Když plán je jiný než skutečnost
27. 4. 2011 Ing. Milena Smržová vedoucí oddělení kontroly realizace
Obsah • • • • • •
Změny projektu Obecná pravidla hlášení změn Nepodstatné změny Podstatné změny menšího rozsahu Podstatné změny většího rozsahu Obecně nepřípustné změny Pronájem či převod majetku pořízeného z dotace Nejčastější chyby příjemců Nejčastější dotazy příjemců
www.rr-jihozapad.cz
Obvykle bohužel nejde vše dle plánu, jaký jsme si stanovili na začátku. Plán je nutné přizpůsobit realitě a v projektu nastávají
ZMĚNY
Změny, které nám ovlivňují projekt podstatným i nepodstatným způsobem. Cesta realizace projektu je o spolupráci mezi Vámi (příjemci) a námi OKČ + ÚRR.
www.rr-jihozapad.cz
Obecná pravidla hlášení změn Jakékoliv změny v projektu oproti původnímu plánu je příjemce povinen oznámit oddělení kontroly realizace. Způsob oznámení: Na formuláři Oznámení příjemce o změně projektu (popis změny, zdůvodnění, dopad na projekt, veškeré přílohy) Formulář doručí emailem, osobně popř. poštou Změnu oznámí neprodleně po té, co zjistil, že změna nastane – nejpozději však 15 pracovních dní před uskutečněním změny Změnu termínů ve Smlouvě o dotaci v čl. III Harmonogram projektu je nutné oznámit nejpozději 20 pracovních dní před uskutečněním změny
www.rr-jihozapad.cz
Obecná pravidla hlášení změn Hlavní finanční manažer změnu posoudí, zda se jedná o změnu nepodstatnou či podstatnou a informuje příjemce emailem. Změna nepodstatná je schvalována hlavním finančním manažerem a vedoucím oddělení kontroly. Proces schválení trvá cca 5 pracovních dní. Změna podstatná menšího rozsahu je schvalována vedoucím Odboru řízení programu. K této změně se vyjadřují i pracovníci dalších odborů. Proces schvalování je závislý na závažnosti změny... Změna podstatná většího rozsahu je schvalována Výborem regionální rady. Proces schvalování je závislý na závažnosti změny... O schválení či neschválení změny je příjemce informován emailem. www.rr-jihozapad.cz
Změna nepodstatná Nezapříčiní změnu výstupů projektu, jedná se o tyto změny: Změna obecných údajů o příjemci (statutární zástupce, kontaktní osoba, adresa pro doručování, sídlo příjemce) Změny smluv s partnery, které mají formální charakter (viz. bod 1), Změny v rozpočtu mezi existujícími položkami, a to do výše max. 15% objemu položky v rámci jedné kapitoly (žádná z položek se nesmí změnit o více než 15%), Změny mezi podpoložkami v rámci jedné položky rozpočtu, při kterých nedojde ke změně celkové výše položky, Změna termínů konání dílčích akcí v rámci etapy/projektu,
www.rr-jihozapad.cz
Změna nepodstatná Změna termínu zahájení fyzické realizace (nesmí dojít k překročení 6 měs. lhůty od podpisu Smlouvy), Změny v nezpůsobilých výdajích, Snížení celkových výdajů projektu (např. vysoutěžení nižší než plánované ceny), Změna počtu a termínů VŘ (bez ohrožení termínu ukončení fyzické realizace a ukončení projektu), Změna materiálu a technologie (bez vlivu na výstupy a rozpočet projektu), Drobné změny související se stavebními pracemi www.rr-jihozapad.cz
Změna nepodstatná Pokud je změna schválena, pak ji příjemce uvede v nejbližší monitorovací zprávě včetně odkazu na Oznámení změny, tj. datum Oznámení. Pokud příjemce změnu nenahlásí a tato skutečnost je zjištěna při administrativní kontrole monitorovací zprávy, bude dodatečně vyzván k nahlášení změny a doplnění do monitorovací zprávy. Závažnost nenahlášené změny bude posuzována finančním manažerem. V případě schválení změny není vytvářen Dodatek ke Smlouvě o dotaci. Pokud změna není schválena nemůže ji příjemce realizovat. Pokud ji realizuje, pak jsou výdaje s ní spojené nezpůsobilé. V individuálních případech může být řešeno jako nesrovnalost projektu. www.rr-jihozapad.cz
Změna podstatná menšího rozsahu •
Nezapříčiní změnu výstupů projektu, jedná se o tyto změny: Změna harmonogramu projektu (zahájení, ukončení fyzické realizace, ukončení projektu), Změna způsobilých výdajů projektu mezi jednotlivými položkami v rámci jedné kapitoly rozpočtu nad 15%, Změna čísla účtu příjemce, na který bude vyplacena dotace, Přesun způsobilých výdajů mezi etapami projektu, Změna v počtu etap projektu, Změna struktury financování projektu (změna režimu plátce/neplátce).
• •
Je schvalována vedoucím Odboru řízení programu. Po schválení je vyhotoven dodatek smlouvy. www.rr-jihozapad.cz
Změna podstatná menšího rozsahu Pokud je změna schválena, pak ji příjemce uvede v nejbližší monitorovací zprávě včetně odkazu na Oznámení změny, tj. datum Oznámení. V případě schválení změny je vytvářen Dodatek ke Smlouvě o dotaci. Pokud změna není schválena nemůže ji příjemce realizovat. Pokud ji realizuje, pak jsou výdaje s ní spojené nezpůsobilé. V individuálních případech může být řešeno jako nesrovnalost projektu.
www.rr-jihozapad.cz
Změna podstatná většího rozsahu Změna, která zapříčiní změnu indikátorů projektu Změna, která zapříčiní změnu výstupů projektu (tzn. základních aktivit a cílů projektu) Změna, která bude mít za následek pokles pod bodovou hranici, kterou měl poslední projekt s nárokem na dotaci při schválení ve Výboru regionální rady. Pokud je změna schválena, pak ji příjemce uvede v nejbližší monitorovací zprávě včetně odkazu na Oznámení změny, tj. datum Oznámení. V případě schválení změny je vytvářen Dodatek ke Smlouvě o dotaci. Pokud změna není schválena nemůže ji příjemce realizovat. Pokud ji realizuje, pak tato skutečnost může být řešena jako nesrovnalost projektu. www.rr-jihozapad.cz
Změna obecně nepřípustná Změny za všech okolností nepřípustné • Změna termínu zahájení fyzické realizace, která překročí 6 měsíců od podpisu Smlouvy o dotaci • Zvýšení absolutního objemu nebo procenta dotace Změny, u nichž je možné udělit výjimku (výjimečně v objektivně odůvodněných případech) • Přesuny způsobilých výdajů mezi kapitolami v rozpočtu projektu • Změna termínu ukončení fyzické realizace projektu za datum uvedený jako nejzazší ve Výzvě • Přesuny mezi investicemi a neinvesticemi v rozpočtu projektu • Změna, která má značný vliv na snížení indikátorů a výstupů projektu
www.rr-jihozapad.cz
Změna obecně nepřípustná • Zastavení majetku pořízeného, byť jen částečně, z dotace Příjemce je povinen podat písemnou žádost o umožnění zastavení majetku pořízeného z dotace. Nutno doložit, že zástavní právo bude zřízeno výlučně za účelem financování projektu, a že úvěr bude průběžně splácen. Zástavním právem může být zajištěn úvěr pouze do výše vlastního podílu příjemce na projektu (tj. např. 7,5%, 44%, 54%). Po schválení Výborem regionální rady je vytvořen Dodatek ke Smlouvě o dotaci. Majetek nesmí být zastaven před podpisem Dodatku ke Smlouvě. www.rr-jihozapad.cz
Ostatní změny vyplývající ze Smlouvy o dotaci • Souhlas poskytovatele dotace s převodem a pronájmem majetku pořízeného z dotace či se zřízením věcného břemene Příjemce je povinen podat písemnou žádost o umožnění převodu či pronájmu majetku pořízeného z dotace/zřízení věcného břemene. Součástí žádosti musí být návrh nájemní smlouvy či smlouvy o převodu majetku/zřízení věcného břemene. Majetek je možno pronajmout/zatížit věcným břemenem až po schválení žádosti Výborem regionální rady.
www.rr-jihozapad.cz
Ostatní změny vyplývající ze Smlouvy o dotaci • Souhlas poskytovatele dotace s převodem a pronájmem majetku pořízeného z dotace Výjimky: Souhlas poskytovatele dotace se nevyžaduje pokud je příjemcem územně samosprávný celek a majetek je převeden či pronajat právnické osobě zřízené tímto příjemcem podle zvláštního Zákona nebo právnické osobě stoprocentně vlastněné tímto příjemcem. Souhlas poskytovatele dotace se dále nevyžaduje, pokud příjemce majetek převede či pronajme územně samosprávnému celku, který je jeho zřizovatelem. Příjemce je povinen tuto skutečnost oznámit v monitorovací zprávě. www.rr-jihozapad.cz
Nejčastější chyby v projektech Přestože jsou pravidla dána (PPP, Závazné postupy, Metodika ke způsobilým výdajům, Metodická oznámení, atd.) chyby stále vznikají….. Zkusme se zamyslet proč… Nalézt jejich příčinu, abychom jim zamezili…
www.rr-jihozapad.cz
Pochybení při výběrových řízeních Po připravenosti projektu je kamenem úrazu výběrové řízení. Na VŘ vše stojí i padá. Správně vybraný dodavatel je 80% úspěch hladkého proplacení dotace. VŘ dle zákona 137/2006 Sb. v pozdějším znění/mimo režim zákona (dle PPP a Metodiky zadávání veřejných zakázek)
www.rr-jihozapad.cz
Konkrétní pochybení ve VŘ
• Diskriminace potenciálních uchazečů •
Nevhodně zvolená kvalifikační kritéria (požadovaný obrat x předpokládaná hodnota zakázky)
ÚOHS
45 000 000 Kč x 500 000 000 Kč
Namísto obratu požadujte počet obdobných zakázek! www.rr-jihozapad.cz
Konkrétní pochybení ve VŘ
Nedostatečně specifikovaná hodnotící kritéria (kvalita, design, technické provedení) Nesprávný popis hodnocení Nedodržení popisu hodnocení Hodnocení na základě kritérií, která jsou následně do SoD změněna (doba plnění) Rozpor návrh SoD x SoD Nedodržení lhůt (ZJPŘ – vyvěšení na úřední desce) Nedodržení SoD při realizaci projektu (částky, množství) Nové práce na libovůli zadavatele (nepřipravenost projektu) Vícepráce plynoucí z nepřipravenosti projektu (geologické průzkumy) Konkrétní značky v zadávací dokumentaci Dělení veřejných zakázek Vítěz zakázky člen realizačního týmu Podívat se do Nejčastější pochybení ve veřejných zakázkách www.rr-jihozapad.cz
Hlavní změny po novele Zákona 137/2006 Sb. (179/2010) Rámcové smlouvy, změna v postupech pro zadávání dílčích zakázek (princip „kaskády“) Zjednodušené podlimitní řízení a rozšíření možnosti využít jednací řízení navazující na předcházející zjednodušené podlimitní řízení Změny lhůt při poskytování ZD, dodatečných informací, zveřejňování výsledků v ISVZ US aj., Změny v průběhu soutěže o návrh, zavedení, užší soutěže, ve dvou kolech Předkládání kvalifikačních dokladů v prosté kopii s možností vyžádat si originál před podpisem smlouvy Povinnost zpracovat samostatný protokol o posouzení kvalifikace, včetně možností nahlížení Povinné čtení nabídkové ceny při otevírání obálek, včetně zapsání do protokolu
www.rr-jihozapad.cz
Cena již není povinnou součástí kritérií pro hodnocení ekonomické výhodnosti Automatické rozlišení nabídkových cen pro plátce DPH a pro neplátce DPH (cena bez DPH, resp. s DPH u neplátce) Podrobný popis hodnocení jednotlivých nabídek v rámci všech hodnotících kritérií Možnost zrušit zadávací řízení v případech, kdy zůstane k hodnocení jen jedna nabídka Snížení objemu opčního práva na 30% původní ceny veřejné zakázky Změna hodnocení ceny u uchazečů, kteří zaměstnávají více než 50% osob se zdravotním postižením.
www.rr-jihozapad.cz
Další informace Bezodkladně dle judikatury znamená do 5-ti dnů Odkaz na aktuální a funkční profil zadavatele Pokud je hodnotící komise určena i k otevírání obálek – musí být uvedeno na pověření Je nutné mít vyhotoven Seznam podaných nabídek (pořadí, časy) Je povinna evidence úkonů souvisejících s veřejnou zakázkou dle odst. 3 §148 ZVZ U nadlimitních veřejných zakázek je povinností vyhotovit písemnou zprávu zadavatele dle §85 ZVZ, která zůstává součástí výběrového řízení
www.rr-jihozapad.cz
Změny v projektech generující chyby Nenahlášené změny Nahlášené změny v rozpočtu v Závěrečné monitorovací zprávě, které odpovídají změnám podstatným menšího či většího rozsahu Nenahlášené stavební změny Stavební změny nenahlášené kompletně – příloha č. 8, 9 a 11 PPP + další relevantní dokumenty + info o tom, zda ze ZV či NZV a další) Nedostatečné slovní popsání stavebních změn a změn v rozpočtu Nenahlášené změny harmonogramu (předčasné ukončení projektu, prodloužení projektu) Nenahlášené změny indikátorů (nenaplnění indikátorů)
www.rr-jihozapad.cz
Změny v projektech generující chyby Uvádění několika typů změn do jednoho formuláře (podstatné, nepodstatné) Nepodepsané podstatné změny Neuvádění všech vzniklých změn do ZMZ Několikrát v průběhu realizace projektu/etapy nahlášena změna rozpočtu do 15% - změny je nutno sčítat a pokud je v součtu změna vyšší než 15% položky, pak je třeba vytvořit Dodatek ke smlouvě o dotaci, nutno rovněž kontrolovat procentní omezení některých položek
www.rr-jihozapad.cz
Nehospodárnost výdajů Výdaje za zpracování projektové dokumentace Výdaje spojené s řízením projektu Výdaje za odborné a znalecké posudky v rámci položky „Výdaje na zpracování projektové žádosti“ Výdaje za supervizi realizace projektu
MO č. 12
www.rr-jihozapad.cz
Omezení výdajů Výdaje za zpracování projektu max 5% CZV Výdaje spojené s řízením projektu max. 500 tis./50 tis za měsíc; BOZP,TDI, autorský dozor – 3% ze skutečně provedených stavebních prací Odborné a znalecké posudky v rámci položky „Výdaje na zpracování projektové dokumentace“ 1% z CZV max 300 000 Kč Supervize řízení projektu nezpůsobilý výdaj
www.rr-jihozapad.cz
Účetnictví projektu Samostatná účetní evidence pro projekt Nejsou doloženy dostatečné podklady k vedenému účetnictví v návaznosti na projekt – celkový obrat analytických účtů vážící se ke ZV a NZV se nerovná CV projektu Rozdělení na investice/neinvestice Souvisí s připraveností projektu
www.rr-jihozapad.cz
Výdaje projektu Potvrzení o úhradě výdajů projektu je doloženo prostřednictvím kopie z elektronicky zasílaných výpisů bez potvrzení bankou, že je shodné s originálem. Časová způsobilost výdajů u etapových projektů – DUZP i úhrada faktury musí být nejpozději v den ukončení etapy. Nerozepsání způsobilých a nezpůsobilých výdajů na faktuře v případě částečné způsobilosti faktury Neodečítání příjmů projektu od CZV v realizační fázi (např. příjem za prodej vykáceného dřeva, příjem za prodej orné půdy, příjem za prodej dlažebních kostek atd.) Chybné odečtení příjmů v realizační fázi projektu od vyčíslené dotace – příjmy je třeba odečítat od CZV Příjemce neuplatňuje odpočet DPH u majetku pořízeného z dotace, tj. DPH je způsobilým výdajem. V době udržitelnosti majetek pronajme plátci DPH, čímž si odpočet začne uplatňovat www.rr-jihozapad.cz
Další Nedostatečně popsáno naplňování horizontálních a environmentálních kritérií v monitorovací zprávě Nedokládání pojištění majetku Opomenutí zaslání pozvánky na jednání hodnotící komise 7 dní předem zástupcům ÚRR u zakázek s vyšší hodnotou dle Závazných postupů Do 1. MZ o udržitelnosti projektu nedoložení zaúčtování obdržené dotace, nedoložení převedení majetku do užívání – inventární karty, naplnění indikátoru pracovních míst (pracovní smlouvy, mzdové listy, pracovní výkazy), certifikace, naplnění publicity; pracovní místa a publicita ke každé MZ o udržitelnosti Chybné provedení pamětní desky v černobílém provedení – nutno dodržet Pravidla pro publicitu Nedodržení udržitelnosti projektu u projektů z oblasti 3.3 Opomíjení dokládání zapojení partnera do projektu www.rr-jihozapad.cz
Závěr Zkuste se na realizaci projektů dívat očima kontrolorů, kteří na základě Vašeho jednání rozhodují o výši proplacené dotace… Počínaje již samotnou žádostí o dotaci, přes výběrová řízení, realizaci výdajů projektu, po samotné zpracování monitorovacích zpráv…
www.rr-jihozapad.cz
Děkuji za pozornost
Ing. Milena Smržová vedoucí oddělení kontroly realizaci
Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Jeronýmova 1750/21 370 01 České Budějovice www.rr-jihozápad.cz
