KATA PENGANTAR Puji syukur kami haturkan kepada Allah SWT karena berkat rahmatNya kami dapat menyelesaiakan “Panduan Kesekretariatan Himpunan Mahasiswa Pendidikan Matematika (HIMAPIKA) Fakultas Tarbiyah Dan Keguruan UIN SUNAN AMPEL SURABAYA”. Adapun penyusunan panduan ini berisi tentang tata cara penyusunan program kerja, penyusunan SK, kalender kegiatan, proposal kegiatan, Laporan PertanggungJawaban (LPJ) Kegiatan dan Laporan PetanggungJawaban (LPJ) Akhir kepengurusan, dan panduan penulisan surat menyurat dalam lingkup Himpunan Mahasiswa Pendidikan Matematika (HIMAPTIKA), panduan penyusunan biodata pengurus, inventarisasi barang-barang HIMAPTIKA dan Panduan Absensi Pengurus HIMAPTIKA Terimakasih sebesar-besarnya kami sampaikan kepada : 1. Keluarga Alumni Matematika Sunan Ampel (KAMSA) HIMAPTIKA atas motivasinya 2. Demisioner Pengurus HIMAPTIKA PERIODE 2016-2017 Atas motivasi dan bimbingannya 3. Sekretaris 1 HIMAPTIKA PERIODE 2015-2016 Saudari Syaifina Nur Fariha yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing penulis menyusun panduan ini 4. Sekretaris 1 HIMAPTIKA PERIODE 2016-2017 Saudari Firda Al Husnia yang telah membimbing dan mendampingi penulis dalam penyususnan panduan ini. 5. BPH HIMAPTIKA PERIODE 2017-2018 yang selalu memberi motivasi untuk dapat menyelesaiakan panduan ini 6. Para sekretaris kegiatan di bawah naungan HIMAPTIKA PERIODE 2017-2018 7. Seluruh pengurus HIMAPTIKA PERIODE 2017-2018 Kami sadar dalam penulisan ini sangatlah kurang dari kata sempurna, maka kami berharap kritik dan sarannya guna memperbaiki penulisan panduan ini nantinya. Semoga dengan disusunnya panduan kesekretarian ini dapat bermanfaat.
Surabaya, 2 Februari 2017
Sekretaris HIMAPTIKA PERIODE 2017-2018
PENDAHULUAN Pada awal pembentukan kepengurusan baru Badan Pengurus Harian akan memilih anggota Departemen dan Staff. Setiap Departemen dan Staff wajib membetuk program kerja yang akan dilaksanakan untuk satu tahun kedepan. Setelah membentuk program kerja maka dipilihlah Ketua kegiatan atau Penanggung Jawab setiap Program Kerja. Setelah itu untuk Ketua atau penanggung jawab kegiatan Besar wajib membuat proposal kegiatan pada awal kegiatan dan Laporan Pertanggung jawaban (LPJ) pada akhir kegiatan. Seperti bagan dibawah ini :
Pembuatan Program Kerja HIMAPTIKA
ACC Laporan Pertanggung jawaban (LPJ)
Pemilihan Manager SC dan Ketua Kegiatan
Pembuatan Laporan Petanggung jawaban
Penyusunan Proposal Kegiatan dan ACC Proposal Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan
Tentunya setiap ketua kegiatan memiliki konsep dan kreativitas sendiri dalam melaksanakan kegiatan yang akan dijalankannya. Kami berharap panduan kesekreatriatan ini dapat mencadi acuan dan pedoman bagi ketua kegiatan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya. A. Program Kerja Program kerja merupakan rancangan dasar dalam pembentukan suatu kegiatan yang akan dilaksanakan, oleh karena itu program kerja dirancang sesingkat dan sejelas
mungkin. Dengan demikian dapat dikembangkan nantinya pada pembentukan proposal kegiatan. Berikut merupakan format Program Kerja :
LEMBAR PROGRAM KERJA ........................................................... HIMAPTIKA UIN SUNAN AMPEL SURABAYA PERIODE 2017-2018 Nama Program Kerja Latar Belakang Tujuan Rancangan Kegiatan Sasaran Tanggal Pelaksanaan Sumber Dana Kelebihan
dan
Kekurangan Penanggung jawab Nama Program Kerja Latar Belakang Tujuan Rancangan Kegiatan Sasaran Tanggal Pelaksanaan
Sumber Dana Kelebihan
dan
Kekurangan Penanggung jawab Nama Program Kerja Latar Belakang Tujuan Rancangan Kegiatan Sasaran Tanggal Pelaksanaan Sumber Dana Kelebihan
dan
Kekurangan Penanggung jawab
B. Kalender Kegiatan Pembuatan Kalender kegiatan berfungsi sebagai alat pengingat para ketua kegiatan dalam melaksanakan dan mempersiapkan kegiatan-kegiatannya. Umumnya kalender kegiatan dibuat oleh sekretaris umum HIMAPTIKA dan dibantu dengan pengurus-pengurus lainnya. Isi dari kalender kegiatan antara lain yaitu : a. Batas awal dan akhir suatu urutan program kerja b. Jadwal pelaksanaan kegiatan dan program kerja HIMAPTIKA c. Jadwal rapat kordinasi HIMAPTIKA
Dengan dibuatnya kalender kegiatan ini, maka diharapkan nantinya seluruh kegiatan dan program kerja HIMAPTIKA memiliki batas waktu yang harus dipenuhi sehingga kegiatannya akan berjalan dengan tepat, sistematis dan terarah. Berikut format reminder kegiatan Periode 2017-2018 :
REMINDER KEGIATAN BPH HIMAPTIKA JANUARI MINGGU 1 MINGGU 2 1. Rapat Kerja Departemen Waktu pelaksanaan : 6-8 Januari 2017 Pj : BPH HIMAPTIKA 2. 3.
MINGGU 3
Berikut format Kalender Kegiatan Periode 2017-2018 :
MINGGU 4
C. Proposal Kegiatan Proposal kegiatan merupakan gambaran umum dari sebuah kegatan yang akan dilakukan. Proposal kegiatan ini wajib dibuat oleh setiap susunan kepanitian kegiatan yang terdapat pada HIMAPTIKA. Proposal kegiatan juga merupakan pintu masuk dari terlakasananya seluruh kegiatan besar HIMAPTIKA.
1. Ketentuan Umum Proposal Kegiatan
Proposal diketik dengan jenis font Times New Roman dengan ukuran 12 dan spasi 1,5
Dibuat pada kertas ukuran A4 70/80 gram
Kop surat kegiatan dibuat oleh masing-masing sekretaris kegiatan atas persetujuan sekretaris umum HIMAPTIKA.
Pada setiap lembar proposal mencantumkan kop surat dengan layout sesuai dengan kesepakatan panitia pelaksana kegiatan
Setiap proposal kegiatan wajib diberikan terlebih dahulu kepada Sekretaris HIMAPTIKA untuk dikoreksi dan disetujui sebelum beredar.
2. Bagian-bagian Proposal Kegiatan
Cover Cover proposal dibuat guna membuat penampilan sebuah proposal menjadi lebih rapi. Beberapa point yang harus ada pada cover proposal kegiatan yaitu Nama Kegiatan, Nama dan Logo HIMPTIKA. Logo UIN Sunan Ampel Surabaya dan alamat kesekretariatan HIMAPTIKA.
Judul Proposal Judul Proposal terletak pada halaman pertama, pada bagiata atas, di Bold dan menggunakan huruf kapital semua.
Nama kegiatan Nama kegiatan dicantumkan dengan lengkap termasuk nama HIMAPTIKA yang menjadi pelaksana dan penanggung jawab kegiatan tersebut.
Latar Belakang Latar belakang berisi tentang alsan mengapa panitia pelaksana kegiatan berinisiatif untuk melaksanakan kegiatan ini. Latar belakang hendaknya dibuat secara naratif yang lengkap dan rinci sehingga pembaca terutama pihak sponsorship yakin terhadap kegiatan ini, layak dan menguntungkan bagi sponsorship jika dilaksanakan.
Tema Setiap proposal wajib menyertakan tema dari setiap kegiatan tersebut. Apabila suatu kegiatan memiliki tema, maka tema tersebut ditulis dengan cetak miring dengan tanda petik pada awal dan akhir kalimat. Tema dapat dibuat dari beragai jenis bahasa atas persetujuan seluruh penitia pelaksana dan Pengurus Harian HIMAPTIKA.
Tujuan Tujuan wajib dicantumkan dalam proposal. Tujuan merupakan gambaran apa saja yang ingin dituju dari sebuat kegiatan. Tujuan Umum merupakan tujuan dari program kerja yang dibuat oleh Pengurus HIMAPTIKA yang memberikan arahan yang jelas kepada panitia pelaksana tentang tujuan diselenggarakannya kegiatan ini. Tujuan khusus yaitu tujuan pelaksanaan kegiatan yang dibuat oleh panitia pelaksana kegiatan yang mendukung tujuan utama. Tujuan khusus ini bersift jangka pendek yang nantinya akan berhubungan dengan toak ukur keberhasilan suatu acara.
Manfaat Hal ini menjelaskan tentang manfaat yang ingin dicapai melalui pelaksanaan kegiatan ini, baik untuk peserta kegiatan, panitia kegiatan, maupun masyarakat umum
Bentuk kegiatan Bentuk kegiatan berupa aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dilakukan bersama dengan kegiatan berlangsung
Tempat dan waktu pelaksanaan
Tempat dan waktu pelaksanakan dijelaskan secara spesifik pada proposal kegiatan
Peserta Peserta merupakan nama peserta atau sasaran dari sebuah kegiatan berlangsung. Apabila
nama
peserta
terlalu
banyak
maka
dapat
ditulis
dengan
mengelompokkannya secara umum. Misalnya : Olimpiade Matematika 2017 UIN Sunan Ampel Surabaya ditujukan untuk: 1. Siswa-siswi MI/SD Islam se – Jawa. 2. Siswa-siswi MTs/SMP Islam se – Jawa. 3. Siswa-siswi MA/SMA Islam se – Jawa. 4. Peserta Olimpiade Matematika 2017 merupakan delegasi dari sekolah-sekolah islam yang ada di Jawa.
Pelaksana kegiatan Pelaksana kegiatan merupakan pihak penyelenggara dari kegiatan tersebut. Misalnya : Penyelenggara : Olimpiade Matematika 2017 diselenggarakan oleh Himpunan Mahasiswa Pendidikan Matematika (HIMAPTIKA) UIN Sunan Ampel Surabaya dengan susunan kepanitiaan terlampir. Kesekretariatan : HIMAPTIKA Prodi Pendidikan Matematika Jurusan Pendidikan Matematika dan IPA Fakultas Tarbiyah dan Keguruan UIN Sunan Ampel Surabaya. Jl. Ahmad Yani 117 Surabaya Kode Pos 60293
Telepon
: 081249577660
E-mail
:
[email protected]
Website
: olimpiade-matematika.com
Susunan acara Susunan acara ditulis secara detail pada setiap proposal
Susunan Panitia Susunan panitia ditulis pada lampiran. Pada bagian utama proposal hanya ditulis susunan panitia terlampir
Anggaran Dana Proposal kegiatan terdiri dari beberapa bab, salah satunya bab anggaran dana. Poin anggaran dana selalu mendapat perhatian khusus baik oleh pembuat sekaligus pembaca proposal. Anggaran dana hendaknya dibuat dengan pemikiran yang matang sehingga tidak mendatangkan masalah di kemudian hari. Panitia harus pandai memikirkan secara matang tentang kebutuhan yang diperlukan. Di samping itu, dibutuhkan juga pengalaman untuk meramalkan kebutuhan SC bisa dimintai pendapat tentang hal ini. Kemudian wajib dilakukan survei terhadap harga kebutuhan kegiatan. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) kegiatan yang lalu dapat sebagai bahan pertimbangan dengan syarat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) tersebut juga menggunakan angka riil juga bukan angka manipulasi. Rincian pengeluaran harus dibuat sedetail mungkin, karena anggaran dana akan diperiksa lagi oleh pihak otoritas dan tidak langsung dengan mudah menyetujuinya. Pembuatan anggaran dana yang rinci dan riil akan mengurangi revisi proposal yang berulang karena ditolak pihak otoritas. Agar mudah dilihat dan jelas, sebaiknya anggaran dana dibuat dalam bentuk tabel sehingga layout akan menjadi sistematis dan rapi. Anggaran dana secara detail ditulis pada lampiran, pada bagian utama proposal hanya ditulis “anggaran dana terlampir” Beberapa ketentuan pada anggaran dana : Tidak diperkenankan mencantumkan satuan anggaran untuk hal-hal tidak terduga dan anggaran dana pembuatan LPJ. Tidak diperkenankan memasukkan satuan pemasukan dari pemasukan yang belum pasti seperti donatur, penjualan tiket dll karena dapat memberikan angka pemasukan semu.
Aturan Khusus Anggaran Dana 1. Anggaran dana ditulis secara lengkap pada lampiran dengan pengesahan yang terpisah dengan pengesahan inti proposal. 2. Anggaran dana memuat pemasukan pasti, perkiraan pengeluaran dari masing – masing devisi dan pengesahan dari pihak berwenang.
Penutup Penutup merupakan sub judul yang digunakan untuk menutup proposal kegiatan
Lembar pengesahan Lembar pengesahan yang terdapat dalam proposal di buat oleh sekretaris kegiatan dan disetujui oleh sekretaris HIMAPTIKA
Lampiran-lampiran Lampiran disusun berurutan sesuai dengan urutan pada bagian pokok proposal
NB : untuk permintaan tanda tangan kepada Ketua HIMAPTIKA harus melalui Sekreataris HIMAPTIKA.
2.1 Format Proposal Kegiatan layout
PROPOSAL KEGIATAN ( NAMA KEGIATAN )
A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L. M. N.
Latar Belakang Tema Tujuan Manfaat Bentuk Kegiatan Tempat dan Waktu Pelaksanaan Peserta Kegiatan Pelaksana Kegiatan Susunan Acara Susunan Panitia Anggaran Dana Penutup Lembar Pengesahan Lampiran-lampiran
2.2 Format Lembar Pengesahan LEMBAR PENGESAHAN Surabaya, ……………… Nama Kegiatan Fakultas Ilmu Tabiyah dan Keguruan UIN Sunan Ampel Surabaya Ketua Pelaksana,
Sekretaris,
NAMA NIM.
NAMA NIM.
Mengetahui, Ketua Prodi Pendidikan Matematika
Ketua HIMAPTIKA
Yuni Arrifadah, M.Pd NIP. 197306052007012048
NAMA NIM. Menyetujui,
Ketua Jurusan PMIPA Fakultas Tarbiyah dan Keguruan
Dr. Kusaeri, M.Pd NIP. 197206071997031001
2.3 Format Lembar Pengesahan MATRIK LEMBAR PENGESAHAN Surabaya, ……………… Panitia Matematika Training Kooperatif (MATRIK) 2017 Fakultas Ilmu Tabiyah dan Keguruan UIN Sunan Ampel Surabaya Ketua Pelaksana,
Sekretaris,
NAMA NIM.
NAMA NIM.
Mengetahui, Ketua Prodi Pendidikan Matematika
Ketua HIMAPTIKA
Yuni Arrifadah, M.Pd NIP. 197306052007012048
MUHAMMAD FAIZUL H U NIM. D04214014 Menyetujui,
Ketua Jurusan PMIPA Fakultas Tarbiyah dan Keguruan
Dr. Kusaeri, M.Pd NIP. 197206071997031001
2.3 Format Lembar Pengesahan Olimpiade Matematika 2017 Surabaya, 17 Januari 2017 Panitia Olimpiade Matematika 2017 UIN Sunan Ampel Surabaya Tingkat MI/SD Islam, MTs/SMP Islam dan MA/SMA Islam Se – Jawa Ketua Pelaksana,
Ketua HIMAPTIKA,
Mochammad Junaidi NIM. D74215099
Muhammad Faizul Humami Ula NIM. D04214014
Mengetahui, Ketua Jurusan PMIPA
Ketua Program Studi
Fakultas Tarbiyah dan Keguruan
Pendidikan Matematika
Yuni Arrifadah, M.Pd NIP. 197306052007012048
Dr. Kusaeri, M.Pd NIP. 197206071997031001 Menyetujui, Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaaan,
Dekan Fakultas Tarbiyah dan Keguruan Alumni dan Kerjasama UIN SunanAmpel Surabaya UIN SunanAmpel Surabaya
Prof. Dr. H. Ali Mufrodi, MA NIP. 195206171981031002
Prof. Dr. Ali Mudlofir, M.Ag NIP. 19631116198903100
2.4 Contoh Format Anggaran Dana PEMASUKAN No.
Gambaran
Rincian
Total (Rp.)
Total Pemasukan
PENGELUARAN No.
Gambaran
Jumlah
Harga Satuan
Total (Rp.
(Rp.)
Devisi xxxxxxxx 1.
Xxxxxxxx
2.
dst
Xxx satuan
Sub Total Total Pengeluaran
Mengetahui,
Ketua Pelaksana Kegiatan
NAMA NIM.
Bendahara Kegiatan
NAMA NIM.
D. Laporan Pertanggung Jawaban Laporan pertanggung jawaban (LPJ) adalah laporan yang berisi tentang review kegiatan dan laporan keuangan serta lampiran-lampiran arsip kegiatan yang telah terlaksana seperti arsip surat menyurat, dokumentasi acara dll. LPJ ini disusun sebagai tanda telah berakhirnya sebuah kegiatan. LPJ memiliki dua fungsi : 1. Sebagai bentuk pertanggung jawaban suatu kegiatan secara formal kepada seluruh Pengurus HIMAPTIKA 2. Sebagai sumber informasi dan pertimbangan oleh kepanitiaan pada masa depan Diharapkan seluruh panitia kegiatan dapat mengarsip segala yang diperlukan dalam pembuatan LPJ agar pembuatan LPJ dapat sempurna.
Format LPJ pengurus HIMAPTIKA LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BADAN PENGURUS HARIAN/DEPARTEMEN/STAFF AHLI…………………………………….. (……………..) PERIODE ……..-…………
Mukaddimah A. Susunan Pengurus B. Program Kerja No 1 2 3 4 5
Nama kegiatan
Waktu
Tempat
PJ
C. Realisasi Program Kerja D. Dana No. Nama kegiatan
Dana Pemasukan
PJ Pengeluaran
Sisa
1 2 3 4 5 E. Kendala-kendala F.
Saran
G. Penutup Surabaya, …. …………… 20....
Jabatan ……………………………….
(Nama) NIM
Format LPJ panitia kegiatan HIMAPTIKA
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN JABATAN DALAM KEGIATAN…………………………………….. NAMA KEGIATAN ……..-…………
Mukaddimah A. Susunan Pengurus B. Realisasi Kegiatan C. Dana No. Nama kegiatan
Dana Pemasukan
PJ Pengeluaran
Sisa
1 2 3 4 5 D. Kendala-kendala E. Saran F.
Penutup Surabaya, …. …………… 20.... Jabatan ……………………………….
(Nama) NIM
E. PEDOMAN PENULISAN SURAT MENYURAT Surat menyurat merupakan hal yang cukup penting dalam berjalannya suatu kegiatan. Komunikasi antar panitia dengan pihak – pihak yang mendukung acara tidak cukup hanya dengan obrolan saja, tetapi harus dibarengi dengan dokumen resmi seperti surat sebagai bukti.
Aturan umum pedoman penulisan surat menyurat 1. Surat yang dibuat menggunakan font Times New Roman dengan spasi 1,5 dan di cetak pada kertas F4 2. Setiap Sekretaris dibawah naungan HIMAPTIKA wajib menggunakan kop surat yang telah disediakan oleh Sekretaris Himaptika 3. Surat hanya dapat dikeluarkan oleh Sekretaris dibawah naungan HIMAPTIKA 4. Berikut adalah pihak yang menandatangani surat yang dibuat : Surat
untuk
kegiatan
dibawah
naungan
Badan
Pengurus
HIMAPTIKA Kepala Jurusan PMIPA, Kepala Prodi Pendidikan Matematika, Ketua HIMAPTIKA, Ketua Kegiatan, dan Sekretaris Kegiatan Surat untuk kegiatan dibawah naungan Departemen Kepala Jurusan PMIPA, Kepala Prodi Pendidikan Matematika, Ketua HIMAPTIKA, Ketua Departemen, Ketua Kegiatan dan sekretaris kegiatan. Surat untuk kegiatan dibawah naungan Staff Kepala Jurusan PMIPA, Kepala Prodi Pendidikan Matematika, Ketua HIMAPTIKA, Ketua Staff dan Sekretaris Staff 5. Surat yang dibuat oleh setiap Sekretaris kegiatan harus melalui persetujuan dari Sekretaris HIMAPTIKA sebelum ditanda tangani oleh Ketua HIMAPTIKA, Kepala Prodi Pendidikan Matematika dan Ketua Jurusan PMIPA. Jika terdapat kesalahan penulisan nomor surat, tanggal pelaksanaan dll maka surat tidak dapat disetujui
PEDOMAN PENULISAN NOMOR SURAT SEKRETARIS HIMPUNAN MAHASISWA PENDIDIKAN MATEMATIKA (HIMAPTIKA) PERIODE 2017 – 2018 1. Penulisan Nomor Surat Keluar dari BPH HIMAPTIKA 01.1/I/RAKER/HIMAPTIKA/FTK.UIN-SA/I/2017 Keterangan :
1. surat diberikan untuk warga PMT (baik mahasiswa/dosen) 2. surat diberikan untuk dalam UIN non warga PMT tapi warga UIN 3. surat diberikan untuk luar warga UIN (KOSONG) bila bukan kegiatan HIMAPTIKA RAKER untuk Kegiatan Rapat Kerja OLMAT untuk kegiatan Olimpiade Matematika MATRIK untuk kegiatan Matrik HM untuk kegiatan Haflah Miladiyah HIMAPTIKA MUSTAKA untuk kegiatan Musayawarah Anggota HIMAPTIKA KPU untuk kegiatan pemilihan ketua HIMAPTIKA baru Seleksi-Kepengurusan untuk kegiatan seleksi kepengurusan Dll. Bulan surat dikeluarkan Tahun surat dikeluarkan
2. Penulisan Nomor Surat Keluar untuk Departemen dan Staff dibawah HIMAPTIKA 01.1/I.A/P-TIC.CAMP/HIMAPTIKA/FTK.UIN-SA/I/2017 Keterangan :
Sama dengan keterangan diatas I.A untuk Departemen Kemahasiswaan I.B untuk Departemen Litbang I.C untuk Departemen AgSosBud I.D untuk Staff Penerbitan Majalah I.E untuk Staff Advokasi I.F untuk Staff Laboratorium
3. Penulisan Nomor Surat Keluar untuk Lembaga dibawah lembaga HIMAPTIKA 01.1/I.A/Lembaga-Penatika/HIMAPTIKA/FTK.UIN-SA/I/2017 Sesuai Departemen yang menaunginya Nama lembaga
Kop Surat yang digunakan dalam pembuatan surat sekretaris dibawah naungan HIMAPTIKA Periode 2017-2018 1. Kop surat untuk surat yang keluar dari Sekretaris HIMAPTIKA dan Sekretaris Departemen-Departemen dibawah naungan HIMAPTIKA
2. Kop surat untuk surat yang dikeluarkan lembaga dibawah naungan departemen HIMAPTIKA
3. Kop surat untuk surat yang dikeluarkan oleh sekretaris kegiatan dibawah naungan HIMAPTIKA
PEDOMAN PENULISAN BIODATA PENGURUS HIMAPTIKA Setelah penentuan anggota pengurus HIMAPTIKA, Sekretaris II berkewajiban membuat biodata pengurus HIMAPTIKA pada periode tersebut selambat-lambatnya sebelum berlangsungnya Kegiatan SARASEHAN. Berikut Format Biodata Pengurus HIMAPTIKA : 1. Judul biodata ditulis dengan hurus Kapital dan di Bold: Contoh : BIODATA PENGURUS HIMAPTIKA PERIODE (menyesuaikan) 2. Form biodata ditulis dalam tabel dengan 2 kolom yaitu data diri, dan foto 3. Penulisan judul biodata dan judul pada kolom menggunakan huruf kapital di bold, dengan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 12 4. Data diri berisi Nama, Jabatan, Semester, TTL, Alamat, Email, Facebook, No. Telp, Motto yang mana ditulis menggunakan hurus Times New Roman ukuran 12 dan di bold 5. Ukuran foto menyesuaikan besar kolom 6. Seluruh isi data diri ditulis dengan hurus Times New Roman ukuran 12 Contoh format Biodata pengurus HIMAPTIKA :
PEDOMAN PEMBUATAN DAFTAR HADIR (ABSENSI) Seluruh kegiatan yang diadakan oleh HIMAPTIKA baik acara dari BPH, Departemen, Staff, maupun Lembaga wajib menyertakan daftar hadir kegiatan tersebut. Daftar hadir dibuat oleh Sekretaris Kegiatan. Apabila kegiatan tersebut mengandung unsur kepanitian, maka wajib menyertakan daftar hadir panitia dan peserta kegiatan. Adapun aturan format daftar hadir adalah sebagai berikut : 1. Judul daftar hadir sesuai dengan kegiatan tersebut. Menyantumkan nama HIMAPTIKA dan periodenya, serta hari tanggal pelaksanaan acara tersebut. Contoh : Daftar Hadir Rapat Kerja Departemen HIMAPTIKA PERIODE 2017/2018 6-8 Januari 2017 2. Form daftar hadir berbentuk tabel yang berisi 5 kolom, terdiri dari no, nama, jabatan/devisi, semester/nim, ttd. 3. Untuk kegiatan yang mana peserta maupun panitia kegiatan tersebut bersifat pasti atau sudah ditentukan, maka kolom no, nama, jabatan/devisi*, semester/nim* harus di ketik secara rapi. Namun apabila peserta kegiatan belum jelas untuk semua kolom bisa dikosongi. *Menyesuaikan jenis kegiatan 4. Format tenulisan : Huruf yang digunakan baik judul maupun isi dalam tabel adalah Times New Roman ukuran 12 Judul daftar hadir dan nama judul kolom (no, nama, jabatan, dst) harus menggunakan huruh Kapital dan di Bold
Contoh daftar hadir dengan peserta kegiatan yang sudah ditentukan :
Contoh daftar hadir dengan peserta kegiatan yang belum ditentukan :
NB : Seluruh Sekretaris kegiatan diharapkan menyerahkan salinan daftar hadir kepada Sekretaris 2 yang mana akan digunakan sebagai rekap data hadir kepengurusan dalam satu periode.
PEDOMAN PENDATAAN INVENTARIS Pendataan inventaris dilakukan setiap tahunnya, untuk mengetahui keadaan barang milik HIMAPTIKA dan menjaga barang-barang tersebut agar tidak hilang. Di awal kepengurusan, akan selalu melakukan pendataan ulang semua barang-barang milik HIMAPTIKA. Setelah semua barang di data, maka data tersebut harus disusun dalam tabel Daftar Inventaris Himaptika periode tersebut. Adapun format penulisan daftar tersebut adalah : 1. Judul tabel “DAFTAR INVENTARIS HIMAPTIKA PERIODE....” Ditulis menggunakan huruf Times New Roman ukuran 12 dan di Bold 2. Untuk format dalam tabel berisi : 1. No 2. Kode Barang 3. Nomor urut 4. Nama barang 5. Inventarisasi 6. Jumlah (dibagian kolom jumlah akan dibagi lagi menjadi Jumlah dan Satuan ) 7. Keadaan ( dikolom ini juga dibagi ke dalam kolom BAIK dan RUSAK)
Penulisan No diurukan dari nomor 1, 2, 3 dan seterusnya sesuai banyaknya barang Kode Barang : A : Peralatan Kantor B : Piagam/Sertifikat C : AlatTulis D : Bendera E : Lain – lain Nomor urut diurutkan berdasarkan kode barangnya, apabila pensil 1A, spidol 2A, Bendera HIMPATIKA 1D, dan seterusnya Inventarisasi sama dengan kode inventaris : Inven/HIMAPTIKA(PERIODE)/Kode Barang/No Urut Contoh : Inven/HIMAPTIKA17/A/1 Di kolom Jumlah, ada 2 kolom lagi yaitu Jumlah yang diisi banyaknya barang dan Satuan yang diisi satuan jenis barang misalnya pack, buah, dus Di kolom Keadaan juga terdapat 2 kolom yaitu Baik dan Rusak, kategori ini digolongkan sesuai keadaan saat pendataan berlangsung
Contoh Inventarisasi Barang-barang HIMAPTIKA :
