KOMPUTERISASI ESTIMASI BIAYA REPARASI KAPAL BERDASARKAN HISTORICAL DATA UNTUK MENINGKATKAN EFISIENSI ACTIVITY BASED COSTING BERBASIS WEB Mohammad Sholikhan Arif (4107100025) Ir.Heri Supomo, M.Sc. Jurusan Teknik Perkapalan FTK/ITS Surabaya ABSTRAK Proses reparasi merupakan aktifitas yang sangat penting bagi kapal untuk mempertahankan kondisi kapal, memperkecil angka kecelakaan akibat kerusakan pada bagian bagian konstruksi dan peralatan kapal. Proses reparasi merupakan core bisnis yang bagus bagi galangan kapal untuk mengembangkan perusahaan. Sistem estimasi biaya reparasi kapal berperan penting dalam menentukan keuntungan aktifitas reparasi. Kesalahan dalam menghitung biaya reparasi dapat merugikan perusahaan galangan. Berdasarkan permasalahan tersebut, estimasi biaya berdasarkan historical data-Activity Based Costing system berbasis web ini diharapkan mampu memenuhi harapan owner kapal yaitu memperoleh informasi biaya reparasi kapal secara cepat dan mudah, maupun pihak galangan yang dapat mengolah input repair list berdasar ke ABC system sehingga galangan mendapatkan manajemen akutansi yang baik. Kata kunci: Historical data, Activity based costing, reparasi kapal, galangan kapal, owner kapal, berbasis web.
1. PENDAHULUAN Kapal sebagai transportasi laut akan mengalami kerusakan baik pada hull, konstruksi maupun peralatan-peralatan yang ada pada kapal yang disebabkan oleh operasi kapal, dampak lingkungan maupun kecelakaan yang terjadi. Oleh karena itu untuk menstabilkan kondisi kapal agar dalam operasional kapal tetap optimal serta kondisi konstruksi maupun peralatan yang terdapat didalam kapal sebagai suatu sistem pendukung maupun inti tetap baik serta sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan oleh pihak klasifikasi perlu dilakukan perawatan dan perbaikan secara rutin dan berkala
pihak galangan. Namun kadangkala pihak pemilik kapal juga dirugikan dalam perhitungan estimasi biaya reparasi kapal di galangan karena tidak sesuai dengan estimasi yang dilakukan oleh pihak pemilik kapal yang disesuaikan dengan biaya yang dianggarkan.
Oleh karena itu diperlukan sebuah metode yang dapat menyelesaikan permasalahan diatas. Salah satunya adalah metode estimasi reparasi kapal yang berdasarkan historical data untuk meningkatkan efisiensi Activity-based Costing. sistem ini merupakan sistem yang dibuat oleh pihak galangan yang dapat diakses oleh pemilik kapal via internet sehingga di satu sisi, pihak galangan tidak rugi karena Dalam mengestimasi biaya reparasi kapal, kesalahan dalam estimasi biaya dan pihak pihak galangan biasanya menggunakan pemilik kapal dapat memperkirakan biaya estimasi harga secara manual sehingga kadang reparasi kapalnya terlebih dahulu. kala pihak galangan salah dalam menentukan harga reparasi kapal, hal ini dapat merugikan
2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Historical Data Pengertian dari historical data adalah informasi dari masa lalu yang digunakan untuk membantu memperkirakan sesuatu dimasa depan. sebagai contoh dalam ekonomi antara lain: histori harga, histori keuntungan, histori perkembangan perusahaan dan lain lain. Dalam pembiayaan yang mencantumkan unsur historical data, terdapat sebuah standar yang terdapat di dalam item pekerja dan material. Estimasi biaya akan berubah karena perubahan harga UMR (Upah Minimum Regional) dan harga material. Jumlah jam orang dan material harus tetap konstan kecuali perubahan untuk lingkup pekerjaan. Sistem memperkirakan penggunaan historical data dengan cara memvalidasi penggunaan standart yang bertujuan untuk memastikan standart tersebut memenuhi teknologi yang baru dan mewakili elemen elemen biaya yang diestimasi.
2.3. PHP and MY SQL PHP merupakan singkatan php Hypertext Preprocessor adalah sebuah bahasa scripting yang terpasang pada HTML. Sebagian besar sintaks mirip dengan bahasa C, Java, asp dan Perl, ditambah beberapa fungsi PHP yang spesifik. Tujuan utama bahasa ini adalah untuk memungkinkan perancang web untuk menulis halaman web dinamik dengan cepat. PHP merupakan singkatan php Hypertext Preprocessor adalah sebuah bahasa scripting yang terpasang pada HTML. Sebagian besar sintaks mirip dengan bahasa C, Java, asp dan Perl, ditambah beberapa fungsi PHP yang spesifik. Tujuan utama bahasa ini adalah untuk memungkinkan perancang web untuk menulis halaman web dinamik dengan cepat 3. METODOLOGI PENELITIAN Berikut dijelaskan metodologi dalam tugas akhir ini a. Pengumpulan Data - Proses bisnis umum dan alur proses bisnis reparasi kapal - Alur pembiayaan untuk biaya produksi reparasi kapal - Data Aktifitas di galangan - Data biaya reparasi kapal. - Data pemicu sumberdaya dan pemicu aktivitas - Data jam orang tiap tiap aktivitas
2.2. Activity Based Costing Yaitu sistem pengalokasian dan pengalokasian kembali biaya ke objek biaya dengan dasar aktivitas yang menyebabkan biaya. Sistem ABC ini didasarkan pada pemikiran bahwa aktivitas penyebab biaya dan biaya aktivitas harus dialokasikan keobjek biaya dengan dasar aktivitas biaya tersebut dikonsumsikan. Sistem ABC ini menelusuri biaya ke produk sebagai dasar aktivitas yang digunakan untuk b. Perancangan Sistem menghasilkan produk tersebut. Tahap I - Identifikasi Historical data dan Drivernya untuk estimasi biaya reparasi kapal untuk Tahapan Activity Based costing untuk reparasi setiap aktifitasnya. kapal antara lain: aktivitas dan informasi Tahap II 1. Identifikasi tentang aktivitas - Kapal yang akan direparasi diidentifikasi 2. Pembebanan biaya ke aktivitas aktivitas reparasinya sesuai dengan WBS didasarkan pada konsumsi sumber daya (work breakdown structure) oleh aktivitas Tahap III Cara pembebanan biaya dapat dilakukan - Proses estimasi perhitungan dengan cara melalui direct tracing, driver tracing dan atau Activity based Process costing alokasi.
c. Pembuatan Perangkat Lunak - Diagram alur / flowchart Diagram yang digunakan untuk membantu menyelesaikan masalah dan mencapai tujuan dalam membuat program. - Diagram entity relationship ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. - Desain file dan database pada server Mendesain file berbasis php dan mySQL pada server sehingga konsep program dapat terbentuk. - Struktur menu Mendesain struktur menu pada program dan membagi entitas permisi dari masing masing user. - Struktur tampilan dan keamanan Mendesain tampilan luar dan bentuk website secara visual sehingga lebih mnarik dalam penggunaannya serta memastikan keamanan website lebih terjamin. Start
Latar Belakang masalah
4. PERANCANGAN SISTEM 4.1. Historical Data dalam reparasi kapal Dalam perhitungan biaya yang berdasarkan Historical Data yang akan diterapkan pada Activity based costing dibutuhkan data data historis yang mempengaruhi proses perhitungan, data data historis tersebut adalah : 1. Data riwayat Perbaikan Kapal 2. Data Penggunaan Man Hour Galangan 4.2. Perhitungan Man Hour Galangan
Dalam perhitungan ini dilakukan langkah langkah sebagai berikut: 1. Identifikasi Aktifitas reparasi kapal 2. Pengkodean aktivitas menurut WBS 3. Menentukan activity driver masing masing aktivitas 4. Menentukan Jam orang tiap aktifitas 5. Identifikasi Data Kapal 6. Menentukan pekerjaan yang akan dihitung man hour nya 7. Didapatkan estimasi jam orang yang digunakan untuk setiap pekerjaan Tabel 4.1 Pengkodean pekerjaan menurut wbs Code WBS
Study Literatur
Kategori Pekerjaan
Studi Lapangan
001
Docking/Undocking
002
General Services
003
Hull Working
004
Angker, chain & Chain Locker
005
Anodes
Aplicable ?
006
Seachest & Valves
ya
007
Plate Working
008
Pipe Working
009
Machinery And other Equipment
010
Rudder and Propulsion Sistem
011
Electrical working
Pengumpulan data
Perancangan Sistem
Pembuatan Perangkat lunak tdk
Tahap Pengujian
tdk Lulus Uji?
ya Kesimpulan
Setelah aktifitas beserta kodenya ditentukan, langkah selanjutnya adalah menentukan activity driver masing masing aktivitas. Activity driver adalah variable-variable historis kapal yang menjadi patokan seberapa besar jam orang yang diberikan kepada pekerjaan tersebut. Dalam Menghitung Jam orang digunakan data
Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi masing masing jam orang setiap aktifitas reparasi kemudian dibentuk grafik Grafik penggunaan jam orang K.10032
Penggunaan JO reparasi K.10032
kapal sebagai berikut:
1
K. 10032
KMP. EDHA
2
K. 10083
KM. GANDA SATRIA
3
K. 10085
KM. HIJAU MUDA
4
K. 10025
MT.HORIZON MARU
5
K. 10002
K.JOHAR-02
6
K. 10077
KM.MANDIR
7
K. 10073
TK. ROBBY-78
8
K. 10094
KM.TANTO CERIA
9
K. 01057
KM. TANTO SAYANG
10
K. 10065
TANTO SEPAKAT
11
K. 10058
FINANCIA
12
K. 10041
TANTO SANTOSA
13
K. 10038
TANTO SEKAWAN
14
K. 10021
TANTO HARI
15
K. 10062
SELATAN MEGAH
Nama Kapal
Jam Orang
001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011
No. Order
500 400 300 200 100 0 Pekerjaan
Kemudian di rata rata setiap jam orang tiap aktifitas akan dihasilkan grafik sebagai berikut: Grafik penggunaan jam orang rata-rata
Rata-Rata 500 400 300 200 Jam Orang
100 0 001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011
n o
Jam Orang
Tabel 4.2 Data Kapal
Jam Orang
600
Pekerjaan
Seperti yang telah kita ketahui bahwa besar jam orang setiap aktifitas reparasi dipengaruhi oleh man hour drivernya. karena man hour driver masing masing pekerjaan berbeda satu dengan lainnya maka harus dilakukan identifikasi jam orang sesuai dengan driver pekerjaan
Tabel Jam Orang & harga untuk keel block dan Side Block Jam Orang DWT Keel Block
Side Block
<5000
5
3
5.000-10.000
10
5
10.000-50.000
16
8
>50.000
20
12
Keterangan
harga
keel block
380,000
Side Block
340,000
perusahaan, pemilik kapal) tidak diinformasikan dengan baik, sehingga perhitungan biaya produksinya menjadi tidak akurat. - Tidak bisa memperkirakan besar jam orang yang dihabiskan dan tidak dapat melaporkan besar jam orang secara otomatis. 2. Kelebihan dari penerapan sistem historical data pada Activity based costing dalam proses reparasi kapal adalah kemudahan dalam melakukan input data, dimana database aktifitas pekerjaan, jam orang tiaptiap aktifitas, harga material yang digunakan dalam proses reparasi kapal terdapat dalam sistem . Disamping itu penerapan historical data dalam activity based costing memberikan informasi data historis yang lebih reliable untuk perhitungan proses reparasi kapal selanjutnya
5. Kesimpulan 1. Sistem estimasi biaya reparasi kapal yang 3. Perbedaan sistem perhitungan biaya menggunakan historical data pada ABC diterapkan sekarang memiliki beberapa sistem berbasis web dan sistem yang ada kekurangan diantaranya : sekarang adalah: - Proses yang lama untuk input data biaya - Sistem perhitungan biaya menggunakan awal reparasi kapal karena system masih historical data pada ABC sistem berbasis manual untuk memasukkan database web memiliki kelebihan space - Tidak ada unsur historical data yang penyimpanan dokumen lebih rapi dan dimasukkan , sehingga perhitungan ringkas karena menggunakan data aktifitas pembiayaan dihitung dari awal. database. - Perhitungan biaya produksi rcparasi - Mengurangi penggunaan kertas karena kapal di PT. DPS tidak sepenuhnya menggunakan data berupa database yang dihitung sesuai dengan spesifik kapasitas tersimpan dalam server secara online. pekerjaan reparasi kapal, sehingga tidak - Waktu transfer informasi dan pencarian dapat menunjukan dengan jelas besar dokumen lebih cepat. biaya yang dibebankan pada aktivitas - Meningkatkan produktivitas kerja, tersebut. karena mewakili program estimasi dan - Seringnya terjadi subsidi silang (cross transfer informasi. subsidy) antar proyek dan informasi Owner kapal dapat mengendalikan dan biaya yang tidak akurat dikarenakan melihat progress proses produksi reparasi perhitungan mengakibatkan kesalahan kapal karena terdapat informasi status perhitungan (miscasting). pekerjaan tiap aktifitas reparasi kapal. - Pembebanan biaya untuk material pokok/suku cadang, material bantu, tenaga kerja langsung (sub-kons,
-
Pihak galangan dapat mengestimasi besar jam orang , biaya material dan biaya overhead proses reparasi kapal . - Pihak Galangan Kapal dapat melihat beban jam orang untuk reparasi kapal setiap bulan. 4. Pembuatan program estimasi biya reparasi kapal berdasarkan historical data dalam Activity based costing berbasis web adalah melalui proses pengumpulan data historis kapal yaitu (aktifitas reparasi, jam orang tiap-tiap aktifitas, activity driver) dan dimasukkan dalam sistem berbasis web. Dalam pengujian program ini menggunakan data kuisioner menunjukkan bahwa program ini dapat bekerja dengan baik mulai dari input data berupa data historis kapal, aktifitas, harga, jam orang dan material), proses perhitungan program, hingga output berupa informasi harga dan informasi jam orang. 6. DAFTAR PUSTAKA Adikusumah, R. Soemita,. 1985. Sistem Akutansi, Prosedur, dan Metoda suatu Pembahasan Bandung : Penerbit Sinar Baru Butler, Don. 2000. Guide to Ship Repair Estimates (in Man Hours). London : Butterworth-Heinemann Distyo Budi, Didik. 2005. Studi Penerapan Activity Based Costing pada Reparasi Kapal. Surabaya : Institut Teknologi Sepuluh Nopember Hansen, Don R. And Mowen, Maryanne M. 2004. Management Accounting 2nd Edition. Ohio : South Western Publishing Co.
Harnanto. 1992. Akuntansi Keuangan Intermidiete. Yogyakarta : Liberty. Ikatan Akuntansi Indonesia. 1994. Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta. Nurhayati, 2004. Perbandingan Pembiayaan tradisional dengan ABC sistem. URL:http://repository.usu.ac.id/bitstream/123
456789/1456/1/industri-nurhayati3.pdf diakses tanggal 10 April 2011. Pengertian Historical Data
diakses tanggal 11 April 2011 Supriyono. 2000. Akuntansi Manajemen. Yogyakarta : BPFE. Tunggal, Amin Widjaja. 1992. Activity Based Costing Suatu Pengantar. Jakarta : Rineka Cipta.
