Keurmerk Vaartuigbeveiliging - Erkenning inbouwbedrijven 1 Keurmerk vaartuigbeveiliging Na een intensieve voorbereiding met verzekeraars, leveranciers, politie, brancheorganisaties zoals de Hiswa en andere betrokkenen heeft het Verzekeringsbureau Voertuigcriminaliteit (VbV) een keurmerk voor vaartuigbeveiliging in de markt gezet. De schadelast door inbraak uit en diefstal van vaartuigen blijft verzekeraars zorgen baren. Met het invoeren van een keurmerk worden bootbezitters beter in staat gesteld om hun kostbare bezit op een effectieve manier te beveiligen. Het keurmerk richt zich op alarm- en volgsystemen. Met deze laatste categorie wordt de opsporingskans aanzienlijk vergroot, mocht een vaartuig worden gestolen. Ook is mechanische beveiliging (buitenboordmotorsloten, kabels, kettingen en sloten) onder het keurmerk gebracht. Het keurmerk is niet alleen van toepassing op de beveiligingsproducten zelf, maar ook op de inbouw van de producten. Dit moet natuurlijk op een vakkundige en betrouwbare wijze plaatsvinden. Een College van Deskundigen Vaartuigbeveiliging van het VbV beheert de eisen die aan de beveiligingsproducten en aan de inbouwbedrijven gesteld worden. In dit College zijn verzekeraars, HISWA, ANWB, politie, VEBON en het watersportverbond vertegenwoordigd. -
2 Erkenning inbouwbedrijven Om tot erkenning te komen dienen de volgende stappen met goed gevolg te worden doorlopen. Dit zoals omschreven in de aanmeldprocedure en de erkenningprocedure.
2.1
Aanmeldprocedure voorlopige erkenning De aanvrager belast één persoon met de verantwoordelijkheid voor de erkenning van het inbouwbedrijf. De aanvrager dient een aanvraag in bij ECB om een verklaringsdocument te ontvangen. Deze wordt digitaal door ECB aan de contactpersoon van de aanvrager gestuurd. Dit document bevat alle eisen en vereiste documentatie die de aanvrager moet indienen. De aanvrager maakt 150,- € over aan ECB, onder vermelding “aanvraag voorlopige erkenning inbouwbedrijf Vaartuigbeveiliging”. De aanvrager stelt zich nadrukkelijk op de hoogte van de voorwaarden. De aanvrager zorgt ervoor dat aan alle vereisten is voldaan, en verklaart dat in het verklaringsdocument. Dit document wordt door een tekeningsbevoegde van de aanvrager ondertekend. De aanvrager stuurt het volledig ingevulde en ondertekende ECB aanmeldingsformulier aan ECB retour. Ter afronding van de aanmeldprocedure verstrekt ECB een rapport over de volledigheid en inhoud van de ingediende aanmeldgegevens. De planning voor auditing wordt vastgesteld in overleg met de aanvrager
• •
• • • • • •
2.1.1
De in te leveren gegevens voor de voorlopige erkenning
Om tot een positieve voorlopige erkenningbeslissing te komen moeten de volgende gegevens volledig worden ingestuurd: Verklaringsdocument voorlopige aanmelding ECB VBI erkenning Nummer
Documentatie
Vorm van bewijsvoering
Gedaan
1.
Inschrijving Kamer van Koophandel.
Recente kopie tonen
2.
Beschikbaarheid inbouw technici met juiste opleiding en ervaring.
Geschreven en ondertekende verklaring van de directie.
3.
Borging vertrouwelijke gegevens.
4.
Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.
Geschreven en ondertekende verklaring van directie.met een toelichting op de wijze waarop dit geregeld is. Polis tonen. Kopie.
5.
Klachtenprocedure- en registratie.
6.
Bereikbaarheid.
7.
Opleiding inbouwpersoneel.
Geschreven en ondertekende verklaring dat die aanwezig is en gebruikt wordt. Geschreven en ondertekende verklaring van directie met een toelichting op de wijze waarop dit geregeld is. Geschreven en ondertekende verklaring leverancier.
Deze eisen worden door ECB geleverd in een checklist.
2.2
Erkenningprocedure voorlopige erkenning • •
De verklaring van de aanvrager wordt door ECB beoordeeld op volledigheid. Op basis van de verklaring van de aanvrager verleent ECB een voorlopige erkenning. De aanvrager wordt op de VbV website vermeld als ECB VBV erkende installateur Vaartuigbeveiliging.
ECB voert binnen 9 maanden de noodzakelijke VBI audit uit. Indien blijkt dat de verklaring niet correct is ingevuld komen de extra te besteden ECB audit uren voor rekening van de aanvrager.
•
2.3
Erkenningsprocedure definitieve erkenning
Om tot een positieve volwaardige erkenningbeslissing te komen moet de ECB VBI audit met goed gevolg worden afgerond. Deze audit moet met goed gevolg binnen 9 maanden na voorlopige erkenning worden afgerond. De kosten voor deze audit zijn opgenomen in het kostenoverzicht in deze regeling. 2.3.1
Eisen om de definitieve erkenning te verkrijgen:
Hierbij moet aan de volgende bedrijfseisen worden voldaan. Inschrijving Kamer van Koophandel. Beschikbaarheid inbouw technici. Verklaring omtrent het gedrag directie/inbouw technicus. Borging vertrouwelijke gegevens. Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Klachtenprocedure- en registratie. Bereikbaarheid. Opleiding inbouwpersoneel. Inbouweisen. Administratieve afhandeling ingebouwd product. ECB bedrijfskeuring.
• • • • • • • • • • •
Recente kopie tonen. Verklaring leverancier. Recente verklaring tonen. Verklaring van directie. Polis tonen. Verklaring. Verklaring. Verklaring van de leverancier. Administratie tonen. Eindrapportage ECB VBI audit
Toelichting op de bedrijfseisen ECB VBI audit: 2.3.2
Inschrijving Kamer van Koophandel
Het inbouwbedrijf dient aantoonbaar te zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Dit kan worden aangetoond middels een recent uittreksel (niet ouder dan 6 maanden). 2.3.3
Beschikbaarheid inbouw technici
De inbouw van Keurmerk Vaartuigbeveiliging producten mag alléén worden uitgevoerd door een daar toe bevoegde inbouw technicus. Het inbouwbedrijf dient een beheersprocedure in te dienen waarin de doorlopende beschikbaarheid van vakbekwame inbouwtechnici geregeld is voor de inbouw van de onder het Keurmerk Vaartuigbeveiliging vallende producten. Personeelsmutaties van inbouwtechnici moeten worden geregistreerd. 2.3.4
Verklaring omtrent het gedrag directie en inbouw technicus.
Het inbouwbedrijf dient van de directie en van elke direct of indirect bij de inbouw betrokken werknemer (een Verklaring omtrent Gedrag (VOG) in haar administratie te hebben opgenomen. Noot: het inbouwbedrijf dient hiervoor een aanvraagformulier te downloaden via het internetadres van het Ministerie van Justitie (www.justitie.nl). 2.3.5
Borging van vertrouwelijke gegevens
De directie van het inbouwbedrijf en elke direct of indirect bij de inbouw betrokken werknemer dienen een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Het inbouwbedrijf dient over een procedure te beschikken die regelt dat alle documenten die betrekking hebben op de werkzaamheden, en of de goedgekeurde producten zodanig beheerd worden zodat zij redelijkerwijs niet toegankelijk zijn voor onbevoegden. 2.3.6
Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
Het inbouwbedrijf dient een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering te hebben afgesloten met een minimale dekking van € 500.000 per gebeurtenis. 2.3.7
Klachtenprocedure- en registratie
Het inbouwbedrijf dient over een procedure te beschikken waarin de registratie en afhandeling van klachten van klanten geregeld is. Minimaal dienen de volgende punten te worden vastgelegd. •
Registratie van de klacht, in behandeling nemen van de klacht (tijdstip).
• • •
Kopie uitgegeven inbouwcertificaat. Aardomschrijving van de klacht. Te nemen maatregelen.
2.3.8
Bereikbaarheid
Het inbouwbedrijf dient over een procedure te beschikken waardoor het inbouwbedrijf ook buiten kantooruren goed bereikbaar is voor klanten. 2.3.9
Opleiding inbouwpersoneel
Het inbouwpersoneel minimaal in het bezit te zijn van een afgeronde elektrotechnische opleiding. De voorkeur gaat hierbij uit naar een middelbare opleiding. Het kan voorkomen dat de producent van een beveiligingsproduct zelf (aanvullende) eisen stelt aan het inbouwpersoneel. Het volgen van een door de producent verzorgde inbouwcursus maakt deel uit van de opleidingscriteria. De producent kan alleen de opleiding voor de inbouw van eigen gecertificeerde producten verzorgen. Aanvullend dient het inbouwbedrijf over een procedure te beschikken die de doorlopende deskundigheid van haar inbouwpersoneel waarborgt (b.v. herhalingscursussen). 2.3.10 Inbouweisen Bij de inbouw mogen alléén producten gebruikt worden die zijn voorzien van een typegoedkeuring op basis van het VbV keuringsvoorschrift. Deze producten dienen te zijn voorzien van een genummerd Keurmerk-label. 2.3.10.1 •
• • •
Herkenbaarheid gecertificeerd product
Bij elk product wordt door de leverancier een verklaring van overeenstemming geleverd met verwijzing naar het ECB certificaat (ECB Type examination), en voorzien van een genummerd keurmerk-label. Elk gecertificeerd product wordt gepubliceerd op de website van VbV. Elk goedgekeurd product is voorzien van het logo van het VbV Keurmerk Vaartuigbeveiliging in combinatie met logo van ECB Nederland B.V. Na inbouw mogen één, maximaal twee (ongenummerd) keurmerk-label op het vaartuig worden aangebracht. Dit afhankelijk van de wensen van de klant.
VbV Keurmerk vaartuigbeveiliging.
ECB Nederland B.V.
2.3.10.2
Afgifte inbouwcertificaat
Het inbouwbedrijf levert bij elk ingebouwd product een inbouwcertificaat aan de klant. Na registratie op de VbV site dient dit certificaat te worden afgedrukt.
2.3.10.3
Administratieve afhandeling ingebouwd product
Na inbouw dient het inbouwbedrijf per vaartuig het volgende in haar administratie op te nemen en te registreren op de VbV website. • • • • • •
Datum van inbouw. Naam werknemer (inbouw technicus). Klantgegevens (naam, adres). Productgegevens (naam, producent, type, serienummer, beveiligingscategorie). Scheepsgegevens (naam, type, HIN of CIN code). Kopie van het inbouwcertificaat.
2.3.11 ECB bedrijfskeuring Als onderdeel van de erkenningprocedure wordt het inbouwbedrijf door ECB bezocht. Het inbouwbedrijf zorgt ervoor dat een inbouw zichtbaar is. 2.3.12 ECB jaarlijkse bedrijfsaudit De doorlopende geldigheid van de verleende erkenning wordt één keer per jaar een bedrijfsaudit uitgevoerd door ECB. Hierbij moet een 1 uitgevoerde inbouw te inspecteren zijn. Het inbouwbedrijf dient er voor te zorgen dat ECB tijdig op de hoogte wordt gebracht van de mogelijkheid een uitgevoerde inbouw te beoordelen. Tijdens op locatie uitgevoerde ECB jaarlijkse bedrijfsaudit kunnen alle elementen van de erkenningprocedure geheel of gedeeltelijk beoordeeld worden. De kosten voor deze jaarlijkse audit zijn opgenomen in het kostenoverzicht in deze regeling.
2.4
Erkenning van het inbouwbedrijf
Erkenning wordt verleend voor onbepaalde tijd onder verwijzing naar de voorwaarden uit 2.3, na goedkeur van alle elementen. 2.4.1
ECB erkenning Vaartuigbeveiliging
Indien aan alle eisen en elementen van het erkenningtraject is voldaan wordt door ECB per inbouwbedrijf één erkenning ECB Keurmerk Vaartuigbeveiliging afgegeven. Keurmerk-labels worden bij voorlopige erkenning geleverd. Deze mogen alleen worden gebruikt op boten waarin goedgekeurde beveiligingsproducten zijn ingebouwd en een certificaat is afgegeven.
2.4.2
Herkenbaarheid erkend inbouwbedrijf
U herkent een erkend inbouwbedrijf aan het muurschild van het VbV Keurmerk vaartuigbeveiliging in combinatie met het Logo van ECB Nederland B.V. Het muurschild is te bestellen bij ECB.
VbV Keurmerk vaartuigbeveiliging.
ECB Nederland B.V.
2.5
Schorsing erkenning
In de volgende gevallen wordt overgegaan tot schorsing van de erkenning. • • • •
Niet volledig aan de eisen voldoen tijdens de jaarlijkse ECB bedrijfsaudit Het niet tijdig aanmelden van een inbouwvoorbeeld voor de jaarlijkse bedrijfsaudit Gegrond bevonden klachten over een van de onderdelen van de ECB VBI auditonderwerpen. Vaststelling door ECB of andere partij dat het bedrijf niet langer aan de eisen van de ECB VBI keuring voldoet.
Schorsing heeft een duur van maximaal 3 maanden. Hierna wordt automatisch overgegaan tot beëindiging van de erkenning. Schorsingen worden gepubliceerd op de website van VbV en gemeld aan de leverancier. Gedurende de schorsingsperiode mag het betreffende inbouwbedrijf géén beveiligingsproducten inbouwen. De schorsing wordt opgeheven indien het inbouwbedrijf binnen de gestelde termijn van 3 maanden de afgekeurde elementen heeft verbeterd en een volledige audit een goedkeurend rapport heeft opgeleverd.
2.6
Beëindiging erkenning
Indien het inbouwbedrijf niet wordt goedgekeurd binnen de schorsingstermijn worden de betreffende certificaten ingetrokken. Belangrijk: ingetrokken erkenningen worden gepubliceerd op de website van VbV. Na intrekking mag het betreffende inbouwbedrijf géén beveiligingsproducten meer inbouwen. Tevens vervalt het recht om het Keurmerk Vaartuig Beveiliging en/of het ECB logo te publiceren, te tonen of anderzijds de suggestie te wekken dat het bedrijf erkend is (zie sancties). Het bedrijf kan zelf een verzoek indienen haar ECB VBI erkenning te beëindigen.
3 Rechten en plichten Goedkeuring geeft recht op het gebruik van het ECB/VbV Keurmerk/logo conform het contract VbV/ECB logo gebruik en publicatie. ECB Nederland B.V. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade, direct of indirect, voortvloeiend uit en/of verband houdend met de door ECB uitgevoerde werkzaamheden. Niets uit de door ECB opgestelde documentatie mag worden gewijzigd, gekopieerd of doorverkocht aan derden, zonder schriftelijke toestemming van ECB Nederland B.V. en het Verzekeringsbureau Voertuigcriminaliteit (VbV). Schending van de voorwaarden, het ongeoorloofd publiceren van het ECB/VbV keurmerk of logo, ECB documentatie heeft bij de geconstateerde overtreding onmiddellijke intrekking van de certificering en een sanctie tot betaling van een boete van € 25.000 per voorkomend geval tot gevolg.
3.1
Voorwaarden Keurmerk en Logo gebruik Certificaten van goedkeur en/of erkenningen zijn onlosmakelijk verbonden met – en alleen geldig – indien het VbV logo in combinatie met het logo van de betreffende keuringsinstantie goed zichtbaar is aangebracht. Het ongeoorloofd gebruik van het Keurmerk/logo is niet toegestaan conform de onder 3 van deze voorwaarden vermelde sanctie. Certificaten van goedkeur en/of erkenningen zijn onlosmakelijk verbonden met – en alleen geldig – indien het VbV logo in combinatie met het logo van de betreffende keuringsinstantie goed zichtbaar is aangebracht. Het ongeoorloofd gebruik van het ECB logo is niet toegestaan conform de onder 3 van deze voorwaarden vermelde sanctie.
3.2
Geheimhouding
Voor geheimhouding wordt verwezen naar de betreffende procedures zoals omschreven in het Quality Manual (QM) van ECB Nederland B.V. Uittreksel QM: ---
Obligation of secrecy All staff of ECB is under the obligation of secrecy towards third parties with regard to any information from applicant that comes available to ECB during the duration of the certification process and the certification contract and thereafter. This also is an obligation of any related body of ECB. Information gained in the course of certification activities about a particular product or applicant shall only be disclosed to a third-party with the written consent of the applicant. Where law requires information to be disclosed, the supplier shall be informed of which information is disclosed to whom. ---
4 Klachtenprocedure Voor het uiten van klachten en/of het indienen van een bezwaarschrift wordt verwezen naar de betreffende procedures zoals omschreven in het Quality Manual (QM) van ECB Nederland B.V. Uittreksel QM: ---
COMPLAINTS All complaints made known to ECB Nederland BV, about the work of ECB Nederland BV are registered and processed in conformity with the appropriate procedure in the ECB quality system . Every appellant that has been granted an ECB certificate will keep a record of all received complaints relative to the certified product. The record will show if necessary which remedial action has been taken by the holder of the certificate. If applicable for the scheme and type of certificate, ECB will require the holder of the certificate to send ECB this updated record every 12 months if complaints to the product have been made. ECB will keep a log on who and when such records must be received. The received records will be filed in the ECB project file. APPEALS Anyone not satisfied with the content of any decision in the cause of a certification performed by ECB, can appeal with ECB. The appeal will be in the control of ECB. If the appeal comes to arbitration, the arbitration will be considered by an appeal panel, consisting of people that have the confidence of ECB, but are impartial and not directly involved in the decision of ECB that is under arbitration. The board of experts may be asked fulfil this role. The appellant has the right to state objections to the constitution of the appeal panel. His objections will be considered by the Governing board. The first step in the reaction of ECB in the appeal will be the re-assessment. Objective of this re-assessment is to examine if the appellant has filed an appeal that can be solved with his reasons for appeal in consideration. • • •
• • • • • ---
The appellant will inform ECB of his appeal in any chosen form. ECB will send appellant the appeal form. After having received the completed appeal form signed by appellant, the appeal is put up for evaluation by the senior executive. The re-evaluation will be executed according to the rules laid down in this Quality manual. Re-evaluation is done on the basis of the content of the appeal and the report of the surveyor on this matter. The re-evaluation is carried out with the grounds for appeal of the appellant at hand. The surveyor will report to the senior executive about his findings and document this report in the applicants file. The senior executive decides on the outcome of the re-evaluation in respect of the outcome of the certification. The appellant is informed in a documented manner by the process assistance of the decision that is thus taken. This report will contain the reasons that led the surveyor to his conclusion.
5 Tarieven bedrijfserkenning Omschrijving
Prijs in Euro
Facturatie/betaling
Voorlopige erkenningsprocedure
€ 150,-
Te voldoen bij aanmelding. Na insturen van de gegevens bij aanmelding.
Erkenningprocedure
€ 750,-
Na uitvoering van de ECB audit.
Extra te besteden audit uren (als gevolg van het niet correct invullen van het verklaringsdocument).
€ 135,Per uur Exclusief reistijd
Op nacalculatie na afronding van de extra ECB audit.
Jaarlijkse controle audit
€ 750,-
Jaarlijks op afspraak Met controle op minimaal 1 inbouw uitvoering.
Muurschild (bruikleenkosten) Alleen beschikbaar voor definitief erkende inbouwbedrijven.
€ 50,-
Voorafgaand aan levering.
Muurschild wordt ingeleverd bij beëindiging van de erkenning.
• • •
Alle kosten exclusief BTW (incl. reiskosten binnen Nederland), Prijzen voor het jaar 2008 Prijzen gelden per inbouw vestiging.
6 Informatie ECB Nederland European Certification Bureau Nederland B.V. Julianaweg 224 A 1131 NW Volendam Telefoon: 0299-323123 Fax: 0299-323023 E-mail:
[email protected] Internet: www.ecb.nl
