Kinderopvangregeling Online Informatie voor werkgevers 2006
KISS4KIDS Kinderopvangregeling Online Postbus 505 5460 AM Veghel tel. 0900-kiss4kids (80 cent per minuut) fax (0413) 351952
[email protected] www.kiss4kids.nl openingstijden: werkdagen 08.30 - 17.30 uur september 2005
Inleiding De KISS organisatie ondersteunt de uitvoering van kinderopvangregelingen op het Internet reeds vele jaren. Met haar Internet oplossingen besparen werkgevers en werknemers veel tijd, kosten en ergernis bij de kinderopvangadministratie. Dit voor zowel grote landelijk werkende organisaties als ook kleine organisaties met een beperkt aantal werknemers met een werkgeversregeling kinderopvang. KISS4KIDS is een onafhankelijke Internet serviceorganisatie in de kinderopvang. KISS4KIDS ondersteunt op het Internet online de werkstromen tussen de werknemer, de werkgever, de kinderopvang en een serviceorganisatie kinderopvang zoals een collectief sectorfonds of een intermediair. Daarmee is KISS4KIDS met haar Internet portal tevens ondersteunend aan de uitvoerende intermediairs en sectorfondsen. KISS4KIDS levert alle betrokken partijen een groot aantal voordelen. We bespreken de voordelen in het kort zonder hierbij volledig te willen zijn. •
De administratieve werklast van de werknemer neemt sterk af. Hij kan al zijn aanvragen en declaraties direct online op het Internet invoeren en berekenen. Van de serviceorganisatie kinderopvang krijgt hij online bericht over de verwerking van de aanvragen en declaraties.
•
Voor 2006 kan elke werknemer zijn kinderopvangcontracten en facturen in KISS4KIDS administreren voor elke kinderopvangorganisatie in Nederland. De facturen en mutaties van de kinderopvang gaan dan automatisch door naar de werkgeversbijdrage zonder dat de werknemer nog papieren moet insturen.
•
De werknemer heeft met zijn eigen wachtwoord altijd zicht op de werkgeversbijdrage kinderopvang. Hij kan het op elk moment zelf op het Internet opvragen en inzien waardoor hij de vraag niet meer bij een telefonische helpdesk hoeft te stellen.
•
De werkgever is perfect op de hoogte van de werknemers die gebruik maken van de kinderopvangregeling. Hiervoor heeft de werkgever met een eigen wachtwoord toegang tot de management overzichten kinderopvang in KISS4KIDS.
•
De serviceorganisatie kinderopvang geeft een betere en snellere dienstverlening aan de werknemer en de werkgever. Dit tegen lagere kosten en zonder financiële risico’s.
•
De serviceorganisatie kinderopvang heeft centraal inzicht in de status van alle aanvragen kinderopvang die zij moeten verwerken. Dit zonder investeringen in lokale softwaresystemen.
Om gebruik te kunnen maken van de voordelen van de KISS4KIDS Internet portal sluit u een abonnement. Het abonnement voor de Internet portal kost € 1,75 per maand per kind exclusief BTW. De kosten worden per kind slechts éénmalig in rekening gebracht voor het gebruik van KISS4KIDS door alle partijen. Om zicht te krijgen op het gehele bedrijfsproces en de onderliggende taken voor de uitvoering van de werkgeversregeling kinderopvang geven we in de volgende hoofdstukken een beschrijving van het bedrijfsproces voor de werkgeversbijdrage kinderopvang en de functionaliteit die KISS4KIDS hierin ondersteunt.
Kinderopvangregeling Online Informatie voor werkgevers 2006
2
1 Het proces van de kinderopvangregeling met KISS4KIDS Bij de kinderopvangregeling zijn veel verschillende partijen betrokken zoals de kinderopvangorganisatie, de intermediair of een servicecentrum kinderopvangregelingen, de werknemer, de werkgever, de afdeling P&O, de salarisadministratie en mogelijk een sectorfonds kinderopvang. In het gehele bedrijfsproces zullen alle medewerkers informatie moeten krijgen om hun taken goed uit te voeren. KISS4KIDS biedt hiervoor een centraal platform. In het onderstaande schema zijn alle groene berichten de online invoer- en uitvoerschermen op het Internet voor KISS4KIDS.
Kinderopvang organisatie
Opvang contract
Sectorfonds kinderopvang
Factuur Opvang contract
Factuur
Budget besteding Maandelijkse betaalstaat
Aanvraag Werknemer
KISS4KIDS
Betaalstaat salarismutatie
Salaris Administratie
Declaratie Getoetste aanvraag
Kopie Factuur
Management overzicht Getoetste Toegekende aanvraag factuur
Ondertekende aanvraag
Intermediair
Mailbericht toekennen aanvraag?
Werkgever
Figuur 14. Werkstromen kinderopvangregeling met KISS4KIDS De rode berichten zijn papieren formulieren die de werknemer nog zelf in KISS4KIDS moet invoeren en doorsturen naar de intermediair of serviceorganisatie kinderopvangregelingen. Deze toetst of de aanvraag en de facturen goed ingevoerd zijn. De rode formulieren vervallen wanneer de opvangcontracten voor de kinderopvang in KISS4KIDS beheerd worden. KISS4KIDS stuurt dan automatisch alle facturen en mutaties intern door naar alle betrokkenen voor de betaling van de werkgeversbijdrage. Kinderopvangregeling Online Informatie voor werkgevers 2006
3
De werknemer heeft zo geen papieren rompslomp meer en alle partijen hebben actueel inzicht in de status van de werkgeversbijdrage kinderopvang.
1.1 De stappen in de werkstroom Het bijzondere aan het KISS4KIDS concept is dat het de gehele werkstroom voor de werkgeversbijdrage kinderopvang centraal ondersteunt, regelt en coördineert. Iedereen kan met zijn eigen wachtwoord zijn eigen administratie online inzien en bijhouden. De werkstroom begint bij de werknemer die een aanvraag voor een werkgeversbijdrage kinderopvang invoert in KISS4KIDS. Hiervoor neemt hij de gegevens van het opvangcontract over naar het aanvraagscherm in KISS4KIDS. Vervolgens stuurt hij op papier de ondertekende aanvraag samen met het opvangcontract naar het servicecentrum voor de kinderopvangregelingen. De ondertekende papieren aanvraag wordt hier getoetst met de ingevoerde aanvraag in KISS4KIDS. Het servicecentrum voor de kinderopvangregelingen stuurt de werkgever een mailbericht met het verzoek dat hij een getoetste aanvraag van een werknemer moet goedkeuren en de werkgeversbijdrage kinderopvang moet toekennen. Wanneer gewerkt wordt met een voorschotmodel, worden met KISS4KIDS maandelijks de vergoedingsbedragen berekend op basis van de toegekende aanvragen. Afhankelijk van de keuze of er gewerkt wordt met betaling door de salarisadministratie of betaling door een sectorfonds kinderopvang, wordt de betaalstaat door KISS4KIDS aangeleverd aan respectievelijk de salarisadministratie of het sectorfonds. De salarisadministratie en het sectorfonds hebben met hun eigen wachtwoord in KISS4KIDS online toegang tot de gegevens van de onderliggende toegekende aanvragen werkgeversbijdrage kinderopvang. Bij het voorschotmodel voeren de werknemers de facturen of de eindafrekening van de kinderopvang in naar KISS4KIDS. Dit doen ze in principe na afloop van het opvangjaar of aan het eind van het dienstverband. Ze kunnen de facturen ook gedurende het gehele jaar declareren. Een kopie van de factuur wordt met een afdruk van de declaratie uit KISS4KIDS naar de intermediair of het servicecentrum kinderopvangregelingen gestuurd. De intermediair of het servicecentrum kinderopvang toetst de ingediende kopiefactuur met de declaratie in KISS4KIDS. Bij fouten of onvolledigheden wordt per mail contact opgenomen met de werknemer. De goedgekeurde declaraties worden bij uitbetaling op basis van kostendeclaratie gebruikt voor het aanmaken van de betaalstaten voor de salarisadministratie of het sectorfonds kinderopvang. Bij het voorschotmodel worden de goedgekeurde declaraties in mindering gebracht van het voorschotsaldo dat betaald is aan de werknemer. Kinderopvangregeling Online Informatie voor werkgevers 2006
4
Aan het eind van het jaar vindt de eindafrekening plaats waarbij teveel of te weinig betaalde bedragen gecorrigeerd worden. Wanneer een werknemer mutaties heeft in de kinderopvang, moet hij een nieuwe aanvraag voor de werkgeversbijdrage kinderopvang indienen. De mutatieaanvraag doorloopt het gehele hiervoor beschreven proces opnieuw. Het wordt voor de werknemer nog gemakkelijker wanneer hij ook zijn opvangcontract met de kinderopvang in KISS4KIDS administreert. In dat geval is het niet meer nodig om papieren aanvragen en maandelijkse kopiefacturen te sturen naar de intermediair of het servicecentrum kinderopvang. Dit komt geheel te vervallen omdat het intern door KISS4KIDS overgenomen wordt. Alle partijen hebben met hun eigen wachtwoorden in KISS4KIDS online inzicht in de contracten, facturen en declaraties. KISS4KIDS neemt op deze wijze de werknemer de gehele administratieve werklast uit handen en geeft een serviceorganisatie in de kinderopvang een instrument om maximale service te bieden aan zowel de werknemer als ook de werkgever. Dit zonder investeringen in softwaresystemen.
Kinderopvangregeling Online Informatie voor werkgevers 2006
5
2 Functionaliteit Kinderopvangregeling in KISS4KIDS De functionaliteit van de kinderopvangregeling in KISS4KIDS wordt besproken aan de hand van de taken en werkstromen van het bedrijfsproces van de werkgeversregeling kinderopvang. De taken van het gehele bedrijfsproces bespreken we aan de hand van kleine deelmodellen per taak. Aan het eind van het hoofdstuk voegen we alle taken samen zodat ze voor het gehele bedrijfsproces in één model zichtbaar worden.
2.1 Overeenkomen CAO De eerste stap bij een kinderopvangregeling voor CAO gebonden werkgevers is dat vakbonden en brancheorganisatie een CAO overeenkomen voor de aangesloten werkgevers. Onderdeel van de CAO is een kinderopvangregeling. In het onderstaande model staat dit schematisch weergegeven. De teksten ow betekent dat de Vakbond en Branche de rol van onderwerp hebben. De tekst wri betekent “wat resulteert in”. Het model is daarmee te lezen als een Nederlandse zin.
Vakbond ow Branche
ow
Overeenkomenvoor
Werkgever
wri CAO Figuur 1. Overeenkomen van een CAO Voor niet CAO gebonden werkgevers zal de werkgever indien gewenst zelf in overleg met de ondernemingsraad een kinderopvangregeling moeten overeenkomen die geldig is.
2.2 Vaststellen kinderopvangbijdrage Een volgende stap is dat de werkgever voor een arbeidscontract de kinderopvangbijdrage vaststelt. Dit bij CAO gebonden werkgevers conform de CAO die overeengekomen is. Met deze taak wordt voor de verschillende arbeidscontracten de branche- of bedrijfsregeling voor de werkgeversbijdrage kinderopvang vastgesteld. In KISS4KIDS kan een werkgever of brancheorganisatie direct online hun eigen branche- of bedrijfsregeling vaststellen. Wanneer de branche- of bedrijfsregeling vastgesteld is, kunnen de werknemers online een werkgeversbijdrage aanvragen.
Kinderopvangregeling Online Informatie voor werkgevers 2006
6
Werkgever ow CAO
conform Vaststellen
voor
Arbeidscontract
wri Kinderopvang regeling Figuur 2. Vaststellen kinderopvangregeling
2.3 Peilen Kinderopvangregeling Met deze taak worden de branche- of bedrijfsspecifieke criteria voor de werkgeversbijdrage kinderopvang vastgesteld. Zo moeten jaarlijks bijvoorbeeld de maximum bedragen voor vergoeding, het maximum budget, de soorten kinderopvang, de leeftijden voor vergoeding, etc. vastgesteld worden voor de branche of de werkgever. Na het peilen weet de werknemer waar hij recht op heeft voor de aanvraagperiode.
Kinderopvang lv regeling
Peilen
Werkgever
Figuur 3. Peilen kinderopvangregeling
2.4 Aanvragen Kinderopvangregeling Met deze taak doet de werknemer een aanvraag voor een werkgeversbijdrage kinderopvang. Hij voert hiervoor de gegevens van het kinderopvangcontract en de arbeidscontracten in naar KISS4KIDS.
Werknemer
ow
Aanvragen
lv
Kinderopvang regeling
wri Aanvraag Figuur 4. Aanvragen kinderopvangbijdrage Doordat alle regelgeving voor de werkgeversbijdrage kinderopvang online beschikbaar is, ziet de werknemer in KISS4KIDS meteen waar hij recht op heeft. De aanvraag wordt elektronisch ingediend bij het servicecentrum kinderopvang van de werkgever of de
Kinderopvangregeling Online Informatie voor werkgevers 2006
7
brancheorganisatie. Ook worden de papieren contracten per post verstuurd naar het servicecentrum kinderopvang.
2.5 Toetsen van de aanvraag Met deze taak gaat het servicecentrum kinderopvang na of de werknemer alle gegevens van het kinderopvangcontract en de arbeidscontracten op een juiste wijze ingevoerd heeft. Indien er fouten gemaakt zijn worden ze gecorrigeerd of wordt er contact opgenomen met de werknemer zodat de fout hersteld kan worden. Nadat de aanvragen getoetst zijn worden ze elektronisch doorgestuurd naar het kinderopvangfonds of de werkgever voor het formeel toekennen van de werkgeversbijdrage kinderopvang.
Toetsen
lv
Aanvraag
Figuur 5. Toetsen van de aanvraag kinderopvangbijdrage
2.6 Toekennen werkgeversbijdrage kinderopvang Met deze taak gaat de werkgever of het kinderopvangfonds, formeel de verplichting aan tot het vergoeden en betalen van de werkgeversbijdrage kinderopvang. In deze stap controleert de werkgever of het kinderopvangfonds of de werknemer inderdaad in dienst is en geheel voldoet aan de criteria voor deelname aan de werkgeversregeling kinderopvang.
Kinderopvang regeling met Aanvraag
lv
Toekennen
ow
Werkgever
wri Toekenning Figuur 6. Toekennen werkgeversbijdrage kinderopvang Nadat de werkgeversbijdrage kinderopvang toegekend is, weet het kinderopvangfonds en de werkgever exact de maximale financiële verplichting voor de komende periode voor de kinderopvang. Bij een maximum budget weet het kinderopvangfonds of de werkgever ook wanneer er niet meer toegekend kan worden vanwege budgetoverschrijding.
Kinderopvangregeling Online Informatie voor werkgevers 2006
8
2.7 Voorschieten werkgeversbijdrage kinderopvang Met deze taak wordt maandelijks het voorschotbedrag berekend. Doordat in de loop van de tijd kinderopvangcontracten en arbeidscontracten veranderen, zal het voorschotbedrag ook maandelijks herrekend moeten worden, rekening houdend met deze veranderingen. Het voorschotbedrag wordt maandelijks aangeleverd aan het kinderopvangfonds of de salarisadministratie voor betaling aan de werknemers.
Toekenning
lv
Voorschieten wri
Voorschot
Figuur 7. Voorschieten werkgeversbijdrage kinderopvang Een kinderopvangfonds of een werkgever kan kiezen om geen gebruik te maken van het voorschieten van de werkgeversbijdrage kinderopvang. In dat geval verlopen alle betalingen op basis van maandelijkse declaraties.
2.8 Declareren van facturen van kinderopvang Met deze taak worden de facturen voor de kinderopvangkosten gedeclareerd. In KISS4KIDS kunnen de werknemers zelf hun declaraties online invoeren. Hierbij moet rekening gehouden worden met een groot aantal mogelijkheden waarop kinderopvangorganisaties factureren en met de gegevens die nodig zijn om de vergoeding te kunnen berekenen. Fouten en ontbrekende gegevens moeten direct bij de invoer gemeld worden zodat de werknemers ze kunnen opvragen bij het kindercentrum en kunnen aanvullen.
Werknemer ow Factuur
lv
Declareren
wri
Declaratie
Figuur 8. Declareren van factuur van kinderopvang
2.9 Toetsen declaratie De werknemers sturen de declaraties per post naar het servicecentrum kinderopvang alwaar ze getoetst worden met de online ingevoerde declaratiegegevens naar KISS4KIDS. Over eventuele fouten bij de ingevoerde gegevens wordt contact opgenomen met de werknemer.
Toetsen
lv
Declaratie
Figuur 9. Toetsen declaratie
Kinderopvangregeling Online Informatie voor werkgevers 2006
9
2.10 Vergoeden van kinderopvangbijdrage Met deze taak worden de goedgekeurde declaraties gebruikt voor het berekenen van vergoedingen voor de werkgeverbijdrage kinderopvang. Zo wordt berekend wat maximale vergoeding is aan de hand van bijvoorbeeld de gemiddelde uurtarieven, maximale maandelijkse vergoeding, het kleinste dienstverband, de opvanguren en leeftijden van de kinderen.
de de de de
Het vergoeden van de declaraties kan meteen plaatsvinden nadat de declaratie bij het toetsen goedgekeurd is. De facturen worden bij het goedkeuren van de declaratie de formele bewijsstukken voor een fiscaal juiste verwerking van de vergoeding.
Toekenning lv Declaratie
obv
Vergoeden wri Vergoeding
Figuur 10. Vergoeden van de kinderopvangbijdrage
2.11 Aflossen van het voorschot Met deze taak wordt het saldo van het voorschot verlaagd met het bedrag dat berekend is als vergoeding voor de werkgeversbijdrage kinderopvang. Het aflossen van de voorschotbedragen kinderopvang kan gedurende het jaar plaatsvinden aan de hand van de facturen voor kinderopvang. Het kan ook na afloop van het opvangjaar plaatsvinden aan de hand van een eindafrekening voor de kosten kinderopvang.
Vergoeding
obv
Aflossen
lv
Voorschot
Figuur 11. Aflossen van het voorschot Het verschil tussen het voorschotsaldo en de totale vergoeding waar een werknemer recht op heeft, wordt na afloop van het jaar berekend. Wanneer er teveel aan voorschotten betaald is wordt dit bij de werknemer geïncasseerd. Wanneer de werknemer recht heeft op een extra vergoeding wordt dit aan hem betaald door de werkgever of het kinderopvangfonds.
Kinderopvangregeling Online Informatie voor werkgevers 2006
10
2.12 Betalen van de kinderopvangbijdrage Met deze taak betaalt het kinderopvangfonds of de werkgever het voorschotbedrag of de vergoeding voor de werkgeversbijdrage kinderopvang aan de werknemer. De lijst met de betalingsmutaties wordt met KISS4KIDS maandelijks door het servicecentrum kinderopvang aangeleverd aan het kinderopvangfonds of de werkgever zodat zij voor een correcte betaling kunnen zorgen. De betaling kan plaatsvinden samen met het salaris of op een rekening die opgegeven is door de werknemer. Dit kan eventueel ook de rekening van het kinderopvangcentrum zijn.
Vergoeding
of
Sel
of
Voorschot
lv Werkgever Fonds
ow
Betalen
aan
Werknemer
wri Betaling Figuur 12. Betalen van de kinderopvangbijdrage
2.13 Overzicht kinderopvangregeling In de voorgaande paragrafen zijn de belangrijkste taken voor het beheer van een kinderopvangregeling beschreven. We zien dat voor het uitvoeren van elke taak informatie nodig is en informatie geproduceerd wordt. De zwarte rechthoeken geven aan welke informatie nodig is voor een taak. De pijlen geven aan welke informatie in een taak geproduceerd wordt. Doordat in de gebruikers met een eigen wachtwoord toegang hebben tot de informatie die voor hen van belang is, is de verwerking sneller en betrouwbaarder. Een belangrijk aspect hierbij is dat de informatie die door de ene partij ingevoerd wordt volledig hergebruikt wordt door de opvolgende partij in de gehele keten. Hierdoor wordt informatie één keer ingevoerd in plaats van telkens weer opnieuw door de volgende ketenpartner. De werknemer krijgt een zeer grote besparing van administratief werk wanneer zowel de werkgevers als ook de kinderopvangorganisatie de administratie van de werknemer in KISS4KIDS voeren. In dat geval worden alle facturen en mutaties direct doorgevoerd naar de werkgeversregeling in KISS4KIDS. De invoering van Kinderopvangregeling Online kan snel gebeuren doordat de werkstromen in vergaande mate voorbereid zijn. In overleg met uw organisatie kan Kinderopvang Online aangesloten worden aan uw eigen website, zodat de werknemers ondersteund worden met maximale dienstverlening voor de werkgeversregeling kinderopvang. Kinderopvangregeling Online Informatie voor werkgevers 2006
11
Vakbond ow Branche
ow
Overeenkomenvoor wri CAO
Werkgever ow
conform Vaststellen
voor
Arbeidscontract
wri Werknemer
ow
Aanvragen
lv
wri Aanvraag
lv
Toekenning
lv
lv Factuur
wri
Declaratie
Toekennen
ow ow
Werkgever
lv
Voorschieten
wri
Toetsen
Declareren
Peilen
met
lv
ow
Kinderopvang lv regeling
wri
lv obv
Vergoeden wri
Aflossen
lv
Voorschot
obv of
Vergoeding
of
Sel lv
Werkgever Fonds
ow
Betalen
aan
Werknemer
wri Betaling
Figuur 13. De taken van het bedrijfsproces van de kinderopvangregeling
Kinderopvangregeling Online Informatie voor werkgevers 2006
12
