Kerangka Acuan Kegiatan Profesionalisasi Pengadaan Mentor ULP untuk Manajemen Sumber Daya Manusia Pengantar Amerika Serikat yang bertindak melalui Millennium Challenge Corporation
("MCC")
("Pemerintah")
dan
telah
Pemerintah
menandatangani
Republik
Indonesia
Compact
senilai
US$600.000.000,- yaitu bantuan Millennium Challenge Account untuk membantu memfasilitasi pengurangan kemiskinan melalui pertumbuhan
ekonomi
di
Indonesia
melalui
tiga
proyek:
Kemakmuran Hijau; Kesehatan dan Gizi Berbasis Masyarakat untuk
Mencegah
Pemerintah Challenge
Anak
Indonesia, Account
Pendek, yang
Indonesia
dan
Modernisasi
bertindak
melalui
("MCA-Indonesia")
Pengadaan. Millennium bermaksud
untuk menggunakan sebagian dari dana MCC untuk pembayaran yang memenuhi syarat sesuai kontrak yang menjadi tujuan dikeluarkannya Persyaratan Kualifikasi. Setiap pembayaran yang dilakukan menurut kontrak yang diusulkan, dalam segala hal, harus sesuai dengan syarat dan kondisi dari Kontrak dan
dokumen
terkait,
termasuk pembatasan
penggunaan
dan
distribusi dana MCC. Tidak ada pihak lain selain Pemerintah dan MCA-Indonesia yang akan memperoleh hak dari Kontrak atau berhak mengklaim hasil dana MCC.
1
Tujuan
Proyek
Modernisasi
Pengadaan
adalah
untuk
meningkatkan efisiensi dan penghematan pengadaan barang dan jasa,
di
kebutuhan sesuai
sisi
lain
menjamin
masyarakat,
yang
dan
direncanakan.
kualitasnya
menyediakan Melalui
dalam
memenuhi
pelayanan
penghematan
publik
ini
akan
diperoleh penyediaan barang dan jasa yang lebih banyak dan berkualitas sehingga berdampak positif terhadap pertumbuhan ekonomi. Selanjutnya, mendukung Perpres
Proyek
Modernisasi
pelaksanaan 54,
reformasi
Keputusan
Presiden
Pengadaan
akan
membantu
hukum
dan
kelembagaan
yang
baru
diundangkan
mengenai Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah di Indonesia. Peraturan yang
ini
permanen
mensyaratkan
bahwa
dan
dibentuk
mandiri
Unit
Layanan Pengadaan
oleh
pemerintah,
di
tingkat Pemerintah Pusat dan Daerah. Sementara lebih dari 100
ULP
baru
telah
didirikan
di
Indonesia,
sebagai
tanggapan atas Perpres 54, namun masih perlu ditetapkan cara yang lebih jelas untuk membangun ULP di tingkat pusat dan daerah, yang menjelaskna batas-batas organisasi, serta menentukan peran dan tanggung jawab ULP dalam struktur unit pembiayaan. Langkah selanjutnya yang paling penting dalam agenda reformasi pengadaan untuk Indonesia adalah membangun pengelola
pengadaan
barang
dan
jasa
pemerintah
yang
professional, menciptakan peran dan struktur institusional
2
yang memberikan kewenangan yang cukup untuk melaksanakan praktik pengadaan yang baik, dan untuk menyediakan jalur karir untuk mendorong kepatuhan kearah praktik pengadaan terbaik. Untuk tujuan ini, Proyek Modernisasi Pengadaan yang didanai MCC
akan
dilaksanakan
oleh
Lembaga
Kebijakan
Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) melalui dua kegiatan utama: (1)
Mengembangkan
fungsi
pengadaan
dengan
meningkatkan
kapasitas dan profesionalisasi fungsi pengadaan ("Kegiatan Profesionalisasi Pengadaan") dan (2) Mendukung pengembangan kebijakan dan prosedur pengadaan untuk Kerjasama Pemerintah Swasta ("KPS") dan pengadaan yang berkelanjutan baik secara sosial
maupun
lingkungan
("Kegiatan
Kebijakan
dan
Prosedur"). Kegiatan Profesionalisasi Pengadaan meliputi sub-kegiatan yaitu
meningkatkan
Profesionalisasi
ULP.
Struktur Hal
ini
Kelembagaan
akan
dilakukan
dan
dalam
dua
tahap. Tahap pertama, pada tahun pertama hingga ketiga dari periode Compact, akan mendukung hingga tiga puluh (30) ULP (“ULP
Pecontohan")
kapasitas
yang
pendampingan
yang
menyeluruh
(mentoring)
akan melalui
menerima
pengembangan
pelatihan
organisasi
dan
formal
teknis,
dan
serta
sistem informasi manajemen pengadaan yang otomatis ("Tahap Satu").
Tahap
kedua
yang
berlangsung
selama
sisa
waktu 3
periode Compact, yaitu akan meningkatkan skala dari Tahap Satu dan penyesuaian desain, jika perlu, untuk mencapai hasil terbaik bagi Proyek ini ("Tahap Dua"). Sebagai bagian dari sub-aktivitas (i) Struktur Kelembagaan dan Profesionalisasi ULP, LKPP akan memberikan pendampingan organisasi upayanya
untuk
untuk
tiap-tiap
(1)
30
menetapkan
ULP
ULP
Percontohan
permanen
dan
dalam mandiri
sesuai dengan ketentuan pemerintah pusat dan daerah, (2) memprofesionalkan
jalur
karir
dan
struktur
Sumber
Daya
Manusia (SDM) bagi pengelola pengadaan, (3) membangun dan memelihara
program
advokasi
hukum
yang
memadai
untuk
melindungi pegawai dan proses pengadaan, (4) mengembangkan dan
menyampaikan
program
penjangkauan
dan
pembelajaran
kepada masyarakat tentang proses pengadaan dan manfaat dari kegiatan reformasi pengadaan,(5)memberikan bantuan teknis tambahan yang diperlukan di tempat kerja. Dalam Persyaratan Kualifikasi ini, MCA-Indonesia (MCA-I) mencari
konsultan
senior
untuk
membantu
MCA-I
dalam
memberikan mentoring SDM untuk masing-masing Pilot ULP. Lingkup Kerja Ruang lingkup layanan Konsultan akan mencakup, namun tidak terbatas pada, pengembangan posisi yang jelas bagi para profesional pengadaan di setiap ULP Percontohan, termasuk 4
pengembangan penilaian yang menyeluruh, strategi, rencana tindakan, dan materi-materi pendukung yang diperlukan untuk setiap
organisasi
permanen
bagi
para
untuk
menetapkan
profesional
jabatan
pengadaan
di
fungsional setiap
ULP
Percontohan. Tugas Tugas Konsultan harus melingkupi tugas-tugas berikut: Langkah 1.
Materi
Reviu
Jabatan
Fungsional
Pengelola
Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah 1. Mereviu
materi
Proyek
Modernisasi
Pengadaan
dan
mendapatkan pengarahan dari MCA-I dan LKPP tentang peraturan dan bahan pelaksanaan jabatan fungsional terkait
pengadaan
barang
dan
jasa
Pemerintah
di
Indonesia. Langkah 2.
Penilaian Diagnostik dan Analisis Struktur Saat Ini
1. Melakukan penilaian SDM secara menyeluruh status saat ini mengenai pembentukan jabatan fungsional pengadaan di setiap ULP Percontohan yang meliputi: •
Melakukan inventarisasi semua posisi yang saat ini sedang ditetapkan atau dipertimbangkan bagi 5
profesional
pengadaan
permanen
di
setiap
ULP
termasuk jenis posisi, klasifikasi jenis posisi, tanggung
jawab,
kualifikasi,
dan
jalur
pengembangan karir yang ditetapkan untuk setiap posisi. •
Mengidentifikasi direncanakan
atau
mekanisme
administratif
digunakan
untuk
yang
menetapkan
posisi pengadaan yang permanen, dan mengevaluasi kesesuaiannya dengan undang-undang dan peraturan tenaga
kerja
berlaku
di
pemerintah
pusat
dan
daerah, serta mengidentifikasi potensi masalah/ risiko yang terkait dengan struktur yang ada. • Mereviu
dan
menilai
sistem
evaluasi
dan
kompensasi kinerja individu yang diusulkan untuk setiap posisi, dengan penekanan khusus pada ULP Percontohan
di
pemerintah
penyelarasannya dengan dengan
tujuan
pengadaan
Menilai
jalur
dan
sistem kinerja individu
organisasi
praktik
daerah,
yang
terhadap efektif
pengembangan
karir
pelaksanaan
dan
efisien.
untuk
setiap
posisi. Langkah 3.
Mengembangkan
Strategi
dan
Rencana
Tindakan
untuk Posisi Profesi yang Permanen 6
2. Mengembangkan rencana strategis untuk setiap ULP Percontohan Daerah/
dan
Kementerian/
Institusi
Percontohan
Lainnya
untuk
Lembaga/ (K/L/D/I)
membangun
posisi
Pemerintah dari
ULP
pengadaan
profesional yang permanen (klasifikasi, kategori, kualifikasi,
dan
jalur
pengembangan
karir),
termasuk rekomendasi untuk desain evaluasi kinerja dan sistem alokasi kinerja yang selaras dengan dan mendukung tujuan organisasi untuk pencapaian hasil praktik pengadaan yang efektif dan efisien. • Rencana
strategis
harus
dikembangkan
dengan
mempertimbangkan kebutuhan khusus dari masingmasing ULP, dan mendefinisikan semua kegiatan, kebijakan, dan sumber daya yang diperlukan untuk setiap K/L/D/I ULP Percontohan dalam membangun posisi pengadaan profesional yang permanen. 3. Memastikan
bahwa
pemangku
kepentingan
di
setiap
K/L/D/I ULP Percontohan memahami kesimpulan dari penilaian
SDM
yang
menyeluruh
terhadap
ULP
Percontohan
dan
dan
kebutuhan
K/L/D/I
ULP
Percontohan untuk mengambil tindakan tambahan untuk memprofesionalkan posisi pengadaan.
7
4. Mengidentifikasi permasalahan-permasalahan SDM dan tindakan
korektif
terkait
dengan
pelaksanaan
rancangan peraturan jabatan fungsional bagi para profesional dengan
pengadaan,
serta
profesionalisasi
penyelarasannya
pengadaan
di
ULP
independen. Langkah 4.Melakukan Pendampingan (Mentoring) 5. Memberikan dukungan pendampingan dan materinya di lokasi
untuk
Percontohan untuk
membantu mengambil
kemajuan
pengadaan
di
pengembangan
ke
masing-masing tindakan
arah
yang
K/L/D/I
diperlukan
profesionalisasi
ULP,
termasuk
kebijakan
yang
ULP
posisi
bantuan
dalam
diperlukan
untuk
mengatasi masalah hukum, peraturan, atau masalah kesesuaiannya dengan sistem SDM. 6. Memulai dan mengatur pertemuan dan lokakarya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan pengembangan organisasi yang berkaitan dengan pembentukan posisi pengadaan profesional. Langkah 5. Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) dan Koordinasi Pengetahuan
8
7. Mengembangkan prosedur dan pedoman standar terkait penetapan
jabatan
fungsional
permanen
sesuai
ketentuan bagi para profesional pengadaan sesuai dengan lingkup kerja hukum dan peraturan pusat dan daerah,
termasuk
kinerja
yang
mekanisme sejalan
evaluasi
dengan
dan
dan
alokasi
mendukung
pelaksanaan pengadaan yang efektif dan efisien, dan sesuai
dengan
kebutuhan
ULP
di
setiap
tingkatan
pemerintahan (K/L/D/I). 8. Memastikan program pendampingan meliputi manajemen pengetahuan
dan
pertukaran
informasi
yang
berkelanjutan. 9. Menjamin
terpeliharanya
dokumenn
proyek
secara
terorganisir. 10. Memastikan koordinasi dengan LKPP pada pelaksanaan Proyek Modernisasi Pengadaan. 11. Tugas-tugas lain dapat diberikan terkait dengan ruang lingkup tugas ini. Hasil Konsultan akan memberikan hasil hal-hal berikut:
9
A. Rencana Mobilisasi dan Metodologi untuk Penilaian, meliputi: 1. Rencana
mobilisasi
untuk
Kunjungan
Penilaian
(termasuk rencana kerja dengan kunjungan lokasi yang
diusulkan
Penilaian
dan
jadwal
Menyeluruh,
untuk
Strategi
menyelesaikan
Peningkatan,
dan
Mentoring) 2. Metodologi untuk Penilaian yang mencakup instrumen survei B. Laporan perkembangan bulanan yaitu: a) menyampaikan kondisi terkini pelaksanaan Penilaian Menyeluruh di ULP
Percontohan,
termasuk
Laporan
Penilaian
yang
sudah selesai, b) menyampaikan pemutakhiran kegiatan yang
termasuk
Peningkatan
dalam Strategi
mengidentifikasi
dan
Strategi yang
Peningkatan, sudah
memberikan
seperti
selesai;
tanggapan
c)
terhadap
permasalahan-permasalahan yang perlu dipertimbangkan atau
ditangani,
permasalahan
dan
d)
rekomendasi
meningkatkan
untuk
mengatasi
pelaksanaan
kegiatan
sumber daya manusia kelembagaan. Laporan yang
Penilaian
Menyeluruh
Sumber dan
Daya
Strategi
Manusia
Kelembagaan
Peningkatan
untuk
10
setidaknya
sepuluh
(10)
ULP
Percontohan
yang
meliputi:
A.
Laporan Penilaian SDM secara Menyeluruh: Melakukan terhadap
penilaian status
SDM
secara
pembentukan
menyeluruh
posisi
pengadaan
profesional saat ini di setiap ULP Percontohan meliputi: •
Melakukan saat
inventarisasi
ini
semua
sedang
posisi
yang
didirikan
atau
dipertimbangkan untuk profesional pengadaan permanen
di
setiap
ULP
termasuk
jenis
posisi, klasifikasi jenis posisi, tanggung jawab, kualifikasi, dan jalur pengembangan karir saat ini yang ditetapkan untuk setiap posisi. •
Mengidentifikasi yang
direncanakan
menetapkan
posisi
mekanisme atau
administratif
digunakan
pengadaan
untuk
permanen,
dan
mengevaluasi kesesuaiannya terhadap undangundang dan peraturan tenaga kerja di pusat dan
daerah,
dan
mengidentifikasi
potensi 11
masalah/risiko yang terkait dengan struktur yang ada. •
Meninjau
dan
menilai
evaluasi
dan
sistem
kompensasi kinerja individu yang diusulkan untuk setiap posisi, dengan penekanan khusus pada
ULP
Percontohan
daerah,
dan
penyelarasan sistem kinerja individu dengan tujuan organisasi terhadap praktik pengadaan yang
efektif
dan
efisien.
Menilai
jalur
pengembangan karir untuk setiap posisi. B.
Strategi Peningkatan: •
Mengembangkan rencana strategis untuk setiap ULP
Percontohan
pengadaan
membangun
profesional
(klasifikasi, jalur
untuk
kategori,
pengembangan
rekomendasi
untuk
dan
alokasi
sistem
yang
posisi permanen
kualifikasi, karir),
desain
termasuk
evaluasi
kinerja
dan
yang
kinerja selaras
dengan dan mendukung tujuan organisasi untuk pencapaian hasil pengadaan yang efektif dan efisien. -
Rencana
strategis
harus
dikembangkan
dengan mempertimbangkan kebutuhan khusus 12
dari
masing-masing
mendefinisikan kebijakan,
ULP,
semua
dan
dan
kegiatan,
sumber
daya
yang
diperlukan untuk masing-masing institusi untuk
menetapkan
posisi
pengadaan
permanen profesional. •
Memastikan bahwa para pemangku kepentingan di setiap K/L/D/I ULP Percontohan memahami kesimpulan manusia
dari
penilaian
kelembagaan
yang
sumber
daya
menyeluruh
dan
kebutuhan lembaga untuk mengambil tindakan yang
diperlukan
untuk
memprofesionalkan
posisi pengadaan. •
Mengidentifikasi
permasalahan-
permasalahan SDM dan tindakan korektif yang terkait
dengan
peraturan
jabatan
pelaksanaan fungsional
rancangan bagi
para
profesional pengadaan, serta penyelarasannya dengan
profesionalisasi
pengadaan
di
ULP
yang mandir. C.
Buku
Pedoman
institusi
dan
untuk
Prosedur
membangun
Standar
posisi
bagi
pengadaan
profesional permanen yang sesuai dengan sistem evaluasi
kinerja
yang
mendukung
tujuan 13
pengadaan organisasi yang efektif dan efisien, dan
jalur
karir,
yang
sesuai
dengan
ruang
lingkup hukum dan peraturan pusat dan daerah dan
sesuai
dengan
kebutuhan
akan
ULP
pada
setiap tingkat pemerintahan K/L/D/I. D.
Laporan Akhir: laporan ini akan mencakup: a) pengamatan akhir dan rekomendasi dari Konsultan yang menekankan setiap analisis tambahan yang mungkin
diperlukan
Kegiatan
untuk
Pengembangan
memastikan
kemajuan
Kelembagaan
secara
keseluruhan; Jadwal laporan adalah sebagai berikut: LAPORAN Rencana
PERKIRAAN TANGGAL
Mobilisasi
dan Tiga
puluh
hari
sejak
Metodologi untuk Penilaian, diberlakukannya kontrak Strategi Pengembangan, dan Pendampingan
(termasuk
Rencana Kerja) Laporan
bulanan
Laporan Menyeluruh
dengan Pada
tanggal
10
setiap
Penilaian bulannya dan
Strategi
Pengembangan (jika selesai) untuk
tiap-tiap
ULP
14
LAPORAN Percontohan,
PERKIRAAN TANGGAL
dan
terkini
kondisi
perkembangan
pengembangan Penilaian
Laporan dan
Pengembangan
Strategi
yang
sedang
dikembangkan Prosedur
Standar
penetapan
untuk Lima
bulan
setelah
jabatan penandatanganan kontrak
fungsional
pengadaan
permanen Laporan Akhir
Satu
bulan
dari
periode
sebelum
akhir
dasar
(base
period),
dan
tiap-tiap
periode
pilihan
(option
period) Semua
laporan
harus
dalam
bahasa
Inggris
dan
harus
disajikan rangkap tiga (3) dan satu (1) softcopy. Periode dan Tempat Kerja Kerja
diharapkan
menjadi
minimal
3
hari
dalam
seminggu
selama minimal enam bulan dengan opsi perpanjangan melalui masa
Kontrak
jabatan
lima
tahun
penuh
jika
diperlukan.
Kerja ini diperkirakan akan memerlukan banyak perjalanan ke 15
lokasi ULP Percontohan di seluruh Indonesia, dimulai dengan setidaknya
10
ULP
Percontohan.
Perjalanan
kembali
ke
Jakarta akan diperlukan secara berkala untuk berkoordinasi dengan LKPP dan memberikan pembaruan yang terkait dengan Kerangka Acuan.
Kualifikasi Konsultan harus memiliki kualifikasi wajib berikut ini: •
Meraih
gelar
dalam
proses
tingkat
Sarjana
penyelesaian)
(sudah
di
bidang
selesai
atau
Sumber
Daya
Manusia, Manajemen Personalia, Administrasi Publik, Administrasi Bisnis atau bidang yang relevan dengan tugas-tugas ini. •
Harus sistem
memiliki
minimal
Manajemen
5
tahun
Personalia
atau
pengalaman sistem
dengan
Manajemen
Sumber Daya Manusia di organisasi pemerintah pusat atau daerah di Indonesia. •
Harus
memiliki
pengalaman
kerja
profesional
dalam
tugas-tugas yang relevan dengan tugas ini dan yang menunjukkan bahwa konsultan memiliki pengetahuan dan keterampilan untuk melakukan tugas ini dengan sukses.
16
•
Harus telah menunjukkan kemampuan untuk melaksanakan analisis yang
sistem
SDM
atau
kompleks,
berinteraksi membantu
pegawai
termasuk
dengan
para
mengidentifikasi
untuk
organisasi
berkomunikasi pemangku
kebutuhan,
dan
kepentingan, dan
mencapai
hasil. •
Pengalaman
berkomunikasi
(lisan
dan
tertulis)
dan
berinteraksi secara efektif dengan berbagai pemangku kepentingan
untuk
mengidentifikasi
kebutuhan
dan
mencapai hasil yang diinginkan. •
Fasih dalam Bahasa Indonesia (berbicara, membaca dan menulis)
•
Memiliki kemampuan membaca dan menulis dalam bahasa Inggris.
Selain
kualifikasi
di
atas,
kualifikasi
berikut
ini
diutamakan: •
Pengalaman
mengembangkan
fungsional
dalam
atau
sistem
menganalisis
pemerintah
jabatan
di
Indonesia
struktur
pengadaan
diutamakan. •
Pengetahuan
tentang
sistem
dan
Indonesia diutamakan.
17
•
Kemampuan
untuk
berbahasa
Inggris
dengan
lancar
diutamakan. Koordinasi Proyek Direktur Proyek Modernisasi Pengadaan di MCA-I, atau yang ditugaskan
berfungsi
sebagai
Konsultan dan penyampaiannya
manajer
proyek.
Laporan
akan diserahkan ke bagian
yang telah ditunjuk dalam Millennium Challenge Account Indonesia (MCA-I). Layanan dan Fasilitas yang disediakan oleh MCA-Indonesia - Ruang
kantor
akan
disediakan
bagi
konsultan
jika
di
Indonesia. - Tiket
pesawat
untuk
perjalanan
domestik
di
Indonesia,
ketika perjalanan diperlukan oleh LKPP atau MCA-I. - Pajak airport yang terkait dengan perjalanan domestik - Biaya-biaya
Penginapan
di
luar
wilayah
Jakart,
ketika
perjalanan domestik diperlukan oleh LKPP atau MCA-I Fasilitas yang disediakan oleh Konsultan - Konsultan menyediakan semua peralatan dan biaya lainnya yang diperlukan untuk melaksakan pelayanan kecuali secara khusus
dinyatakan
akan
disediakan
oleh
MCA-I.
Ini 18
termasuk namun tidak terbatas pada: komputer, perjalanan ke
Indonesia,
penginapan
sementara
di
Jakarta,
transportasi lokal (kecuali biaya penerbangan domestik.
19
