KLANTENTEVREDENHEIDSONDERZOEK FACULTATIEVE OPDRACHT PRIORITEITENBELEID
Resultaten Dienstverlening m.b.t. de facultatieve opdracht prioriteitenbeleid in het kader van het decreet van 13 juli 2001 en het uitvoeringsbesluit van 16 januari 2009
INHOUDSTAFEL I.
Situering ........................................................................................................................... 3
II. Resultaten van het tevredenheidsonderzoek ........................................................ 4 1. 2.
Structuur van de documenten aanvraag subsidiëring prioriteitenbeleid ............... 4 Duidelijkheid van de informatie op het formulier ‘aanvraag subsidiëring prioriteitenbeleid’ ................................................................................................... 5 3. Jaarlijks gesprek ...................................................................................................... 5 a) Plaatsvinden van het gesprek ........................................................................ 5 b) Inhoud van het gesprek ................................................................................. 6 4. Begeleiding afdeling Subsidiëring bij indiening aanvraag subsidiëring prioriteitenbeleid .................................................................................................... 6 5. Convenant ............................................................................................................... 7 6. Kennis afdeling Subsidiëring bij de begeleiding van dossier prioriteitenbeleid ..... 7 7. Snelheid waarmee gereageerd wordt op vragen ................................................... 8 8. Begeleiding in het algemeen tijdens het subsidiejaar ............................................ 8 9. Structuur van de rapporteringsdocumenten ......................................................... 9 10. Duidelijkheid van de informatie op de rapporteringsdocumenten ....................... 9 11. Begeleiding bij de rapportering en bij de berekening van de definitieve subsidies prioriteitenbeleid .................................................................................................. 10 12. Informatieve documenten facultatieve opdracht prioriteitenbeleid op de Blosowebsite ................................................................................................................. 10
III. Sterke punten en stoorfactoren m.b.t. de dienstverlening van de afdeling Subsidiëring van de facultatieve opdracht prioriteitenbeleid ......................... 11 IV. Opmerkingen, suggesties en verwachtingen m.b.t. de dienstverlening van de afdeling Subsidiëring van de facultatieve opdracht prioriteitenbeleid ... 12 1. 2. 3.
Opmerkingen ........................................................................................................ 12 Suggesties ............................................................................................................. 12 Verwachtingen ...................................................................................................... 13
V. Conclusies ...................................................................................................................... 14
2
I. Situering In het kader van het decreet van 13 juli 2001 worden Vlaamse sportfederaties gesubsidieerd voor het uitvoeren van basisopdrachten en facultatieve opdrachten. In de beheersovereenkomst 2011-2015 – doelstelling 2012 tussen de Vlaamse Regering en het Bloso werd afgesproken dat het Bloso een tevredenheidsonderzoek uitvoert bij de sportfederaties over de kwaliteit van de aangeboden dienstverlening m.b.t. de facultatieve opdracht prioriteitenbeleid. Hierbij werd als streefwaarde gesteld dat 80% van de gesubsidieerde sportfederaties met een project prioriteitenbeleid een tevredenheidsscore van minimum ‘goed’ heeft. Er werd geopteerd om de 9 sportfederaties te bevragen die in 2011 hebben deelgenomen aan de facultatieve opdracht prioriteitenbeleid (5 unisportfederaties en 4 recreatieve sportfederaties). 7 sportfederaties hebben de vragenlijst ingevuld (3 unisportfederaties en 4 recreatieve sportfederaties). Het tevredenheidsonderzoek werd gevoerd met behulp van een online-vragenlijst via het programma google-docs. De vragenlijst bevatte 13 vragen waarin doorheen het volledige proces projectsubsidiëring prioriteitenbeleid gepeild werd naar de tevredenheid van de gesubsidieerde sportfederaties over de beschikbare formulieren en over de begeleiding door de afdeling Subsidiëring. Bij elke stap konden de sportfederaties opmerkingen geven en/of suggesties aanreiken tot verbetering van het betrokken deelproces.
3
II. Resultaten van het tevredenheidsonderzoek De resultaten van het klantentevredenheidsonderzoek van de dienstverlening m.b.t. de facultatieve opdracht prioriteitenbeleid vindt u hierna. Per deelproces dat werd bevraagd, wordt de graad van tevredenheid grafisch weergegeven.
1. Structuur van de documenten aanvraag subsidiëring prioriteitenbeleid
Alle bevraagde Vlaamse sportfederaties zijn tevreden over de structuur van de documenten die ter beschikking gesteld worden bij de aanvraag van de projectsubsidies prioriteitenbeleid.
4
2. Duidelijkheid van de informatie op het formulier ‘aanvraag subsidiëring
prioriteitenbeleid’
De bevraagde Vlaamse sportfederaties zijn tevreden tot zeer tevreden over de duidelijkheid van de informatie voorkomend op het formulier ‘aanvraag subsidiëring prioriteitenbeleid’.
3. Jaarlijks gesprek a) Plaatsvinden van het gesprek
5
b) Inhoud van het gesprek
Alle sportfederaties zijn tevreden tot uiterst tevreden dat ze een begeleidend en ondersteunend gesprek kunnen voeren met de afdeling Subsidiëring en een vertegenwoordiger van de Vlaamse Sportfederatie (VSF) over hun project prioriteitenbeleid. Ook over de inhoud van het gesprek heerst er een grote mate van tevredenheid. Op basis van het gesprek kan de subsidieaanvraag nog bijgestuurd worden.
4. Begeleiding afdeling Subsidiëring bij indiening aanvraag subsidiëring
prioriteitenbeleid
De begeleiding door de afdeling Subsidiëring sluit nauw aan bij het bilateraal gesprek. Hier wordt de begeleiding bedoeld bij het indienen van de subsidieaanvraag. Net als bij het gesprek zijn de respondenten tevreden tot uiterst tevreden over deze begeleiding. 6
5. Convenant
Het convenant is een samenwerkingsovereenkomst die wordt afgesloten tussen het Bloso en de sportfederatie naar aanleiding van een goedgekeurd project prioriteitenbeleid. In het convenant worden een aantal afspraken opgenomen. De bevraagde sportfederaties zijn overwegend tevreden tot zeer tevreden over de inhoud van het afgesloten convenant. 1 sportfederatie merkt op dat er weinig extra informatie is opgenomen in het convenant over de eventuele opmerkingen van de beoordelingscommissie m.b.t. de inhoud van het project en de begroting. 6. Kennis afdeling Subsidiëring bij de begeleiding van dossiers
prioriteitenbeleid
De bevraagde sportfederaties zijn overwegend tevreden over de kennis inzake de thematiek prioriteitenbeleid. 7
7. Snelheid waarmee gereageerd wordt op vragen
De tijd die verstrijkt tussen het stellen van een vraag en het ontvangen van een antwoord op deze vraag wordt door alle sportfederaties als kort ervaren. 86% van de bevraagde sportfederaties is tevreden tot zeer tevreden over de responstijd van de afdeling Subsidiëring.
8. Begeleiding in het algemeen tijdens het subsidiejaar
Het merendeel van de sportfederaties is tevreden tot zeer tevreden over de begeleiding in het algemeen door de afdeling Subsidiëring voor de facultatieve opdracht prioriteitenbeleid.
8
9. Structuur van de rapporteringsdocumenten
86% van de bevraagde sportfederaties is tevreden over de structuur van de rapporteringsdocumenten. Net als bij de aanvraagformulieren is de structuur zeer duidelijk. 1 sportfederatie vindt dat de evaluatie (en effectmeting) van de strategische en operationele doelstellingen overlapt met de evaluatie van de beoordelingscriteria. Dit werd opgevangen door verwijzingen in de rapportering.
10. Duidelijkheid van de informatie op de rapporteringsdocumenten
Alle respondenten zijn tevreden tot zeer tevreden over de duidelijkheid van de informatie op de rapporteringsdocumenten prioriteitenbeleid.
9
11. Begeleiding bij de rapportering en bij de berekening van de definitieve
subsidies prioriteitenbeleid
Alle bevraagde sportfederaties zijn tevreden tot zeer tevreden over de begeleiding bij de rapportering en berekening van de definitieve subsidies prioriteitenbeleid. 1 sportfederatie verduidelijkt dat er vanuit de afdeling Subsidiëring correcte feedback werd gegeven bij ontbrekende gegevens of fouten. 12. Informatieve documenten facultatieve opdracht prioriteitenbeleid op de
Bloso-website
6 van de 7 sportfederaties zijn al eens gaan kijken naar de informatieve documenten prioriteitenbeleid op de Bloso-website. 2 bevraagde sportfederaties vonden deze informatieve documenten interessant. 4 sportfederaties hebben geen specifieke mening hierover. 10
III. Sterke punten en stoorfactoren m.b.t. de dienstverlening van de afdeling Subsidiëring van de facultatieve opdracht prioriteitenbeleid
Op elke vraag met betrekking tot de dienstverlening van de afdeling Subsidiëring hebben alle ondervraagde sportfederaties een score van tevreden, zeer tevreden of uiterst tevreden gegeven. De afdeling Subsidiëring scoort het beste met het organiseren en de inhoud van een jaarlijks gesprek met de sportfederaties over hun ingediende project prioriteitenbeleid en met het snel beantwoorden van door de sportfederaties gestelde vragen met betrekking tot hun project prioriteitenbeleid. Echte stoorfactoren worden niet weerhouden, aangezien de sportfederaties over de hele lijn minstens tevreden zijn. Een enkele federatie merkt wel op dat een tussentijdse evaluatie van het project prioriteitenbeleid enkel zinvol is in het eerste jaar van een meerjarig project. De andere jaren kan voor de tussentijdse evaluatie verwezen worden naar de evaluatie uit de vorige rapportering.
11
IV. Opmerkingen, suggesties en verwachtingen m.b.t. de dienstverlening van de afdeling Subsidiëring van de facultatieve opdracht prioriteitenbeleid Bij elk deelproces van de dienstverlening van de afdeling Subsidiëring van de facultatieve opdracht prioriteitenbeleid kreeg de sportfederatie de kans om een aantal opmerkingen, suggesties of verwachtingen te formuleren. De afdeling Subsidiëring tracht in de mate van het mogelijke rekening te houden met deze voorstellen. Hieronder worden een aantal opmerkingen, suggesties en verwachtingen geclusterd volgens een bepaald thema (bv. formulieren, timing, … ) en de inspanningen die de afdeling Subsidiëring daaromtrent zal leveren of reeds heeft geleverd.
1. Opmerkingen Opmerking Tijdens het gesprek zijn niet altijd alle partijen vertegenwoordigd
Weinig extra informatie in het convenant over eventuele opmerkingen bij de subsidieaanvraag wat betreft inhoud en begroting
Inspanning afdeling Subsidiëring De afdeling Subsidiëring probeert voor de gesprekken in de mate van het mogelijke een planning op te maken zodat alle betrokken partijen aanwezig kunnen zijn. Afwezigheid door ziekte kan uiteraard niet vermeden worden. De afdeling Subsidiëring waakt erover dat in het convenant de belangrijkste afspraken zijn opgenomen inzake inhoud en maximale Blososubsidies. De convenanten worden steeds eerst voorgelegd aan de sportfederaties ter ondertekening. Indien er opmerkingen zijn, heeft de sportfederatie steeds te kans om dit te melden en eventueel aan te passen, alvorens over te gaan tot ondertekening.
2. Suggesties Suggestie Tussentijdse evaluatie beperken tot het eerste jaar van een meerjarig project prioriteitenbeleid
Inspanning afdeling Subsidiëring Het opmaken van een tussentijdse evaluatie dient jaarlijks te gebeuren, dit is zo bepaald in het uitvoeringsbesluit prioriteitenbeleid en kan niet weggelaten worden.
12
3. Verwachtingen Verwachting Behoud van het gesprek
Behoud van de bestaande service
Gebruiksvriendelijke subsidiedocumenten
Inspanning afdeling Subsidiëring De afdeling Subsidiëring nodigt elk jaar alle betrokken sportfederaties uit op een begeleidend en ondersteunend gesprek over hun project prioriteitenbeleid. Op dit gesprek wordt ook een vertegenwoordiger van de Vlaamse Sportfederatie uitgenodigd. De afdeling Subsidiëring waakt erover om op alle vragen van de sportfederaties snel een duidelijk en correct antwoord te bezorgen. De afdeling Subsidiëring zal de gebruiksvriendelijkheid van de subsidiedocumenten blijven bewaken en jaarlijks evalueren. Indien mogelijk, opteert de afdeling Subsidiëring om in de toekomst met webformulieren te werken.
13
V. Conclusies 1. De vooropgestelde doelstelling met betrekking tot de dienstverlening bij de facultatieve opdracht prioriteitenbeleid werd ruimschoots gehaald. Meer dan 80% van de gesubsidieerde sportfederaties met een project prioriteitenbeleid kent een tevredenheidsscore van minimum goed toe. 2. De bevraagde sportfederaties waren het meest tevreden over het jaarlijkse gesprek dat zij met de afdeling Subsidiëring en een vertegenwoordiger van de Vlaamse Sportfederatie kunnen voeren over hun project prioriteitenbeleid en over het feit dat zij op basis van dit gesprek steeds de kans krijgen om hun project bij te sturen. De afdeling Subsidiëring zal dan ook in de toekomst deze gesprekken zeker blijven organiseren. 3. Op de verschillende deelprocessen van de dienstverlening van het prioriteitenbeleid wordt over de hele lijn goed gescoord. Alle sportfederaties zijn voor elk deelproces minstens tevreden. 4. Uit het klantentevredenheidsonderzoek blijkt duidelijk dat de afdeling Subsidiëring een stevige basis heeft inzake dienstverlening met betrekking tot de facultatieve opdracht prioriteitenbeleid. Dit neemt niet weg dat er nog groeimarge is om de dienstverlening in de toekomst nog sterker te maken.
14
