KATA PENGANTAR. Tim Penyusun. User Guide Sistem Informasi Alumni 2 UPT Pusat Komputer

KATA PENGANTAR

Puji syukur atas perkenan dari Allah kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan kegiatan Penyusunan buku panduan Sistem Informasi Alumni. Pengembangan Sistem Informasi Alumni ini tidak hanya dilakukan semata – mata karena rencana kegiatan UPT Pusat Komputer Universitas Trunojoyo Madura, namun juga berdasarkan kebutuhan banyak pihak terkait media komunikasi dengan alumni. Memang tidak dipungkiri, alumni sebagai bagian yang tak terpisahkan dari suatu lembaga pendidikan. Walaupun sudah tidak mengikuti kegiatan belajar mengajar di Universitas Trunojoyo Madura, keberadaan Alumni dapat memberikan kontribusi kepada institusi. Melalui tracer study, masukan – masukan terkait proses perkuliahan dan sebagainya. Dengan adanya buku panduan sistem informasi alumni ini, diharapkan civitas dan masyarakat sebagai user dari sistem, dan juga untuk lebih mengimplementasikan sistem tersebut. Bagi para user kami sangat berharap feedback baik berupa saran dan kritikan terhadap pembuatan buku panduan ini, untuk pengembangan lebih lanjut yang lebih baik. Adapun buku panduan ini nantinya dapat di unduh langsung dari web Sistem Informasi Alumni.

Tim Penyusun

User Guide Sistem Informasi Alumni UPT Pusat Komputer

2

DAFTAR ISI

Cover Kata Pengantar..................................................................................................................

2

Daftar Isi ...........................................................................................................................

3

Daftar Gambar ..................................................................................................................

4

Profil Sistem Informasi Alumni .......................................................................................

5

Menu User Umum ............................................................................................................

6

Menu User Alumni .......................................................................................................... 10 Menu User Admin ............................................................................................................ 16


3

DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Halaman Depan Sistem Informasi Alumni ……………………………

6

Gambar 1.2 Halaman Profil SIM Alumni ………………………………………….

7

Gambar 1.3 Halaman Agenda SIM Alumni ………………………………………..

7

Gambar 1.4 Halaman Bursa Kerja ………………………………………………….

8

Gambar 1.5 Halaman Data Alumni ………………………………………………...

8

Gambar 1.6 Halaman Saran ………………………………………………………...

9

Gambar 2.1.1 Posisi Login Alumni ………………………………………………...

10

Gambar 2.1.2 Konfirmasi Login Sukses ……………………………………...........

10

Gambar 2.1.3 Halaman Selamat datang ……………………………………….......

11

Gambar 2.2.1 Data Profil Alumni………………………………………...................

12

Gambar 2.2.2 Tambahkan Riwayat Pekerjaan……………………………………...

12

Gambar 2.2.3 Edit Data Profil Alumni……………………………………………...

13

Gambar 2.3.1 Halaman Agenda Alumni…………………………………………….

14

Gambar 2.3.2 Halaman Bursa Kerja Alumni………………………………………..

14

Gambar 2.3.3 Halaman Tracer Study……………………………………………….

15

Gambar 3.1 Halaman Dasboard administrator……………………………………...

16

Gambar 3.2 Halaman Testimoni…………………………………………………….

17

Gambar 3.3.1 Halaman Profil……………………………………………………….

18

Gambar 3.3.2 Menu Edit Profil……………………………………………………..

18

Gambar 3.3.3 Halaman Editing dan Simpan Profil…………………………………

19

Gambar 3.4.1 Halaman Berita………………………………………………………

20

Gambar 3.5.1 Halaman Daftar Bursa Kerja………………………………………...

21

Gambar 3.5.2 Halaman Tambah Bursa Kerja………………………………………

22

Gambar 3.6 Halaman SMS Broadcast………………………………………………

22

Gambar 3.7.1 Halaman Daftar Agenda & Event……………………………………

23

Gambar 3.7.2 Halaman Tambah Agenda & Event………………………………….

23

Gambar 3.8.1 Halaman Slide……………………………………………………….

24

Gambar 3.8.2 Halaman Tambah Slide……………………………………………...

24

Gambar 3.9 Halaman Data Alumni…………………………………………………

25

Gambar 3.10.1 Halaman Tracer Study……………………………………………..

26

Gambar 3.10.2 Print Out Tracer Study………………………………………..........

26

Gambar 3.11 Halaman Ubah Password………………….........................................

27


4

PROFIL SISTEM INFORMASI ALUMNI

Sistem informasi alumni merupakan salah satu sistem yang dikembangkan oleh UPT PUSAT KOMPUTER Sebagai unit pengelola sumberdaya IT di Universitas Trunojoyo Madura. Sistem ini dikembangkan atas prakarsa Fakultas Pertanian, dimana dirasa butuhnya pengembangan suatu sistem yang dapat menyimpan, mengkomunikasikan dan mengelola data alumni. Sejalan dengan kebutuhan secara menyeluruh dari masing masing fakultas terhadap data alumni maka sistem ini kemudian dikembangkan lagi sehingga dapat mengakomodir kebutuhan seluruh fakultas, terutam adalam penyediaan data yang berhubungan dengan alumni. Adapun fitur utama dari sistem informasi alumni ini antara lain : a. Tracer Study b. SMS Gateway c. Bursa Kerja Untuk mengakomodir kebutuhan fitur – fitur utama tersebut diatas, maka sistem tersebut di buat dengan spesifikasi berikut ini Versi

SIM Alumni Ver. 3.0

Platform

Multi Platform

Web Server

Apache 2.0

Database

MySQL

Bahasa Pemrogaman

PHP

Network

GSM

IP Address Server

http://10.1.2.6


5

I. HALAMAN USER UMUM

1.1 Halaman Depan Sistem

Informasi

Alumni

dapat

diakses

di

halaman

web

http://alumni.trunojoyo.ac.id. Di halaman ini dapat dijumpai beberapa menu yang dapat diakses oleh user seperti melihat profil sistem alumni di menu “Profil”, melihat agenda kegiatan alumni di menu “Agenda”, melihat informasi lowongan, bursa kerja di menu “Bursa” , melihat data alumni di menu “Data Alumni” dan Memberikan saran atas alumni UTM oleh instansi di menu “Saran”

Gambar 1.1 Halaman Depan Sistem Informasi Alumni

1.2 Menu Profil Menu ini merupakan penjelasan umum dari profil Sistem Informasi Alumni. Adapun penjelasan tersebut meliputi visi, misi serta tujuan pembentukan IKA – UTM


6

Gambar 1.2 Halaman Profil Alumni SIM Alumni

1.3 Halaman Agenda Halaman ini menjelaskan tentang kegiatan apa saja yang telah, sedang dan akan diadakan oleh Alumni di semua fakultas. Diharapkan dengan adanya menu ini, alumni dimanapun berada dapat mengetahui agenda organisasi alumni UTM

Gambar 1.3 Halaman Agenda SIM Alumni UTM


7

1.4 Halaman Bursa Kerja Halaman ini akan menyajikan informasi tentang lowongan kerja. Baik dari internal UTM, Eksternal UTM baik yang bekerja sama dengan UTM ataupun yang tidak bekerjasama dengan UTM. Menu ini diharapkan dapat membantu alumni dalam mencari pekerjaan yang sesuai dengan bidangnya

Gambar 1.4 Halaman Bursa Kerja

1.5 Halaman Data Alumni

Gambar 1.5 Halaman Data Alumni


8

Halaman ini akan menyajikan data alumni secara singkat. Diperuntukkan bagi user umum yang membutuhkan data singkat dari alumni. Dalam halaman ini tidak disajikan data alumni secara lengkap untuk menjaga privasi alumni itu sendiri. 1.6 Halaman Saran Halaman ini diperuntukkan bagi instansi atau lembaga yang pernah atau mempekerjakan alumni UTM, di insstansi atau lembaga mereka. Sehingga muncul feedback kepada UTM untuk menganalisa dan menyusun arah rencana pengembangan akademik di UTM, berdasarkan masukan dan saran dari instansi atau lembaga tersebut.

Gambar 1.6 Halan saran


9

II. HALAMAN USER ALUMNI

2.1 Penjelasan Umum Halaman user merupakan sekumpulan menu yang dipersiapkan untuk para alumni UTM. Data ini terkoneksi secara synchronize dengan data Sistem Informasi Akademik. Sehingga untuk memiliki akun alumni haruslah mahasiswa UTM yang telah lulus. Untuk mengaksesnya dapat meng-klik tombol di sebelah bawah foto profil alumni

Login Alumni

Gambar 2.1.1 Posisi login alumni

Setelah itu akan muncul jendela untuk memasukkan user name dan password. Dalam hal ini username dan password sama dengan username dan password untuk mengakses SIAKAD. Setelah dientrikan dengan benar, maka akan muncul konfirmasi sebagai berikut :

Gambar 2.1.2 Konfirmasi login sukses


10

Setelah jendela konfirmasi akun hilang, alumni akan masuk ke dalam sistem alumni dan akan mendapati halaman seperti dibawah ini, sesuai dengan identitasnya masing – masing

Gambar 2.1.3 Halaman Selamat Datang Alumni

2.2 Halaman Profil Alumni Halaman ini berisi identitas alumni. Identitas yang dimaksud adalah ada dua macam. Yaitu biodata dan riwayat pekerjaan. Alumni diharapkan mengupdate data tersebut secara berkala, agar komunikasi antar alumni dan antara alumni dengan isntitusi. Demikian juga dengan data riwayat pekerjaan, dengan memutakhirkan data riwayat pekerjaan akan membantu institusi UTM dalam menganalisa waktu tunggu alumni dalam mendapatkan pekerjaan.

Adapun untuk mengupdate data riwayat

pekerjaan dengan memilih tombol Tambah Riwayat Pekerjaan


11

Tambah Riwayat Pekerjaan

Gambar 2.2.1 Data Profil Alumni

Kemudian isi data riwayat pekerjaan seperti pada form yang telah disediakan.

Gambar 2.2.2 Tambahkan Riwayat Pekerjaan

Sedangkan untuk update biodata, alumni dapat memilih menu biodata dan kemudian melakukan Edit biodata


12

Edit data profil alumni

Gambar 2.2.3 Edit Data Profil Alumni

2.3 Halaman Agenda dan Bursa Kerja Untuk kedua halaman ini, alumni dapat memperoleh informasi tentang agenda kegiatan dan juga bursa kerja atau lowongan kerja. Fasilitas yang dama dengan user secara umum, sehingga kedua halaman ini tidak perlu dijelaskan secara detail lagi, karena telah dijelaskan dalam poin sebelumnya.


13

Gambar 2.3.1 Halaman Agenda Alumni

Gambar 2.3.3 Halaman Bursa Kerja Alumni

2.3 Halaman Tracer Study Halaman tracer study merupakan halaman yang disediakan untuk para alumni, untuk memberikan input bagi institusi terkait proses akademik terutama terkait perkuliahan yang mereka rasakan selama menjadi mahasiswa. Penilaian ini dapat


14

dijadikan pedoman dalam pengembangan dan peningkatan pelayanan akademik kepada mahasiswa, sehingga institusi dapat melakukan perbaikan.

Gambar 2.3.1 Halaman Tracer Study


15

III. HALAMAN ADMIN 3.1 Halaman Awal Halaman awal atau dashboard ini diperuntukkan bagi administrator atau user yang memaintain

syatem

informasi

Alumni.

Halaman

ini

dapat

diakses

di

http://alumni.trunojoyo.ac.id/admin . Pada halaman ini menu – menu yang berada di sebelah kiri dan merupakan menu utama dari halaman admin ini, dikelompokkan menjadi dua yaitu: a. Menu Dashboard -

Testimonial

-

Profil

-

Berita

-

Bursa Kerja

-

Agenda & Event

-

Slide

b. Master User -

Data Alumni

-

Tracer Study

-

User Password

Berikut ini merupakan tampilan awal atau dashboard akun administrator

Gambar 3.1 halaman dashboard administrator User Guide Sistem Informasi Alumni UPT Pusat Komputer

16

3.2 Halaman Testimonial Halaman ini merupakan halaman untuk menampilkan testimony, saran masukan dari para user terkait Institusi baik Universitas, Fakultas dan Prodi ataupun tentang Sistem Informasi Alumni. Di halaman ini, Administrator memiliki hak untuk menampilkan pesan mana yang akan ditampilkan dan pesan mana yang tidak ditampilkan.

Gambar 3.2 Halaman Testimoni

3.3 Halaman Profil Halaman profil, merupakan halaman untuk mendeskripsikan organisasi alumni UTM atau IKA UTM. Namun untuk hal ini kami menyediakan fasilitas edit profil untuk memungkinkan administrator untuk mengupdate isi dari profil. Yang awalnya hanya berisi visi dan misi alumni, mungkin saja akan berkembang atau berubah. Sehingga customisasi profil ini menurut pengembang dibutuhkan. Adapun untuk mengubah isi profil tersebut dapat menggunakan menu “edit “ yang berada di kanan atas, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut ini:


17

Edit Profil

Gambar 3.3.1 Halaman Profil

Mengedit profil dapat dilakukan dengan mudah karena halaman editing dilengkapi dengan tool – tool yang tidak asing, sebagaimana yang digunakan dalam software word processing yang lain. Sehingga memudahkan user untuk mengedit profil sesuai dengan kebutuhan.

Gambar 3.3.2 Menu Edit Profil


18

Apabila perubahan telah dilakukan, maka administrator harus mengakhirinya dengan menekan tombol simpan

Gambar 3.3.3 Halaman Editing dan simpan profil

3.4 Halaman Berita Halaman berita merupakan halaman bagi administrator untuk mengelola berita yang akan ditampilkan di halaman sistem informasi alumni. Adapun berita yang diharapkan adalah berita yang juga relevan dengan dunia alumni, atau dunia kerja.

Gambar 3.4.1 Halaman berita


19

Pada gambar diatas, daftar berita disajikan dalam bentuk tabel. Administrator dapat melakukan editing, unpublish atau penghapusan berita dengan memilih tool yang ada di sebelah kanan dari masing – masing berita.

= tombol untuk mempublish (hijau) dan meng-unpublish (merah) berita. Berita yang ada tidak akan terhapus, hanya tidak akan tampil pada sistem informasi alumni. Symbol tanda tersebut akan berubah, mengikuti status yang diinginkan terhdap berita tersebut.

= tombol untuk mengedit berita. Berita yang sudah dibuat sebelumnya mungkin ada kekeliruan sehingga perlu diperbaiki.

= tombol untuk menghapus berita. Tombol ini untuk menghapus berita yang sudah lama, dan tidak relevan lagi.

Sedangkan untuk menambahkan berita, admin dapat memilih menu Tambah Berita di sebelah kanan atas. Seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut

Tambah Berita

Gambar 3.4.2 Halaman tambah berita


20

Untuk penambahan berita, cara nya hampir sama dengan ketika mengubah atau mengedit profil. Layout yang familiar bagi user karena memiliki menu yang hampir sama dengan word processing kebanyakan.

3.5 Halaman Bursa Kerja Halaman bursa kerja merupakan halaman yang memungkinkan bagi administrator untuk menambahkan informasi tentang dunia kerja. Halaman ini hamper sama dengan halaman – halaman sebelumnya, tentang bagaimana cara mengubah, menghapus dan mempublish atau tidak mempublish informasi kerja.

Gambar 3.5.1 Halaman Daftar Bursa Kerja

Namun dalam hal penambahan berita, halaman ini memiliki sedikit perbedaan, yaitu di paling bawah menu terdapat menu “Isi SMS Broadcast”. Fitur ini ditambahkan untuk dapat memberikan informasi bursa kerja kepada para alumni. Dengan menggunakan SMS yang langsung dikirim ke ponsel yang telah didaftarkan melalui system wisuda Online. Sehingga alumni yang belum bekerja, atau ingin berpindah tempat kerja dapat terbantu dengan adanya fitur ini. Adapun posisi fitur tersebut sebagaimana yang ditunjukkan oleh gambar berikut.


21

SMS Broadcast

Gambar 3.5.2 Halaman tambah bursa kerja

3.6 Halaman SMS Broadcast Halaman SMS broadcast ini hampir sama dengan halaman pada bursa kerja. Hanya saja halaman ini tidak menampilkan berita atau pesan di halaman utama sistem informasi alumni. Pada halaman ini memberikan lebih banyak opsi kepada operator, kepada siapakah pesan tersebut akan dikirim. Pada fitur ini dilengkapi opsi untuk menyeleksi object atau tujuan pesan mulai dari semua alumni, alumni per fakultas atau alumni dari prodi tertentu.

Gambar 3.6 Halaman SMS Broadcast.


22

3.7 Halaman Agenda & Event Halaman Agenda & Event memiliki kesamaan dengan berita. Baik dari cara pengisian atau pengelolaan. perbedaan dengan berita, hanya pada posisi di halaman utama sistem informasi alumni. Sehingga dalam bab ini kami tidak menjelaskan secara detail.

Gambar 3.7.1 Halaman daftar Agenda & Event

Gambar 3.7.2 Halaman Tambah Agenda & Event


23

3.8 Halaman Slide Halaman Slide ini merupakan halaman pelengkap bagi situs alumni. Pada halaman ini administrator bisa mengunggah dukumentasi kegiatan atau event yang diadakan oleh alumni. Hal ini untuk memberikan informasi kepada user secara umum akan kegiatan yang telah berjalan.

Gambar 3.8.1 Halaman Slide

Untuk menambahkan gambar, klik menu “Tambah Slide” di kanan atas seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut:

Tambah Slide

Gambar 3.8.2 Halaman Tambah Slide User Guide Sistem Informasi Alumni UPT Pusat Komputer

24

Untuk menambahkan dapat langsung memilih gambar yang sudah diupload sebelumnya atau mengunggah gambar – gambar baru. Seperti bisaa setiap kali menambahkan gambar baru, diakhiri dengan menekan tombol simpan yang ada di bagian bawah halaman.

3.9 Halaman Data Alumni Halaman data alumni, merupakan halaman yang memungkinkan administrator untuk mencari nama atau identitas alumni. Pencarian pada fitur ini memungkinkan untuk di klasifikasikan berdasakan Fakultas, Jurusan, Tahun angkatan atau bahkan menggunakan kata kunci NIM atau nama Mahasiswa yang ingin diketahui identitasnya.

Gambar 3.9 Halaman Data Alumni

3.10 Halaman Tracer Study Halaman ini merupakan salah satu menu utama dari sistem informasi alumni ini. Halaman ini menyajikan hasil tracer alumni yang diisi oleh para alumni. Dari halaman ini banyak informasi yang bisa diperoleh terkait evaluasi proses perkuliahan, sampai informasi pencarian pekerjaan yang dilakukan oleh alumni. Adapun kebutuhan informasi dalam sistem ini sudah disesuaikan dengan kebutuhan akreditasi jurusan berdasarkan aturan BAN PT. User Guide Sistem Informasi Alumni UPT Pusat Komputer

25

Gambar 3.10.1 Halaman Tracer Study

Pada halaman ini administrator dapat memilih kebutuhan data yang ingin diperoleh sesuai dengan klasifikasi yang disediakan. Yaitu berdasarkan Fakultas, Berdasarkan jurusan atau berdasarkan tahun angkatan. Adanya fitur ini diharapkan dapat membantu para stake holder dalam membuat keputusan terkait pengembangan institusi terkait fasilitas ataupun proses perkuliahan.

Gambar 3.10.2 Print Out Tracer Study


26

3.11 Halaman Ubah Password Halaman Ubah Password diperuntukkan bagi admin untuk mengubah password yang dimiliki. Password yang dimaksud adalah password dari administrator itu sendiri.

Gambar 3.11 Halaman Ubah Password


27


28

KATA PENGANTAR. Tim Penyusun. User Guide Sistem Informasi Alumni 2 UPT Pusat Komputer

Recommend Documents