KNOWLEDGE SHARING PUSTAKAWAN DALAM PENGELOLAAN E-JOURNAL: TINJAUAN TERHADAP PENERBITAN JURNAL BACA PDII-LIPI1 Wahid Nashihuddin Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah – LIPI Jl.Jend.Gatot Subroto No.10, Jakarta Selatan 12710 Email:
[email protected]
ABSTRAK Jurnal merupakan identitas lembaga, baik di lembaga pendidikan, penelitian dan pengembangan (litbang), dan perpustakaan. Saat ini, jurnal menjadi salah satu prasyarat lembaga untuk mendapatkan akreditasi, khususnya di perguruan tinggi. Selain itu, melalui jurnal, kompetensi seseorang (penulis) akan diakui keilmuan/kepakarannya. Hal tersebut juga berlaku bagi pustakawan, kini saatnya aktif menulis jurnal dan terlibat langsung dalam pengelolaan jurnal, khususnya jurnal yang terkait dengan bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi. Peran aktif pustakawan dalam pengelolaan jurnal yang sesuai dengan kompetensinya adalah suatu keniscayaan agar jurnal yang diterbitkan lebih berkualitas dan dikenal masyarakat. Hal tersebut juga dilakukan oleh pustakawan di PDII-LIPI, dalam hal ini pustakawannya telah terlibat langsung dalam pengelolaan dan penerbitan Jurnal BACA. Jurnal BACA merupakan terbian berkala ilmiah yang fokus pada kajian ilmu perpustakaan dan informasi (information and library science). Makalah ini bertujuan untuk menjelaskan: 1) pengelolaan e-journal menggunakan aplikasi OJS; dan (2) pengelolaan dan penerbitan Jurnal BACA versi online. Isi makalah disajikan secara deskriptif, berdasarkan pengalaman dan pengetahuan penulis (sebagai pustakawan) dalam mengelola Jurnal BACA hingga sekarang. Makalah ini diharapkan dapat memberikan memotivasi bagi pustakawan lain, khususnya di Lingkungan Kementerian/Lembaga untuk memulai membangun dan mengembangkan ejournal bidang kepustakawanan di lembaganya masing-masing. Kata kunci: Knowledge sharing; E-journal; Open Journal System; Jurnal BACA; Accreditation
1. PENDAHULUAN Sebagai profesi yang selalu berurusan dengan informasi dan literatur perpustakaan, pustakawan dituntut untuk mampu mengelola koleksi dan melayani pemustakanya dengan baik. Namun, sayangnya sebagian besar koleksi yang dilayankan di perpustakaan bukan terbitan institusi sendiri sehingga masih dianggap belum memuaskan pustakawan sebagai penyedia informasi. Makalah ini mengajak pustakawan untuk memulai memikirkan eksistensi kompetensinya melalui publikasi, yakni sebagai pengelola majalah ilmiah/jurnal (selain sebagai penulis jurnal). Tentunya pustakawan akan merasa lebih bangga jika publikasi yang dikelolanya dapat dilayankan di perpustakaan dan dibaca oleh pemustaka. Khususnya di perguruan tinggi, jurnal sudah menjadi ―identitas lembaga‖ yang mampu meningkatkan reputasi lembaga. Sebagai lembaga pendidikan, penelitian dan pengembangan, perguruan tinggi dituntut untuk mampu menghasilkan jurnal yang berkualitas sebanyak-banyak. Hal tersebut diperkuat dengan adanya Surat Edaran Dirjen DIKTI No.152/E/T/2012 tentang Publikasi Karya 1
Makalah Seminar dan Knowledge Sharing Kepustakawanan ―Peningkatan Pengelolaan Pengetahuan dan Perpustakaan Berbasis Kinerja‖, diselenggarakan oleh Bidang Manajemen Pengetahuan dan Perpustakaan BPPT dengan Forum Perpusdokinfo LPNK RistekDIKTI, Jakarta, 6 Desember 2016.
1
Ilmiah yang menyatakan bahwa terhitung mulai kelulusan setelah Agustus 2012: (1) lulusan program sarjana harus menghasilkan makalah yang terbit pada jurnal ilmiah; (2) lulusan program magister harus menghasilkan makalah yang terbit pada jurnal ilmiah nasional terakreditasi Dikti; dan (3) lulusan program doktor harus menghasilkan makalah yang terbit pada jurnal internasional. Syahir (2015) mengatakan bahwa jurnal ilmiah bagi perguruan tinggi merupakan ―roh‖ yang mengilhami, memotivasi dan menggerakkan budaya ilmiah para dosen dan sivitas akademika. Karya dosen dan sivitas akademika yang berupa hasil penelitian, rekayasa enginering, sosial serta hasil pengembangan keilmuan disebarluaskan melalui jurnsal ilmiah.Kualitas suatu perguruan tinggi ditentukan oleh kuantitas dan kualitas dari jurnal ilmiahnya. Jurnal merupakan referensi yang sering digunakan sebagai dasar dalam melakukan penelitian di perguruan tinggi karena materi-materi yang dipublikasikan mengandung informasi terkini dan bersumber dari hasil temuan atau penelitian (Harisyah dan Azwar, 2015). Makalah ini mencoba meng-explicit-kan pengetahuan penulis tentang kegiatan berbagi pengetahuan (knowledge sharing) yang terkait dengan pengelolaan dan penerbitan e-journal. Penulis menganggap bahwa knowledge sharing perlu dilakukan oleh pustakawan referensi untuk mengetahui berbagai kebutuhan informasinya penggunanya. Melalui knowledge sharing, pustakawan dapat mengidentifikasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh pemustaka dan lembaganya. Dalam proses knowledge sharing ini tentunya juga menghasilkan catatan/rekaman yang dapat dijadikan bahan evaluasi layanan perpustakaan yang lebih baik. Kemudian, hasil knowledge sharing ini dapat didokumentasikan dan dikaji lebih lanjut agar menjadi karya tulis ilmiah. Apabila karya tulis ilmiah ini dipublikasikan dalam bentuk jurnal, maka akan mengangkat status dan eksistensi pustakawan. Melalui publikasi, nama pustakawan akan selalu dikenal dan dikenang oleh masyarakat. Bahkan jika sudah aktif menulis jurnal dan memiliki pengalaman sebagai pengelola jurnal maka pustakawan akan mendapatkan banyak tawaran pekerjaan yang terkait dengan pengembangan profesinya, seperti menjadi konsultan manajemen terbitan berkala ilmiah, instruktur penulisan ilmiah, instruktur pelatihan e-journal, editor jurnal, atau reviewer jurnal bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi. Meskipun sebagai pengelola jurnal tidak mendapatkan point kredit pustakawan (sebagaimana menulis di jurnal dan mengindeks terbitan), mengelola jurnal adalah pekerjaan yang positif dan mulia bagi pustakawan. Sebelum membahas lebih lanjut, penulis ingin menyampaikan dua hal yang terkait dengan kebijakan penerbitan e-journal di Indonesia dan pengelolaan terbitan BACA: Jurnal Dokumentasi dan Informasi (Jurnal BACA), yaitu bahwa: (1) per-April 2016, LIPI dan DIKTI telah sepakat untuk meniadakan akreditasi jurnal cetak dan dialihkan akreditasi jurnal elektronik. Hal tersebut mengacu pada Surat Edaran No.193/E/SE/XII/2015 bahwa mulai tanggal 1 April 2016, Direktorat Jenderal Penguatan Riset dan Pengembangan Direktorat Pengelolaan Kekayaan Intelektual hanya menerima dan memproses usulan akreditasi jurnal (terbitan berkala) ilmiah nasional yang telah dikelola secara elektronik sehingga proses penilaian akan lebih mudah, cepat, akurat dan transparan. Pengelolaan e-journal ini dapat menggunakan aplikasi Open Journal Systems (OJS) atau aplikasi e-journal lainnya. pengelolaan jurnal elektronik lainnya. Pelaksanaan penilaian akreditasi e-journal ini mengacu pada Peraturan Kepala LIPI No.3 Tahun 2014 dan Peraturan Dirjen DIKTI No.1 Tahun 2014 Pedoman Akreditasi Terbitan 2
Terbitan Berkala Ilmiah; (2) Mengacu surat edaran dan kedua peraturan akreditasi tersebut, pengelola Jurnal BACA memutuskan bahwa penerbitan jurnal cetak dikurangi jumlahnya (tidak harus 300 eksemplar/terbitan) dan mengoptimalkan penerbitan jurnal online dengan sistem e-publishing. Nashihuddin dan Aulianto (2016), mengatakan bahwa ketentuan untuk mencetak 300 eksemplar jurnal cetak sudah tidak menjadi suatu keharusan karena diganti dengan jumlah pengakses konten jurnal yang dapat dipantau melalui situs jurnal (unique visitor). Artikel Jurnal BACA merupakan hasil kajian dan penelitian yang bersumber dari literature study, field research, dan best practice of librarianship. Setiap isi artikel mengandung informasi mutakhir dengan mengutamakan nilai-nilai keterbaruan (novelty), keaslian (originality), dan kemanfaatan (usility). Adapun tujuan penerbitannya adalah untuk memberikan kontribusi secara aktif dalam peningkatkan kualitas dan aksesibilitas informasi ilmiah bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi serta literasi kepustakawanan di era global. Jurnal BACA diterbit dua kali dalam setahun, tepatnya pada bulan Juni dan Desember. Berdasarkan hal-hal di atas, makalah ini fokus membahas dua hal, yaitu tentang: 1) bagaimana pengelolaan e-journal menggunakan aplikasi OJS; dan (2) bagaimana pengelolaan dan penerbitan Jurnal BACA versi online yang sesuai dengan persyaratan dan ketentuan akreditasi jurnal. Hal tersebut dijelaskan secara deskriptif, berdasarkan pengalaman dan pengetahuan penulis (sebagai pustakawan) dalam mengelola Jurnal BACA versi online hingga sekarang.
2. LANDASAN BERPIKIR Sejak adanya Surat Edaran No.193/E/SE/XII/2015 dari Direktorat Jenderal Penguatan Riset dan Pengembangan Direktorat Pengelolaan Kekayaan Intelektual yang sejak 1 April 2016 hanya menerima dan memproses usulan akreditasi jurnal ilmiah yang telah dikelola secara elektronik, membuat pengelola jurnal di berbagai instansi pendidikan, penelitian dan pengembangan harus menerbitan e-journal. Kebijakan tersebut tentunya tidak lepas dari tuntutan peningkatan kualitas dan kuantitas terbitan jurnal di Indonesia, dan mengikuti trend perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dalam penerbitan e-journal di tingkat internasional. Mungkin di lingkungan perpustakaan saat ini sedang marak pengembangan digital library yang isinya koleksi local content yang sebagian besar koleksinya adalah e-journal. Februariyanti dan Zuliarso (2012), mengatakan bahwa TIK telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan global termasuk dalam pengembangan sistem perpustakaan digital untuk e-journal. Berdasarkan data sementara Indonesian Publication Index (IPI) per-2 Desember 2016 ini diketahui sejumlah 3,932 e-journal dan 387,170 articles yang terbit di Indonesia. Dari sejumlah tersebut hanya diketahui 17 e-journal (0,43%) bidang library and information science yang terbit di Indonesia (sumber: http://id.portalgaruda.org/?ref=browse&mod=area&area=138) . Ke-17 e-journal tersebut sebagai berikut. 1) BACA: JURNAL DOKUMENTASI DAN INFORMASI (Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia); 2) e-Journal Pustaka Kesehatan (Universitas Jember); 3
3) eLibrary (Universitas Mulawarman); 4) Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan (Universitas Negeri Padang); 5) IPTEKKOM: Jurnal Penelitian Teknologi Informasi dan Komunikasi (Kementerian Komunikasi dan Informatika); 6) Iqra’: Jurnal Perpustakaan dan Informasi (Universitas Islam Negeri Sumatera Utara); 7) Jurnal Gema Pustakawan (Universitas Riau); 8) Jurnal Ilmu Perpustakaan (Universitas Diponegoro); 9) Jurnal Ilmu Perpustakaan KHIZANAH AL-HIKMAH (Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar); 10) Jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca (Universitas Airlangga); 11) Jurnal Perpustakaan Pertanian (Kementrian Pertanian); 12) Jurnal Pustaka Nusantara dan Budaya (Universitas Sumatera Utara); 13) Jurnal Pustakawan Indonesia (Institut Pertanian Bogor); 14) MUTAWATIR (Universitas Islam Negeri Sunan Ampel); 15) PUSTAKA Jurnal Ilmu-Ilmu Budaya (Universitas Udayana); 16) PUSTAKALOKA (Sekolah Tinggi Ilmu Agama Ponorogo); 17) Visi pustaka (Universitas Airlangga). Jumlah tersebut tentunya masih sedikit jika dibanding dengan keseluruhan jumlah terbitan berkala bidang perpustakaan dan informasi yang terindeks di ISJD (http://isjd.pdii.lipi.go.id), yakni sejumlah 90 jurnal. Nashihuddin (2015) mengatakan bahwa dari 90 terbitan berkala bidang ilmu perpustakaan yang terbit di Indonesia, diketahui: 1) terdapat 59 judul terbitan yang tidak diketahui tahun terbitannya secara jelas; 2) tahun pendaftaran terbitan di database ISSN online paling banyak adalah tahun 2007 (66 judul); 3) terdapat 24 kota terbit terbitan berkala bidang ilmu perpustakaan dan Jakarta merupakan kota terbanyak yang menerbitkan terbitan bidang ilmu perpustakaan (23 judul); 4) sebagian besar terbitan (66 judul) tidak diketahui frekuensi terbitannya, sedangkan yang diketahui frekuensi terbitannya paling banyak terbit 6 bulanan (16 judul); 5) perguruan tinggi merupakan instansi terbanyak terbitan berkala bidang ilmu perpustakaan (42 judul). Sebagai pengetahuan dasar pengelolaan dan penerbitan e-journal, pustakawan perlu memahami hal-hal sebagai berikut. Jurnal/majalah ilmiah, yaitu publikasi yang memuat karya tulis ilmiah (KTI) yang mengandung data dan informasi yang memajukan iptek dan ditulis sesuai dengan kaidah-kaidah penulisan ilmiah serta diterbitkan secara berkala Menurut Perka LIPI Nomor 04/E/2012 tentang Pedoman Karya Tulis Ilmiah. Dalam peraturan tersebut disebutkan bahwa KTI adalah tulisan hasil litbang dan/atau tinjauan, ulasan (review), kajian, dan pemikiran sistematis yang dituangkan oleh perseorangan atau kelompok yang memenuhi kaidah ilmiah. Suatu terbitan dikatakan sebagai jurnal, apabila memenuhi persyaratan: (1) memiliki Internasional Standard Serial Number (ISSN); (2) memiliki reviewer/mitra bestari paling sedikit empat orang; (3) diterbitkan secara teratur dengan frekuensi paling sedikit dua kali dalam satu tahun, kecuali majalah ilmiah dengan cakupan keilmuan spesialisasi, dengan frekuensi satu kali dalam satu tahun; (4) bertiras tiap kali penerbitan paling sedikit berjumlah 300 eksemplar, kecuali jurnal yang diterbitkan secara elektronik (e-journal) dan 4
daring (online) dengan persyaratan yang sama dengan terbitan tercetak; (5) memuat artikel utama minimal lima judul artikel setiap kali terbit (untuk artikel komunikasi pendek dibatasi maksimal tiga judul); (6) Naskah berukuran A4 (21 x 29,7 cm); (7) harus menggunakan istilah volume bukan edisi; (8) redaksi bertanggungjawab untuk menyeragamkan penulisan daftar pustaka pada setiap artikel; dan (9) bagian bawah sampul jurnal dicantumkan lajur bibliografis (LIPI Press, 2014). Penerbitan jurnal online atau e-journal memberikan beberapa keuntungan, seperti: (1) kemudahan pengelolaan, kemudahan komunikasi, dan publikasi (Rachmawati, 2008); (2) terbitan e-journal dapat diterbitkan lebih cepat, murah, dan dapat disebarkan dengan cepat dan mudah (Miswan, 2002); (3) biaya penerbitan dan langganan e-journal lebih murah bila dibandingkan dengan jurnal cetak (printed journal), terutama dalam penggandaan dan diseminasi tebritan (Sayekti, 2010). Lebih lanjut, Lukman, dkk. (2012) menjelaskan beberapa keuntungan bagi penerbit dan penulis ketika sudah e-journal. Keuntungan e-journal bagi penerbit, yaitu: proses penerbitan cepat, biaya penerbitan dan pengelolaan murah, dan distribusi cepat dan murah. Sedangkan, keuntungan bagi penulis jurnal, yaitu: penantian keputusan penerimaan tulisan cepat, diseminasi tulisan cepat, dan lebih banyak orang yang membaca tulisan. Beberapa dokumen yang dapat menjadi acuan atau referensi dalam pengelolaan dan penerbitan jurnal, khususnya dalam hal penyusunan kebijakan penerbitan e-journal, antara lain: a) SNI 19-1936-1990 tentang Patokan Penyingkatan Judul Terbitan Berseri; b) SNI 19-1950-1990 tentang Terbitan Berkala; c) SNI ISO 3297:2010 tentang Informasi dan Dokumentasi–International Standard Serial Number (ISSN) (ISO 3297:2007, IDT)/ ISO 3297:2007— Information and Documentation--International Standard Serial Number (ISSN); d) Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2011 tentang Terbitan Berkala Ilmiah; e) Pedoman Penampilan Majalah Ilmiah Indonesia terbitan PDII-LIPI Tahun 2012; f) Pedoman Penerbitan Buku LIPI Press Tahun 2014; g) Peraturan Dirjen DIKTI Nomor 1 Tahun 2014 Pedoman Akreditasi Terbitan Terbitan Berkala Ilmiah/ Peraturan Kepala LIPI Nomor 3 Tahun 2014 Tentang Pedoman Akreditasi Terbitan Terbitan Berkala Ilmiah; h) Peraturan Kepala LIPI Nomor 5 Tahun 2014 tentang Kode Etika Publikasi Ilmiah; i) SNI ISO 215:2014—Dokumentasi –Penyajian artikel pada terbitan berkala dan berseri lainnya (ISO 215:1986, IDT); j) ISSN Manual 2015. Paris. ISSN International Centre; k) SNI ISO 18:2015—Dokumentasi –Daftar isi terbitan berkala (ISO 18:1981, IDT); l) Penerbitan e-journal dengan OJS (https://pkp.sfu.ca/ojs/); m) Etika publikasi ilmiah internasional di Committee On Publication Ethics/COPE (http://publicationethics.org/). 5
Ketika mengelola e-journal, pengelola jurnal harus memperhatikan delapan indikator penilaian akreditasi jurnal (LIPI dan DIKTI, 2014) sebagai berikut. Tabel 1. Indikator Penilaian Akreditasi E-Journal
Sumber: Peraturan Akreditasi LIPI dan DIKTI (2014)
Pengelola jurnal perlu melakukan evaluasi diri (self assessment) melalui situs ARJUNA (http://arjuna.ristekdikti.go.id/) sebelum mengajukan akreditasi jurnal. Dalam evaluasi diri, minimal ada beberapa persyaratan umum yang harus dipenuhi agar jurnalnya dapat terakreditasi, yakni sebagai berikut. Tabel 2. Persyaratan Minimal Evaluasi Diri Akreditasi E-Journal No. 1
8 9 10 11 12 13 14
Evaluasi Pengajuan Memiliki E-ISSN (daftar di: http://issn.pdii.lipi.go.id/) Mencantumkan pernyataan etika publikasi (publication ethics Statement) Terbitan bersifat Ilmiah Terbit minimal dua tahun secara berurutan Frekuensi terbitan dua kali dalam setahun secara teratur Jumlah artikel setiap terbit minimal lima judul artikel Terbitan terindeks di salah satau lembaga pengindeks nasional (ISJD, IPI/Portal Garuda, Pustaka Iptek dan /atau yang setara) -
15
-
2
3 4 5 6 7
Evaluasi Penilaian Penamaan/perubahan/ history terbitan Lingkup keilmuan terbitan (aims and scope) Kelembagaan/alamat redaksi Kualifikasi dewan penyunting (editorial board) Kualifikasi reviewer/mitra bestari Informasi petunjuk dan template penulisan artikel Penggunaan aplikasi referensi otomatis (misal: Mendeley, Zotero, dsb.)
Informasi statistik akses (visitor statistic) Memiliki Digital Object Identifier (DOI) Konsistensi judul sirahan (running title) Penomoran terbitan (volume dan nomor) Manajemen penerbitan e-journal Konsistensi jadwal penerbitan (regularitas) Susunan arsip issue dan artikel di situs ejournal Dampak ilmiah/sitasi (link ke GoogleScholar) Sumber: Lukman (2015)
Setelah melakukan evaluasi diri, hasil akreditasinya dapat langsung keluar. Apabila hasil evaluasi lebih dari 70, dapat mengajukan akreditasi jurnal, tetapi jika belum 6
perlu memperbaiki hal-hal yang masih dianggap kurang. Berikut ini acuan penilaian akreditasi jurnal (LIPI dan DIKTI, 2014). Tabel 3. Peringkat Penilaian Akreditasi Jurnal
Sumber: Peraturan Akreditasi LIPI dan DIKTI (2014)
Apabila jurnal sudah terakreditasi (berarti sudah bereputasi nasional), langkah berikutnya adalah menyiapkan terbitannya agar bereputasi internasional. Lukman (2015) menjelaskan ada beberapa kriteria jurnal bereputasi internasional, yaitu: (1) karya ilmiah yang diterbitkan ditulis dengan memenuhi kaidah ilmiah dan etika keilmuan; (2) memiliki ISSN; (3) ditulis dengan menggunakan bahasa resmi PBB (Inggris, Perancis, Arab, Rusia, dan Cina); (4) memiliki terbitan versi online; (5) dikelola secara professional; (6) Editorial Board (dewan redaksi) adalah pakar di bidangnya dan biasanya berasal dari berbagai negara dari lima benua; (7) artikel ilmiah yang diterbitkan dalam satu issue berasal dari penulis berbagai Negara; (8) memuat karya ilmiah dari penulis yang berasal dari berbagai negara dalam setiap penerbitannya; (9) terindeks oleh database internasional bereputasi internasional dan mempunyai faktor dampak (impact factor).
Hal-hal diatas menjadi pemikiran bersama agar nantinya e-journal yang dikelola oleh pustakawan dapat berkualitas dan memberikan kontribusi yang besar dalam pengembangan ilmu perpustakaan, dokumentasi, dan informasi, khususnya di Indonesia dan umunya di tingkat internasional.
3. PEMBAHASAN 3.1 Pengelolaan E-Journal dengan OJS OJS merupakan aplikasi open source untuk penerbitan jurnal on-line yang pertama kali diluncurkan pada tahun 2002 oleh Public Knowledge Project (PKP) dari Simon Fraser University dan berlisensi GNU General Public License. OJS merupakan salah satu perangkat lunak ePublishing systems selain DPubS, ePublishing Toolkit, GAPworks, Hyperjournal, OpenACS, SOPS, TOPAZ, Scopemed, dan lainnya (Lukman, dkk., 2012). OJS dikembangkan dengan tujuan menyediakan akses jurnal terbuka (open access journal) serta memperluas dan meningkatkan akses informasi hasil penelitian di dunia. Hal tersebut sesuai dengan rekomendasi deklarasi Budapest Open Access Initiative tahun 2012, yang menyatakan bahwa untuk mencapai akses terbuka pada literatur jurnal ilmiah perlu dua strategi yang saling melengkapi, yaitu: (1) self-archiving, yaitu pengarsipan jurnal pribadi pada arsip elektronik terbuka (sistem indexing) berdasarkan standar Open Archives Initiative (OAI); dan (2) open access journal, yaitu suatu komitmen bersama untuk akses jurnal secara terbuka. Lukman, dkk. (2012) menjelaskan bahwa open access journal sebagai jurnal dengan teks penuh (full texts) yang tersedia dan dapat diakses gratis melalui 7
web/internet. Sistem open access journal ini pembaca dapat secara bebas membaca dan men-download konten full text jurnal bahkan dapat mencetak jurnal tersebut. Dalam sistem open access journal, ada beberapa kategori, yaitu: (1) jurnal akses sepenuhnya terbuka; (2) jurnal dengan artikel-artikel penelitian akses terbuka (hibrida jurnal akses terbuka); (3) jurnal dengan beberapa artikel akses terbuka dan akses tertunda lainnya; (4) jurnal dengan akses terbuka tertunda (ditunda jurnal akses terbuka); dan (5) jurnal memungkinkan diri pengarsipan artikel. Berdasarkan data statistik pengguna aplikasi OJS di dunia diketahui sebanyak 10.069 jurnal. Dari sejumlah tersebut diketahui ada 1.777 jurnal yang terbit di Indonesia.
Gambar 1: Location of journal using Open Journal System (Sumber: https://pkp.sfu.ca/ojs/ojs-usage/ojs-map/, diakses 1 Desember 2016)
Di Indonesia, OJS telah ditetapkan oleh LIPI dan DIKTI sebagai standar e-journal untuk akreditasi jurnal. Hal tersebut disebabkan karena OJS dapat diunduh secara gratis dan diinstal pada server web atau komputer lokal. Dengan OJS, manajer jurnal (journal manager) dapat mengelola sistem penerbitan jurnal secara elektronik secara keseluruhan. Penerbitan artikel jurnal dapat dilakukan secara otomatis melalui OJS, mulai dari penyerahan artikel (article submission), proses editorial dan review, hingga pelaporan/statistic. Selain itu, OJS menawarkan beberapa kelebihan fitur, antara lain: (1) dapat diinstal secara lokal dan dikontrol secara lokal; (2) editor dapat mengkonfigurasi persyaratan sistem, bagian, proses review, dsb. dalam proses penerbitan jurnal elektronik; (3) pendaftaran online dan pengelolaan semua konten jurnal; (4) disediakan modul berlangganan dengan sistem ―delay‖ (tertunda) pada pilihan akses terbuka; (5) pengindeksan komprehensif pada setiap bagian konten dengan sistem global; (6) disediakan ―Reading Tools‖ untuk konten full text berdasarkan bidang dan pilihan editor; (7) disediakan sarana pemberitahuan dan komentar melalui email untuk pembaca; dan (8) disediakan kontak dukungan/bantuan teknis via-online (https://pkp.sfu.ca/ojs/). Hal yang lebih menarik lagi bahwa fitur dan tampilan OJS dapat di customize sesuai kebutuhan, baik meng-customize header, style sheet dan font, link navigasi, update media sosial, flash screen, dan multimedia.
8
Informasi mengenai persyaratan instalasi OJS dan versi OJS dapat diakses di https://pkp.sfu.ca/ojs/ojs_download/. Berikut ini beberapa tahapan yang perlu diperhatikan oleh journal manager ketika membangun dan mengembangkan e-journal dengan OJS. 1) Membangun situs jurnal (step: site management). Tahap ini merupakan tahap membangun situs utama jurnal, sebelum mengelola konten dan fitur jurnal. Hal ini dilakukan oleh administrator jurnal. Pada tahap ini, administrator menyiapkan nama jurnal yang akan di-hosting dan mengatus sistem administrasi jurnal utamanya, seperti set up bahasa default situs journal, autentifikasi sistem, mengatur kategori jurnal, dan fungsi remote akses jurnal. 2) Mengelola konten jurnal (step: journal management). Tahap ini merupakan tahap mengelola konten dan fitur jurnal sesuai kebutuhan dan persyaratan penerbitan jurnal nasional dan internasional. Hal ini dapat dilakukan oleh administrator dan/atau manajer jurnal, mulai dari menyiapkan informasi kebijakan penerbitan jurnal, pengaturan peran pengguna (user roles), indexing jurnal, modifikasi tampilan jurnal, hingga pelaporan/statistik. 3) Manajemen penerbitan jurnal (step: publishing management). Tahap ini merupakan pelaksanaan proses bisnis penerbitan e-journal, yang dimulai dari submit artikel, review, editing, hingga penerbitan issue jurnal. Dalam hal ini, setiap orang yang terlibat dalam penerbitan artikel e-journal sudah memiliki akun user role yang aktif agar proses distribusi artikel pada proses editorial dan review berjalan lancar.
3.2 Pengelolaan E-Jurnal BACA Jurnal BACA merupakan terbitan berkala ilmiah PDII-LIPI yang terbit sejak tahun 1974. Fokus keilmuan Jurnal BACA adalah ilmu perpustakaan dan informasi (library and information science), yang mencakup ilmu perpustakaan, informasi, dan dokumentasi. Awal mula terbit, konten artikel bersifat popular-ilmiah dalam versi cetak. Sebagian besar isi terbitan berupa berita kegiatan, dokumentasi kegiatan, iklan layanan pusdokinfo, opini, dan artikel ilmiah. Dalam satu issue terbitan berjumlah sekitar 1-3 judul dan selebihnya informasi populer. Pada tahun 2013 hingga sekarang, pengelola jurnal telah mendeklarasikan Jurnal BACA sebagai jurnal ilmiah (scientific journal). Bersamaan dengan ini, pengelola jurnal menyiapkan perangkat kebijakan yang terkait dengan pengelolaan dan penerbitan Jurnal BACA. Untuk menjelaskan penerbitan Jurnal BACA dari dahulu hingga sekarang, dijelaskan secara singkat sebagai berikut. Tabel 4. Sekilas Riwayat Jurnal BACA Tahun 1974 – 2009
2010 – 2012
Keterangan Jurnal terbit dalam versi cetak Jurnal terbit tidak teratur dalam satu tahun Tidak semua artikel direview karena bersifat populer-ilmiah Belum mengikuti kaidah penulisan jurnal ilmiah Tahun 1980—mendapatkan ISSN untuk jurnal cetak (ISSN 01259008, berdasarkan SK ISSN Nomor: 0005.044/JI.3.2/SK.ISSN/1980.02, tanggal 4 Februari 1980) Jurnal terbit dalam versi online—dibangun dan dikembangkan 9
2013-2015
2016-sekarang
dengan aplikasi OJS versi 2.3.7.0 sistem single journal, default bahasa Indonesia, situs: http://web.pdii.lipi.go.id/baca Jurnal terbit tidak teratur dalam satu tahun--terjadi kekosongan issue terbitan, yaitu Vol 31, No 2 (2010): Desember; Vol 32, No 1 (2011): Juni; dan Vol 32, No 2 (2011): Desember, yang disebabkan ―krisis naskah‖ Tidak semua artikel direview karena bersifat populer-ilmiah Belum mengikuti kaidah penulisan jurnal ilmiah Pengumpulan naskah back issue dan digitalisasi artikel untuk bahan publikasi di situs Jurnal BACA—hasil: sementara ditemukan jurnal cetak terbitan tahun 1986 ke atas, sedangkan di bawah tahun 1986 belum ditemukan arsipnya Tahun 2012—mendapatkan ISSN untuk jurnal online (ISSN 23018593, berdasarkan SK ISSN Nomor: 0005.044/JI.3.2/SK.ISSN/2012.08, tanggal 13 Agustus 2012) Jurnal terbit dalam versi online bersifat Ilmiah—menggunakan aplikasi OJS versi 2.3.7.0 sistem single journal dengan default bahasa Indonesia Artikel direview oleh reviewer yang kompeten dibidangnya, belum semuanya disertai form hasil penilaian review naskah Belum semuanya mengikuti kaidah penulisan jurnal ilmiah Jurnal terbit teratur dalam satu tahun (2 kali terbit dalam setahun) Tahun 2015—dilakukan upgrade sistem jurnal, dari OJS versi 2.3.7.0 ke versi 2.4.6.0, alamat situs: http://pdii.lipi.go.id/jurnal (trouble system), rencana dipindahkan sistem cloud server LIPI Pusat Penerbitan naskah dilakukan secara online (upload naskah back issue ke situs jurnal) Melakukan self assesment terbitan ke situs ARJUNA-http://arjuna.ristekdikti.go.id/ (hasilnya belum dapat terakreditasi: <70) Jurnal terbit dalam versi online bersifat ilmiah—menggunakan aplikasi OJS versi 2.4.6.0 sistem single journal dengan default bahasa inggris Artikel direview oleh reviewer yang kompeten dibidangnya— disertai dengan form hasil penilaian review naskah Mangikuti kaidah penulisan jurnal ilmiah Jurnal terbit teratur dalam satu tahun (2 kali terbit dalam setahun) Meng-update fitur dan informasi kebijakan penerbitan jurnal yang mengacu peraturan akreditasi jurnal elektronik, seperti menambahkan menu menu author guideline, online submission, editorial boards, reviewer acknowledgement, publication ethics, indexer linking, template, statistic counter, dan sebagainya. Server jurnal dipindahkan ke cloud server LIPI (server pusat) untuk menjaga kestabilan akses situs jurnal, dengan alamat situs http://jurnalbaca.pdii.lipi.go.id Informasi penerbitan jurnal tercantum jelas dan sistematis di situs jurnal Penerbitan naskah dilakukan secara online (via-email dan melalui situs jurnal) Jurnal terindeks di ISJD, IPI/Portal Garuda, GoogleScholar, PKP Index—menunggu notifikasi persetujuan indexing ke DOAJ
10
Berikut ini tampilan situs Jurnal BACA PDII-LIPI.
Gambar 2: Situs Jurnal BACA (Sumber: http://jurnalbaca.pdii.lipi.go.id)
Beberapa upaya yang (telah dan akan) dilakukan pengelola Jurnal BACA untuk meningkatkan kualitas terbitannya secara konsisten dan berkesinambungan, sebagai berikut. 1) Memperbaiki dan meng-update fitur dan konten kebijakan penerbitan jurnal dengan memperhatikan kaidah-kaidah publikasi ilmiah dan ketentuan akreditasi jurnal ke situs jurnal. Dalam hal ini, sekretariat redaksi menyiapkan perangkat kebijakan penerbitan jurnal dan meng-update informasi penerbitan jurnal yang dipersyaratkan dalam akreditasi jurnal. Berikut ini updating informasi kebijakan penerbitan jurnal di situs Jurnal BACA (http://jurnalbaca.pdii.lipi.go.id). Tabel 5. Konten Kebijakan Penerbitan Jurnal di Situs Jurnal BACA Bagian Perihal Cakupan Keterangan 1 Sekilas Jurnal 2 Identitas Jurnal 3 Kebijakan Kebijakan Akses Penerbitan Kebijakan Langganan Fokus dan Lingkup Terbitan Peer-Review Kebijakan review naskah Petunjuk review Registrasi Reviewer/Editor Penilaian reviewer Registrasi Pengguna Jadwal Penerbitan 4 Penyerahan Naskah Bagian Jurnal Petunjuk Penulisan Persyaratan Submit Pernyataan Hak Cipta Pernyataan Privasi 11
5
Editorial Naskah
6
Etika Publikasi Ilmiah
7
Informasi penerbitan
8 9
Tugas editorial Evaluasi diri
10 11
Penutup Lampiran
Instruksi Copyedit Instruksi Layout Instruksi Proofread Etika Penulis Etika Editor Etika Reviewer Etika Pengelola Jurnal Informasi Untuk Pembaca Informasi Untuk Penulis Informasi Untuk Pustakawan Tugas masing-masing editor dan reviewer Penamaan Terbitan Berkala Ilmiah Kelembagaan Penerbit Penyunting dan Manajemen Pengelolaan Terbitan Substansi Artikel Gaya Penulisan Penampilan Keberkalaan Penyebarluasan Lampiran 1: Form Checklist Review Naskah Lampiran 2: Form Call For Reviewer Lampiran 3: Form Evaluasi Kinerja Reviewer Lampiran 4: Form Call For Editor Lampiran 5: Template Naskah Lampiran 6: Template Layout Naskah Lampiran 7: Surat Keterangan Naskah Diterima Lampiran 8: Surat Keterangan Terbit Lampiran 9: Form Langganan Jurnal BACA
2) Mempromosikan situs jurnal melalui media sosial (facebook PDII-LIPI) dalam rangka meningkatkan aksesibilitas informasi jurnal dan menjaring artikel untuk bahan penerbitan jurnal berikutnya. 3) Mengundang pembaca dan pengakses situs jurnal yang memiliki komitmen untuk meningkatkan kualitas terbitan dan memiliki kompetensi yang sesuai dengan keilmuan terbitan untuk bergabung sebagai editor (call for editor) dan reviewer (call for reviewer) Jurnal BACA. 4) Dalam rangka persiapan akreditasi jurnal, menyelenggarakan Focus Group Discussion (FGD) dengan Reviewer dan Tim Editor Jurnal BACA untuk mengevaluasi sistem penerbitan jurnal. 5) Melakukan survei penerbitan Jurnal BACA melalui situs jurnal kepada para pembaca, penulis, dan pengakses situs jurnal. Hal ini dilakukan dalam rangka peningkatan kualitas jurnal di masa mendatang. 12
6) Rencana kedepan, menyelenggarakan pelatihan penerbitan e-journal kepada tim editor dan reviewer Jurnal BACA.
4. PENUTUP Selain aktif menulis, pustakawan juga perlu mencoba pengalaman baru sebagai pengelola jurnal yang sesuai bidang keilmuannya. Jika ditempat bekerja, pustakawan belum bisa membangun dan mengembangkan e-journal (karena alasan dan kebijakan tertentu), pustakawan dapat bergabung ke redaksi jurnal lain untuk belajar tentang bagaimana mengelola dan menerbitkan e-journal. Semoga Jurnal BACA dapat menjadi awal kebangkitan jurnal bidang kepustakawanan di Indonesia. Makalah ini diharapkan dapat memberikan memotivasi bagi pustakawan lain, khususnya di Lingkungan Kementerian/Lembaga untuk memulai membangun dan mengembangkan e-journal bidang kepustakawanan di lembaganya masing-masing. Ketika pustakawan menjadi pengelola jurnal secara otomatis mereka telah berbagi pengetahuan dan mengembangkan ilmu perpustakaan, dokumentasi, dan informasi.
DAFTAR PUSTAKA Budapest. 2012. ―Read the Budapest Open Access Initiative‖. (http://www.budapestopenaccessinitiative.org/read, akses 1 Desember 2016). DIKTI. 2014. Peraturan Dirjen DIKTI Nomor 1 Tahun 2014 Pedoman Akreditasi Terbitan Terbitan Berkala Ilmiah. Jakarta. Februariyanti, Herny dan Eri Zuliarso. 2012. Rancang Bangun Sistem Perpustakaan untuk Jurnal Elektronik. Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK, Vol.17, No.2, Juli: 124-132. Harisyah dan Muhammad Azwar. 2015. Pemanfaatan Jurnal Elektronik Oleh Mahasiswa Fakultas Kedokteran Universitas Hasanuddin Makassar. Khizanah Al-Hikmah, Vol.3, No.1, Januari-Juni: 79-88. LIPI Press. 2014. Pedoman Penerbitan Buku LIPI Press. Jakarta. LIPI. 2012. Peraturan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Nomor 04/E/2012 Tentang Pedoman Karya Tulis Ilmiah. Jakarta. LIPI. 2014. Peraturan Kepala LIPI Nomor 3 Tahun 2014 Tentang Pedoman Akreditasi Terbitan Terbitan Berkala Ilmiah. Jakarta. Lukman, Ekawati Marlina, Ratih Keumalasari, Al Hafiz Akbar, Slamet Riyanto. 2012. Perkembangan Open Access Jurnal Ilmiah Indonesia. Makalah Konferensi Perpustakaan Digital Indonesia (KPDI-5) Labuan Bajo, 16-19 Oktober: 1-8. Lukman. 2015. Aturan dan Perkembangan Jurnal Elektronik. Makalah Workshop Kesiapan Implementasi Pengelolaan Jurnal Secara Elektronik – LIPI, 26 Februari. Jakarta: PDIILIPI. Lukman. 2015. Manajemen Penerbitan Jurnal Elektronik. Makalah Pelatihan Training of Trainer Manajemen Penerbitan Jurnal Elektronik, Rabu – Kamis, 13-14 Januari. Jakarta: PDII-LIPI. Miswan. 2002. Jurnal Elektronik Sebagai Sarana Komunikasi Ilmiah. Al-Maktabah, Vol.4, No.1 April: 1-12. Nashihuddin, Wahid dan Dwi Ridho Aulianto. 2016. Pengelolaan Terbitan Berkala Ilmiah Sesuai Ketentuan Akreditasi: Upaya Menuju Jurnal Trakreditasi dan Bereputasi Internasional. Unpublished Paper, 30 Januari. Nashihuddin, Wahid. 2015. Analisis Terbitan Berkala Bidang Ilmu Perpustakaan yang Terbit di Indonesia. Majalah WIPA: Wahana Informasi Perpustakaan UAJY, Vol.19, Ed.1, Juli.
13
Rachmawati, Yuliana K. 2008. Aplikasi Web untuk Membantu Pengelolaan Jurnal. Jurnal Teknologi, Vol.1, No. 2, Desember, 171 – 177. Sayekti, Retno. 2010. Perkembangan Jurnal Elektronik dan Dampaknya Bagi Perpustakaan. Jurnal Iqra’, Vol. 04, No.01, Mei: 39-50. Syahir. 2015. Pengelolaan Jurnal Wardah Fakultas Dakwah dan Komunikasi UIN Raden Fatah. Wardah: No. XXIX/ Th. XVI/ Juni: 15-31.
14
