“Kualitas calon karyawan dalam proses seleksi dan rekrut: Kasus PUSIN Lembaga Manajemen PPM tahun 2005 Oleh Elly Julia Basri
Disampaikan pada “Lokakarya Pengembangan Program Pendidikan dan Pelatihan Perpustakaan di Indonesia”. Jakarta, 12 Juli 2005. Kerjasama Perpustakaan Nasional RI, The British Council Jakarta dan Ikatan Pustakawan Indonesia dalam memperingati Hari Ulang Tahun Perpustakaan Nasional RI ke‐25.
POKOK BAHASAN I. Gambaran Umum kebutuhan SDM PUSIN ‐ PPM II. Kualitas calon karyawan dalam seleksi & rekrut PUSIN (Pusat Sumber Informasi) Lembaga Management PPM
PROFILE UMUM LEMBAGA MANAJEMEN PPM PUSIN (Pusat Sumber Informasi) •Bagian dari unit KM (Knowledge Management
•Berdiri tahun 1967 •Bergerak di bidang pendidikan, pelatihan, dan konsultasi manajemen
•Berperan dalam penyelenggaraan proses pembelajaran (learning process) –> pengelola & penyedia “knowledge content” •Karyawan: pustakawan, asisten pustakawan & asisten teknis
Model Marquard untuk Organisasi Pembelajar Budaya dan dukungan organisasi
Faktor sumber daya manusia Proses dan sikap pembelajar
Manajemen pengetahuan (content)
Target tahun pertama, selesai Juni 2004 Dukungan infrastruktur teknologi
Sumber : “Building the Learning Organization” oleh Michael J. Marquard, 2002.
KONDISI ORGANISASI: •Pengembangan unit KM •Persaingan bisnis •Kebutuhan klien –> pelayanan akses ke pangkalan data PUSIN •Tuntutan organisasi untuk lebih berperan dalam upaya peningkatan pendapatan
PENINGKATAN KOMPETENSI : •Multi tugas (Multi tasks) •Fokus Bidang keahlian pustakawan dan asisten pustakawan: “Content” atau Sistem komputer
KEBUTUHAN SDM PUSIN VALUE: SERVICE EXCELLENT
KOMPETENSI UMUM PUSTAKAWAN & ASISTEN PUSTAKAWAN HARD COMPETENCE: PUSTAKAWAN • “Computer literate”: MS Office • Pangkalan data terintegrasi • Bisa membuat abstrak • Bahasa Inggris – minimal • TOEFL 400 ASISTEN PUSTAKAWAN • “Computer literate” • Mengetahui soft ware perpustakaan • Bisa membuat index • Bahasa Inggris minimal intermediate
SOFT COMPETENCE • Berpikir analitis • Bekerja sama dalam tim • Kontrol diri (Self‐control) • Percaya diri • “Flexibility”
EVALUASI KUALITAS CALON KARYAWAN: ‘HARD COMPETENCE’ PUSTAKAWAN: • Pangkalan data terintegrasi‐‐ 2 dari 7 orang sedikit mengetahui: – tempat kerja akan mengembangkan pangkalan data • Soft ware DB Text Inmagic: hanya 1 orang yang mengetahui versi dos. • MS Office – kebanyakan baik • Abstrak: 2 dari 7 orang dapat membuat abstrak dengan baik: –
•
biasa mengerjakan di tempat kerja
Bahasa Inggris: – –
5 orang memenuhi syarat minimal 2 orang diatas syarat minimal Æ bekerja di lembaga yang koleksinya banyak bahasa Inggris
ASISTEN PUSTAKAWAN • “Soft ware” perpustakaan: 2 dari 7 orang ‘cukup’ tahu tentang keunikan software perpustakaan. 1 orang sedikit tahu tentang INMAGIC versi dos • Indexing: 2 dari 7 calon memiliki keterampilan mengindeks yang baik. 5 orang tidak mengerti membuat indeks – baik deskripsi bibliografis maupun ‘keywords’ • •
MS Office: sebagian besar baik Bahasa Inggris: sebagian besar kurang sekali
EVALUASI KUALITAS CALON KARYAWAN S1: ‘SOFT COMPETENCE’ KOMPETENSI CALON Kemampuan analitis: S1 ‐‐ tajam 29%
•Bekerja dalam tim: 33% dapat bekerja sama •Kontrol diri: 43% mampu •“Flexibility: 29% memiliki kemampuan •Percaya diri: 16% memiliki kemampuan
KEBUTUHAN PUSIN • • • •
Pemetaan kebutuhan informasi & pengetahuan karyawan PPM Analisis penelusuran permintaan sumber informasi Pengembangan pangkalan data Strategi pengembangan PUSIN dalam UNIT KM
•Pelayanan terhadap pelanggan PUSIN internal dan eksternal yang ‘demanding” •Kerjasama sesama tim dan unit terkait di PPM •Perubahan dalam PPM
EVALUASI KUALITAS CALON KARYAWAN D3: ‘SOFT COMPETENCE’ KOMPETENSI CALON Kemampuan analitis: D3 – cukup tajam 17 %
•Bekerja dalam tim: 60% dapat bekerja sama •Kontrol diri: 17% mampu •“Flexibility”: 33 % memiliki kemampuan •Percaya diri: 17% memiliki kemampuan
KEBUTUHAN PUSIN • • • •
Pemetaan kebutuhan informasi & pengetahuan karyawan PPM Analisis penelusuran permintaan sumber informasi Pengembangan pangkalan data Strategi pengembangan PUSIN dalam UNIT KM
•Pelayanan terhadap pelanggan PUSIN internal dan eksternal yang ‘demanding” •Kerjasama sesama tim dan unit terkait di PPM •Perubahan dalam PPM
SARAN (1) KURIKULUM (IJAZAH) • Mata ajaran terlalu banyak
TEORI >< PRAKTEK Contoh:Teknologi Informasi (TI) •Kurikulum Æ Teori & aplikasi diberikan •Pemahaman konsep TI pada test PPM Æ kurang
Tersedia pilihan bidang konsentrasi keahlian: sistem atau ‘content’
•Spesialisasi ketrampilan dalan praktek kerja lapangan •Peningkatan pengetahuan tentang ragam sofware untuk perpustakaan, misalnya Macro Acces
SARAN (2)
KUALITAS SDM Psiko test PPM: Tingkat IQ, kualitasnya analisis, percaya diri Æ memprihatinkan
•Seleksi masuk mahasiswa perlu ditinjau kembali •Kelulusan perlu dipertimbangkan
SOFT COMPETENCE – Sumber: “Competence at work: models for superior performance/ by Lyle M. Spencer, Jr & Signe M. Spencer. New York: John Wiley, 1993.
LAMPIRAN
KOMPETENSI
URAIAN
Berpikir analitis
• Dapat mengenal hubungan sebab‐akibat •Secara sistematis mampu memecahkan masalah yangkompleks
Bekerja sama dalam tim
Kemampuan bekerja sama dalam tim secara kooperatif
Kontrol diri (Self‐ control)
•Mampu menjaga emosi sehingga tidak mengganggu pekerjaan •Memiliki daya tahan terhadap stres
Percaya diri
•Mempunyai kepercayaan yang tinggi terhadap kemampuan dirinya •Menunjukkan tanggung jawab dalam menghadapi kondisi yang menantang, pencapaian tujuan, masalah •Mampu memberi gagasan konstruktif kepada atasan
“Flexibility”
•Bersikap flexibel terhadap perubahan yang terjadi dalam organisasi dan mampu menyesuaikan diri •Kemampuan beradaptasi dan bekerja secara efektif dengan beragam situasi, individu, atau kelompok.
