KS mzdy PROFi a KS portál

KS – program, spol. s r.o.

Personální a mzdové informační systémy

KS mzdy PROFi a KS portál mzdy, personalistika, řízení lidských zdrojů www.ksprogram.cz

Vytvořeno: 1.3.2016

IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS IMPLEMENTAČNÍ TÝM

Jiří Zajíček Vedoucí projektu implementace tel.: 517 499 498 email: [email protected]

Ing. Petr Mieres Konzultant MZDY tel.: 571 499 497 email: [email protected]

Ing. Tibor Mičunek Konzultant personalistika, HR tel.: 571 499 489 email: [email protected]

Ing. Bohuslav Tomiczek IT specialista tel.: 571 499 479 email: [email protected]

Referenční projekty: SPOLCHEMIE, a.s. Provident Financial s.r.o.

Referenční projekty: ŽDB, a.s. Kovárna VIVA a.s.

Referenční projekty: BONATRANS GROUP, a.s. ŠkoFin a.s.

Referenční projekty: J&T Banka, a.s. Senát parlamentu ČR


4/13 snímků

KS - PROGRAM TÝM 29

15 programátorů a analytiků 9 odborných konzultantů 3 obchodníci 1 asistentka 1 ředitel


2/13 snímků

KS - PROGRAM 25 LET PÉČE

1398 společností

v Čechách i na Slovensku 336.093 zpracovávaných mezd měsíčně 9.141.729.600,- Kč měsíčně


3/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM REFERENCE

1280 zam.

7000 uch.

480 zam.

1600 zam.

250 zam.

600 zam.

780 zam.

3500 zam.

420 zam.

340 zam.

1100 zam.

700 zam.

3200 zam.

220 zam.

850 zam.

4200 zam.

2000 zam.

600 zam.

280 zam.

2100 zam.


4/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM ARCHITEKTURA ZAMĚSTNANEC

MANAŽER ŘEDITEL MOBI KLIENT

PC Notebook Tablet

Personální a mzdový portál

Smartphone Externí/interní mzdová účetní

HR manažer

Desktop/Terminal/Citrix/RDP/VPN


4/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM ZÁKLADNÍ VLASTNOSTI 

vícejazyčné prostředí a vícejazyčné výstupy



možnost zpracování více firem v jedné databázi



možnost nastavení přístupových práv, přístup kteréhokoliv zaměstnance



možnost uživatelského nastavení aplikace pro snadnější práci



technologická nezávislost



komunikace PIS se všemi ostatními podnikovými systémy



720 standardních sestav a reportů + možnost tvorby vlastních výstupů



široké možnosti třídění, filtrace, kategorizace a parametrizace sestav a reportů



export dat do souborů xls, pdf, txt, xml …



automatické akce - varovná hlášení, hromadný tisk, hromadné plánování vzdělávání atd.



možnost definice vlastních šablon pracovněprávních dokumentů



řešení On premise i Software as a Service


6/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM HR MANAGEMENT, MODULY

Systemizace Popisy míst

Kariéra

Personální evidence

Mzdy Benefity

Uchazeči

Plán mzdových prostředků

Hodnocení

Adaptace Dokumenty

Služební cesty

Lékařské prohlídky

Vzdělávání Ochranné pomůcky


7/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM HR MANAGEMENT, MODULY

Systemizace Popisy míst

Kariéra

Personální evidence

Mzdy Benefity

Uchazeči

Plán mzdových prostředků

Hodnocení

Adaptace Dokumenty

Služební cesty


Vzdělávání Ochranné pomůcky


7/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM POPISY PRACOVNÍCH MÍST

 definice pracovních míst ve společnosti

 plánované mzdové náklady a způsoby odměňovaní

 souhrn kvalifikačních požadavků a kompetencí

 hierarchická struktura popisů pracovních míst

 náplně práce, popis činností

 katalog pracovních míst

 zhodnocení rizik, požadovaná zdravotní způsobilost

 přehled o zaměstnancích

 přidělení pravomocí a odpovědností

 integrace s Národní soustavou povolání www.nsp.cz

 specifikace pracovních pomůcek


7/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM SYSTEMIZACE PRACOVNÍCH MÍST

 tvorba systemizačních stromů

 zdroj informací pro nábor a změny v pracovním zařazení

 uživatelská volba viditelných údajů v systemizaci

 vyhledávání vhodných kandidátů

 zobrazení historie i současného stavu

 zdroj informací pro přístupy do firemních systémů

 plánování budoucí struktury společnosti

 zobrazení schémat v různé podobě

 porovnávání plánu se skutečností


7/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM PERSONÁLNÍ EVIDENCE

 osobní údaje zaměstnanců

 evidence pracovních poměrů

 informace o vzdělání, pracovních zkušenostech, odborných

 více pracovně právních vztahů

znalostech

 archiv a správa dokumentů

 evidence závazků a vydaných pomůcek

 tisk různých hlášení a potvrzení

 sledování mzdových podkladů

 sestavy a statistiky, grafické výstupy

 evidence pobytů a pracovních povolení

 exporty dat


7/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM ZDRAVOTNÍ PÉČE

 evidence vstupních, výstupních, preventivních prohlídek

 tisk formulářů pro lékaře

 evidence prohlídek po mimořádných situacích

 odesílání pozvánek k prohlídce ze systému

 sledování periodicity lékařských prohlídek

 vlastní definice katalogu lékařských prohlídek s možností

 upozorňování na končící platnosti

podrobné specifikace

 automatické plánování prohlídek systémem

 evidence pracovních úrazů a tisk formulářů

 Hromadné zaznamenání uskutečněných prohlídek

 evidence nápravných opatření  statistiky úrazovosti


7/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM VZDĚLÁVÁNÍ

 souhrnná evidence požadavků na rozvoj zaměstnanců z

pracovních míst, adaptace, hodnocení a kariéry  automatické plánování vzdělávacích aktivit tisk plánů,

sledování plnění plánů školení, podklady pro audit  hlídání periodicity školení

 automatický plán nákladů na vzdělávání a sledování

skutečného čerpání  možnost dělení nákladů na fondy  tisk prezenčních listin a pozvánek, elektronické rozesílání

pozvánek,

 firemní i individuální plány vzdělávání

 vazba na e-learning

 vazba na edumenu.cz

 plně odpovídá požadavkům zákona č.312/2002 Sb.


7/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM ZPRACOVÁNÍ MEZD A PLATŮ

 zpracování všech druhů mezd a platů dle české a slovenské

legislativy  parametrické nastavení způsobu výpočtu  libovolné pracovní kalendáře  vazby na KB, ČS, ČSOB, GE money, ...  přímá vazba na zdravotní pojišťovny, státní správu - ČSSZ,

penzijní fondy, …


 přímé propojení s docházkovým systémem:

ANeT, COMINFO, EKD5, Anete, S.A.I, a další …  vazba na stravovací systémy

ANeT, COMINFO, Anete, EUREST, a další …  vazba na účetnictví

MS Dynamics AX, SAP, Pohoda, a další…  statistické rozbory - TREXIMA, ČSÚ

7/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM BENEFITY

 tvorba katalogu benefitů

 přehled čerpání benefitů v období

 oboustranná možnost vazby benefitů na mzdy

 přehled zůstatků na benefitních účtech

 evidence příjmů i výdajů prostředků na benefitní účty

 sledování nákladů na benefity

zaměstnanců

 možnost vazby na externí systémy

 hromadné změny ve výdajích i příjmech


7/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM KS PORTÁL

 informace pro zaměstnance

 informace pro manažery

 docházka, žádosti o dovolené a jiné absence

 plánování směn, docházka podřízených

 dokumenty zaměstnance

 hodnocení, adaptace a nábor zaměstnanců

 aktivní zapojení do plánování rozvoje

 řízení vzdělávání podřízených a kontrola uplatnění

 přehled plánovaných prohlídek a vydaných pracovních

pomůcek  vyúčtování služebních cest


vědomostí  manažerské přehledy  formulář pro uchazeče

7/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM SDÍLENÉ, SPOLEČNÉ PROSTŘEDÍ ZAMĚSTNANEC

MANAŽER

ŘEDITEL

MZDOVÁ ÚČETNÍ

HR MANAGER

Údaje o sobě

Údaje o podřízených

Schvalování odměňování

Zpracování mezd ČR a SR

Spoludefinuje pracovní místa

Žádosti o dovolené

Schvalování dovolené

Plánuje náklady

Libovolné kalendáře

Vytváří systemizaci

Žádosti o služební cestu

Návrhy odměňování

Schvaluje změny v zařazení

Hromadné příkazy

Plánuje rozvojové aktivity

Žádost o změnu osob. dat

Přehledy nákl. na mzdy

Hlídání nákladů

Exekuce, insolvence

Plánuje lékařskou péči

Řízení rozvoje

Dokumenty podřízených

Sledování vývoje

Zdravotní pojišťovny

Stanovuje benefitní program

Sebehodnocení

Hodnotí podřízené

ELDP, ZPS, potvrzení

Řídí hodnocení

Zpracování docházky

Plánuje rozvoj

Vazba na docházku

Pracuje s talenty

Výplatní lístek

Zodpovídá za adaptaci

Vazba na účetnictví

Řídí nábor

Dokumenty

Podílí se na náboru

Trexima a ČSÚ

Řídí adaptaci


8/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM IMPLEMENTACE


10/13 snímků

IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS 0 - KONZULTAČNÍ DEN - KICKOFF MEETING

 Zjištění podkladů k implementaci



organizační struktura a její změny

 způsob evidence pracovních poměrů;



způsoby plánování rozvoje zaměstnanců

 seznam používaných mzdových položek;



způsoby plánování lékařských prohlídek

 typy kalendářů pro výpočet mezd;



benefitní program

 způsoby odměňování (příplatky, bonusy,



typy dokumentů a jejich archivace

kolektivní smlouva, vnitrofiremní předpisy o



upřesnění dalších kroků implementace

odměňování



ověření připravenosti technologického

prostředí

 definice pracovních míst a jejich hierarchie 


projednání přípravy dat pro migraci

10/13 snímků

IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS MIGRACE DAT

Co bude migrováno 

kmenová data zaměstnanců;



data o pracovních poměrech zaměstnanců;



data o rodinných příslušnících;



platby zaměstnanců (čísla účtů);



základní číselníky (střediska, kategorie, ….);



lékařské prohlídky;



vzdělávání;



průměry pro pracovně právní účely,



hodnoty pro výpočet průměrů na nemoc



data pro ELDP;



data pro roční zúčtování daní;


Jak to bude probíhat 

Zákazník připraví data do tabulek a zašle do KS



KS-program provede migraci do nové databáze

10/13 snímků

IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS 1 - KONZULTAČNÍ DEN Instalace  Instalace aplikace KS mzdy PROFi na

připravené technologické prostředí (pravděpodobně vlastní IT manager) Školení správce  Nastavení vlastností aplikace, spouštění

aplikace,  Práva uživatele na střediska a osobní čísla,  Parametry aplikace, jednorázové funkceAudit

Úvodní školení Společná část  Číselníky, Evidence  filtrace, hledání, tiskový manažer, export dat,  Pomůcky, varovná hlášení Mzdy  Nastavení používaných mzdových položek, hromadné platby Personalistika  Zadání zaměstnanců do aplikace  Dokumenty a jejich šablony  Příprava popisů pracovních míst

činností a přehled přihlášení uživatelů, KS – program, spol. s r.o.

10/13 snímků

IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS 2 - KONZULTAČNÍ DEN Mzdy

Personalistika, HR

 kontrola úkolů z předešlé schůzky;


 kontrola navedení údajů pro zpracování mezd;

 pracovněprávní dokumenty – doplňující dotazy

 kontrola nastavení hromadných převodů;

 školení k modulu Popisy pracovních míst

 nastavení systému pro zpracování mezd;

 školení k modulu Systemizace

 Test zpracování mezd za listopad 2016

 příprava pro školení modulu Vzdělávání a

 využití kontrolních sestav a reportů;


 příprava podkladů pro testovací zpracování

mezd


10/13 snímků

IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS 3 - KONZULTAČNÍ DEN Mzdy

Personalistika, HR



 kontrola navedení údajů pro zpracování mezd;

 školení k modulu Vzdělávání;

 duplicitní zpracování mezd (prosinec 2016);

 nastavení základních číselníků;

 ověření funkcionality bez zákaznických úprav

 plánování vzdělávacích aktivit;

 kontrola výpočtu, dohledání rozdílů;

 plánování a řízení nákladů;

 využití kontrolních sestav a reportů;

 přehledy a sestavy;

 nastavení legislativy, legislativních parametrů

 rozdělení úkolů

pro rok 2017;


10/13 snímků

IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS 4 - KONZULTAČNÍ DEN Mzdy  kontrola úkolů z předešlé schůzky;  kontrola navedení údajů pro zpracování mezd;  kontrola výpočtu rutinního zpracování mezd (za

leden 2017);  dohledání rozdílů;  využití kontrolních sestav a reportů;  vytvoření hlášení pro úřady;  vytvoření souboru pro zaúčtování mezd.


10/13 snímků

IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS 5 - KONZULTAČNÍ DEN

Personalistika, HR  kontrola úkolů z předešlé schůzky;  školení k modulu Lékařské prohlídky,  nastavení základních číselníků;  plánování lékařských prohlídek;

 sledování nákladů;  přehledy a sestavy;  příprava pro školení modulu Benefity;  rozdělení úkolů;


10/13 snímků


Personalistika, HR  kontrola úkolů z předešlé schůzky;  kontrola nastavení Popisů pracovních míst;  kontrola nastavení Systemizace;  nastavení přístupových práv do aplikace

KS portál;  nastavení parametrů aplikace KS portál;  nastavení schvalovacích workflow;


10/13 snímků


Personalistika, HR  kontrola úkolů z předešlé schůzky;  školení k modulu Benefity,  nastavení základních číselníků;  plánování přidělování a žádosti o benefity;

 sledování nákladů;  přehledy a sestavy;  školení vybraných uživatelů (management)


10/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM TECHNICKÁ PODPORA

OBSAH TECHNICKÉ A LEGISLATIVNÍ PODPORY:  písemné upozorňování na změnu legislativy  písemné upozorňování na změnu metodiky

HOT – LINE 8:00 - 17:00 hod.

 zasílání oznámení o všech změnách v aplikaci KS mzdy  dodávka legislativních změn  dodávka nových verzí - update, upgrade  metodická podpora řízení lidských zdrojů

HelpDESK NON - STOP

 podpora při stanovení kompetencí, nastavení základních přístupových práv  možnost provedení servisních zásahů u zákazníka pomocí vzdáleného přístupu  informativní semináře o změnách v legislativě a aplikaci KS mzdy  informační buletin k aplikaci KS mzdy


11/13 snímků

IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS SPOLUPRÁCE DODAVATELE

 studium předložených požadavků na budoucí stav řízení personálních a mzdových procesů v

prostředí objednatele a návrh řešení;  školení uživatelů v prostředí jejich pracoviště nad relevantními daty  metodické vedení uživatelů při práci s aplikací KS mzdy PROFi  kontrola činnosti uživatelů v průběhu implementace  informování Objednatele o skutečnostech, které brání úspěšné realizaci projektu


10/13 snímků

IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS SPOLUPRÁCE OBJEDNATELE

 poskytnutí základních dat v požadovaném formátu;  příprava technologického prostředí pro instalaci;  zajištění aktivní spolupráce osob účastnících se práce v souvislosti s projektem v dohodnutých

termínech; zejména personalistů, mzdových účetních a dalších budoucích uživatelů APV;  plnění úkolů zadaných v rámci jednotlivých školení  zajištění možnosti vstupu zaměstnanců Dodavatele do prostor společnosti Objednatele na

příslušná pracoviště Objednatele za účelem práce na Projektu v pracovní dny od 8:00 hodin do 16:00 hodin, pokud se obě strany nedohodnou jinak;  poskytnutí úplných, pravdivých a včasně dodaných informací potřebných k řádnému plnění

závazků Smlouvy a to ve lhůtě vyplývající z dohodnutého harmonogramu plnění díla; KS – program, spol. s r.o.

10/13 snímků

IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS IMPLEMENTAČNÍ DENÍK

 zápisy z instalace a školení správce  zápisy ze školení a konzultací  úkoly pro obě strany do dalšího setkání  kontrola úkolů  definice zákaznických úprav  zápisy o sjednání změnových kroků  akceptace úprav, instalace, školení i celého projektu


10/13 snímků

IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS KOMUNIKACE

Tři úrovně komunikace:  konzultant - uživatel  vedoucí projektu - vedoucí projektu  statutární orgán - statutární orgán

Způsoby komunikace  osobní jednání (závěry uvedeny v implementačním deníku)  telefonická komunikace (telefonické dohody se následně stvrzují emailem)  emailová komunikace

 psaná komunikace


10/13 snímků

IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS RIZIKA PROJEKTU Riziko

Důsledek

Řešení

Objednatel nepřipravil technologické prostředky pro provedení instalace.

Nelze instalovat. Časový posun projektu. Finanční navýšení projektu.

Včasná komunikace s IT technikem Dodavatele, splnění požadavků smlouvy.

Objednatel nepřipravil technologické prostředky pro školení Uživatelů.

Nelze školit. Časový posun projektu. Finanční navýšení projektu.

Včasná komunikace s vedoucím projektu Dodavatele, příprava technologií a prostor.

Školený Uživatel se neorientuje v problematice mezd, personalistiky, HR nebo IT (dle zaměření školení).

Prodlužování školení. Nízká efektivita. Časový posun projektu. Finanční navýšení projektu.

Pravidelná školení uživatelů v problematice dle jejich zaměření, spolupráce odborných firem, praxe v oboru.

Konzultant Dodavatele nezná procesy a pracovní postupy Objednatele.


Včasné a úplné seznámení Dodavatele s firemními procesy a pracovními postupy v dotčených oblastech. Průběžná aktualizace poskytnutých informací.

Uživatel nemá časový prostor pro plnění úkolů zadaných konzultantem.

Uživatel je nepřipravený. Data nejsou připravena. Nelze školit. Časový posun projektu. Finanční navýšení projektu.

Zajistit pro Uživatele přiměřený časový prostor pro přípravu na jednotlivá školení a k plnění úkolů.


10/13 snímků

IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS RIZIKA PROJEKTU Riziko

Důsledek

Řešení

Uživatel nemá dostatečný časový prostor pro školení (je v průběhu školení vyrušován spolupracovníky).


Zajistit nedostupnost Uživatele pro ostatní zaměstnance firmy v době školení (omezení činnosti nebo uzavření oddělení)

Uživatel se nemůže z jakýchkoliv důvodů připravit na školení, nebo se ho zúčastnit. Uživatel se nechce školení zúčastnit. Uživatel požaduje funkcionalitu, která v aplikaci KS mzdy PROFi není obsažena a nebyla smluvně dohodnuta. Nefunkční komunikace mezi uživateli a konzultantem z osobních důvodů.



Včasné (minimálně 3 dny předem) dohodnutí jiného termínu školení.


Motivovat zaměstnance k aktivní účasti na projektu nebo ho vyměnit.

Prodlužování projektu. Časový posun projektu. Finanční navýšení projektu.

Důsledné seznámení uživatelů se smluvními podmínkami projektu ze strany Objednatele.


Výměna konzultanta ze strany Dodavatele.

10/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM CO JEŠTĚ NEBYLO ŘEČENO, DOTAZY

?

? ? ?

?

? KS – program, spol. s r.o.

?

?

?

? ? ?

?

?

12/13 snímků

PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM DĚKUJEME ZA VAŠI POZORNOST 

Jiří Zajíček, konzultant

Ing. Petr Mieres, Konzultant MZDY

tel.: 571 499 498, fax: 571 499 490

tel.: 571 499 497, fax: 571 499 490

[email protected]

[email protected]

Ing. Tibor Mičunek, Konzultant HR tel.: 571 499 489, fax: 571 499 490 [email protected]


13/13 snímků

KS mzdy PROFi a KS portál

Recommend Documents