan pada umumnya. Bila ketidakhadiran pada kegiatan pembekalan tanpa alasan yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan, maka mahasiswa akan dinyatakan gugur dan tidak diijinkan mengikuti kegiatan lapangan. i. Segala jenis kegiatan KKN di desa harus mendapat persetujuan dari Kepala Desa dan Dosen Pembimbing. j. wajib melaksanakan tugas-tugas dengan penuh rasa tanggung jawab, disiplin dan dedikasi yang tinggi. k. Keberadaan di desa tidak memberatkan masyarakat setempat. l. Biaya hidup selama KKN sepenuhnya ditanggung oleh peserta KKN. m. Selama melaksanakan kegiatan KKN mahasiswa tidak dibenarkan meninggalkan desa, termasuk untuk keperluan akademik di kampus kecuali ada ijin khusus yang dikeluarkan oleh Dosen Pembimbing/Panitia KKN/Ketua LPPM UNSIL.

Halaman | 156


2012

n. Membina kekompakan dan saling tolong diantara rekan sekelompok maupun dengan masyarakat. o. Bila menghadapi kesulitan mahasiswa harus dapat memecahkannya dengan jalan musyawarah kelompok. Apabila perlu dapat meminta bantuan Dosen Pembimbing dan Kepala Desa. p. Setiap mahasiswa wajib menjaga kesehatan fisik dan mental, agar dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya. q. Kelompok peserta KKN harus harus membuat posko KKN di tempat yang menjadi pusat kegiatan KKN di Desa/dusun dan membuat jadwal kegiatan. r. Ketua kelompok wajib melaporkan kegiatan secara teratur, baik lisan maupun secara tertulis kepada Dosen Pembimbing atau Panitia KKN LPPM Universitas Siliwangi. s. Ketua Kelompok menyerahkan laporan akhir kegiatan KKN dalam bentuk hardcopy rangkap 4 dan dan softcopy yang berisi isi laporan, dokum kegiatan dan hal lain yang dianggap penting dalam kegiatan KKN t. Menyerahkan laporan akhir kelompok paling lambat satu minggu setelah KKN berakhir di lapangan. u. Apabila peserta KKN melanggar tata tertib ini, dapat dinyatakan gugur dan harus mengikuti KKN dalam periode mendatang secara penuh. v. Dalam menyelenggarakan kegiatan di lokasi KKN, peserta KKN tidak diperkenankan menggunakan sponsor rokok dari perusahaan rokok manapun. w. Hal-hal yang belum diatur dalam tata tertib ini, akan diatur kemudian.

Halaman | 157


2012

28 Ketentuan Pengadaan Barang Kelengkapan KKN a Panitia KKN melalui seksi kesekretariatan wajib mengidentifikasi jenis dan jumlah kebutuhan kelengkapan pelaksanaan KKN b Hasil identifikasi sebagaimana poin a wajib divalidasi ketua pelaksana KKN dan dikoordinasikan ke ketua/sekretaris LPPM a Panitia KKN melaui ketua/sekretaris atau seksi kesekretariatan wajib menyeleksi pihak pengadaan barang yang referensinya sudah ada di LPPM selambat lambatnya 45 hari sebelum kegiatan KKN dilaksanakan atau kelengkapan tersebut digunakan c Panitia KKN melaui ketua/sekretaris atau seksi kesekretariatan wajib menunjuk pihak kedua sebagai pihak pengadaan kelengkapan KKN setelah dikoordinasikan dan mendapat persetujuan Ketua/Sekretaris LPPM d Penunjukkan sebagaimana poin d dengan mempertimbangkan terhadap surat penawaran, kredibilitas, jaminan kualitas serta efisiensi e Penunjukan pihak kedua wajib dibuatkan nota kesepakatan atau MoU, yang memuat hak dan kewajiban masing-masing pihak, jangka waktu pengerjaan, serta hal lain yang dianggap perlu f MoU wajib dilaksanakan di atas materei Rp. 6.000, diabuat dua rangkap untuk masing-masing pihak g Kelengkapan KKN wajib diserahkan tepat waktu oleh pihak kedua selambat lambatnya 2 hari pelaksanaan diklat KKN h Seksi kesekretariatan KKN wajib melakukan verifikasi kesesuaian, kelengkapan, dan kebenaran barang yang diserahkan pihak kedua, i Jika ada barang yang tidak sesuai maka dikembalikan sedangkan jika sudah memenuhi kreteria maka bukti penerimaan barang ditandatangani.

Halaman | 158


2012

29 Prosedur Pengadaan Barang Kelengkapan KKN b Panitia KKN melalui seksi kesekretariatan mengidentifikasi jenis dan jumlah kebutuhan barang kelengkapan pelaksanaan KKN c Hasil identifikasi sebagaimana poin a wajib divalidasi ketua pelaksana KKN kemudian dikoordinasikan ke ketua/sekretaris LPPM d Panitia KKN melaui ketua/sekretaris atau seksi kesekretariatan mengundang pihak kedua yang sudah ditunjuk dan mendapat persetujuan dari ketua/sekretaris LPPM untuk melaksanakan koordinasi dan penandatangan MoU, selambat lambatnya 45 hari sebelum kegiatan KKN dilaksanakan atau kelengkapan tersebut digunakan e Setelah terdapat kesepakatan mengenai isi MoU, dilaksanakan penandatanganan yang dilkukan oleh ketua LPPM atau sekretaris LPPM, atau ketua panitia KKN dengan pihak kedua sebagai pihak pengadaan kelengkapan KKN f MoU yang sudah ditandatangani diserahkan ke masing-masing pihak g Seksi kesekretariatan pada saat menerima barang kelengkapan yang dipesan (selambat lambatnya 2 hari sebelum kegiatan diklat), melakukan verifikasi keseuaian kriteria yang dipesan baik jumlah, sfesipikasi, kualitas serta hal lain sebagaimana tertulis dalam MoU h Jika ada barang pesanan yang tidak sesuai maka barang tersebut dikembalikan, sedangkan jika sudah memenuhi kreteria maka bukti penerimaan barang ditandatangani

Halaman | 159


2012

Flowchart Pengadaan Barang Kelengkapan KKN Seksi Kesekretariatan

Ketua Panitia/ Sekretaris KKN

Ketua /Sekretaris LPPM

Mengidentifikasi jumlah, jenis dan hal lain barang kelengkapan KKN

Hasil identifikasi jumlah, jenis serta hal lain barang kelengkapan KKN

Hasil identifikasi jumlah, jenis serta hal lain barang kelengkapan KKN

diotorisasi

diotorisasi

Mitra Pengadaan Barang

Data jumlah, dan jenis barang kelengkapan serat lainya yang sudah di setujui

Membuat surat undangan kepihak mitra pengadaan barang

Surat undangan kepihak mitra pengadaan barang

Palaksanaan penandatangan MoU oleh pihak Ketua/sekretaris LPPM atau ketua/sekretaris panitai KKN dengan Mitra yang ditunjuk MoU yang sudah ditandatangani

MoU yang sudah ditandatangani

Proses pengerjaan dan penyediaan barang

Penyerahan barang

diverifikasi

Perlu perbaikan

Barang yang tdk sesuai

sesuai

Barang diterima, dan bukti penerimaan barang ditandatangani

30 Ketentuan Kesiapan Kelengkapan KKN di Panitia a Kelengkapan diklat KKN selambat lambatnya 2 hari sebelum kegiatan diklat KKN dilaksanakan sudah diterima disekretariat panitia KKN

Halaman | 160


2012

b Kelengkapan diklat KKN selambat lambatnya 1 hari sebelum kegiatan diklat KKN dilaksanakan sudah dalam kondisi siap untuk didistribusikan c Kaos, Topi, spanduk, kartu asuransi, dan kelengkapan lain berkaitan peserta KKN selambat lambatnya 2 hari sebelum kegiatan diklat KKN dilaksanakan sudah diterima disekretariat panitia KKN d Kaos, Topi, spanduk, kartu asuransi, dan kelengkapan lain berkaitan peserta KKN selambat lambatnya 1 hari sebelum kegiatan diklat KKN dilaksanakan sudah dalam kondisi siap untuk didistribusikan e Kelengkapan untuk para DPL (kelengkapan administrasi, kaos, topi, dan hal lain jika perlu) selambat lambatnya 1 hari sebelum kegiatan diklat KKN dilaksanakan sudah dalam kondisi siap untuk didistribusikan f Kelengkapan untuk para camat dan kepala desa/lurah (kelengkapan administrasi, kaos, topi, dan hal lain jika perlu) selambat lambatnya 1 hari sebelum kegiatan diklat KKN dilaksanakan sudah dalam kondisi siap untuk didistribusikan g Kelengkapan untuk para struktural dilingkungan Unsil maupun pihak pemda, panitia atau pihak lainnya (topi, kaos atau hal lainnya) selambat lambatnya 1 hari sebelum kegiatan diklat KKN dilaksanakan sudah dalam kondisi siap untuk didistribusikan 31 Ketentuan Waktu Pembagian Kelengkapan KKN a Kelengkapan diklat peserta KKN didistribusikan pada hari pelaksanaan diklat b Kaos, Topi, spanduk, kartu asuransi, dan kelengkapan lain berkaitan peserta KKN dibagikan selambat lambatnya 1 hari setelah kegiatan diklat KKN dilaksanakan.

Halaman | 161


2012

c Kelengkapan untuk para DPL (kelengkapan administrasi, kaos, topi, dan hal lain jika perlu) dibagikan selambat lambatnya 1 hari setelah kegiatan diklat KKN dilaksanakan d Kelengkapan (kelengkapan administrasi, kaos, topi, dan hal lain jika perlu) untuk para camat dan kepala desa/lurah dibagikan pada hari pemberangkatan ke lapangan (pada saat penerimaan mahsiswa KKN oleh camat di kecamatan lokasi KKN) e Kelengkapan (topi, kaos atau hal lainnya) untuk para struktural dilingkungan Unsil maupun pihak untuk panitia dibagikan selambat lambatnya 1 hari setelah kegiatan diklat KKN dilaksanakan f Kelengkapan untuk para pihak pemda atau pihak lainnya (topi, kaos atau hal lainnya), dibagikan selambat-lambatnya seminggu setelah pelepasan pemberangkatan peserta KKN 32 Prosedur Pembagian Barang Kelengkapan KKN kepada Peserta a. Seksi kesekretariatan panitia KKN menyiapkan barang yang akan dibagikan termasuk formulir data peserta KKN perkelompk yang memuat nama/NPM peserta, ukuran kaos, nama desa/kelurahan lokasi KKN, nama kecamatan dan nama kabupaten/kota lokasi KKN, serta keterangan lain yang diperlukan b. Peserta KKN/atau ketua kelompok mengambil barang kelengkapan ke seksi kesekretariatan panitia KKN di gedung LPPM c. Seksi kesekretariatan panitia KKN mengecek biodata pengambil barang kelengkapan tersebut minimal dengan memperlihatkan kartu mahasiswa d. Pihak pengambil barang kelengkapan KKN bisa perorangan atau perkelompok, dan wajib menandatangani form. penyerahan barang yang disediakan panitia KKN

Halaman | 162


2012

Flowchart Pembagian Barang Kelengkapan KKN kepada Peserta Mahasiswa Peserta KKN

Seksi Kesekretariatan Panitia KKN

Menyiapkan kelengkapan baik barang kelengkapan KKN maupun adm

Pengambilan barang kelengkapan

Barang dan admn telah siap secara lengkap

Seksi kesekretariatan panitia KKN mengecek biodata pihak pengambil

Jika sesuai, pihak pihak pengambil menandatangan form. Pengambilan barang

Barang kelengkapan KKN

Proses penyerahan barang kelengkapan KKN

33 Ketentuan Pelaksanaan Monitoring DPL a. Setiap DPL melakukan monitoring harus sesuai dengan jadwal yang ditetapkan panitia KKN, dengan membawa kelangkapan SPPD, dan formulir monitoring. b. Panitia KKN wajib menyampaikan informasi maupun publikasi baik melalui surat langsung ke pada DPL maupun melalui situs LPPM mengenai jadwal moniotoring DPL c. Panitia KKN wajib menyiapkan kelengkapan monitoring DPL d. DPL Wajib membawa perlengkapan monitoring di LPPM dan menyelesaikan semua administrasi sesuai ketentuan yang berlaku.

Halaman | 163


2012

e. DPL wajib melaksanakan tanggungjawabnya pada saat melaksanakan monitoring sebagai DPL termasuk mengisi form monitoring secara benar, jelas dan lengkap. 34 Prosedur Pelaksanaan Monitoring DPL Setiap DPL melakukan monitoring harus sesuai dengan jadwal yang ditetapkan panitia KKN, dengan membawa kelangkapan SPPD, dan formulir monitoring. 1. Panitia KKN menyampaikan informasi maupun publikasi baik melalui surat langsung ke pada DPL maupun melalui situs LPPM mengenai jadwal moniotoring DPL 2. DPL datang ke sekretariat panitia KKN (gedung LPPM) untuk mengambil perlengkapan monitoring. 3. Kesekretariatan kegiatan KKN mempersiapkan SPPD rangkap satu, form monitoring rangkap 1 selanjutnya disampaikan kepada bendahara kegiatan 4. Bendahara kegiatan mempersiapkan biaya transportasi monitoring DPL sesuai dengan standar yang ditetapkan panitia yang dialas dengan bukti kwitansi rangkap 2. 5. DPL menandatangani kwitansi transportasi, bendahara kegiatan menyerahkan perlengkapan monitoring, dan uang transportasi beserta kwitansi rangkap ke 1. 6. Bendahara mengadministrasikan biaya transportasi ke dalam buku pengeluaran kas kegiatan KKN, kemudian mengarsipkan kwitansi tersebut dalam kelompok bukti pengeluaran kas kegiatan KKN. 7. Sekretariat kegiatan KKN mencatat pemberangkatan kegiatan monitoring DPL ke dalam buku rekapitulasi monitoring sesuai dengan hari, tanggal, nama DPL, lokasi yang dituju. 8. DPL berkewajiban untuk melaksanakan tanggungjawabnya pada saat melaksanakan monitoring sebagai DPL termasuk mengisi form monitoring secara benar, jelas dan lengkap.

Halaman | 164


2012

Flowchart Monitoring DPL DPL

Kesekretariatan KKN

Bendahara KKN

SPPD

SPPD

SPPD

Kwitansi Kwitansi

Beserta uang

Kwitansi Kwitansi

Formulir Monitroing

Setelah ditandatangani

Kwitansi

Formulir Monitroing Arisp dan Pencatatan

35 Ketentuan Pelaksanaan Monitoring Struktural a. Monitoring yang dilaksanakan oleh para struktural harus sesuai dengan jadwal yang ditetapkan panitia KKN b. Panitia KKN berkewajiban mendampingi monitoring yang dilakukan oleh struktural, maksimal 2 orang. c. Struktural wajib mengisi dan mengembalikan surat kesediaan monitoring yang disampaikan panitia KKN dalam jangka waktu yang telah ditetapkan d. Panitia KKN wajib menyampaikan informasi maupun publikasi baik melalui surat langsung tentang pelaksanaan monitoring kepada pihak struktural yang ditunjuk maupun melalui situs

Halaman | 165


2012

LPPM mengenai jadwal moniotoring struktural, yang sebelumnya e. Panitia KKN wajib menyiapkan kelengkapan monitoring yang dilaksanakan oleh struktural f. Struktural yang melaksanakan monitoring wajib membawa perlengkapan monitoring di LPPM dan menyelesaikan semua administrasi sesuai ketentuan yang berlaku. g. Struktural yang melaksanakan monitoring wajib melaksanakan tanggungjawabnya pada saat melaksanakan monitoring sebagai DPL termasuk mengisi form monitoring secara benar, jelas dan lengkap. 36 Prosedur Pelaksanaan Monitoring Struktural a. Panitia KKN menyampaikan informasi maupun publikasi baik melalui surat langsung tentang pelaksanaan monitoring kepada pihak struktural yang ditunjuk maupun melalui situs LPPM mengenai jadwal moniotoring DPL b. Kesekretariatan kegiatan mempersiapkan dan menyerahkan kelengkapan perlengkapan monitoring kepada panitia pendamping monitoring struktural, antara lain SPPD rangkap satu, form monitoring rangkap 1, c. Bendahara kegiatan mempersiapkan uang/biaya transportasi monitoring sesuai dengan standar yang ditetapkan, yang dialas dengan bukti kwitansi rangkap 2, yang harus ditandatangani oleh panitia KKN pendamping monitoring struktural maupun untuk struktural yang akan melaksanakan monitoring. d. Bendahara kegiatan menyerahkan uang transportasi beserta kwitansi lembar ke 1 e. Bendahara mengadministrasikan biaya transportasi ke dalam buku pengeluaran kas kegiatan KKN, kemudian mengarsipkan kwitansi lembar ke 2, dalam kelompok bukti pengeluaran kas kegiatan KKN

Halaman | 166


2012

f. Sekretariat kegiatan KKN mencatat pemberangkatan kegiatan monitoring tersebut ke dalam buku rekapitulasi monitoring sesuai dengan hari, tanggal, nama struktural, jabatan struktural, lokasi yang dituju. g. Panitia KKN yang ditunjuk mendampingi monitoring struktural maupun struktural yang melaksanakan monitoring berkewajiban untuk melaksanakan tanggungjawabnya pada saat melaksanakan monitoring sebagai tim monitoring dan evaluasi termasuk mengisi form monitoring secara benar, jelas dan lengkap

Flowchart Monitoring Struktural Struktural / Pejabat Yg Melakukan Monitoring

Kesekretariatan KKN

Bendahara KKN

SPPD

SPPD

SPPD

Kwitansi Kwitansi

Beserta uang

Kwitansi Kwitansi

Formulir Monitroing


Kwitansi

Formulir Monitroing Arisp dan Pencatatan

Halaman | 167


2012

37 Ketentuan Pelaksanaan Monitoring oleh Panitia KKN a. Pihak panitia KKN terkait wajib menyampaikan informasi mengenai jadwal monitoring, lokasi dan hal lain kepada panitia KKN yang ditunjuk untuk melaksanakan monitoring baik melalui pemberitahuan langsung, melalui surat atau publikasi dalam situs LPPM b. Monitoring yang dilaksanakan oleh panitia KKN harus sesuai dengan jadwal yang ditetapkan panitia KKN c. Panitia KKN yang melakukan monitoring maksimal 4 orang untuk setiap kelompok d. Pelaksanaan monitoring oleh panitia KKN minimal 1 kali untuk setiap kelompok. e. Panitia KKN bisa melakukan beberapa kali untuk kelompok tertentu tergantung kondisi dan situasi sesuai pertimbangan panitia KKN. f. Panitia KKN terkait wajib menyiapkan kelengkapan monitoring yang akan dilaksanakan oleh panitia KKN yang ditunjuk untuk melaksanakan monitoring g. Panitia KKN yang ditunjuk untuk melaksanakan monitoring wajib membawa perlengkapan monitoring di LPPM dan menyelesaikan semua administrasi sesuai ketentuan yang berlaku. h. Panitia KKN yang melaksanakan monitoring wajib melaksanakan tanggungjawabnya termasuk mengisi form monitoring secara benar, jelas dan lengkap. 38 Prosedur Pelaksanaan Monitoring Panitia a. Panitia KKN yang ditunjuk untuk melaksanakan monitoring menerima kelengkapan monitoring dari sekretariat kegiatan KKN

Halaman | 168


2012

b. Kesekretariatan kegiatan mempersiapkan dan menyerahkan kelengkapan perlengkapan monitoring, antara lain SPPD rangkap satu, form monitong rangkap 1, c. Bendahara kegiatan mempersiapkan uang/biaya transfortasi monitoring sesuai dengan standar yang ditetapkan panitia yang dialas dengan bukti kwitansi rangkap 2, yang harus ditandatangani oleh panitia KKN yang ditunjuk untuk monitoring. d. Bendahara kegiatan menyerahkan uang transportasi beserta kwitansi lembar ke 1 e. Bendahara mengadministrasikan biaya transportasi ke dalam buku pengeluaran kas kegiatan KKN, kemudian mengarsipkan kwitansi lembar ke 2, dalam kelompok bukti pengeluaran kas kegiatan kkn. f. Sekretariat kegiatan KKN mencatat pemberangkatan kegiatan monitoring tersebut ke dalam buku rekapitulasi monitoring sesuai dengan hari, tanggal, nama struktural, jabatan struktural, lokasi yang dituju. g. Panitia KKN yang ditunjuk melaksanakan monitoring berkewajiban untuk melaksankan tanggungjawabnya pada saat melaksanakan monitoring sebagai tim monitoring dan evaluasi termasuk mengisi form monitoring secara benar, jelas dan lengkap.

Halaman | 169


2012

Flowchart Monitoring Panitia

Panitia Yg Ditunjuk

Kesekretariatan KKN

Bendahara KKN

SPPD

SPPD

SPPD

Kwitansi Kwitansi

Beserta uang

Kwitansi Kwitansi

Formulir Monitoring


Kwitansi

Formulir Monitoring Arisp dan Pencatatan

39 Ketentuan Pelaporan Hasil Monitoring KKN a. DPL/Struktural atau panitia yang ditugaskan untuk melaksanakan monitoring KKN, wajib menyampaikan hasil monitoring kepada sekretariat kegiatan KKN paling lambat 3 hari setelah monitoring dilaksanakan. b. Panitia KKN dalam hal ini kesekretariatan wajib mengadministrasikan hasil monitoring dan kelengkapan administrasi sesuai ketentuan c. Panitia KKN dalam hal ini seksi evalusi dan monitoring wajib merekap dan menganalisis hasil monitoring.

Halaman | 170


2012

40 Prosedur Pelaporan Monitoring KKN a. DPL/Struktural atau panitia yang ditugaskan untuk melaksanakan monitoring KKN menyampaikan hasil monitoring kepada sekretariat kegiatan KKN paling lambat 3 hari setelah monitoring dilaksanakan. b. Sekretariat menerima SPPD yang sudah ditandatangani pejabat di lokasi kunjungan dan form monitoring dari para struktural yang melakukan monitoring c. SPPD diadministrasikan dalam buku catatn SPPD oleh bagian sekretariat, sedangkan form monitoring disampaikan ke bagian evaluasi dan monitoring untuk direkap dan ditelaah Flowchart Pelaporan Hasil Monitoring DPL/Strukutural/Panitia

SPPD Laporan Hasil Monitoring

Kesekretariatan KKN

SPPD Laporan Hasil Monitoring

Buku Catatan SPPD

Arsip SPPD dan Laporan Hasil Monitoring

Halaman | 171


2012

41 Ketentuan Pinjaman Peralatan Ke LPPM a. Pengajuan permintaan peminjaman peralatan diajukan secara tertulis ke LPPM, 4 hari sebelum pelaksanaan kegiatan dilaksanakan b. Surat berupa permohonan permintaan peminjaman peralatan harus memuat: nama peralatan yang diperlukan, nama/ jenis kegiatan yang akan dilaksanakan, lokasi KKN, tempat kegiatan, dan waktu kegiatan. Surat tersebut ditandatangani oleh ketua KKN atau yang mewakilinya serta wajib diketahui oleh Dosen Pembimbing Lapangan c. LPPM wajib memberikan peminjaman peralatan tersebut apabila tersedia di LPPM, dan mengadministrasikan peminjaman tersebut secara baik. d. Pengambilan peralatan ke LPPM satu hari sebelum kegiatan dilaksanakan e. Pengembalian peralatan selambat lambatnya satu hari setelah kegiatan dilaksanakan.

42 Prosedur Pinjaman Peralatan Ke LPPM a. Ketua kelompok KKN atau yang ditugaskan, menyampaikan surat permohonan peminjaman peralatan ke LPPM, 4 hari sebelum pelaksanaan kegiatan dilaksanakan b. Surat permohonan permintaan peminjaman peralatan harus memuat: nama peralatan yang diperlukan, nama/ jenis kegiatan yang akan dilaksanakan, lokasi KKN, tempat kegiatan, dan waktu kegiatan. Surat tersebut ditandatangani oleh ketua KKN atau yang mewakilinya serta wajib diketahui oleh Dosen Pembimbing Lapangan c. KTU/staf administrasi/kesekretariatan LPPM, menerima surat tersebut kemudian mencatat dalam buku surat masuk dan

Halaman | 172


d.

e. f.

g. h.

i.

2012

mendokumentasikan surat tersebut sesuai ketentuan yang berlaku KTU/staf administrasi/kesekretariatan memberikan informasi pengambilan peralatan yang dipinjam 1 hari sebelum pelaksanaan kegiatan. Peserta KKN yang mau membawa perlatan datang ke LPPM KTU/staf administrasi/kesekretariatan menyerahkan peralatan tersebut, setelah peserta KKN yang meminjam peralatan tersebut mengisi berita acara peminjaman secara lengkap, jelas dan benar dalam buku peminjaman peralatan KTU/staf administrasi/kesekretariatan mengadministrasikan berita acara tersebut dalam file dokumen tersendiri. Pada saat peralatan tersebut dikembalikan KTU/staf administrasi/kesekretariatan mencek kebenaran perlatan yang dikembalikan tersebut, kemudian peserta KKN yang mengembalikan peralatan menandatangani pengembalian peralatan pada buku peminjaman peralatan KTU/staf administrasi/kesekretariatan menyimpan peralatan tersebut kembali dengan baik

Halaman | 173


2012

Flowchart Peminjaman Peralatan ke LPPM Kelompok KKN

LPPM

Surat permohonan peminjaman peralatan wajib diketahui DPL

Surat permohonan peminjaman peralatan wajib diketahui DPL

Diadministrasi dan didokumentasikan secara memadai

Pemberitahuan ke pemohonan peralatan bisa diambil

Pemberitahuan ke pemohonan peralatan bisa diambil

Perwakilan kelompok KKN mengambil peralatan ke LPPM

Penandatangan Berita acara peminjaman

Peralatan di bawa oleh perwakilan kelompok KKN

Penyerahan peralatan yang dipinjam

Sesuai perjanjian barang dikembalikan ke LPPM

Peralatan dicek dan disimpan kembali

43 Ketentuan Pengajuan Permintaan Narasumber di Lokasi KKN ke LPPM/Panitia KKN a. Kebutuhan narasumber di lokasi KKN, diutamakan terlebih dahulu dilakukan oleh peserta KKN, dan atau oleh DPL. Jika peserta KKN atau DPL tidak memungkinkan maka kebutuhan narasumber tersebut diusulkan ke LPPM. b. Kebutuhan narasumber wajib diajukan dengan surat permohonan permintaan nara sumber kepada ketua LPPM c.q Ketua panitia KKN, wajib ditandatangani oleh ketua kelompok, kepala desa dan diketahui oleh DPL. Surat diajukan 5 hari sebelum kegiatan dilaksanakan.

Halaman | 174


2012

c. Yang menentukan orang atau pihak yang menjadi narasumber yang diajukan sepenuhnya kewenangan LPPM/panitia KKN d. LPPM wajib memfasilitasi permintaan nara sumber dari kelompok KKN maksimal 2 orang narasumber selama kegiatan KKN untuk setiap kelompok. e. Narasumber yang disediakan LPPM diutamakan dari internal Unsil, jika keahlian yang dibutuhkan tidak ada, maka LPPM wajib mengupayakan narasumber dari luar Unsil f. Narasumber wajib menyampaikan bahan/materi yang disampaikan dalam bentuk hard copy dan soft copy g. Nara sumber yang tidak melalui penunjukan/persetujuan LPPM tidak akan difasilitasi h. LPPM wajib menerbitkan SK atau surat tugas untuk setiap kali menjadi narasumber beserta kelengkapan lain sesuai dengan ketentuan i. Narasumber yang ditugaskan selambat lambatnya 3 hari harus menyampaikan SPPD yang sudah legalisasi oleh kepala desa atau pejabat di lokasi kegiatan 44 Prosedur Pengajuan Permintaan Narasumber di Lokasi KKN a. Ketua kelompok KKN mengajukan surat permohonan permintaan nara sumber kepada ketua LPPM c.q Ketua panitia KKN, wajib ditandatangani oleh ketua kelompok, kepala desa dan diketahui oleh DPL. Surat diajukan 5 hari sebelum kegiatan dilaksanakan. b. Bagian kesekretariatan mendokumentasikan surat tersebut, setelah didokumentasikan surat tersebut dilengkapi dengan lembar disposisi, kemudian disampaikan kepada ketua LPPM, sekretaris LPPM dan ketua pelaksana KKN serta seksi diklat. c. Isi disposisi menunjukkan rekomendasi beberapa nama narasumber (lebih dari satu untuk alternatif) yang akan ditugaskan, penentuan nara sumber didasarkan daftar tenaga

Halaman | 175


d.

e.

f. g.

h.

i.

j.

2012

ahli LPPM dan dosen Unsil yang tidak menjadi tenaga ahli LPPM atau pihak luar/ instansi/ lembaga dari luar Unsil Surat yang didisposisi kemudian ditindaklanjuti oleh bagian kesekretariatan, untuk menghubungi nama yang ditunjuk untuk menjadi narasumber. Jika calon narasumber bersedia maka ia harus mengisi form kesediaan menjadi nara sumber (format tersedia di bagian sekretariatan), nara sumber KKN tersebut harus dicatat ke dalam database narasumber KKN Bagian kesekretariatan menghubungi kepastiaan kepada ketua kelompok KKN selambat-lambatnya 2 hari sebelum acara kegiatan dilaksanakan. Bagian kesekretariatan membuat surat tugas dan SPPD untuk narasumber tersebut. Bendahara atau bagian kas kepanitiaan KKN membayarkan biaya transfortasi dan akomodasi kepada narasumber yang ditugaskan disertai dengan penyerahan SPPD, kwitansi pengeluaran biaya dibuat rangkap 2 (untuk yang bersangkutan dan untuk arsip, Narasumber yang ditugaskan wajib menyampaikan bahan pelatihan dalam bentuk hard copy atau minimal soft copy bahan pelatihan ke sekretariat KKN/LPPM Narasumber yang ditugaskan selambat lambatnya 3 hari harus menyampaikan SPPD yang sudah legalisasi oleh kepala desa atau pejabat di lokasi kegiatan Semua dokumen di arsipkan, SPPD diarsipkan ke dalam dokumen SPPD pelaksanaan KKN, Surat Tugas diarsipkan ke dalam dokumen surat tugas kegiatan KKN, biaya nara sumber dicatat ke dalam buku pengeluaran kas kegiatan KKN dan buktinya didokumentasikan ke dalam Dokumen Kas Keluar KKN, sedangkan hard copy dan soft copy materi dari narasumber didokumentasikan pada tempat yang telah ditetapkan

Halaman | 176


2012

Flowchart Pengajuan Permintaan Narasumber di Lokasi KKN kepada LPPM

Kelompok KKN

Kesekretraiatan KKN

Ketua PelaksanaKKN/ Sekretaris LPPM/ Ketua LPPM

Bendahara KKN

Narasumber

Tidak bersedia Surat Permohonan Narasumber, ditandatangani oleh ketua kelompok, DPL, dan kepala Desa

Surat Permohonan Narasumber, diadministrasikan, dandilampiri form. disposisi

Surat Permohonan Narasumber, , didisfosisi, dan menyertakan nama narasumber yang layak

Surat Permohonan Narasumber, dan disposisi nama narasumber di catat ke dalam database

Informasi tentang pemenuhan permintaan narasumber

Kesekretariatan menghubungi narasumber

Narasumber menerima pemberitahuan

Kesekretariatan menyiapkan pernyataan kesediaan

Mengisi dan menandatangani surat kesediaan

Pihak kesekretariatan menyamoaikan informasi ke kelompok KKN

Menyiapkan surat tugas dan SPPD

Surat tugas dan SPPD diotorisasi

Surat tugas dan SPPD yang telah di otorisasi Menyiapkan uang dan kwitansi

uang dan kwitansi lembar ke 1

Arsif

Narasumber melaksanakan kegiatan

Surat tugas dan SPPD yang telah di otorisasi

SPPD yg telah dilegalisasi dan materi narasumber (hard/soft copy)

Surat tugas dan SPPD yang telah di otorisasi

SPPD yg telah dilegalisasi dan materi narasumber (hard/soft copy) Maksimal 3 hari

Arsif

Halaman | 177


2012

45 Ketentuan Penulisan Laporan Kelompok Kegiatan KKN a. Ukuran kertas A4, 70 Gram b. Jenis huruf Times new Romans, ukuran huruf font 12 (kecuali untuk huruf dalam tabel ukuranya 10) c. Margin atas 4, kiri 4, bawah 3, dan kanan 3 (dalam cm) d. Nama tabel disimpan di atas tabel (rapat kiri) e. Nama gambar disimpan di bawah gambar (rapat kiri) f. Dalam lembaran bab, nomor halaman disimpan di bawah (tengah tengah) g. Dalam lembaran bukan bab, nomor halaman disimpan di kanan atas h. Lampiran diberikan nomor halaman nyambung dari halaman isi atau halaman sebelumnya. i. Setiap bab diberi pembatas kertas berwarna kuning logo unsil j. Warna cover putih untuk tema kesehatan, warna kuning untuk tema pendidikan dan warna merah untuk tema daya beli, hijau muda untuk tema pos daya k. Disudut cover kanan atas ditulis tema KKN yang diambil (dibuat dalam kotak), ditulis dengan hurup capital, dengan ukuran huruf 12 l. Lembar Pengesahan ditandatangani ketua kelompok (sisi kanan), dosen pembimbing (sebelah kiri), kemudian diketahui oleh kepala desa (sebelah kanan), ketua pelaksana KKN (sebelah kiri) disimpan di bawah tandatangan ketua kelompok dan pembimbing. m. Laporan dibuat 4 rangkap n. Laporan hasil kegiatan KKN yang diserahkan ke LPPM disertai dengan soft copy (CD) berisi laporan lengkap, dokumen pendukung lain serta Dokumentasi kegiatan. o. Jumlah isi laporan minimal 60 halaman (diluar lampiran)

Halaman | 178


2012

46 Ketentuan Penyampaian Laporan Kelompok KKN a. Laporan kegiatan kelompok KKN selambat lambatnya sudah masuk ke LPPM 8 hari setelah berakhirnya pelaksanaan kegiatan KKN di lapangan b. Laporan KKN wajib dibuat oleh masing masing kelompok, rangkap 4 yang sudah ditandatangani oleh ketua kelompok, kepala desa dan DPL, disertai 1 buah CD yang berisi laporan lengkap, dokumen pendukung lain serta dokumentasi kegiatan. c. Laporan tersebut bisa diambil oleh mahasiswa 6 hari kemudian. d. bagian evaluasi dan monitoring wajib menelaah laporan tersebut mulai sistematika penulisan, kesesuaian dengan ketentuan, isi laporan dan kelengkapan lainnya, lamanya penelaahan oleh bagian evalusi maksimal 2 hari terhitung mulai laporan tersebut disampaikan ke bagian kesekretariatan e. Jika laporan tersebut dipandang perlu revisi, bagian evaluasi menyerahkan kembali ke bagian kesekretariatan. Bagian kesekretariatan pada hari itu juga harus menginformasikan kepada pembuat laporan bahwa laporan harus segera diperbaiki maksimal 4 hari setelah informasi disampaikan laporan harus telah direvisi dan disampaikan ke bagian kesekretariatan. f. Jika laporan tersebut dipandang sesuai dengan ketentuan dan lengkap, maka bagian evaluasi membubuhkan paraf di samping kiri nama ketua pelaksana KKN. Lamanya penandatanganan oleh Ketua pelaksana KKN maksimal 1 hari terhitung mulai laporan tersebut di paraf oleh bagian evaluasi. g. Peserta KKN wajib mengisi daftar pengambilan laporan secara lengkap dan benar, selanjutnya 3 eksemplar laporan yang sudah dilegalisasi diberikan kepada mahasiswa peserta KKN. Satu eksemplar dan CD di dokumentasikan di LPPM

Halaman | 179


2012

h. KTU/Staf administrasi mendokumentasikan laporan KKN beserta CD sesuai katagori dan kodifikasi yang ditetapkan. 47 Prosedur Penyampaian Laporan Kelompok KKN a. Laporan KKN dibuat oleh masing masing kelompok rangkap 4 disampaikan ke LPPM untuk mendapat pengesahan Ketua panitia KKN disertai CD yang berisi laporan lengkap, dokumen pendukung lain serta dokumentasi kegiatan b. Panitia dalam hal ini bagian kesekretariatan mencatat laporan tersebut dalam dokumen penerimaan laporan c. laporan kegiatan KKN yang diterima bagian kesekratriatan harus lengkap, termasuk sudah ditandatangani oleh DPL dan kepala Desa. Jika tidak lengkap maka bagian kesekretariatan menolak untuk menerima laporan tersebut d. Laporan yang sudah memenuhi ketentuan diterima oleh bagian kesekretariatan, mahasiswa yang menyerahkan laporan tersebut mengisi form DPPL dan menandatanganinnya. Bagian kesekretariatan menginformasikan bahwa laporan tersebut bisa diambil 6 hari kemudian. e. bagian kesekretariatan menyampaikan laporan dan CD ke bagian evaluasi f. bagian evaluasi menelaah laporan tersebut mulai sistematika penulisan, kesesuaian dengan ketentuan, isi laporan dan kelengkapan lainnya, lamanya penelaahan oleh bagian evaluasi maksimal 2 hari terhitung mulai laporan tersebut disampaikan ke bagian kesekretariatan g. Jika laporan tersebut dipandang perlu untuk revisi, bagian evaluasi menyerahkan kembali ke bagian kesekretariatan. Bagian kesekretariatan pada hari itu juga harus menginformasikan kepada pembuat laporan bahwa laporan harus segera diperbaiki maksimal 4 hari setelah informasi

Halaman | 180


2012

disampaikan laporan harus telah direvisi dan disampaikan ke bagian kesekretariatan. h. Pada saat laporan tersebut diambil kembali untuk direvisi, pembuat laporan harus mengisi form DLR kolom pengambilan revisi laporan, dan pada saat penyerahan setelah laporan direvisi diharuskan mengisi form DLR kolom pengembalian laporan hasil revisi. i. Jika laporan tersebut dipandang sesuai dengan ketentuan dan lengkap, maka bagian evaluasi membubuhkan paraf di samping kiri nama ketua pelaksana KKN. lamanya penandatanganan oleh Ketua pelaksana KKN maksimal 1 hari terhitung mulai laporan tersebut di paraf oleh bagian evaluasi. j. Selanjutnya laporan tersebut diserahkan ke bagian kesekretariatan untuk dilegalisasi/dicap kepanitiaan KKN k. Pada saat peserta KKN mengambil laporan ke bagian kesekretariatan, maka setiap pengambilan harus mengisi daftar pengambilan laporan secara lengkap dan benar, selanjutnya 3 eksemplar laporan yang sudah dilegalisasi diberikan kepada mahasiswa peserta KKN. Satu eksemplar dan CD didokumentasikan di LPPM l. Staf administrasi mendokumentasikan laporan KKN beserta CD sesuai kategori dan kodifikasi yang ditetapkan. DATA PENYERAHAN DAN PENGAMBILAN LAPORAN HASIL KKN PERIODE……….TAHUN …………

No (1)

Nomor elompok (2)

Tema pokok KKN (3)

Pengambilan revisi laporan (4)

Tanda Tangan (5)

Penyerahan laporan hasil revisi (6)

Tanda Tangan (7)

Halaman | 181


2012

Contoh buku catatan penyerahan dan pengambilan laporan hasil KKN

Flowchart Penyampaian Laporan Kelompok KKN Kelompok KKN

Kesekretariatan

Laporan Kelompok KKN (4 rangkap)


Cd laporan (I buah)

Sie Evaluasi

Ketua Pelaksana

Cd laporan (I buah)

Verifikasi kelengkapan

Laporan Kelompok KKN (4 rangkap) Cd laporan (I buah)

Setelah direvisi

evaluasi

revisi





Halaman | 182

diparaf


ditandatangani


48 Ketentuan Sanksi Kelompok KKN

Keterlambatan

Penyampaian

2012

Laporan

a. Laporan kegiatan kelompok KKN selambat lambatnya sudah masuk ke LPPM 8 hari setelah berakhirnya pelaksanaan kegiatan KKN di lapangan b. Bagi kelompok yang terlambat menyampaikan laporan tidak sesuai poin a akan diberikan sanksi sebagai berikut:  Terlambat 1 - 4 hari dengan sanksi dikurangi nilai sebesar 5% dari akumulasi nilai yang diperoleh oleh masing masing peserta dikelompok tersebut  Terlambat 5 - 8 hari dengan sanksi dikurangi nilai sebesar 15% dari akumulasi nilai yang diperoleh oleh masing masing peserta dikelompok tersebut  Terlambat di atas 8 hari laporan tersebut akan ditolak dan tidak akan diperhitungkan menjadi komponen nilai dikelompok tersebut

49 Ketentuan Penyusunan Laporan Panitia Kegiatan KKN ke LPPM a. Rapat koordinasi penyusunan laporan kegiatan selambat lambatnya 4 hari setelah kegiatan KKN berakhir, yang dipimpin oleh ketua pelaksana KKN atau sekretaris atau pihak yang ditunjuk b. Koordinator seksi, wajib menyampaikan hasil temuan, saran dan rekomendasi kepada seksi evaluasi sebagai bahan laporan pertanggungjawaban dan perbaikan kegiatan KKN ke depan, paling lambat 4 hari setelah rapat koordinasi c. Bendahara kegiatan wajib menyusun laporan keuangan sesuai dengan format standar yang ditetapkan disertai dengan dokumen penerimaan dan pengeluaran uang, paling lambat 8 hari setelah rapat koordinasi

Halaman | 183


2012

d. Seksi evalusi dan monitoring menganalisis hasil temuan, saran dan rekomendasi yang disampaikan dari seksi lain, untuk selanjutnya digabung dan diikhtisarkan dengan hasil evalusi yang dilakukan selama kegiatan pelaksanaan KKN, paling lambat 8 hari setelah setelah rapat koordinasi, wajib disampaikan ke sekrertaris/kesekretariatan e. Sekretaris menyusun draf laporan kegiatan KKN mengacu terhadap format standar yang ditetapkan, maksimal 10 hari setelah rapat koordinasi f. Draft laporan wajib ditelaah oleh Ketua Pelaksanan KKN, Sekretaris LPPM dan Ketua LPPM, paling lambat 2 hari sejak draft tersebut diserahkan. g. Jika ada revisi paling lambat revisi tersebut diselesaikan 2 hari sejak diterimanya draf revisi h. Laporan kegiatan KKN wajib dilegalisasi, kemudian diperbanyak sesuai kebutuhan. i. Laporan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan KKN untuk rektor dan laporan kegiatan KKN ke unit kerja atau ke pihak lain memiliki substansi berbeda, dan disusun sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan 50 Prosedur Penyusunan Laporan Panitia Kegiatan KKN ke LPPM a. Ketua pelaksana KKN mengundang rapat koordinasi kepada ketua LPPM selaku penanggungjawab kegiatan dan seluruh koordinator seksi panitia KKN untuk melakukan evaluasi dan mempersiapkan bahan untuk laporan pertanggungjawaban kegiatan KKN kepada Rektor, paling lambat 4 hari setelah kegiatan KKN berakhir, b. Koordinator seksi, menyampaikan hasil temuan, saran dan rekomendasi kepada seksi evaluasi sebagai bahan laporan pertanggungjawaban dan perbaikan kegiatan KKN ke depan, paling lambat 4 hari setelah rapat koordinasi

Halaman | 184


2012

c. Khusus untuk bendahara kegiatan laporan keuangan disusun sesuai dengan format standar yang ditetapkan disertai dengan dokumen penerimaan dan pengeluaran uang, maksimal 8 hari setelah rapat koordinasi d. Seksi evalusi dan monitoring menganalisis hasil temuan, saran dan rekomendasi yang disampaikan dari seksi lain, untuk selanjutnya digabung dan diikhtisarkan dengan hasil evaluasi yang dilakukan selama kegiatan pelaksanaan KKN, maksimal 8 hari setelah setelah rapat koordinasi e. Hasil telaahan seksi evaluasi dan monitoring selanjutnya disampaikan ke sekretaris sebagai salah satu bahan untuk membuat draf laporan. f. Sekretaris menyusun draf laporan kegiatan KKN mengacu terhadap format standar yang ditetapkan, maksimal 10 hari setelah rapat koordinasi g. Draft laporan tersebut disampaikan kepada Ketua Pelaksanan KKN, Sekretaris LPPM dan Ketua LPPM untuk ditelaah dilampiri lembar disposisi atau rekomendasi, maksimal 2 hari sejak draft tersebut diserahkan. h. Bila masih ada yang dianggap kurang sempurna dalam draft laporan tersebut maka draft tersebut harus direvisi oleh sekretaris kegiatan sesuai hasil disposisi atau rekomendasi penelaahan, maksimal 2 hari sejak draft tersebut diterima untuk direvisi i. Jika draft tersebut dianggap sudah cukup memadai, maka sekretaris kegiatan membubuhkan paraf selanjutnya ketua pelaksana KKN menandatangani draf laporan tersebut. j. Draft laporan yang sudah ditandatangani ketua pelaksanan KKN, selanjutnya disampaikan ke sekretaris LPPM untuk diparaf, kemudian disampaikan ke ketua LPPM untuk ditandatangani. k. KTU/staf administrasi memperbanyak laporan kegiatan KKN tersebut sesuai kebutuhan (rektor, jumlah unit kerja yang

Halaman | 185


2012

terlibat dalam kegiatan KKN, pihak lain, arsip rangkap 1, laporan pertanggungjawaban ke rektor dan laporan kegiatan ke unit kerja disusun berbeda sesuai dengan ketentuan yang berlaku), kemudian melegalisasi laporan tersebut dengan stempel kegiatan KKN sebelah kiri nama ketua pelaksana, dan stempel LPPM disebelah kiri nama ketua LPPM Flowchart Penyusunan Laporan Kegiatan KKN Kordinator Seksi

Seksi Evaluasi

Bendahara

Laporan Masingmasing Seksi



Telahan dan Laporan Seksi Evaluasi

Telahan dan Laporan Seksi Evaluasi

Laporan Penerimaan dan Pengeluaran

Sekretaris

Ketua Pelaksana

KTU

Sekretaris LPPM

Ketua LPPM

Laporan KKN

Laporan KKN

Laporan Penerimaan dan Pengeluaran

Draft Laporan KKN

revisi

Draft Laporan KKN

Acc / tandatangan ditandatangani

ya

Laporan KKN

diperbanyak

Halaman | 186


2012

51 Ketentuan Pelaksanaan Evaluasi Kegiatan KKN a. Bagian kesekretariatan wajib mengkompilasi setiap hasil pelaksanaan pembimbingan atau monitoring berupa form. hasil monitoring dari DPL, panitia, maupun struktural, diselesaikan 1 hari setelah kegiatan monitoring dilaksanakan. b. Kompilasi tersebut dilaksanakan setiap jadwal monitoring dilaksanakan, selanjutnya disampaikan kepada seksi evaluasi dan monitoring. c. Seksi evaluasi dan monitoring wajib untuk melakukan analisis hasil temuan, saran dan rekomendasi yang terdapat dalam form monitoring, paling lambat diselesaikan 2 hari setelah kegiatan dilaksanakan d. Evaluasi wajib dilaksanakan sesuai dengan periode jadwal monitoring e. Hasil telaahan, temuan dan rekomendasi seksi evaluasi dan monitoring selanjutnya disampaikan ke sekretaris sebagai salah satu bahan untuk membuat draf laporan, maupun penyempurnaan kegiatan KKN berikutnya.

52 Prosedur Pelaksanaan Evaluasi Kegiatan KKN a. Bagian kesekretariatan wajib mengkompilasi setiap hasil pelaksanaan pembimbingan atau monitoring berupa form. hasil monitoring dari DPL, panitia, maupun struktural diselesaikan 1 hari setelah kegiatan monitoring dilaksanakan. b. Hasil kompilasi tersebut disampaikan disampaikan kepada seksi evaluasi dan monitoring. c. Seksi evalusi dan monitoring wajib untuk melakukan analisis hasil temuan, saran dan rekomendasi yang terdapat dalam form monitoring, paling lambat diselesaikan 2 hari setelah kegiatan dilaksanakan

Halaman | 187


2012

d. Hasil telaahan, temuan dan rekomendasi seksi evaluasi dan monitoring selanjutnya disampaikan ke sekretaris sebagai salah satu bahan untuk membuat draf laporan, maupun penyempurnaan kegiatan KKN berikutnya. Flowchart Evaluasi Kegiatan KKN Kesekretariatan

Seksi Evaluasi dan Monitoring

Sekretaris

Form Monitoring DPL/Panitia/ Struktural

Kompilasi

Hasil Kompilasi dari Form Monitoring

Hasil Kompilasi dari Form Monitoring

Analsisi dan Evaluasi (maks 2 hari)

Hasil analisis, temuan dan rekomendasi

Hasil analisis, temuan dan rekomendasi

53 Ketentuan Pelaksanaan Rapat Yudisium Nilai KKN a. Form. atau Dokumen penilaian dari kepala desa paling lambat diterima oleh LPPM 2 minggu setelah jadwal kegiatan KKN di lapangan berakhir. b. Nilai KKN DPL dientri dan diupload sendiri oleh DPL ke sistem yang disediakan dalam situs LPPM paling lambat 2 minggu setelah jadwal kegiatan KKN dilapangan berakhir (jika karena

Halaman | 188


c.

d.

e.

f.

g.

h.

i.

j. k.

2012

kondisi bisa dibantu diuploadkan oleh KTU/staf administrasi LPPM. Form. atau dokumen penilaian DPL setelah dientri dan diupload ke sistem, diserahkan langsung oleh DPL ke LPPM paling lambat 2 minggu setelah jadwal kegiatan KKN di lapangan berakhir. Yudisium nilai kegiatan KKN dilaksanakan selambat lambatnya 3 minggu setelah jadwal kegiatan KKN di lapangan berakhir atau 1 minggu setelah nilai dari kepala Desa dan DPL dientri dan diupload Yudisium Nilai kegiatan KKN dihadiri minimal oleh ketua pelaksana dan sekretaris, kapus PPM, DPL, koordinator seksi lapangan, serta koordinator evaluasi dan monitoring dan para Pembantu Dekan I. Rapat Yudisium nilai KKN dipimpin oleh ketua LPPM atau yang mewakilinya (sekretaris LPPM, Kapus PPM atau ketua pelaksana KKN, seksi evaluasi) Agenda Pokok yudisium adalah evaluasi komprehensif mengenai nilai final dan pengesahan nilai hasil kegiatan KKN mahasiswa. Jika pada saat yudisium dilaksanakan beberapa nilai antara lain dari DPL dan kepala desa belum masuk, maka nilai mahasiswa peserta KKN tersebut dikosongkan. Jangka waktu nilai dari DPL atau dari kepala desa yang terlambat menyampaikan sebagaimana poin 1 dan 2 paling lambat 1 minggu setelah dilakukan yudisium. Nilai hasil yudisium diterbitkan di situs LPPM 1 hari setelah yudisium dilaksanakan. Jika dalam batas waktu sebagaimana poin 9, nilai DPL dan kepala desa masih belum masuk maka LPPM menetapkan nilai definitif bagi mahasiswa peserta KKN adalah sesuai dengan akumulasi nilai masuk

Halaman | 189


l.

2012

Hasil rapat yudisium haris dicatat dalam berita acara rapat yudisium

54 Prosedur Pelaksanaan Rapat Yudisium Nilai KKN a. KTU/Stap administrasi menyiapkan undangan pelaksanaan yudisium nilai KKN, paling lambat 4 hari sebelum pelaksanaan kegiatan yudisium b. Draf surat undangan ditandatangani oleh ketua pelaksana KKN/sekretaris panitia KKN atas nama ketua LPPM c. Rapat Yudisium nilai KKN dipimpin oleh ketua LPPM atau yang mewakilinya (sekretaris LPPM, Kapus PPM atau ketua pelaksana KKN, seksi evaluasi) d. Hasil rapat yudisium merupakan keputusan final harus dibuatkan berita acara dan ditandatangani oleh semua pihak yang hadir e. KTU/staf administrasi menyiapkan laporan nilai KKN ke masing masing unit kerja yang mahasiswanya mengikuti KKN f. KTU/staf administrasi menerbitkan nilai KKN pada situs LPPM, dan mengadministrasikan serta mendokumentasikan secara memadai

Halaman | 190


2012

Flowchart Pelaksanaan Rapat Yudisium Nilai KKN

KTU LPPM/staf adm

Ketua/sekretaris Panitia KKN

Surat undangan rapat yudisium ditandatangani

Surat undangan rapat yudisium

Surat di revisi

Ketua/Sekretaris LPPM

Seksi Evaluasi/ Seksi Lapangan KKN

DPL

PD I/Unit Kerja

Surat undangan

Surat undangan

Surat undangan

Surat undangan

Revisi/tidak revisi

Surat undangan yang sudah ditandatangani

Surat undangan digandakan sesuai jumlah yang diundang

Pelaksanaan rapat yudisium nilai KKN, dipimpin oleh Ketua LPPM atau yang mewakilinya

Hasil rapat dibuat berita acara Penandtanganan berita acara hasil rapat yudisium KKN

KTU/Staf adm menyampaikan nilai KKN ke Unit kerja

Penandtanganan berita acara hasil rapat yudisium KKN




KTU/Staf adm menyampaikan nilai KKN ke Unit kerja

Upload ke situs LPPM dan administrasi/ dokumentasi

Halaman | 191


2012

55 Ketentuan Pengambilan Sertifikat KKN a. Sertifikat KKN bisa diambil ke LPPM satu minggu setelah yudisium nilai KKN dilaksanakan b. Sertifikat KKN diambil oleh peserta KKN secara langsung (tidak mewakilkan) c. Jika sertifikat KKN diambil langsung oleh peserta KKN, pihak LPPM wajib mencocokan identitas dengan KTM pengambil sertifikat tersebut. d. Jika pengambilaan sertifikat KKN diwakilkan ke pihak kelompok maka harus membuat surat kuasa pernyataan pengambilan atas kelompok. e. Jika pengambilaan serfifikat KKN diwakilkan ke pihak bukan kelompok maka harus membuat surat kuasa pengambilan di atas materei Rp.6000 f. Pihak LPPM wajib memberikan sertifikat, setelah secara administrasi sudah lengkap dipenuhi g. Pengambil sertifikat KKN wajib mengisi formulir pengambilan sertifikat KKN secara benar, jelas dan lengkap. 56 Prosedur Pengambilan Sertifikat KKN a. Peserta KKN datang ke bagian kesekretariatan untuk mengambil sertifikat KKN, b. Peserta KKN kemudian mengisi daftar pengambil sertifikat dalam form yang disediakan secara benar, jelas dan lengkap. c. Bagian kesekretariatan mencocokkan identitas pengambil sertifikat dengan sertifikat yang akan diserahkan, jika sesuai maka sertifikat tersebut diserahkan. Jika pengambilan sertifikat tersebut diambil secara kelompok, atau mengambil sertifikat atas nama orang lain maka sipengambil sertifikat harus membuat pernyataan (untuk yang mengambil atas nama kelompok) atau surat kuasa pengambilan yang ditandatangani

Halaman | 192


2012

oleh sipenguasa di atas materei 6.000 (untuk yang mengambil bukan atas nama kelompok)

Flowchart Pengambilan Sertifikat KKN Mahasiswa/Peserta KKN

Sekretariat LPPM

Pengisian Daftar Pengambilan Sertifikat

Pencocokan identitas pengambil dengan sertifikat

Sertifikat KKN

Sertifikat KKN

57 Ketentuan Penerbitan Sertifikat KKN a. Bagian kesekretariatan mencetak sertifikat kegiatan KKN dari sistem teknologi Informasi kegiatan KKN 1 hari setelah dilaksanakannya yudisium, harus selesai lambat lambatnya 3 hari setelah yudisium b. Sekretaris LPPM menelaah ulang kebenaran dan kelengkapan dari sertifikat tersebut, jika dipandang sudah memadai memenuhi standar yang ditetapkan maka membubuhkan paraf di samping kiri nama ketua LPPM. Lamanya pembubuhan paraf

Halaman | 193


2012

oleh sekretaris LPPM maksimal 1 hari terhitung mulai sertifikat tersebut diterima dari bagian kesekretariatan c. Ketua LPPM menandatangani sertifikat yang sudah diparaf sekretaris LPPM. Lamanya penandatanganan oleh Ketua LPPM maksimal 1 hari terhitung mulai sertifikat tersebut diterima dari sekretarais LPPM. d. Bagian kesekretariatan wajib mengelompokkan sertifikat berdasarkan kelompok KKN, dan menyediakan form. yang dibutuhkan untuk mengadministrasikan penyerahan sertifikat ke peserta KKN 58 Prosedur Penerbitan Sertifikat KKN a. Bagian kesekretariatan mencetak sertifikat kegiatan KKN dari sistem teknologi Informasi kegiatan KKN b. Sertifikat yang sudah dicetak sebelum disampaikan ke sekretaris LPPM, ditelaah secara teliti kesesuaian nama, NPM, Jurusan, Fakultas serta tata letak dan kelengkapan lainnya. c. Jika sertifikat tersebut sudah dianggap memadai memenuhi standar yang ditetapkan, kemudian disampaikan ke sekretaris LPPM. d. Sekretaris LPPM menelaah ulang kebenaran dan kelengkapan dari sertifikat tersebut, jika dipandang sudah memadai memenuhi standar yang ditetapkan maka membubuhkan paraf di samping kiri nama ketua LPPM. Lamanya pembubuhan paraf oleh sekretaris LPPM maksimal 1 hari terhitung mulai sertifikat tersebut diterima dari bagian kesekretariatan. e. Ketua LPPM menandatangani sertifikat yang sudah diparaf sekretaris LPPM. Lamanya penandatanganan oleh Ketua LPPM maksimal 1 hari terhitung mulai sertifikat tersebut diterima dari sekretarais LPPM. f. Selanjutnya sertifikat tersebut diserahkan di bagian kesekretariatan untuk dilegalisasi/di cap LPPM, dikelompokan

Halaman | 194


2012

serta menyediakan form. yang dibutuhkan untuk mengadministrasikan penyerahan sertifikat ke peserta KKN Flowchart Penerbitan Sertifikat KKN Sekretariat

Sekretaris LPPM

Ketua LPPM

Mencetak Sertifikat KKN dari Sistem

Sertifikat KKN

Pengecekan indentittas peserta

Sertifikat KKN

Verifikasi dan otorisasi

Distempel

Sertifikat KKN

ditandatangani

Sertifikat KKN

59 Ketentuan Pembuatan Sertifikat KKN a. Kertas sertifikat KKN harus didesain dan memiliki kualitas yang layak b. Sertifikat KKN harus diberi kodefikasi untuk menghindari pemalsuan

Halaman | 195


2012

c. Sertifikat KKN wajib memuat identitas peserta KKN secara benar, jelas dan lengkap sesuai ketentuan (nama, npm, prodi, fakultas, nama Perguruan tinggi, nilai, lokasi KKN, tema KKN, judul sertifikat, nomor sertifikat, tandatangan Ketua LPPM, photo peserta KKN)

60 Ketentuan Penyampaian Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan KKN Ke Rektor a. Laporan kegiatan pelaksanaan KKN ke rektor sifatnya adalah pertanggungjawaban kelembagaan dari LPPM, yang memuat informasi penting berkaitan dengan pelaksanaan KKN. b. Laporan tersebut harus utuh dan memuat substansi informasi antara lain berisi: resume pelaksanaan program KKN, Nilai, prosentase kelulusan, prosentase sebaran nilai peserta KKN, laporan keuangan, simpulan, rekomendasi serta informasi lain yang relevan disampaikan. c. Laporan bersifat utuh disampaikan 1 (satu) eksemplar d. Laporan ke rektor selambat-lambatnya 25 hari setelah dilaksanakannya yudisium

61 Prosedur Penyampaian Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan KKN Ke Rektor Laporan kegiatan pelaksanaan KKN ke pada rektor sifatnya adalah pertanggungjawaban kegiatan, oleh karena itu sifatnya komprehensif dan detail untuk semua unsur yang terkait dalam penyelenggaraan kegiatan KKN tersebut. a. KTU/staf administrasi mempersiapkan surat pengantar laporan kegiatan kepada rector rangkap 2, (satu rangkap untuk arsip)

Halaman | 196


2012

b. KTU/Staf administrasi kemudian menyampaikan draf surat kepada sekretaris LPPM untuk ditelaah, jika sekretaris LPPM tidak ada maka surat tersebut diparaf oleh pihak yang ditunjuk berdasarkan ketentuan c. Jika surat tersebut telah diparaf, KTU/staf administrasi KTU/staf administrasi bisa melakukan sendiri atau mewakilkan ke bagian lapangan untuk menyampaikan laporan kegiatan pelaksanaan KKN yang dilampiri surat pengantar ke BAUM. d. Pihak penerima laporan dari BAUM memaraf expedisi surat keluar sebagai bukti bahwa laporan tersebut telah diterima e. Surat lampiran kedua diadministrasikan dalam buku agenda surat keluar sedangkan arsip laporan disimpan dalam lemari arsip.

Halaman | 197


2012

Flowchart Penyampaian Laporan Kegiatan KKN ke Rektor KTU

Sekretaris LPPM

Ketua LPPM

BAUM

Rektor

Surat Pengantar

Surat Pengantar

Surat Pengantar

Laporan Kegiatan KKN



Ekspedisi

Ekspedisi

Surat Pengantar Laporan Kegiatan KKN


ditandatangani

diparaf


62 Ketentuan Penyampaian Laporan Kegiatan KKN Ke Unit Kerja a. Laporan kegiatan pelaksanaan KKN ke pada unit kerja sifatnya adalah informasi pokok berkenaan dengan substansi akademik. b. Laporan tersebut memuat resume pelaksanaan program KKN, Nilai, prosentase kelulusan, dan prosentase sebaran nilai peserta KKN, serta informasi lain yang relevan

Halaman | 198


2012

c. Laporan ke masing masing unit kerja disesuaikan dengan kepesertaan, jumlah peserta KKN. d. Laporan ke unit kerja selambat lambatnya 15 hari setelah dilaksanakannya yudisium 63 Prosedur Penyampaian Laporan Kegiatan KKN ke Unit Kerja a. KTU/staf administrasi mempersiapkan surat pengantar laporan kegiatan kepada pimpinan unit kerja (dekan), yang mahasiswanya mengikuti kegiatan KKN rangkap 2 b. KTU/Staf administrasi kemudian menyampaikan draf surat kepada sekretaris LPPM untuk ditelaah, jika sekretaris LPPM tidak ada maka surat tersebut diparaf oleh pihak yang ditunjuk berdasarkan ketentuan c. Jika surat tersebut telah diparaf, KTU/staf administrasi mengadministrasikan surat lembar kedua tersebut ke dalam buku agenda surat keluar kemudian diarsipkan. d. KTU/staf administrasi bisa melakukan sendiri atau mewakilkan ke bagian lapangan untuk menyampaikan laporan kegiatan pelaksanaan KKN yang dilampiri surat pengantar ke masing masing unit kerja yang dilengkapi dengan buku tandaterima dari masing masing unit kerja. e. Pihak penerima laporan dari unit kerja memaraf expedisi surat keluar sebagai bukti bahwa laporan tersebut telah diterima.

Halaman | 199


2012

Flowchart Penyampaian Laporan Kegiatan KKN ke Unit Kerja KTU Unit Kerja

Dekan / Pimpinan Unit Kerja

Surat Pengantar

Surat Pengantar

Surat Pengantar

Informasi Kegiatan dan Kelulusan



Ekspedisi

Ekspedisi

KTU

Sekretaris LPPM

Ketua LPPM

Surat Pengantar Informasi Kegiatan dan Kelulusan

Surat Pengantar Informasi Kegiatan dan kelulusan

ditandatangani

diparaf

Surat Pengantar Informasi Kegiatan dan kelulusan

Halaman | 200


2012

64 Ketentuan Penyampaian Laporan Kegiatan KKN Ke Pihak Pemberi Hibah/Bantuan Dana KKN a. Laporan kegiatan pelaksanaan KKN ke pada pihak lain (pemberi dana dalam bentuk bantuan/hibah terhadap kegiatan KKN), harus sesuai dengan kriteria yang ditetapkan dalam MoU antara LPPM dengan pemberi dana bantuan/hibah b. Laporan tersebut dilampiri surat pengantar yang ditujukkan ke pemberi dana bantuan atau hibah 65 Prosedur Penyampaian Laporan Kegiatan KKN Ke Pihak Pemberi Hibah/Bantuan Dana KKN a. KTU/staf administrasi mempersiapkan surat pengantar laporan kegiatan kepada pihak pemberi dana bantuan/hibah rangkap 3 b. KTU/Staf administrasi kemudian menyampaikan draf surat kepada sekretaris LPPM untuk ditelaah, jika sekretaris LPPM tidak ada maka surat tersebut diparaf oleh pihak yang ditunjuk berdasarkan ketentuan, kemudian disampaikan ke ketua LPPM untuk ditandatangani (jika tidak ada ketu LPPM maka yang menandatangani adalah pihak yang diperkenankan berdasarkan ketentuan) c. KTU/staf administrasi mengirimkan laporan kegiatan pelaksanaan KKN yang dilampiri surat pengantar. d. KTU/staf administrasi mengirimkan surat lembar kedua ke rektor sebagai tembusan laporan, sedangkan lembar ke 3 dicatat dalam buku surat keluar kemudian diarsipkan sesuai dengan ketentuan.

Halaman | 201


2012

Flowchart Penyampaian Laporan Kegiatan KKN ke Pemberi Hibah Pihak Pemberi Hibah/ Eksternal

Rektor

Surat Pengantar

Surat Pengantar

Surat Pengantar




KTU

Sekretaris LPPM

Ketua LPPM

Surat Pengantar (3 rankap) Laporan Kegiatan KKN

Surat Pengantar (3 rangkap) Laporan Kegiatan KKN

ditandatangani

diparaf

Surat Pengantar (3 rangkap) Laporan Kegiatan KKN

tembusan

Ekspedisi

Ekspedisi

66 Ketentuan Laporan Kegiatan KKN ke Pemerintah Setempat (Pemda) a. Laporan kegiatan pelaksanaan KKN kepada pemerintah setempat sifatnya koordinasi hasil kegiatan b. Laporan tersebut memuat program kerja, pelaksanaan program kerja, capaian program kerja, harus memuat informasi

Halaman | 202


2012

pokok yang meliputi program, pelaksanaan program, pencapaian program, saran dan rekomendasi tindaklanjut, dokumen kegiatan serta informasi lain yang relevan c. Jika kegiatan KKN mendapat hibah dana dari pemerintah setempat, maka laporan pertanggungjawaban keuangan disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku. d. Laporan ke pemerintah setempat paling lambat 1 bulan setelah kegiatan di lapangan berakhir. 67 Prosedur Penyampaian Laporan Kegiatan KKN Pemerintah Setempat (Pemda) a. KTU/staf administrasi mempersiapkan surat pengantar laporan kegiatan KKN kepada pimpinan pemerintah, dimana kegiatan KKN dilaksanakan (bupati, walikota), b. KTU/Staf administrasi kemudian menyampaikan draf surat kepada sekretaris LPPM untuk ditelaah, jika sekretaris LPPM tidak ada maka surat tersebut diparaf oleh pihak yang ditunjuk berdasarkan ketentuan c. Jika surat tersebut telah diparaf, kemudian ketua LPPM atau pihak lain yang diperkenankan menurut ketentuan menandatangani surat tersebut. d. KTU/staf administrasi mengadministrasikan surat lembar ketiga tersebut ke dalam buku agenda surat keluar kemudian diarsipkan, sedangkan surat lembar kedua disampaikan ke rektor sebagai tembusan. e. KTU/staf administrasi mempersiapkan laporan kegiatan KKN secara lengkap dan surat pengantar untuk disampaikan ke pimpinan pemerintah tempat KKN dilaksanakan (bupati, walikota). f. Pihak penerima laporan dari pemerintah setempat (pemda) memaraf expedisi surat keluar sebagai bukti bahwa laporan tersebut telah diterima.

Halaman | 203


2012

Flowchart Laporan Kegiatan KKN Ke Pemerintah Setempat

KTU

Sekretaris LPPM

Ketua LPPM

Laporan

Laporan

Laporan

Surat pengantar

Surat pengantar

Di paraf

laporan

Rektor

Pimpinan Pemerintahan (Bupati/ Walikota)

Surat pengantar

ditandatangani

Surat pengantar lembar ke 2 sebagai tembusan

Surat pengantar Buku ekspedisi surat keluar

laporan Surat pengantar lembar ke `1 Buku ekspedisi surat keluar

Buku ekspedisi surat keluar

arsip

68 Ketentuan Tindak lanjut Pasca kegiatan KKN a. Lokasi kegiatan KKN yang memiliki potensi sumberdaya, tingkat kebutuhan dialokasi, rekomendasi laporan kegiatan KKN maupun pertimbangan lain LPPM, termasuk surat permintaan dari desa/kelurahan lokasi KKN, perlu untuk ditindaklanjuti melalui kegiatan PPM.

Halaman | 204


2012

b. Kegiatan tindak lanjut pasca kegiatan KKN, dalam bentuk PPM bisa dilaksanakan dengan seijin rektor. c. Ketua LPPM berkewajiban membentuk tim pelaksana PPM, dengan personil atas usulan kepala pusat PPM d. Panitia PPM yang ditunjuk berkewajiban membuat proposal kegiatan PPM e. Sekretaris LPPM/ Kapus PPM atas nama ketua LPPM berkewajiban/ berwenang melakukan koordinasi dengan dinas/instansi terkait, sekaligus menyampaikan proposal permohonan bantuan pendanaan kegiatan ke dinas bersangkutan f. Dalam teknis pelaksanaan PPM bisa dilaksanakan secara mandiri oleh LPPM, melibatkan unit kerja di internal Unsil, pihak lain non pemerintah, pihak dinas terkait, maupun dengan melibatkan mahasiswa. g. Kegiatan PPM harus dirancang secara baik dengan indikator dan target serta sasaran yang terukur h. Kegiatan PPM bisa dilaksanakan dalam upaya membentuk desa/kelurahan binaan atau UKM/koperasi binaan. i. Tindak lanjut yang sifatnya melaksanakan program secara berkesinambungan (permanen) wajib dibuatkan nota kesepahaman kegiatan bersama antara LPPM, desa/kelurahan yang akan dibina, dan dinas terkait (bila dilaksanakan bersama dinas terkait) j. Sumber dana kegiatan PPM bersumber dari RAPP LPPM/unit kerja atau mitra kerjasama baik pihak pemerintah mapun swasta k. Kegiatan PPM harus dipertanggungjawabkan, dalam bentuk laporan hard copy, soft copy/CD masing masing satu eksemplar/buah (berisi pelaksanaan program tidaklanjut, hasil pencapaian program, dan manfaat bagi masyarakat/outcome) l. Hasil kegiatan PPM dipublikasikan melalui web LPPM. Media cetak, atau jurnal PPM

Halaman | 205

Kuliah Kerja Nyata (KKN), adalah kegiatan akademik yang merupakan

Recommend Documents