Kennispaper Het Nieuwe Opdrachtgeven de bouwsteen voor toekomstbestendigheid

Kennispaper ‘Het Nieuwe Opdrachtgeven’ de bouwsteen voor toekomstbestendigheid

Inleiding

Voor corporaties, gemeenten, scholen, zorginstellingen en andere opdrachtgevers is het realiseren van de beste prijs-kwaliteitverhouding voor hun vastgoedopgaven steeds belangrijker. Daarbij dient meer en meer rekening gehouden te worden met de gebruikers, het milieu en de omgeving. De inrichting van het opdrachtgeverschap is hierbij een belangrijke factor. In deze kennispaper geven wij een aantal handvatten om vernieuwend opdrachtgeverschap in de praktijk te gaan brengen. Uiteindelijk hopen we te bereiken dat er een vernieuwing ontstaat binnen het opdrachtgeverschap, waarbij organisaties hoge ambities kunnen omzetten naar concrete (meetbare) resultaten. Nu en in de toekomst! Deze kennispaper bestaat uit: 1. Een uiteenzetting van de waarom-vraag m.b.t. het nieuwe opdrachtgeven. 2. Een checklist uitvragen waarin we antwoord geven op de ‘hoe’ vraag met praktische direct inzetbare handvatten. 3. Drie projectvoorbeelden.

Waarom ‘het nieuwe opdrachtgeven’? 1. Doelmatige inkoop / aanbesteden • Focus op de beste kwaliteit voor een juiste prijs. Het maximaliseren van resultaten binnen beperkte middelen vraagt om een nieuwe benadering qua inkoop-/aanbestedingsstrategie. Competitie op basis van kwaliteit geeft meetbare voordelen in exploitatiemodellen. 2. Dialoog voor effectiever samenwerken • Op basis van dialoog alle stakeholders ruimte geven voor ieders belangen. • Geen wij-zij attitude. • Faalkosten reductie en meer synergie door multidisciplinaire inbreng. Door het integraal benaderen van de opgave vanuit de opdrachtgever, de betrokken stakeholders en de opdrachtnemer, voorkomt men afstemmingsverliezen. Daarnaast ontstaat er een prettige samenwerking. 3. Beter risicomanagement • Ontwerp, uitvoering, (optioneel) onderhoud en exploitatie integraal gebundeld qua verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. De directe één op één contractrelatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer zorgt voor efficiënte communicatie. Het integraal benaderen van de verschillende fasen ontwerp, uitvoering en onderhoud, geheel onder verantwoording van de opdrachtnemer geeft een beter te managen en gunstigere risicoverdeling. Er is immers veel minder sprake van fragmentatie binnen de keten.

Kennispaper ‘Het Nieuwe Opdrachtgeven’

Marcel van Bodegraven - Stefan Katier - Sean Vos

1

4. Van prijsdenken naar kostensturen o.b.v. prestatie eisen • TCO en exploitatie geborgd in het proces. • Betere prestaties vastgoed. • Betere prestaties eigen organisatie door kostenbesparing uit algemene kosten + exploitatielasten. • Lagere kosten in planvormingskosten door vroegtijdig benutten marktexpertise.

Do’s and Don’ts

Aansturing op basis van de levenscyclus van de vastgoedportefeuille geeft meer grip op de kosten in de verschillende fasen van infinitief tot en met beheer. Het gunnen op basis van de laagste initiële investering brengt te veel financiële risico’s met zich mee. Daarnaast ontstaat er een spanningsveld op het vlak van de prestatie eisen. 5. Maximale toegevoegde waarde • Gebruik maken van innovaties uit de markt. • Nieuwe business modellen in verduurzaming en CO2 uitstoot beter te integreren, bijvoorbeeld met nul-op-de-meter (NOM). • Alleen partijen aan tafel die direct waarde toevoegen richting te behalen doelstellingen. • Opdrachtgevers hebben wat te kiezen uit de aangeboden oplossingen.

Do: Open en transparant proces • Fair play als basis voor competitie Do: Vraagspecificatie met compacte prestatie specificaties (PVE) • Specificeer alleen relevante zaken die ook meetbaar zijn en gemeten worden Do: Multidisciplinaire beoordeling • Neem stakeholders mee in de beoordeling Do: Geef prioriteit aan proportionaliteit • Zorg dat aanbiedingen / inschrijvingen lean tot stand kunnen komen of betaal naar rato van inspanning

Don’t: Maak geen wurgcontracten • Leg de risico’s bij de partij die ze het beste kan dragen

Met de huidige ontwikkelingen in de markt zoals o.a. industrialisatie, conceptontwikkeling, BIM, nul-op-de-meter (NOM) en consortiumvorming is het voor het opdrachtgeverschap essentieel om dit potentieel te benutten. Daarbij is een gezonde competitie op basis van toegevoegde waarde het middel om resultaten te behalen.

Don’t: Continu wisselende partijen • Elke keer opnieuw het wiel uitvinden maakt een leer- en ontwikkelingseffect onmogelijk

Don’t: Doe het de eerste keer niet zelf • Externe expertise inhuren beperkt risico’s en bevordert kennisoverdracht



2

Checklist uitvragen In 9 stappen effectief aan de slag De checklist op deze en de volgende pagina’s geeft in negen stappen houvast bij het opzetten van een uitvraagprocedure op basis van het nieuwe opdrachtgeven.

Stap 2: De opgave Doel: Binnen de vastgoedorganisatie nagaan wat de kaders voor de opgave zijn en deze eenduidig binnen de gehele organisatie vastleggen. Wat willen we bereiken?

Stap 1: De organisatie Doel: Zeker stellen dat de interne organisatie klaar is voor functioneel specificeren en de wijze van uitvragen. Is er draagvlak bij alle betrokkenen? Wie moeten er betrokken worden?

Stap 3: Vormgeven proces en inhoud Doel: Vaststellen welke doelen met de uitvraag en het functioneel specificeren bereikt dienen te worden en hoe het uitvraagproces wordt ingericht. Wat ga je vragen? Aan wie ga je dat vragen? En waarom? Hoe ga je de selectie van partijen vormgeven? In deze fase worden de belangrijkste voorbereidingen voor de uitvraag getroffen en wordt het te volgen proces vastgelegd. Het resultaat is een selectiedraaiboek voor de opdrachtgever waarin de kaders en het inkoopproces zijn vastgelegd. Het selectiedocument vormt de leidraad voor de uitvraagprocedure met de marktpartijen. Zie volgende pagina voor het bijbehorende stroomschema. Kennispaper ‘Het Nieuwe Opdrachtgeven’


3



4

Stap 4: Selectiefase Doel: Bepalen welke aanbieders geschikt zijn voor de opgave en tot de uitvraag worden toegelaten. Op basis van de in het selectiedocument aangegeven kaders worden er een aantal aanbieders uitgenodigd om in de selectie deel te nemen. Deze aanbieders ontvangen het selectiedocument en worden uitgenodigd om deel te nemen aan de uitvraag. Het verloop van deze fase is afhankelijk van de gekozen strategie: • •

De bedrijven die inschrijven worden bij geschiktheid direct toegelaten tot de uitvraag (wanneer het aantal benaderde partijen gering is) Bedrijven die inschrijven worden beoordeeld op hun geschiktheid waarbij een selectie van de inschrijvers wordt toegelaten tot de uitvraag (wanneer veel partijen benaderd zijn of wanneer de uitvraag openbaar wordt gepubliceerd). Selectie kan plaatsvinden door middel van interviews, pitches, schriftelijke inzending, o.i.d.

Stap 5: Gunningsleidraad en vraagspecificatie Doel: Het specificeren van de opgave, het gunningsproces en de wijze waarop de geselecteerde aanbieders hierin worden betrokken en worden beoordeeld.



5

Stap 6: Planvorming en calculatie Doel: Het verkrijgen van passende planvoorstellen/inschrijvingen van de geselecteerde aanbieders volgens de opgestelde vraagspecificatie.

Stap 7: Gunning Doel: het weloverwogen kiezen van het meest geschikte planvoorstel / inschrijvingen en de bijbehorende aanbieder.

Met behulp van de vraagspecificatie gaan de aanbieders / inschrijvers aan de slag met de planvorming. Gedurende deze fase is er regelmatig contact tussen de opdrachtgever en de aanbieders om te waarborgen dat de planvorming ook leidt tot haalbare antwoorden op het gevraagde. De vraagspecificatie is daarbij de te volgen leidraad.



6

Stap 8: Werkvoorbereiding en uitvoering Doel: behalen gevraagde prestaties en doelstellingen uitvraag door uitvoering overeenkomst.

Stap 9: Evaluatie Doel: nagaan of de gestelde doelen zijn bereikt en of het proces naar tevredenheid is verlopen.

De overeenkomst wordt uitgevoerd door de winnende aanbieder / inschrijver. Gedurende het uitvoeringsproces wordt kwaliteitscontrole gehouden op de wijze die is overeengekomen, op basis van een toetsingsen acceptatieplan.



7

Drie projectvoorbeelden 1. Herstructurering Energiesprong Montferland • Herstructureringsproject voor Woningstichting Bergh en gemeente Montferland; • Sloop woningen en nieuwbouw van 48 huur- en 13 koopwoningen met nieuwe openbare ruimte; • Prestatiegerichte uitvraag met design, build en maintain aan 3 consortia; • Bewoners en gemeente hadden invloed op de uitvraag, vraagspecificatie; • In uitvraag opgenomen minimale prestatie eisen en maximaal budget; • Dialoogronden tussen aanbieders en selectiecommissie en raadpleging bewoners en belanghebbende; • Gunningscriteria: beeldkwaliteit, functionaliteit, duurzaamheid, energie/onderhoud en proces; • Monitoringstraject van 3 jaar met bewoners en kennisdeling: www. energiesprongmontferland.nl

Klik op de QR-code voor meer projectinformatie.

Resultaten: • Integraal ontwerp met Woonkeur en openbare ruimte; • Zeer duurzaam: GPR 8,5, Breeam excellent, C2C producten en Greenlabel A buitenruimte; • Zeer energie zuinig: 60% tot 80% energiebesparing (EPC<0); • Lage onderhoudskosten < €500/jaar en binnen het budget gerealiseerd €130.000; • Enthousiasme bij het consortium, bewoners en subsidie toekenning Energiesprong en Provincie; • De opdrachtgever is mede door dit project door Platform31 uitgeroepen tot de meest vernieuwende opdrachtgever van 2013. Dit project is uitgevoerd door Aardvast.



8

2. Verduurzaming maatschappelijk vastgoed Publieke opdrachtgever, gemeente ‘s-Hertogenbosch; • Opgave maximaal verduurzamen van 5 panden uit de vastgoedportefeuille; • Stap in de ambitie 2050 klimaatneutraal; • Zeer uiteenlopende panden, monumentaal daklozen opvangcentrum, monumentaal theater, bedrijfsverzamelgebouw beschermd stadsgezicht, sociaal cultureel centrum en villa; • D&B opgave met geïntegreerd MJOB flexbudget; • Gunningscriterium 100% op kwaliteit; • Financieel gestuurd d.m.v. budget plafond; • In vraagspecificatie minimum eisen vastgesteld; • Meerdere dialoogronden met inschrijvers t.b.v. tender optimalisatie.


Resultaten • Inschrijvingen ruim boven minimum eisen en verwachtingen; • Diverse oplossingen om verduurzaming te realiseren; • Veel kennisoverdracht tijdens aanbestedingsfase; • Budgetzekerheid voor opdrachtverstrekking; • Indexsprongen van F naar A met minimale investeringen. Dit project is uitgevoerd door Kabu.



9

3. Nul-op-de-meterrenovatie portieketagewoningen De Bilt • Renovatie van twee complexen van corporatie SSW in De Bilt • Opgave: planvorming en uitvoering van een nul-op-de-meterrenovatie voor 28 portieketagewoningen en groot onderhoud voor 36 appartementen; • Selectie in verschillende ronden op basis van competenties en ontwerp; • Een interactieve dialoogsessie met 12 aanbieders over de opgave en aanpak; • Selectie van drie aanbieders voor ontwerpfase op basis van sollicitatiebrieven, een dialoogsessie en interviews; • Uitgebreide dialoog met drie aanbieders over vraagspecificatie, selectieleidraad en projectaanpak; • Bewoners zijn vanaf het begin van de opgave betrokken en verenigd in een klankbordgroep; • Onderhoud maakt onderdeel uit van de opgave, totale businesscase centraal gesteld; • Rekenvergoeding voor de twee aanbieders die in de laatste ronde zijn afgevallen.


Resultaten • Drie haalbare en complete renovatieplannen; • Ontwikkeling van waardevolle nul-op-de-meterkennis voor portieketagewoningen bij de aanbieders; • Goede samenwerking door dialoog met de aanbieders; • Businesscase haalbaar ondanks beperkte kennis over nul-op-de-meter voor portieketagewoningen in Nederland; • Bewoners door intensieve begeleiding betrokken en enthousiast voor de nul-op-de-meteraanpak. Dit project is uitgevoerd door SlimRenoveren.



10

Over de auteurs: Marcel van Bodegraven - Aardvast Aardvast is gespecialiseerd in het in opdracht ontwikkelen en renoveren van duurzame gebouwen, levert advies- en managementdiensten voor energieneutrale nieuwbouw, duurzame woningverbeteringen, verbouwingen en is erkend deskudige energielabels, zowel voor zakelijke klanten als voor consumenten. Tel: 06 53368787 [email protected] www.aardvast.nl Stefan Katier - Kabu BV Kabu BV is een adviesbureau gespecialiseerd in specificeren, aanbesteden en contracteren in de bouw. Wij werken voor zowel private als publieke opdrachtgevers door heel Nederland. Onze werken zijn zeer uiteenlopend en hebben betrekking op het spectrum van sloop tot en met restauratie. Wij acteren als verbindende schakel tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. In samenwerking gaan we voor het beste resultaat! Tel: 013 505 6033 [email protected] www.kabu.nl Sean Vos - SlimRenoveren SlimRenoveren is een advies- en productontwikkelingsbureau voor de bestaande woningvoorraad. Het bureau staat midden in de renovatiemarkt en werkt zowel voor woningcorporaties als voor aanbieders in de volkshuisvesting. Tel: 06 14521617 [email protected] www.slimrenoveren.nl



11

Kennispaper Het Nieuwe Opdrachtgeven de bouwsteen voor toekomstbestendigheid

Recommend Documents