BAHARI Jogja Vol.XI No.19 /2011
Juli 2011
Keterampilan Dasar Interaksi Personal oleh : Iswanto Dosen Negeri Dipekerjakan pada Akademi Maritim Yogyakarta Abstrak Seorang pemimpin akan selalu menjadi panutan baik dalam tingkah laku dan perkataan, baik berkaitan dengan tugas maupun di luar tugas. Karena seorang pemimpin pada dasarnya dipilih / dijadikan melalui proses panjang, sejak menjadi bawahan (operasinal), pemimpin tengah, sampai menjadi pemimpin tingkat atas (top management). Proses yang panjang tersebut bulan tanpa alasan, karena dalam aktifitas sehari-hari akan nampak kalau pemahaman terhadap kepemimpinan bisa diandalkan. Pemimpin seharusnya memahami kaidah kepemimpinan, yaitu : pengenalan manajemen, pergerakan manajemen, mengembangkan keterampilan komunikasi, serta keterampilan dalam membuat keputusan. Pemahaman terhadap 4 indikator tersebut bagi seorang pemimpin sangat diperlukan sehubungan dengan pengambilan keputusan setiap urusan di mana dia menjadi pemimpin tersebut. Di samping memahami indikator tersebut seorang pemimpin perlu dilengkapi dengan pemahaman terhadap adanya kecerdasan intelktual, emosional dan sepiritual sehingga setiap melaksnakan tugasnya selalu dituntut pertanggun jawaban baik secara lahir maupun batin kepada Tuhan Yang Maha Esa. Kata kunci : keterampilan dasar pemimpin
I. PENDAHULUAN Keterampilan dasar bagi pemimpin dalam perusahaan perlu pemahaman dari berbagai informasi manajemen sebagai pengetahuan yang secara material diperlukan oleh para pegawai atau tenaga kerja.Syarat pemahaman yang diperlukan dalam penguasaan keterampilan dasar ada beberapa indikator yang harus dipenuhi, antara lain bagaimana seorang tenaga kerja mengetahui heirarkhi kepemimpinan di setiap organisasi, mengetahui bagaimana visi dan misi dari perusahaan, serta perilaku yang harus dijalankan setiap orang dalam organisasi tersebut. Di samping itu termasuk pengusaan teknologi informasi yang sekarang sudah merambah sampai akar rumput juga perlu dikuasai, sehingga dalam melayani masyarakat atau pengguna barang dan jasa akan merasa terpuaskan. Belum lagi dalam proses pengambilan keputusan, ini juga memerlukan keterampilan, terutama mereka yang berada di level midle dan top manajemen. Rumusan masalah dalam paper ini adalah bahwa pengambilan keputusan bagi pemimpin perlu keterampilan manajemen. Untuk dapat memecahkan masalah tersebut perlu adanya indikator yang dapat digunakan yaitu : (1)Pengenalan manajemen, (2) Pergerakan manajemen,(3)Mengembangkan keterampilan masalah komunikasi, (4) Keterampilan dalam membuat keputusan. II. PEMBAHASAN A. Pengenalan Manajemen (Introductioan to Management) Manajemen adalah ilmu dan seni dalam merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengawasi tenaga kerja dalam mencapai suatu tujuan. Menurut Manulang (1992), manajemen adalan seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan terlebih dahulu. Sedangkan menurut Gitosudarmo dan Mulyono (1996), manajemen adalah ilmu tentang upaya manusia untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien, sebagaimana digambarkan berikut: EFEKTIF MEMANFAATKAN
SUMBER DAYA
TUJUAN EFISIEN
Gambar 1. Pemanfaatan Sumberdaya untuk Mencapai Tujuan
BAHARI Jogja Vol.XI No.19 /2011
Juli 2011
Dalam pengertian manajemen di atas, sumber daya meliputi sumberdaya manusia, alat, metode, dan dana, sehingga dalam melaksanakan aktifitasnya harus efektif (berdaya guna) dan efisien (berhasil guna). Untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien tersebut dalam organisasi perlu adanya pengertian bahwa dalam organisasi terdapat tiga tingkatan kelompok pemimpin (Siagian, 81) yaitu : (1) top manajemen atau sering disebut administratif management, (2) tingkat menengah (middle management), (3) tingkat bawah (supervisory , lower management). Dalam top manajemen atau juga disebut senior manajemen sebutan dalam oganisasi bisa seperti : Ketua Dewan, Cheaf Exekutive Officer (CEO), Cheaf Operation Offiser (COO). Sebutan dalam tingkat menengah (middel management) seperti : Departemen Pusat, Manajer Penjualan. Sedang tingkatan lower management seperti : mandor (foreman), anggota pemimpin (crew leader), manajer pergudangan (store manajer). Dari berbagai macam nama dalam tingkatan tersebut intinya sama, tergantung dari masing-masing organisasi yang menjalankannya. Namun setiap pemimpin baik pada tingkatan top, middle maupun lower managemet selalu memerlukan dua macam keterampilan (skills) yaitu technical skills dan managerial skills. Dari dua macam skills tersebut aplikasinya bahwa semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam organisasi, semakin kurang memerlukan technical skills dan akan semakin banyak managrlial skills, dengan kata lain semakin tinggi seseorang akan semakin menjadi seorang pemikir dan semakin rendah kedudukan dalam organisasi seseorang akan menjadi spesialis. Ini menggambarkan bahwa seseorang yang mempunyai kedudukan tinggi justru akan terpisah jauh dari aktifitas organisasinya karena yang dilakukan justru banyak berhubungan dengan kegiatan di luar organisasinya, sebaliknya kedudukan yang rendah akan banyak bersinggungan dengan kegiatan operasional organisasi. Sehingga seorang manager harus mempunyai bekal agar dapat menjalankan tugas managerialnya dengan baik, efektif dan efisien. Menurut Gitosudarmo dan Mulyono (1996), kerangka yang harus dikuasai oleh seorang manager dalam menjalankan tugas managerialnya dapat digambarkan sebagai berikut : Conceptual Skill
Human Skill
Tecnical Skill
Top Manager
Middle Manager Low Manager Gambar 2. Komposisi Keterampilan dari Berbagai Tingkatan Manajemen Fungsi Manajemen Sebagaimana pengertian manajemen di atas, juga merupakan fungsi (task) manajemen yang harus dijalakan yaitu : perencanaan, pengorganisasian, staffing, mengarahkan, serta pengendalian. Dalam pelaksanaan, manajemen di kapal misalnya (Ranupandoyo dan Husnan, 1984) dapat digambarkan sebagai berikut : Kepala Bagian Kapal Mempunyai fungsi membantu manajer dok dengan memimpin bagian kapal, mengatur kegiatan yang berhubungan dengan plat/las/besi, kayu/alat apung/kapal tunda dan sebagainya. Tugas dan kewajibannya antara lain : merencanakan kegiatan bagian bengkel kapal, mengorganisir kegiatan bengkel kapal, mengarahkan, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan-kegiatan bengkel kapal, termasuk melaksanakan tugas lain yang dibebankan oleh atasan langsung, namun juga mempunyai hak untuk mendelegasikan tugas-tugas yang dapat dikerjakan oleh para bawahannya. Sedangkan wewenangnya antara lain: memberi nasehat, menjatuhkan sangsi kepada bawahan, menilai untuk keperluan promosi jabatan, serta meminta
BAHARI Jogja Vol.XI No.19 /2011
Juli 2011
petunjuk dan bimbingan pada atasan serta minta fasilitas yang dapat memperlancar pekerjaan. Kemudian tanggung jawab yang diembannya meliputi lancarnya kegiatan, tercapainya target, memberikan informasi, mendelegasikan tugas. Inilah fungsi, tugas, wewenang serta tanggung jawab yang dipunyai kepala bagian kapal yang harus dilakukan. B. Gerakan Manajemen (The Management Movement) Gerakan (perubahan) manajemen dimulai dari rovolusi industri tahun 1860, dengan adanya revolusi industri, kelompok industri semakin berkembang, dan mengalami perubahan yang signifikan terhadap hubungan kerja dalam organisasi. Perubahan-perubahan tersebut menyangkut masalah spesialisasi, kesempatan untuk maju, perkembangan organisasi dan selalu adanya perubahan (contant change). Untuk mengantisipasi perkembangan tersebut tidak lepas dari prinsip manajemen sebagaimana dikemukakan oleh Taylor dan Fayol yang antara lain seperti : pembagian kerja, wewenang, disiplin, kesatuan komando, kesatuan pimpinan, sentralisasi, jujur, inisiatif dan seterusnya. The Manajement Movement menghaendaki adanya perubahan yang bersifat mendasar sebagaimana prinsip-prinsip dasar agar di dalam menjalankan roda kepemimpinannya selalu berada di atas rel organisasi dan selalu mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Sebagian dari 14 prinsip tersebut antara lain : 1. Pembagian Tugas (Divicion of work) Dalam melakukan pembagian kerja perlu adanya persesuaian antar kemampuan dengan keahlian sehingga pelaksanaan kerja dapat berjalan secara efektif yang didukung oleh penempatan karyawan yang menggunakan prinsip the right man in the right place, dengan menghindari senang atau tidak senang (like and dislike)). 2. Wewenang dan Tanggungjawab (Authority and Responsibility) Untuk melakukan pekerjaan dengan wewenang yang dipunyai akan diikuti pertanggungjawaban, karena wewenang dan tanggungjawab harus seimbang. Sehingga pekerjaan yang dijalankan akan dipertanggungjawabkan sesuai dengan wewenang. Dengan demikian semakin kecil wewenang yang diberikan semakin kecil pula pertanggung jawaban, demikian pula sebaliknya. Tanggung jawab terbesar terletak pada top manajer sehingga kegagalan suatu usaha bukan terletak pada karyawan, tetapi terletak pada pimpinannya karena yang mempunyai wewemang terbesar adalah top manajer. Dari sinilah peran top manajer akan nampak karena apabila top manajer tidak mempunyai skill dan kepemimpinan, maka wewenang yang dipunyai merupakan bumerang. 3. Disiplin (Discipline) Disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab. Disiplin ini berhubungan erat dengan wewenang. Apabila wewenang tidak berjalan sebgaimana mestinya, maka disiplin akan hilang. Pemegang wewenang harus dapat menanamkan disiplin terhadap dirinya sendiri sehingga mempunyai tanggung jawab terhadap pekerjaan sesuai dengan wewenang yang ada padanya. 4. Pemusatan (Centralization) Pemusatan wewenang akan menimbulkan pemusatan tanggungjawab dalam suatu kegiatan. Tanggungjawab terakhir terletak ada orang yang memegang wewenang tertinggi atau top manajer. Pemusatan bukan berarti adanya kekuasaan untuk menggunakan wewenang, melainkan untuk menghindari ketidakjelasan wewenang dan tanggungjawab. Pemusatan wewenang ini juga tidak menghilangkan asas pelimpahan wewenang (delegation of authority). 5. Kesatuan pengarahan (Unity of Direction) Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, karyawan perlu diarahkan menuju satu sasaran. Kesatuan pengarahan berhubungan dengan pembagian kerja juga kesatuan pengarahan tergantung pada kesatuan perintah, karena dalam prakteknya bisa terjadi adanya dua perintah sehingga menimbulkan arah yang berlawanan. Oleh karena itu, perlu alur yang jelas wewenang diberikan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan dan kepada siapa ia harus mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesalahan. 6. Kesatuan Perintah (Unity of Comand) Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus
BAHARI Jogja Vol.XI No.19 /2011
Juli 2011
bertanggungjawab sesuai dengan wewenang yang diperolehnya. Karena perintah yang datang dari atasan lain akan merusak jalannya wewenang dan tanggungjawab serta pembagian kerjanya. 7. Kejujuran (Equity) Kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Kejujuran terkait dengan moral karyawan dan tidak dapat dipisahkan. Kejujuran harus ditegakkan mulai dari atasan karena atasan memiliki wewenang yang paling besar. Manajer yang adil dan jujur akan menggunakan wewenangnya dengan sebaik-baiknya untuk melakukan keadilan dan kejujuran pada bawahannya. 8. Prakarsa (Inisiative) Prakarsa timbul dari dalam diri seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa menimbulkan kehendak untuk mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian pekerjaan dengan sebaik-baiknya. Jadi dalam prakarsa terhimpun kehendak, perasaan, pikiran, keahlian dan pengalaman seseorang. Oleh karena itu, setiap prakarsa yang datang dari karyawan harus dihargai. Prakarsa (inisiatif) mengandung arti menghargai orang lain, karena itu hakekatnya manusia butuh penghargaan. Setiap penolakan terhadap prakarsa karyawan merupakan salah satu langkah untuk menolak gairah kerja. Dalam kaitannya dengan prakarsa seorang manajer yang bijak akan menerima dengan senang hati prakarsaprakarsa yang dilahirkan karyawannya. C. Mengembangkan Keterampilan Komunikasi (Developing Communication Skills) Dalam melakukan pekerjaan besama partner kerja tidak mungkin semuanya berjalan dengan tanpa cacat, kesalahan komunikasi sering terjadi, bahkan tidak hanya sekali, ini suatu keniscayaan dalam hidup berorganisasi. Karena komunikasi adalah segala bentuk tindakan atau aktivitas penyampaian ide/gagasan/pokok pikiran/pendapat kepada pihak kedua. Sedikit kesalahan dalam menyampaian ide dapat menimbulkan efek yang berbeda terhadap orang lain yang berperan. Untuk mengatasi hal tersebut perlu dilakukan dari diri sendiri, yang paling mudah, dan lakukan sekarang juga. Komunikasi yang sekarang berkembang banyak digunakan tanpa batas, ruang dan waktu seperti faximail, e-mail, internet, handphone, BB dan lain-lain masih banyak dan akan muncul di kemudian hari. Komunikasi ini dilakukan dengan kira-kira 22% bicara, 55% mendengar dan sisanya untuk aktivitas yang lain. Meningkatkan kemampuan komunikasi dapat dilakukan dengan : 1. Mendengar (Listening) Mendengarkan merupakan suatu hal yang esensial sama halnya dengan mendengar mengakibatkan pertanyaan, yang dengan demikian seseorang bisa menjadi punya keyakinan atau percaya diri akan diri seseorang 2. Tanggap (Responding) Setelah mendengar tentunya seseorang mempunyai respon/tanggapan terhadap apa yang didengarnya, respon ini bisa bersifat positif maupun bersifat negatif, apabila respon positif maka seseorang akan apresiatif dan mendukungnya, namun sebaliknya apabila respon negatif maka akan muncul tanggapan atau sanggahan, yang ujungnya perlu ada penyelesaian tentunya. 3. Keyakinan Dalam berkomunikasi baik secara langsung maupun dengan fasilitas yang ada harus dilakukan secara baik dan sesuai dengan kaidah yang ada, karena sarana yang ada saat ini telah meninabobokkan kita sebagai manusia, bahwa dengan berdiam diri dirumah kita sudah dapat menjangkau dunia, namun bukan itu yang dimaksudkan karena dalam komunikasi harus memberikan keyakinan terhadap fihak lain sehingga muncul hasil yang dapat dipertanggungjawabkan. 4. Menciptakan seorang panutan yang bisa jadi contoh dalam penyampaikan maupun pembawaan di lingkungan masyarakat dalam aplikasinya dengan orang lain. Sehubungan dengan hal tersebut akan mucul gaya komunikasi yang dipunyai masing-masing individu. 5. Ramah. Keramahan seseorang mempunyai akibat terhadap tatap muka, yang akan menentukan ekspresi terhadap siapa yang dihadapi sehingga bisa memberikan efek yang menyenangkan. Masih banyak lagi bentuk komunikasi yang dapat dipelajari sebagaimana perkembangan teknologi yang selalu
BAHARI Jogja Vol.XI No.19 /2011
Juli 2011
berkembang. Ada yang memprediksi bahwa dalam komunikasi dalam bisnis biasanya dilakukan dengan 22% bicara, 55% mendengar dan 23% unutk kegiatan yang lain. D. Keterampilan dalam Membuat Keputusan (Decision-Making Skills ) Pengambilan keputusan merupakan keterampilan sebagai seni seseorang yang mempunyai kemampuan yang dapat menerapkan intuisi bersifat proaktif. Oleh karena itu, keterampilan mengambil keputusan sangat menentukan dibandingkan dengan kemampuan keterampilan lainnya. Ini akan menjadikan bahwa keterampilan yang dipunyai seseorang dalam mengambil keputusan dari sesuatu yang hanya bersifat tanggapan menjadi mampu mengikuti apa yang menjadi tujuan yang diinginkan. Dalam pengambilan keputusan bukan hanya cara-cara yang teoritik semata, tetapi perlu memahami faktor-faktor di sekitar lingkungan kerja yang dimiliki. Dengan dasar pemahaman ini maka proses pengambilan keputusan bukan hanya didasari dengan fakta, informasi yang ada, data, yang dapat diidentifikasikan sebagai masalah, tetapi juga harus mampu merumuskan kedalam masalah strategis dan kritis. Dengan pemahaman tersebut akan melahirkan keputusan-keputusan yang dibuat menjadi produktif, maksudnya bahwa keputusan yang diambil adalah sesuai dengan keinginannya dan sesuai dengan kaidah yang berlaku. Namun apabila keputusan yang diambil tidak sesuai dengan keinginan dan kaidah yang berlaku dapat menyebabkan adanya ketidakpastian bahkan mungkin mengandung resiko yang tidak diharapkan. E. Pertimbangan dalam Membuat Keputusan Dalam proses pembuatan keputusan perlu adanya pertimbangan, karena dalam setiap keputusan yang diambil tidak semuanya sempurna.Pertimbangan tersebut antara lain: 1. Ketidakjelasan dari keputusan sehubungan dengan visi misi tujuan, sasaran dan strategi yang telah ditetapkan. 2. Pola pikir yang hanya mengikuti kebiasaan yang berlaku, sehingga tidak mampu menterjemahkan kondisi jangka panjang yang telah diarahkan dengan keadaan masa depan, serta pemikiran-pemikiran jangka pendek yang tidak dirumuskan menjadi harapan yang di citakan. 3. Kharisma seorang pemimpin yang sering menjadi kiblat bawahan walaupun dijumpai adanya seorang pemimpin yang tidak bisa meneladani bawahannya. 4. Batasan waktu yang selalu menjadi acuhan, sehingga kalau sudah mendesak keputusan jadi tidak produktif. 5. Prinsip-prinsip pokok kepemimpinan yang dapat dijadikan sebagai perwujudan seorang pemimpin didalam berkolaborasi antara komitmen dan komunikasi sehingga hubungan horisontal dan vertikal maupun diagonal bisa berjalan secara harmonis. F. Keputusan yang Rasional Manusia dalam kehidupan secara individu atau kelompok tidak akan terlepas dari cara berfikir, karena implementasinya perlu memahami dulu alat berfikir yang disebut kecerdasan, kesadaran dan akal. Ketiga alat tersebut dalam bekerja selalu mendorong cara berfikir seseorang, sebagaimana seseorang yang dalam mengambil keputusan sebaiknya mendasarkan pada kecerdasan intelektual, emosional dan spiritual (Agustian, 2001). Keputusan dengan mendasarkan pada kecerdasan intelektual, emosional dan spiritual akan menghasilkan keputusan yang mempunyai makna lebih komprehenship bermartabat dan mempunyai kesalehan sosial, karena harapannya mendapatkan ridho Allah SWT. Tuhan Yang Maha Esa. III. KESIMPULAN Keterampilan dasar dalam mengambil keputusan perlu dilandasi oleh: 1. Pengetahuan tentang manajemen, dengan seluk beluk yang ada, sehingga dalam melaksanakan tugas mengetahui akan hirarkhi yang dianut, ada top management middle management dan lower management. 2. Mengetahui tugas wewenang dan tanggung jawabnya sebagaimana prinsip manajemen yang telah diketahui untuk memberikan guiding dalam menjalankan tugas.
BAHARI Jogja Vol.XI No.19 /2011
Juli 2011
3.
Komunikasi yang lancar dengan berbagai fasilitas yang ada, baik manual maupun dengan teknologi informasi (TI) yang implementasinya melalui mendengar, merespon, dengan menciptakan panutan dil ingkungan kerja masing-masing, dan dalam setiap menanggapai segala sesuatu ada keramahan dalam kata maupun raut muka sehingga menjadikan apa yang diputuskan memberikan efek yang menyenangkan. 4. Dalam membuat keputusan perlu adanya keterampilan, karena seorang decision maker pengambil keputusan (decision maker) tidak hanya beretorika teori tetapi juga memahami faktor lingkungan, data, informasi dan faktor-faktor kritis dan strategis perlu diperhatikan. Di samping itu juga perlu adanya pertimbangan yang digunakan seperti ketidakjelasan dari keputusan, pola pikir, kharisma, terbatasnya waktu dan prinsip-prinsip pokok kepemimpinan. Semua itu perlu didasarkan pada kecerdasan intelktual, kecerdasan emosional dan kecerdasan spiritual sehingga hasil putusannya akan memperoleh/mempunyai kesalehan sosial, bermartabat dan mempunyai harapan mendapatkan ridho Allah SWT .Amien.
DAFTAR PUSTAKA Agustian, A.G., 2001, Emosional Spiritual Quotient (ESQ) - Edisi Pertama, Penerbit Arga, Jakarta Gitosudarmo, I., dan Mulyono, A., 1996 Prinsip Dasar Manajemen - Edisi 3, Penerbit BPFE Yogyakarta Manulang, M., 1992, Dasar- Dasar Manajemen - Cetakan 15, Penerbit Galia Indonesia, Jakarta. Ranupandoyo, H., dan Husnan, S., 1984, Manajemen Personalia - Cetakan ke 2, Penerbit BPFE, Yogyakarta Siagian, Sondang, P.S., 1981, Filsafat Administrasi, Gunung Agung, Jakarta Kevin Wahyono http://puncakbukit.blogspot.com/2011/12/10-cara-meningkatkan-kemampuan http://suaraatr1938.wordpress.com/2007/12/26/belajar-membuat-keputusan-keputusan-denganmemanfaatkan-otak/ http://id.shvoong.com/business-management/2176674-14-prinsip-manajemen/
