Klíčové kompetence vedoucího pracovníka v procesu řízení školy Efektivní metody v řízení vzdělávacího procesu při uplatňování BOZP Zástupce ředitele

     

Klíčové kompetence vedoucího pracovníka v procesu řízení školy Efektivní metody v řízení vzdělávacího procesu při uplatňování BOZP Zástupce ředitele a personální práce Základní kompetence v hospodaření a ekonomice školy Komunikace s veřejností Uplatnění řízení týmu a projektů v praxi

Evropská obchodní akademie Děčín Východiska metodiky Předkládaný materiál vznikl v rámci projektu „Rozvoj klíčových kompetencí zástupců ředitele na školách a školských zařízení“ reg.č.: CZ.1.07/1.3.49/01.0002. Realizátorem projektu je Evropská obchodní akademie, Děčín, příspěvková organizace Projekt je zaměřen na vzdělávání zástupců ředitele ve školství v ÚK, s úkolem předání těch nejdůležitějších vědomostí a dovedností, které mají pro denní práci při zastupování ředitele školy zásadní význam. Cílem projektu je vytvoření ucelené studijní opory v oblasti řízení školy s kapitolami z práva, financování, personálního managementu, BOZP organizace a hospodaření školy a pedagogického procesu a komunikace. Projekt si dává za cíl rozšířit odborné kompetence cílové skupiny - zástupců ředitelů škol pro zastupitelnost ředitele školy formou profesního rozvoje CS s následnou případnou akreditací. V rámci projektu vznikl předkládaný materiál, který bude následně digitalizován, cílová skupina absolvuje kombinované vzdělávání a praktickou stáž. Cílová skupina získá nové informace, vědomosti, dovednosti, odborné kompetence, které jí v plném rozsahu umožní zastupovat ředitele školy, včetně odborné praxe.

1

Evropská obchodní akademie Děčín

Komunikace s veřejností

2

Evropská obchodní akademie Děčín Cíl vzdělávací opory Cílem představované vzdělávací opory je seznámit zástupce cílové skupiny s důležitými zásadami týmové spolupráce a komunikace, které jsou součástí každodenního života managementu školy. Materiál slouží jako teoretický základ pro nově vznikající opory. Hlavním smyslem je ucelení teoretických a praktických poznatků z dané problematiky. V rámci předkládaného materiálu bude cílová skupina obeznámena s pojmem skupinová dynamika, který zahrnuje důležité aspekty fungování týmu, dále se pak dozví, jak správně v týmu komunikovat. Jedna kapitola je věnována týmovým hrám, kterými se mohou utužit vztahy v rámci dané skupiny pracovníků. Důležitou částí je též komunikace s veřejností, kdy se cílová skupina seznámí s pojmy jako je PR, image školy, tiskový mluvčí atd.

3


1. Komunikace v pracovním týmu

4


1.

Komunikace v pracovním týmu

Komunikace (z lat. communicare, sdílet, radit se, od communis, společný) je přenos informací od určitého jedince nebo skupiny k jiným. Komunikace je nezbytným základem všech sociálních interakcí. V bezprostřední komunikaci hrají kromě jazyka významnou roli i neverbální náznaky, které účastníci používají k interpretaci toho, co druzí říkají a dělají. Na procesu komunikace se podílí celá řada faktorů, které ji více či méně formují. Patří k nim např. kulturní prostředí, v němž vyrůstáme, vzory chování a způsob výchovy, tradice a zvyky, ale také momentální emoční stav nebo pohlaví. Proces komunikace umožňuje interakci mezi příslušníky téhož druhu. Tomu se říká sociální interakce. Chápeme ji jako proces, v němž 2 nebo více osob jsou si vzájemně podněty a navzájem na sebe reagují.

1.1

Formy a druhy komunikace

Rozlišujeme dva základní způsoby komunikace – osobní a elektronickou. Každý způsob má své klady a zápory, záleží také na situaci, ve které se nacházíme, v daném případě se řídíme také zvyklostmi a společenskými pravidly. Osobní komunikace:1 Tento způsob komunikace je přímý, velkou výhodou je okamžitá zpětná vazba, můžeme sledovat i neverbální projevy a „doladit“ tak přijímané sdělení. V průběhu komunikace tak můžeme rozhodovat o dalších postupech a měnit je v závislosti na reakci těch, s nimiž mluvíme. Předpokladem jsou dobré pozorovací schopnosti a správná interpretace neverbálních projevů. Nevýhodou je, že do komunikace ve větší míře vstupují emoce. Osobní komunikace vyžaduje větší sebeovládání, vyřčené již nemůžeme smazat či opravit. Nedílnou součástí osobní komunikace je také „řeč těla“, která spoluvytváří dojem na komunikační partnery. Elektronická komunikace:2 1

dostupné on-line na: http://www.eoakomunikace.cz/data/files/000002.pdf

5

Evropská obchodní akademie Děčín Tento způsob komunikace využívá moderní informační technologie, především mobilní telefony a internet (komunikace prostřednictvím SMS, MMS, e-mailu, ICQ aj.). Předností je bezesporu rychlost, možnost evidence, posílání příloh, můžeme si předem promyslet obsah této komunikace, případně ho opravit či vymazat. Záporem je téměř nulová zpětná vazba, rozhodně nelze okamžitě reagovat podle aktuálního stavu situace. Důležitým pojmem u způsobu komunikace jsou komunikační kanály, tj. prostředky nebo média, přes které se proces komunikace uskutečňuje. Většinou se zapojuje více kanálů najednou např. hlasový, zrakový, hmatový či různé druhy médií. Při realizaci komunikace se uplatňuje také komunikační kód, kterým je v komunikaci mezi lidmi nejčastěji jazyk, ale mohou to být i jiné kódy např. signály, obrázky, Morseova abeceda aj. Formy komunikace můžeme rozdělit do 6 skupin: Intrapersonální komunikace – komunikace, kterou vedeme sami se sebou. Snažíme se tak „s odstupem“ řešit nějakou náročnou situaci, vnitřní konflikt, zároveň se o sobě dozvídáme něco nového a posuzujeme vlastní chování a jednání nebo jen své pocity. Můžeme sami sebe o něčem přesvědčit a vnitřně argumentovat pro nebo proti určitým rozhodnutím. Interpersonální komunikace – komunikace s osobou, s níž jsme v nějakém vztahu. Může to být i několik osob. Probíhá formou osobního kontaktu, prostřednictvím elektronických médií aj. Rozhovor (pohovor) – zvláštní druh interpersonální komunikace uskutečňovaný formou otázek a odpovědí. Dozvídáme se něco o druhých, o jejich znalostech, schopnostech a možnostech, můžeme jim poradit nebo si také nechat poradit. Komunikace v malé skupině – skupina pěti až deseti lidí. Základem této komunikace je určitý vztah nebo nějaký úkol. Lidé ve skupině sdílejí znalosti a zkušenosti, řeší konflikty a problémy, vzájemně na sebe působí a ovlivňují se.

2

dostupné on-line na: http://www.eoakomunikace.cz/data/files/000002.pdf

6

Evropská obchodní akademie Děčín Veřejná komunikace – komunikace mezi mluvčím a posluchači, kterých může být jen několik nebo také stovky či tisíce. Touto formou nás druzí informují či přesvědčují a my na tyto informace reagujeme, vysíláme tak zpětnou informaci o svých postojích a názorech. Probíhá osobně nebo prostřednictvím médií. Masová komunikace – vychází z jednoho zdroje a je určena velkému počtu příjemců, kteří mohou být po celém světě. Druhy komunikace: 

Neverbální – často bývá označována také pojmem „řeč těla“ a zahrnuje celou řadu oblastí od výrazu tváře přes podání ruky až k prostorové komunikaci. Neverbální komunikaci můžeme rozdělit do následujících oblastí:  mimika = sdělování výrazem obličeje; sděluje pocity, emoce, nálady oči – radost, smutek, pláč, nenávist, údiv… obočí – úlek, zamračení, pochybnosti,… ústa – úsměv…  kinezika = pohyb částí těla a) gestikulace, gesta = pohyby rukou; doplnění verbální komunikace, zdůraznění, souvisí s emocemi b) proxemika = sdělování pomocí vzdálenosti lidí při komunikaci; c) haptika = přímé doteky povolené při pozdravu, poklepání na rameno při oslovení d) posturologie = řeč našich fyz. postojů, držení těla aj.; naznačuje sebevědomí člověka



Verbální – komunikace s využitím jazyka a mimojazykových projevů (práce s hlasem), patří sem i umění naslouchání, kladení otázek, vedení rozhovoru aj.



Metakomunikace – komunikace o komunikaci, je jakýsi komentář k vlastní komunikaci formou řečnických otázek či vsuvek (např. Určitě mi rozumíte. Asi víte, co tím chci říci.)

7


1.2

Nejčastější chyby v komunikaci Týmy, které dokáží efektivně komunikovat, dosahují lepších výsledků. Spolupráce

a sdílení informací navíc usnadňuje rozhodování. Napomáhá také k lepší pracovní atmosféře, a tudíž i snižování fluktuace. V současné době máme k dispozici mnohem více komunikačních zařízení než v minulosti. Zároveň se však od sebe vzdalujeme. Řada lidí pracuje na dálku a elektronická komunikace nahrazuje osobní i v případech, kdy to není potřeba. Když se k tomu přidají neustálé změny, které nás obklopují ze všech stran, je třeba vrátit se k základům interpersonální komunikace. Za nečastější chyby v týmové komunikaci můžeme považovat ty následující:3 Neschopnost komunikovat – Dostupnost komunikačních kanálů vytváří falešnou představu, že víme více, než je tomu ve skutečnosti. Ve výsledku pak zapomínáme předávat důležité informace. Nedostatek informací však vede k chybám a nutnosti předělávat již provedenou práci, špatnému rozhodování, přehlížení příležitostí a frustraci zaměstnanců. Záměrné zadržování informací – Vůdce nebo tým může vědomě zadržovat informace, jelikož je považuje za „důvěrné". Jindy týmy nekomunikují s jinými týmy kvůli pocitu loajality k sobě samým. Jednotlivci zase mohou zadržovat informace ze strachu, že sdílením znalostí přispějí ke svému vyhazovu nebo mají pocit, že by jim nebyla věnována pozornost. Kdykoli však dochází k zadržování informací, poškozuje to efektivitu týmové komunikace. Výběr špatného média – Řada lidí preferuje e-mail, protože je nejjednodušší a nejpohodlnější. Není to však nejvhodnější forma komunikace, zejména pro řešení složitějších záležitostí. Výběr správného kanálu je zásadní pro úspěšnou týmovou komunikaci.

3

dostupné on-line na: http://www.jobs.cz/poradna/novinky/aktualni-clanek/article/prekazky-uspesne-tymovekomunikace/

8

Evropská obchodní akademie Děčín Nepřihlížení k interpersonálním vztahům – Pokud nepřemýšlíme, než začneme mluvit, můžeme se nepříjemně dotknout svých kolegů. Pozor je třeba si dávat i na řeč těla, například nekoulet očima nad myšlenkami druhých. Neschopnost vnímat potřeby druhých vede k nepochopení. Přerušování a skákání do řeči – Typický zlozvyk, kterým v protějšku vyvoláme pocit, že mu nenasloucháme a že nás nezajímá to, co říká. Čtení myšlenek, předpokládání – Týká se něčeho, co předem očekáváme nebo si sami odvozujeme z předchozí řeči. Malá odezva – nedostatek zpětné vazby – Je v komunikaci jedna z nejnepříjemnějších a nejnebezpečnějších věcí. Při komunikaci se svým protějškem, kdy nasloucháme např. jeho přáním a představám, je nutné dát nějak najevo, že ho vnímáme a že mu rozumíme, jinak bude mít pocit naší ignorace, nezájmu nebo nepochopení. Neverbální odmítání – Může mít řadu projevů. Dívání se mimo protějšek, se kterým právě mluvíme, otáčení se k němu bokem nebo zády, dělání grimas na kolegy a obracení očí v sloup ve chvíli, kdy si myslíme, že to nevidí, domlouvání se očima s někým za jeho zády, to vše danou osobu poníží a dá jí pocit, že je ostatním jen pro smích a nikdo nebere jeho názor vážně. Nepřímé vyjádření – Mluvící neříká přímo to co, si myslí, ale transformuje do jiného vyjádření informace, které si buďto netroufá, nebo nechce z nějakých důvodů říci protistraně přímo, a očekává, že to protistraně „dojde“. To se bohužel většinou nestane a napětí z nevyřešeného problému roste. Na druhé straně, nepřímé vyjádření je někdy elegantní a někdy i jedinou možností, jak sdělit někomu to, co je v přímém vyjádření třeba společensky nebo lidsky nepřípustné. Neupřímnost – Z různých důvodů zastíráme pravé pocity a potřeby. Ze strachu, z obavy z trestu, díky únavě, ve snaze druhým manipulovat, z obavy abychom ho nerozčílili. Často se jedná o vědomé zkreslení nebo hraní pocitů.

9

Evropská obchodní akademie Děčín Nejasnost a nekonkrétnost sdělení – Znamená takové sdělení, kterému partner přímo nerozumí a musí si ho nějak vysvětlit. A pokud si ho vysvětlí jinak, než měl, to už je přeci jeho problém! Zevšeobecňování – Jeden detail je zobecněn na celou skutečnost. Připisování úmyslu – Náhodnou chybu nebo opomenutí vnímá daný člen týmu jako „naschvál“. Nebezpečí takové interpretace je zvlášť vysoké ve chvíli, kdy již předtím došlo k nějakému problému, kdy tento člen týmu postřehl ze strany ostatních neverbální odmítání (grimasy, oči v sloup, …) nebo došlo k nejhorší možné variantě, ostatní „rozebírali“ nelichotivým způsobem daného člena ve chvíli, kdy byl na doslech. Nesoulad mezi verbálním a neverbálním sdělením – Nesoulad mezi tím, co říkáme a děláme, druhého znejišťuje. Těžko nám protějšek uvěří naše sdělení „Ale samozřejmě, rád Ti pomůžu!“, když toto sdělení cedíme s kamenným obličejem přes zaťaté zuby. Přehnaná reakce – Znásobená reakce na nějakou situaci, vyvolaná buďto předchozími drobnými problémy a konflikty, nebo nezvládnutými osobními antipatiemi, nebo časovou tísní a stresem. Označkování, škatulkování – Znehodnocujeme, „značkujeme“ partnera tím, že ho označíme jako „slepici“, „burana“, „socku“ nebo jinak. V té chvíli přestáváme svůj protějšek hodnotit racionálně a naše verbální i neverbální komunikace sklouzne ke zjednodušeným schématům, které si podle našeho názoru ten před námi „zaslouží“.

10


1.3

Komunikační dovednosti jako řešení problematické komunikace v týmu

Efektivní komunikace patří k základním předpokladům úspěšné týmové spolupráce. Aby tomu však bylo, musí jednotliví členové týmu ovládat základní komunikační dovednosti. Nejprve se zaměříme na 10 pravidel, které nám říkají, jak správně komunikovat v pracovních týmech: 1. Vytvořte bezpečné prostředí – Netrestejte za nesouhlas s vámi nebo kolegy. Nezesměšňujte ničí návrhy. Udržujte otevřenou komunikaci. 2. Řiďte formální schůzky – Svoláte-li poradu, je třeba efektivně ji řídit. Předem sestavte agendu a zajistěte vedoucího, který ji povede. Výsledky shrňte v písemné podobě a předejte zúčastněným. 3. Vítejte zranitelnost – Efektivní komunikace vyžaduje vzájemnou důvěru. Členové týmu by měli vědět, že mohou přiznat, že něco nevědí. Budou-li vědět, že je v pořádku být zranitelní, přijdou s více nápady. 4. Nezakazujte neshody – Chcete-li dosáhnout maximální kvality myšlenek a rozhodnutí, podporujte vyjadřování rozdílných názorů. 5. Používejte efektivní interpersonální dovednosti – Poškození vzájemných vztahů mezi členy týmu může ovlivnit budoucí komunikaci. Měli by proto vždy zvážit osobní potřeby kolegů, než s nimi budou mluvit a jednat, aby nikoho neurazili. Případné konflikty je třeba řešit rychle a přímo. 6. Podporujte zájem o zpětnou vazbu a očekávání ze strany vedení – Vzhledem k tomu, že manažeři jsou velmi vytížení, měl by tým být proaktivní při zjišťování cílů, očekávání, priorit a zpětné vazby o své výkonnosti. 7. Vyhýbejte se žargonu – Nesrozumitelný jazyk staví zbytečné překážky, jelikož málokdo se přizná, že nerozumí.

11

Evropská obchodní akademie Děčín 8. Upravte písemnou komunikaci – Písemná komunikace může být snadno zavádějící. Veškeré texty včetně e-mailů se proto snažte předem rozvrhovat tak, aby byly srozumitelné. Čtěte si je po sobě, abyste se vedle nedorozumění vyhnuli i poškození své důvěryhodnosti. 9. Ujistěte se o pochopení – Při osobních schůzkách se vždy ujistěte, že si rozumíte, než se rozejdete. Můžete poslat i písemné shrnutí s většími detaily. 10. Pečlivě naslouchejte – Snažte se vyhnout typické chybě týmových setkání, kdy všichni mluví, ale nikdo neposlouchá.

Komunikační dovednosti: Aktivní naslouchání Nasloucháním získáváme důležité informace, které nám partner sděluje mluveným slovem, ale také informace o jeho představách, pocitech, skrytých přáních, postojích. To nám pomáhá lépe partnerovi porozumět a vytvářet příznivou atmosféru pro jednání. Pravidla aktivního naslouchání:4 1. Hovoříte-li s někým, věnujte mu svou pozornost. Během rozhovoru nedělejte jiné věci. Odpoutejte se od svých problémů a starostí a zcela se soustřeďte na to, co vám partner sděluje a jak to sděluje. 2. Vzbuďte v partnerovi pocit, že se mu snažíte porozumět. Dívejte se na partnera, udržujte s ním oční kontakt. Dávejte najevo, že nasloucháte, např. pokývnutím hlavy, přitakáním slovy „Ano“ - „Rozumím Vám“ - „Opravdu?“. Povzbuzujete tím partnera k dalšímu sdělení a také je to prostředek pro naslouchajícího k udržení pozornosti. Mluvte při tom co nejméně a vyvarujte se častého používání slova „já“. 3. Sledujte neverbální komunikaci a porovnávejte ji, zda je v souladu se slovním sdělením.

4

dostupné on-line na: http://omado.wz.cz/phprs/download.php?soubor=3

12


4. Projevujte zájem o to, co si partner myslí a co cítí. K rozvinutí dialogu používejte otevřené otázky. Nepoužívejte otázky sugestivní a uzavřené. Vyvarujte se dokončování vět za partnera. 5. Přesvědčte se, zda jste správně porozuměli tomu, co vám partner sděluje. Po delším nebo důležitém sdělení používejte kontrolní otázky typu: „Jestli tomu dobře rozumím, tak ...“ - „Myslíte si tedy, že ...“ - „Podle vás tedy ...“ 6. Naslouchejte i tehdy, jste-li v opozici. Přestože nesouhlasíte s partnerovým sdělením, aktivně naslouchejte, a tím mu dávejte najevo, že se umíte vžít do jeho situace a podívat se na problém z jeho strany. Ochota naslouchat je také projevem respektu vůči partnerovi. Aktivní naslouchání vyžaduje - oční kontakt, stejnou rovinu očí, otevřenou pozici v postoji těla, pokyvování hlavou, zvuky souhlasu, reflexi pocitů, parafrázování (opakování partnerova sdělení vlastními slovy), kladení otevřených otázek, shrnutí a poděkování za důvěru. Při aktivním naslouchání byste se měli vyvarovat skákání do řeči, projevování nesouhlasu, odcházení, dávání najevo netrpělivosti, udělování rad, uhýbání očima, netečnosti. Technika kladení otázek K úspěšně vedenému rozhovoru patří i umění klást otázky. Vhodnými otázkami získáváme cenné informace, projevujeme zájem o to, co nám partner sděluje, a usměrňujeme spád hovoru. Přehled otázek: Otevřené otázky – předpokládají volnou, delší výpověď partnera, poznáme je podle tázacího zájmena: co, kdo, kde, jak, kdy, proč, kolik, odkud, kam, který, pomáhají rozvíjet konverzaci a poskytují prostor pro názory druhého člověka, podněcují kreativní myšlení spolupracovníků, používáme je na začátku jednání. 13

Evropská obchodní akademie Děčín Př.: „Jak se vám podle vašeho názoru podařilo splnit hlavní úkoly?“, „Co si myslíte o…?“ Uzavřené otázky – vyžadují odpověď „ano“ nebo „ne“, slouží ke zjišťování konkrétních informací, urychlují rozhovor. Př.: „Dostali jste naši zprávu včas?“ - „Je to tak?“ - „Souhlasíte se mnou?“ Alternativní otázky – nepředpokládají zamítavé stanovisko, dávají možnost výběru ze dvou alternativ, užíváme je v závěru jednání, kdy chceme, aby se partner jednoznačně vyjádřil. Př.: „Vyhovuje Vám k jednání pondělí nebo čtvrtek?“ Kontrolní otázky – ověřují, zda jsme správně porozuměli tomu, co nám partner říká a tak včas odhalují možná nedorozumění, dáváme jimi najevo, že pozorně nasloucháme, v dialogu je pokládáme několikrát, zejména při obsažném a důležitém sdělení. Př.: „Myslíte si tedy, že ...?“ - „Podle vás tedy ...?“ - „Jestli jsem vám dobře rozuměl, tak ...?“ Sugestivní otázky – mají za cíl ovlivnit našeho partnera v jeho stanovisku, používáme je, chceme-li získat partnera na svou stranu. Př.: „Určitě se mnou budete souhlasit v tom, že ...“; „Přece byste nechtěl, aby ...“; „Sám jistě nejlépe víte, že ...“ Protiotázky – poskytují možnost čelit námitkám. Př.: „Proč si myslíte, že ... je problémem?“ - „Co tím myslíte?“ Rétorické otázky – používáme je tehdy, chceme-li podnítit zájem partnera o danou službu či problém nebo ovlivnit diskusi; tázající si na ně odpoví většinou sám. Př.: „Jistě vás zajímá, jaké výhody tímto krokem získáte? Například získáte ...“ Motivační otázky – působí na prestiž partnera, pomáhají navázat vztah. Př.: „Jako zkušený pracovník jistě můžete posoudit ...?“ Negativní otázky – nepatří do dobré komunikace; chceme-li ovlivnit diskusi, neříkáme: „Nechcete se ...?“ (V podvědomí je již odpověď NE.) 14

Evropská obchodní akademie Děčín Př.: „Udělal byste mi radost, kdybyste mi pomohl.“ Pravidla při kladení otázek: - Kladením otázek bychom neměli přivést partnera do rozpaků. - Otázkami partnera nezesměšňujeme a nedáváme mu najevo svoji převahu, například otázkami typu: „Vy to skutečně nevíte?“ - „To myslíte vážně?“ - „Jste vůbec solventní?“ - Nepoužíváme otázky začínající slovem „PROČ“. Například: „Proč jste nenapsal?“, „Proč jste to udělala?“, „Proč jste nás neinformoval?“ Uvedený typ otázek dostává partnera do obrany a nutí ho k obhajování a vysvětlování svého jednání. Pro efektivní komunikaci je vhodnější formulace: „Co vás vedlo k tomu, že jste to udělal/a tímto způsobem?“ Zvýšíme tím pravděpodobnost bohatší, informativnější odpovědi. - Někdy je vhodné použít otázku místo příkazu. Otázka dává člověku pocit, že se může rozhodnout. Příklad: Nevhodné je chování vedoucího pracovníka, který „hodí“ sekretářce papír se slovy: „Do zítřka mi sepište výkaz výdajů!“ Lépe je: „Mohla byste mi do zítřka zpracovat ...?“ Umění přesvědčovat Pro úspěšné jednání se spolupracovníky, pro prosazení často i nepopulárních opatření je potřebné si osvojit zásady umění přesvědčovat. V praxi Vám znalost těchto zásad může pomoci působit přesvědčivěji při jednání a výrazněji ovlivnit jeho průběh a výsledek. 

Shromážděte předem všechny argumenty.

Jedním z nejdůležitějších

předpokladů úspěchu je dobrá příprava na jednání. Shromážděte všechny možné argumenty, které mluví pro vaše stanovisko. Stejně důležité však je sesbírat pokud možno všechny protiargumenty, se kterými může přijít váš partner. Je dobře ještě před rozhovorem pohovořit o problému s nezaujatou třetí osobou. Často se nezaujatý partner dívá na problém úplně jinak než vy. 

Zvolte vhodné prostředí pro rozhovor. V nepříznivých podmínkách bude pro vás obtížné prosadit svoje stanovisko a přesvědčit partnera. K nejdůležitějším faktorům prostředí patří světlo, teplota. Dále vhodný nábytek, zařízení a vybavení 15

Evropská obchodní akademie Děčín místnosti. V průběhu rozhovoru nemají vstupovat do místnosti pracovníci a pokud možno nemá ani zvonit telefon. 

Udělejte si na jednání čas. Jednání v časové tísni je špatné jednání. Nepodceňujte svého partnera! Dokáže zcela jistě rozpoznat, zda máte naspěch či nikoliv. Pokud zjistí, že máte naspěch, posílíte tím jeho pozici. Nevěnujete-li svému partnerovi dost času, snižujete tím jeho význam. Řekne-li někdo, že nemá čas, neznamená to nic jiného, než že jsou pro něj důležitější věci, kterým se chce věnovat. Posuďte sami, zda je dobré, aby váš partner získal takový dojem.



Formulujte alternativy. Nabídněte svému partnerovi dvě reálné alternativy řešení. Máte-li jen jednu a vnucujete mu ji, jste v nevýhodě. Nemáte co nabídnout, když váš návrh odmítne. Jednejte tak, aby váš partner sám dospěl k vašemu řešení. Člověk se nechá snáze přesvědčit pomocí důvodů, které mu samy přišly na mysl, než pomocí těch, které přišly na mysl jiným. Snažte se proto naznačit návrh přijatelný pro obě strany, který by váš partner mohl přijmout za svůj.



Použijte pomoci odborníků. Vaše šance na úspěch se mohou výrazně zvýšit, pokud se vám podaří podpořit vlastní návrh stanoviskem odborníků, které váš partner uznává. Naději na úspěch při jednání mohou zlepšit dokonce i citáty uznávaných osobností, které mluví ve váš prospěch.



Motivujte svého partnera. Partnerovi v jednání naznačte, jak velkou k němu máte důvěru. Pokud jste vůči němu skeptický, pravděpodobně to z vás bude vyzařovat a to bohužel oslabuje vaši vyjednávací pozici. Promluvte s partnerem nejprve o jeho zálibách a úspěších. Pochvalte ho a ukažte mu, jak vám na něm záleží. Tím si vytváříte předpoklady pro pozdější úspěch v jednání.



Vyjadřujte se pozitivně. Všechno co říkáte negativně, můžete také říkat pozitivně. Poloprázdná sklenice je přece ve skutečnosti sklenice napůl plná. Neříkejte: „Špatně jste mi porozuměl.“ Raději řekněte: „Určitě jsem se vyjádřil nejasně.“ Místo: „Další námitka k vašemu návrhu ...“ můžete říci: “Další otázka zní takto ...“



Aktivně naslouchejte. Aktivně naslouchat neznamená jen potřásat hlavou na znamení souhlasu. Do tohoto požadavku patří například i komentáře, kterými lze doplňovat vyjádření partnera v rozhovoru. Např.: „Zcela správně.“ - „Také si to myslím.“ - „Ano, to souhlasí.“ Také lze doporučit zopakování závěrečné části

16

Evropská obchodní akademie Děčín partnerova projevu, pokud chcete, aby partner v jednání pokračoval a svoje myšlenky rozvinul. 

Chcete-li získat skupinu, snažte se nejprve získat jednotlivce. Snažte se vstupovat do individuálních rozhovorů s těmi, kteří s vámi nesouhlasí. To je zvláště aktuální při jednání na poradách nebo při významných skupinových jednáních.



Vyzařujte důvěru. Vaše jednání nebude přesvědčivé, pokud nebudete sám přesvědčen o správnosti svých návrhů a argumentů. Často nerozhoduje ani tak věcná podstata návrhu, který je předmětem jednání, jako spíše způsob, jakým je prezentován. Dejte partnerovi pocit, že při jednání získal. Pokud jste při jednání dosáhl svého cíle, buďte velkorysý.



Dejte partnerovi při jednání pocit, že i on získal. Je možné, že ten, kdo při jednání „prohraje“, bude příště silnější a vrátí vám všechno i s úroky. Dobré jednání by mělo skončit určitým úspěchem pro obě strany. Po jednání by nemělo být ani vítězů ani poražených.

Asertivní jednání Pojem asertivita shrnuje soubor verbálních i neverbálních komunikativních dovedností, které umožňují přímé, otevřené jednání a chování, jimž člověk dokáže prosadit své zájmy, požadavky, uspokojit své potřeby, vyjádřit názory a city, ale bere v úvahu i potřeby a zájmy druhých lidí, tzn., že neubližuje ani sobě, ani druhým, respektuje práva druhých, ale hájí i práva svá. Základní zásadou asertivity je otevřenost. Asertivní člověk jasně vyjadřuje své názory, myšlenky, přání a pocity. Umí (bez agrese) trvat na svých právech, ale zároveň také dokáže splnit své povinnosti a respektovat druhé. Prosazování postoje či požadavku je jednoznačné, leč šetrné - nikoho nezesměšňuje ani neponižuje. Asertivní člověk se nebojí slov "ano" ani "ne". Vyhýbá se krkolomnému zdůvodňování a vysvětlování "proč", nerespektuje požadavek jen proto, "že se to tak dělá" nebo "že si to myslí všichni ostatní". Asertivní člověk se nenechá vmanévrovat do chování, se kterým nesouhlasí. Druhému ponechává prostor a právo na jeho názor. Vůči ostatním je sice taktní, ale vůbec si nepřipouští pocit viny v případě, že by se partner jeho chováním cítil dotčen. Asertivita znamená i umění naslouchat druhým, umět se vžít do situace a 17

Evropská obchodní akademie Děčín myšlení druhého. Asertivní člověk umí hovořit bez podrážděnosti nebo úzkosti. Jeho myšlení, slova i činy jsou v souladu.5 10 pravidel asertivního chování: 1. Máme právo sami posuzovat své chování, myšlenky a emoce a nést za ně a za jejich důsledky odpovědnost. 2. Máme právo nenabízet žádné výmluvy či omluvy ospravedlňující naše chování. 3. Máme právo sami posoudit, zda a nakolik jsme zodpovědní za problémy druhých. 4. Máme právo dělat chyby a být za ně zodpovědní. Máme právo říct: „Já nevím.“ 5. Máme právo být nezávislí na dobré vůli ostatních. 6. Máme právo změnit svůj názor. 7. Máme právo dělat nelogická rozhodnutí. 8. Máme právo říct: „Já ti nerozumím.“ 9. Máme právo říct: „Je mi to jedno.“ 10. Máme právo sami se rozhodnout, zda budeme jednat asertivně.

5

dostupné on-line na: http://kverulant.blgz.cz/Nova-stranka.html

18


2. Týmové hry

19


2 Týmové hry6

Akreditace týmu Prostor:

v místnosti

Počet účastníků:

12 – 15 lidí, kteří denně spolupracují

Čas:

15 minut

Pomůcky:

kartičky s definicemi týmových rolí (2 – 3x celou sadu), velký obrys firemního loga (nakreslený na tabuli nebo vystřižený z papíru)

Zaměření:

posílení týmu, sebepoznání, řízení týmu

Moderátor si dopředu připraví kartičky s definicemi. Rozloží je na stůl uprostřed týmu a vyzve účastníky, aby si je pozorně prohlédli. Poté požádá, aby vždy jeden kolega druhému vybral „jeho“ popis, tj. kartičku, která ho nejlépe vystihuje. Poté, co mají všichni účastníci vybráno, položí si diagnostikovaná osoba svou kartičku před sebe, zbylé definice moderátor uklidí. Celý tým si udělá vlastní inventuru. Nadiktuje moderátorovi slabá místa z definice. Ten usměrňuje situaci, aby nedošlo k diskusi, pouze sepisuje seznam. Na závěr se tým shodne, co je potřeba do jednoho měsíce, do tří a do deseti měsíců konkrétního udělat, aby slabá místa byla odstraněna a skupina prošla „auditem efektivního týmu“. Hodnotit lze:

přesnost ve vyjadřování, cit v odhadování schopností a předpokladů druhých lidí, diplomatické vyjadřování, odvahu v přesném pojmenování stavu, pragmatický přístup v řešení, konkrétnost návrhů, míru týmové spolupráce.

6

Jaroslava Ester Evangelu, Oldřich Fridrich: 133 her pro motivaci a rozvoj týmů; Grada Publishing, 2011

20


Animace firemního loga Prostor:

v místnosti


do 12 lidí

Čas:

10 - 15 minut

Pomůcky:

pastelky/barevné křídy, velký arch papíru

Zaměření:

pobavení, posílení týmu, komunikace

Moderátor položí mezi účastníky arch papíru a pastelky/křídy. Každý ze členů týmu si vybere jednu barevnou pastelku/křídu. Moderátor se účastníků zeptá, zda dovedou popsat logo své firmy, školy či jiné organizace. Vhodnými otázkami navodí situaci, ve které si všichni zopakují barvy, tvar a další podrobnosti loga. Tuto jednoduchou úvodní část je nutné dodržet, jejím úkolem je odbourání stresu z neznámé situace. Poté moderátor vysvětlí, že úkolem týmu je nakreslit firemní, školní či jiné logo. Podmínkou je, zakomponovat do kresby svoji vlastní postavičku, která bude dotyčného zastupovat. Od chvíle, kdy se někdo jako první dotkne papíru, již musí až do konce činnosti všichni mlčet. Domluva je možná pouze posunky či intuicí. Po ukončení společné kresby všichni odloží pastelky, a teprve poté si mohou mezi sebou vyměnit názory a nápady či poskytnout si zpětnou vazbu na vzájemnou spolupráci. Moderátor může vhodnými otázkami rozproudit společnou debatu. Sám nehodnotí výtvory ani nápady jednotlivců a pokusí se i zamezit soudům mezi členy týmu. Je vhodné společné dílko umístit na nějaký čas do společných prostor, vyvěsit na nástěnku apod. Hodnotit lze:

vzájemné sympatie (a tím i lepší spolupráci) jednotlivých osob, komunikační zdatnost jednotlivců, schopnost sebeprosazení a míru dominance, míru loajality, potřebu být v týmu, způsob komunikace v týmu, kreativitu.

Barevná věž Prostor:

v místnosti 21

Evropská obchodní akademie Děčín Počet účastníků:

nezáleží

Čas:

15 minut

Pomůcky:

podlouhlé barevné kostky stavebnice Lego, nejméně 4 barvy

Zaměření:

probuzení/tvořivost, pobavení, posílení týmu

Moderátor rozdá účastníkům barevné kostky. Jedná-li se o malou skupinu (do 12 členů), je možné každému rozdat až 5 kostek stejné barvy, Jinak je vhodné, aby každý měl 1 – 2 kostky. Pro každou barvu si moderátor vymyslí zvláštní instrukci. Např. zelené barvě bude náležet následující: „Vaše kostka musí být vždy mezi červenou a modrou.“ Modré kostce lze přiřadit: „Vaše kostka může být položena do věže pouze tehdy, když bude otočena delší stranou směrem k Vám.“ Majitel žluté kostky se dozví: „Vaše kostka může být natočena jakkoliv, ale musí vždy sousedit s červenou.“ atd. Vtip je v tom, že nikdo nezná všechny instrukce, vždy jen tu, která se váže ke konkrétní barvě. Účastníci se nemohou přímo vyptávat na možnosti jiných barev. Dokonce je vhodné jim na začátku neříkat, že se mohou domlouvat. Společná instrukce zní: „Postavte v co nejkratším časovém limitu co nejvyšší věž.“ Na konci aktivity je vhodné celou situaci shrnout a připomenout, jak je těžké pracovat s neúplnými informacemi. Hodnotit lze:

analytický přístup k řešení, plánovité hledání souvislostí, nápomocnost, schopnost konstruktivního kladení otázek, cílevědomost, smysl pro humor.

Body v tajence Prostor:

v místnosti, lze použít i v outdoorových aktivitách


nezáleží

Čas:

5 - 10 minut

Pomůcky:

psací potřeby, připravené tajenky, papír

Zaměření:

posílení týmu, fixace poznatků, zahájení

22

Evropská obchodní akademie Děčín Aktivitu je možné použít na začátku akce, kde vyluštěná slova budou obsahovat hlavní body programu, nebo až na konci samotného programu, kdy naopak budou vyluštěná slova znamenat shrnutí hlavních probíraných bodů. Je-li aktivita použita na poradě, pak je potřeba do tajenky zakomponovat hlavní probírané body. Princip hry spočívá v tom, že moderátor si dopředu připraví tajenku s potřebným obsahem – např. ze školení, hlavní motto porady atd. Slova pro luštění tajenky mohou být velmi jednoduchá nebo tematicky volená. Moderátor tajenku rozdělí do několika částí v závislosti na počtu slov. Z týmu utvoří skupinky, každá z nich dostane za úkol vyřešit samostatně tajenku. Po vyluštění jednotlivých částí vyzve moderátor všechny členy, aby z jednotlivých slov vytvořili smysluplný celek (větu, obsah, motto apod.). Hodnotit lze:

všeobecný přehled, potřebu organizovat a vést, míru soutěživosti, schopnost pracovat v týmu, potřebu být nápomocný, schopnost si hrát, mít nadhled, cílevědomost, schopnost pracovat s různými typy lidí (při větší skupině).

Hra s kostkami Prostor:

v místnosti


4 – 20 hráčů

Čas:

podle počtu hráčů – asi 30 minut

Pomůcky:

různé kostky

Zaměření:

komunikace, vytváření skupin/týmů

Skupina sedí v kruhu. Každý hráč dostane stejný počet stavebních kostek (3 – 5, čím méně hráčů, tím více kostek každý hráč dostane). Není dovoleno komunikovat. Úloha spočívá v tom, že skupina má postavit v kruhu společnou stavbu. Stavět se smí jen tak, že jeden vezme svoji kostku, dá ji, podle vlastního uvážení, doprostřed a sedne si na své místo. Teprve pak smí vstát další a pokračovat ve stavbě. Hráči přidávají své kostky podle vlastního uvážení, předem není určeno, jaká stavba bude vznikat. Hráči vstávají podle vlastního uvážení (není určeno pořadí).

23

Evropská obchodní akademie Děčín Hodnotit lze:

Kdo je první bez kostek? Kdo váhá se stavbou? Má někdo potíže položit svoji kostku v okamžiku, kdy to považuje za vhodné? Má někdo pocit, že by příliš netrpělivý nebo že příliš váhal? Kdo staví riskantní stavbu, kdo je spíš opatrný? Jak to vnímali ostatní?

Stavba města Prostor:

v místnosti


menší skupiny po 4 – 6 hráčích + 1 pozorovatel

Čas:

2,5 – 3 hodiny

Pomůcky:

pro každou skupinu sadu stavebních kostek nebo větší množství kostek Lega či jiné podobné stavebnice

Zaměření:

komunikace, vytváření skupin/týmů, spolupráce ve skupině

Malé skupiny obdrží písemný návod: V průběhu 1 hodiny vytvořte z daného materiálu maketu města, ve kterém musí být – 1 továrna, 1 nádraží, 3 obytné bloky, 3 rodinné domky, kostel, škola, letiště a park. Pak je potřeba vytvořit jury, ve které má každá skupina svého zástupce. Jury za přítomnosti všech hráčů stanoví kritéria, podle nichž se budou výtvory hodnotit. Po určené době skupiny představí svá díla a jury je hodnotí. Hodnotit lze:

Jak probíhala stavba? Jaký vztah má skupina k návodu? Jaká kritéria jury vytvořila? Drží se skupina striktně návodu nebo ho doplní podle vlastního uvážení nebo podle logiky?

Manažeři Prostor:

kdekoliv


6 – 18 hráčů

Čas:

45 minut

Pomůcky:

10 m lano, pásky na oči

Zaměření:

spolupráce ve skupině, neverbální komunikace

Vytvoříme tým složený ze šesti dělníků, tří manažerů a tří inženýrů. Týmy mají za úkol zkonstruovat jednu součástku k novému přístroji. Inženýři navrhli plány. Jejich 24

Evropská obchodní akademie Děčín technické vyjadřování je tak složité, že komunikují s manažery v jejich pracovně beze slov a bez jakéhokoli nákresu. Jakmile manažeři pochopí, o co jde, telefonují dělníkům (zůstanou vzdáleni od dílny) a slovně jim předávají návrhy inženýrů. Dělníci jsou podle směrnic oborů jediní, kteří smějí pracovat se surovinou a vyrábět výrobky. Vzhledem k tomu, že musejí slepě poslouchat, zavážeme jim oči. Pro začátek může moderátor zadat úkol – konstrukce rovnostranného trojúhelníku s tolerancí + - 2 cm. Moderátor zadá úkol inženýrům. Ti se mezi sebou domluví a předají instrukci (beze slov) manažerům. Manažeři ji pak sdělí dělníkům, kteří se zavázanýma očima musí trojúhelník vytvořit. Hodnotit lze:

spolupráci ve skupině, dorozumívání mezi jednotlivými členy týmů.

25


3. Komunikace s veřejností

26


3 Komunikace s veřejností

Pojem Public relations = PR, jejímž zakladatelem je E. L. Bernays, pochází z angličtiny a lze jej volně přeložit jako „vztahy s veřejností“. PR jsou techniky a nástroje, pomocí kterých instituce nebo firma buduje a udržuje vztahy se svým okolím a s veřejností, nahlíží její postoje a snaží se je ovlivňovat. Jedná se o dlouhodobou cílevědomou činnost, která by měla mimo jiné zajišťovat poskytování informací veřejnosti a zároveň získávání zpětné vazby a dalších informací od veřejnosti. PR jsou důležitou složkou sociální komunikace a kontroly. Následující příklad jasně ukazuje, proč je pojem PR ve škole tak důležitý7. „My žádné píáár nepotřebujeme,“ říkala Milena, ředitelka (ve středních letech) jedné nejmenované malé a milé školy, zřizované městským úřadem. „To jsou všechno blbosti, které člověka jenom zdržujou. Já mám na starosti důležitější věci.“ A dál pokračovala ve velmi dobré práci, o které veřejnost, a bohužel ani zřizovatel, neměla ani potuchy. A to patřila mezi nejlepší ve městě. Tato utajovaná práce, za kterou by se nemusel stydět lecjaký agent, trvala léta a léta. Navíc - Milena neměla problémy. A to až do doby, kdy rada města rozhodovala o rušení některých svých příspěvkových organizací v rámci optimalizace organizací města. A ta, kterou řídila Milena, byla mezi rušenými. A najednou - Milena měla problémy. A začala je řešit. Najednou si na píáár čas našla. Vyrobila prezentační materiál o organizaci, který rozeslala všem lidem, kteří o organizaci rozhodovali. Napsala mnoho článků do různých novin a časopisů na různé úrovni (od lokálních až po celostátní). Psala tiskové zprávy o činnosti a stavu organizace. Rovněž se osobně setkávala s novináři a vysvětlovala stávající situaci. Nebylo týdne, aby nebyla zmínka v médiích o organizaci nebo o Mileně přímo. Navštívila i všechny členy rady města a informovala o činnosti organizace, o jejích výsledcích a také o vizích organizace a způsobu, jak jich dosáhne. I na krajský úřad a ministerstvo zajela informovat se o situaci a možnosti řešení.

7

dostupné on-line na: www.rvp.cz

27

Evropská obchodní akademie Děčín Setkala se s poslancem a senátorkou, zvolenými ve městě. Pro veřejnost uspořádala tzv. den otevřených dveří. Proběhla tisková konference a také mítink s rodiči, na který byl pozván starosta města, aby vysvětlil celou situaci. Ten vysvětlil veřejnosti situaci z objektivního a subjektivního pohledu, vše podložené ekonomickými důvody. Mezi čtyřma očima pak Mileně naznačil, že je příliš pozdě změnit rozhodnutí rady města. „Když jednou rada řekne ne, je to NE, i kdyby NE bylo ANO. Kdybychom však věděli o vaší práci tolik, co víme z médií dnes, tak jsme vás NIKDY nezrušili.“

3.1

Základní pojmy PR

Public relations je soubor metod a technik, které slouží pro styk s veřejností. Má dva základní směry - vnitřní a vnější. Vnitřní směr je nezbytný pro informovanost a výměnu názorů mezi členy organizace. Vnější směr je zaměřen na podávání informací o stavu a činnosti organizace.8 Mezi hlavní úkoly public relations patří především umění vzbudit zájem. Zájem o názory, které organizace podporuje. Zájem o změny, které chcete uskutečnit. Vzbudit zájem o organizaci u potencionálních členů. Vzbudit zájem, protože vaše organizace je toho hodna. Public relations představují umění, jak chápat, vytvářet a ovlivňovat veřejné mínění. Jejich hlavním nástrojem jsou hromadné sdělovací prostředky. Public relations v sobě zahrnují prvky psychologie, politiky, ekonomiky, společenského pohybu a další složky, avšak stojí mimo ně. Jsou jedinou společenskovědní disciplínou, která zkoumá podstatu toho, proč a jak budou masy lidí jednat a jak budou akceptovat své sociální prostředí, kam budou směřovat jejich reakce. Public relations jsou tudíž dnes hlavním nástrojem vnějších vztahů každé země, regionu, skupiny, každé organizace a instituce. V každé organizaci je za public relations zodpovědný každý řídící pracovník a dokonce každý člen organizace. Zodpovědnost za public relations nemůžeme delegovat na některého z pracovníků zařízení a tím na ni zapomenout. Naopak je třeba angažovat nebo vyškolit pracovníky, kteří budou připraveni jako specialisté, starající se o 8

dostupné on-line na: http:// http://clanky.rvp.cz/wp-content/upload/prilohy/2766/public_relations.pdf

28

Evropská obchodní akademie Děčín usměrňování a realizaci akcí v oblasti public relations. Je nutné se zmínit ještě o tom, že pracovník zodpovědný za public relations musí být ve struktuře organizace zařazen „pod ředitele". V každém jiném případě je práce v této oblasti na nižším stupni efektivity. Co vše tedy patří do public relations: 

stanovení komunikační politiky,



sponzorství,



firemní identita,



interní a externí materiály,



placená reklama,



přímá komunikace s veřejností (investory aj.),



publicita, vztahy s médii. V praxi se jako nástroje PR využívají tiskové zprávy, články (nebo také PR

články), tiskové konference. Prostřednictvím těchto nástrojů komunikuje společnost s médii a snaží se tak o firmě tvořit pozitivní obraz. Dále se zejména v interní komunikaci využívají pravidelné firemní mítinky a sportovní či společenské akce, pravidelná hodnocení, pochůzky manažerů, pravidelná zpravodajství o úspěších firmy a obecné dění ve firmě a to prostřednictvím intranetu, e-mailu nebo časopisu. Pomocí public relations může firma, škola či jiná organizace získat podporu akcí a cílů, které jsou závislé na okolí, může získat partnery, podporu ze strany veřejnosti nebo může ovlivnit svůj obraz (náhled na sebe).

3.2

Image

Pojem image byl poprvé použit v roce 1955 americkými badateli B. Gardenerem a S. Levym. Image spojuje všechny představy jedince nebo skupiny veřejnosti o určitém předmětu mínění, kterým mohou být subjekty nebo objekty, např. osoby, země, města, instituce nebo organizace a firmy s jejich aktivitami určenými pro veřejnost. Pokud tento pojem přeneseme na školu, tak image ukazuje, jak je škola viděna svým okolím, kterým jsou žáci, rodiče, školský, městský a okresní úřad, Česká školní 29

Evropská obchodní akademie Děčín inspekce, sponzoři a veřejnost vůbec. Jde tedy o to, jak je škola zapsána do povědomí svých žáků a jejich rodičů a také dalších partnerů. V rámci image firmy, organizace nebo instituce musíme též zmínit pojem organizační kultura.9 Tento pojem znamená kolektivní povědomí o tom, jak věci fungují, jak by se měli členové organizace chovat, jak je důležitá hierarchie a autorita, různé představy o pracovním nasazení, co znamená být členem organizace atd. Pokud převedeme tento pojem na školu, tak zahrnuje všechny aktivity spojené s řízením a tvorbou strategie, způsob komunikace a přenos informací, otázky lidských zdrojů, včetně motivace a angažovanosti pracovníků a jejich sounáležitosti se školou, styl a úroveň jednání lidí ve škole na jednotlivých stupních, efektivitu a racionálnost pracovních postupů, technické vybavení a estetickou úroveň školy. Organizační kultura má 2 funkce: 1. vnější - tvář organizace, její image (způsob, jakým se škola prezentuje navenek a jakým je také zvenku vnímána), a také jaký je způsob adaptace školy na okolní podmínky, 2. vnitřní - způsob integrace uvnitř organizace (např. jak do organizace „zapadne“ nový zaměstnanec). Mezi prvky organizační kultury řadíme: 

Slovník a metafory - každá organizace má svůj slovník (netýká se jen popisu specifických předmětů nebo úkonů), jedná se o různé způsoby, jakými mluvíme a interpretujeme zprávy nebo metafory. Odráží hodnoty, které organizace uznává.



Historky, příběhy



Mýty - mýty o organizační identitě, nemusí se vztahovat k realitě, pomohou být vytvořené vedením.



Symboly - loga, barvy společnosti, uniformy.



Rituály - ritualizované společenské praktiky, některé rituály patří mezi standardní procedury fungování, rituály mohou být třeba praxe firemních oslav.

9

dostupné on-line na: http://lide.uhk.cz/fim/ucitel/franema1/data/

30

Evropská obchodní akademie Děčín Nositelé image10 Pod tímto pojmem si můžeme přestavit vše, čím firma, škola či jiná organizace může ovlivnit zákazníka. Patří sem především činnost, inovace, design, firemní heslo a slogan a logo. Opět se zaměříme na konkrétní oblast, tedy na školu. Činnost školy: Škola může posílit svou image především svou činností. Můžeme sem zařadit např. dobré vztahy mezi učiteli a žáky, které jsou založeny na vzájemném respektu. Žáci si váží učitele pro jeho učitelské schopnosti, osobní kvality, znalosti a profesionalitu. Naopak učitel ctí individualitu každého žáka a váží si jeho studijního úsilí. Dalším plusem pro školu je, pokud dokáže oslovit perspektivní pracovníky. Škola určitě zaujme, pokud nabízí pestrou nabídku mimoškolních aktivit - pravidelnou zájmovou činností, nepravidelnou, příležitostnou činností, tradičními akcemi, víkendovými akcemi, prázdninovou činností a dalšími. Dobré jméno udělá škole i školní jídelna s kvalitní stravou. Inovace Inovace je ohromný pomocník při tvorbě příznivé image, kdy stačí „jen“ směs tvořivosti, jasného myšlení a schopnost dovést věci k úspěšnému zakončení. Vyžaduje těsnou spolupráci lidí, kteří myslí, s lidmi, kteří dokáží myšlenky uskutečnit. Vedení školy musí vytvořit klima, v němž kantoři a další pracovníci mají prostor k rozvíjení nových nápadů a prostředky k jejich uskutečnění. Design Sem můžeme zařadit především architekturu budov organizace, vnitřní vybavení, zařízení kanceláří, logo, barvy školy, dopisní papíry, vizitky, formuláře, časopisy a propagační materiály. To vše vytváří u vnějšího pozorovatele určité představy o škole, které by měly korespondovat s věcnými cíli a strategiemi školy. Školní heslo a slogan Heslo školy, její slogan je stručným a názorným vyjádřením specifik a silných stránek školy, čím se odlišuje od jiných škol. Opírá se o hodnoty, zakotvené v organizační 10

dostupné on-line na: http://clanky.rvp.cz/wp-content/upload/prilohy/2766/public_relations.pdf

31

Evropská obchodní akademie Děčín kultuře a projevující se ve vztahu k zákazníkům. Heslo nemá být jen aktivní z hlediska reklamy, ale musí být v souladu s působením školy směrem k veřejnosti a chováním jejích pracovníků. Jedině tento soulad pomáhá dosáhnout pozitivního efektu. Logo školy Logo je grafickým vyjádřením hodnot, charakteru a orientace školy. Vyjadřuje základní myšlenku, kterou o škole chceme sdělit našim žákům, jejich rodičům a veřejnosti vůbec. Zde je opět nutné definovat, jak se má logo „tvářit“ - zda má být veselé, hravé, nebo působit seriózním dojmem. Mělo by být jednoduché, esteticky působivé a nezaměnitelné se znaky ostatních organizací. Jeho součástí mohou být i iniciály názvu školy.

3.3

Prezentační dovednosti

Cílem prezentace je přesvědčení druhých, aby věřili řečníkovu názoru a přijali jeho případná doporučení. K tomu je potřeba, aby měl prezentující jasnou představu o tom, co říká a ukázal, že tomu také sám věří. Při prezentování je důležité říci to nejpodstatnější jasnou a stručnou formou v co nejkratším čase. To neznamená, že mají všechny prezentace trvat pět minut, znamená to, že je vhodné říkat to opravdu důležité a podstatné v co nejkratším čase, ve kterém se to dá posluchačům sdělit. Prezentace, které jsou posluchačům příjemné, jsou pochopitelné, praktické, zábavné, napínavé, přesvědčivé a stručné.11

Kvalitní příprava Jestliže se chcete u prezentace cítit sebevědomě a podat informace důvěryhodně, musíte věnovat značné úsilí přípravné fázi. V první řadě je potřeba si položit otázku: “Co chci kromě vzbuzení důvěry, sympatií a autority svou prezentací dosáhnout?“ Je tedy vhodné promyslet, pro jaké publikum je prezentace určena a tomu pak přizpůsobit svůj vzhled, jazyk, pomůcky a formu přednesu.12

11 12

dostupné on-line na: http://www.softskills.wz.cz/html/prezentacni.html dostupné on-line na: http://aktivniprezentace.cz/jak-prezentovat/272-jak-na-spravnou-sebeprezentaci

32


Cílová skupina Zamyslete se nad tím, komu prezentujete a jaké má asi znalosti o vašem tématu. Pokud si myslíte, že metodu/výrobek/koncept firmy publikum zná, stačí lehce připomenout rozdíly nebo vlastnosti. Pokud je tomu však naopak, dejte si hodně záležet na srozumitelnosti. Pokud se nejedná o několikahodinovou naučnou přednášku, není potřeba vysvětlovat každý detail, často stačí názorná ukázka a klíčové vlastnosti, na které poté můžete navázat. Pokud si nejste jistí, jaké publikum Vás bude poslouchat, připravte si raději podrobnější informace. Jakmile konverzací na místě naznáte, že publikum koncept/produkt/metodu zná, můžete je přeskočit nebo rychle prolétnout.13 Čas Prezentace by neměla být příliš dlouhá, protože pak hrozí, že např. odbydete konec své prezentace nebo bude publikum znechuceno přetahováním a, pokud se například bude těšit na přestávku, bude nervózně vyčkávat konce, což se projeví jak na pozornosti, tak na celkovém dojmu. Naopak, pokud bude prezentace příliš krátká, tak nevyužijete veškerý potenciál, který Vám čas dává. Správná komunikace Prezentace je vlastně představení, využijte tedy svůj hlas, tvář, celé tělo co nejefektivněji. Celkový dojem zlepšíte, pokusíte-li se být co nejpřirozenější, uvolnění, usmívejte se, dívejte se přímo na jednotlivé posluchače, přejíždějte pohledem celé auditorium a ukažte své zaujetí pro věc. Také váš postoj výrazně ovlivňuje celkový dojem z vaší prezentace. Jde-li o publikum s více než 10 osobami stůjte a to s nohama mírně rozkročenýma. Váhu těla mějte na celých chodidlech, uvolněte ruce, nepohrávejte si s poznámkami, tužkou atd. a vyvarujte se strnulosti. Dalším důležitým bodem je hlas, který je jednou z nejúčelnějších zbraní vaší prezentace. Mluvte jasně, pomalu a k věci, mluvte spisovně, věnujte pozornost kvalitě svého hlasu, používejte důraz a intonujte, měňte hlasitost a tempo řeči.

13

dostupné on-line na: http://aktivniprezentace.cz/jak-prezentovat/272-jak-na-spravnou-sebeprezentaci

33

Evropská obchodní akademie Děčín Nepostradatelnou součástí komunikace jsou také gesta. Používejte je efektivně a kontrolovaně, pak mohou podpořit komunikaci. Větší publikum vyžaduje živější gestikulaci pro získání pozornosti. Pro úspěch prezentace je také nutné upoutat pozornost publika. Tu můžeme upoutat jak mimoslovně, tak i slovně. Patří sem především upravený vzhled, vhodné oblečení, živý výraz – osobní zaujetí, úsměv, přívětivý výraz, přiměřená intonace, pauzy v řeči, oční kontakt, práce s prostorem a využití vizuálních pomůcek. Dále je důležité umět klást posluchačům otázky. Oslovovat posluchače, mluvit o nich, o jejich situaci. Používat příklady z praxe. Mluvit o tom, co je pro posluchače přínosné, užitečné. Uvádět překvapivé souvislosti.

Druhy projevů Rozlišujeme následující druhy projevů: Projev (řeč) 

pronáší se při nejrůznějších příležitostech: v soukromém životě (na narozeninách, svatbách, pohřbech), v pracovním životě (na schůzích, jubileích nebo rozloučeních), na veřejnosti (při předávání cen, na slavnostech, volebních akcích),



v projevech lze vyjádřit své city, uplatnit subjektivní hodnocení nebo osobní názor, můžeme také hovořit ve prospěch nějaké věci nebo myšlenky,



neměl by být delší než 30 minut.

Přednáška, referát 

jedná se o vyložení přesně ohraničeného tématu nebo určitých faktů, v referátech pak často také o vysvětlení výsledků šetření nebo shrnutí (vědecké) tematiky,



v referátu lze spojit objektivní předkládání faktů s osobním hodnocením; fakta a hodnocení však musí být zřetelně oddělené,



při přednášce splývá osobní hodnocení bezprostředně se zobrazováním předmětu, 34

Evropská obchodní akademie Děčín 

přednášky a referáty slouží k předávání informací, vzdělávání nebo školení,



obvyklá délka 45 minut, v žádném případě by neměly být delší než hodinu a půl.

Moderování, řízení schůze a diskuze 

obecně přivádějí k tématu nebo k programu, nebo akci zakončují (třeba shrnutím),



tyto projevy by měly být spíše věcné, měly by se maximálně vyhýbat osobnímu hodnocení,



během schůze se vystoupení řídícího omezují v podstatě na technické záležitosti; vedoucí diskuze může navíc podněcovat kladení dalších otázek, moderátor bude navíc uvádět jednotlivé příspěvky resp. zajišťovat přechod od jednoho příspěvku k druhému.

Formy projevů Existují čtyři formy projevů: 1. (spontánní) projev spatra, 2. (improvizovaný) projev na základě bodů, 3. (důkladně vypracovaný) připravený projev, 4. čtený projev spočívající na doslovné přípravě.

3.4

Média

K tomu, aby se informace o vás, o vaší činnosti, dostala k veřejnosti, potřebujete média. Média můžeme rozdělit do několika kategorií:  tištěná (noviny, časopisy, letáky),  elektronická (rozhlas, televize, internet, kino),  venkovní (billboard, plakát),  podle zaměření (všeobecná a odborná, tiskové agentury),  podle periodicity (deník, týdeník, měsíčník, občasník),  podle územního dosahu (nadnárodní, celostátní, regionální, lokální),  podle majitele (soukromá, veřejnoprávní).

35

Evropská obchodní akademie Děčín Média mají několik funkcí. Základními funkcemi jsou informační, kontrolní a vymahač práva. Jsou iniciátorem a posilovačem hromadného chování lidí. Jsou zesilovačem zpráv, umí zkonstruovat novou realitu (zprávy způsobí nové děje). Vytvářejí smyšlený svět (prostřednictvím reklamy) a jsou prostředkem nátlaku. Pokud chcete, aby se o Vaší škole vědělo, máte několik mediálních strategických prostředků, které pro svůj účel můžete využít. Jedná se o:  placené tiskové služby (PR agentura, inzerát, servis ČTK),  oznámení, pozvánka,  tisková konference, brífink,  tisková zpráva, tiskové prohlášení, tisková mapa,  výzvy, otevřené dopisy,  poděkování (sponzorům, účastníkům, médiím),  mediální partnerství (exkluzivní spolupráce s vybranými médii),  osobní kontakt s novinářem. Pro navázání styku s médii je dobré dodržet několik zásad. Je dobré vědět, kdo v redakci rozhoduje, o čem se píše či natáčí; veďte si databázi kontaktů a pravidelně si ji aktualizujte a doplňujte. Je důležité se správně rozhodnout, koho, kdy a jak oslovit. Jasné, přehledné a dostatečné informace o akci včetně kontaktních údajů jsou základním předpokladem úspěchu. Nejlepší je osobní kontakt s novinářem. Nejčastějšími formami předávání informací jsou pozvánky, oznámení, tiskové zprávy a prohlášení, tiskové konference, brífinky, dopisy redakci, komentáře a jiné vlastní články. Pokud předáváte médiím nějaké informace, měli byste se řídit následujícími zásadami:14 1. Zjistěte si předem (nejlépe telefonicky), komu a kam je možné zprávu poslat/předat, aby bylo jisté, že se dostane do správných rukou.

14

dostupné on-line na: http://is.muni.cz/www/97913/26260403/Public_relations_v_neziskovem_sektoru.txt

36

Evropská obchodní akademie Děčín 2. Neposílejte zprávu ani příliš v předstihu, ani na poslední chvíli. Předejdete tak tomu, že se na ni zapomene, nebo naopak nebude mít už redakce čas a síly na její zpracování. 3. Pokud se změní údaje v již poslané zprávě, pošlete do redakce co nejdříve opravenou verzi. V tomto případě je vhodné ještě na změnu upozornit telefonicky. 4. Zejména k pozvánce je vhodné připojit žádost o potvrzení účasti (nezapomeňte uvést kontakt). Pokud je to pro vás důležité, ubezpečte se navíc osobním dotazem před termínem konání akce avízované ve zprávě, zda o ní redakce ví a zda se zúčastní. Pozor na nevhodné přesvědčování o nezbytnosti přítomnosti médií, nevynucujte si účast novinářů. 5. Pokud je to možné, po skončení akce pošlete o jejím konání, průběhu a výsledku tiskovou zprávu. 6. Zpráva musí být srozumitelná a přehledná, musí obsahovat všechny podstatné informace (co do obsahu, zdrojů a kontaktů). Zpráva by měla obsahovat to, co svým obsahem, formou a úpravou usnadní novináři práci. 7. Nejrychlejším a nejvhodnějším způsobem poslání zprávy je e-mail, případně fax. Klasickou poštu používejte jen v případě dostatečného časového předstihu. V případě osobního předání v redakci si zase můžete být jisti tím, že zpráva byla doručena. 8. Každá zpráva musí obsahovat dostatečné údaje o pořadateli, kontakty na osobu zodpovědnou pro styk s médii, dostatečně informovanou a kompetentní (mluvčí, ředitel, předseda) a odkaz, kde lze získat další informace, fotografie a podobně (nejčastěji to bývá webová adresa). Nepočítejte s tím, že si k vám novinář pro tiskové podklady přijde, jste to vy, kdo mu je musí doručit. 9. Je vhodné a někdy nezbytně nutné ke zprávě připojit další přílohy ulehčující novináři práci, například náhledy fotografií, mapky, plakát, podrobný program a podobně. V případě posílání zprávy e-mailem dbejte na to, aby objem posílaných dat nebyl příliš velký. 10. V případě posílání zprávy e-mailem je vhodné do těla e-mailu napsat jen stručné vysvětlení, kontakty a odkazy a zprávu i s přílohami připojit jako samostatný soubor. Nejvhodnějšími a nejužívanějšími formáty jsou RTF a DOC, respektive PDF v případě textových dokumentů, JPG v případě fotografií a JPG či PDF nebo BMP a EPS v případě grafiky. Pokud si nejste jisti, že redakce má nástroje na zpracování podkladů (textů, obrázků) ve vámi použitých formátech, je lépe se předem informovat, v jaké podobě je nejvhodnější je poslat. 37


3.5

Tiskový mluvčí Je-li to jen trochu možné, delegujte práci s médii na jednoho člověka - tiskového

mluvčího. Má to své výhody. Média si zvyknou obracet se na jednoho člověka. Naopak, váš mluvčí bude mít čas a příležitost vybudovat s médii a jednotlivými novináři dobré pracovní vztahy.15 Též není zrovna vhodné, pokud se na pozici tiskového mluvčího střídají osoby příliš často. Váš hlas musí znít jednotně a konzistentně. Není nic horšího, než když se média obrátí pokaždé na někoho jiného a dostanou od vaší organizace pokaždé trochu jiný názor. Není nutné, aby tiskový mluvčí znal do hloubky určitou problematiku, na které vaše organizace pracuje, je ale nutné, aby měl všeobecný přehled. To je snad hlavní přednost vašeho mluvčího - měl by mít přehled o historii, lidech, tématech, idejích a cílech vaší organizace. Nemusí nutně znát každou informaci o vaší organizaci. Měl by ale pohotově vědět, kde ji vyhledat. Na odborné dotazy nemusí nutně odpovídat pouze mluvčí. Je dobré si vytvořit určitá pravidla typu: Na jednoduché věci odpovídá tiskový mluvčí, na složitější přepojuje na koordinátora projektu, vedoucího programu či kampaňéra.16 Určitě je dobré obeznámit pověřenou osobu, která ve Vaší škole zvedá telefony, aby telefonáty médií vždy přepojovala na tiskového mluvčího. Co musí umět tiskový mluvčí17  Prezentace v médiích. Vystupuje jménem organizace v médiích (rozhovory pro tisk, rádia, televize).  Tiskové zprávy. Píše tiskové zprávy a dohlíží na jejich konečnou podobu. Kontroluje zejména jejich úroveň, jazyk, styl a spolu s odborným pracovníkem i věcnou správnost. Rozesílá TZ médiím.  Tiskové konference. Připravuje a vede tiskové konference (oznamování médiím, místnost, občerstvení, tiskové materiály, audiovizuální technika, foto, video atd.).

15

dostupné on-line na: http://press-servis.ecn.cz/manual/co-potrebujeme-k-praci-s-medii/ dostupné on-line na: http://press-servis.ecn.cz/manual/co-potrebujeme-k-praci-s-medii/ 17 dostupné on-line na: http://www.stuz-kv.cz/data/files/351dii.pdf 16

38

Evropská obchodní akademie Děčín  Korektury. Má dohled nad konečnou podobou tiskových materiálů, které jdou na veřejnost (úroveň, jazyk, styl, grafická úprava). Zajišťuje pro ostatní korektury důležitých textů (dopisy významným osobnostem atd.).  Seznam médií. Vytváří a udržuje kvalitní seznam novinářů. Jedním z klíčových úkolů tiskového mluvčího je shromažďovat kontakty na novináře a udržovat přehled o tom, která média se na organizaci obracela a s jakými otázkami.  Vztahy. Utváří dobré vztahy s novináři (osobní kontakty).  Mediální výstupy. Domlouvá konkrétní výstupy pro tisk, rádia, televize atd.  Monitoring médií. Udržuje přehled o tom, jak se o organizaci píše, upozorňuje na zajímavé věci kolegy, reaguje na nesprávné údaje a fakta. Dle potřeby kampaní, projektů (eventuálně fundraisingu) vytváří výtahy a hodnocení mediálních ohlasů.  Publikace. Podílí se na vydávání časopisu, letáků a dalších tiskovin, které organizace vydává. Mluvčí často bývá také jejich hlavním (a většinou jediným) redaktorem.  Foto a video. Má na starosti vše, co se týká fotografie, videa a obrazového archivu. Organizuje práce spojené s vytvářením obrazových a zvukových materiálů, spolupracuje s redakcemi a nabízí jim materiál pro jejich vlastní články a pořady, zajišťuje smlouvy, spravuje foto, video-archiv atd.  Internet. Tiskový mluvčí někdy mívá na starosti rovněž internetové stránky. Stará se přitom hlavně o aktualizaci jejich obsahu, plní je texty a fotografiemi, dohlíží na jejich funkčnost (fungující odkazy) a kontinuitu.  Pomoc při projektech, kampaních a fundraisingu. Vytváří mediální strategie k jednotlivým projektům, kampaním a programům. Pomáhá při přípravě nejrůznějších akcí a organizuje jejich mediální zajištění. Pomáhá při hledání vhodných fundraisingových strategií. V případě potřeby pomáhá též při fundraisingových a reklamních kampaních. Jaké přednosti by měl mít tiskový mluvčí18  Počítejte s tím, že váš mluvčí bude pravděpodobně vystupovat v televizi a jeho tvář se tak stane "vizitkou" vaší organizace. 18

dostupné on-line na: http://press-servis.ecn.cz/manual/co-potrebujeme-k-praci-s-medii/

39

Evropská obchodní akademie Děčín  Měl by proto mít příjemný hlas, milý vzhled a důstojné vystupování. Pamatujte, že v televizních debatách to u diváků vyhrává ten, kdo umí udělat vtip a kdo se umí hezky usmát.  Úsměv a vtip je něco, co otevírá zamčené brány do srdcí veřejnosti. Mysleme na to při vybírání svého tiskového mluvčího.  Mluvčí by měl být verbálně pohotový. Ideální je, když je schopen formulovat tzv. "zlaté věty", to jest zobecnit složitější skutečnost do jedné srozumitelné a snadno zapamatovatelné věty.  Mluvčí by měl být klidný, ale zároveň sebevědomý a v případě potřeby rázný. Měl by se také identifikovat s prací, kterou děláte. Jen tak bude váš hlas znít autenticky.  Mluvčí by se měl také umět slušně a elegantně obléci. Opakované průzkumy prokázaly, že průměrný divák televize si vytváří svůj názor na mluvčího opravdu pozoruhodně. Pouze z dvaceti procent se na vytvářeném obrázku podílí to, co mluvčí říká, přičemž celých osmdesát procent tvoří to, jak vypadá a jakým působí dojmem.  Tiskový mluvčí by měl mít představu, jak média fungují - rozumět jim. Ideální je, když získáme mluvčího, který má za sebou novinářskou praxi jako redaktor novin, rozhlasu či televize.

40


4. Seznam použitých zdrojů

41


4 Seznam použitých zdrojů Použitá literatura: PLAMÍNEK, J.: Vedení lidí, týmů a firem. Praha: Grada, 2011 PLAMŃEK, J.: Týmová spolupráce a hodnocení lidí. Praha: Grada, 2009 BĚLOHLÁVEK, F.: Jak vést svůj tým. Praha: Grada, 2008 BEERMANN, S., SCHUBACH, M.: Hry na semináře a workshopy. Praha: Grada, 2009 HERMOCHOVÁ, S.: Hry pro dospělé. Praha: Grada, 2004 SVOBODA, V.: Public relations moderně a účinně. Praha: Grada, 2009 EVANGELU, J. E., FRIDRICH, O.: 133 her pro motivaci a rozvoj týmů. Praha: Grada, 2011 Internetové zdroje: www.rvp.cz www.softskills.wz.cz www.aktivniprezentace.cz www.press-servis.ecn.cz www.jobs.cz www.eoakom.cz http://kverulant.blg.cz http://lide.uhk.cz www.stuz-kv.cz

42


Zpracoval Forad Consult, s.r.o. © 2012

43

Klíčové kompetence vedoucího pracovníka v procesu řízení školy Efektivní metody v řízení vzdělávacího procesu při uplatňování BOZP Zástupce ředitele

Recommend Documents