ANALISA KINERJA ORGANISASI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA MAGELANG Oleh : Eko Putri Septyani, Hardi Warsono, Dyah Hariani JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS DIPONEGORO Jalan Profesor Haji Soedarto Sarjana Hukum, Tembalang, Semarang 12693 Telepon (024) 7465407 Faksimile (024) 7465405 Laman : http://www.fisip.undip.ac.id email :
[email protected] ABSTRACT Local government is given the authority to manage their own territory and meet the needs of society as more real. Meet the needs of the community will require optimal performance. Residence documents into one of the essential needs of the community and must be met, in addition to meeting the needs of education, health, economic and other needs. This research will analyze the performance conducted by the Department of Population and Civil Registration Magelang and aspects that support or hinder the performance of the agency. The theory used in this research is the theory of public administration and five performance criteria, namely the quantity, quality, timeliness, cost-effectiveness and accountability with descriptive qualitative research design. Data collection techniques used through interviews, observation and documentation of the employee informants Department of Population and Civil Registration Magelang and people processing documents. The results of this research indicate that, the performance of the Department of Population and Civil Registration Magelang in order to realize the possession of the document is still not optimal, especially in terms of quantity, also found problems such as disclosure of information, and the limited human resources, budget and infrastructure that support the performance. Nevertheless, the performance of the Department of Population and Civil Registration Magelang has been supported by the conformity of the program with the vision of service, proactive attitude to plan a more intensive effort to increase public awareness of the orderly ownership documents, the timeliness of the commitment for issuance of KTP/KK and birth certificate, discipline in creating accountability through performance reporting to the transparency of reporting. Overcome these problems, there are some suggestions that can be done such as expanding the information, especially the requirements of the documents with brochures and additional specialized personnel who are experts in delivering information, improving the quality of human resources, the addition of the proposed budget and improve the rehabilitation of infrastructure to be more adequate. Keywords: Performance, Timeliness, Accountability
PENDAHULUAN
Pencatatan Sipil membawa Kota
a. Latar Belakang Masalah
Magelang menjadi salah satu daerah
Otomomi daerah memberikan kewenangan yang lebih besar bagi
yang
untuk
memenuhi
masyarakat
kebutuhan
secara
lebih
real.
Masyarakat menuntut adanya kinerja yang
optimal
sehingga
dapat
memenuhi kebutuhannya. Salah satu kebutuhan yang tidak kalah penting dan
harus
kebutuhan
dipenuhi
disamping
kesehatan,
pendidikan
maupun ekonomi adalah kebutuhan akan dokumen kependudukan. Salah satu dokumen kependudukan ialah KTP
(Kartu
Tanda
Penduduk),
dimana pada tahun 2012 Indonesia mengubah
KTP
Konvensional
menjadi KTP Elektronik (e-KTP). Keberhasilan yang
pelaksanaan
dilakukan
Kota
e-KTP
Magelang
melalui Dinas Kependudukan dan
penghargaan
tingkat nasional.
pemerintah daerah untuk mengurus sendiri daerahnya dengan tujuan
memperoleh
Akan tetapi, apabila dilihat lebih jauh dalam lampiran LAKIP Kota Magelang Tahun 2013 (dalam www.assets.magelangkota.go.id) menunjukkan bahwa masih terdapat 2 indikator sasaran kinerja utama Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Magelang (dari total 5 indikator)
yang belum mencapai
target. Keduanya adalah rasio bayi berakte kelahiran dengan capaian kinerja penerbitan
68,24%
dan
cakupan
KTP 71,80% dengan
masing-masing target 100%. Hal tersebut menunjukkan bahwa masih terdapat 31,76% bayi (usia 0-1 tahun) yang belum mempunyai akte kelahiran dan 28,20% masyarakat
yang belum mengurus pembuatan KTP baru.
2. Mengetahui aspek-aspek yang mendukung
dan menghambat
Apabilla dilihat dari aspek
kinerja organisasi pada Dinas
pendukung dari segi sumber daya
Kependudukan dan Pencatatan
manusia
atau
Sipil Kota Magelang.
didukung
dengan
pegawai, pegawai
telah yang
dominan berpendidikan S1 (48,38%), sehingga
dari
pegawai
telah
segi
didukung
dengan
Syafiie
(2006:24)
menjelaskan
administrasi dari negara
sebagai
dalam
organisasi dan administrasi yang
bagaimana kinerja yang dicapai dan
mengejar tercapainya tujuan – tujuan
aspek-aspek
yang
apa
lebih
Prajudi Atmosudirdjo dalam
bahwa administrasi publik adalah
Peneliti dalam penelitian ini mengetahui
1. Administrasi Publik
pendidikan
tingkat pendidikan yang baik.
ingin
c. Teori
yang
lebih
bersifat
kenegaraan.
menentukan capaian kinerja tersebut,
Administrasi yang dimaksud adalah
sehingga peneliti mengambil judul
kerjasama antara dua orang atau
Analisa Kinerja Organisasi pada
lebih untuk mencapai tujuan. Sejauh
Dinas Kependudukan dan Pencatatan
mana keberhasilan dalam mencapai
Sipil Kota Magelang.
tujuan dapat dilihat dari kinerja yang
b. Tujuan
dihasilkan.
1. Mengetahui kinerja organisasi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Magelang.
2. Kinerja Istilah kinerja oleh Yeremias T Keban
(2008:209)
merupakan
terjemahan dari kata performance
hasil pada level atau unit analisis
yang
organisasi.
sering
penampilan,
diartikan unjuk
sebagai
kerja
atau
prestasi. Secara lebih rinci Bernadin dalam
Sudarmanto
menyatakan merupakan diproduksi fungsi
(2009:8)
bahwa catatan atau
3. Kriteria Kinerja Organisasi Kinerja
dapat
dilihat sejauh mana pencapaiannya
kinerja
dengan
yang
berikut:
hasil
organisasi
menggunakan
kriteria
dihasilkan
atas
a. Kuantitas, terkait dengan satuan
tertentu
atau
jumlah atau kuantitas hasil kerja
pekerjaan
aktivitas – aktivitas selama periode
yang dihasilkan.
waktu tertentu. Pendapat tersebut
b. Kualitas, sejauh mana kinerja
lebih menekankan kinerja berkaitan
yang dihasilkan sesuai dengan
dengan hasil yaitu hasil yang dicapai
harapan atau tujuan.
pada periode waktu tertentu. Rummler dan Brache dalam
c. Ketepatan Waktu, terkait dengan waktu yang diperlukan dalam
Sudarmanto(2009:7) mengemukakan
menyelesaikan
3 (tiga) level kinerja yaitu:
menghasilkan hasil kerja.
a. Kinerja Organisasi
aktivitas
atau
d. Keefektifan Biaya, penggunaan
b. Kinerja proses
sumber daya organisasi (SDM,
c. Kinerja individu
anggaran dan sarana prasarana
Penelitian ini berfokus pada kinerja organisasi yaitu pencapaian
maupun
teknologi)
menhasilkan kinerja.
untuk
e. Akuntabilitas, menunjuk pada
Data yang telah terkumpul
seberapa besar kebijakan dan
kemudian
kegiatan
publik
diinterpretasi data melalui reduksi
tunduk pada para pejabat politik
data yaitu merangkum,dan memilih
yang dipilih oleh rakyat.
hal-hal yang pokok, memfokuskan
organisasi
dianalisis
dan
pada hal-hal yang penting, dicari
d. Metode Penelitian Peneliti menggunakan tipe
tema dan polanya sehingga data yang
penelitian deskriptif dengan metode
telah direduksi akan memberikan
kualitatif. Informan dalam penelitian
gambaran yang lebih jelas. Data hasil
ini
Dinas
reduksi kemudian disajikan hingga
Kependudukan dan Pencatatan Sipil
akhirnya ditarik kesimpulan dengan
Kota Magelang dan masyarakat yang
analisis
mengurus dokumen. Sumber data
keabsahan
berasal
triangulasi sumber yang dapat dilihat
adalah
dari
pegawai
data
primer
yang
domain.
Kualitas
data
atau
menggunakan
diperoleh melalui wawancara, dan
dari
data sekunder dari dokumen, laporan
antara
maupun
informan lainnya dan dengan suatu
arsip
mendukung
lainnya
masalah
yang
penelitian.
Teknik pengumpulan data melalui wawancara menggunakan
terstruktur interview
observasi dan dokumentasi.
dengan guide,
membandingkan informan
wawancara
satu
dokumen yang berkaitan.
dengan
PEMBAHASAN
upaya
a. Kinerja Dinas Kependudukan
meningkatkan kesadaran masyarakat
dan
Pencatatan
Sipil
Kota
yang
Kinerja Dipendukcapil Kota Magelang dilihat dari lima kriteria
untuk
melalui sosialisasi dan publikasi masih
Magelang
dilakukan
belum
efektif
dapat
meningkatkan kesadaran masyarakat. Meskipun
telah
didukung
yaitu kuantitas, kualitas, ketepatan
dengan adanya pembebasan biaya
waktu,
pengurusan
keefektifan
biaya
dan
(gratis)
sejak
2013
akuntabilitas.
melalui UU Nomor 24 Tahun 2013,
I. Kuantitas
kemudahan
aturan
Kinerja Dinas Kependudukan
terutama
untuk
dan Pencatatan Sipil Kota Magelang
kelahiran
serta
dari
kematian.
segi
kuantitas
dilihat
dari
pengurusan
dokumen adanya
Pemberian
akte
santunan santunan
persentase capaian kinerja utama
kematian tersebut yang telah terbukti
(Perwal 43 Tahun 2011) maupun
mampu
kinerja tambahan Tahun 2013 masih
kinerja
terdapat 5 indikator sasaran dari total
kematian.
10 indikator yang belum mencapai
II. Kualitas
target.
dalam
capaian
penerbitan
akte
Kinerja Dispendukcapil Kota
Adanya kendala dari kesadaran masyarakat
meningkatkan
yang
tidak
Magelang ditinjau dari segi kualitas
segera
yang dilihat dari kesesuaian program
mengurus dokumen kependudukan
yang disusun dengan tujuan yang
dan pencatatan sipil serta adanya
tertuang dalam visi misi dinas telah
sesuai, sehingga tidak ada program
kurang dan media informasi di depan
yang
kantor yang kurang efektif sehingga
tidak
mengarah
pada
pencapaian tujuan.
seringkali tidak diperhatikan oleh
Selain kesesuaian program dengan visi misi dinas, dapat dilihat
masyarakat. III. Ketepatan Waktu
pula dari efektivitas atas upaya Dispendukcapil
Kota
Kinerja Dispendukcapil Kota
Magelang
Magelang dilihat dari segi ketepatan
dalam mewujudkan masyarakat yang
waktunya yaitu ketepatan waktu atas
tertib
komitmen penerbitan KTP/KK satu
kepemilikan
dokumen
kependudukan dan catatan
sipil.
hari jadi dan Akte Kelahiran satu
Upaya yang telah dilakukan yaitu
minggu jadi telah selalu diwujudkan.
dengan
sosialisasi
dan
publikasi
Selain ketepatan waktu atas
melalui media cetak maupun media
komitmen
elektronik (website). Akan tetapi,
KTP/KK dan Akte Kelahiran, dilihat
upaya tersebut dirasa kurang efektif
pula
dan saat ini telah direncanakan upaya
Dispendukcapil
kegiatan yang lebih intensif.
dalam
Kemudian dari keterbukaan informasi, maksimal
masih
dirasa
terkendala
kurang pada
kinerja
penerbitan
dari
dokumen
ketepatan Kota
waktu Magelang
mempertanggungjawabkan yang
di
capainya.
Dispendukcapil Kota Magelang telah selalu
tertib
dan
rutin
terbatasnya pegawai secara kuantitas
mempertanggungjawabkan
kinerja
maupun kualitas, kerjasama dengan
setiap
kecamatan dan kelurahan yang masih
triwulan
tahunnya juga
bahkan disusun
setiap laporan
pertanggungjawaban pengendali
akan
sebagai pencapaiannya
hingga satu tahun.
keberadaannya lebih memadai untuk menunjang kinerja. V. Akuntabilitas
IV. Keefektifan Biaya
Akuntabilitas
berkaitan
Keefektifan biaya berkaitan
dengan seberapa tunduk dan patuh
dengan penggunaan sumber daya
kegiatan organisasi dengan pejabat
organisasi seperti SDM, anggaran,
politik
sarana prasarana maupun teknologi.
Akuntabilitas Dispendukcapil Kota
Penggunaan SDM Dispendukcapil
Magelang
Kota Magelang telah dioptimalkan,
pertanggungjawaban
meskipun masih terkendala baik dari
dilakukan dengan pelaporan baik itu
kuantitas maupun kualitas, sehingga
laporan
kurang mendukung kinerja.
laporan keuangan kepada Pemkot
Penggunaan anggara, lebih
yang
sedangkan
pembina
sarana prasarana masih seringkali dikorbankan. Penggunaan sarana prasarana
dari kinerja
kinerja
maupun
Magelang, Disnakertranduk Provinsi Jawa
pemeliharaan
rakyat.
dilihat
capaian
difokuskan pada pencapaian program untuk
dipilih
Tengah dan
sebagai Ditjen
instansi Adminduk
ditingkat pusat. Pertanggungjawaban dilakukan dalam bentuk kemudian
juga
yang laporan
dan teknologi sudah dioptimalkan,
tersebut
tetapi masih membutuhkan adanya
ditransparansikan
penambahan maupun perbaikan agar
dengan dukungan Pemkot Magelang
kepada
telah publik
yang menghimpun seluruh kinerja
organisasi publik dibawahnya untuk
dari Pemkot Kota Magelang untuk
kemudian di transparansikan melalui
menciptakan organisasi publik yang
website Pemkot Magelang dan setiap
akuntabel dan transparan.
tahunnya selalu diperbaharui.
Aspek penghambat kinerja dan
Dispendukcapil Kota Magelang yaitu
Dinas
masih terkendala pada keterbukaan
Kependudukan dan Pencatatan
informasi, serta terbatasnya sumber
Sipil Kota Magelang
daya manusia, anggaran dan sarana
b. Aspek
Pendukung
Penghambat
Aspek
Kinerja
pendukung
kinerja
prasarana yang menunjang kinerja.
Dispendukcapil Kota Magelang ialah
PENUTUP
adanya dukungan pemerintah dengan
a. Kesimpulan
pembebasan biaya pengurusan dan kemudahan
aturan
pengurusan
Kinerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Magelang
dokumen, adanya dukungan dari
dalam
Pemkot Magelang dengan pemberian
kepemilikan dokumen masih kurang
santunan
kesesuaian
optimal terutama dari segi kuantitas,
program dengan visi dinas, adanya
kualitas dan keefektifan biaya yang
rencana upaya yang lebih intensif
masih ditemukan masalah seperti
untuk meningkatkan capaian kinerja,
capaian
adanya
komitmen
seluruhnya
dokumen,
pengoptimalan
kematian,
penerbitan sumber
mewujudkan
kinerja
keterbukaan
yang
mencapai informasi,
tertib
belum target, serta
daya organisasi yang ada untuk
terbatasnya sumber daya manusia,
menunjang kinerja, adanya dukungan
anggaran dan sarana prasarana untuk
menunjang
kinerja.
Meskipun
brosur
maupun
penambahan
demikian, pada kriteria ketepatan
tenaga khusus yang ahli dalam
waktu dan akuntabilitas sudah baik
menyampaikan informasi.
dengan
tepat
perwujudan dokumen
waktu
komitmen KTP/KK
dalam penerbitan
dan
Akte
3. Meningkatkan kualitas SDM yang ada
dengan
pelatihan
dan
keterampilan, penambahan usulan
Kelahiran, tepat waktu pelaporan
anggaran
kinerja dan telah transparan atas
rehabilitasi sarana prasarana agar
laporan tersebut.
lebih memadai.
b. Saran beberapa
saran
yang
dapat
dilakukan seperti : 1. Meningkatkan
capaian
kinerja
dengan melakukan upaya kegiatan yang lebih intensif untuk menarik masyarakat agar tertib mengurus dokumen
kependudukan
dan
catatan sipil 2. Meningkatkan informasi
keterbukaan
dengan
informasi terutama pengurusan
meningkatkan
DAFTAR PUSTAKA
Terdapat rekomendasi
dan
memperluas persyaratan
dokumen
dengan
Keban, Yeremias T. 2008. Enam Dimensi Strategis Administrasi Publik : Konsep, Teori dan Isu Edisi 2. Yogyakarta : Penerbit Gavamedia Syafiie, Inu Kencana. 2006. Ilmu Administrasi Publik. Jakarta : Rineka Cipta. Sudarmanto. 2009. Kinerja dan Pengembangan Kompetensi Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : Pustaka Pelajar. LAKIP Tahun 2013 Kota Magelang. 2014. dalam www.assets.magelangkota.go. id/2014/06/04/ 1401933293.pdf. Diunduh pada tanggal 10 Oktober 2014.
