Kontrola projektu. Ostrava, Ing. Jaroslav Kubín a Ing. Jiří Boháček

Kontrola projektu

Ostrava, 20. 6. 2012 Ing. Jaroslav Kubín a Ing. Jiří Boháček

Obsah prezentace  Základní pravidla a povinnosti pro realizaci projektů  Vymezení legislativního prostředí  Druhy kontrol a kontrolních subjektů

 Pravidla pro konání kontrol a dopady kontrolní činnosti  Tipy pro bezproblémový průběh kontrol projektů

Základní pravidla  Schválení žádosti o dotaci je sice velkým úspěchem, ale skutečností je, že tím teprve začíná dlouhá cesta plná povinností, nařízení a pravidel, která je nutné naplnit a dodržet, než bude dotace s konečnou platností žadateli proplacena.

Základní pravidla Mezi nejdůležitější povinnosti příjemce patří zejména:  vybrat řádně dodavatele zboží, služeb a prací v souladu se ZVZ či podle pravidel příslušného OP,  zajistit potřebnou publicitu projektu,  vést důkladné účetnictví a na analytických účtech rozlišovat výdaje a příjmy projektu,  dodržet výstupy a harmonogram projektu  v pravidelných intervalech informovat poskytovatele o průběhu projektu a jeho výsledcích.  navíc se realizátoři projektů se musí pravidly dotačních programů bezpodmínečně řídit, i když výsledek hodnocení ještě není znám!

Základní pravidla – správná dokumentace  každý dotační titul si stanovuje vlastní pravidla realizace projektu a vlastní povinnosti příjemců dotací  tato pravidla liší mezi dotačními programy navzájem, ale také může docházet k odlišnostem mezi různými koly výzev v rámci jednoho programu, popř. dokonce mezi různými verzemi týž příruček v rámci jedné výzvy!  prvním důležitým krokem při správné realizaci projektu je tedy výběr relevantních příruček a pokynů, kterými se bude příjemce dotace při realizaci projektu řídit.  stejně tak je nutné sledovat vývoj případných změn v administraci projektu či v povinnostech příjemců v průběhu realizace.

Základní pravidla – správná dokumentace  v okamžiku doporučení projektu k podpoře v rámci vybraného dotačního titulu je zahájena příprava podpisu dvoustranného dokumentu o poskytnutí dotační podpory  podpisem Smlouvy vyvstává příjemci spousta povinností vyjmenovaných právě v této Smlouvě, které bude muset při realizaci a ještě po ní plnit, a to nejen administrativních.  příručky jsou zveřejněny na webových stránkách poskytovatele dotace

Základní pravidla – správná dokumentace  pro úspěšné žadatele o dotaci, kteří se již stali příjemci dotací, je základním dokumentem tzv. příručka pro příjemce dotace  tato bývá dále rozvedena a vysvětlena pro klíčové oblasti ve zvláštních příručkách (např. pro způsobilé výdaje projektu a jejich vykazování, pravidla pro výběr dodavatelů, pravidla pro povinnou publicitu projektu)  pro příjemce dotace je znění smlouvy závazné a příjemce jej musí plně respektovat a dodržovat.  při neplnění povinností sankce za neplnění, a to nepřidělení, krácení či odebrání již přidělené dotace, v horším případě potom spojeno s vyměřením penále.

Základní povinnosti příjemce dotace  řídit se platnou dokumentací OP – zejména příručky, metodické pokyny či pravidla  zahájit fyzickou realizaci projektu v určitém stanoveném časovém limutu od podpisu smlouvy  hlásit vzniklé změny v průběhu realizace projektu  iformovat ŘO o postupu realizace projektu pomocí monitorovacích zpráv  dodržovat harmonogram projektu a naplnit monitorovací ukazatele uvedené ve smlouvě a udržet je po dobu udržitelnosti  vést oddělenou účetní evidenci a dodržovat pravidla pro publicitu  archivovat dokumentaci projektu po stanovenou dobu

Základní povinnosti příjemce  Příjemce je povinen předkládat pravdivé a úplné informace o průběhu realizace a zajištění udržitelnosti projektu, přičemž tyto informace předává zejména prostřednictvím monitorovacích zpráv o projektu.  Povinností příjemce je průběžně sledovat, zda čerpání finančních prostředků probíhá v souladu se schváleným rozpočtem projektu.  K zahájení realizace projektu, tj. k zahájení aktivit projektu, může dojít už před schválením právního aktu o poskytnutí podpory.

Monitorování projektu  Povinností příjemce je předkládat informace o stavu realizace projektu prostřednictvím monitorovacích zpráv.  V případě aktualizace pravidel příjemce vždy postupuje dle platné aktualizované verze Metodiky.  příjemce zadává monitorovací zprávy elektronicky do webové žádosti BENEFIT7, a zároveň je odevzdává v tištěné podobě (výstup z BENEFIT7).

Monitorování projektu  Monitorovací zpráva obsahuje zejména :  informace o projektu  informace o monitorovací zprávě  popis realizace projektu a problémů při realizaci za monitorované období včetně informace o aktivitách projektu zajištěných formou přímého nákupu a včetně změn, ke kterým došlo v průběhu sledovaného období  další plán realizace projektu  plnění finančního plánu  informace o monitorovacích indikátorech

Monitorování projektu  Monitorovací zpráva obsahuje zejména :    

informace o horizontálních tématech zajištění publicity a informování o projektu informace o výběrových řízeních důvody k vrácení/zamítnutí MZ/výhrady ke schválení.

Účetnictví projektu  vedení účetnictví projektu musí být v souladu s předpisy ČR.  příjemci vedoucí účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví jsou povinní vést své příjmy a výdaje s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu.  všechny účetní/daňové doklady - faktury v rámci projektu - musí být vystaveny na příjemce podpory  příjemce musí být schopen všechny operace dokladovat dle relevantních nařízení ES při kontrolách a auditech  příjemce musí kontrolním orgánům poskytovat účetní a další údaje o projektu.

Účetnictví projektu  Příjemce je v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, povinen plnit zejména následující požadavky: – doklady musí splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví – předmětné doklady musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně chronologicky vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost

Účetnictví projektu  Příjemce je v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, povinen plnit zejména následující požadavky: – uskutečněné příjmy a výdaje musí být analyticky vedeny ve vztahu k příslušnému projektu, na dokladech musí být jednoznačně uvedeno, ke kterému projektu se vztahují – povinnost vést oddělený účetní systém nebo odpovídající účetní kód pro všechny transakce související s operací je stanovena v čl. 60 odst. d) obecného nařízení

Zjednodušená žádost o platbu  administraci žádostí provádí ZS nebo ŘO  v žádosti jsou vždy uvedeny uskutečněné výdaje, které se vztahují k projektové žádosti v daném monitorovacím období  před předložením žádosti je nutno ověřit, zda byly do žádosti o platbu zahrnuty všechny výdaje za všechny uskutečněné aktivity v dané etapě.  žádost se zpracovává v aplikaci BENEFIT7 a následně ji žadatel v jednom podepsaném výtisku předloží s požadovanými dokumenty ZS/ŘO

Změny projektu  Příjemce je povinen neprodleně oznámit ZS/ŘO všechny změny a skutečnosti, které mají dopad na obsah právního aktu o poskytnutí podpory, na plnění Podmínek realizace projektu nebo skutečnosti s tím související.  Příjemce ohlašuje změny písemně na formuláři Oznámení příjemce o změnách v projektové žádosti/projektu  Popis těchto změn se také musí objevit v monitorovacích zprávách o realizaci projektu (v určitých případech je možné změnu oznámit pouze prostřednictvím MZ)

Změny projektu  projektovou žádost lze měnit v intervalu od doporučení projektové žádosti k financování až po schválení, nebo je možno ji zcela stáhnout  žádost o změnu projektové žádosti nebo její stažení realizuje příjemce prostřednictvím formuláře Oznámení příjemce o změnách v projektové žádosti/projektu  projekt lze měnit od schválení do termínu ukončení akce stanoveného poskytovatelem

Změny projektu  pokud příjemce zjistí, že nemůže zabezpečit realizaci akce v souladu s právním aktem o poskytnutí podpory, neprodleně o tom informuje ŘO/ZS a požádá ho, aby rozhodl o schválení změny projektu a vydal nový dokument.

Změny projektu  Za nepodstatné změny projektu se považuje např.:  změna manažera projektu, kontaktních údajů kromě názvu a adresy příjemce apod.;  nákladové změny etap projektu

Změny projektu  Za podstatné změny projektu se považují např.:  změny, které ovlivní výstupy, výsledky či dopady projektu a jeho indikátory;  změna statutárního zástupce;  změny, které ovlivní cíle, obsah nebo zaměření projektu;  změny termínů ukončení realizace projektu a závěrečného vyhodnocení akce;

Změny projektu  Za podstatné změny projektu se považují např.:  přesun termínu podání monitorovací zprávy včetně zjednodušené žádosti o platbu;  změny struktury financování projektu z jednotlivých zdrojů;  změny, které by ovlivnily hodnocení projektu;  změna sídla nebo názvu příjemce;  nově plánované zadávací/výběrové řízení, které nebylo v předkládané projektové žádosti

Změny projektu  Za podstatné změny projektu se považují např.:  zařazení nových rozpočtových položek.

 změna při opravě překlepů apod. je řešena vydáním technického změnového řídícího dokumentu, kdy není nutná žádost příjemce na základě Oznámení o změnách v projektu.

Předčasné ukončení projektu  buď na základě rozhodnutí ŘO v případě, že příjemce neplní stanovené Podmínky, nebo z rozhodnutí příjemce.  ŘO oznámí příjemci písemně své rozhodnutí se zdůvodněním, nebo přijme od příjemce formou Oznámení příjemce o změnách v projektové žádosti/projektu informaci o tom, že odstupuje od realizace projektu.

Předčasné ukončení projektu  ŘO posoudí návrh, včetně zdůvodnění a lhůty, a vyjádří se k němu.  dnem doručení kladného vyjádření ŘO začíná běžet lhůta k uzavření aktivit projektu.  v případě kladného vyjádření bude individuálně posouzen nárok příjemce na proplacení prostředků, a to jen za tu část projektu, která již byla provedena v souladu s právním aktem o poskytnutí podpory.  vyplacení této části prostředků je podmíněno alespoň částečným dosažením cílů projektu odpovídajícímu vynaloženým prostředkům, tzn. částečné naplnění plánovaných indikátorů.

Předčasné ukončení projektu  finanční vypořádání již poskytnutých prostředků probíhá v souladu se zákonem č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, a s příslušnými prováděcími předpisy  poskytnuté části dotace musí být řádně vyúčtovány a prostředky nevyužité ve prospěch projektu musí být vráceny ve lhůtě stanovené ŘO ve vyjádření k návrhu příjemce na předčasné ukončení realizace projektu na účet poskytovatele  pokud příjemce ve stanovené lhůtě finanční prostředky nevrátí, předá ŘO záležitost příslušnému správci daně a případ je považován za neoprávněné použití finančních prostředků.

Řádné ukončení realizace projektu  ukončením realizace projektu se míní prokazatelné uzavření všech aktivit projektu  je to den, kdy je dokončena fyzická realizace projektu nebo je ukončeno poskytování služeb financovaných z projektu  tuto skutečnost je třeba doložit kromě vlastních výstupů projektu též ověřitelnými důkazy dosažení cílů projektu  datum ukončení realizace projektu je podstatné při proplácení finanční pomoci a pro počítání lhůty, ve které musí příjemce podpory odevzdat závěrečnou monitorovací zprávu.

Majetek pořízený z dotace  s veškerým majetkem získaným byť i jen částečně z poskytnuté podpory musí být nakládáno po dobu udržitelnosti s péčí řádného hospodáře a tento majetek ani jeho části nesmí být zatíženy žádnými věcnými právy třetích osob, včetně zástavního práva  příjemce nesmí majetek pořízený z poskytnuté podpory po dobu udržitelnosti bez předchozího písemného souhlasu ŘO pronajmout, převést, prodat či vypůjčit jinému subjektu.

Pozastavení podpory  ŘO může v případě vzniklého podezření na porušení rozpočtové kázně, či při podezření na nesrovnalost: – vyzvat příjemce k okamžité nápravě zjištěných nedostatků včetně stanovení lhůty k nápravě; – preventivně pozastavit platby příjemci podpory.  v případě, že poskytovatel podpory při předložení žádosti o platbu zjistí, že existuje podezření na nesrovnalost, mohou být příjemci na nezbytně nutnou dobu pozastaveny platby a certifikace na daný projekt.

Pozastavení podpory  jestliže se prokáže, že se jedná o nesrovnalost spočívající v porušení rozpočtové kázně, hrozí postup v souladu s příslušnými ustanoveními předmětného zákona  věc bude dále předána příslušnému územnímu finančnímu orgánu, Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže nebo orgánům činným v trestním řízení  v případě, že se nejedná o nesrovnalost, bude dále ŘO postupovat dle konkrétní situace (vyzve dotčený subjekt k vyjádření, nápravě, učiní preventivní opatření k minimalizaci podobných porušení).

Archivace dokumentů  Příjemce je povinen uchovávat veškerou originální dokumentaci související s realizací projektu včetně dokumentace vztahující se k zadávacím/výběrovým řízením v rámci projektu včetně veškerých souvisejících originálů účetních dokladů, v souladu s čl. 90 obecného nařízení, tedy minimálně do konce roku 2021, a pokud je v českých právních předpisech stanovena lhůta delší než v evropských předpisech, musí být použita pro úschovu tato delší lhůta.

Archivace dokumentů  Základní pravidla pro nakládání s dokumenty stanovuje: – zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů; – vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví; – vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby; – zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů; – zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů.

Archivace dokumentů  Dále se příjemce při ukládání a archivaci výše uvedených dokumentů řídí zejména těmito dalšími právními předpisy: – zákonem č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů; – zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů; – zákonem č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů; – zákonem č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů.

Archivace dokumentů  v České republice žádný předpis neřeší úschovu dokumentů a dokladů výhradně pro účely dotací ze SF a Fondu soudržnosti EU, resp. dotací z jiných zdrojů  obecně jsou lhůty pro uchovávání dokumentů součástí různých právních předpisů.  Evropské právní normy nestanovují žádné závazné parametry archivů pro úschovu dokumentů  vzhledem k nutnosti bezpečně a spolehlivě archivovat dokumenty a doklady vznikající při implementaci pomoci ze SF a FS se příjemci ukládá přiměřeně aplikovat podmínky zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v platném znění.

Archivace dokumentů  veškerá dokumentace související s realizací příslušného projektu musí být vedena přehledně a musí být lehce dosažitelná  obdobně musí být k uchovávání potřebných dokumentů zavázáni dodavatelé ve smlouvách s příjemcem podpory  příjemce musí zajistit, aby veškeré výstupy projektu byly dostupné pro všechny oprávněné kontrolní subjekty (zaměstnance či zmocněnce MMR, MF, EK, Evropského kontrolního úřadu, NKÚ, příslušného územního finančního orgánu a dalších oprávněných orgánů).

Udržitelnost projektu  Příjemce je povinen zachovat výsledky projektu v nezměněné podobě po dobu stanovenou v Podmínkách  Tyto podmínky stanovují zejména, aby plně a prokazatelně splnil účel projektu, na který mu budou poskytnuty finanční prostředky, a to v rozsahu schváleného projektu a zachoval výsledky realizace projektu 5 let ode dne ukončení projektu;

Publicita projektu  poskytnutí podpory pro realizaci projektu EU a Českou republikou musí být dostatečně zviditelněno a propagováno  volba vhodných prostředků a opatření pro zajištění publicity projektu a jejich věcné a organizační zajištění závisí na rozhodnutí realizátora projektu  konkrétní nástroje k zajištění publicity projektu jsou specifikovány v projektové žádosti o finanční podporu  finanční spoluúčast EU, resp. ERDF, musí být zdůrazněna během celé doby realizace a udržitelnosti projektu.

Publicita projektu  Veškerá informační a propagační opatření musí obsahovat:  1. Symbol OP;  2. Symbol EU;  3. Odkaz na spoluúčast Evropské unie na financování projektu - text „EVROPSKÁ UNIE“, či jiným způsobem se stejným významem;  4. Odkaz na ERDF: „Evropský fond pro regionální rozvoj“ či ESF: „Evropský sociální fond“;  5. Prohlášení ŘO: „Investice do vaší budoucnosti“.

Publicita projektu  symboly a odkazy musí být uvedeny na objednávkách pro dodavatele (přímý nákup, kdy zadavatel poptává služby nebo dodávky), na všech příslušných informačních, školících a propagačních materiálech zakoupených z prostředků EU.  rovněž musí být umístěny ve školících místnostech, na hmotném majetku zakoupeném v rámci projektu, na dokumentaci související s projektem apod.

 symboly musí být uvedeny na viditelném místě

Publicita projektu  symboly musí být uvedeny na viditelném místě, u tiskových materiálů vždy uvedeny na titulní straně  při používání současně s jinými logy nebo znaky se umísťují znaky EU a OP jako první v pořadí, první v pořadí logo OP, poté logo EU  stejné pravidlo platí i při umístění svisle pod sebe, ostatní loga nebo znaky nesmí být větší než symboly EU a OP  odkaz na finanční spoluúčast EU a ERDF /ESF a prohlášení ŘO ve znění: „INVESTICE DO VAŠÍ BUDOUCNOSTI“ musí být užíván vždy se symboly EU a OP  při využívání symbolů je při jejich případném zvětšování nebo zmenšování nutné dodržovat správný poměr stran

Publicita projektu  náklady spojené se zajištěním publicity projektu jsou způsobilým výdajem, mohou být proto součástí rozpočtu projektu  dodržování a provádění publicity projektu (zvolené formy) dle stanovených pravidel je velmi důležité a je předmětem kontrol

Publicita projektu  Příklady publicity  Informační panely nebo informační tabulky  Tiskové a mediální zprávy  Tiskové konference při zahájení projektu, v jeho průběhu, popřípadě při jeho ukončení  Publikace, školící a informační materiály - vydávané za účelem informování o projektu  Propagační předměty

Publicita projektu  Příklady publicity  Články a tematické přílohy v tisku, inzerce v tisku  Internet - umístění odkazu či informace o projektu a zejména o jeho výstupu na centrální webové stránky fondů EU v ČR

Nejčastější chyby v rámci realizace projektu  Nejčastější chyby v předkládaných monitorovacích zprávách se žádostí o platbu:  stručný popis realizace projektu, který neobsahuje veškeré realizované aktivy projektu  neuvedení popisu zapojení partnera v rámci projektu  neuvedení veškerých vzniklých změn projektu  chybně uvedený termín skutečného předložení monitorovací zpráv  opomínání uvedení informace o dodatku ke Smlouvě o dotaci

Nejčastější chyby v rámci realizace projektu  Nejčastější chyby příjemců v předkládaných přílohách monitorovacích zpráv se žádostí o platbu  nesoulad mezi předkládanými dokumenty  špatně vyplněná Benefitová žádost o platbu (částka celkových způsobilých výdajů, křížové financování ad.)  nedoložení samostatné účetní evidence včetně sestavy z níž je patrné rozdělení investičních a neinvestičních výdajů  nedoložení opisu účetních dokladů s podpisy odpovědných osob

Nejčastější chyby v rámci realizace projektu  Nejčastější chyby příjemců v předkládaných přílohách monitorovacích zpráv se žádostí o platbu  nerozepsání způsobilých a nezpůsobilých výdajů na faktuře v případě částečné způsobilosti faktury  nedoložení příloh k fakturám (např. soupis provedených prací)  nesoulad částky vystavené faktury s přiloženým soupisem prací  nedoložení změnových listů v případě vzniku drobných změn

Nejčastější chyby v rámci realizace projektu  Nejčastější chyby v dokumentaci k zadávacímu řízení:  nedodání kompletní dokumentace k výběrovému řízení  neurčení předpokládané hodnoty zakázky a způsobu jejího určení  nedostatečně specifikovaná hodnotící kritéria bez konkrétního způsobu určení (ekonomická výhodnost nabídky, kvalita, technické provedení)  rozpor návrhu smlouvy o dílo s uzavřenou smlouvou  nedostatečné prokázání odeslání Výzvy osloveným dodavatelům

Kontrola  důležitá součást řídící práce  činnost, při které se ověřuje, zda skutečný stav se rovná stavu žádoucímu a zda existují (a jak se naplňují) opatření k dosažení souladu mezi skutečným stavem a stavem žádoucím  kontrola 1. stupně - kontrola projektů (primární systém finanční kontroly)

Účel kontrol  zjištění odchylek od žádoucího stavu  náprava nedostatků  odstranění příčin nedostatků

 prevence před vznikem nedostatků  definování možných rizik

Legislativní rámec  Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů  Zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole ve znění pozdějších předpisů  Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999  Pravidla příslušného operačního programu v rámci kterého se projekt realizuje

Kontrolní činnost Veřejnosprávní kontrola  veřejnosprávní kontrolu projektů provádí v souladu se zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů ŘO/ZS

Druhy kontrol  administrativní (dokladová) kontrola – kontrola předložených dokumentů (Žádost o dotaci vč. příloh, MZ, ŽoP, MH, Oznámení o změnách, a další)  fyzická kontrola (kontrola na místě) – kontrola fyzického stavu projektu a dokumentace s projektem související

Druhy kontrol  předběžná (ex-ante) - před uzavřením Smlouvy o poskytnutí dotace  průběžná (interim) - v období od uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace do konečného proplacení způsobilých výdajů  následná (ex-post) – po dobu udržitelnosti projektu, tj. 3 nebo 5 let od finančního ukončení projektu, respektive po dobu povinné archivace dokumentace k projektu, tj. 10 let od finančního ukončení projektu  kontrola postupu zadávání veřejných zakázek

Druhy kontrol  plánované kontroly – plán kontrol (analýza rizik), harmonogram resp. finanční plán projektu  neplánované (namátkové) kontroly – na základě analýzy rizik a obdržených hlášení podezření na nesrovnalosti při realizaci konkrétního projektu, na základě aktuální potřeby (změny projektu, realizace VŘ)  místní šetření - neformální zjištění současného stavu realizace projektu

Předběžná kontrola Administrativní kontrola ex-ante:  realizace kontroly do 25 pracovních dnů od ukončení Výzvy k předkládání žádosti o dotaci  kontrola přijatelnosti - kontrola souladu projektu se zaměřením ROP Severozápad, platnou legislativou a zaměřením oblastí podpory (na základě obecných a specifických kritérií přijatelnosti)  kontrola formálních náležitostí – kontrola úplnosti a správnosti předložené žádosti a povinných příloh.

Předběžná kontrola Fyzická kontrola ex-ante:  realizace kontroly zpravidla před schvalováním projektu (doporučení/nedoporučení projektu ke schválení)  vzorek projektů na základě analýzy rizik  cílem ex-ante kontroly na místě je: – získat informace o přípravě žadatele na realizaci projektu – porovnat skutečný stav se stavem deklarovaným v žádosti – ověřit, že žadatel splňuje definici žadatele pro dané opatření – ověřit, že veškeré vstupy projektu a přípravné činnosti

Průběžná kontrola  Druhy kontroly interim: – administrativní kontrola / fyzická kontrola na místě – se žádostí o platbu / bez žádosti o platbu – finanční kontrola / kontrola fyzické realizace  administrativní kontrola – provádí ŘO na základě předložených MZ, ŽoP, MH, Oznámení o změně atp.  kontrola na místě – ŘO minimálně 1x za dobu realizace, v praxi vždy před schválením ŽoP

Průběžná kontrola  kontrola dodržování stanovených podmínek a postupů,  kontrola plnění smluvních podmínek příjemcem,  ověření, že jsou finanční prostředky použity k záměru specifikovanému projektem a Smlouvou  ověření, že se v průběhu realizace neporušují pravidla pro poskytování finančních prostředků ze strukturálních fondů,  kontrola hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti vynaložených výdajů,  ověření, že jsou probíhající operace přizpůsobovány novým rizikům při případných změnách legislativních, provozních, personálních atd.

Následná kontrola  cílem je prověřit, zda příjemce pomoci dodržuje závazky týkající se projektu (zejména zajištění udržitelnosti výstupů a výsledků projektu), vedení účetních dokladů a další závazky vyplývající ze smlouvy o poskytnutí dotace  administrativní kontrola – provádí ŘO na základě předložených MZ o zajištění udržitelnosti projektu, Oznámení o změně atp. – po dobu udržitelnosti projektu  kontrola na místě – ŘO minimálně 1x za dobu udržitelnosti, další oprávněné subjekty kdykoli po dobu povinné archivace dokumentace projektu

Následná kontrola  ověření, že výsledky a výstupy projektu jsou udržovány v nezměněném stavu a slouží stanoveným cílovým skupinám  kontrola plnění smluvních podmínek příjemcem  kontrola, že se v průběhu udržitelnosti neporušují pravidla pro poskytování finančních prostředků ze strukturálních fondů  kontrola výpočtu příjmů projektu  ověření, že jsou probíhající operace přizpůsobovány novým rizikům při případných změnách legislativních, provozních, personálních atd.

Kontrola postupu zadávání veřejných zakázek  provádí pověření pracovníci ŘO  cílem je ověřování dodržování legislativy EU a ČR a postupů pro zadávání zakázek mimo působnost zákona o veřejných zakázkách upravených v Pokynech pro zadávání zakázek  výsledky kontroly nenahrazují případná stanoviska orgánů dohledu a nezbavují příjemce zodpovědnosti za dodržování zákona

Kontrola postupu zadávání veřejných zakázek  Kontrola zadávání VZ „ex-ante“ – před zahájením řízení – kontrola zadávací dokumentace včetně výzvy  Kontrola zadávání VZ „interim“ – v průběhu řízení – VŘ bylo zahájeno před doručením Doporučení projektu/Osvědčení o způsobilosti projektu – kontrola dokumentace zahájeného VŘ  Kontrola zadávání VZ „ex-post“ – po uzavření řízení – VŘ bylo ukončeno před doručením Doporučení projektu - VŘ na PD, veřejné zakázky malého rozsahu – kontrola dokumentace ukončeného VŘ vč. rozhodnutí o námitkách

Kontrola postupu zadávání veřejných zakázek  administrativní kontrola – kontrola předložené dokumentace  fyzická kontrola – kontrola na místě  účast na jednání hodnotící komise  v případě VZ plně hrazených z kategorie nezpůsobilých výdajů mají uvedené postupy pro kontrolu jednotlivých dokumentů předkládaných v průběhu realizace VŘ pro příjemce pouze doporučující charakter.

Veřejné zakázky  Při realizaci VZ se příjemce vždy řídí Zákonem o veřejných zakázkách, Závaznými postupy pro zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných z evropských fondů, pravidly poskytovatele dotace a případně interními předpisy příjemce  Při realizaci všech výběrových řízení musí příjemce dodržovat zejména ustanovení paragrafu 6 ZVZ o rovném zacházení, transparentnosti a zákazu diskriminace  Příjemce musí také vždy přihlížet k Obecným zásadám Smlouvy o založení ES při zadávání VZ (např. volný pohyb zboží a služeb, právo usazování, proporcionalita ad.)

Veřejné zakázky  v případě veřejných zakázek malého rozsahu příjemce postupuje podle pravidel stanovených poskytovatelem dotace  stanovená pravidla jsou vždy minimální požadovanou úrovní  nerespektování pravidel a podmínek může vést k sankcím ze strany ÚOHS a zejména poskytovatele dotace (neuznatelnost nákladů ad.)  výběrové řízení může být uskutečněno ještě před schválením projektu, nicméně musí respektovat pravidla poskytovatele dotace

Veřejné zakázky  při realizaci výběrového řízení musí zadavatel plnit pravidla publicity a také veškerou dokumentaci uchovávat v souladu s pravidly pro archivaci dokumentů  při realizaci výběrových řízení a při všech činnostech s tím spojených je příjemce povinen umožnit příslušnou kontrolu podle pravidel OP  Seznámení se s pravidly pro realizaci veřejných zakázek v rámci OP je zásadním krokem pro správnou realizaci VZ a eliminaci chyb a z nich plynoucích rizik v podobě sankcí a neuznatelnosti nákladů

Veřejné zakázky  Při realizaci výběrových řízení je nutné zejména respektovat stanovená pravidla pro : – Příslušný druh a typ VZ podle finančního objemu a předmětu zakázky – Dělení zakázek – Přípravu zadávací dokumentace včetně kvalifikačních a hodnotících kritérií – Otevírání obálek a vyhodnocování nabídek – Prokazatelnost všech kroků v rámci VŘ – Respektování paragrafu 6 ZVZ

Místní šetření  realizováno pracovníky ŘO v místě realizace projektu bez účasti příjemce  cílem je zjištění současného stavu realizace projektu  Dokumentace:  záznam z místního šetření  fotodokumentace pořízená v místě šetření

Fyzická kontrola na místě  Účastníci kontroly na místě: – Kontrolovaná osoba – práva / povinnosti – Kontrolor (kontrolní skupina) – práva / povinnost  Fáze kontroly na místě: – Zahájení kontroly – Průběh kontroly – Ukončení kontroly

Kontrolovaná osoba  fyzická nebo právnická osoba, která je žadatelem, resp. příjemcem veřejné finanční podpory  dodavatel – fyzická nebo právnická osoba, která se podílela na dodávkách zboží nebo služeb hrazených z veřejných výdajů nebo veřejné finanční podpory

Práva kontrolované osoby  požadovat na kontrolorovi (kontrolní skupině) předložení písemného pověření ke kontrole  požadovat na kontrolorovi předání protokolu o kontrole – protokolu z fyzické kontroly

 uplatňovat námitky proti protokolu o kontrole, včetně návrhu na doplnění kontrolních zjištění  být informována o termínu konání kontroly

Práva kontrolované osoby  vyžádat si náhradní termín pro fyzickou kontrolu  požadovat od kontrolorů potvrzení o případném převzetí dokladů kontrolované osoby  zaměstnanci kontrolované osoby nejsou povinni poskytnout součinnost v případech, kdy by poskytnutí mohlo způsobit trestní stíhání jim nebo osobám jim blízkým

Povinnosti kontrolované osoby  vytvořit podmínky pro provedení kontroly, osobně se zúčastnit a zdržet se jednání a činností, které by mohly ohrozit její řádný průběh  navrhnout nejbližší možný termín pro provedení kontroly v případě vyžádání náhradního termínu  opakovaně po sobě zrušené termíny (zaviněné ze strany příjemce) mohou být důvodem pro odstoupení poskytovatele dotace od Smlouvy

Povinnosti kontrolované osoby  před začátkem kontroly předložit doklad o identifikaci, že jde o žadatele/příjemce  seznámit členy kontrolní skupiny s bezpečnostními předpisy, které se vztahují ke kontrolovaným objektům

 předložit kontrolní skupině na vyžádání dokumenty o kontrolách jak fyzických, tak finančních  umožnit kontrolní skupině vstup na pozemek, do každé provozní budovy, místnosti a místa

Povinnosti kontrolované osoby  předložit ve stanovených lhůtách vyžádané doklady a poskytnout informace k předmětu kontroly  uchovávat originály dokumentace po dobu 10 let od finančního ukončení projektu a současně po dobu min. 3 let od ukončení programu  poskytnout materiální a technické zabezpečení pro výkon kontroly  přijmout ve stanovené lhůtě opatření k nápravě nedostatků zjištěných kontrolou (písemně informovat)

Kontrolní skupina  osoba/osoby provádějící kontrolu  Složení kontrolní skupiny: – vedoucí kontrolní skupiny – řadový člen/řadoví členové kontrolní skupiny – přizvané osoby (externí expert, přizvaný pracovník ŘO ad.)

Kdo může kontrolovat         

zaměstnanci nebo zmocněnci poskytovatele dotace Ministerstvo pro místní rozvoj ČR Ministerstvo financí ČR Auditní orgán Evropská komise Evropský účetní dvůr Nejvyšší kontrolní úřad Evropská protikorupční služba OLAF další oprávněné orgány státní správy a Evropské unie

Práva kontrolorů  vstupovat na pozemky, do provozních budov, místností a míst  mít přístup k účetním písemnostem, záznamům a informacím ve smyslu obecně závazných právních předpisů pro dosažení cíle kontroly  požadovat předložení dokladů, vzorků, materiálů, technologií atp. ve stanovené lhůtě  v odůvodněných případech zajišťovat originální doklady

Práva kontrolorů  požadovat poskytnutí pravdivých a úplných informací o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech včetně vysvětlení příčin zjištěných nedostatků  použít telekomunikační nebo jiná zařízení a služby kontrolované osoby v případech, kdy je jejich použití nezbytné pro řádné zabezpečení kontroly  požadovat na kontrolované osobě a jejích zaměstnancích, aby se zdrželi činnosti, která by mohla ohrozit průběh kontroly

Práva kontrolorů  požadovat, aby kontrolovaná osoba přijala opatření k nápravě zjištěných nedostatků a ve stanovené lhůtě podala písemnou zprávu o jejich odstranění

Zahájení kontroly  oznámení o zahájení/konání fyzické kontroly, tj. datum, čas a místo konání – s předstihem písemně (elektronicky) či telefonicky – nejpozději v den konání kontroly  oficiální zahájení kontroly = předložení písemného pověření ke kontrole  seznámení kontrolované osoby s právy a povinnostmi

Průběh kontroly  kontrola dokumentace projektu (dokumentace VŘ)  kontrola fyzického stavu projektu  kontrola dodržování pravidel pro publicitu

 kontrola dodržování smluvních ujednání  Kontrolní skupina si může vyžádat předložení výsledků předchozích kontrol, pokud se vztahují k předmětu kontroly, a to kdykoliv v průběhu kontroly.

Ukončení kontroly  zpracování protokolu z fyzické kontroly (v určeném čase od uskutečnění kontroly)  předání protokolu a seznámení kontrolované osoby s jeho obsahem, kontrolovaná osoba stvrzuje podpisem

 lhůta pro podávání námitek proti závěrům kontroly (min. 5 pracovních dnů od převzetí nestanoví-li kontrolní skupina lhůtu delší)  rozhodnutí o námitkách (proti rozhodnutí se již nelze odvolat)

Zjištění kontroly  vyřazení projektu z administrace (ex-ante kontroly)  nařízení opatření k odstranění nedostatků  pozastavení proplácení prostředků dotace

 finanční korekce dotčených výdajů  návrh na zahájení řízení o nesrovnalostech  návrh na zahájení řízení o porušení rozpočtové kázně

Předpoklad bezproblémového průběhu kontroly  úzká spolupráce s pověřenými pracovníky ŘO ve všech fázích realizace projektu (změny, problémy, termíny)  přehledné a důsledné vedení projektové dokumentace na jednom místě  ošetření povinnosti archivovat dokumenty vnitřní archivační směrnicí zohledňující podmínky programu  pořizování zápisů jednání projektového týmu, uchovávání korespondence, včetně elektronické  uchovávání originálů všech dokumentů souvisejících s realizací projektu (vč. MZ, ŽoP atd.)

Předpoklad bezproblémového průběhu kontroly  kvalitní práce projektového týmu – monitoring naplňování závazných podmínek smlouvy o dotaci (platí i pro období udržitelnosti projektu)  nastavení základních procesů projektového řízení v organizaci, včetně kompetencí a zodpovědností jednotlivých členů PT, eskalace rozhodovacích procesů atp.  kvalitní práce technického dozoru, tj. ověření, že fakturované položky odpovídají svým množstvím a kvalitou uskutečněným dodávkám

Předpoklad bezproblémového průběhu kontroly  pečlivá kontrola plnění smluvních podmínek dodavatelem - při převzetí díla/dodávky  důsledné dodržování oznamovací povinnosti vůči poskytovateli dotace  pečlivé dodržování všech pravidel upravujících zadávání veřejných zakázek  ukotvení povinné součinnosti při kontrolách ve všech smlouvách s dodavateli/partnery  důsledné dodržování pravidel pro publicitu projektu

Děkujeme za pozornost Ing. Jaroslav Kubín Ing. Jiří Boháček

[email protected]