PEMERINTAH KABUPATEN BARITO KUALA DINAS PERHUBUNGAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA Jalan AES Nasution No. 92A Telp. (0511) 4799418 Marabahan
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
PEKERJAAN
:
PERENCANAAN PENYUSUNAN RENCANA PENGEMBANGAN (RIP) E-GOVERNMENT
LOKASI
:
KABUPATEN BARITO KUALA
TAHUN ANGGARAN
:
2011
INDUK
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) PEKERJAAN PERENCANAAN PENYUSUNAN RENCANA INDUK PENGEMBANGAN (RIP) E-GOVERNMENT
I. PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) kini dirasakan semakin besar dalam menunjung tujuan pemerintah dalam rangka meingkatkan pelayanan kepada masyarakat yang lebih transparan dan akuntabel.Untuk lebih memacu penggunaan TIK dalam bidang pemerintahan (e-Goverment), Presiden Republik Indonesia telah mengeluarkan Instruksi Presiden (Inpres Nomor 3 Tahun 2003) tentang
Kebijakan
dan
Strategi
Nasional
Pengembangan
e-Goeverment,
didalamnya dijelaskan bahwa TIK dapat digunakan untuk menunjang Sistem Informasi Manajemen secara elektronik sekaligus juga dapat dimanfaatkan agar pelayanan publik dapat diakses dengan mudah oleh seluruh masyarakat. Pengertian e-Goverment adalah Pemanfaatan Internet www untuk penyampaian layanan kepada masyarakat (PBB 2005), dan ada juag pendapat lain yang menyatakan bahwa “ Bagaimana Pemerintah memanfaatkan IT,ICT dan telekomunikasi berdasar web teknologi untuk memperbaiki dan aktivitas penyampaian kepada sektor kemasyarakatan (Seons 2007)” Selanjutnya dalam Panduan Penyusunan Rencana Induk Pengembangan eGoverment
Lembaga
Versi
57/KEP/M.KOMINFO/12/2003)
1.0
(KEPMEN
KOMINFO
NOMOR
yang merupakan penjabaran lebih lanjut dari
INPRES NOMOR 3 TAHUN 2003. Tahapan pengembangan e-Goeverment dibagi dalam 4 (empat) tahap yaitu: 1.
Tahap Persiapan, yaitu pembuatan situs web pemerintah disetiap lembaga, pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia, penyediaan sarana akses publik, sosialisasi keberadaan layanan informasi elektronik, pengembangan motivasi kepemimpinan dam kesadaran akan pentingnya manfaat eGoverment, serta penyiapan perangkat peraturan dan perundang-undangan.
2.
Tahap Pematangan, yaitu pembuatan situs informasi layanan intraktif serta antarmuka untuk berhubungan dengan lembaga lain.
3.
Tahap Pemantapan, yaitu penyediaan fasilitas transaksi pelayanan publik secara elktronik serta penyatuan penggunaan aplikasi dan data dengan lembaga lain.
4.
Tahap Pemanfaatan, yaitu pembuatan aplikasi untuk pelayanan Goverment to Goverment (G2G), Goverment to Business (G2B) dan Goverment to Citizen (G2Z) yang terintegrasi, pengembangan proses layanan e-Goverment yang efektif dan efisien, penyempurnaan menuju kualitas layanan terbaik, dan ada lagi model yang lainnya seperti e-Goverment to Emplayie dan e-Goverment to Religious, kemudian ada juga yang dinamakan Non Internet e-Goverment.
Dokumen Rencana Induk ini dibuat untuk memberikan gambaran dan arahan bagi pengelola sumber daya Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI) di pemerintahan dalam rangka menunjang implementasi e-Government. Kondisi sumber daya SI dan TI yang ada saat ini perlu ditelaah untuk kemudian dibandingkan dengan hasil analisis kebutuhan masa datang. Kesenjangan yang dihasilkan perlu diisi secara bertahap sesuai dengan anggaran dan kurun waktu yang ditentukan. Adanya dokumen Rencana Induk e-Government akan mengurangi resiko kegagalan proyek akibat pencapaian sasaran yang kurang terarah, memberikan kendali pengembangan sistem informasi sehingga solusi parsial yang tidak sinergis dapat dihindari, menghindari terciptanya “Pulau-Pulau” Sistem Informasi yang tidak terhubung sehingga duplikasi kerja, duplikasi data, dan ketidaktepatan data dapat dihindari. Investasi SI dan TI dapat direncanakan lebih matang sesuai dengan skala prioritas yang telah ditentukan di dalam dokumen Rencana Induk e-Government. Selain itu, dokumen ini juga merupakan panduan bagi penentuan prioritas pengembangan sistem informasi dimasa yang akan datang. 1.
Metodologi yang digunakan dalam menyusun dokumen Rencana Induk ini mengadopsi metodologi yang diusulkan oleh John Ward dan Joe Peppard dalam bukunya yang bejudu1 “Strategic Planning for Information Systems” yang diterbitkan pada tahun 2002. Metodologi ini telah banyak digunakan dalam perumusan rencana strategis perusahaan-perusahaan yang berskala nasional maupun internasional serta beberapa lembaga pemerintahan di Indonesia.
B. MAKSUD DAN TUJUAN 1.
2.
Kerangka Acuan Kerja (KAK) ini merupakan petunjuk bagi Konsultan Perencanaan yang memuat masukan, azas, kriteria, proses dan keluaran yang harus dipenuhi dan diperhatikan serta diinterpretasikan ke dalam pelaksanaan tugas perencanaan penyusunan Rencana Induk Pengembangan e-Government di Kabupaten Barito Kuala. Dengan penugasan ini diharapkan Konsultan Pengawas dapat melaksanakan tanggung Jawab dengan baik untuk menghasilkan keluaran yang memenuhi sesuai KAK ini.
C. LATAR BELAKANG 1.
Pekerjaan yang akan dilaksanakan adalah “Perencanaan Penyusunan Rencana Induk Pengembangan e-Government”.
2.
Untuk penyelenggaraan proyek yang dimaksud dibentuk Organisasi Pengelola Proyek berdasarkan SK. Pejabat Pembuat Komitmen Nomor : …………………., tanggal ………………….. dan SK. Pembentukan Panitia Pengadaan Jasa Konsultan Nomor : ………………………., tanggal ………………… dengan susunan organisasi seperti pada lampiran
D. LINGKUP PROYEK 1. 2. 3.
II.
Lingkup Proyek adalah “Perencanaan Penyusunan Rencana Induk Pengembangan e-Government”. Lingkup pekerjaan adalah (sesuai DPA Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Barito Kuala) : Perencanaan “Penyusunan Rencana Induk Pengembangan e-Government”.
KEGIATAN PERENCANAAN A. Lingkup tugas yang harus dilaksanakan oleh Konsultan Perencanaan adalah berpedoman pada ketentuan yang berlaku sesuai dengan KEPMEN KOMINFO NOMOR : 57/KEP/M.KOMINFO/12/2003 tentang Pedoman Penyusunan Rencana Induk Pengembangan e-Government Lembaga Versi 1.0. B. Lingkup Kegiatan tersebut antara lain adalah: Lingkup Pekerjaan kajian Penyusunan Rencana Induk e-Government untuk Kabupaten Barito Kuala mencakup antara lain kegiatan-kegiatan: 1.
Melakukan Sosialisasi kegiatan
2.
Pembentukan Tim e-Government. Dalam pembentukan tim e-Government Konsultan dibantu dan dipasilitasi oleh pengguna untuk menentukan tim e-Governmant. Personil yang akan bekerja dalam tim tersebut harus mempunyai pemahaman dan kemampuan dalam mengaflikasikan tujuan serta dapat memberi arahan untuk peningkatan e-Government. Tim yang akan dibentuk berbentuk Ad Hoc.
3.
Analisis Kondisi Saat ini (existing) Untuk bisa melakukan perencanaan dengan lebih tepat sasaran, tentunya perlu dilihat kondisi sistem informasi dan teknologi informasi saat ini, hal ini
dilakukan dengan melakukan survey untuk melakukan kegiatan yang sebagai berikut:
ke Kabupaten Barito Kuala mencakup aktifitas-aktifitas
(a) Survey ke semua SKPD Pengumpulan data tentang - Aliran informasi di dalam SKPD - Aliran Informasi keluar msuk SKPD (G-G eG- Masyarakat) - Teknologi IT yang dirterafkan. - Data SDM dan kemampuan/penguasaan IT. - Kemampuan pembelian/operasional IT - Kemampuan penyelnggaraan aliran informasi. - Visi misi SKPD-SKPD tentang IT - tugas, pokok, dan fungsi (tupoksi) masing-masing elemen organisasi serta identifikasi kebutuhan organisasi yang dapat ditunjang oleh keberadaan teknologi informasi. (b) Identifikasi kondisi aplikasi sistem informasi dan infrastruktur yang telah tersedia di masing-masing organisasi, serta penetapan sementara visi misi IT Kabupaten. (c) Penyusunan laporan kondisi dan visi misi IT di e-Government Barito Kuala. (d) Pembahasan laporan kondisi di Government dengan tim e-Government. (e) Survey kondisi IT di Masyarakat Barito Kuala. - Data jumlah warnet yang ada di Barito Kuala - Data pelaksanaan dan jumlah pengunjungnya. - Data kondisi Website milik PEMDA. (f)
Pembuatan laporan kondisi IT masyarakat Barito Kuala.
(g) Pembahasan laporan dengan tim e-Government (Validasi data) (h) Ekspose kondisi IT Kabupaten Barito Kuala. (i)
Rapat pembahasan 1 hari tentang validasi data-data hasil survey konsultan.
(j)
Penyusunan beberapa alternatif pelaksanaan visi misi IT Kabupaten Barito Kuala berdasarkan kemampuan daerah antara lain:
-
Sumber Data Manusia (SDM)
-
Anggaran IT
-
IT yang dikuasai/ diterafkan
(k) Expose lap pra pinal IT Batola (l) 4.
Identifikasi Kebutuhan Aplikasi dan Infrastruktur Kebutuhan Aplikasi dan Infrastruktur harus merupakan penjabaran dan tupoksi yang masing-masing lembaga. Dari tahap kegiatan pada tahapan sebelumnya tentunya dapat diturunkan kebutuhan ideal aplikasi sistem informasi dan infrastruktur teknologi informasi di masing-masing elemen organisasi. Agar kebutuhan yang dihasilkan lebih bersifat holistik, maka perlu diidentifikasi keterkaitan kebutuhan informasi antara satu elemen organisasi dengan elemen organisasi lainnya. Informasi yang bersifat cross-functional idealnya diletakkan path satu “wadah” yang sama dan biasanya sumber daya teknologi informasi yang digunakan bisa dibagi bersama (resource sharing). Jika ini dilakukan, diharapkan tidak akan terjadi “pulau-pulau” sistem informasi yang hanya memberikan solusi global di lingkup elemen tetapi sebenarnya memberikan solusi parsial di lingkungan organisasi secara keseluruhan.
5.
Strategi Implementasi Sesuai dengan hasil identifikasi kebutuhan yang dilakukan pada tahap sebelumnya dan dituangkan dalam bentuk daftar kebutuhan aplikasi, maka tahap selanjutnya adalah menyusun prioritas implementasi dengan mempertimbangkan prioritas kebutuhan, biaya, waktu, dan sumber daya manusia yang tersedia. Dari susunan prioritas tersebut perlu dituangkan dalam mapping rencana pengembangan implementasi tiap tahunnya yang harus dicapai.
4.
Rekomendasi Merupakan usulan atas langkah-langkah yang harus segera dilakukan pemerintah daerah dalam pelaksanaan e-Government, dilihat dalam berbagai aspek seperti bidang kebijakan, organisasi, dan sumber daya manusia. Selama kegiatan penyusunan Rencana Induk Pengembangan e-Government, tersebut perlu dilakukan kunjungan dan presentasi di Kabupaten Barito Kuala yang meliputi: (a) Sosialisasi Penyusunan Rencana Induk Pengembangan e-Government. (b) Presentasi Awal Rencana Induk Pengembangan e-Government. (c) Presentasi Akhir Rencana Induk Pengembangan e-Government.
III.
TANGGUNG JAWAB KONSULTAN
A. Konsultan Perencanaan bertanggung jawab secara professional atas jasa perencanaan yang dilakukan sesuai ketentuan dan kode etik profesi yang berlaku. B. Secara umum tanggung jawab konsultan adalah minimal sebagai berikut: 1. Kesesuaian pelaksanaan perencanaan dengan dokumen pelelangan / pelaksanaan yang dijadikan pedoman, serta peraturan, standar dan pedoman teknis yang berlaku. 2. Kinerja konsultan telah memenuhi standar hasil kerja perencanaan yang berlaku. 3. Hasil evaluasi perencanaan dan dampak yang ditimbulkan. C. Penganggung jawab profesional perencanaan adalah tidak hanya konsultan sebagai suatu perusahaan tetapi juga bagi para tenaga ahli profesional perencanaan yang terlibat.
IV.
BIAYA A. BIAYA PERENCANAAN 1.
2.
3.
Besarnya biaya pekerjaan perencanaan sesuai dengan DPA Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Barito Kuala, Nomor rekening 1.25.1.07.01.15.06.5.2.2.21.01 tanggal 7 Januari 2011. Biaya pekerjaan Perencanaan Penyusunan Rencana Induk Pengembangan e-Government dan tata cara pembayaran diatur secara kontraktual meliputi komponen sebagai berikut: a. Honorarium tenaga ahli dan tenaga penunjang, b. Materi dan penggandaan laporan, c. Biaya kunjungan/survey, d. Biaya rapat/presentasi, e. Pajak dan iuran daerah lainnya. Pembayaran biaya Konsultan Perencanaan adalah berdasarkan setiap selesainya bulan takwin.
B. SUMBER DANA Sumber dana dari keseluruhan pekerjaan perencanaan dibebankan pada APBD Kabupaten Barito Kuala Tahun Anggaran 2011.
V. KELUARAN Keluaran yang dihasilkan oleh Konsultan Perencanaan berdasarkan Kerangka Acuan Kerja ini adalah lebih lanjut akan diatur dalam surat perjanjian, yang minimal meliputi : A. Buku harian, yang memuat semua kejadian, perintah/petunjuk yang penting dan Pejabat Pembuat Komitmen, dan Konsultan Perencanaan. B. Laporan akhir perencanaan, berupa :
1. 2.
VI.
Buku dan CD Rencana Induk Pengembangan e-Government, Peta Jaringan Infrastruktur Teknologi Informasi Kabupaten Barito Kuala.
KRITERIA Pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh Konsultan Perencanaan pada Kerangka Acuan Kerja ini harus memperhatikan persyaratan-persyaratan sebagai berikut : A. PERSYARATAN UMUM PEKERJAAN Setiap bagian dari pekerjaan perencanaan harus dilaksanakan secara benar dan tuntas sampai dengan memberi hasil yang telah ditetapkan dan diterima dengan baik oleh Pejabat Pembuat Komitmen.
B. PERSYARATAN OBJEKTIF Pelaksana pekerjaan perencanaan yang objektif untuk kelancaran pelaksanaan, baik yang menyangkut macam, kualitas, dan kuantitas dari setiap bagian pekerjaan sesuai standar hasil kerja pengawasan yang berlaku. C. PERSYARATAN FUNGSIONAL Pekerjaan Perencanaan Penyusunan Rencana Induk Pengembangan e-Government harus dilaksanakan dengan profesionalisme yang tinggi sebagai konsultan Perencanaan, sehingga dapat mendorong peningkatan kinerja proyek. D. PERSYARATAN PROSEDURAL Penyelesaian administrative sehubungan dengan pekerjaan di lapangan harus dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku. E. PERSYARATAN TEKNIS LAINNYA Selain kriteria umum di atas, untuk pekerjaan pengawasan berlaku pula ketentuan-ketentuan seperti standar, pedoman, dan peraturan yang berlaku.
VII.
PROSES PEKERJAAN PERENCANAAN A. UMUM Konsultan Perencanaan dalam menjalankan tugasnya diperlukan pula oleh Pengelola Proyek agar fungsi dan tanggung jawab konsultan perencanaan dapat terlaksana dengan baik, dan menghasilkan keluaran sebagaimana yang diharapkan oleh proyek.
B. URAIAN TUGAS OPERASIONAL KONSULTAN PERENCANAAN Konsultan Perencanaan harus membuat uraian kegiatan secara terinci yang sesuai dengan setiap bagian pekerjaan perencanaan yang dihadapi, yang secara garis besar adalah sebagai berikut : 1.
Pekerjaan Persiapan a. Menyusun rencana kerja, kebutuhan tenaga ahli dan konsepsi pekerjaan perencanaan. b. Membuat Time Schedule dan Network Planning yang dapat dijadikan acuan proses pelaksanaan perencanaan.
2.
Pekerjaan Teknis Perencanaan a. Menganalisa atau mengkaji kondisi, situasi, keadaan, peristiwa dan pengaruh – pengaruh internal dan eksternal yang mempunyai dampak terhadap Rencana Induk Pengembangan e-Gorvernment di Kabupaten Barito Kuala, seperti system manajemen, sumber daya manusia, prasarana, perangkat keras, perangkat lunak, dan peraturan/kebijakan yang mendukung Rencana Induk Pengembangan e-Gorvernment. b. Menentukan target dan strategi pengembangan, serta tahapan – tahapan yang akan ditempuh pada pelaksanaan perencanaan selama 5 tahun. c. Merancang kebutuhan aplikasi dan infrastruktur teknologi informasi berupa, perangkat komputer dan sistem operasi yang diperlukan, jaringan, dan pusat data (Data Center). d. Merancang kebutuhan sumber daya manusia, melalui rekrutmen dan peningkatan SDM yang tersedia. e. Menetapkan Model dan Sistem yang sesuai dengan kondisi Kabupaten Barito Kuala. f. Menyusun Rancang Sistem Awal pengembangan e-Government di Kabupaten Barito Kuala.
3.
Konsultasi a. Memberikan konsultasi kepada Pejabat Pembuat Komitmen dan Kontraktor Pelaksana, atas segala permasalahan yang timbul pada tahapan – tahapan pelaksanaan perencanaan.
4.
Laporan a. Memberikan Saran atau Usulan atas langkah – langkah yang harus segera dilakukan dalam pelaksanaan e-Government, dalam berbagai aspek seperti kebijakan, sumber daya manusia, dan lain – lain.
5.
Dokumen a. Menerima dan menyiapkan Berita Acara sehubungan dengan penyelesaian pekerjaan, serta untuk keperluan pembayaran pekerjaan. b. Mempersiapkan formulir, dan laporan yang diperlukan untuk kebutuhan dokumen.
VIII.
MASUKAN
A. INFORMASI 1. Untuk melaksanakan tugasnya, konsultan perencanaan harus mencari sendiri informasi yang dibutuhkan selain dari informasi yang diberikan oleh Pejabat Pembuat Komitmen termasuk melalui Kerangka Acuan Kerja ini. 2. Konsultan Perencanaan harus memeriksa kebenaran informasi yang digunakan dalam pelaksanaan tugasnya, baik yang berasal dari Pejabat Pembuat Komitmen maupun yang dicari sendiri. Kesalahan Perencanaan / kelalaian pekerjaan sebagai akibat dari kesalahan informasi menjadi tanggung jawab sepenuhnya dari Konsultan Perencanaan. 3. Informasi perencanaan antara lain: a. Dokumen pelaksanaan yaitu : I. Rencana kerja dan syarat-syarat, II. Berita Acara Aanwijzing sampai dengan penunjukan Pemborong. III. Dokumen Kontrak Pelaksana / Pemborong. b. Network Planning dari pekerjaan yang dibuat oleh konsultan (setelah disetujui). c. Kerangka Acuan Kerja (KAK) perencanaan. d. Peraturan-peraturan, standar dan pedoman yang berlaku untuk pekerjaan perencanaan penyusunan Rencana Induk Pengembangan e-Government, termasuk petunjuk teknis perencanaan, dan lain-lain. e. Informasi lainnya. B. TENAGA Untuk melaksanakan tugasnya, konsultan perencanaan harus menyediakan tenaga ahli yang memenuhi kebutuhan proyek perencanaan, baik ditinjau dari lingkup (besar) proyek maupun tingkat kekompakan pekerjaan. Tenaga-tenaga ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan perencanaan ini minimal terdiri dari : (kualifikasi masing-masing tenaga ahli disesuaikan berdasarkan kebutuhan / kompeksitas proyek). Posisi Tenaga Ahli - System Analis - Ahli System Informasi - Ahli Database - Ahli Jaringan - Ahli Perangkat Lunak - Ahli Statistik Tenaga Pendukung (jika ada) - Dokumentator - Sekretaris
Kualifikasi 7 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 2 tahun 2 tahun
Jumlah (Org/Bulan)
IX.
PROGRAM KERJA A. Sebelum melaksanaan tugasnya, konsultan perencanaan harus segera menyusun: 1. Rencana kerja, termasuk jadwal kegiatan secara detail 2. Alokasi tenaga ahli yang lengkap (disiplin dan jumlahnya) 3. Tenaga-tenaga yang diusulkan oleh konsultan perencanaan harus mendapatkan persetujuan dari Pejabat Pembuat Komitmen. 4. Konsep penanganan pekerjaan perencanaan proyek. B. Program kerja secara keseluruhan harus mendapatkan persetujuan dari Pejabat Pembuat Komitmen setelah sebelumnya dipresentasikan oleh konsultan perencanaan dan mendapatkan pendapat teknis dari Pengelola Teknis Proyek.
X.
PENUTUP A. Setelah Kerangka Acuan Kerja ini diterima, konsultan hendaknya memeriksa semua bahan masukan yang diterima dan mencari bahan masukan lain yang dibutuhkan. B. Berdasarkan bahan-bahan tersebut, maka selanjutnya konsultan agar segera menyusun program kerja untuk dibahas dengan Pejabat Pembuat Komitmen.
Dibuat di : Marabahan Tanggal : April 2011 Disetujui Oleh Pengguna anggaran
Dibuat Oleh Ketua Panitia
………………………………… NIP. ……………………………
…………………………… NIP. ………………………
