Könyvelői Klub
Könyvelői Klub – 2013. március 28. – Miskolc Konzultáns: Kisgyörgy Ilona közgazdász; okl. adószakértő; költségvetési minősítésű könyvvizsgáló
HÁZIPÉNZTÁR, ZÁRÓÁLLOMÁNY SZABÁLYOZÁSÁNAK VÁLTOZÁSAI; AZ ELEKTRONIKUS ÚTON TÖRTÉNŐ FIZETÉS ÉS AZ E-SZÁMLÁZÁS
A klasszikus értelemben vett számviteli politika elkészítése és a hozzá tartozó szabályzatok az éves beszámolót készítő vállalkozásoknak és egyszerűsített éves beszámolót készítő vállalkozásoknak jelent kötelezettséget. Az egyszeres könyvvitelt vezető egyéb szervezetek esetében a 224/2000. kormányrendeletben szerepel a számviteli politika elkészítésére vonatkozó kötelezettség. Aki sajátos egyszerűsített éves beszámolót készít a 2012. évre vonatkozóan, annak egy számviteli politikát helyettesítő dokumentumot kötelező készítenie, amelynek tartalmaznia kell a fontosabb értékelési és pénzkezelési szabályokat, tehát azoknak a jegyeknek kell megjelennie a dokumentumban, amelyek egy klasszikus értelemben vett pénzkezelési szabályzatban jelennek meg. A sajátos egyszerűsített éves beszámolót készítőknél természetesen több egyszerűsítés is létezik, például nem kell év végén a devizás tételeket átértékelni, de ha van valutapénztára, akkor hasonló kezelési eljárásokat kell alkalmazni, mint azoknak, akik egyszerűsített éves beszámolót készítenek. A 2012. éves üzleti év az utolsó, amikor egyszerűsített éves beszámolót készíthet a vállalkozás, mert 2013-tól a számviteli törvény változásának következtében, illetve egy új rendelet megjelenésével belép a mikrogazdálkodói beszámoló készítési lehetősége. Ennek a beszámolónak az érdekessége, hogy nem kell kötelezően számviteli politikát tartalmazó dokumentumot készíteni, és egyéb ehhez hasonló szabályzatokat sem. A 2013. évről a beszámoló elején találhatóak azok a döntések, amelyeket a vállalkozásnak meg kell hozni ahhoz, hogy mikrogazdálkodói beszámolót készíthessen. A pénzkezelési szabályokhoz kapcsolódóan nemcsak a számviteli törvényt kell figyelembe venni, mivel a személyi jövedelemadóról szóló törvény, illetve a hitelintézetekről és pénzügyi vállalkozásokról szóló törvény (például az elektronikus pénz esetében) is befolyással bír a szabályzatra nézve (például kiküldetésnél). A számviteli törvény 14. §-a tételesen rögzíti, hogy a pénzkezelési szabályzatnak milyen minimális tartalommal kell rendelkeznie. 1
Könyvelői Klub
Ha az adózás ellenőrzésére vonatkozó elévülési időtartamot vesszük figyelembe, akkor a 2007. év még nyitottnak számít. A pénzkezelési szabályok szigorítása a számviteli törvényben a 2007. évben lépett életbe, de ez természetesen nem jelenti azt, hogy a vállalkozásoknak nem kellett 2007 előtt pénzkezelési szabályzattal rendelkeznie, de az, hogy milyen módon határozták meg, hogy mekkora pénzösszeget kezeltek a saját házipénztárukban, vagy alkalmi készpénzkifizető helyként milyen összeggel rendelkezhettek, annak tartalmát nem szabályozta a törvény. 2007-től lépett életbe az a szabályozás, amely értelmében meg kellett határozni, hogy mekkora összeget kezelnek a vállalkozásra vonatkozóan. Az a kifejezés, hogy az ügyvezető saját hatáskörében határozhat ennek az összegnek a nagyságáról, nem elegendő, meg kellett volna állapítani, hogy konkrétan milyen összegről van szó. 2009. február elsejétől lépett életbe a számviteli törvényben, hogy mennyi lehet a napi készpénz záróállománya, amely először az előző üzleti év összes bevételének 1,2%-ában lett meghatározva, de ha ez nem érte el az 500 ezer forintot, akkor lehetett a százalékos megállapítás helyett az 500 ezer forintos határt is választani. A vállalkozási szférára nézve viszont márciustól hatályba lépett az a szabályozás, hogy az előző üzleti év összes bevételének a 2%-ára emelkedett az összeghatár, de ugyanúgy továbbra is lehetett választani az 500 ezer forintos összeghatárt, ha a két százalék sem érte el az 500 ezer forintot. 2012. december elsejétől lényegében visszaállt a 2007. évi állapot, tehát a napi készpénz zárókészlet kötelezően meghatározott korlátozó összege kikerült a számviteli törvényből, de az a szabályozás továbbra is él, hogy a vállalkozásnak a saját működéséhez szükséges készpénzállományt meg kell határoznia. Bármekkora összeget meg lehet állapítani, de arra nagyon oda kell figyelni, hogy a pénz védelmére vonatkozó előírásokat ténylegesen be tudja tartani a vállalkozás, tehát a pénzösszeg meghatározásánál ezt is figyelembe kell venni.
Azért lényeges történetileg áttekinteni a változásokat, mivel egy átfogó adóhatósági ellenőrzés során, ami például a 2007-től 2011-ig tartó időszakra vonatkozik, bekérhetik a számviteli politikát, és a hozzá tartozó szabályzatokat évekre visszamenőleg is. Ilyen esetben az adott évre vonatkozó törvényi előírások szerinti szabályzatokat kell benyújtani, és nem az éppen használatos, legújabbat. Többek között ezért is lényeges egységes szerkezetben tartani és kezelni ezeket a szabályzatokat. 2
Könyvelői Klub
A számviteli politika és a hozzá tartozó szabályzatok elkészítése elsődlegesen nem a számviteli szakember feladata, a gazdálkodó képviseletére jogosult személy a felelős. Az adóhatóságnál és a cégbíróságnál is be kell jelenteni, hogy ki lesz ez a képviselő. Meg kell vizsgálni, hogy milyen felelősséggel tartozik a számviteli szakember, tehát ha olyan szerződéssel bír a vállalkozás a folyamatos és zavartalan működés érdekében, amelyben vállalta a szakember a számviteli politika és az ehhez tartozó szabályzatok elkészítését, illetve folyamatos frissítését, akkor ezt a felelősséget átvállalta a képviseletre jogosult személytől. Ha a felelősséget ilyen módon átvállalta a szakember, akkor jogszabály szerint 90 napon belül át kell vezetnie az új törvényi változásokat a szabályzatokba. Például, mivel most 2012. december elsejétől lépett életbe egy fontos változás, így február 28-ig meg kellett tenni a szükséges átvezetéseket.
A vállalkozás szempontjából meg kell határozni, hogy házipénztárral vagy alkalmi készpénzkifizető hellyel rendelkezik, és ezt a pénzkezelési szabályzatban rögzíteni kell. A házipénztárra vonatkozó pénzkezelési szabályzatot azokra a vállalkozásokra nézve kell elkészíteni, ahol ténylegesen működik házipénztár, van pénztáros, pénztárhelyettes és pénztárellenőr, továbbá egy fizikailag elkülönített helyen tud működni a házipénztár. Meg kell határozni például a nyitvatartási időt, a kulcs őrzéséről is külön rendelkezni kell, a pénztáros nem rendelkezhet a bankszámlák felett, továbbá a pénztáros, a pénztárellenőr és pénztárhelyettes feladatait is le kell írni stb. A szabályzat elkészítésénél oda kell figyelni az összeférhetetlenségi szabályokra is, mivel a pénzügyi, könyvelési, anyagbeszerzői, bérszámfejtői feladatokat ellátó személyek nem lehetnek pénztárosi, utalványozási, ellenőrzési minősítésben, hiszen akkor a saját ügyleteiket kellene megfinanszírozniuk vagy éppen leellenőrizniük, amely bizonyos esetekben visszaélésre adhat okot.
Ha a vállalkozás tevékenysége nem követeli meg, hogy házipénztárat működtessen, tehát csak alkalmi készpénzkezelésről van szó, akkor egészen másképpen alakul a szabályzat.
3
Könyvelői Klub
Pénzkezelésre alkalmas hellyel, illetve önálló pénztárossal nem rendelkező vállalkozások esetében lehet alkalmi készpénzkezelő helyre vonatkozó pénzkezelési szabályzatot készíteni. Az önálló pénztáros nélküli pénzkezelő helynek a vállalkozás székhelyén kell működnie. A vállalkozásnál a pénztárosi feladatokat a vállalkozás vezetője látja el. A készpénzforgalom nyilvántartásának a rögzítését és a vagyonvédelmi követelményeket a vállalkozás úgy oldja meg, hogy a készpénzforgalmat időszakonkénti elszámolásban készíti el. Az időszaki elszámoláskor és december 31-én a leltározáskor is címjegyzéket kell készíteni. A pénztárjelentést egyeztetni kell a készpénzállománnyal. Meg kell határozni a pénzkezelési szabályzatban, hogy van-e külföldi fizetőeszköz, és amennyiben van, ugyanúgy elkülönítetten kell nyilvántartani, és a valutapénztárat ebben az esetben is az ügyvezető kezeli. A készpénzfizetés teljesítésének eseteit is le kell szabályozni, a pénz közvetlen átadásával, a jogosult bankszámlájára teljesített készpénzbefizetéssel, postai utánvéttel vagy egyszerű átutalással. Figyelembe kell venni, hogy a forgalom többsége készpénzes, vagy inkább átutalással történik. Az összeget a jogosult részére utalvánnyal vagy csekkel fogja teljesíteni. Pénzforgalmi betétkönyv használata is szóba kerülhet, amely az államháztartás szerveinél jellemző lehetőség. A készpénzforgalom lebonyolításának a figyelembevételével érdemes a különböző készpénzfelvételeket előre tervezett módon meghatározni. Mivel nincs pénztáros és folyamatos működés sem, így nagyon lényegesek a bizonylatok, elsősorban a kiadási és bevételi pénztári bizonylatokra kell odafigyelni. A szabályzatba érdemes belefoglalni, hogy a készpénzre vonatkozó előírásokat a helyi körülmények figyelembevételével fogja megállapítani a jogosult. Például, ha a környéken bank vagy posta sem található, akkor előre kell gondolkodnia a pénzfelvételeket illetően. Azt is lehet rögzíteni a szabályzatban, hogy a vállalkozás a bankszámlája terhére csak készpénzfelvételi utalvánnyal jogosult, mivel az egy szigorú számadású bizonylat.
Ha alkalmi készpénzkezelő hely működik a vállalkozásban, akkor, ami a pénztár fizikai védelmére vonatkozik mint előírás, természetesen nem kell külön megemlíteni a szabályzatban, viszont az adatok védelmére vonatkozó leírás ott is érvényes ugyanúgy, mint 4
Könyvelői Klub
a személyvédelem. Meg kell határozni, hogy a bankból hogyan lehet pénzt felvenni, illetve a bankba pénzt betenni. Kétmillió forint feletti pénz szállításához két személy, az afeletti összeg mozgatásához zárható táska és védő személyzet is szükséges.
Érdemes rögzíteni a szabályzatban, hogy milyen pénzkímélő eszközök és pénzeszközök, illetve pénzkezelési műveletek vannak a vállalkozásnál, tehát érdemes sorra venni, hogy milyen kártyák, csekkek, értékcikkek stb. fordulnak elő, továbbá, hogy ezekhez milyen gazdasági események tartoznak. A számviteli politika elkészítésére kötelezett vállalkozás ezeket a tételeket a számlarendjében részletesen ki kell, hogy fejtse.
A pénzkezelési szabályzat elkészítésénél a vállalkozás sajátosságait kell figyelembe venni minden esetben, tehát, ha a vállalkozás nem rendelkezik bankszámlával, akkor a bankszámlára vonatkozó előírásokat nem kell átvenni a mintaszabályzatból, elég egy mondatban leírni, hogy a vállalkozás nem rendelkezik bankszámlával. Vannak olyan esetek, amikor magától értetődik, hogy milyen szempontokat kell figyelembe venni, például, ha a vállalkozás áfa-körös, akkor legalább egy bankszámlája biztos, hogy van, tehát a bankszámla és a pénztár közötti kommunikációt dokumentálni kell. Ha a vállalkozásnak van deviza betétszámlája, akkor a deviza betétszámla és a pénztár, illetve a deviza betétszámla és az elszámolási betétszámla közötti ügyleteket is meg kell határozni a szabályzatban.
Az elektronikus bankolás rendszerében, amikor lényegében abban a pillanatban teljesül az átutalás vagy jóváírás, amikor az entert a kezelő megnyomja, akkor az átvezetési számlának az a funkciója elveszett, mint amikor még három napig kellett várni a bankkivonatra, és tulajdonképpen a levegőben lógott az összeg. De a naplók közötti átjárhatóság nincs biztosítva, ezért akármilyen elektronikus bankolási módszert választ a vállalkozás, ezt a számvitelben kezelni kell.
Szabályozni kell a pénzkezelési szabályzatban a készpénzfelvét, készpénzkiadás és kapcsolódó gazdasági eseményeket, forintra, valutára, devizára is vonatkoztatva. Ez azért is 5
Könyvelői Klub
fontos, hogy ha új dolgozó kerül a vállalkozáshoz, akkor első látásra tudja, hogyan működnek a pénzkezelési rendszerek. Ha bármilyen pénznemben fizikailag is megmozdul a pénz, annak minden esetben pénztárhoz kell kapcsolódnia.
Ha deviza betétszámláról történik a pénzfelvétel, és ezt valutában kezelik, akkor a deviza könyvszerinti árfolyamát kell figyelembe venni. Valuta befizetésénél a valuta könyvszerinti árfolyamát kell figyelni, és nem azt, amit majd a deviza betétszámlán jóváírnak. Az elszámolási betétnél, ha valuta befizetése történik, akkor a valuta könyvszerinti forintértékét kell figyelni. Az elszámolási betétszámlánál, amikor rögzítésre kerül a tétel, akkor a ténylegesen jóváírt forintértéket kell figyelni, mert ahhoz nem kapcsolódik árfolyamelszámolás. Ha ezen ügyletek között van nyereség vagy veszteség jelleg, akkor kezelni kell a deviza- és valutakészlet árfolyamveszteségét a számlával szemben. Azt, hogy ez a folyamat mikor és hogyan kerül kezelésre a vállalkozás életében, a valutapénztár kezelésére vonatkozó, saját hatáskörben meghatározott szabályozás alapján fogja meghatározni.
A számviteli törvény meghatározza, hogy milyen árfolyamot lehet használni, tehát vagy az MNB árfolyamát, vagy a vállalkozás által választott hitelintézet átlagárfolyamát a devizás tételek könyveléséhez. De azt, hogy a valutapénztárban hogyan kezeljék a bejövő, jelenlévő, nyitó vagy záró készleteket, milyen értéken, milyen módszerrel fogják a felhasználást dokumentálni a vállalkozásnál, sem a valuta, sem a deviza esetében nem ad konkrét iránymutatást. Több választási lehetőség áll a vállalkozás rendelkezésére, amelyet a pénzkezelési szabályzatban dokumentálni kell.
A pénztárhoz kapcsolódó bizonylatok minden esetben szigorú számadásra kötelezett bizonylatnak számítanak. A pénzmozgásra vonatkozóan valamilyen számviteli bizonylatnak számító alapbizonylatnak lennie kell. Ez érvényes például az útnyilvántartásra, vagy az utólagos elszámolásra kiadott összegekre, mert a pénzmozgást önmagában egyik sem 6
Könyvelői Klub
bizonylatolja. A pénztárbizonylatokat géppel és kézzel is ki lehet állítani, de a géppel írt pénztárbizonylatok esetében csak akkor lesz hiteles és számviteli a bizonylat, ha ugyanúgy alá lesz írva, mint a kézi bizonylat. Tehát ugyanazokat a jegyeket, amelyeket a kézi bizonylatra rá kell írni, azokat a gépi bizonylaton is fel kell tüntetni.
Az általános számviteli bizonylatok őrzésére vonatkozóan oda kell figyelni a nyolc évig olvasható formában való megtartásra és a visszakereshetőség lehetőségére. Tehát hogy a nyilvántartásban az adott számviteli bizonylatot hol lehet megtalálni, melyik főkönyvnél mit érint, amelyet a kontírozás fog biztosítani. Az olvasható forma megtartásának kérdése felvetődik például a hőpapírra nyomott számlák esetében. Érdemes ezeket lefénymásolni és hitelesíteni, tehát rá kell írni, hogy „Az eredetivel megegyező hiteles másolat.”
A valuta- és devizakészleteket érintő évközi értékelési szabályok esetében, ha a valutapénztárban év közben történik változás, ezt a növekedést vagy csökkenést a forintra történő átszámításnál a számviteli törvény tételesen nem tartalmazza. Lehet elszámoló árat vagy FIFO-módszert használni, a lényeg az, hogy valamilyen módon kezelje a kérdést a vállalkozás, illetve pontos meghatározása, eljárási rendje megjelenjen a szabályzatban. Ha a valutakészletben történik változás, akkor a változás napján érvényes árfolyamnak megfelelően kell számolni. A növekedéseket a valuta megszerzéséért fizetett forintellenértéken, a csökkenéseket a devizás tételek értékelésére választott napi árfolyamon, eseményenként elszámolva a keletkező árfolyam-különbözetet. Ha ezt választja a vállalkozás, akkor ezt kell a szabályzatban rögzíteni. Másik választási lehetőség, amikor a növekedéseket a valuta megszerzéséért számított forintellenértéken, a csökkenéseket a meglévő valuta könyvszerinti árfolyamán számolják el. A felhasználást vagy átlagárfolyamon vagy FIFO-módszert alkalmazva kell megvalósítani.
7
Könyvelői Klub
Az, hogy a vállalkozás melyik lehetőséget választja, annál elsődleges szempont, hogy a valutát milyen forrásból szerzi meg. Például, ha deviza számláról történik a felvétel, akkor vagy forintszámlával szemben fog valutát vásárolni, vagy kívülről érkezik a céghez stb.
A választásnál érdemes még a valuta mennyiségét is figyelembe venni, mert például nagy mennyiségű valuta felhasználásakor nem a legjobb választás a FIFO-módszer. Így egy rendkívül bonyolult analitikus rendszer fog hozzá tartozni.
A valuta ellenében történő értékesítéseknél arra kell figyelni, hogy a valuta adott napon érvényes, a gazdálkodó által a devizás tételek értékelésére választott árfolyamot kell alkalmazni. Ha elszámolásra ki lett adva valuta, annak a visszavételezésekor a visszavételezés napján érvényes, a gazdálkodó által a devizás tételek értékelésére választott árfolyamon számított forintösszegben kell visszavenni, és csak a felhasználást kell a FIFOvagy átlagár módszerével elszámolni.
Ha elszámoló árfolyamot választ a vállalkozás, célszerű a valutapénztár mellett egy valuta árkülönbözeti számlát alkalmazni, mivel komoly segítség lesz, amikor havonta, negyedévente, évente fel kell osztani készletre és felhasználásra az árfolyam-különbözetet. Akkor, ha jó az elszámolás, akkor kifut az egyenlege, ha nem, akkor egyenlege marad.
Például van egy vállalkozás, aki január hónapban többféle gazdasági eseményt végez. A nyitókészletről indul a példa, amely meg van határozva valutában és forintban is. A deviza betétszámláról felvesz a vállalkozás az adott hónapban valutát, amelynél a meglévő deviza könyvszerinti árfolyamát kell figyelembe venni, mert azon az értéken fog bekerülni a valutapénztárba az összeg. Hitelintézettől is történt forintos számláról vásárlás, amely esetében valutában bekerül a vásárolt mennyiség, és a forintérték a ténylegesen fizetett forintérték. Ugyanebben a hónapban az egyik dolgozónak elszámolásra a vállalkozás valutát ad ki, 200 egységnyit, majd tíz nap múlva visszaérkezett a dolgozó, aki a részére kiadott valutából 160-at elköltött, 40-et visszahozott. Ha például január 20-án érkezett vissza a dolgozó, akkor ismerni kell a január 20-án érvényes árfolyamot, mert azzal kell visszavételezni a visszahozott valutát. Ha elszámoló árat alkalmaz a vállalkozás a valutakészlet 8
Könyvelői Klub
kezeléséhez, akkor a vállalkozás életében egy elszámoló árfolyamot is meg kell határozni, amely jelen példában 205.
1. Ha a gazdálkodó a változás napján érvényes árfolyamot alkalmazza, és a csökkenéseket FIFO-módszer szerint számolja el: A nyitó árfolyam 200, a pénztárban 20 egység valuta áll rendelkezésre, amelynek 4.000 a forintértéke. A vállalkozás január 10-én vett fel 100 egységet, amelynél a deviza betétszámla könyvszerinti értéke 197, 120-ra emelkedett a valutakészlet, és a két forintösszeg összeadva lesz a forintegyenleg. Ezután forintos bankszámláról történt vásárlás 100 egységnek megfelelően, ahol a forintérték 20.500 forint, ezt kell elosztani 100-zal, így jön ki az árfolyam értéke, 205. A készlet megnövekedett 220-ra, a forintértékeket összeadva megkapjuk az egyenleget forintban. Majd 200 egység ki lett adva elszámolásra, és mivel FIFO-módszer lett választva az elszámolásra, így január 11-én az analitikában ki kell dolgozni, hogy a 200-ból a legkorábban beszerzett, az első, ami a nyitó, elfogyott 20, 200 árfolyamon, 4.000 forintértéken. A következő a 200-ból a 100, amit 197 forintos árfolyamon a deviza betét könyvszerinti árfolyamán került beszerzésre, tehát 19.700 forintért. A következő beszerzés, ami 100 volt, de csak 80-at kell igénybe venni, mert összesen 200 lett kiadva elszámolásra, az a tényleges forint fizetett ellenértékből számított árfolyam lesz, tehát 205, és így jön ki, hogy összességében elszámolásra forintban mennyi lett kiadva. Tehát a 20 marad, és mivel a FIFOmódszer lett alkalmazva, látható, hogy nem ugyanannyi lesz a 20-nak az egyenlege, mint ami január elsején volt. A dolgozó január 20-án visszatért, amikor az árfolyam 206 volt. 40 egységet hozott vissza, amelyet a visszavétel napján érvényes árfolyamon kell visszavenni, így a készlet 60 lesz. Az elköltött 160 egységet a megfelelő elszámolási bizonylat alapján kell elszámolni, de vissza csak a 40-et kell venni, amelyet ténylegesen visszahozott a dolgozó. A felhasználás ugyanúgy, mint amikor elszámolásra oda lett adva, az első, a legkorábban beszerzettől indul, így a 160-at meg kell bontani ugyanúgy, mint a 200-at. Tehát először elfogy a 20 nyitókészlet, aztán az első beszerzés, a 100, és mivel 160-at használt fel, a második beszerzésből csak 40-et kell ehhez felhasználni.
2. Ha a vállalkozás a változás napján érvényes választott árfolyamot használja, és a csökkenéseket az átlagárfolyam módszerével számolja el: Ebben az esetben egészen addig, amíg a nyitó rögzítésre kerül, a devizaszámláról felvétel történik, és valutát vásárol a vállalkozás a forintos bankszámla segítségével, semmi nem 9
Könyvelői Klub
változik, mert a változás napján érvényes választott árfolyamot fogja alkalmazni az elszámoláshoz. Amikor elszámolásra kiad a dolgozónak, akkor már az átlagárfolyamot fogja használni, amelynek megfelelően a 200 kiadás ezen kerül kivezetésre a valutapénztárból. A 20 ennek megfelelően egy másik értéken fog megjelenni. Amikor a dolgozó visszaérkezik és elszámol, megint a visszaérkezés napján érvényes árfolyamot kell alkalmazni. Mivel az átlagárfolyamot alkalmazza a vállalkozás, nincs különösebb gond a felhasználással, mert a 160 is ezen az átlagárfolyamon került felhasználásra.
3. Ha a vállalkozás a valutapénztár nyilvántartásra az elszámoló árfolyamot használja: A nyitókészlettől a felvételig, a beszerzésen keresztül a kiadásig, és a visszavételezés értékét is ezen az árfolyamon kell meghatározni. Ha például a szabályzatban a vállalkozás azt vállalta, hogy minden hónapban el fogja számolni ezt az árfolyam-különbözetet, akkor havonta el kell készíteni ezt egy nyilvántartásban. Először is meg kell határozni az árkülönbözet százalékát. Ennek értelmében az összes forintértéke a valutának kerül a nevezőbe, és az összes árfolyam-különbözet a számlálóba, így megkapjuk, hogy hány százalék volt az árkülönbözet. Majd meg kell nézni, hogy mekkora forintérték volt, amit felhasználásra fordított a vállalkozás, és annak az értéknek a 2%-át véve eredményül megkapjuk, hogy például a 900ból 656 volt a felhasználásra jutó árkülönbözet, amelyet természetesen akkor ahhoz a tételhez kell hozzákönyvelni. A másik a 900-656 különbsége, ami 244, és ez lesz a készletre jutó, amely maradhat a valutapénztár értékében.
A számviteli törvény a devizakészlet állományában, az év közben bekövetkezett változások forintba történő átszámítására nem ír elő kötelezettséget, tehát a gazdálkodónak kell választania egy módszert, amely a számára a legmegfelelőbb. A valutapénztár esetében választott módszerek itt is alkalmazhatóak, tehát ugyanabból a három lehetőségből lehet választani. A vállalkozás sajátosságait kell figyelembe venni minden esetben. Ha például egy több százmillió forintos éves forgalmú vállalkozásnál, ahol a külföldről származó bevételek esetében akár egy napon belül is több száz tétel keletkezhet, annak nem érdemes a FIFO-módszer szerinti elszámolást választania.
A 2011. január elsejétől hatályos számviteli törvény írta elő, hogy nemcsak a valuta- és devizapénztár, illetve a deviza betétszámla és a valutapénztár, hanem az összes devizában és 10
Könyvelői Klub
valutában megnyilvánuló követelésnek, kötelezettségnek, értékpapírnak, befektetett eszköznek az átértékelése a mérlegfordulónapon érvényes árfolyamon kötelező. A pénzkezelési szabályzatban ezt a gazdasági folyamatot is rögzíteni kell elsődlegesen az egyezések érdekében.
A külföldi fizetőeszközben történt beszerzésekre 2012. január elsejétől a számviteli törvény megengedi, hogy az áfatörvény szerinti árfolyamot használja a gazdálkodó, amelyet a szabályzatban szintén fel kell tüntetni.
A kiküldetések esetében gondot okozhat, hogy nemcsak számviteli szakterületet érint, hanem adózási, járulékfizetési, munkaügyi ismeretek is szükségesek hozzá. A külföldi kiküldetéseknél a napidíj elszámolásához először is szükséges a dolgozók részére egy szabályzat, amelyben rögzíteni kell, hogy biztosít-e a cég napidíjat, vagy sem. A munkáltató a munkaszerződésben is kikötheti, hogy a munkavégzés helye változó helyen történik, tehát külföldre is vonatkozhat. Ha a vállalkozás biztosít napidíjat, és a dologi kiadások elszámolásához előleget kell biztosítani, akkor azt a valutapénztárból kell kiadni. A kiadás pillanatában azt még nem lehet tudni, hogy pontosan mire lesz felhasználva ez az összeg, illetve azt sem lehet tudni, hogy mennyi lesz a napidíj, még akkor sem, ha ez a szabályzatban meg van állapítva. Ezért egyéb rövid lejáratú követelésekkel szemben kell kivezetni a valutapénztárból ezeket az összegeket, a kiadáskor érvényes választott devizaárfolyamon. 2012. január elsejétől a számviteli törvény lehetőséget biztosít arra, hogy ha a beszerzés ellenértékeként a kiegyenlítés valutában történik, akkor a termék vagy szolgáltatás értéke az ellenértékként fizetett valuta könyvszerinti árfolyamán is meghatározható. Ebben az esetben, ha így kerül kiadásra az előleg, az előlegnél is lehet a valuta könyvszerinti árfolyama a mérvadó. Ha ezt választja a vállalkozás, akkor ehhez egy számviteli politikai döntés szükséges. Amikor a dolgozó visszatér, a kapott előleggel el kell számolnia. A belső szabályzatban, amelyben a kiküldetésre vonatkozó előírások szerepelnek, érdemes az elszámolásra vonatkozóan rögzíteni, hogy jegyzékkel számoljon el a munkavállaló. A bizonylatok csak a felhasználást dokumentálják, tehát csak az el nem költött mennyiséget tudja visszahozni a dolgozó, ami a napidíj felett van. Amikor már visszaérkezett, akkor már meg lehet határozni, 11
Könyvelői Klub
hogy hány napig volt kiküldetésben, és mennyi az a valutában meghatározott összeg, ami az ő napidíjára vonatkozik. A maradék összeget – amivel nem tud elszámolni, és nem fedi le semmi – kell csak visszavételezni, a visszavételezés napján érvényes választott árfolyamon kell bevételezni. Emiatt keletkezik az egyéb rövid lejáratú követelések számlán egy árfolyamkülönbözet, amelyet kezelni kell. Előfordulhat, hogy a napidíjra vonatkozóan eltérés lesz, mivel csak előleget vett fel, és a munkavállaló többet költött. Lehet, hogy a napidíjra járó részt a kiadott valuta nem fedezi. Ennek megfelelően a ténylegesen járó napidíjat közvetlenül kell az egyéb bérjellegű kifizetések között, az egyéb rövid lejáratú követelések számlán feltüntetni. Ezt a lépést a könyvszerinti árfolyamon kell nyilvántartani. Ha a tényleges napidíj, ami a dolgozónak jár, az előleghez képest több, mint amennyit a dolgozó megkapott, akkor a különbözetet a valutapénztárból valutában kell kifizetni az egyéb jellegű személyi kifizetésekkel szemben.
A belföldi kiküldetésnél is ugyanez az eljárási rend a napidíjra vonatkozóan.
Amit a dolgozó elköltött az előlegből különböző dologi kiadásokra, eszközbeszerzésre, azt az egyéb rövid lejáratú követelések számlával szemben közvetlenül kell elszámolni. Ha anyag, vagy anyagjellegű ráfordítás, vagy tárgyi eszköz volt, akkor beruházáson keresztül kell levezetni, ha készletet, árut vásárolt, akkor ezeket is ezzel a számlával szemben kell elszámolni. Ha a könyvszerinti árfolyamot használják az elszámoláshoz, nem lesz árfolyam-különbözet az ügylet miatt, a napidíj miatt viszont előfordulhat.
A házipénztárban többféle értéket, értéktárgyat is lehet őrizni, például csekket, amely lehet készpénzfizetési vagy elszámolási csekk is. Az analitikus nyilvántartást le kell dokumentálni a szabályzatban: milyen típusú a csekk, milyen pénznemről szól és mekkora összegben, ki a fizetésre kötelezett hitelintézet, mi a csekk kiállításának időpontja és helye, továbbá a csekk beváltásának időpontja és helye, hivatkozni kell a beváltáshoz kapcsolódó dokumentumra. Ha ilyen értéktárgy előfordul, és az nyilván van tartva, akkor szigorú számadásra kötelezett lesz, mivel értéket képvisel.
12
Könyvelői Klub
További értékcikk lehet a házipénztárban a bélyeg, az illetékbélyeg, a postautalvány stb., de akármilyen típusú is, fajtánként kell analitikus nyilvántartást vezetni róla, hasonlóan, mint a csekkekről, tehát a beszerzett érték címlete, mennyisége, értéke, felhasználás címlete, mennyisége, értéke. Hivatkozni kell arra, hogy mihez lett felhasználva, továbbá milyen bizonylaton lett beszerezve. Étkezési, utazási és ajándékutalványokkal is rendelkezhet a cég, amelyek kezelését a szabályzatban rögzíteni kell. Az utalványok fajtánkénti nyilvántartása a lényeges, hogy milyen mennyiségben, címletben, sorszámmal, mekkora forintösszegben kerültek beszerzésre. A felhasználást ugyanilyen részletesen, rendszerezve kell nyilvántartani. Továbbá lényeges, hogy mikor, kitől lett beszerezve, illetve hogy mihez kapcsolódik a felhasználás, mert ezek azok az értéket képviselő tárgyak, amelyek már a felelősség kérdését is felvethetik.
A felelősség kérdésénél egyszerűbb eset, amikor a pénztáros saját alkalmazásban áll, mivel ő kéthavi illetményével terhelhető. Az ügyvezető viszont már a teljes vagyonával felel, ha a pénzkezelésbe bonyolódik.
Ha külön elszámolásra kiadott összegek vannak a cégnél, akkor ezekről is analitikus nyilvántartást kell vezetni. Mikor történt a pénz kiadása, mi a kiadási bizonylat száma, ki vette fel és milyen jogcímen, mekkora összeget vett fel és milyen pénznemben, illetve mikorra kell elszámolnia vele, továbbá mikor történik meg a tényleges elszámolás, és fontos még a ténylegesen felhasznált összeg, és a maradék visszavételezése.
Különböző pénzkímélő formák is előfordulhatnak a vállalkozás életében, amelyeket csak akkor kell leszabályozni a pénzkezelési szabályzatban, ha tényleg elő is fordulnak a vállalkozásnál. Ilyen lehet például a csekk, váltó, bankkártya, utalvány stb. A Széchenyi Pihenő Kártya vegyes felhasználású kártya, de lehet választani internetes kedvezményoldalak kuponjait, illetve bizonyos országrészekben vannak helyi fizetőeszközök is, mint például Sopron környékén a soproni kékfrankos vagy a Balaton környékén a balatoni korona. Idegen kibocsátású utalvány vásárlásakor (például Erzsébet utalvány) akár készpénzben lett kifizetve, akár bankszámláról lett átutalva az összeg, még nem lehet tudni, hogy mit tesz vele a vállalkozás. Tehát első körben, amikor a pénzforgalmi teljesítés megtörténik, még csak egyéb követelésként lehet nyilvántartani. Amikor a dolgozónak átadásra kerül, akkor lehet 13
Könyvelői Klub
személyi jellegű egyéb kifizetésnek átvezetni az egyéb követeléseket akkora összegnek megfelelően, amely összeget átvett a dolgozó. Az átadáskor kell az szja-t és az ehot is elszámolni.
A Széchenyi Pihenő Kártya egy négyszereplős kártya. Először is van egy intézmény, aki biztosítja a kártyát, amely hasonló egy bankkártyához. Vele szemben áll a munkáltató, aki megrendeli az intézménytől, és ő továbbadja a munkavállalójának, vagy a munkavállalója közeli hozzátartozójának, aki ezért valamilyen szolgáltatást fog igénybe venni. Ha elveszett, megsemmisült a kártya, akkor lehet pótkártyát igényelni, illetve le is lehet tiltani ugyanúgy, mint egy bankkártyát. A munkáltatónak az intézménnyel kell szerződést kötnie, aki a rendelkezésére bocsátja a kártyát, majd a munkáltató átutalja az adott összeget. Ilyenkor igaz, hogy megtörténik a kártya feltöltése, de még nem lehet tudni, hogy mire lesz felhasználva, ezért egyéb követelésekkel szemben a pénzeszközök fognak csökkenni. Amikor átadásra kerül a dolgozónak, akkor lesz belőle személyi jellegű egyéb kifizetés, tehát lecsökken a követelés, és ekkor keletkezik az szja-, illetve eho-fizetési kötelezettség.
Hasonlóan működnek az internetes kedvezmények kuponjai is. A munkáltató az interneten lefoglal valamilyen kupont, egy szolgáltatás vagy termék elérése érdekében, és amikor átutalta az ellenértéket, a szolgáltató megküldi a letölthető kupont. Ekkor még nem lehet tudni, hogy mire lesz felhasználva majd, amikor a felhasználás megtörténik, akkor lehet költségként elszámolni, illetve akkor kell a követelést kivezetni. Ha a kupon mégsem kerül beváltásra, és lejár, akkor elévült követelésként, egyéb ráfordítással szemben kell az egyéb rövid lejáratú követelést kivezetni.
Utazási utalványokat több céllal is lehet vásárolni. Például kiküldetéshez, üzletfelekkel közös utazáshoz, vagy csak ajándékként a dolgozóknak stb. Az utalvány beszerzésekor még nem lehet tudni a felhasználási célt, így a követelésekkel szemben lehet a pénzmozgást dokumentálni. Ha kiküldetésként veszi igénybe a dolgozó, akkor egyéb igénybevett szolgáltatás, ha üzletfelekkel kerül közös felhasználásra, akkor egyéb bérjellegű, ha ajándék lesz, akkor rendkívüli ráfordításként kell kezelni. 14
Könyvelői Klub
Saját kibocsátású utalványok esetében először is nem lehet tudni, hogy tényleg fel fogják-e használni, tehát első körben még csak egy kötelezettség keletkezik. Amikor felhasználják az utalványt, akkor lehet árbevételt és fizetendő áfát ezzel szemben könyvelni. A felhasznált utalványok értékét lehet kivezetni ezekkel a rövid lejáratú kötelezettségekkel szemben. Ha az utalvány lejárt, akkor rendkívüli bevételként kell kivezetni az egyéb rövid lejáratú kötelezettségekkel szemben.
A bankkártyás ügyleteknél azt is figyelni kell, hogy az elszámolási betétszámlához tartozó bankkártyája van a vállalkozásnak, vagy valamilyen hitelhez kapcsolódik, amely egy adott hitelkeret felhasználásához kötődik, és ennek megfelelően kell a bankkártyákhoz kapcsolódó tranzakciókat kezelni. Amikor a különböző bankkártyákat használja a gazdálkodó, ezek az ügyletek nem készpénzes ügyleteknek számítanak. Nem készpénzmozgásról van szó, hanem valamilyen bankszámlához köthetőek. Akkor is, ha például vásárlás történt vele, internetes fizetés vagy bármilyen más tranzakció, tehát nem lehet a pénztárba átvezetni. Ha deviza számlával van kapcsolatban a bankkártya, vagy külföldön kerül használatra, akkor az árfolyamokra oda kell figyelni. Deviza betétszámla esetében a deviza könyvszerinti árfolyama és a forintösszeg, ha forintot vett fel valaki a kártyával árfolyam-különbözetet lehet elszámolni a kettő különbözeteként. Ha valutában vesz fel forintszámláról pénzt, akkor a csökkenések a devizabetét könyvszerinti árfolyama, a növekedés napi választott árfolyamon történik. A kettő között lehet különbözet, ha forintszámláról történik az esemény. Akkor a növekedés a fizetett forintösszeg, és ebben az esetben az árfolyam egy, mert forinttal áll szemben, tehát nem lehet árfolyam-különbözetről beszélni. A bankkártyás vásárlás és a bizonylat megérkezése között nem valószínű, hogy több nap telik el, de ettől függetlenül úgy kell kezelni, hogy amikor még nem érkezett meg erről a bizonylat, akkor bankkal szembeni egyéb követelés lesz beállítva, ha devizáról van szó, akkor a napi választott árfolyamot kell figyelembe venni. Az a jutalék, amit ezzel kapcsolatban elszámolnak, egyéb igénybe vett szolgáltatásként fog megjelenni.
15
Könyvelői Klub
Különböző előrefizetési módszereket is lehet használni a kártyákkal, akár telefonos feltöltéseket is, például mobiltelefonon keresztül is lehet parkolójegyet, autópálya-matricát, újságot vásárolni. Egyéb követeléssel szemben kell elszámolni, hasonlóan az utalványokhoz.
Az elektronikus pénz fogalmát a hitelintézetekről és pénzügyi vállalkozásokról szóló törvény szabályozza. Az úgynevezett elektronikus pénztárca használata azt jelenti, hogy akár a saját számlavezető bank a vállalkozás betétszámlájáról különít el egy megfelelő összeget, amely egy adathordozó kártyára kerül, bizonyos szolgáltatások igénybevételére, vagy termékek megvásárlására. Az összes pénzkímélő fizetési formáról elmondható – kivéve a csekket –, hogy nincs köze a pénztárhoz, az elektronikus pénz viszont úgy működik, mintha készpénzes forgalmat bonyolítana a gazdálkodó. A pénzmozgás pillanatában, amikor a növekedés vagy csökkenés bekövetkezik az elektronikus adathordozón, az készpénzmozgásnak számít. Az elektronikus pénzforgalmat célszerű elkülönített főkönyvi számlán nyilvántartani, hogy ne keveredjen az egyéb készpénzes tételekkel.
A hitelkártyák és a bankkártyák között az a különbség, hogy a hitelkártyáknál nem követelés, hanem kötelezettség keletkezik, és a kötelezettség csökkenésként kell a valóságos felhasználás mértékével a tételeket elkönyvelni. Ha devizás kártyáról van szó, akkor az árfolyamra is oda kell figyelni, mert az árfolyamkülönbözet a devizaszámlán a két könyvszerinti árfolyam különbözete lesz, a forintszámlánál viszont a könyvszerinti árfolyam és maga a deviza eladási árfolyam különbözeteként jelenik meg.
Az üzleti célú és magáncélú bankkártyák használatára kiemelten fontos odafigyelni. Ha az üzleti célú vásárlásokat magáncélú bankkártyával fizették ki, akkor a kifizető személlyel szemben kötelezettségként kell előírni. Ha magáncélú vásárlás történt üzleti célú kártyáról, akkor a fizető személlyel szemben kell előírni követelésként.
16
Könyvelői Klub
A PayPal fizetési rendszer esetében vagy egy hitelintézet, vagy egy bármilyen más szolgáltató fog elektronikus pénzt kibocsátani az igénybevevő részére, tehát ez készpénzes elszámolás lesz. A bankszámláról vagy a bankkártyáról kerülnek elkülönítésre ezek az összegek.
Elektronikus számlázás Az elektronikus számlázáshoz kapcsolódó Európai Uniós irányelv nem újdonság, mivel ez egy 2010. július 13-ai irányelv, amelyet 2013. január elsejéig kellett bevezetni a tagországoknak. Tehát több év felkészülési időt biztosítottak arra, hogy a saját jogrendszerébe minden egyes tagállam be tudja építeni. Magyar vonatkozásban ezt az áfatörvényt jelenti.
Az elektronikus számlának a megjelenése Magyarországon 2004-től keletkeztethető, 2005. évi az a rendelet, amely szabályozza az elektronikus adatőrzést, az elektronikus archiválás rendszerét, amelyben még a klasszikus értelemben vett elektronikus számla fogalmi meghatározásához kapcsolódó szigorú előírások vannak lefektetve.
2013 előtt elektronikus számlának minősült az elektronikus úton küldött vagy elektronikus úton rendelkezésre bocsátott számla, amelynek az eredethitelességét és a tartalmának a sértetlenségét kellett biztosítani és bizonyítani. Erre a régi rendszerben az elektronikus aláírásra vonatkozó közösségi keretfeltételekről szóló irányelv szerinti fokozott biztonságú elektronikus aláírással készített elektronikus számla volt alkalmas. A másik az EDI-rendszer szerinti számlakiállítás volt, amit eddig el lehetett fogadni elektronikus számlának. Az EDIrendszeres számlának a megőrzésével a befogadónak egyszerű dolga volt, mert azt egy független szerveren őrizte a kibocsátó is, és vagy elküldte a befogadónak az elektronikus formátumot is, vagy csak a pdf-es, olvasható formátumot. A pdf-formátum nem számított eredeti bizonylatnak vagy hiteles másolatnak, tehát az áfa levonhatóságának szempontjából megkérdőjelezték, hogy az ilyen típusú befogadott számlának az áfatartalma jogosan levonható-e. Ezt valamilyen módon kezelni kellett, ebben segít az uniós irányelv alkalmazása. 17
Könyvelői Klub
2013-tól az, hogy elektronikus, fokozott biztonsággal ellátott módon a két rendszer közül bármelyikben bocsásson ki a vállalkozás elektronikus számlát, csak egy lehetőség, és innentől kezdve, tehát 2013. január elsejétől minden olyan bizonylat elektronikus számlának minősül, amely tartalmazza a számlára vonatkozó, kötelezően előírt tartalmi elemeket (áfatörvényben meghatározva), és amit elektronikus formában bocsátottak ki és elektronikus formában fogadtak be.
Az elektronikus számlázásba a befogadó partnernek bele kell egyeznie, de ezt nem kötelező írásban, szóban vagy elektronikus úton megtenni, a ráutaló magatartás is elég a beleegyezéshez.
Az elektronikus számlára vonatkozóan a kibocsátás időpontjaként azt az időpontot kell figyelembe venni, amikor a befogadó rendelkezésére áll.
Az úgynevezett felhőben történő számlázás azt jelenti, hogy nem kell a számla kiállítójának a saját számítógépénél, a saját telepített számlázó programja előtt ülnie, hanem bárhol, ahol éppen tartózkodik és internetes hozzáférés elérhető a számára, bármikor kiállíthat számlát a saját vállalkozására, a saját kódjával.
Az áfatörvény előírja, hogy a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, az adattartalom sértetlenségét, és a számla olvashatóságát. Az eredet hitelességét, az adattartalom sértetlenségét és az olvashatóságot valamilyen üzleti ellenőrzési eljárással kell biztosítani, illetve ezt dokumentálni is kell. Ha a vállalkozó bizonyítani tudja, hogy a termék értékesítése vagy a szolgáltatás nyújtása közötti eljárás a megbízható üzleti kapcsolatot biztosítja, akkor megfelel az áfatörvény előírásainak. Az áfatörvény nem határozza meg külön, hogy az üzleti ellenőrzési eljárást hogyan kell kezelni. Várhatóan a Nemzetgazdasági Minisztérium fog kiadni egy rendeletet, amelyben ez szabályozásra fog kerülni.
18
Könyvelői Klub
Ha a vállalkozó nem tudja bizonyítani az üzleti ellenőrzési eljárás megbízhatóságát, akkor nem lesz áfa-levonási joga.
Az áfatörvény értelmében a szolgáltatást nyújtó és a számlát kibocsátó az azonosságot kell, hogy tudja biztosítani. Például, ha pdf-ben küldi el a számlát, az nem fog megváltozni, amíg megérkezik a befogadóhoz, viszont egy excel táblázatba könnyen bele tud módosítani bárki.
Az olvashatóságot 8 évig kell biztosítani. Ha pdf-formátumú dokumentumot készít a gazdálkodó, biztos, hogy a régebbi verziókat az új programok tudják olvasni.
A közösségi mentes értékesítésnél az időszakos elszámolások esetében 2013. január elsejétől változás, hogy ha hosszabb az elszámolási időszak, mint egy hónap, akkor kötelező havonként elszámolni, tehát zárni kell havonta az elszámolási időszakot. Közösségi mentes értékesítés előlege esetén nem kell számlát kibocsátani. Amikor megtörtént a teljesítés, és a számla kiállításra kerül, abban kell az előleget feltüntetni.
19
