Kompetensi Petugas Arsip dalam Layanan Temu Kembali Arsip: Studi Kasus Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta

Kompetensi Petugas Arsip dalam Layanan Temu Kembali Arsip: Studi Kasus Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta Afiat Kurnia Syahadat Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Depok 16460, Indonesia E-mail: [email protected]

Abstrak Skripsi ini membahas tentang Kompetensi Petugas Arsip Dalam Layanan Temu Kembali Arsip di BPAD DKI Jakarta sebagai upaya mengetahui kompetensi yang dimiliki petugas arsip bagian layanan dalam kegiatan dan layanan temu kembali arsip. Tujuannya adalah mendapatkan gambaran kompetensi petugas arsip dalam hal layanan kearsipan, mengetahui permasalahan yang timbul dalam layanan kearsipan dan apa yang dapat dilakukan petugas arsip dalam menangani permasalahan layanan kearsipan. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus. Teknik pengumpulan data yang dilakukan yaitu dengan cara observasi, wawancara semistruktur dan studi literatur. Hasil penelitian ini menemukan bahwa dengan tidak adanya pendidikan formal mengenai kearsipan, petugas arsip mampu melakukan pekerjaannya dengan tepat dengan mengandalkan pengalaman dalam bekerja meskipun belum menggunakan sistem temu kembali yang terstruktur.

Competency of Archive Officer in Archive Retrieval Service. Case Study: Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta Abstract This undergraduate thesis discusses the archive officers competency in the archive retrieval Services at BPAD DKI Jakarta as an effort to know the competency of archive officers in the activities and records retrieval services. The goal is to get an overview of competence in terms of archival service, knowing the problems that arise in archival services and what archive officers can do in addressing the problems of archival services. The study used a qualitative approach to the case study method. Data collected by observation, semi-structured interviews and literature studies. The results of this study found that in the absence of formal archive education, archivist is able to do his job properly by relying on experience in working despite not using structured retrieval systems. Keywords: Competency, Archive Officer, Service, Archive Retrieval

Pendahuluan Dalam kegiatan pengelolaan kearsipan di sebuah organisasi, kegiatan tersebut dilakukan oleh arsiparis. Arsiparis merupakan sumber daya manusia yang cukup penting peranannya dalam suatu organisasi untuk menjalankan fungsi organisasi secara efektif dan sesuai dengan tujuan organisasi itu sendiri. Agar tujuan itu dapat terealisasikan dengan baik, maka dibutuhkan arsiparis yang handal, “Adanya SDM yang berkualitas di bidang arsip akan sangat mendukung keberhasilan manajemen dalam menjalankan misi dan fungsinya dalam memberikan layanan maksimal terhadap induk organisasinya.” (Laksmi 2008:233)

Kompetensi petugas arsip dalam..., Afiat Kurnia Syahadat, FIB UI, 2014

Tuntutan akan kebutuhan informasi di sebuah perkantoran adalah hal yang mutlak, setiap divisi atau bagian di perkantoran membutuhkan informasi dalam mengerjakan tugas-tugas mereka. Untuk itu arsiparis sebagai suatu profesi informasi, harus memiliki kinerja yang baik demi memenuhi kebutuhan akan informasi di sebuah perkantoran. Baik dalam layanan dalam memberikan informasi kepada pegawai, maupun dalam mengelola informasi dalam bentuk arsip yang diterima atau dihasilkan oleh perkantoran tersebut. Arsiparis sebagai pengelola arsip, bekerja membuat sistem kembali yang sesuai dengan fungsi organisasi di tempat ia bekerja. Temu kembali informasi juga berarti temu kembali dokumen, “Bila orang berbicara tentang temu balik informasi, maka yang dimaksud adalah temu balik dokumen; hal ini sudah wajar karena informasi disimpan pada dokumen dan dokumen diindeks untuk memudahkan temu baliknya” (Sulistyo-Basuki 2004:225). Objek dari penelitian ini adalah petugas arsip di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI (BPAD) Jakarta. Penelitian ini membahas bagaimana kompetensi arsiparis dalam pelayanan sistem temu kembali arsip di BPAD DKI Jakarta. Menurut Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta nomor 153 tahun 2009 pasal 2 ayat 1, BPAD DKI Jakarta adalah unsur pendukung tugas pemerintah daerah di bidang perpustakaan dan arsip daerah DKI Jakarta. Dan pada pasal 3 ayat 1 dalam Pergub tersebut, BPAD DKI Jakarta mempunyai tugas menyelenggarakan urusan perpustakaan dan kearsipan daerah. Selanjutnya dalam pasal 3 ayat dua dijelaskan bahwa untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), BPAD mempunyai berbagai fungsi dari mulai pelaksanaan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) BPAD hingga Pelaporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi BPAD itu sendiri. Oleh karena itu, agar tugas dan fungsi tersebut dapat dilaksanakan dengan tepat diperlukan sumber daya manusia yang berkompetensi di bidang tersebut. Setiap perusahaan maupun instansi pemerintah berharap agar setiap sumber daya manusia yang mereka miliki dapat bekerja secara profesional. Pengelolaan pegawai secara profesional harus diawali sejak perekrutan pegawai, penyeleksian, pengklasifikasian, penempatan pegawai sesuai dengan kemampuan, penataran, dan pengembangan kariernya (Mangkunegara, 2004:1). Mangkunegara juga mengatakan bahwa tidaklah lumrah jika banyak pegawai yang pada sebenarnya secara potensi memiliki kemampuan yang tinggi namun tidak dapat bekerja secara optimal. Hal ini dapat terjadi jika ada masalah seperti kondisi psikologis dari jabatan yang tidak


cocok, atau lingkungan kerja yang tidak memberikan rasa aman dan nyaman untuk pegawai tersebut. Oleh karena itu sangat disayangkan jika suatu organisasi ataupun pemerintah yang mempunyai sumber daya manusia yang memiliki potensi akan tetapi tidak dapat bekerja secara efektif. Dalam hal ini, arsiparis juga termasuk sebagai suatu profesi. Berdasarkan UU No. 43 tahun 2009, arsiparis merupakan seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Akan tetapi, tidak jarang ditemui bahwa banyak arsiparis yang bekerja di instansi pemerintah yang tidak memiliki latar belakang pendidikan kearsipan. Hal tersebut dikhawatirkan dapat mempengaruhi kinerja mereka dalam pengelolaan arsip karena tidak memiliki kompetensi yang sesuai yaitu di bidang kearsipan. Salah satu tugas arsiparis berdasarkan Pergub No. 153 tahun 2009 pasal 3 ayat 2 dalam poin g dan i adalah Penggalian dan penelusuran arsip dan bahan perpustakaan serta Pengelolaan dan pelayanan perpustakaan dan kearsipan daerah. Sehingga tugas pelayanan ini merupakan salah satu tugas pokok arsiparis di BPAD DKI Jakarta. Berdasarkan Pergub yang sama pasal 13 ayat 2 poin f, dikatakan bahwa bidang layanan dan pelestarian mempunyai fungsi pengoordinasian penyelenggaraan layanan dan pelestarian perpustakaan dan kearsipan dengan perangkat daerah, BUMD, instansi terkait dan masyarakat. Karena banyaknya satuan yang dilayani oleh bagian pelayanan BPAD, diperlukan tenaga kerja yang berkompeten agar semua satuan tersebut dapat dilayani dengan efektif. Dengan adanya Undang-undang dan Peraturan Gubernur yang sudah dijelaskan secara rinci, diharapkan petugas arsip BPAD DKI Jakarta dapat menggunakan UU dan Pergub tersebut dalam mengelola arsip BPAD. Selain peraturan tersebut, dibutuhkan juga ilmu pengetahuan sebagai dasar kompetensi untuk petugas arsip tersebut. Jika ilmu pengetahuan tentang kearsipan sudah dipahami oleh petugas arsip serta taat terhadap UU dan Pergub tersebut dapat dikatakan bahwa kinerja dari petugas arsip tersebut sudah mengikuti kaidah-kaidah yang ada.

Tinjauan Teoritis


Menurut Spencer dalam Moeheriono (2010:3) kompetensi adalah “A competency is an underlying characteristic of an individual that is causally related to criterian referenced effective and or superior performance in a job or situation” atau karakteristik yang mendasari seseorang berkaitan dengan efektivitas kinerja individu dalam pekerjaannya atau karakteristik dasar individu yang memiliki hubungan kausal atau sebagai sebab-akibat dengan kriteria yang dijadikan acuan, efektif atau berkinerja prima atau superior di tempat kerja atau pada situasi tertentu. Selanjutnya Moeheriono menjelaskan beberapa makna yang terkandung di dalamnya: •

Karakteristik dasar (underlying characteristic) kompetensi adalah bagian dari kepribadian yang mendalam dan melekat pada seseorang serta mempunyai perilaku yang dapat diprediksi pada berbagai keadaan tugas pekerjaan.

•

Hubungan kausal (causally related) berarti kompetensi dapat menyebabkan atau digunakan untuk memprediksi kinerja seseorang, artinya jika mempunyai kompetensi yang tinggi, maka akan mempunyai kinerja tinggi pula (sebagai akibat).

Kriteria (criteria referenced) yang dijadikan sebagai acuan, bahwa kompetensi secara nyata akan memprediksikan seseorang dapat bekerja dengan baik, harus terukur dan spesifik atau terstandar, misalnya kriteria volume penjualan yang mampu dihasilkan seorang salesman sebesar 1000 buah/bulan atau manajer keuangan dapat mendapatkan keuntungan 1 miliar/pertahun. Berdasarkan

Peraturan

Menteri

Negara

Pendayagunaan

Aparatur

Negara

Nomor:

PER/3/M.PAN/3/2009 Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya, yang dijelaskan dalam Bab I pasal 1, Arsiparis adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang berwenang. Berdasarkan undang-undang no. 43 tahun 2009, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Setelah itu UU tersebut menjabarkan lebih lanjut tentang jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya, yaitu arsip dinamis, arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip statis.


Menurut Manning (2009:1) temu kembali informasi adalah “…Finding material (usually documents) of an unstructured nature (usually text) that satisfies an information need from within large collections (usually stored on computers)”. Dengan definisi tersebut, temu kembali informasi hanya dilakukan oleh orang-orang yang secara khusus bekerja dalam temu kembali informasi, seperti pustakawan referens, arsiparis, paralegal (orang yang membantu pengacara dalam pekerjaannya), dan profesional informasi lainnya. Selanjutnya cakupan pekerjaan temu kembali informasi adalah pencarian dan penyaringan koleksi dokumen, penyusunan dokumen berdasarkan subjek, seperti contoh: perpustakaan yang menyusun buku di rak berdasarkan skema klasifikasi. Menurut Gummesson dalam Tjiptono dan Chandra (2011:17) menjelaskan bahwa layanan/jasa adalah “Something which can be bought and sold but which you cannot drop on your feet”. Maksud dari penjelasan tersebut adalah layanan merupakan suatu hal yang bisa diperjualbelikan akan tetapi tidak dapat dirasakan secara fisik. Lalu menurut Vargo dan Lusch dalam Tjiptono (2012:2) “Service is an interactive process of doing something for someone”. Sehingga dapat dijelaskan bahwa layanan adalah proses interaktif saat melakukan suatu hal kepada seseorang. Layanan dianggap sesuatu yang intangible atau tidak berwujud fisik. Menurut Tjiptono dan Chandra (2011:17) “Setiap tindakan atau perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain yang pada dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud fisik) dan tidak menghasilkan kepemilikian sesuatu”. Sehingga dapat disimpulkan bahwa layanan merupakan sebuah kegiatan atau aktivitas yang ditawarkan oleh pemberi layanan, kegiatan tersebut terjadi karena adanya interaksi antara pemberi dan penerima layanan, serta layanan bersifat intangible atau tidak mempunyai wujud fisik. BPAD DKI Jakarta dalam tugas pelayanan kearsipan, telah diatur dalam Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta No. 99 tahun 2010 tentang Prosedur Pelayanan Kearsipan. Pergub tersebut menjelaskan dalam Bab II pasal 2 ayat (1) bahwa ruang lingkup pelayanan arsip meliputi: a. Penataan; b. Peminjaman/penggunaan; c. Penitipan dan penyimpanan; d. Perawatan; e. Alih media;


f. Akses multimedia; g. Konsultasi/asistensi Selanjutnya dalam ayat (2) pasal tersebut, pelayanan arsip ditujukan kepada anggota masyarakat, organisasi dan badan hukum di luar perangkat daerah. Pada pasal selanjutnya dijelaskan secara rinci tata cara prosedur pelayanan arsip di BPAD DKI Jakarta, dari mulai penataan arsip, peminjaman/penggunaan, penitipan dan penyimpanan, perawatan, alih media, akses multimedia, dan konsultasi/asistensi.

Metode Penelitian Penelitian mengenai mengenai kompetensi petugas arsip dalam layanan temu kembali di BPAD DKI Jakarta menggunakan metode kualitatif sebagai metode penelitiannya. Menurut Sugiyono (2012:9) metode penelitian kualitatif merupakan “metode penelitian yang berlandaskan pada filsafat postpositivisme, digunakan untuk meneliti pada kondisi objek yang alamiah, dimana peneliti adalah sebagai instrument kunci, teknik pengumpulan data dilakukan secara triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif/kualitatif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada generalisasi.” Sumber data primer dalam penelitian ini adalah perkataan dan tindakan yang didapat melalui wawancara dan observasi. Sedangkan sumber data sekunder diperoleh dari dokumen pendukung dan sumber literatur. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah melalui proses wawancara, observasi, serta melalui dokumen. Sugiyono (2012:225) menjelaskan “Dalam penelitian kualitatif, pengumpulan data dilakukan pada natural setting, sumber data primer, dan teknik pengumpulan data lebih banyak pada observasi berperan (participant observation) serta wawancara mendalam (in-depth interview).” Salah satu teknik pengumpulan data yang paling penting adalah observasi. Marshall dalam Sugiyono (2012:226) mengatakan bahwa “through observation, the researcher learn about behavior and the meaning attached to those behavior.” Atau dengan kata lain melalui observasi, peneliti dapat belajar tentang perilaku, dan makna di balik perilaku tersebut. Faisal dalam Sugiyono mengklasifikasikan observasi menjadi tiga cara yaitu observasi berpartisipasi (participant observation), observasi yang secara terang-terangan dan tersamar (overt observation


and covert observation), dan observasi tidak terstruktur (Unstructed observation). Dalam penelitian ini peneliti menggunakan teknik observasi partisipasi pasif. Dalam bservasi partisipasi pasif, peneliti datang ke tempat kegiatan orang yang akan diamati, tetapi tidak ikut terlibat dalam kegiatan tersebut. Selanjutnya teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah wawancara. Menurut Estenberg dalam Sugiyono (2012:231) wawancara merupakan “pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui Tanya jawab, sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu”. Jenis wawancara yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara semistruktur, yang bertujuan untuk menemukan permasalahan secara lebih terbuka, dan pihak yang diwawancarai diminta pendapat dan ide-idenya. Alasan peneliti menggunakan jenis wawancara semistruktur adalah karena peneliti belum mengetahui secara pasti apakah kompetensi petugas arsip memiliki suatu pengaruh dalam layanan temu kembali di BPAD DKI Jakarta. Lalu pihak yang akan diwawancarai adalah petugas arsip bagian layanan di BPAD DKI Jakarta.

Profil Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta (BPAD DKI Jakarta) diawali dari pembentukan Dinas Arsip dan Dokumentasi DKI Jakarta dalam rangka melaksanakan tugas-tugas pokok di bidang kearsipan dan dokumentasi sebagai tempat penyimpanan arsip tunggal di daerah berdasarkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 396 tahun 1977. Seiring dengan perkembangannya, pemerintahan daerah berdasarkan UU No. 22 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, organisasi kearsipan di level provinsi mengalami perubahan kewenangan yang pada awalnya hanya menangani arsip dinamis inaktif dan statis milik pemerintahan daerah, menjadi menangani arsip dinamis inaktif dan statis milik pemerintah daerah dan arsip statis milik masyarakat umum (yang terdiri daerah badan usaha swasta, organisasi masyarakat atau ormas, perguruan tinggi negeri/swasta, organisasi politik, perseorangan dan lain-lain). Lalu selanjutnya dengan adanya ketentuan pasal 184 Peraturan Daerah Provinsi DKI Jakarta No.3 tahun 2001, arsip daerah yang sebelumnya dikelola oleh Dinas Arsip dan Dokumentasi DKI Jakarta diubah namanya menjadi Kantor Arsip Daerah. Perubahan tersebut didasari dari perubahan Struktur Organisasi Kearsipan Tingkat Provinsi dengan nama dinas Arsip dan


Dokumentasi DKI Jakarta, penjelasan tugas pokok dan fungsinya dituangkan dalam Keputusan Gubernur Provinsi DKI Jakarta No.134 tahun 2001 tentang organisasi dan tata kerja Kantor Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta. Setelah itu pada tahun 2008, Kantor Perpustakaan Umum Daerah Provinsi DKI Jakarta dan Kantor Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta digabung menjadi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta (BPAD DKI Jakarta). Penggabungan ini berdasarkan pada Peraturan Daerah No.10 tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah dan Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta No.153 tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah . Adapun kepala dari BPAD DKI Jakarta berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur DKI Jakarta melalui Sekretaris Daerah Provinsi DKI Jakarta. BPAD DKI Jakarta yang menjadi unsur penunjang kegiatan pemerintahan daerah khususnya di bidang perpustakaan dan kearsipan. Prosedur penyimpanan dan pelayanan arsip oleh arsiparis dan petugas arsip. Pelayanan arsip di BPAD DKI Jakarta dilakukan secara teknis karena telah diatur dalam petunjuk teknis untuk prosedur pelayanan arsip. Pelayanan di BPAD DKI Jakarta secara garis besar dapat dibagi menjadi dua layanan, yaitu: (1) Memberikan layanan informasi kepada publik yang membutuhkan data arsip, dan (2) memberikan arsip yang dibutuhkan masyarakat dalam bentuk fotokopi + alih media. Jika dianalisis kedua layanan ini berkaitan erat satu sama lain, karena biasanya setelah pengguna menanyakan ketersediaan arsip yang dibutuhkan, maka arsip tersebut akan diberikan oleh petugas arsip dalam bentuk fotokopi + alih media. Selanjutnya, telah dijelaskan dalam Peraturan Gubernur No. 79 tahun 2005 tentang Wajib Serah Arsip/Dokumen Daerah, dimana pasal 2 Pergub tersebut menjelaskan bahwa Pergub ini dibuat dalam rangka menunjang pelaksanaan pola administrasi kearsipan dan dokumentasi pemerintah Provinsi DKI Jakarta dengan tujuan agar pertanggungjawaban terhadap tersedianya bahan-bahan dimaksud bagi pelaksanaan kegiatan pemerintah daerah dapat terjamin. Pasal 3 ayat (1) dengan jelas menyatakan bahwa setiap unit satuan/kerja, wajib menyerahkan arsip/dokumen yang dikuasai kepada BPAD. Sehingga dapat dijelaskan bahwa pihak atau badan yang dilayani oleh pelayanan arsip BPAD DKI Jakarta adalah setiap unit kerja dalam Satuan Perangkat Kerja Daerah di DKI Jakarta.


Namun berdasarkan hasil wawancara dengan salah satu petugas arsip BPAD, masih banyak SKPD yang belum menyerahkan arsipnya ke BPAD. Oleh karena itu dapat dapat dikatakan Pergub No. 79 tahun 2005 belum banyak dilaksanakan oleh sebagian SKPD. Meski begitu BPAD tidak membiarkan begitu saja dengan berinisiatif untuk datang ke beberapa SKPD untuk mengingatkan SKPD agar mau menyerahkan arsip mereka. Untuk penyusunan arsip di rak, petugas arsip BPAD hanya mengandalkan ingatan mereka. Setelah ditelusuri lebih lanjut, ternyata penyebab penyusunan arsip di rak hanya mengandalkan ingatan para petugas arsip adalah pemindahan gedung BPAD yang sebelumnya ada di Cikini ke gedung baru yang ada di Pulomas. Perpindahan gedung sejak tahun 2011 tersebut ternyata masih dalam masa transisi sehingga sampai sekarang pelayanan di BPAD masih dalam pengembangan. Hal tersebut didapat dari hasil wawancara. Untuk prosedur peminjaman/permintaan kembali arsip daerah, harus sepengetahuan Kepala Unit/Satuan Kerja yang pencipta arsip, sesuai dengan Pergub No. 79 tahun 2005 pasal 4 ayat (3). Adapun syarat yang harus dipenuhi oleh badan/individu yang ingin meminjam arsip di BPAD, yaitu: 1. Pemohon mengajukan surat permohonan yang ditujukan kepada kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah, dengan melampirkan: A. Fotokopi KTP/Kartu Keluarga B. Bukti Kepemilikan Atas tanah/bangunan (Untuk arsip perijinan) 2. Apabila pemohon bukan pemilik arsip, maka harus melampirkan surat kuasa/surat tugas dari pemilik arsip yang dimohon. 3. Apabila syarat no. 2 tidak dapat dipenuhi, disarankan kepada yang bersangkutan untuk mengajukan permohonan langsung kepada pencipta arsip selanjutnya pencipta arsip mengajukan permohonan ke Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah. Selanjutnya untuk standar operasional prosedur (SOP) peminjaman akan dijelaskan sebagai berikut. 1. Pemohon bisa menanyakan ketersediaan arsip di BPAD apakah tersedia atau tidak dengan mengirim surat permohonan kepada bagian layanan BPAD.


2. Petugas arsip bagian layanan akan menjawab surat tersebut, jika arsip tersedia dan syarat-syarat untuk peminjaman sudah dipenuhi, pemohon dapat mengunjungi BPAD untuk meminjam arsip. Jika pemohon bukan pencipta arsip maka pemohon akan diberikan salinan dari arsip aslinya.

Gambar 1. Proses pencarian arsip oleh petugas arsip di BPAD DKI Jakarta

Proses Temu Kembali Arsip. Temu kembali arsip di BPAD DKI Jakarta dilakukan oleh lima orang petugas, mereka bergantian dalam proses temu kembali arsip yang dibutuhkan. Informan bertugas menerima tamu dan berkomunikasi untuk membicarakan arsip yang dibutuhkan, selanjutnya beliau akan menginstruksikan petugas arsip yang lain untuk mencari ataupun mencari sendiri arsip yang dibutuhkan. Berdasarkan hasil observasi, jumlah lima orang petugas arsip di bagian layanan sudah mencukupi karena mereka sudah mengetahui letak-letak arsip dan dapat berbagi tugas dengan baik. Berdasarkan hasil observasi dapat dijelaskan sebagai berikut:


1. Petugas arsip menerima permohonan pencarian arsip dari pengguna. Permohonan tersebut dapat melalui surat, telepon, maupun langsung secara lisan kepada petugas arsip. 2. Pemohon menjelaskan arsip yang diinginkan. Dalam kasus ini arsip yang diinginkan adalah arsip IMB. Pemohon menyebutkan identitas arsip IMB, seperti tahun pembuatan arsip, lokasi, nomor arsip IMB atau nama pemilik. 3. Petugas akan menanyakan dokumen apa yang dibutuhkan dari IMB tersebut. Karena dalam satu berkas arsip IMB terdapat sertifikat kepemilikan, denah bangunan, SK IMB dan lain-lain. 4. Setelah jelas arsip apa yang dibutuhkan, maka petugas akan mencari arsip di dalam rak. Biasanya mereka mengandalkan ingatan mereka untuk mencari arsip tersebut, ada di lantai berapa, rak nomor berapa, semua berdasarkan ingatan saja. Setelah itu petugas arsip akan melihat Daftar Pertelaan Arsip yang sudah ada di dalam boks-boks arsip untuk memudahkan temu kembali arsip. Berdasarkan hasil observasi, petugas arsip juga memiliki catatan tentang lokasi arsip, dalam kasus ini adalah arsip IMB. Petugas arsip menulis letak arsip berdasarkan nama daerahnya. Sebagai contoh, arsip IMB untuk daerah Kampung Melayu ada di lantai 2, dan begitu seterusnya untuk daerah lain. Setelah arsip yang dibutuhkan sudah ditemukan, maka petugas arsip akan mengeluarkan arsip tersebut dari tempat penyimpanan untuk di foto kopi dan hasil foto kopi itulah yang akan diberikan kepada pemohon. Kendala dalam temu kembali arsip. Kendala yang muncul dalam temu kembali arsip di BPAD DKI Jakarta antara lain arsip yang tidak dapat ditemukan dan berkas-berkas arsip yang tidak lengkap. Selain hal tersebut, informan mengatakan tidak ada masalah dalam pencarian arsip tersebut. Dengan hanya mengandalkan ingatan mereka, proses temu kembali arsip dapat dilakukan, meskipun jika mereka menggunakan alat bantu seperti database yang dibuat dengan komputer akan lebih membantu mereka dalam proses temu kembali arsip. Dengan begitu sangat penting lengkapnya informasi tentang arsip yang akan dicari terhadap waktu yang dibutuhkan untuk mencari. Sebagai contoh, akan lebih lama mencari arsip IMB yang dibutuhkan ketika pemohon hanya menyebutkan nama bangunannya saja seperti contohnya hanya menyebutkan nama masjid A, tanpa memberikan informasi lain seperti lokasi masjid,


nama pemilik masjid, dan lain-lain. Karena jika pemohon dengan jelas menyebutkan informasi yang sudah disebutkan di atas, maka arsip akan lebih mudah dan lebih cepat ditemukan. Hal tersebut juga memperlihatkan bahwa pemohon/pengguna belum memahami dengan benar informasi apa saja yang mereka butuhkan untuk pencarian arsip. Kompetensi petugas arsip subbagian layanan BPAD DKI Jakarta. Berdasarkan pendidikan terakhir informan yang juga sebagai objek penelitian ini, tidak ada yang berlatar belakang pendidikan kearsipan. Hal tersebut menarik perhatian peneliti untuk mengetahui bagaimana mereka menyelesaikan pekerjaan mereka. Dalam bagian ini peneliti akan menjelaskan mengenai cara menentukan kompetensi berdasarkan tabel kompetensi inti mengenai kearsipan yang dikemukakan oleh Kelvin-Smith (2007:191). Kelvin-Smith (2007:191) menjelaskan ada dua kerangka dasar kompetensi, yaitu kompetensi inti dan kompetensi fungsional. Isi dari kompetensi tersebut dapat dijelaskan dalam tabel berikut. Tabel 1. Daftar Kompetensi menurut Kelvin-Smith Kompetensi inti

Kompetensi fungsional

1. Pengetahuan dan sejarah mengenai organisasi

1. Kebijakan informasi

2. Pengetahuan tentang lingkungan pemerintah

2. Manajemen informasi

3. Profesionalisme

3. Teknologi informasi

4. Komunikasi dan promosi manajemen rekod

4. Manajemen dan praktik kearsipan

5. Kerja sama

5. Administrasi

6. Perencanaan dan manajemen waktu

6. Knowledge Specialist

7. Literasi teknologi informasi 8. Fleksibilitas 9. Costumer care/Client Focus

Dikarenakan petugas arsip bukanlah sebagai fungsional arsiparis, dan tidak berlatar belakang arsip, maka peneliti hanya menggunakan kompetensi inti sebagai acuan dalam penentuan kompetensi untuk petugas arsip bagian layanan di BPAD DKI Jakarta. Dalam kompetensi inti tersebut peneliti juga hanya memilih sebagian dari 9 kompetensi inti tersebut, peneliti tidak memasukkan kompetensi nomor 4 dan 6 karena menurut peneliti, kompetensi tersebut berada minimal dalam jabatan kepala divisi/manajer.


Kompetensi pertama adalah pengetahuan dan sejarah mengenai organisasi, khusus dalam hal sejarah, kedua informan tidak mengetahui secara pasti bagaimana sejarah BPAD DKI Jakarta, apa alasan yang menyebabkan kantor arsip yang sebelumnya bernama Kantor Arsip Daerah digabung dengan perpustakaan dan menjadi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah. alasan mengapa petugas arsip tidak begitu memahami sejarah BPAD adalah karena tugas mereka tidak terlalu bersinggungan dengan sejarah. Lalu untuk pengetahuan mengenai organisasi, informan memahami berbagai tugas yang ada di BPAD bagian kearsipan. Informan dapat menjelaskan tugas-tugas yang dilakukan oleh bagian lain di BPAD selain bagian layanan. Kompetensi kedua adalah pengetahuan tentang lingkungan pemerintah. Yang dimaksud dengan pengetahuan tentang lingkungan pemerintah adalah kesadaran akan fungsi organisasi terhadap kepemerintahan. Dalam kompetensi ini, petugas arsip mengerti tugas organisasi kepada pemerintah, memahami pengaruh organisasi terhadap pemerintah, serta dapat mencontohkan pengetahuan tentang kepemerintahan dalam pengambilan keputusan. Kompetensi ketiga adalah profesionalisme. Profesionalisme dibutuhkan dalam segala bidang pekerjaan. Karena profesionalisme dapat dijadikan salah satu tolak ukur dalam kinerja suatu pekerjaan. Petugas arsip dapat memberikan nasihat kepada pengguna, dalam hal ini jika arsip yang dicari tidak ditemukan, petugas arsip dapat mengarahkan pengguna kepada badan pencipta arsip tersebut. Lalu petugas arsip juga dapat mengkomunikasikan kebijakan-kebijakan mengenai kearsipan di BPAD terhadap penggunanya. Kompetensi selanjutnya adalah kerja sama. Kerja sama sangat dibutuhkan di semua organisasi, dan setiap bagian di dalam organisasi tersebut. Dengan adanya kerja sama maka pekerjaan akan terlaksana dengan lebih efektif karena dilakukan berdasarkan hasil pemikiran bersama. Kerja sama yang ada di bagian layanan BPAD dapat dikatakan bersifat simbiosis mutualisme karena menguntungkan kedua pihak. Sebagai contoh kerja sama dalam bagian layanan itu sendiri, mereka berbagi tugas dengan adil sehingga semua diuntungkan. Kompetensi kerja sama ini menjelaskan bahwa petugas arsip dapat membuat tim yang efektif, dapat berkomunikasi dengan baik dalam tim, serta dapat memberikan antusias kepada tim dan tujuan individu. Kompetensi selanjutnya adalah literasi teknologi informasi. Pada saat ini hampir semua pekerjaan perkantoran sudah menggunakan komputer dalam menyelesaikan pekerjaannya. Tidak terkecuali petugas arsip bagian layanan di BPAD. Akan tetapi mereka belum menerapkan teknologi


informasi mengenai kearsipan. Alasan perpindahan kantor lama ke kantor yang baru dijadikan mengapa sampai sekarang pencarian arsip masih bersifat manual. Padahal dengan menggunakan komputer sebagai Daftar Pertelaan Arsip akan memudahkan pekerjaan petugas arsip. Fleksibilitas adalah kompetensi berikutnya. Fleksibilitas yang dimaksud disini adalah kemampuan dalam menerima perubahan pekerjaan. Apakah mereka dapat melakukan jobdesk lain selain pelayanan temu kembali. Hasil wawancara menjelaskan bahwa petugas arsip bagian layanan tidak pernah bekerja diluar bagian layanan, karena merasa bagian lain bukanlah keahlian mereka. Oleh karena itu kompetensi fleksibilitas petugas arsip bagian layanan BPAD hanya terbatas berganti-gantian dalam mengerjakan tugas (dalam bagian layanan saja), mau membantu petugas arsip lain yang kesulitan serta responsif terhadap keinginan pengguna. Kompetensi yang terakhir adalah costumer care/client focus. Kompetensi inilah yang paling dibutuhkan karena bagian layanan adalah bagian yang langsung bertemu dengan pengguna. Kompetensi ini mewajibkan petugas arsip dapat melayani penggunanya dengan tepat dan cepat, serta dapat memahami keinginan pengguna. Dengan tugas pokok dan fungsinya tersebut, bagian layanan memang harus memiliki kompetensi di bidang costumer care/client focus di level yang cukup tinggi. Hasil wawancara terhadap petugas arsip menjelaskan bahwa petugas arsip mampu mengumpulkan umpan balik dari pengguna, memastikan kontinuitas layanan, dan berusaha dengan berbagai cara agar pengguna mendapatkan arsip yang dibutuhkan.

Kesimpulan Bagian layanan BPAD DKI Jakarta mengedepankan layanan prima untuk penggunanya. Petugas arsip BPAD DKI Jakarta memiliki dua tugas utama yaitu melakukan temu kembali arsip dan memberikan informasi mengenai BPAD DKI Jakarta. BPAD DKI Jakarta mempunyai prosedur yang harus dilakukan pengguna agar dapat meminjam arsip di BPAD. Jika prosedur sudah terpenuhi maka petugas arsip akan mencari arsip yang dibutuhkan. Petugas arsip mengandalkan ingatan mereka dalam mencari arsip, karena mereka juga yang menaruh arsip di ruang penyimpanan. Sebelumnya mereka sudah menggunakan semacam pangkalan data untuk memudahkan pencarian arsip, akan tetapi semenjak perpindahan kantor (dari Cikini ke Pulomas) pangkalan data tersebut tidak digunakan lagi dan sedang dikembangkan. Petugas mencari secara


manual arsip yang dibutuhkan,mengeluarkan arsip dari tempatnya, dan memfotokopi arsip tersebut dan hasil fotokopi yang diberikan kepada pengguna. Petugas arsip juga memberikan sebuah surat keterangan yang menyatakan arsip asli dari salinan yang diberikan ada disimpan di BPAD DKI Jakarta. Surat tersebut berfungsi untuk legalisir arsip yang ada di BPAD. Adapun kendala yang dihadapi petugas arsip dalam temu kembali arsip lebih bersifat birokratif, yaitu: 1. Jika arsip tidak ditemukan, maka kemungkinan besar pencipta arsip belum menyerahkan arsip tersebut ke BPAD. Belum diketahui alasan mengapa arsip tersebut belum diserahkan. Jika terdapat masalah seperti ini, maka petugas arsip akan mengarahkan pengguna untuk mendatangi pencipta arsipnya untuk mendapatkan arsip tersebut. 2. Pengguna yang tidak memberikan informasi secara jelas mengenai arsip yang dibutuhkan. Sebagai contoh, ada pengguna yang datang untuk meminjam arsip IMB tetapi data tentang arsip IMB tersebut tidak jelas, dengan hanya membawa nama gedungnya saja, tanpa alamat persis dan data lain, sehingga hal tersebut menyulitkan petugas arsip dalam mencari arsip IMB yang dimaksud. Dengan hasil penelitian yang didapatkan, kompetensi petugas arsip dalam layanan temu kembali arsip di BPAD DKI Jakarta telah dijabarkan dengan menggunakan tabel kompetensi inti KevinSmith. Menurut tabel kompetensi tersebut dapat dikatakan kompetensi petugas arsip BPAD DKI Jakarta sudah memenuhi kompetensi yang diharapkan sebagai petugas arsip bagian layanan. Karena dengan level kompetensi tersebut petugas arsip dapat melayani pengguna dengan tepat. Terlepas dari tidak adanya satupun petugas arsip bagian layanan di BPAD DKI Jakarta yang berlatar belakang pendidikan arsip, mereka mampu melakukan pekerjaan tersebut melalui proses belajar di dalam lingkungan kerja itu sendiri dan berdasarkan pengalaman yang mereka dapatkan. Dengan kata lain, tanpa adanya pendidikan khusus tentang kearsipan, mereka dapat mengerjakan tugas pelayanan tersebut dengan benar.

Saran Beberapa saran yang diberikan untuk BPD DKI Jakarta berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan antara lain:


Perlu adanya Pendidikan dan pelatihan kearsipan untuk petugas arsip bagian layanan. Karena dengan Diklat, petugas arsip dapat menambah wawasan mereka mengenai arsip serta menambahkan rasa peduli mereka terhadap arsip. Sehingga jika nantinya mereka akan dipindahkan ke bagian kearsipan lain, mereka memiliki ilmu dan keahlian yang dibutuhkan. Selain itu, pemanfaatan pangkalan data elektronik juga perlu diadakan kembali semenjak perpindahan kantor BPAD. Karena hal ini akan sangat membantu petugas arsip dalam proses temu kembali arsip. Informan mengatakan bahwa memang pangkalan data ini akan dibangun kembali, akan tetapi belum diketahui kapan akan berjalan. Diharapkan dengan adanya pangkalan data elektronik ini akan sangat membantu pekerjaan petugas arsip bagian layanan di BPAD.

Daftar Referensi Buku Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro. (2008). Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Penaku Mangkunegara, Anwar P. (2004). Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan. Bandung: Remaja Rosdakarya Manning, Christoper D., Raghavan, P., Schutze, H. (2008). Introduction to Information Retrieval. New York: Cambridge University Press Moeheriono. (2012). Pengukuran Kinerja Berbasis Kompetensi. Jakarta: Rajagrafindo Smith, Kelvin. (2007). Public Sector Records Management: a Practical Guide. Aldershot: Ashgate Publishing Limited Sugiyono. (2012). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta Sulistyo-Basuki. (1991). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Tjiptono, Fandi & Chandra, Gregorius. (2011). Service, Quality & Satisfaction. Yogyakarta: Penerbit Andi Peraturan dan Standar Pemerintahan Daerah DKI Jakarta. (2009). Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta No. 153 tahun 2009 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Indonesia. (2009). Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Kementerian PAN-RB. (2009). Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/3/M.PAN/3/2009 Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya


Pemerintahan Daerah DKI Jakarta. (2010). Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta No. 99 tahun 2010 Tentang Prosedur Pelayanan Kearsipan Pemerintahan Daerah DKI Jakarta. (2005). Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta No. 79 tahun 2005 Tentang Wajib Serah Arsip/Dokumen Daerah


Kompetensi Petugas Arsip dalam Layanan Temu Kembali Arsip: Studi Kasus Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta

Recommend Documents