ISBN 978-602-235-839-8
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia
9
786022
358398
351.077 Ind p Kementerian Kesehatan Republik Indonesia
Saluran Informasi Aspirasi & Pengaduan Kemenkes RI
1500567
Panduan Penggunaan Aplikasi SIAP di Lingkungan Kementerian Kesehatan RI
SUPERVISOR Kementerian Kesehatan RI Tahun 2015
Katalog Dalam Terbitan. Kementerian Kesehatan RI 351.077 Ind p
Indonesia. Kementerian Kesehatan RI. Sekretariat Jenderal Panduan Penggunaan Aplikasi SIAP di Lingkungan Kementerian Kesehatan RI : Supervisor. Jakarta : Kementerian Kesehatan RI. 2015 ISBN 978-602-235-839-8 1. Judul I. HEALTH SERVICES II. INFORMATION CENTERS
KATA PENGANTAR Tuntutan masyarakat terhadap kebutuhan informasi dan respon terhadap pengaduan yang mudah, cepat, murah, akurat, ramah dan nyaman semakin tinggi. Kementerian Kesehatan sebagai badan publik sangat berkeinginan memenuhi tuntutan masyarakat tersebut. Sehingga, setiap masyarakat dapat tersenyum puas setelah memperoleh layanan informasi maupun pengaduan dari Kementerian Kesehatan. Untuk mewujudkan tuntutan masyarakat tersebut, Kementerian Kesehatan telah membangun aplikasi Saluran Informasi, Aspirasi dan Pengaduan (SIAP) secara bertahap sejak tahun 2014. Aplikasi ini mampu mengintegrasikan layanan melalui Telpon, SMS, Email, Website PPID, Pojok Info, Facebook dan Twitter sekaligus dengan eskalasinya ( menidaklanjuti ke unit lain dalam satu sistem ). Guna memudahkan para petugas yang terdiri dari agen, admin dan administrator mengoperasikan SIAP telah tersusun panduan untuk agen kontak center SIAP, Admin Unit dan Administrator secara terpisah, sehingga dapat memudahkan dalam mempelajari sesuai kewenangan masing-masing. Akhirnya, kami berharap sebuah karya kecil yang konsisten dan berkelanjutan dapat menjadi titik awal terselenggaranya pelayanan publik Kementerian Kesehatan yang mudah, cepat, murah, akurat, ramah, nyaman dan menyenangkan bagi petugas maupun masyarakatnya. Jakarta, 07 Mei 2015 Kepala Pusat Komunikasi Publik
drg. Murti Utami, MPH NIP 196605081992032003
Daftar Isi 1500567
Admin Administration System Manage User Manage User - Add User Manage User - Reset Password Manage User Group Manage User Group - Add User Group Parameterized System Running Text - Add Running Text Running Text - Update Running Text Running Text - Delete Running Text System Parameters Email Template Report Ticket Report Ticket Report OLD Ticket Report Unit
3 4 4 6 6 7 8 8 8 9 9 9 10 11 11 12 12
2
Admin SIAP KEMKES Contact Center merupakan produk yang akan diaplikasikan dalam rangka kebutuhan KEMKES dalam pengembangan sistem Contact Center. Admin bertugas untuk memanage : 1. USER Admin bertugas untuk memantau semua User yang sudah terdaftar di aplikasi Contact Center SIAP KEMKES. Mempunyai fungsi menambah User Baru, merubah data User yang sudah ada, force logout dan mereset password. 2. USER GROUP Admin bertugas untuk memantau semua Group User yang sudah terdaftar di aplikasi Contact Center SIAP KEMKES. Mempunyai fungsi menambah User Group Baru, merubah data User Group yang sudah ada. 3. RUNNING TEXT Menu Running Text digunakan untuk merubah tampilan Running Text pada aplikasi Agent, Unit, dan Admin Contact Center SIAP KEMKES. Admin dapat melakukan penambahan, perubahan dan menghapus Running Text. 4. SYSTEM PARAMETER Menu Setting Email Parameter dan Respon Setting. System ini merupakan sub-set dari e-CentriX dan dikembangkan berdasarkan karakteristik untuk Administrator. Salah satu kelebihan sistem ini adalah terintegrasinya aplikasi Inbound, dengan CTI dan Reporting. Sehingga informasi dari sistem tersebut bisa diintegrasikan untuk kebutuhan pengambilan keputusan
3
System ini merupakan sub-set dari e-CentriX dan dikembangkan berdasarkan karakteristik untuk Administrator. Salah satu kelebihan sistem ini adalah terintegrasinya aplikasi Inbound, dengan CTI dan Reporting. Sehingga informasi dari sistem tersebut bisa diintegrasikan untuk kebutuhan pengambilan keputusan
Login sebagai user admin, misalnya isi User ID: admin, password: 1234. Maka akan muncul Halaman Utama dari aplikasi contact center Halo KEMKES
Administration System Seperti yang dijelaskan diatas bahwa admin bertugas untuk mengatur administrasi dari sistem aplikasi contact center Halo KEMKES yang dapat diakses di http://siap.kemkes.go.id/kemkes_new/, akan muncul form login sebagai berikut: Gambar 2.2 Main Home
MANAGE USER
Untuk pengaturan user/pengguna aplikasi contact center SIAP KEMKES Langkah – langkahnya sebagai berikut : 1. Klik menu Sysadmin kemudian pilih User, maka akan muncul form User seperti dibawah ini.
Gambar 2.1 Login
4
3. Klik Update untuk melakukan perubahan data user, maka form Detail User akan berubah menjadi form Edit User.
Gambar 2.3 User List
2. Klik/pilih salah satu user untuk melihat detilnya, user detail dapat dilihat pada form Detail User yang terletak dibagian sebelah kanan User List sesuai user yang dipilih pada daftar User List.
Gambar 2.5 Edit User
4. Ubah data user sesuai kebutuhan kemudian klik Save.
Gambar 2.4 Detail User
5
MANAGE USER – ADD USER
MANAGE USER – RESET PASSWORD
Untuk menambahkan user dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
Untuk mereset password user dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Klik menu Sysadmin pilih User, maka akan muncul form User 2. Klik button/tombol Add untuk melakukan penambahan data user, maka akan muncul form Add User
1) Klik menu Sysadmin pilih User, maka akan muncul form User.
Gambar 2.7 User List Gambar 2.6 Add User
3. Isi User Id dengan id login yang akan digunakan, Full name diisi dengan nama lengkap dari user yang akan menggunakan, password sebaiknya diisi dengan sandi standar yaitu 1234 karena user dapat merubah password setelah login pertama kali. Group dapat diisi sesuai kebutuhan Status dapat dipilih active dan nonactive. Setelah selesai klik save untuk menyimpan, maka data user akan tersimpan sesuai dengan isian pada form Add User.
2) Klik salah satu user untuk melihat detilnya, form detail user akan muncul sesuai user yang diklik/dipilih pada daftar User List.
Gambar 2.8 User Detail
6
2. Klik salah satu user group untuk melihat detilnya. User group detail akan muncul sesuai user yang di-klik di daftar User Group List.
Gambar2.9 Delete Konfirmasi
3) Klik button Reset Password untuk melakukan Reset Password, akan muncul Pop-up Konfirmasi Reset Password. 4) Klik OK, maka user akan kembali ke password standar, yaitu 1234
MANAGE USER GROUP
Gambar 2.11 User Group Detail
3. Klik Update untuk melakukan perubahan data user group. Akan muncul form Edit
Untuk pengaturan user group aplikasi contact center SIAP KEMKES Langkah – langkahnya sebagai berikut : 1. Klik menu Sysadmin kemudian pilih User Group, maka akan muncul form User Group seperti dibawah ini.
Gambar 2.12 Edit Group
4. Ubah data group sesuai kebutuhan kemudian klik save. Gambar 2.10 User Group List
7
MANAGE USER GROUP – ADD USER GROUP
Klik menu Sysadmin – User Group. Akan muncul form User Group
Parameterized System RUNNING TEXT – ADD RUNNING TEXT
1. Klik menu Sysadmin – Running Text. Akan muncul form Running Text.
Gambar 2.13 User Group List
Klik Add untuk melakukan penambahan data user group. Akan muncul form Add User
Gambar 3.1 Halaman Running Text
2. Pilih salah satu Running Text. Akan muncul Running Text Detail 3. Klik Button Add. Form Running Text Detail akan berubah menjadi Add Running Text 4. Isi Form Add Running Text 5. Klik Button Save 6. Data akan Tersimpan di Running Text List Gambar 2.14 Add User Group
Isi data user baru sesuai kebutuhan. Kemudian klik save untuk menyimpan.
8
SYSTEM PARAMETERS
1. Klik menu Sysadmin – System Paramater, akan muncul form System Parameter.
RUNNING TEXT – UPDATE RUNNING TEXT
1. Klik menu Sysadmin – Running Text. Akan muncul form Running Text. 2. Pilih salah satu Running Text. Akan muncul Running Text Detail 3. Klik Button Update. Form Running Text Detail akan berubah menjadi Add Running Text 4. Isi Form Update Running Text 5. Klik Button Save. Data akan Tersimpan di Running Text List
2. Klik menu Edit pada email setting atau Respon Setting, maka field akan berubah editable dan muncul button save dan cancel 3. Ubah data parameter sesuai kebutuhan dan klik save untuk menyimpan.
RUNNING TEXT – DELETE RUNNING TEXT
1. Klik menu Sysadmin – Running Text. Akan muncul form Running Text. 2. Pilih salah satu Running Text. Akan muncul Running Text Detail 3. Klik Button Delete. Akan Muncul Delete Konfirmasi Running Text 4. Klik Button OK 5. Data akan Terhapus dari Running Text List
9
Gambar 3.2 Halaman System Parameter
Email Template Email Template digunakan untuk mempermudah jawaban dari pertanyaan pertanyaan yang sering muncul melalui email, sebaiknya hanya dilakukan oleh seorang administrator yang telah ditentukan. Berikut adalah Halaman Email Template.
Gambar 4.1 Email Template
Isi Fields sesuai kebutuhan, Klik Save untuk menyimpan Email Template atau klik Cancel untuk membatalkan. Untuk merubah Email Template, klik Email Template yang akan diubah, maka akan tampil Form Detail Email Template kemudian Klik tombol Edit, sehingga tampak gambar berikut.
Gambar 4.3 Detail & Edit Running Text
Ubah data running text sesuai kebutuhan. Klik Save untuk mengupdate data atau klik Cancel untuk membatalkan.’
Klik tombol Add untuk menambah Email Template seperti gambar disamping ini
Gambar 4..2 Add Email Template
10
Report TICKET REPORT
Ticket Report berisi laporan Ticket untuk yang sudah dibuat oleh agent sebelumnya. 1. Klik menu Report. 2. Pilih Ticket Report.. Akan pop up tampilan Report Ticket. 3. Ticket report dapat di filter berdasarkan Inbound Source, Provinsi, Topic, Category, Sub Category, Sub-sub Category, Asal Instansi, Start Date, dan End Date. 4. Klik Search. Akan tampil Report berdasarkan filter yang dipilih. 5. Klik tombol Save to Excel. Report tersebut dapat diexport ke .xls (excel format)
Gambar 5.1 Ticket Report
11
TICKET REPORT OLD
Ticket Report berisi laporan Ticket untuk yang sudah dibuat oleh agent sebelum pengembangan aplikasi (7 Juli 2014). 1. Klik menu Report. 2. Pilih Ticket Report.. Akan pop up tampilan Report Ticket. 3. Ticket report dapat di filter berdasarkan Inbound Source, Provinsi, Topic, Category, Sub Category, Sub-sub Category, Asal Instansi, Start Date, dan End Date. 4. Klik Search. Akan tampil Report berdasarkan filter yang dipilih. 5. Klik tombol Save to Excel. Report tersebut dapat diexport ke .xls (excel format)
TICKET REPORT UNIT
Ticket Report berisi laporan Ticket untuk yang sudah dibuat oleh admin unit dan untuk unit itu sendiri. 1. Klik menu Report. 2. Pilih Ticket Report. Akan pop up tampilan Report Ticket. 3. Ticket report dapat di filter berdasarkan Inbound Source, Provinsi, Topic, Category, Sub Category, Sub-sub Category, Asal Instansi, Start Date, dan End Date. 4. Klik Search. Akan tampil Report berdasarkan filter yang dipilih. 5. Klik tombol Save to Excel.
Gambar 5.3 Ticket Report Unit
Gambar 5.2 Ticket Report Old
12
13
Saluran Informasi Aspirasi & Pengaduan Kemenkes RI Panduan Penggunaan Aplikasi SIAP di Lingkungan Kementerian Kesehatan RI
SUPERVISOR TIM PENYUSUN : Penanggung Jawab
drg. Murti Utami, MPH Kepala Pusat Komunikasi Publik
Wakil
drg. Rarit Gempari, MARS Kabid Pelayanan Informasi Publik
Sekretaris
Prawito, SKM, MM
Kasubbid Publikasi dan Layanan Informasi
Anggota
Sri Wahyuni, S.Sos, MM Reiza Muhammad Iqbal Teguh Martono, S.Sos Nusirwan, S.Sos Endang Retnowaty Eko Budiharjo Juni Widyastuti, SKM drg. Anitasari SM Hambali Dede Agus Kusnadi Nova Panala
Tim Kreatif
Khalil Gibran Astarengga
