Kemas Ulang Informasi (Information Repackaging) 1. PENDAHULUAN Informasi akan berguna bagi seseorang apabila memberi nilai pengetahuan baru bagi pemakainya. Dengan banyaknya informasi yang muncul di dunia ilmu, pengetahuan dan teknologi semakin sulit orang untuk memperoleh informasi yang tepat baginya bahkan yang dapat langsung dimanfaatkan. Dengan demikian hal yang sangat dibutuhkan dan yang paling penting dari suatu informasi adalah penyajian informasi menjadi suatu kemasan yang bermanfaat dan tepat bagi pemakai. Untuk itu menjadi tantangan bagi petugas informasi apalagi seorang pustakawan untuk menyediakannya. Keanekaragaman kreatifitas, inovasi serta kecepatan penyediaan informasi diperlukan bagi pusat dokumentasi, pusat informasi serta perpustakaan. Selain itu diperlukan Sumber Daya Manusia (SDM) yang professional dalam mengelola dan melayani masyarakat pemakai. SDM dituntut profesional, dalam hal ini adalah cepat tanggap terhadap perkembangan kebutuhan dengan menyajikan informasi yang dibutuhkan, mengikuti perkembangan sarana teknologi informasi dan telekomunikasi. Informasi dikemas ulang agar dapat secara langsung dimanfaatkan pemakai atau pengguna informasi tanpa harus mengumpulkan, memilih atau mengolah terlebih dahulu bagi pemakainya. Setelah informasi dikemas ulang, hal yang tidak kalah penting adalah penyebarannya atau diseminasi informasi. Tanpa diseminasi ataupun promosi informasi yang telah dikemas atau disajikan tidak akan sampai ke penggunanya. Untuk suatu produk hasil kemas ulang informasi yang ditujukan untuk pemakai tertentu, selain diseminasi perlu dilakukan pemasaran, sehingga untuk produk hasil kemas ulang informasi yang ditujukan untuk pemakai secara komersial dihitung biaya proses pengolahan, analisis sampai penyebaran dan promosinya. Pada makalah ini akan lebih banyak diuraikan kemas ulang informasi yang dilakukan oleh Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII) – Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI), Namun juga akan sedikit dipaparkan kemasan-kemasan lain yang dapat diupayakan untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Diharapkan dari uraian ini akan menambah wawasan petugas (calon) informasi dalam memberikan nilai tambah peran pustakwan atau petugas informasi serta memberikan solusi bagi orang dalam setiap melakukan kegiatan. 2. Diseminasi / Penyebaran Informasi Merupakan kegiatan mendayagunakan informasi yang telah “dikelola” sehingga berguna bagi pemakai 2.1. Misi dari Diseminasi Informasi antara lain: • Informasi sebagai alat untuk pengambilan keputusan • Informasi sebagai alat untuk menetapkan prioritas • Motivasi untuk kemampuan dan produktifitas kerja 2.2. Tipe diseminasi Informasi Pasif : Jasa pembaca, pemakaian pustaka , meja informasi Responsif: Sirkulasi/peminjaman, penggandaan pustaka, penelusuran Proaktif Jasa kesiagaan info, Penyebaran info terseleksi Mengemas produk sesuai kebutuhan pengguna dan laku jual 3. KEMAS ULANG INFORMASI 3.1. Batasan Kemas Ulang Informasi: Pengemasan informasi adalah salah satu kegiatan jasa informasi yang dimulai dari menyeleksi berbagai informasi dari sumber yang berbeda, mendata informasi yang relevan,
menganalisis, mensintesa, dan menyajikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemakai. Informasi yang dikemas kembali akan memberi kemudahan dalam penyebaran informasi dan temu kembali informasi. 3.2. Tujuan kemas ulang informasi 1. Menyajikan informasi ke dalam bentuk kemasan menjadi informasi yang lebih dapat diterima pemakainya dengan cara langsung dapat langsung memberi manfaat dan lebih mudah dimengerti isinya. 2. Menyediakan informasi dengan cara mensintesa data dan informasi yang tersedia 3. Menyediakan sarana dan penduannya 4. Meringkas dan mensintesa penelitian dan kajian atau evaluasi berbagai aspek 5. Mengumpulkan informasi mutakhir 6. Mereviw atau meninjau berbagai literatur dan dokumen 3.3. Faktor-faktor penting 1. Produk yang inovatif dan layak jual 2. Pemasaran 3. Administrasi dan pengiriman yang baik dan cepat 4. Kelancaran Ketersediaan sumber informasi dan sarana a. Sarana akses dalam dan luar negeri b. Komputer 5. Kerjasama dan koordinasi dengan unit terkait 3.4. Sarana dan Prasarana yang diperlukan untuk tahap kemas ulang Informasi adalah: 1. Sumberdaya manusia / personil 2. Perlengkapan 3. alat tulis dan Bahan kantor 4. Training/pelatihan bagi petugas pemula atau yang membantu 5. Kerjasama antar personil maupun unit terkait 3.5. Unit terkait yang terkait Untuk kegiatan diseminasi informasi memerlukan koordinasi dan kerjasama dengan unitunit lainnya yaitu: 1. Ketatausahaan (surat-menyurat, pengiriman) 2. Akuisisi dan manejemen koleksi 3. Pengolahan informasi 4. Pangkalan data 5. Mikrografi dan penjilidan 6. Jaringan Komputer 3.6. Tahap Pengemasan informasi 1. Mendaftar dan mengidentifikasi tujuan 2. Memeriksa atau mensurvei profil pemakai dan kebutuhan informasinya atau menganalisis kebutuhan informasi pemakai 3. Memilih sumber-sumber yang mengandung informasi berguna 4. Mengevaluasi validitas dan reliabilitas informasi 5. Mereview, menganalisis, mensintesa dan mengekstrak informasi kedalam bentuk informasi yang lebih efektif dan efisien bagi pemakai 6. Mengemas kembali informasi ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan pemakai 7. Menyebarkan informasi dengan cara promosi, pendidikan pemakai dan memasarkan informasi tersebut 8. Mengevaluasi timbal balik dari pemakai
2
3.7. Prosedur Sebelum membuat kemasan informasi, perlu diketahui langkah-langkah dalam proses pengemasan informasi, yaitu: 1. Menyeleksi dan menetapkan topik dari kemasan yang akan dibuat dan informasi yang akan dicakup. Menurut Kothler, untuk menentukan topik, perlu dikumpulkan berbagai masukan dan ide-ide yang biasanya berasal dari: konsumen/pemakai produk dan jasa (prosentasi paling banyak), ilmuwan, pesaing, karyawan, saluran pemasaran, manajemen puncak/pengambil kebijakan. 2. Menentukan strategi dalam mencari informasi Kegiatan meliputi: menentukan jenis informasi yang dibutuhkan, dan jenis sumber informasi yang dapat membantu menemukan informasi yang dibutuhkan 3. Menentukan lokasi informasi dan cara mengakses Kegiatan meliputi: menggunakan katalog perpustakaan, menggunakan indeks majalah, mencari informasi di internet, CD-ROM. 4. Menggunakan informasi dengan cara mengevaluasi dan mensitir informasi. 5. Mensintesa yaitu mengemas informasi. 6. Mengevaluasi produk yang dibuat, dan mengevaluasi proses pembuatannya. Untuk membuat suatu kemasan informasi yang baik, harus didukung oleh informasi penting yang cukup atau memadai. 3.8. Jenis-jenis Kemasan Informasi Kemasan informasi dibuat sesuai dengan kebutuhan informasi bagi pemakai. Berdasarkan jenisnya, kemasan informasi dibedakan menjadi: 1. Berbagai publikasi, seperti: Brosur, Newsletter, Majalah Kesiagaan Informasi, Majalah Abstrak dan Indeks, Bibliografi, Karangan Baru, Presentasi Lisan, disajikan dalam web, Tinjauan Perkembangan Baru, Tinjauan Literatur, Monografi, Prosiding Konferensi, Laporan Teknis, Laporan Bisnis atau Laporan Manajemen, Buku Panduan, Direktori, Katalog, Majalah Primer 2. Media dengar pandang. 3. Kemas ulang dalam bentuk Pangkalan data bibliografi, atau lainnya dalam media CDROM, WEBSITE 4. Jasa Kemasan Informasi di PDII 1. Merupakan jenis jasa informasi yang sifatnya proaktif. Sehingga perlu dilakukan survei produk apa yang diinginkan pasar 2. Penyajian informasi dalam bentuk tercetak maupun elektronik (Web, CD-ROM) 3. Dalam proses pengolahan sampai pada penyajian informasi diperlukan koordinasi dengan unit-unit lain yaitu pangkalan data, jaringan komputer dan percetakan. 4. Diperlukan pemasaran untuk produk yang dihasilkan 5. Diperlukan evaluasi terhadap produk yang dihasilkan 4.1 Pemakai Jasa Kemasan PDII: 1. Civitas PDII untuk mengikuti perkembangan bidang dokinfo dan menekuni kompetensi inti karyawan) 2. Civitas LIPI karyawan peneliti dan non peneliti) 3. Peneliti
3
lembaga litbang negeri maupun swasta 4. Mahasiswa dalam rangka penelitian untuk skripsi, tesis dan disertasi 5. Pengambil kebijakan Untuk pengambilan keputusan dan kebijakan 6. Karyawan dan Dosen Untuk mendukung kegiatan termasuk mengajar, membuata karya ilmiah dll 7. Pengusaha (kecil dan menengah) Skala rumah tangga sampai pabrik Tabel 1. Jenis Kemasan berdasarkan Status Pemakai Status Pemakai
Jenis kemasan
Jasa Kemasan PDII Fokus Informasi Indonesia sesuai bidang • Info Ristek • Info HaKI • Tinjauan literatur
• Penyebaran Informasi Terseleksi Peneliti Dosen Kesiagaan Informasi (Current Awarnness Services) Pengambil Kebijakan
Ringkasan Eksekutif
Industri kecil - Menengah
Brosur Pamflet
Industri besar
Proposal pabrik
• Informasi Kilat • Buletin Info Kilat • Kumpulan Abstrak • Database suatu bidang • Info Ristek • Ringkasan Eksekutif • Pohon Industri • Panduan Usaha • Info TTG • Kliping Studi kelayakan pabrik
4.2. Penjelasan Jasa Kemasan di PDII 1. Fokus Informasi Indonesia sesuai bidang Disajikan bagi para ilmuwan, baik peneliti, dosen maupun masyarakat yang ingin mengikuti perkembangan informasi iptek Indonesia secara berkesinambungan. Publikasi ini dalam bentuk kumpulan abstrak dari majalah ilmiah indonesia yang diterbitkan setiap 2 bulan, terdiri dari bidang farmasi, biologi, kesehatan, kimia, komputer, lingkungan hidup, politik, ekonomi, pendidikan, hukum, manajemen, perpustakaan, teknologi pangan dan rekayasa. 2. Info Ristek Memuat informasi mengenai topik/permaalahan yang perlu mendapat perhatian untuk membantu penentu kebijakan mencari solusinya. 3. Info HaKI Informasi ini dimaksudkan untuk mensosialisasikan masalah HaKI di kalangan para peneliti, industriawan dan praktisi hukum agar dapat mengikuti dan mengetahui hal yang berkaitan dengan Hak atas Kekayaan Intelektual, seperti : hak paten, hak cipta dan merk. Info HaKI disajikan dalam bentuk artikel yang diterbitkan setiap 3 bulan. 4. Paket Informasi Teknologi Merupakan kumpulan informasi ilmiah mengenai tinjauan perkembangan teknologi suatu bidang tertentu. Memuat informasi terseleksi mengenai ide-ide baru untuk dikembangkan, yang bersumber dari buku, laporan penelitian, majalah, paten, hasil seminar, standar, dll. PDII – LIPI telah berhasil memenuhi pesanan PITI dari berbagai
4
kalangan industri dan peneliti sejak tahun 1987. Dengan memesan paket ini, Anda tidak perlu membuang waktu untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. 5. Informasi Kilat Pelanggan informasi kilat akan memperoleh fotokopi daftar isi majalah ilmiah luar negeri, baik yang dilanggan PDII maupun yang ada di luar negeri sesuai dengan frekuensi terbit dari majalah yang dipilih. 6. Buletin Abstrak Pelanggan buletin abstrak akan memperoleh abstrak artikel dari majalah ilmiah luar negeri yang dipilih sesuai dengan frekuensi terbit majalah yang dipilih 7. Kumpulan Abstrak Setiap bulan pelanggan akan memperoleh informasi terbaru berupa abstrak dari berbagai majalah ilmiah luar negeri sesuai topik yang diminati. 8. Database suatu bidang Memuat kumpulan bibliografi dan abstrak hasil penulusuran literatur dari beberapa topik dalam satu bidang. Sumber informasi yang digunakan antara lain : Koleksi perpustakaan PDII- LIPI, CD-ROM, Internet, Chemical Abstrack, dan informasi lainnya. Karena dalam bentuk database sehingga dapat ditelusur dengan menggunakan indeks pengarang, kata kunci dll 9. Pohon Industri Disusun dengan tujuan memberikan gambaran jenis-jenis produk yang dapat dibuat dari suatu komoditas. Diharapkan dari informasi yang dibuat dapat merangsang pengusaha untuk melakukan dan mengembangkan diversifikasi produk yang bernilai ekonomi. Contoh : Kelapa, Kelapa Sawit, Pisang, Kedele, Saga, Singkong, Jambu Mete, Sapi, Ikan dll 10. Panduan Usaha Merupakan petunjuk praktis untuk mengembangkan atau mendirikan suatu usaha dalam skala rumah tangga, Industri kecil dan menengah. Melalui informasi ini diharapkan masyarakat dapat mencoba melakukannya sendiri. Informasi yang dicakup meliputi bahan baku, peralatan, biaya, dan informasi lain yang terkait Contoh : Papain, Bubuk Cabe, Tepung Ikan, Nata de Coco, Kecap Air Kelapa, Tepung Tempe, dll 11. Paket Penawaran teknologi Untuk memberikan wawasan bagi usaha kecil maupun menengah dan Pem-Kab dan Pem-Kot dalam mengembangkan produk melalui teknologi yang telah dikembangkan oleh Lembaga Penelitian Indonesia. Disajikan dalam bentuk informasi yang mencakup tingkat pengembangan produk, uraian singkat, keuntungan ekonomis dan teknologi. 12. Seri Info TTG Berisi daftar tulisan mengenai teknologi sederhana dalam berbagai bidang usaha yang dikumpulkan dari majalah, buku, kliping korang, standar dan paten. 13. Pangkalan data Teknologi tepat guna Tersedia lebih dari 15.000 data kumpulan informasi teknologi sederhana dalam pangkalan data yang bisa diakses melalui jaringan internet. Info ini ditujukan untuk masyarakat yang ingin mengembangkan usaha dan diversifikasi produk, seperti panga
5
5. Penutup Kegiatan pengemasan informasi menghasilkan produk yang mengikuti perkembangan karena kemasan dibuat dengan sengaja untuk memenuhi kebutuhan pemakainya. Produk yang dihasilkan akan memberi dampak kepada pemakainya tergantung dari kreatifitas perencana, penyusun serta penyebaran/promosinya. Keuntungan yang diperoleh dengan produk yang dihasilkan adalah “trade mark” dari produsennya/penghasil kemasan serta manfaat bagi pemakainya. Apabila kedua hal tersebut berhasil maka akan berdampak pada permintaan-permintaa selanjutnya dan lain-lain. 6. Daftar Referensi 1. Djatin Jusni dan Sri Hartinah. Pengemasan Dan Pemasaran Informasi: Pengalaman PDII-LIPI. Disampaikan dalam rangka Seminar Ilmiah Ikatan Pustakawan Indonesia, Jakarta, 21 November 2001 2. Medical Research Council of South Africa, 2001 PO Box 19070, 7505 Tygerberg, South Africa http://www.mrc.co.za/services/information.htm 3. Repackaging the information. Module five: synthesis – discussion http://www.du.edu/~miclark/tutorial/mod5_1.htm 4. Valls, Jacques (Valls-1) Activities of specialized information centers: Repackaging information Dalam : Information Services for Developing Countries. Bangkok: Asian Institute of Technology, 1983. Hal. 35-65
6
