KOMPETENČNÍ PROFIL PROJEKTOVÉHO MANAŽERA VE ŠKOLSTVÍ 1.11.2012
Ing. Jan Doležal, Ph.D.
Jan Doležal 2
Ředitel a jednatel PM Consulting s.r.o. IPMA level B (certifikovaný senior project manager) Ph.D. na téma predikce v projektech Člen výboru SPŘ (www.ipma.cz) a předseda sekce Projektově orientované společnosti www.pmconsulting.cz
[email protected] 731 603 468 1.11.2012
Co děláme… 3
Řízení projektu
Poradenství
Námi dodaný projektový manažer převezme řízení projektu, přičemž ho „jistí“ náš tým.
Optimalizace systému řízení projektů, programů a portfolia Koučování projektových manažerů
Trénink a profesní rozvoj
Hard skills: Plánování, řízení, vyhodnocování úspěšnosti, SW podpora Soft skills: Sebeřízení, leadership & motivace, týmová spolupráce aj. Simulace: Učení na realisticky simulovaném projektu, intenzivní prožitek a důkladná zpětná vazba. 1.11.2012
Agenda 4
Projekt a proj. Řízení – krátké vymezení kontextu Standardizace projektového řízení ve světě Vhodný kompetenční model Stanovený kompetenční profil Metodika ověřování úrovně kompetencí Zpracování osobního plánu rozvoje Automatizovaně Osobně
Diskuze 1.11.2012
5
Projekt Co to je a jak jej poznáme? Dokázali byste projekt nějak definovat?
1.11.2012
Jak vlastně vznikají projekty? 6
Kdy? Kdo? Kde? Jak? Proč? …?
1.11.2012
Vazba strategie - projekt 7
1.11.2012
Projekt 8
Kvalita, kvantita
Proč?
Definice: Celek koordinovaných činností, které jsou realizovány k dosažení požadované změny ve vymezené lhůtě a za stanovených podmínek. 1.11.2012
Ovšem… kužel nejistoty 9
1.11.2012
IT projekt 10
Jak to zákazník vysvětlil…
Jak to vedoucí projektu pochopil…
Jak to analytik navrhl…
Jak to programátor napsal…
Jak byl projekt zdokumentován…
Co bylo implementováno…
Co bylo fakturováno…
Jaká byla podpora zákazníkovi…
Jak to obchodník popsal…
Co zákazník ve 1.11.2012 skutečnosti potřeboval
SMART cíl 11
Jaké jsou požadavky na kvalitně definovaný cíl? S specifikovaný M měřitelný Věřím, že tento národ by se měl zavázat A akceptovaný k následujícímu cíli: Do konce tohoto desetiletí přistane člověk na měsíci a R relevantní, bezpečně se vrátí na Zem. realistický JFK, 25. května 1961 T termínovaný i integrovatelný Cíl, který neurčuje způsob svého dosažení.
1.11.2012
Jinými slovy, obecně 12
Nejprve rozmýšlíme, co chceme (jakou potřebu chceme naplnit) Záměr je autorizován z odpovídající úrovně řízení, která za své rozhodnutí přejímá zodpovědnost Následně je záměr konkretizován, upřesněn a naplánován a řešitelé mohou dělat svou práci Opět proloženo ANO/NE kroky (AUTORIZOVANÝMI!) Realizace probíhá podle schváleného plánu, změny jsou koncepčně řízeny – s ohledem na řešenou potřebu Organizace má definována pravidla pro řízení projektů a vzájemně projekty koordinuje (ve svém vlastním zájmu) 1.11.2012
A v takovém případě… 13
To docela funguje! (a praxe je vždy na výjimky bohatá ☺)
1.11.2012
Projektové řízení ve světě 14
Projektové řízení patří mezi standardní znalosti západních manažerů a pracovníků, kde je považováno za „Best of practice“ International project management association (IPMA – www.ipma.ch) Společnost pro projektové řízení – člen IPMA (www.ipma.cz) Project management institute (PMI www.pmi.org) PRINCE2 (www.prince2.org.uk) ISO 10 006 1.11.2012
IPMA vs. PMI vs. PRINCE2 15
PMI zaměřeno více na proces IPMA více zaměřena na osobnost projektového manažera PRINCE2 zaměřen na tok definovaných dokumentů Filosofie v podstatě totožná – používají se ty samé metody atp.
1.11.2012
16
Cíle a přínosy KM a KP Proč vlastně vyvíjet kompetenční profil?
1.11.2012
Základní cíl 17
Cílem zpracování Kompetenčního profilu projektového manažera ve školství je podpořit profesionalizaci školství prostřednictvím zavádění metod nástrojů a technik projektového řízení. Cíle bude dosaženo definováním struktury (modelu) a minimální úrovně kompetencí (profilu) projektových manažerů pro úspěšné řízení projektů ve školství, na které bude navazovat v dalších aktivitách projektu systém podpůrných nástrojů pro projektové manažery působící ve školství. 1.11.2012
Přínos pro školství 18
V širším a dlouhodobějším kontextu KP napomáhá: podpořit proces zvyšování úrovně řízení ve školství, zvýšit absorpční kapacitu škol a školských zařízení pro vícezdrojové financování a financování prostřednictvím projektů a eliminovat rizika spojená s řízením projektů (např. nečerpání dotací z fondů EU, případně vracení dotací v důsledku chyb projektových manažerů), usnadnit zavádění změn ve školství formou projektů.
1.11.2012
Přínos pro ředitele 19
Pro vedení škol a školských zařízení kompetenční profil umožňuje: popsat požadavky na pracovní pozice projektových manažerů, resp. následně tyto projektové manažery vybírat/nominovat na konkrétní projekty, podporovat rozvoj znalostí a dovedností projektových manažerů v rámci své organizace a jejich osobní i profesní růst, v důsledku efektivnějšího výběru projektových manažerů, resp. cíleného rozvoje jejich kompetencí realizovat úspěšné projekty, získávat dodatečné finanční zdroje pro vlastní rozvoj organizace (např. z fondů EU).
1.11.2012
Přínos pro projektové manažery 20
Kompetenční profil umožňuje manažerovi projektů ve školství: identifikovat vlastní silné a slabé stránky pro řízení projektů ve školství, resp. srovnávat je vůči danému „etalonu“ (požadavku) pomoci identifikovat témata pro nastavení osobního plánu rozvoje, měřit efektivitu vzdělávacích a dalších podpůrných aktivit, prostřednictvím cíleného rozvoje vlastních kompetencí plynule zvyšovat efektivitu a kvalitu řízení projektů, posílit sebevědomí a sebedůvěru při uvědomění si významu a hodnoty vlastních znalostí a zkušeností.
1.11.2012
21
Kompetenční model Jaký zvolit?
1.11.2012
Co je co? 22
KOMPETENCE - soubor znalostí, osobních přístupů, dovedností a souvisejících zkušeností, kterých je potřeba pro úspěch v určité pozici (pozn. pozor na nejednotnost překladů anglických pojmů COMPETENCY a COMPETENCE). KOMPETENČNÍM MODELEM (KM) se rozumí strukturovaný soubor definovaných (klíčových) kompetencí vztahující se k určité funkci nebo roli. KOMPETENČNÍM PROFILEM (KP) se rozumí ucelený obraz úrovně rozvinutosti kompetencí jedince, který:
je požadován pro nějaký specifický účel nebo ve specifickém prostředí; resp. byl získán reálným zhodnocením aktuální úrovně kompetencí konkrétního jedince, a to ve struktuře (resp. užitím) příslušného kompetenčního modelu. 1.11.2012
Jaké byly výchozí možnosti? 23
1. Rakouský standard projektového řízení PMA PM Baseline vydaný PMA - PROJEKT MANAGEMENT AUSTRIA, dostupný na http://www.p-m-a.at. 2. Australský národní standard kompetencí pro projektové řízení vydaný v roce 2008 Australian Institute of Project Management, dostupný na http://www.aipm.com.au/html/ncspm.cfm. 3. USA National Competence Baseline v2.0 vydaný American Society for the Advancement of Project Management, dostupný na http://www.asapm.org/resources/USA_NCB.pdf. 4. Pravidla Project Management Association of Japan pro certifikace projektových manažerů, dostupná na: http://www.pmaj.or.jp/ENG/index.htm. 5. Kompetenční model projektového manažera vydaný Boston University, Corporate Education Center, dostupný na: http://www.butrain.com/mdp/CompModel.asp. 6. RAMBOUSKOVÁ, A. Kompetenční profil pomáhající profese, magisterská diplomová práce. Olomouc: Univerzita Palackého v Olomouci, 2008. 7. Společný evropský referenční rámec pro jazyky vydaný Council of Europe v roce 2001. 8. ČUMBOVÁ, P. Kompetenční model školského manažera, závěrečná diplomová práce. Olomouc: Univerzita Palackého v Olomouci, 2008. Standard IPMA 1.11.2012
Proces výběru 24
Základní kritéria Jednoduchost Použitelnost v lokálním prostředí Kompatibilita s hlavními mezinárodními standardy PMI, IPMA, PRINCE2)
Žádný z výchozích modelů nebyl zcela vhodný Byl vyvinut nový kompetenční model dle výše uvedených kritérií
1.11.2012
Nový kompetenční model 25
Kompetenční model je složen ze 14 KOMPETENČNÍCH OBLASTÍ členěných do 3 KOMPETENČNÍCH SKUPIN Kompetence odborné zahrnují soubor tzv. „tvrdých“ kompetencí PM, které přímo souvisejí se znalostí a uplatňováním principů, technik, metod a nástrojů charakteristických pro projektové řízení (i. a. plánování, organizování, řízení, integrace apod.); Kompetence sociální zahrnují zejm. tzv. „měkké“ kompetence, zejm. z oblasti behaviorálních a interpersonálních kompetencí, vedení a řízení lidí; Kompetence kontextuální pak zahrnují především schopnost chápání širšího prostředí a kontextu, ve kterém se projekt odehrává a jednání v souladu s ním.
1.11.2012
26
1.11.2012
27
A. Odborné kompetence projektového manažera 1.
Řízení integrace projektu
PM integruje a řídí všechny aspekty projektu, jakož i vazby projektu s jeho blízkým i širším okolím.
2.
Řízení rozsahu projektu
PM vymezuje věcné hranice projektu a řídí jeho obsah & rozsah.
3.
Řízení času projektu
PM specifikuje časový rámec projektu a řídí veškeré projektové aktivity v souladu s ním.
4.
Finanční řízení projektu
PM koordinuje a řídí finanční aspekty projektu.
5.
Řízení jakosti projektu
PM stanovuje, koordinuje a řídí jakostní aspekty projektu a kvalitu výstupů.
6.
Řízení rizik projektu
PM ochraňuje úspěch projektu koordinací a řízením neurčitosti, nejistoty a rizik projektu; systematicky vyhledává a využívá příležitostí pro posílení či zlepšení jakéhokoliv aspektu projektu.
7.
Řízení změn projektu
PM koordinuje a řídí změny v projektu.
8.
Práce s informacemi a dokumentací
PM efektivně pracuje s informacemi a dokumentací projektu.
1.11.2012
28
B. Sociální kompetence projektového manažera 9.
Komunikace a vyjednávání
PM vytváří a udržuje rámec pro efektivní komunikaci na projektu i mezi projektem a jeho okolím.
10.
Vedení a motivace projektového týmu, týmová práce
PM organizuje, vede, řídí a motivuje projektový tým na cestě k dosažení cílů projektu.
11.
Řízení výkonu a orientace na výsledky
PM efektivně řídí svoji osobní výkonnost i výkonnost proj. týmu při orientaci na cíle a výsledky projektu.
12.
Předcházení a zvládání kritických a konfliktních situací
PM proaktivně předchází vzniku kritických a konfliktních situací, a efektivně je zvládá, pokud nastanou.
1.11.2012
29
C. Kontextové kompetence projektového manažera
13.
14.
Projektové řízení v kontextu organizace
PM rozumí širšímu kontextu prostředí, ve kterém se projekt odehrává a jehož je projekt součástí.
Etika, právo a společenská odpovědnost
PM myslí a jedná v souladu s principy a zásadami práva, etiky a pravidly sociální a společenské odpovědnosti. PM projevuje respekt k hodnotám, kterých se projekt dotýká, a lidem, se kterými přichází do styku.
1.11.2012
Konkrétní obsah 30
Viz přiložený materiál Bylo konkretizováno, co je myšleno základním vyjádřením kompetence. Např.: Řízení integrace projektu
PM integruje a řídí všechny aspekty projektu, jakož i vazby projektu s jeho blízkým i širším okolím •
Analýza a vyjasnění vstupních podmínek projektu (zadání, kontext, očekávání a zájmy zainteresovaných stran, charakter a vlivy prostředí atd.)
•
Předprojektové studie (např.: studie proveditelnosti projektu)
•
Iniciace a facilitace vzniku/zahájení projektu
•
Stanovení/odvození (příp. převzetí) účelu a cílů projektu
•
Integrace projektových plánů (plán projektu, plán řízení projektu)
•
Řízení a koordinace postupu projektových prací, řízení odchylek a integrace změn (dynamické plánování)
•
Hodnocení a uzavírání projektu
•
Orientace na smysluplnost, účelnost a úspěšnost projektu
•
Řízení vztahů se všemi zainteresovanými stranami po celou dobu životního cyklu projektu
•
Integrace třetích stran, resp. produktů a služeb třetích stran do projektu
•
Systémové myšlení, holistický náhled, celostní pojetí, vědomí souvislostí a jejich respektování
1.11.2012
Možné úrovně rozvinutosti 31
#
OZNAČENÍ
STRUČNÝ POPIS Nekompetence (bez kompetence, nevědomí)
1
NEKOMPETENCE
Hodnocená osoba je „zcela nedotčena“ (nemá ani základní povědomí o principech, metodách, nástrojích a technikách, které lze aplikovat v dané znalostní oblasti). Základní povědomí (pasivní znalost)
2
POVĚDOMÍ
Hodnocená osoba má základní povědomí o obsahu a smyslu příslušné kompetence, má povědomí o některých principech, metodách, nástrojích a technikách, které lze aplikovat v dané znalostní oblasti. Kompetence na úrovni aktivní znalosti
3
ZNALOST
Hodnocená osoba disponuje aktivní znalostí obsahu a smyslu příslušné kompetence, resp. znalostí principů a běžných metod, nástrojů a technik, které lze aplikovat v dané znalostní oblasti („zná teorii“). Kompetence na úrovni aktivní znalosti a schopnosti aplikace do praxe
4
SCHOPNOST APLIKACE
Hodnocená osoba disponuje aktivní znalostí obsahu a smyslu příslušné kompetence (resp. znalostí principů a běžných metod, nástrojů a technik, které lze aplikovat v dané znalostní oblasti) a dokáže svých znalostí účelně a smysluplně užít v reálných životních situacích projektového řízení. Kompetence na úrovni aktivní znalosti a schopnosti kontextuální aplikace do praxe (holistický náhled).
5
SCHOPNOST APLIKACE V KONTEXTU
Hodnocená osoba disponuje aktivní znalostí obsahu a smyslu příslušné kompetence (resp. znalostí principů a běžných metod, nástrojů a technik, které lze aplikovat v dané znalostní oblasti), dokáže svých znalostí účelně a smysluplně užít v reálných životních situacích projektového řízení, a rovněž kriticky zhodnotit/posoudit vhodnost či přiměřenost jejich aplikace s ohledem na kontext dané situace, resp. vhodným způsobem modifikovat svůj přístup dle aktuálního kontextu.
1.11.2012
32
Kompetenční profil Na základě kompetenčního modelu
1.11.2012
Co je co? 33
KOMPETENČNÍM PROFILEM (KP) se rozumí ucelený obraz úrovně rozvinutosti kompetencí jedince, který: je požadován pro nějaký specifický účel nebo ve specifickém prostředí; resp. byl získán reálným zhodnocením aktuální úrovně kompetencí konkrétního jedince, a to ve struktuře (resp. užitím) příslušného kompetenčního modelu.
Byly tedy definovány konkrétní metody, principy a techniky plus požadovaný stupeň dosažení 1.11.2012
Příklad 34
Řízení integrace projektu
Požadovaná úroveň:
PM integruje a řídí všechny aspekty projektu, jakož i vazby projektu s jeho blízkým i širším okolím •
Analýza a vyjasnění vstupních podmínek projektu (zadání, kontext, očekávání a zájmy zainteresovaných stran, charakter a vlivy prostředí atd.)
•
Předprojektové studie (např.: studie proveditelnosti projektu)
•
Iniciace a facilitace vzniku/zahájení projektu
•
Stanovení/odvození (příp. převzetí) účelu a cílů projektu
•
Integrace projektových plánů (plán projektu, plán řízení projektu)
•
Řízení a koordinace postupu projektových prací, řízení odchylek a integrace změn (dynamické plánování)
ZNALOST •
Logický rámec
•
Životní cyklus projektu
•
Trojimperativ
•
SMART
•
Řízení zainteresovaných stran – principy
•
Komunikační plán
•
Plán řízení projektu
•
Změna v širším slova významu (co je okolo projektu, proč vznikl, k čemu by měl vést)
•
Organizační struktura projektu
•
Analýza SWOT
•
Hodnocení a uzavírání projektu
•
Orientace na smysluplnost, účelnost a úspěšnost projektu
•
Řízení vztahů se všemi zainteresovanými stranami po celou dobu životního cyklu projektu
•
Marketingový průzkum
•
Integrace třetích stran, resp. produktů a služeb třetích stran do projektu
•
•
Analýza nákladů a přínosů (CBA – Cost-Benefit Analysis)
Systémové myšlení, holistický náhled, celostní pojetí, vědomí souvislostí a jejich respektování
•
Analýza návratnosti investic do projektu (doplnění v rámci studie proveditelnosti)
1.11.2012
35
Metodika ověření Úrovně rozvinutosti kompetencí dle KP
1.11.2012
Jak? 36
#
OZNAČENÍ
1
NEKOMPETENCE
2
POVĚDOMÍ
3
ZNALOST
4
SCHOPNOST APLIKACE
Je možné měřit pomocí příkladů, které by hodnocený manažer řešil v rámci dlouhodobějšího testu – případové studie a následného rozboru a pohovoru s hodnotitelem (hodnotiteli).
SCHOPNOST APLIKACE V KONTEXTU
Je možné měřit např. pomocí Zprávy o projektu, ve které hodnocený manažer popíše svůj přístup a aplikaci metod na konkrétním projektu z vlastní praxe. Zprávu o projektu posoudí nezávislí hodnotitel/é a provedou s hodnoceným manažerem osobní pohovor s cílem upřesnit, případně ověřit určité aspekty Zprávy o projektu, resp. úrovně kompetencí příslušného PM.
5
ZPŮSOB OBJEKTIVNÍHO MĚŘENÍ
Je možné měřit testem složeným z uzavřených otázek. Pro každou z kompetenčních oblastí je stanovena sada deseti otázek, zaměřených na principy, metody, techniky a nástroje použitelné v rámci dané kompetence. Úroveň rozvinutosti dané kompetenční oblasti je hodnocena dle počtu správě zodpovězených otázek.
1.11.2012
Záměr 37
1.11.2012
3 úrovně k porovnání 38
Definovaný prfil PMŠ (naše představa o tom, jak by měl vypadat projektový manažer ve školství) Skutečná, změřená úroveň Subjektivní sebehodnocení (pro zpětnou vazbu a komplexnější obraz) Z toho plyne – dvě měření a jeden „etalon“
1.11.2012
Princip měření 39
ZMĚŘENÁ ÚROVEŇ KOMPETENCE
DOTČENÁ TÉMATA
POŽADOVANÁ ÚROVEŇ
Sebehodnocení
Hodnocení
Kompetence X
Principy, metody, techniky
Znalost
Znalost
Nevědomost
Kompetence X
Principy, metody, techniky
Povědomí
Znalost
Povědomí
1.11.2012
Proces měření 40
1.11.2012
Výstup z měření 41
1.11.2012
42
On-line ukázka Jak to prakticky vypadá
1.11.2012
43
Diskuze
[email protected] 731 603 468
1.11.2012
