KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah Swt. Alhamdulillahi Rabbil’Aalamin, atas limpahan rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan penyusunan modul ini. Shalawat dan salam dengan ucapan Allahumma sholli ’ala Muhammad wa ’ala aliMuhammad penulis sampaikan untuk junjungan kita Nabi besar Muhammad Saw. Modul yang berjudul Masalah Kearsipan dan Pemecahan Masalah ini disusun
dalam
rangka
memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan
Bahan Ajar Administrasi Perkantoran. Adapun materi yang dibahas dalam modul ini adalah pengetahuan dasar tentang kearsipan, disusul dengan masalah – masalah yang dihadapi dalam kearsipan berikut cara – cara pemecahan masalah kearsipan. Seperti layaknya sebuah modul, maka pembahasan dimulai dengan menjelaskan tujuanyang hendak dicapai dan disertai dengan soal yang mengukur tingkat penguasaan materi setiap topik.
Dengan
pengguna
mengukur
modul
ini
secara
mandiri
dapat
demikian tingkat
ketuntasan yang dicapainya. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa
modul ini tentu punya
banyak kekurangan. Untuk itu penulis dengan berlapang dada menerima masukan dan kritikan konstruktif dari berbagai pihak demi kesempurnaannya di masa yang akan datang. Akhirnya kepada Allah jualah penulis bermohon semoga semua ini menjadi amal saleh bagi penulis dan bermanfaat bagi pembaca. Malang, November 2016
Imas Nurul Hidayah, S.Pd
i
DAFTAR ISI
Cover .......................................................................................................................................... i Kata Pengantar ...................................................................................................................... i Daftar Isi..................................................................................................................................... ii BAB 1 : PENDAHULUAN ...................................................................................................... 1 Latar Belakan ...................................................................................................... 1 Judul ....................................................................................................................... 2 Petunjuk Belajar ................................................................................................. 2 Kompetensi inti .................................................................................................... 2 Kompetensi dasar................................................................................................ 3 Indicator hasil belajar ........................................................................................ 3 Mata pembelajaran ........................................................................................... 3 Paparan Isi Materi .................................................................................................................. 6 BAB 2 : PENGETAHUAN DASAR KEARSIPAN ........................................................... 6 Pengertian Arsip ............................................................................................ 6 Macam - Macam Dan Fungsi Arsip ......................................................... 7 Nilai Guna Arsip ............................................................................................. 9 Ruang Lingkup Kearsipan .................................................................................. 11 Pengertian Kearsipan .................................................................................. 11 Tujuan Kearsipan .......................................................................................... 12 Kegiatan Kearsipan ...................................................................................... 1 Rangkuman ............................................................................................................. 17 Tugas .......................................................................................................................... 18 Penilaian ................................................................................................................... 20 BAB 3 : MASALAH YANG DIHADAPI DALAM KEARSIPAN DAN CARA PEMECAHANNYA ................................................................................................ 25 Masalah Kearsipan ........................................................................................ 26 Cara Pemecahan Masalah Kearsipan .................................................... 28
ii
DEBU SEBAGAI SALAH SATU PENYEBAB KERUSAKAN ARSIP .......... 30 Tindakan Preventif terhadap Pencemaran Debu ............................. 32 Tindakan Represif terhadap Pencemaran Debu ................................ 34 Rangkuman ............................................................................................................. 35 Tugas .......................................................................................................................... 36 Penilaian ................................................................................................................... 39 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................ iii
iii
BAB 1 PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG Setiap instansi baik instansi pemerintah maupun swasta memiliki dokumen-dokumen penting yang harus tetap disimpan dan dijaga dengan baik, karena berkaitan langsung dengan jalannya instansi tersebut, baik dalam hal kinerja secara internal maupun secara eksternal. Dokumendokumen tersebut juga sering dinamakan dengan istilah arsip atau file. Dalam dunia kedokteran arsip atau dokumen atau file sering disebut dengan istilah rekam medis. Rekam medis ini merupakan file-file tempat dimana keseluruhan keberadaan pasien beserta data-data yang dimilikinya termasuk jenis penyakitnya, tercatat atau terekam dalam file-file tersebut. Rekam medis ini merupakan suatu sistem pelayanan yang lebih efisien dan memungkinkan pengguna dapat memanfaatkan pelayanan yang diberikan dengan lebih efektif. Rumah sakit sebagai salah satu instansi yang berfungsi sebagai pusat pelayanan kesehatan bagi masyarakat sudah sepantasnya memberikan layanan tersebut. Dokumen-dokumen penting atau arsip atau rekam medis harus disimpan dengan sebaik-baik mungkin, agar jika arsip atau rekam medis terebut di butuhkan kembali dapat ditemukan dengan mudah dan cepat sehingga pelayanana yang diberikan menjadi lebih efektif.
1
JUDUL
Masalah Kearsipan dan Pemecahan Masalah PETUNJUK BELAJAR 1.
Bacalah bahan ajar ini dengan seksama.
2. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya. 3. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar. 4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain. 5. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar dan laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.
KOMPETENSI INTI KI 1
:Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya
KI 2
: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsive dann pro-aktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan social dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3
: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, dan budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,
2
kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah KI 4
: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metode sesuai kaidah keilmuan.
KOMPETENSI DASAR 3.13 Mengidentifikasi masalah dalam kearsipan dan cara pemecahannya
INDIKATOR HASIL BELAJAR Setelah melaksanakan proses pembelajaran ini siswa diharapkan mampu : 1.
Menyebutkan masalah yang ada dalam kearispan
2.
Pemahaman cara pemecahan masalah yang ada dalam kearsipan
MATA PEMBELAJARAN 1.
Pengetahuan dasar arsip
2. Masalah yang dihadapi dalam kearsipan beserta cara pemecahannya 3. Prosedur membersihkan arsip dari debu dan tata ruang letak arsip yang tepat
3
4
BAB 2
(PENGETAHUAN DASAR KEARSIPAN)
Sering kita melihat antrian di loket kantor pajak, kantor walikota, kantor pos dan tempat-tempat lain. Kegiatan pelayanan kepada masyarakat memerlukan dukungan data dan informasi arsip. Pelayanan tersebut dapat kita kategorikan sebagai jenis pelayanan ekstern. Jenis pelayanan lain yang memerlukan dukungan data dan informasi dari arsip adalah pelayanan intern, yaitu penggunaan data dan informasi untuk keperluan pekerjaan intern kantor. Baik masyarakat maupun para pekerja menginginkan mendapatkan dan memberikan pelayanan dengan cepat dan tepat, maka diperlukan penataan dan penyimpanan data dan informasi pada arsip kartu, formulir dan sebagainya dapat dilakukan secara manual atau dengan peralataan yang lebih canggih seperti komputer misalnya. Yang penting adalah memperoleh data dan informasi yang diperlukan ditemukan dengan cepat dan tepat.
5
PAPARAN ISI MATERI
PENGETAHUAN DASAR KEARSIPAN PENGERTIAN ARSIP Secara Etimologi ( ilmu asal-usul kata) arsip berasal dari kata Archea atau Archeon (Yunani) yaitu catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah dan Felum (latin) yang berarti bendel atau kumpulan dari warkat atau dokumen. Menurut UU no. 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan, yang dimaksud arsip adalah: Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembagalembaga Negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan /perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Sedangkan menurut ensiklopedi administrasi, arsip adalah: segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanent bagi suatu keperluan. Suatu instansi atau tempat warkat-warkat dari suatu organisasi disimpan secara tertib. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
6
MACAM - MACAM DAN FUNGSI ARSIP
1. a.
Macam-Macam Arsip Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya.
Arsip
Pemerintah dibedakan menjadi: 1)
Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia, sebagai inti organisasi dari lembaga kearsipan nasional, selanjutnnya disebut Arsip Nasional Pusat.
2)
Arsip nasional ditiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk daerahdaerah yang setingkat Daerah Tingkat I. Selanjutnya dsebut Arsip Nasional Daerah.
b.
Arsip Primer dan Sekunder 1)
Arsip Primer adalah arsip aslinya. Jadi bukan tindasan, bukan karbon kopinya, bukan salinan atau bukan mikrofilmnya.
2) Arsip Sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau mikrofilmnya c.
Arsip Sentral dan Arsip Unit 1)
Arsip sentral yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip bisa juga disebut arsip umum
2) Arsip unit yaitu arsip yang disebarkan penyimpanannya disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi disebut juga arsip khusus.
7
2. Fungsi Arsip Menurut UU no.7 tahun 1971 pasal 2, fungsi arsip dapat dibedakan menjadi: a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara
langsung
dalam
penyusunan,
perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umunnya,
atau
dipergunakan
dalam
penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi Negara. b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dipergunakan lagi sesara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok, maupun untuk penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
JENDELA INFORMASI PERAYAAN DEKLARASI UNIVERSAL KEARSIPAN KE-5, TANGGAL 10 NOVEMBER 2016
Figure 1 David Fricker, President International Council on Archives Dengan merayakan Deklarasi Universal Kearsipan, anda mendukung keterbukaan akses informasi! Dengan menandatangani Register UDA (Universal Declaration on Archives) secara online, anda menyatakan bahwa anda peduli terhadap hak sipil dan warisan dokumenter. Penandatanganan Register menunjukkan dukungan untuk arsiparis di seluruh dunia yang bekerja tanpa lelah untuk melindungi dan melestarikan arsip sehingga arsip dapat diakses untuk generasi mendatang. Hampir sejumlah 4.000 orang telah memberikan dukungan mereka untuk UDA dengan menandatangani Register dan saya mendorong Anda untuk melakukan hal yang sama. Mari kita tiga kali lipatkan jumlahnya sebelum Hari Kearsipan Internasional tanggal 9 Juni 2017!”
8
NILAI GUNA ARSIP
Bagan 1 Nilai guna arsip. sumber : http://3.bp.blogspot.com/-bRhPrZOZMf0/U_WnRmKhKI/AAAAAAAAB64/kLv1T1OKNGg/s1600/Untitled.png
1.
Bagi instansi yang mengadakan arsipannya sendiri, arsip memiliki nilai guna primer yang merupakan dokumen penting atau rahasia bagi instansi yang bersangkutan secara sendiri-sendiri. a.
Hukum
b.
Administrasi, sebagai kebijaksanaan dan prosedur sebagai syarat
untuk
menyelenggarakan
kegiatan
administrasi
organisasi yang menghasilkan sumber arsip atau perintah secara keseluruhan. c.
Fiskal, mengandung bahan informasi pembuktian di bidang keuangan dan perpajakan.
d.
Perorangan, mengandung data perorangan, misalnya data kelahiran, perkawinan, perceraian, adopsi, kewarganegaraan.
e.
Pemeriksaan, yang menyangkut keuangan, perpajakan, hukum, perjanjian bisnis.
f.
Penunjang, memberikan keterangan tambahan sebagai bahan keterangan lain sehingga memberikan pengertian
9
lebih lengkap dari suatu dokumen utama yang dijadikan masalah pokok. g.
Penelitian ilmiah.
h.
Kebijaksanaan,
sebagai
landasan
untuk
mengambil
kebijaksanaan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Sejarah, dapat menerangkan peristiwa yang terjadi di masa
i.
yang lampau. Organisasi, untuk dasar lanjutan pelaksanaan sesuatu
j.
pekerjaan. 2.
Bagi instansi lain, arsip memiliki nilai guna sekunder, yaitu hanya merupakan
dokumen
untuk
diketahui
sebagai
tembusan/pemberitahuan saja.
JENDELA INFORMASI
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi ANRI dibentuk berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor HK.01/141/2010. Pembentukan PPID ANRI merupakan pelaksanaan amanat Undang-undang No.14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik yang diselenggarakan dalam rangka : a.
b. c. d. e. f. g.
menjamin hak warga negara untuk mengetahui rencana pembuatan kebijakan public, program kebijakan public, dan proses pengambilan keputusan public, serta alasan pengambilan suatu keputusan public; mendorng partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan public; menningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan public dan pengelolaan Badan Publik yang baik; mewujudkan penyelenggaraan Negara yang baik yaitu yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan; mengetahui alas an kebijakan public yang mempengaruhi hajat hidup orang banyak; mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau Meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas.
10
RUANG LINGKUP KEARSIPAN
Bagan 2Ruang lingkup kearsipahn. sumber; httpimage.slidesharecdn.compengarsipan-120930074115phpapp0195pengarsipan-4-728.jpgcb=1348991416
PENGERTIAN KEARSIPAN Terdapat
beberapa
pendapat
mengenai
pengertian
kearsipan, antara lain sebagai berikut: 1. R. Soebroto, menyatakan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan
adalah
aktivitas
penerimaan,
pencatatan,
penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip. 2. Kamus
administrasi,
kearsipan
adalah
segenap
rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan
11
sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai dengan penyingkirannya. 3. Drs. E. Martono, menyatakan bahwa kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis
sehingga
sewaktu-waktu
diperlukan
dapat
ditemukan kembali dalam waktu singkat. Dari pendapat tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan, penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat.
TUJUAN KEARSIPAN Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban
nasional
tentan
perencanaan,
pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Adapun tujuan kearsipan adalah sebagai berikut: 1.
Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan.
2. Menyiapkan surat setiap saat diperlukan. 3. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkutpaut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
12
KEGIATAN KEARSIPAN Menurut Drs. E. Karso, kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut: 1.
Kegiatan Penciptaan
Bagan 3Sumber : https://farhanrsm.files.wordpress.com/2016/04/efs.jpg?w=317&h=213
Merupakan suatu proses pembuatan
dan
penerimaan arsip yang terdiri dari pengurusan surat masuk maupun surat keluar (mail handling), baik menggunakan sistem buku agenda maupun sistem kartu kendali (sistem pola baru).
Untuk surat dimulai dari
penerimaan surat, pemrosesan ke unit pengolah sehingga surat tersebut selesai dan siap untuk disimpan. Untuk surat keluar dimulai dengan perintah pembuatan surat, pengonsepan, pengetikan sampai surat tersebut dikirim dan tindakanya siap untuk disimpan.
13
2.
Kegiatan
Penyimpanan
(Filing)
dan
Penemuan
Kembali a. Kegiatan penyimpanan (filing), adalah kegiatan yang dimulai dari pengecekan tanda pelepas yang ditandai
dengan
tanda
(deponeren/simpan),pemberian
kode-kode
penyimpanan sampai penempatan disimpan ke dalam folder dan
disposisidep arsip
tersebut
dimasukan kedalam
filing kabinet. b. Kegiatan penemuan kembali (finding), adalah kegiatan yang dimulai dari peermintaan arsip oleh pihak lain, mengidentifikasi masalah sesuai dengan kode penyimpanan yang terdapat pada daftar Klasifikasi, hingga
menemukan
kembali
arsip
di
tempat
penyimpananya sesuai dengan kode simpanan.
Bagan 4 Sumber: http://1.bp.blogspot.com/yEV4nMB710s/U1J7bGVpAMI/AAAAAAAAALA/xTB32HVVf2Y/s1600/2.jpg
14
3.
Kegiatan Penyelamatan Kegiatan
penyelamatan
yaitu
kegiatan
penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh yang tidak berhak, rusak atau hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip, kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan : a. Pengamanan, yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi/informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh orang-orang tidak berhak(terutama untuk arsip yang bersifat rahasia). b. Pemeliharaan, adalah
kegiatan menjaga agar benda arsip tersebut tidak mudah rusak dengan
kata
kegiatan
lain ini
merupakan tindakan mencegah sebelum kerusakan
terjadi arsip
(preventif), misalnya selama
dalam
kegiatan Bagan 5Sumber : Penyelamatan arsip : http://ujiansma.com/wpcontent/uploads/2015/10/timthumb3.jpg
pemeliharaan benda-benda
ini arsip
perludisemprot
dengan obat anti hama, atau sebelum disimpan dipersiapkan terlebih dahulu tempat yang aman dari kerusakan. c. Perawatan, adalah kegiatan kemampuan untuk memperbaiki arsip yang telah rusak agar masih dapat dipergunakan kembali, dengan kata lain
15
kegiatan ini merupakan tindakan setelah terjadi kerusakan pada arsip yang bertalian (represif), misalnya jika diketahui sesuatu benda arsip dalam keadaan rusak/benar-benar rusak, sedangkan arsip tersebut masih diperlukan/dipergunakan, sebagai tindakan represifnya tersebut dilaminasi (diberi lapisan plastik), kemudian dimikro filmkan. Apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut cukup ditunjukan mikro filmnya saja, sedangkan arsip yang aslinya masih disimpan. 4.
Kegiatan Penyusutan Kegiatan penyusutan,
adalah
kegiatan mengurangi jumlah arsip yang disimpan, terutama arsip-arsip yang telah hilang nilai kguna arsipnya, sehingga arsip yang tersimpan benarbenar arsip yang memiliki nilai guna
tinggi.
Kegiatan
penyusutan arsip ini meliputi : Bagan 6Sumber : : http://www.bkipm.kkp.go.id/user_umum/34.0/Pen yusutan%20II(2).jpg
a.
Penilaian atau pemindahan, adalah kegiatan penentuan bahwa arsip tersebut masih sering atau sudah jarang atau bahkan ktidak dipergunakan lagi,
kemudian
arsip
tersebut
dipindahkan
penyimpananya ke unit sentral. b.
Pemusnahan, adalah kegiatan menghapuskan secara fisik arsip yang telah hilang nilai gunanya,
16
dengan harapan agar arsip yang tersimpan hanyalan
arsip
yang
benar-benar
masih
dipergunakan.Adapun cara pemusnahan tersebut bisa, dilakukan dengan cara dibakar, dimusnahkan dengan cairan kimia atau dimusnahkan dengan mesin penghancur dokumen (paper schreder) c.
Penyerahan,
adalah
suatu
kegiatan
menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kebangsaan
(arsip
statis)
Pusat/Arsip
Nasional
pemerintah
daerah
ke
Arsip
Nasional
Daerah
atau
kepada
tingkat
I
masing-masing
propinsi. Dengan
demikian,
ruang
lingkup
kegiatan
kearsipan tersebut dimulai dari kegiatan penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali, penyelamatan, dan berakhir dengan penyusutan. Namun demikian, sebagai Inti
dari
kegiatan
semua
itu
adalah
Kegiatan
Penyimpanan dan Penemuan Kembali.
RANGKUMAN
Arsip adalah segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanent bagi suatu keperluan.
Kearsipan adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan, penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat .
Macam-Macam Arsip 1.
Arsip pemerintah
2.
Arsip Sentral dan Arsip Unit
3.
Arsip Primer dan Sekunder
17
Fungsi arsip
1. Arsip dinamis 2. Arsip statis Nilai guna arsip 1. Bagi instansi yang mengadakan arsipannya sendiri 2. Bagi instansi lain Ruang lingkup kearsipan meliputi : 1. Bagi instansi yang mengadakan arsipannya sendiri 2. Bagi instansi lain
PENILAIAN ESSAY Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan singkat. 1.
apa yang dimaksud dengan arsip ? .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................
2. Sebutkan peranan dan fungsi arsip ! .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. 3. Jelaskan yang dimaksud dengan kearsipan ! .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. 4. Tuliskan dan jelaskan apa perbedaan antara arsip dan kearsipan! .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................
18
5. Apa yang dimaksud dengan arsip pusat (unit sentral) ? .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................
19
LEMBAR PENILAIAN Teknik penilaian: a. Aspek sikap Penilaian Sikap Religius (K.D.1.1) Aspek yang dinilai Mengagungk
No.
Memulai
Mengakhiri
Nama
Kegiatan
Kegiatan
Siswa
dengan Doa
dengan Doa
an Nama Tuhan Saat
Jumla
Melihat
h
Obyek yang
Nilai
Beragam Ya
Tida k
Ya
Tida k
Ya
Tidak
1. 2. 3. 4. 5. Jumlah Keterangan : Ya = 1
Tidak = 0
jumlah ya
Nilai =𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑟𝑡𝑎𝑛𝑦𝑎𝑎𝑛 𝑥 100
20
Lembar pengamatan Sikap
Aspek yang Diamati
No 1
4
3
2
1
Menunjukkan perilaku aktif dalam kegiatan proses pembelajaran
2
Menunjukkan rasa peduli dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kritis terhadap masalah-masalah yang dikemukakan dalam hubungan masyarakat dalam menangani pekerjaan kantor
3
Menggunakan kata-kata yang tidak menyinggung perasaan orang lain
4
Selalu tepat waktu dalam menyelesaikan tugas
Nilai =
𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑝𝑒𝑟𝑜𝑙𝑒ℎ𝑎𝑛
SKOR
16
𝑥4
INDIKATOR
4
Selalu berperilaku sesuai yang diharapkan
3
Sering berperilaku sesuai yang diharapkan
2
Kadang-kadang berperilaku sesuai yang diharapkan
1
Tidak pernah berperilaku sesuai yang diharapkan
21
b. Aspek pengetahuan Instrumen penilaian pengetahuan No 1
Contoh Instrumen
Kunci jawaban
apa yang dimaksud dengan
Arsip adalah kumpulan
arsip ?
warkat yang mempunyai nilai
Skor
guna dan disimpan menurut system tertentu, agar setiap
10
kali diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat. 2.
Sebutkan peranan dan
a. Sebagai pusat informasi
fungsi arsip !
b. Sebagai sumber dokumentasi c. Sebagai bukti resmi untuk
20
pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi 3
Jelaskan yang dimaksud
Suatu kegiatan atau proses
dengan kearsipan !
pengaturan,
penyimpanan
arsip dengan menggunakan system apabila
tertentu, arsip
sehingga
20
tersebut
diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat. 4
Tuliskan dan jelaskan apa
arsip dalam bahasa
perbedaan antara arsip dan
Inggrisnya file
kearsipan
sedangkan kearsipan disebut
20
filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah
22
kegiatannya
5
Sebutkan macam-macam
a. Kegiatan penciptaan
kegiatan kearsipan !
b. Kegiatan penyimpanan dan penemuan kembali
30
c. Kegiatan penyelamatan d. Kegiatan penyusutan
23
24
BAB 3
(MASALAH YANG DIHADAPI DALAM KEARSIPAN DAN CARA PEMECAHANNYA)
Tujuan dari kearsipan sebagaimana dinyatakan dalam UndangUndang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan - Ketentuan Pokok Kearsipan
Pasal
3
ialah
menjamin
keselamatan
bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Salah
satu
melestarikan
kegiatan
dalam
keberadaan
arsip
menjamin ialah
keselamatan
melakukan
dan
kegiatan
perawatan dan pemeliharaan arsip itu sendiri, sehingga perlu untuk dibuat suatu pedoman mengenai pemeliharaan dan perawatan.
25
MASALAH YANG DIHADAPI DALAM KEARSIPAN DAN CARA PEMECAHANNYA MASALAH KEARSIPAN Aktivitas surat menyurat di lingkungan kantor sering terhambat
dikarenakan
adanya
permasalahan
dalam
kegiatan/system kearsipannya, adanya hambatan tersebut sedikit banyak akan menimbulkan dampak negative terhadap kegiatan kantor tersebut secara menyeluruh. a. Drs. The Liang Gie, mengemukakan bahwa masalah pokok di bidang kearsipan antara lain sebagai berikut: Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan/satuan organisasi. Peminjaman atau pemakaian surat oleh pimpinan/satuan organisasi lainnya, jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi. Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern, sebagai akibat dari pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur. b. Drs. E Martono, mengemukakan bahwa masalah yang sering timbul di bidang kearsipan adalah sebagai berikut: Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang.
26
Warkat ditemukan setelah lama mencari dan membongkar seluruh tumpukan kertas. Warkat setiap hari selalu bertambah. Tempat penyimpanan warkat selalu sesak, kurang tempat. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat. Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih. c. Drs. Moekijat, mengemukakan bahwa masalah yang sering dijumpai di bidang kearsipan adalah sebagai beriku: Penggunaan system Penggolongan (Klasifikasi) yang salah. Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas. Pegawai yang tidak terlatih. Tidak ada prosedur kearsipan tertentu. Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk penyimpanan dan menghapuskan warkat-warkat. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan. Kurang
adanya
pengawasan
terhadap
warkat-
warkat/surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya. Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa masalah pokok atau masalah-masalah yang sering ditemukan dalam kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut: a.
Penerapan system penyimpanan yang kurang cepat.
c.
Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/tidak memadai.
d. Pegawai Pengelolaan Arsip tidak/kurang terlatih dan kurang/tidak adanya bimbingan dari pimpinan dalam menjalankan tugasnya. e.
Kahilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib.
27
f.
Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan arsip.
g.
Kerusakan
arsip
yang
terjadi
karena
kurangnya
perawatan, maupun oleh kerusakan yang disebabkan oleh hal-hal di luar kemampuan manusia untuk mencegahnya (Force Majeure), seperti bencana alam, kerusakan, dan sebagainya.
CARA PEMECAHAN MASALAH KEARSIPAN Dari tentang
kesimpulan masalah-
masalah pokok dalam kearsipan pemecahan
maka masalahnya
adalah sebagai berikut: a.
Menggunakan system
penyimpanan yang tepat yang sesuai dengan sifat kegiatan kantor itu sendiri.
Terdapat 5 sistem
penyimpanan arsip antara lain: Sistem
Abjad
(Alphabetical)
merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad Sistem Masalah (Subject) merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat Sistem Nomor (Numeric) merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder Sistem
Tanggal
penyimpanan
surat
(Chronologic) berdasarkan
merupakan tanggal,
hari,
bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat
28
Sistem
Wilayah
(Geographic)
merupakan
menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima. Masing-masing system pengarsipan tersebut mempunyai spesifikasi tersendiri. b. Manyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan teknologi. c. Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya. d. Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang
memadai,
misalnya
dengna
menggunakan
bon
peminjaman arsip yang lazim disebut sebagai Out Slip.
Figure 2Out Slip
29
DEBU SEBAGAI SALAH SATU PENYEBAB KERUSAKAN ARSIP Dari sekian banyak faktor yang telah dipaparkan di atas sebagai penyebab kerusakan arsip, penulis memilih memfokuskan diri pada faktor ekstern, khususnya debu sebagai penyebab kerusakan arsip serta bagaimana tindakan preventif dan represif untuk menangani hal tersebut. Adapunfaktor yang menyebabkan keberadaan debu tersebut karena lokasi kantor bisa saja berada pada tempat yang bepolusi udara. Secara fisik, debu atapun particulatedikategorikan sebagai pencemar udara aerosol. Debu terdiri atas dua golongan, yaitu padat (solid) dan cair (likuid). Debu yang terdiri atas partikel-partikel padat dapat dibedakan menjadi tiga macam,yaitu: a. dust, b. fumes,dan c. smoke a. Dust
Dust terdiri atas berbagai ukuran mulai dari yang submikroskopik sampai yang besar. Yang berbahaya adalah ukuran yang bisa terhisap ke dalam system pernapasan, umumnya
lebih kecil dari 100
mikron dan bersifat
dapat terhisap kedalam tubuh.
b. Fumes
Fumes adalah partikel padat yang terbentuk dari proses evaporasi ataukondensasi. Pemanasan berbagai logam misalnya,
menghasilkan
uap
logam
yangkemudian
30
berkondensasi menjadi partikel-partikelm metal fumes, misalnya logam(Cd) dan timbal (Pb).
c. Smoke Smokeatau asap adalah produk dari pembakaran bahan organik yang tidaksempurna dan berukuran sekira 0,5 mikron.
Sementara
itu,
partikel
cair
biasanyadisebutmistatau fog(awan) yang dihasilkan melalui proses
kondensasi
atauatomizing,
contoh
sederhana
adalahhair sprayatau obat nyamuk semprot. Kerusakan yang ditimbulkanoleh debu ialah menempelnya noda-noda hitam pada arsip dan sulit untukdibersihkan, sehingga informasi arsip sulit untuk dikenali. Debu yang menempel pada arsip dapat meninggalkan flat – flat hitam yang dapat merusak informasi dankertas arsip serta dapat menjadi sarang bagi jamurjamur. Debu merupakan suatu bahan perusak arsip, dimana dapat menimbulkan noda permanen pada kertas/arsipdan hendaknya arsip-arsip melakukan pembersihan/penyedotan terhadap debudebu yang berada didalam ruangan penyimpanan arsip, serta malakukan fumigasiterhadap arsip-arsip yang ada. Debu selain menyebabkan kerusakan arsip, juga dapat mengganggukesehatan para pengunjung. Pada saat orang menarik nafas, udara yangmengandung partikel akan terhirup ke dalam paru-paru. Ukuran partikel (debu)yang masuk ke dalam paruparu akan menentukan letak penempelan atau pengendapan partikel tersebut. Partikel yang berukuran kurang dari 5 mikron akantertahan di saluran nafas bagian atas, sedangkan partikel berukuran 3 sampai 5mikron akan tertahan pada saluran pernapasan bagian tengah. Partikel yang berukuran lebih kecil, 1 sampai 3 mikron, akan masuk ke dalam kantung udara paru – paru menempel pada alveoli. Partikel yang lebih kecil lagi, kurang dari 1mikron, akan ikut keluar saat nafas dihembuskan.
31
Pneumoconiosis adalah penyakit saluran pernapasan yang disebabkan olehadanya partikel (debu) yang masuk atau mengendap di dalam paru-paru. Penyakit pnemokoniosis banyak jenisnya, tergantung dari jenis partikel (debu) yang masukatau terhisap ke dalam paru – paru. Beberapa jenis penyakit
pneumoconiosis yang banyak dijumpai di daerah yang memiliki banyak kegiatan industri dan teknologi,yaitu Silikosis, Asbestosis,
Bisinosis, Antrakosis dan Beriliosis. Dengan demikian, sangat diperlukan tindakan preventif dan represifterhadap
pencemaran
debu.
Penanganan
ini
selain
bertujuan melestarikan keberadaan arsip juga menciptakan suasana yang nyaman bagi para pengunjung maupun karyawan di KantorKearsipan.
Tindakan Preventif terhadap Pencemaran Debu Tindakan
preventif
adalah
tindakan
pencegahan
kerusakan
arsip.
Dalamkonteks ini, debu dapat dicegah melalui beberapa cara, antara lain : 1. Pemasangan
Pengendap
Elektrostatik
(Electrostatic
Precipitator ) Elektrostatik merupakan salah satu cabang fisika yang berhadapan dengan gaya yang dikeluarkan oleh medan listrik statik (tidak berubah) kepada sebuah objek yang bermuatan. Aplikasi elektrostatik dalam dunia industri digunakan untuk mengatasi masalah limbah debu. Industri yang banyak mengaplikasikannya yaitu seperti PLTU (Pembangkit Listrik Tenaga Uap), pabrik gula, dan pabrik semen. Salah satu penerapannya yaitu penggunaan electrostatic precipitator(ESP). a.
ElectroStatic Precipitator (ESP) adalah salah satu alternative penangkap debu dengan effisiensi tinggi (diatas 90%) dan rentang partikel yang didapat cukup besar. Dengan menggunakanelectrostatic precipitator(ESP) ini, jumlah limbah debu yang keluar dari cerobong diharapkan hanya sekitar 0,16% (dimana efektifitas penangkapan debu mencapai
32
99,84%).Alat
pengendap
elektrostatik
digunakan
untuk
membersihkan udara yang kotor dalam jumlah (volume) yang relatif besar dan pengotor udaranya adalah erosol atau uap air. Alat ini dapat membersihkan udara secara cepat dan udara yang keluar dari alat ini sudah relatif bersih. Alat pengendap elektrostatik ini menggunakan arus searah (DC) yang mempunyai tegangan antara 25 – 100 kv. Alat pengendap ini berupa tabung silinder di mana dindingnya diberi muatan positif, sedangkan di tengah adasebuah kawat yang merupakan pusat silinder, sejajar dinding tabung, diberi muatan negatif. Adanya perbedaan tegangan yang cukup besar akan menimbulkan corona discharga di daerah sekitar pusat silinder. Hal ini menyebabkan udara kotor seolah – olah mengalami ionisasi. Kotoran udara menjadi ion negative sedangkan udara bersih menjadi ion positif dan masing-masing akan menuju keelektroda yang sesuai. Kotoran yang menjadi ion negatif akan ditarik oleh dinding tabung sedangkan udara bersih akan berada di tengah – tengah silinder dan kemudian terhembus keluar.
Figure 3 Gambar Pengendap Elektrostatis
2.
Pemasangan Jaring Kawat halus Jaring kawat halus biasa kita temui dalam kehidupan sehari-hari. Karenamemiliki tekstur halus namun kuat, jaring ini kerap kali dipakai untuk menjaring (filter) sesuatu yang dianggap tidak perlu. Pemsangan jaring kawat di pintu dan jendela – jendela dapat menyaring debu agar
33
tidak sampai masuk ke dalamruangansehingga udara di dalam ruangan tetap bersih dan segar.
Figure 4 Jaring Kawat Halus pada Jendela
Tindakan Represif terhadap Pencemaran Debu Tindakan represif adalah tindakan untuk mengatasi kerusakan arsip yang ditimbulkan oleh debu. Telah disebutkan di atas bahwa debu yang menempel pada arsip dapat meninggalkan flat – flat hitam yang dapat merusak informasi dan kertasarsip serta dapat menjadi sarang bagi jamur – jamur. Debu merupakan suatu bahan perusak arsip, dimana dapat menimbulkan noda permanen pada kertas/arsip. 1.
Membersihkan arsip yang kotor (terkena debu) dengan cara : a.
Arsip – arsip yang kotor diletakkan di atas meja di ruanganyang telah disediakan;
b.
Bersihkan kotoran yang menempel pada tiap lembaran arsipdengan alat yang tidak merusak arsip.
c.
Bersihkan kotoran debu yang menempel pada arsip di mulaidari permukaan tengah kertas ke arah yang berlawananmenggunakan spon, sikat halus, atau kuas dan untuk kotoran karena noda jamur (fungi), dapat digunakan penghapus karet;
d.
Untuk arsip-arsip yang dijilid seperti dalam bentuk buku, dapat menggunakan mesin penyedot debu kecil / ukuran kecil selama tidak merusak fisik kertas;
34
2. Merawat Arsip Basah Arsip yang basah dan kotor yang diakibatkan oleh debu dapatditindak sebagai berikut ; a. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaranatau arsip buku, dapat dicuci menggunakan air dingin dengandetergen; b. Membersihkan kotoran tersebut, menggunakan spon ataukapas dengan tidak ditekan; Mengeringkan dengan cara : a. Menempatkan arsip pada ruangan yang kering dilengkapidengan Exhaust Fan dipasang selama 24 jam, dankelembaban udara di dalam ruangan antara 35 - 50 % RH. b. Arsip dalam bentuk lembaran diletakan perlembar diataskertas penyerap/jilidan, tiap lembar disisipi kertas penyerap dan diganti berulang kali setelah kertas penyerap basah. c. Untuk mencegah tumbuhnya jamur, tiap 10 lembar arsipdisisipi kertas thymole. RANGKUMAN
Masalah adalah sesuatu yang harus diselesaikan atau diatasi karena apabila dibiarkan dapat menimbulkan hal-hal negatif. masalah pokok atau masalah-masalah yang sering ditemukan dalam kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut: a. Penerapan system penyimpanan yang kurang cepat. b. Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/tidak memadai. c. Pegawai Pengelolaan Arsip tidak/kurang terlatih dan kurang/tidak adanya bimbingan dari pimpinan dalam menjalankan tugasnya. d. Kahilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib. e. Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan arsip. f. Kerusakan arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan, maupun oleh kerusakan yang disebabkan oleh hal-hal di luar kemampuan manusia untuk mencegahnya (Force Majeure), seperti bencana alam, kerusakan, dan sebagainya. Pemecahan masalah kearsipan : a. Menggunakan system penyimpanan yang tepat
35
b.
Manyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan teknologi. c. Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya. d. Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang memadai, misalnya dengna menggunakan bon peminjaman arsip yang lazim disebut sebagai Out Slip. Debu sebagai salah satu penyebab kerusakan arsip terdiri atas dua golongan, yaitu padat (solid) dan cair (likuid). Debu yang terdiri atas partikel - partikel padat dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu: a. dust, b.
fumes,dan
c.
smoke
Terhadap pencemaran debu ada tindakan preventif dan represif untuk mengatasinya.
TUGAS Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan singkat. 1.
Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan masalah? .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................
2. Apa sajakah masalah-masalah yang timbul dalam sebuah kearsipan? .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... 3. Bagaimanakah cara mengatasi masalah-masalah yang dihadapi dalam kearsipan? .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................
36
ANALISIS Tujuan: Siswa mampu memahami cara mengatasi masalah terutama dalam hal kebersihan arsip dari debu Alat : Ruang arsip Vacuum cleaner Kuas cat Langkah kerja : 1.
Membagi siswa kedalam kelompok-kelompok kecil terdiri dari 4 (empat) peserta didik
2. Peserta didik diarahkan menuju ruang arsip 3. Peserta didik memulai dengan membersihkan arsip yang berada dicelahcelah menggunakan kuas cat 4. Peserta didik membersihkan arsip dari debu menggunakan vacuum cleaner dimulai dari rak yang paling atas
Analisis: Bagaimanakah langkah-langkah membersihkan arsip dari debu? ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................
37
............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................
38
PENILAIAN Lembar penilaian pengetahuan Instrumen penilaian pengetahuan No 1
Contoh Instrumen Menurut
pendapat
apakah
yang
Skor
Kunci jawaban
anda Masalah adalah sesuatu yang
dimaksud harus diselesaikan atau diatasi karena apabila dibiarkan dapat
dengan masalah?
10
menimbulkan hal-hal negatif.
2.
Apa
sajakah
masalah-
a. Menurut
masalah yang timbul dalam
Moekijat
sebuah kearsipan?
Drs.
Menurut
Moekijat
masalah-masalah sering
dihadapi
administrasi
yang dalam kearsipan
yaitu: a) Penggunaan
sistem
pengolahan (klasifikasi) yang salah b) Organisasi yang kurang baik,
30
perumusan
tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas c) Pegawai yang tidak terlatih d) Tidak ada prosedurprosedur
kearsipan
tertentu e) Tidak ada penentuan waktu
yang
39
direncanakan menyimpan
untuk maupun
menghapuskan warkat f) Ruang
dan
perlengkapan
tidak
sesuai dengan kegiatan g) Kurang
adanya
pengawasan terhadap surat
baik
dalam
peminjaman
maupun
pengembaliannya b. Menurut
Drs.
E.
Martono Berikut
masalah
yang sering timbul dalam kearsipan: a) Warkat tidak dapat ditemukan
kembali
karna hilang b) Warkat
ditemukan
setelah lama mencari dengan
membongkar
seluruh
tumpukan
warkat c) Jumlah warkat setiap hari selalu bertambah d) Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah warkat e) Peralatan penyimpanan
tidak
memenuhi syarat
40
f) Pegawai arsip kurang terlatih
c. Menurut
Drs.
The
Liang Gie Masalah-masalah pokok
dalam
kearsipan
yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi adalah sebagai berikut: a) Surat
tidak
ditemukan
dapat kembali
ketika
surat
diperlukan
oleh
pimpinan
instansi
atau
satuan
organisasi b) Peminjaman
atau
pemakaian surat oleh peminjam jangka
arsip waktunya
sangat lama, bahkan tidak dikembalikan c) Bertambahnya surat kebagian
kearsipan
tanpa
diimbangi
degan
penyusutan
arsip sehingga tempat dan peralatan arsip tidak mencukupi d) Tata
kerja
peralatan
dan tak
berkembang (out of date),
tidak
41
mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena tidak adanya pengaraham kepada petugas arsip. Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi pemerintah atau swasta dapat disimpulkan bahwa masalah yang dihadapi dalam kearsipan yaitu: a. Tidak
dapat
atau
sulit
menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan b. Membiasakan
menumpuk
arsip pada sembarangan tempat padahal seharusnya arsip harus segera disimpan c.
Kurang
menyadari
arti
pentingnya suatu arsip bagi organisasi d. Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama e. Penyusunan
arsip
secara
serampangan f.
Petugas
arsip
kurang
terampil
3
Bagaimanakah
cara a. Pergunakan
mengatasi masalah-masalah
system
penyimpanan secara tepat
10
b. Perlu adanya pengaturan
42
yang
dihadapi
dalam
prosedur
peminjaman,
pengawasan atau kontrol,
kearsipan?
dan
pengendalian
yang
ketat c.
Secara
rutin
diadakan
perawatan dan pencegahan kerusakan a) Ruang
tempat
penyimpanan tetap
harus
kering
lembab),
(tidak ruangan
memungkinkan cahaya matahari keruang
masuk penyimpanan
arsip, memiliki ventilasi udara yang memadai, dan ruang penyimpanan harus
dijaga
dari
serangan api, serangga pemakan
kertas,
dan
percikan api. b) Penggunaan serangga,
racun diharapkan
setiap enam bulan sekali ruang
penyimpanan
arsip disemprot dengan DDT
atau
sejenisnya.
Penyemprotan
harus
dilakukan dengan hatihati agar tidak terkena langsung arsip. ditujukan dinding,
pada
kertas
Penyemportan ke
lantai,
dan
rongga
ruangan. Kapur barus
43
juga dapat digunakan dengan
cara
meletakannya di selasela
arsip
untuk
mencegah serangga dan kutu buku. c) Tindakan
preventif
(pencegahan)
misalnya
melarang petugas arsip atau
siapapun
membawa makanan ke tempat
penyimpanan
arsip,
menyediakan
tabung
pemadam
kebakaran
di
ruang
arsip. d) Memperhatikan kondisi arsip, menjaga kondisi arsip
tetap
prima
dengan
cara
membersihkan
arsip
dengan vacuum cleaner dan juga mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin. d. Fasilitas
Kearsipan
Memenuhi Syarat e. Petugas
kearsipan
yang
memenuhi syarat f.
Penyelenggaraan Penyusutan Warkat
44
LEMBAR PENILAIAN PROSES Melaksanakan praktek memberisihkan arsip dari debu untuk merawat arsip dan menghindari masalah arsip yang berasal dari kotoran.
Posedur : 1.
Membuat kelompok kecil yang terdiri dari 4 (empat) peseta didik setiap kelompoknya.
2. Arahkan siswa menuju ruang arsip 3. Sediakan perlengkapan yang dibutuhkan (vacuum cleaner dan kuas) 4. Menjelaskan prosedur yang harus dilakukan peserta didik 5. Peserta didik melakukan tugas sesua dengan prosedur yang sudah ditentukan 6. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format assesman kinerja dibawah ini 7. Memberikan assesmen kinerja proses kepada siswa sebelum memulai praktek 8. Siswa diizinkan mengassesmen kineja mereka sendiri dengan format yang telah ditentukan
45
FORMAT PENILAIAN PROSES Skor Asesmen No
Rincian Tugas Kinerja
Skor Maksimum
Oleh siswa
Oleh guru
sendiri 1.
2
3
Persiapan: -
Kemampuan koordinasi antar anggota
-
Kemampuan komunikasi
10 10
Prosedur Kinerja -
Kerjasama
-
Ketelitian
-
Kecermatan
-
Kecepatan
-
Kesesuaian dengan prosedur
10 10 10 10 10
Hasil Kinerja -
Kebersihan
10
-
Kerapihan arsip
10
-
Pengembalian alat yang dibutuhkan
10
Jumlah
100
46
Kunci jawaban analisis Bagaimanakah langkah-langkah membersihkan arsip dari debu? Jawab : 1. Mulai membersihkan arsip dari debu yang berada dicelah-celah lemari arsip menggunakan kuas 2. Jangan gunakan kain basah untuk membersihkan arsip karena akan merusak arsip 3. Jangan gunakan sulak untuk membersihkan arsip dari debu karena hanya akan memindahkan debunya saja 4. Gunakan vacuum cleaner untuk membersihkan debu 5. Memulai proses pembersihan dari rak paling atas
47
48
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zuklkifly. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Agusjp. Mas. 2013. Mengelola dan menjaga system kearsipan http://mas-agusjp.blogspot.co.id/2013/09/masalah-pokok-dalamkearsipan-dan.html?m=1 ( diakses 20 November 2016) Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara Smallcrab. Macam penyakit akibat pencemaran partikel debu diudara http://www.smallcrab.com/kesehatan/520-5-macam-penyakit-akibatpencemaran- partikel-debu-di-udara (diakses pada tanggal 22 November 2016) Gaibsuwasana. 2012. Pedoman perawatan arsip http://gaibsuwasana.staff.uii.ac.id/2012/11/13/pedoman-perawatanarsip/(diakses pada tanggal 22 November 2016) Phymiszenter. 2010. Mengelola dan menjaga system kearsipan http://phymiszenter.blogspot.co.id/2010/12/mengelola-dan-menjagasistem-kearsipan.html?m=1 ( diakses 17 November 2016 )
iii
