21-5-2015
BESLUITVORMING; HET SPEL OF DE REGELS
Jan Heunks / Key Result • Als consultant, trainer en coach binnen verschillende organisaties (in)direct betrokken om performance vraagstukken vanuit verschillende invalshoeken te bekijken • Op adequate wijze veranderingen of verbeteringen aanbrengen in een demand-supply en/of in een regieorganisatie; zorgen voor meer grip op projecten en processen Projectmanagement & IT-management
Project- en procesresultaat is de Sleutel tot uw Succes
2
1
21-5-2015
Case Achtergrond • 2010/2011 Vormgeving en formering van het bedrijfsonderdeel Proces Change en Informatiemanagement • o.a projectleiders, projectmanagers, programmamanagers & anlalisten • Voorheen waren deze functies aanwezig bij verschillende bedrijfsonderdelen
• Behoefte ontstaat aan een ontwikkeltraject voor medewerkers die betrokken zijn bij projectmanagement en business analyse werkzaamheden • Augustus 2011 RFP leergang projectmanagement & business analist
3
Kader Onderdeel Functie Projectmanagement Projectmanagement ondersteuner Projectleider Projectmanager Programmamanager Portfoliomanager QA en portfoliomedewerker Opdrachtgever Stuurgroeplid Business Analyse Business Analist Senior Business Analist
# medewerkers (indicatief) 10 34 16 5 12 5 29 7
Binnen het kader van de RFP worden twee oplossingsgebieden onderkend : Consultancy (analyse en advies) Competence (opleidingen en trainingen) 4
2
21-5-2015
Verplicht
Competenties ORGANISATIE COMPETENTIES Klantgerichtheid Samenwerken Professionele kwaliteit COMPETENTIES FUNCTIESPECIFIEK Besluitvorming Leidinggeven Resultaatgerichtheid Planning en voortgangscontrole Initiatief Schriftelijke communicatie Sensitiviteit Onafhankelijkheid Probleemanalyse Onderhandelen Overtuigingskracht Visie
OPLEIDING P3O® foundation IPMA D IPMA C IPMA B PRINCE2® foundation PRINCE2® practitioner MSP® M_o_R® MoP® Veranderkunde Leiderschap Kwaliteitsmanagement en auditing
GEWENST / MOGELIJK ITIL® foundation BISL foundation Ontwikkelmethodes RUP Ontwikkelmethodes SCRUM Bedrijfsaspecten copafijth Architectuurprincipes Ontwerptechnieken Testproces- en standaarden Beïnvloedingsvaardigheden Adviesvaardigheden Visievorming Schriftelijk rapporteren Financieel support
5
Aanpak FASE
KADER
RESULTAAT Aanleiding Analyse
Uitgangssituatie Intake (deelnemers) op kennisniveau, vaststellen EVK’s en kwalificatiedossier EVC’s
en intake rapport Diagnose geformuleerde leergangen Advies
Definitief definiëren van het ontwikkeltraject en de constructie Gedefinieerd en in tijd uitgezet traject (totaal en per deelnemer).
adviezen en aanbevelingen Implementatie Daadwerkelijke opleidingen en trainingen
getrainde en gecertificeerde medewerkers Controle Nazorg op gegeven trainingen Geborgde situatie Tijdens de analyse/diagnose fase kunnen al wel een aantal ‘standaard’ opleidings/trainingsmodulen starten
6
3
21-5-2015
Vb. Leergang projectmanager
7
De uitdaging! • Hoe professionaliseer je stuurgroepleden bij een traditioneel project en/of de product owner bij een Agile-aanpak?
8
4
21-5-2015
Management Overview • Het creëren van inzicht in de basisprincipes van projectmanagement die specifiek betrekking hebben op projectbesturing (het besturen van het project) en projectbeheer (het managen/beheren van het project) • 1 dagdeel workshop
9
Verschillen PROJECT BESTURING
PROJECT MANAGEMENT
5
21-5-2015
Sturen van business-benefits Projectoutput (Bedrijfs-)
Gewenst(e)
(deliverables) verandering
resulta(a)t(en)
Benefits
Strategisch(e) doel(en)
• Projectoutputs maken een (bedrijfs)verandering mogelijk waarmee gewenste eindresultaten worden gecreëerd • Deze worden gemeten in termen van benefits en helpen bij het bereiken van één of meer strategische doelen
11
Projecten besturen
6
21-5-2015
Projecten managen
Principes PRINCE2-generiek Business Justification
Roles & Responsibility
Products
Binnen een PRINCE2 project is er sprake van een continue business rechtvaardiging Een PRINCE2 project heeft gedefinieerde en overeengekomen rollen en verantwoordelijkheden Een PRINCE2 project richt zich op het definiëren en leveren van producten
Manage by Stages
Een PRINCE2 project is gepland, wordt gevolgd en bewaakt alsook beheerst
Manage by Exception
Een PRINCE2 project heeft beschreven toleranties voor iedere projectdoelstelling
Experience
PRINCE2 projectteams leren van ervaringen, gedurende de gehele levensduur van het project
Tailoring
PRINCE2 is eenvoudig aan te passen aan de omgeving, omvang, complexiteit, belang, mogelijkheden en risico's van het project
7
21-5-2015
Principes Opdrachtgever specifiek Business Justification
Roles & Responsibility
Products
Manage by Stages
Manage by Exception
Stephan Covey
Experience
Tailoring
Checklist Project Board (1) Traditionele projectorganisatie
Project Board (samenstelling) • is de snelheid van besluitvorming gegarandeerd • kan de vertaling worden gemaakt van de organisatiestrategie naar de opdrachtformulering van het project • is er voldoende zicht op de status van risico’s in relatie tot de Business Case • kan de kwaliteit van het resultaat worden gewaarborgd • is het gebruikersbelang gewaarborgd
8
21-5-2015
Checklist Project Board (2) Traditionele projectorganisatie
Executive (bedrijfsbelang / benefits) • is er bevoegdheid om over voortzetting en beëindiging van het project te beslissen Senior User
(gebruikersbelang / outputs specificeren)
• is er voldoende gezag onder gebruikers om draagvlak voor beslissingen over functionaliteit en beheer & onderhoud te waarborgen Senior Supplier
(leveringsbelang / projectproducten
leveren)
• kan de beschikbaarheid van voldoende deskundig personeel worden gewaarborgd
Product Owner Agile-aanpak mbv Scrum
• Verantwoordelijk voor het maximaliseren van de bedrijfswaarde van hetgeen door het team wordt geleverd • De backlog en het prioriteren van
user stories
• Accepteren of afwijzen van werk • Definiëren van ‘klaar’ (definition of done) • Zo veel mogelijk aanwezig (fulltime!) • Managen van de belanghebbenden • Motiveren van het team en successen vieren • ………
“Product Owners vertegenwoordigen vele belangen met één stem.” 18
9
21-5-2015
De ideale……. Agile-aanpak mbv Scrum
De ‘inrichting’ van de Product Owner rol is maatwerk: • Is er een gedeelde visie en is deze vertaald naar een ‘roadmap’ en product-backlog-items • Is er voldoende empowerment, beschikbaarheid en kwalificaties • Is er blijvend sprake van noodzaak naar de oplossing (wat is het probleem)? • Is de funding blijvend en zo ja hoeveel? • Is er blijvende steun en vertrouwen in de Product Owner? • Minder sprake van goed of fout, meer van passend of knellend • De kern van de ‘persoon’ Product Owner is: • • • •
Doelgericht Ondernemerschap Business committed Slagkracht 19
Verschillen! • Zijn de verschillende belangengroepen afdoende vertegenwoordigd • Zijn de juiste mensen vertegenwoordigd ten behoeve van effectief (project)management en het leveren van het projectproduct PROJECT BOARD
SCRUM TEAM
20
10
21-5-2015
De beteugelaar! De rol van de opdrachtgever bij zowel een traditioneel project als bij een Agile-aanpak: • Eindverantwoording voor het zorgen dat doelstellingen worden bereikt en geraamde benefits kunnen worden geleverd • Behouden van de bedrijfsfocus, autorisatie duidelijk beleggen en zorgen dat het werk, inclusief de risico’s, actief wordt gemanaged • Zorgen dat de behoeften van de gebruikers correct gespecificeerd worden en dat de oplossing in die behoeften voorziet
21
Contactgegevens Jan Heunks M: 06 – 47 388 141 nl.linkedin.com/in/jheunks
Projectmanagement & IT-management
T: 036 – 750 1777 E:
[email protected] W: www.keyresult.nl
22
11
