KATA PENGANTAR DESKRIPSI KERJA PEJABAT DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

KATA PENGANTAR DESKRIPSI KERJA PEJABAT DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

Assalamu’alaikum Wr. Wb. Alhamdulilllah, berkat Rahmat-Nya Deskripsi Kerja Pejabat di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta ini akhirnya berhasil disusun. Penyusunan Deskripsi Kerja ini memerlukan proses cukup panjang dan revisi beberapa kali. Pimpinan Universitas Muhammadiyah Surakarta mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang telah memberikan kontribusi, terutama kepada Tim ad hoc, dalam menyusun Deskripsi Kerja Pejabat di Lingkungan UMS Universitas Muhammadiyah Surakarta ini. Deskripsi Kerja Pejabat di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta ini merupakan dokumen penting agar: (1) setiap pegawai mengetahui dan memahami serta dapat melaksanakan pekerjaan pokok setiap bagian/unit yang ada di Universitas Muhammadiyah Surakarta, (2) menghindari terjadinya duplikasi (overlapping) tugas, (3) dapat menumbuhkan dan meningkatkan rasa tanggung jawab pegawai terhadap pekerjaan masing-masing. Deskripsi Kerja Pejabat di Lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta ini merupakan pedoman yang dinamis, oleh karena itu dapat ditinjau ulang dengan mempertimbangkan berbagai aspek dan perkembangan dinamika baik internal maupun eksternal seiring dengan proses implementasinya. Harapan kita, Deskripsi Kerja Pejabat di Lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta ini dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Semoga Allah memberi kita kekuatan untuk menyumbangkan yang terbaik bagi Universitas yang kita cintai ini. Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Rektor

Prof. Dr. H. Bambang Setiaji

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT APRIL 2006 i

ii

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ………………………………………………………………… KATA PENGANTAR ……………………………………………………………….. DAFTAR ISI ………………………………………………………………………… STRUKTUR …………………………………………………………………………. JOB DESKRIPSI REKTORAT…………………………………………………….. A. Rektor …………………………………….……………………………. B. Wakil Rektor I …………………………………………………………… C. Wakil Rektor II …………………………………………………………… D. Wakil Rektor III …………………………………………………………… E. Kepala Sekretariat Rektorat ……………………………………………. F. Protokoler ………………………………………………………………… DEPARTEMEN KERJASAMA DAN PENJAMINAN MUTU……………………. A. Manajer Umum ………………………………………………………….. B. Manajer Sistem Informasi ………………………………………………. C. Manajer Penjaminan Mutu ……………………………………………… D. Manajer Kerjasama ……………………………………………………… E. Asisten Manajer Pemeliharaan Jaringan ……………………………… F. Asisten Manajer Program dan Basis Data ……………………………. G. Asisten Manajer Humas dan Publikasi ………………………………... H. Asisten Manajer Promosi dan Pemasaran …………………………… I. Kepala Urusan Program ……………………………………………….. J. Kepala Urusan Pemeliharaan Web …………………………………… K. Kepala Urusan Administrasi ……………………………………………. FAKULTAS ………………………………………………………………………….. A. Dekan ……………………………………………………………………. B. Wakil Dekan I ……………………………………………………………. C. Wakil Dekan II …………………………………………………………… D. Wakil Dekan III …………………………………………………………… E. Ketua Jurusan/ Program Studi ………………………………………… F. Sekretaris Jurusan ………………………………………………………. G. Kepala Laboratorium ……………………………………………………. H. Kepala TU ………………………………………………………………… LEMBAGA PENGEMBANGAN ILMU-ILMU DASAR…………………………… A. Direktur ……………………………………………………………………. B. Sekretaris ………………………………………………………………… C. Bendahara ……………………………………………………………….. D. Wadir Bidang Language Center ………………………………………. E. Wadir Bidang Pondok ………………………………………………..… F. Wadir Bidang Studi Islam – Kemuhammadiyahan ………………….. G. Kadiv Bahasa Inggris …………………………………………………… H. Kadiv Asrama ……………………………………………………………. I. Kadiv Mentoring Al Islam & Kemuhammadiyahan ………………….. J. Kadiv MKU ………………………………………………………………... K. Kepala Tata Usaha ………………………………………………………

iii

i ii iii v 1 1 2 3 4 5 6 7 7 8 9 9 10 11 11 12 12 13 13 14 14 15 16 17 18 19 20 20 22 22 22 23 23 23 24 24 25 25 26 26

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT………. A. Ketua LPPM ……………………………………………………………… B. Wakil Bidang Penelitian ………………………………………………… C. Wakil Bidang Pengabdian Pada Masyarakat ………………………… D. Kepala Urusan Tata Usaha ……………………………………………. BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK ………………………………………………. A. Kepala Biro ………………………………………………………………. B. Kepala Bagian Registrasi ……………………………………………… C. Kepala Bagian Pengajaran …………………………………………….. D. Kepala Urusan Data …………………………………………………….. E. Kepala Urusan Legalisir dan Pelayanan Masyarakat ………………. F. Kepala Urusan Wisuda …………………………………………………. G. Kepala Urusan Proses Belajar Mengajar …………………………….. H. Kepala Urusan Evaluasi Studi Mahasiswa dan Program Studi .…… I. Kepala Urusan Penggandaan …………………………………………. BIRO ADMINISTRASI UMUM ……………………………………………………. A. Kepala Biro ………………………………………………………………. B. Kepala Bagian Personalia ……………………………………………… C. Kepala Bagian Rumah Tangga ………………………………………… D. Kapala Urusan Tata Usaha ……………………………………………. E. Kepala Urusan Kepangkatan ………………………………………….. F. Kepala Urusan Kesejahteraan ………………………………………… G. Kapala Urusan Perbekalan …………………………………………….. H. Kepala Urusan Transportasi …………………………………………… I. Kepala Urusan Keamanan …………………………………………….. BIRO ADMINISTRASI KEUANGAN ……………………………………………... A. Kepala Biro Administrasi Keuangan …………………………………... B. Kabag Keuangan dan Akuntansi ……………………………………… C. Kabag Pelayanan dan Profit …………………………………………… D. Kaur Perencanaan dan Pelaporan ……………………………………. E. Kaur Jurnal dan Neraca ………………………………………………… F. Kaur Kas dan Bank ……………………………………………………... G. Kaur Pelayanan Mahasiswa …………………………………………… PERPUSTAKAAN ………………………………………………………………….. A. Kepala Perpustakaan …………………………………………………... B. Bagian Pengembangan ………………………………………………… C. Kaur Administrasi dan Keuangan ……………………………………… D. Bagian Pengadaan ……………………………………………………… E. Kaur Pengolahan ………………………………………………………... F. Kaur Sirkulasi ……………………………………………………………. G. Kaur Referensi …………………………………………………………... H. Bagian Audio Visual …………………………………………………….. HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT ……………………………………….. MAINTENANCE ……………………………………………………………………. A. Manager Maintenance ………………………………………………….. B. Asisten Manager Building ……………………………………………… C. Asisten Manager Taman & Lingkungan ……………………………… D. Kaur Administrasi dan Keuangan ……………………………………..

iv

28 28 29 30 30 32 32 33 33 34 34 35 36 37 38 39 39 39 40 41 41 42 43 43 44 45 45 46 47 47 48 49 49 51 51 51 53 54 55 56 57 59 62 63 63 63 64 64

Job Deskripsi Pejabat UMS B. WAKIL REKTOR I

SASARAN DAN DESKRIPSI KERJA PEJABAT UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

SASARAN :

REKTORAT A. REKTOR SASARAN : 1.

Tersusunnya Rencana Induk Pengembangan (RIP) Universitas untuk lima tahun mendatang sesuai visi, misi dan tujuan.

2.

Terlaksananya networking system antar dunia pendidikan melalui kerja sama dengan perguruan tinggi baik di dalam maupun luar negeri yang mendukung visi, misi dan tujuan UMS.

3.

Terlaksananya networking system antara UMS dengan instansi pemerintah, lembaga pendanaan dan perusahaan melalui kerja sama dalam rangka peningkatan kompetensi tenaga edukatif di lingkungan UMS.

4.

Terlaksananya program kerja tahunan sesuai RIP yang ditetapkan.

5.

Terlaksananya stakeholder.

6.

Terlaksananya Islamisasi Kampus di Universitas Muhammadiyah Surakarta.

proses

pendidikan

perguruan

tinggi

sesuai

Job Deskripsi Pejabat UMS

kebutuhan

1.

Tersusunnya rencana penerimaan mahasiswa di seluruh fakultas untuk lima tahun yang akan datang.

2.

Terwujudnya target penerimaan mahasiswa sesuai rencana yang telah ditetapkan.

3.

Terlaksananya proses kegiatan akademik di seluruh Fakultas sesuai Visi, Misi, dan Tujuan UMS.

4.

Terwujudnya proses kegiatan akademik yang berkualitas bagi mahasiswa, tenaga edukatif, dan civitas akademika secara keseluruhan.

5.

Terwujudnya penyesuaian dan pengembangan kurikulum perguruan tinggi sesuai kebutuhan stakeholder, melalui kerjasama perguruan tinggi dan evaluasi kurikulum minimal tiga tahun sekali.

6.

Terlaksananya Proses Belajar Mengajar sesuai kurikulum ditetapkan.

yang telah

DESKRIPSI KERJA : 1.

Menyusun rencana penerimaan mahasiswa lima tahun mendatang berdasar kebutuhan pengembangan dan Rencana Induk Pengembangan.

2.

Menyusun rencana dan implementasi program untuk mencapai target penerimaan mahasiswa yang direncanakan.


Menyusun Rencana Induk Pengembangan Universitas minimal untuk lima tahun mendatang.

3.

Memberikan pengarahan ke fakultas dalam kegiatan penerimaan mahasiswa baru dan kegiatan akademik secara keseluruhan

2.

Menetapkan Program Kerja Tahunan yang sesuai RIP Universitas

4.

3.

Melakukan koordinasi dengan unit kerja dalam penetapan rencana kerja sesuai Visi, Misi, Tujuan UMS yang tertuang dalam RIP

Memberikan pengarahan ke Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru dalam kegiatan penerimaan mahasiswa baru dan kegiatan akademik yang terkait.

5.

Melakukan koordinasi dengan BPH (Badan Pelaksana Harian) UMS dalam rangka menjalin kerjasama dengan Perguruan Tinggi, Instansi, Lembaga dan publik dalam mendukung Visi, Misi, dan Tujuan.

Menjalin kerjasama dengan perguruan tinggi lain dalam pengembangan kurikulum perguruan tinggi.

6.

Melakukan koordinasi dan monitoring terhadap kurikulum yang diberlakukan di masing-masing fakultas.

5.

Mewakili Universitas dalam hubungannya dengan pihak luar

7.

6.

Memberikan informasi ke dalam dan ke luar.

Melakukan koordinasi dengan fakultas dalam rangka pengembangan kurikulum sesuai kebutuhan stakeholder.

7.

Melakukan koordinasi dan pengarahan implementasi Islamisasi kampus.

8.

Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar sesuai kurikulum yang ditetapkan.

8.

Melakukan kerjasama akademik dan non akademik dengan pihak eksternal.

9.

9.

Melakukan pengarahan, pengawasan, dan evaluasi pelaksanaan program kerja secara keseluruhan.

Melakukan pengarahan, pengawasan akademik secara keseluruhan.

4.

1

dan

evaluasi

evaluasi

terhadap

dan

kegiatan

10. Memberikan pengarahan terhadap implementasi sistem informasi administrasi akademik, sistem informasi perpustakaan, sistem informasi penelitian dan pengabdian masyarakat.

2

Job Deskripsi Pejabat UMS C.

WAKIL REKTOR II

Job Deskripsi Pejabat UMS 9.

SASARAN : 1.

2. 3. 4.

Tercapainya peningkatan pendapatan melalui peningkatan penerimaan jumlah mahasiswa dan penerimaan dari unit usaha dan kerjasama dari pihak eksternal. Terwujudnya sistem pengendalian keuangan yang efektif dan efisien melalui evaluasi anggaran dan rasionalisasi anggaran dengan pendapatan. Terwujudnya sistem administrasi yang mudah diakses oleh pengguna melalui implementasi sistem informasi manajemen. Tersedianya sarana dan prasarana yang mendukung kelancaran proses organisasi secara keseluruhan.

5.

Terwujudnya kualitas kehidupan kerja yang mendukung motivasi kerja pegawai.

6.

Terwujudnya kesejahteraan pegawai melalui sistem reward and punishment yang berkeadilan.

7.

Terealisasinya program pengembangan SDM yang mampu mendorong kepuasan kerja, dengan indikator meningkatnya kepuasan kerja pegawai.

8.

Terwujudnya peningkatan prestasi kerja pegawai dengan ukuran meningkatnya indek rata-rata kinerja pegawai dari tahun sebelumnya.

DESKRIPSI KERJA :

Melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap manajemen keuangan secara keseluruhan.

10. Melakukan pengarahan terhadap implementasi sistem informasi kepegawaian dan sistem informasi keuangan. 11. Melakukan koordinasi dan pengarahan terhadap penyediaan sarana dan prasarana untuk mendukung kelancaran proses organisasi secara keseluruhan. 12. Menciptakan kualitas kehidupan kerja yang performance tenaga edukatif dan non edukatif.

mendukung

peningkatan

13. Melakukan koordinasi dan monitoring terhadap pelaksanaan penilaian kinerja pegawai. 14. Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan administrasi, keuangan, sarana prasarana dan Manajemen SDM secara keseluruhan.

D. WAKIL REKTOR III SASARAN : 1.

Tersusunnya rencana pengembangan kegiatan kemahasiswaan yang terpadu untuk lima tahun yang akan datang.

2.

Tersusunnya rencana pengembangan sistem informasi, penjaminan mutu, dan kerjasama.

3.

Terwujudnya mekanisme promosi, pemasaran, dan rekrutmen mahasiswa baru.

4.

Terwujudnya networking system antara UMS dengan perusahaan-perusahaan pengguna tenaga kerja melalui kerjasama dalam bentuk penelitian, career day program, magang.

1.

Menyusun perencanaan kegiatan di bidang keuangan, administrasi, sarana prasarana dan Manajemen SDM di tingkat universitas.

2.

Menyusun kebijakan yang terkait dengan manajemen keuangan.

3.

Menyusun target penerimaan yang bersumber dari mahasiswa dan unit usaha dan kerjasama untuk lima tahun mendatang.

5.

Terwujudnya networking system antara UMS dengan Perguruan Tinggi lain melalui kerjasama akademik, studi banding, dan pertukaran mahasiswa.

4.

Melakukan koordinasi dengan manajer unit usaha UMS dan Lembaga Wakaf Tunai (LWT) dalam pencapaian target penerimaan keuangan.

6.

Tersedianya informasi lowongan pekerjaan bagi calon dan lulusan UMS.

7.

Terlaksananya program kerja KAUMS sebagai pusat informasi pekerjaan.

8.

Terlaksananya kegiatan kemahasiswaan yang mendukung peningkatan kualitas dan kesiapan mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja.

5.

Melakukan koordinasi dengan WR I dalam pencapaian target yang bersumber dari mahasiswa.

penerimaan

6.

Melakukan kerjasama dengan pihak eksternal dalam rangka peningkatan karir dan kesejahteraan pegawai di lingkungan UMS.

7.

Menyusun rencana anggaran yang disesuaikan pengembangan dan pendapatan yang ditargetkan.

8.

Melakukan koordinasi dan monitoring terhadap realisasi anggaran sesuai yang ditetapkan.

3

dengan

kebutuhan


Menyusun rencana pengembangan kegiatan kemahasiswaan untuk lima tahun mendatang.

4


Memberikan pengarahan dan melakukan koordinasi dengan Manajer Umum Departemen Kerjasama dan Pengendalian mutu dalam menyusun rencana pengembangan sistem informasi, penjaminan mutu, dan kerjasama.

3.

Memberikan pengarahan dan koordinasi dengan Departemen Kerjasama dan Pengendalian Mutu dalam menyusun mekanisme promosi, pemasaran, dan rekrutmen mahasiswa baru.

4.

Melakukan pengarahan dan monitoring kemahasiswaan tingkat fakultas.

5.

Melakukan kerjasama dengan perusahaan pengguna tenaga kerja.

terhadap

kegiatan

di

bidang

6.

Melakukan kerjasama dengan perguruan tinggi / lembaga lain

7.

Mengkoordinir penyediaan informasi lowongan pekerjaan

8.

Melakukan koordinasi dengan Pengurus Keluarga Alumni UMS (KAUMS) dalam fungsinya sebagai pusat informasi.

9.

Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan yang mendukung peningkatan kualitas dan kesiapan mahasiswa memasuki dunia kerja.

10. Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan aktifitas bidang kemahasiswaan secara keseluruhan. 11. Memberikan pengarahan terhadap kemahasiswaan dan alumni di UMS.

implementasi

sistem

Job Deskripsi Pejabat UMS F. PROTOKOLER 1.

Membantu Kepala Sekretariat Rektorat untuk mengatur acara rapat pimpinan dan menyiapkan keperluan yang dibutuhkan.

2.

Membantu Kepala Sekretariat Rektorat dalam menyiapkan bahan-bahan rapat pimpinan (Terbatas maupun lengkap).

3.

Menyiapkan kebutuhan perjalanan dinas pimpinan (Tiket/Surat-surat/dokumen penting/akomodasi) dan konfirmasi dengan pihak-pihak terkait (Relasi Kerja).

4.

Membantu Kepala Sekretariat Rektorat dalam membuat resume/notulen hasil rapat dan pembuatan draf keputusan pimpinan.

5.

Bekerjasama dengan Bagian rumah Tangga dan Kaur Perlengkapan menyiapkan setting ruang pertemuan/upacara, sampai dengan keutuhan/peralatan yang diperlukan (Sound system, audio-visual, akomodasi/konsumsi).

6.

Membantu Kepala Sekretariat Rektorat menyiapkan susunan acara untuk event-event yang berskala kecil maupun yang besar (Nasional/Internasional).

7.

Menginventarisir SK-SK dan dokumen penting internal maupun eksternal ke dalam file yang rapi dan aman, dan sistematis.

informasi

E. KEPALA SEKRETARIAT REKTORAT 1.

Mengkoordinasikan secara umum aktivitas administrasi kantor Sekretariat Rektorat dan memberikan pelayanan kepada Pimpinan (Rektor dan Wakil Rektor) yang berkaitan dengan keperluan dinas.

2.

Mengkoordinasikan, merumuskan, dan mensosialisasikan kebijakan pimpinan kepada unit-unit kerja terkait melalui prosedur administratif.

3.

Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang ada mengagendakan pertemuan pimpinan untuk menentukan kebijakan.

4.

Mendeskripsikan kebijakan pimpinan ke dalam bentuk keputusan atau penugasan.

5.

Menyiapkan draf Naskah Kerjasama (MoU) dengan pihak-pihak lain.

6.

Mengatur acara Pimpinan yang berkaitan dengan pihak internal maupun pihakpihak eksternal.

7.

Memfasilitasi kegiatan dinas Pimpinan (Rektor dan Wakil Rektor), menyangkut keperluan administrasi, akomodasi, transportasi, dan sarana lain yang diperlukan.

5

dan

6

Job Deskripsi Pejabat UMS SASARAN DAN DESKRIPSI KERJA PEJABAT UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

Job Deskripsi Pejabat UMS 10. Mengkomunikasikan kegiatan dan prestasi UMS kepada stakeholder dan masyarakat guna meningkatkan citra (image) UMS.

DEPARTEMEN KERJASAMA DAN PENGENDALIAN MUTU

B. MANAJER SISTEM INFORMASI SASARAN : 1.

Tersedianya sistem administrasi akademik yang terintegrasi yang memungkinkan UMS melakukan suatu sistem kontrol kualitas yang bertahap dari jurusan hingga universitas

2.

UMS menggunakan sistem administrasi akademik yang terintegrasi terhadap aspek keuangan, kepegawaian, dan perpustakaan.

3.

UMS mampu memproduksi sistem dan/atau perangkat lunak yang dapat ditawarkan untuk institusi pendidikan tinggi serta mengembangkan secara terus menerus.

A. MANAJER UMUM SASARAN : 1.

Meningkatnya kualitas dan kuantitas proses pendidikan, pelaksanaan riset, dan pengabdian kepada masyarakat, dengan meningkatkan efisiensi kerja manajerial dan menciptakan lingkungan yang kondusif bagi segenap civitas akademika.

2.

Terintegrasinya unit-unit kerja dan terbentuknya Cyber-Campus mendukung kegiatan-kegiatan akademik dan manajemen

guna

3.

Tersedianya standard mutu PBM untuk menghasilkan lulusan yang memenuhi kebutuhan stakeholder dan pasar kerja.

4.

Terlaksananya publikasi, promosi, dan pemasaran dari produk-produk UMS

5.

Terjalinnya kerjasama akademik dan non akademik dengan lembaga lain.


Menyusun rencana strategis pengembangan sistem informasi di UMS.

2.

Mengembangkan sistem informasi yang mendukung kegiatan distribusi pengetahuan, kegiatan belajar, kegiatan riset, kegiatan manajemen, dan kegiatan pemasaran.

3.

Menyusun rencana strategis pengembangan penjaminan mutu di UMS.

4.

Menyusun rencana strategis pengembangan kerjasama di UMS.

5.

Menyusun rencana strategis sistem promosi, pemasaran, dan rekruitmen mahasiswa baru.

6.

Mengkoordinasikan kebutuhan dan pelayanan teknologi informasi terhadap unit-unit di lingkungan UMS, baik untuk kepentingan akademik maupun manajemen.

7.

Mengkoordinasikan/memfasilitasi unit-unit di UMS untuk bekerjasama dengan pihak eksternal.

8.

Menyusun rencana pengembangan dan peningkatan kapasitas jaringan.

9.

Mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu PBM dan lulusan.

7


Menyusun rencana strategis pengembangan sistem informasi bersama-sama dengan Manajer Umum.

2.

Merencanakan, mengembangkan, men-setup sistem teknologi informasi di UMS baik perangkat keras dan perangkat lunaknya.

3.

Memelihara perangkat keras dan lunak yang ada di seluruh UMS.

4.

Merancang, mengembangkan dan memelihara sistem administrasi akademik, perpustakaan dan keuangan yang terintegrasi di seluruh UMS agar selalu upto-date dan pada kondisi up and running.

5.

Mengatur, mengontrol dan memelihara sistem internet yang ada di jaringan UMS beserta sistem dan prosedur yang terkait dengan system administrative computer.

6.

Membina, mentraining dan melakukan upgrade terhadap staf dosen dan administrasi serta petugas administrator computer sampai tingkat jurusan.

7.

Mengatur, mengamankan dan merawat database akademik serta database yang terkait.

8.

mengadakan kerjasama di bidang teknologi informasi, baik dengan provider maupun manufacture.

8

Job Deskripsi Pejabat UMS C. MANAJER PENJAMINAN MUTU


Terbentuknya unit-unit usaha yang menguntungkan dari sisi bisnis serta dapat menjadi tempat penerapan ilmu bagi staf dan mahasiswa sehingga dapat memberikan kontribusi secara akademik.

3.

Terealisasinya kerjasama akademik dan non akademik antara UMS dengan pihak eksternal.

4.

Terciptanya sistem rekruitmen mahasiswa yang efektif dan fleksibel yang mampu menyesuaikan dengan perkembangan serta mampu melayani rekruitmen mahasiswa sepanjang tahun dan dapat mengakomodasi sistem penerimaan mahasiswa setiap semester.

SASARAN : 1.

UMS mempunyai suatu mekanisme penciptaan lulusan yang berkualitas melalui suatu proses yang terkontrol dan meningkat kualitasnya secara terus menerus

2.

UMS memiliki sebagian besar standard operation procedure di semua aspek baik pelayanan, administrasi maupun proses pendidikan

3.

Secara formal UMS diakui oleh lembaga internasional telah melaksanakan proses dan mekanisme standard dalam aspek belajar-mengajar dan aspek informasi teknologi yang terkait.

DESKRIPSI KERJA : DESKRIPSI KERJA :

1.

Bersama Manajer Umum menyusun rencana strategis pengembangan kerjasama UMS.

1.

Bersama Manajer Umum menyusun rencana strategis pengembangan penjaminan mutu di UMS.

2.

Merencanakan, mengembangkan sistem promosi dan pemasaran dalam hal rekruitmen mahasiswa baru.

2.

Merencanakan, mengembangkan, mencanangkan standard tingkat kualitas lulusan UMS.

3.

Memberikan informasi kepada masyarakat dan media massa mengenai kegiatan dan prestasi UMS.

3.

Melaksanakan kontrol dan memonitor terhadap berbagai aspek yang mengarah pada pencapaian lulusan UMS yang berkualitas

4.

Mengembangkan kemampuan UMS dalam memperoleh funding dari masyarakat melalui pelayanan akademik dan non akademik secara profesional.

4.

Merancang indikator kinerja di tingkat universitas, fakultas dan seluruh Jurusan/program studi.

5.

Memfasilitasi unit-unit di UMS untuk memperoleh pendanaan untuk pengembangan dari lembaga pemerintah dan swasta yang tidak mengikat.

5.

Mempublikasikan pencapaian kinerja dari tiap fakultas/jurusan/program studi di UMS dalam bentuk Quality Board.

6.

Melakukan pembinaan dan pengembangan unit usaha profit yang dapat memberikan dana bagi pengembangan UMS.

6.

Melakukan benchmarking untuk indikator kualitas tertentu.

7.

Memfasilitasi unit-unit di UMS untuk bekerjasama dengan pihak eksternal.

7.

Menetapkan standard kualitas proses belajar mengajar agar relevan dan mampu meningkatkan kualitas lulusan yang marketable dan terpercaya di masyarakat.

8.

Mendata dan membina kerjasama yang dilakukan UMS dengan pihak eksternal.

8.

Memfasilitasi evaluasi diri.

9.

Menerapkan sistem standard internasional ISO atau yang setara untuk diterapkan di UMS secara bertahap.

Fakultas/Jurusan

dalam

menyelengarakan

akreditasi

dan

E. ASISTEN MANAJER PEMELIHARAAN JARINGAN SASARAN : 1.

Tersedianya jaringan yang memadai untuk kebutuhan civitas akademika UMS yang mendukung kegiatan akademik dan manajemen.

D. MANAJER KERJASAMA

2.

Peningkatan kapasitas bandwith menjadi 1 MB.

SASARAN :

3.

Tiap-tiap unit di UMS saling terkoneksi dalam jaringan LAN.

1.

4.

Tiap-tiap unit di UMS terkoneksi ke jaringan Internet.

5.

Tersedianya koneksi internet untuk keperluan akademik dosen dan mahasiswa.

Terciptanya mekanisme promosi dan pemasaran yang dapat menginformasikan dan memasarkan segala kegiatan dan prestasi serta potensi yang diraih dan dimiliki dari seluruh unit dan fakultas yang ada.

9

10



DESKRIPSI KERJA :

2.

Menyiapkan press release terhadap kegiatan dan prestasi UMS.

1.

Mengelola jaringan di UMS.

3.

2.

Mengelola distribusi IP untuk unit-unit di UMS.

Menginformasikan kebijakan-kebijakan dan program-program UMS, baik kepada civitas akademika maupun masyarakat yang memerlukan.

3.

Memelihara dan meningkatkan kapasitas jaringan sedemikian hingga selalu dalam keadaan running dan on line.

4.

Meningkatkan citra UMS melalui kegiatan-kegiatan kehumasan.

4.

Memelihara dan memonitor jaringan sehingga terbebas dari gangguan, virus, dan sebagainya.

5.

Mendata dan memelihara perangkat keras jaringan dan komputer-komputer yang terkoneksi dalam jaringan.

1.

Terjalinnya kerjasama akademik dan non akademik antara UMS dan lembagalembaga pendidikan, pemrintahan, atau perusahaan.

6.

Membantu Manajer Sistem Informasi dalam bekerjasama dengan pihak provider dan manufacture.

2.

Terbentuknya sistem mekanisme promosi dan rekrutmen mahasiswa baru.

H. ASISTEN MANAJER PROMOSI DAN PEMASARAN SASARAN :

F. ASISTEN MANAJER PROGRAM DAN BASIS DATA

DESKRIPSI KERJA :

SASARAN :

1.

Melakukan promosi dan pemasaran terhadap layanan-layanan profesional yang dapat diberikan UMS kepada masyarakat.

1.

Tersedianya basis data yang selalu up to date, baik untuk data akademik maupu non akademik.

2.

Mencari partner yang dapat diajak untuk bekerjasama membangun dan mengembangkan UMS.

2.

Terpeliharanya basis data di UMS dari gangguan keamaman, baik secara fisik maupu non fisik.

3.

Mengembangkan sistem promosi dan pemasaran untuk rekruitmen mahasiswa baru.

4.

Mempromosikan dan memasarkan unit usaha profit yang dimiliki UMS.

KEPALA URUSAN PROGRAM


Membangun dan mengembangkan software untuk pengembangan sistem informasi di UMS.

I.

2.

Membangun basis data di UMS untuk keperluan akademik dan manajemen.

SASARAN :

3.

Menjaga keamanan data yang ada dalam basis data UMS.

Tersedianya software sistem informasi akademik yang terintegrasi.

G. ASISTEN MANAJER HUMAS DAN PUBLIKASI

DESKRIPSI KERJA :

SASARAN :

1.

Di bawah koordinasi Manajer Sistem Informasi membangun program (software) untuk sistem informasi (SI) akademik, SI Keuangan, SI Perpustakaan, SI Kepegawaian, dan SI lainnya yang terpadu dan terintegrasi.

2.

Membangun sistem informasi akademik yang dapat melayani registrasi secara online baik melalui jaringan intranet maupun melalui Web UMS.

1.

Terciptanya citra yang positip terhadap UMS, baik di masyarakat akademik maupun non akademik.

2.

Terciptanya kemudian akses informasi terhadap UMS dan kegiatannya.


Melakukan publikasi terhadap kegiatan dan prestasi UMS melalui media massa dan Web UMS.

11

12

Job Deskripsi Pejabat UMS J.


KEPALA URUSAN PEMELIHARAAN WEB


SASARAN : 1.

UMS memiliki Web yang menarik, komunikatif, dan mudah diakses oleh civitas akademika dan publik.

2.

Informasi yang ditampilkan pada Web UMS selalu uptodate.

FAKULTAS A. DEKAN

DESKRIPSI KERJA :

SASARAN :

1.

Merancang, menyusun, dan mempublikasikan Web UMS.

1.

Terlaksananya pengembangan fakultas sesuai kebutuhan stakeholder.

2.

Secara periodik melakukan update terhadap tampilan halaman muka Web UMS.

2.

Tersusunnya Rencana Induk Pengembangan Fakultas untuk empat tahun mendatang.

3.

Setiap hari melakukan update terhadap materi Web UMS.

3.

Terwujudnya program kerja yang sesuai Visi, Misi, Tujuan Fakultas.

4.

Bersama bagian Humas dan Publikasi serta bagian Promosi dan Pemasaran menampilkan kegiatan dan prestasi UMS melalui Web UMS.

4.

Tercapainya pembangunan image fakultas, melalui jalinan kerjasama dengan perguruan tinggi, instansi dan lembaga baik dari dalam maupun luar negeri

5.

Memfasilitasi perancangan, penyusunan, dan publikasi materi Web untuk unitunit di UMS.

5.

Terlaksananya Tridharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat) secara optimal.

6.

Memfasilitasi pembuatan account e-mail untuk dosen dan mahasiswa serta karyawan pada Web UMS.

6.

Terlaksananya stakeholder.

7.

Di bawah koordinasi Manajer Sistem Informasi, memfasilitasi registrasi online melalui Web UMS.

7.

Terwujudnya peningkatan kualitas tenaga edukatif melalui pengiriman studi lanjut dengan jumlah yang sesuai dengan RIP Fakultas.

8.

Terpantaunya kinerja tenaga edukatif melalui penilaian kinerja yang ditetapkan universitas.

9.

Terlaksananya islamisasi kampus di tingkat fakultas.

K. KEPALA URUSAN ADMINISTRASI

proses

pendidikan

perguruan

tinggi

sesuai

kebutuhan

SASARAN : Tersedianya data dan back up data akademik untuk melayani keperluan unit-unit terkait di UMS.


Melaksanakan fungsi sebagai agent of change.

DESKRIPSI KERJA :

2.

Menyusun Rencana Induk Pengembangan Fakultas.

1.

Membantu tugas-tugas administrasi komputer di bawah bidang Sistem Informasi.

3.

Menyusun dan menetapkan Program Kerja Tahunan yang sesuai Visi, Misi, Tujuan (tertuang dalam RIP Fakultas).

2.

Membantu meng-update basis data yang ada untuk menunjang kinerja sistem informasi di UMS.

4.

Menjalin kerjasama dengan Perguruan Tinggi, Instansi, Lembaga dan publik dalam mendukung Visi, Misi, dan Tujuan Fakultas di bawah koordinasi pimpinan universitas.

3.

Membantu memberikan data-data yang tersimpan di basis data kepada unitunit di UMS, baik untuk keperluan akademik maupun manajemen setelah mendapat persetujuan dari Manajer Sistem Informasi.

5.

Melakukan koordinasi dan pengarahan penyelenggaraan pendidikan di tingkat fakultas.

4.

Membantu menjaga keamanan data yang tersimpan di basis data.

6.

Memimpin Proses Penyelenggaraan Pendidikan di tingkat fakultas.

7.

Melakukan pengawasan terhadap aktifitas penyelenggaraan pendidikan dii tingkat fakultas.

13

14

terhadap

pelaksanaan


Melakukan pembinaan pegawai edukatif dalam pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

9.

Melakukan koordinasi dan monitoring dalam pelaksanaan studi lanjut tenaga edukatif.

Job Deskripsi Pejabat UMS DESKRIPSI KERJA : 1.

Melakukan koordinasi, pengawasan dan evaluasi kepada studi dalam pelaksanaan kegiatan akademik.

2.

Melakukan pengarahan kepada Jurusan / program studi dalam evaluasi dan pengembangan kurikulum sesuai kebutuhan stakeholder.

3.

Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar sesuai kurikulum yang ditetapkan.

12. Menilai kinerja tenaga edukatif dan non edukatif dengan menggunakan sistem penilaian yang ditetapkan tingkat universitas

4.

Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan akademik secara keseluruhan.

13. Melakukan pengarahan, islamisasi kampus.

pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan

5.

Menyusun rencana pengembangan kegiatan akademik Fakultas berkoordinasi dengan jurusan/program studi.

14. Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan di tingkat fakultas secara keseluruhan.

6.

Menilai dan melaporkan kinerja tenaga edukatif dengan menggunakan sistem penilaian yang ditetapkan universitas.

15. Mewakili Fakultas dalam hubungannya dengan pihak luar.

7.

Berkoordinasi dengan WR I dalam bidang Akademik.

C.

WAKIL DEKAN II

10. Melakukan monitoring dalam optimalisasi pelaksanaan Tridarma Perguruan Tinggi tenaga edukatif. 11. Memberikan informasi baik ke dalam maupun ke luar Fakultas.

Jurusan / program

16. Melaporkan seluruh bentuk kerjasama dengan pihak luar kepada Rektor. 17. Menyusun rencana penerimaan mahasiswa empat tahun mendatang berdasar kebutuhan Pengembangan dan Rencana Anggaran Fakultas. 18. Menyusun rencana dan implementasi program untuk mencapai target penerimaan mahasiswa yang direncanakan.

B. WAKIL DEKAN I

SASARAN 1.

Tersusunnya anggaran yang disesuaikan dengan rencana pengembangan Fakultas.

2.

Terlaksananya manajemen keuangan yang transparan dan efektif.

3.

Tersusunnya rencana pembinaan dan pengembangan tenaga non edukatif untuk 4 (empat) tahun mendatang.

4.

Terlaksananya penggunaan dana sesuai anggaran yang telah ditetapkan.

5.

Tersedianya sistem administrasi yang mengakses informasi yang dibutuhkan.

6.

Tersedianya sarana dan prasarana yang dibutuhkan fakultas.

7.

Terwujudnya kualitas kehidupan kerja yang performance tenaga edukatif dan non edukatif.

8.

Terlaksananya penilaian kinerja tenaga non edukatif.

SASARAN : 1.

Terlaksananya proses kegiatan akademik Fakultas.

sesuai Visi, Misi, dan Tujuan

2.

Terlaksananya kegiatan pengembangan akademik sesuai dengan RIP.

3.

Tersusunnya rencana penerimaan mahasiswa di tingkat Jurusan / Program Studi untuk empat tahun yang akan datang.

memudahkan

pengguna

mendukung

dalam

peningkatan

4.

Terwujudnya target penerimaan mahasiswa sesuai rencana yang telah ditetapkan.

5.

Terwujudnya penyesuaian kurikulum di tingkat Jurusan / program studi sesuai kebutuhan stakeholder, melalui evaluasi kurikulum secara periodik.

6.

Tersusunnya kurikulum di tingkat Program Studi sesuai kebutuhan stakeholder.

DESKRIPSI KERJA :

7.

Terlaksananya proses kegiatan akademik sesuai rencana yang ditetapkan

1.

Menyusun rencana penerimaan pendapatan dari mahasiswa empat tahun mendatang.

8.

Terlaksananya Proses Belajar Mengajar sesuai ditetapkan

2.

Menyusun anggaran yang disesuaikan dengan kebutuhan pengembangan dan pendapatan yang mampu dicapai fakultas.

15

kurikulum

yang telah

16


Mengalokasikan dana sesuai anggaran yang telah ditetapkan.

4.

Melakukan pengawasan terhadap penggunaan dana di tingkat fakultas

5.

Mengkoordinir tersusunnya sistem administrasi yang sesuai kebutuhan stakeholder.

6.

Menciptakan kualitas kehidupan kerja yang performance tenaga edukatif dan non edukatif.


Melakukan koordinasi dengan Pengurus Keluarga Alumni Universitas Muhammadiyah Surakarta (KAUMS) dalam fungsinya sebagai pusat informasi.

5.

Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Fakultas yang mendukung peningkatan kualitas dan kesiapan mahasiswa memasuki dunia kerja.

peningkatan

6.

Bertanggung jawab untuk mengarahkan, mengawasi dan mengevaluasi setiap kegiatan kemahasiswaan.

7.

Menilai dan melaporkan kinerja tenaga non edukatif dengan menggunakan sistem penilaian yang ditetapkan universitas.

7.

Mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan kemahasiswaan lembaga mahasiswa di tingkat Fakultas.

8.

Melakukan pengarahan, monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang administrasi keuangan, sarana dan prasarana, serta kepegawaian secara keseluruhan.

Catatan : bagi fakultas yang tidak memiliki Wakil Dekan, tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab Wakil Dekan menjadi tugas pimpinan fakultas.

9.

Berkoordinasi dengan WR II dalam bidang Administrasi & Keuangan.

mendukung

dengan

lembaga-

E. KETUA JURUSAN / PROGRAM STUDI SASARAN :

D. WAKIL DEKAN III SASARAN : 1.

Tersusunnya rencana pengembangan kegiatan kemahasiswaan di tingkat Fakultas untuk empat tahun yang akan datang sesuai Visi, Misi, dan Tujuan Fakultas

2.

Terwujudnya kerjasama antara Fakultas dengan perusahaan-perusahaan pengguna tenaga kerja melalui kerjasama dalam bentuk penelitian, career program, magang di bawah koordinasi universitas.

1.

Tersusunnya rencana pengembangan Jurusan/program studi sesuai kebutuhan stakeholder.

2.

Tersusunnya kurikulum di tingkat Jurusan / program studi.

3.

Terwujudnya peningkatan kualitas akademik tenaga edukatif melalui seminar, diskusi rutin, pelatihan pada masing-masing konsentrasi/bagian.

4.

Terwujudnya koordinasi antara Jurusan/program studi dengan program pascasarjana dalam pengembangan program pascasarjana dan program studi.

3.

Terwujudnya kesejahteraan mahasiswa melalui perolehan pendanaan untuk beasiswa, biaya penelitian, dana program kemahasiswaan.

5.

Terwujudnya ploting mata kuliah tenaga edukatif konsentrasi/bagian dan kebutuhan Jurusan/program studi.

4.

Terwujudnya kerjasama antara Fakultas dengan Perguruan Tinggi lain melalui kerjasama dalam bentuk penelitian bersama, studi banding, pertukaran mahasiswa.

6.

Tersusunnya jadual kuliah, ujian, dan kegiatan akademik lainnya.

7.

Terlaksananya Proses Belajar Mengajar dan kegiatan akademik sesuai kalender akademik dan kurikulum yang ditetapkan.

8.

Terlaksananya kegiatan unit-unit di bawah Jurusan (seperti laboratorium, pusat pengembangan) yang mampu mendukung visi, misi, dan tujuan jurusan / program studi.

5.

Tersedianya informasi lowongan pekerjaan bagi calon dan alumni Fakultas.

6.

Terlaksananya kegiatan kemahasiswaan yang mendukung peningkatan kualitas dan kesiapan mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja .

sesuai

dengan

DESKRIPSI KERJA :

DESKRIPSI PEKERJAAN :

1.

Melakukan konsultasi dengan WR III dalam penyusunan rencana pengembangan kegiatan kemahasiswaan di tingkat Fakultas untuk empat tahun mendatang.

1.

Menyusun kurikulum Jurusan/program studi sesuai kebutuhan stakeholder berkoordinasi dengan Wakil Dekan 1 dan jurusan/program studi lainnya

2.

2.

Melakukan konsultasi dengan WR III untuk pelaksanaan kerjasama dengan perusahaan pengguna tenaga kerja dan perguruan tinggi lain.

Melakukan Koordinasi dengan Wakil Dekan I dalam perencanaan, dan pelaksanakan proses kegiatan akademik di tingkat Jurusan/program studi.

3.

Mengkoordinir penyediaan informasi lowongan pekerjaan di tingkat Fakultas.

17

18



Melakukan koordinasi dengan program pascasarjana (bagi Jurusan/ program studi terkait) dalam pengembangan pasca dan pengembangan Jurusan/ program studi

G. KEPALA LABORATORIUM

4.

Melakukan koordinasi dan monitoring terhadap pelaksanaan akademik di tingkat Jurusan/program studi secara keseluruhan.

1.

Tersusun dan terwujudnya perencanaan kegiatan laboratorium (praktikum, penelitian, pelatihan, dll) di tingkat Jurusan/program studi.

5.

Mengkoordinasikan kelompok minat konsentrasi tenaga edukatif.

2.

Terwujudnya laboratorium sebagai pusat data dan eksperimentasi.

6.

Monitoring kegiatan akademik seperti seminar, pelatihan, dan diskusi masingmasing konsentrasi.

3.

Tersedianya informasi profil laboratorium.

4.

Tercapainya perawatan terhadap peralatan laboratorium secara optimal.

7.

Menyiapkan jadual kuliah dan ujian sesuai kalender akademik yang ditetapkan.

8.

Melakukan pengarahan dan monitoring pelaksanaan kerja unit-unit di bawah Jurusan/program studi.

3.

9.

kegiatan

Mengadakan penyediaan sarana dan prasarana (literatur, peralatan) di tingkat Jurusan/program studi yang mendukung kebutuhan tenaga edukatif dalam pelaksanaan kegiatan akademik.

10. Melakukan perencanaan Jurusan/program studi

dan

pembinaan

tenaga

edukatif

di

tingkat

11. Melakukan pengarahan, monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan akademik tingkat Jurusan/program studi secara keseluruhan.

SASARAN :

DESKRIPSI PEKERJAAN : 1.

Menyusun dan melaksanakan rencana kegiatan laboratorium mengkoordinasikan dengan Jurusan/Progdi atau instansi terkait.

dan

2.

Mengembangkan informasi profil laboratorium bagi pengguna.

3.

Menyediakan sarana dan prasarana laboratorium.

4.

Melakukan pengarahan dan monitoring terhadap perawatan laboratorium.

5.

Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan program kerja secara keseluruhan.

Catatan : bagi fakultas yang tidak memiliki jurusan/progdi, tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab jurusan/progdi menjadi tugas pimpinan fakultas.

H. KEPALA TU SASARAN :

F. SEKRETARIS JURUSAN SASARAN :

1.

Tersedianya sarana dan prasarana yang mendukung proses belajar mengajar yang lancar

1.

Terwujudnya proses belajar mengajar di tingkat jurusan /progdi

2.

Terlaksananya prosedur pelaksanaan kegiatan akademik di tingkat fakultas.

2.

Tersusunnya jadwal kuliah, ujian dan kegiatan akademik lainnya

3.

3.

Terwujudnya ploting mata kuliah, pembimbing akademik

Terwujudnya tingkat pelayanan yang memuaskan bagi pengguna (mahasiswa, staf edukatif dan non-edukatif, pihak luar).

4.

Tersedianya informasi akademik yang cepat dan akurat.

5.

Terlaksananya sistem administrasi secara optimal

DESKRIPSI PEKERJAAN : 1.

Membantu Ketua Jurusan di dalam pengelolaan dan pengembangan jurusan/progdi

2.

Memonitor dan bertanggung jawab atas kelancaran proses belajar mengajar di tingkat jurusan/progdi

19

. DESKRIPSI PEKERJAAN : 1.

Melakukan perencanaan dan pengarahan terhadap pelaksanaan pekerjaan tingkat unit kerja.

2.

Menyediakan sarana dan prasarana yang mendorong kelancaran proses belajar mengajar

3.

Melakukan pengarahan kepada staf dalam melaksanakan tugas-tugas pelayanan administrasi dan akademik.

20


Melakukan pengarahan kepada staf dalam menyediakan informasi akademik.

5.

Melakukan pengarahan kepada staf dalam melaksanakan sistem administrasi yang telah ditetapkan.

6.

Melakukan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kerja staf dalam mewujudkan tingkat pelayanan yang berhasil guna dan berdaya guna.


LEMBAGA PENGEMBANGAN ILMU-ILMU DASAR (LPID)

A. DIREKTUR SASARAN: 1.

Terkoordinasinya pelaksanaan program LPID dan unit-unit LPID

2.

Terlaksananya kebijakan akademik dan keuangan di masing-masing unit LPID

3.

Meningkatnya hubungan kerja sama yang didesentralisasikan kepada LPID

4.

Terkoordinirnya staff di bawahnya

DESKRIPSI KERJA: 1.

Mengkoordinir pelaksanaan program LPID dan unit-unit LPID

2.

Mempertanggungjawabkan pimpinan Universitas

3.

Meningkatkan hubungan kerja sama dengan pihak luar sesuai dengan kewenangan yang didesentralisasikan kepada LPID

4.

Mengkoordinir staff di bawahnya

kebijakan

akademik

dan

keuangan

kepada

B. SEKRETARIS SASARAN: 1.

Terlaksananya kelancaran jalannya kegiatan akademik masing-masing program unit

2.

Lancarnya administrasi umum dan akademik

DESKRIPSI KERJA:

21

1.

Menfasilitasi kelancaran jalannya kegiatan akademik masing-masing unit program

2.

Mengarahkan dan memperlancar administrasi umum dan akademik

22



C. BENDAHARA

DESKRIPSI KERJA:

SASARAN:

1.

Bersama dengan direktur menyusun kebijakan program pondok dan kaderisasi dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian-kajian, pengabdian masyarakat, dan penerbitan

2.

Melaksanakan program pondok dan kaderisasi dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian, pengabdian masyarakat, dan penerbitan

3.


1.

Terlaksananya kelancaran administrasi keuangan masing-masing unit LPID.

2.

Terkoordinasinya laporan keuangan di masing-masing unit LPID

DESKRIPSI KERJA: 1.

Mengarahkan dan memperlancar administrasi keuangan masing-masing unit

2.

Mengkoordinir laporan keuangan di masing-masing unit LPID

F. WADIR BIDANG STUDI ISLAM-KEMUHAMMADIYAHAN SASARAN:

D. WADIR BIDANG LANGUAGE CENTER

1.

Tersusunnya kebijakan program Al-Islam-Kemuhammadiyahan dan MKU dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian, pembinaan AlIslam dan Kemuhammadiyahan, serta penerbitan

2.

Terlaksananya program Al-Islam-Kemuhammadiyahan dan MKU dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian, pembinaan Al-Islam dan Kemuhammadiyahan serta penerbitan

3.

Terdistribusinya dosen-dosen Studi Islam/Kemuhammadiyahan di fakultasfakultas.

4.


SASARAN: 1.

Tersusunnya kebijakan program bahasa Asing dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian, serta penerbitan

2.

Meningkatnya program pengembangan bahasa Asing

3.


DESKRIPSI KERJA: 1.

Bersama dengan direktur menyusun kebijakan program bahasa Asing dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian-kajian, serta penerbitan

2.

Meningkatkan program pengembangan bahasa Asing

3.


DESKRIPSI KERJA: 1.

Bersama dengan direktur, menyusun kebijakan program Al-Islam Kemuhammadiyahan dan MKU dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian-kajian, pembinaan Al-Islam dan Kemuhammadiyahan, serta penerbitan

2.

b. Melaksanakan program Al-Islam-Kemuhammadiyahan dan MKU dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian, pembinaan Al-Islam dan Kemuhammadiyahan serta penerbitan

E. WADIR BIDANG PONDOK SASARAN:

3.

Tersusunnya kebijakan program pondok dan kaderasisi dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian, pengabdian masyarakat serta penerbitan

Mendistribusikan dosen-dosen Studi Islam dan Kemuhammadiyahan di fakultas-fakultas

4.


2.

Terlaksananya program pondok dan kaderisasi dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan kajian, pengabdian masyarakat, dan penerbitan

G. KADIV BAHASA INGGRIS

3.


SASARAN:

1.

23

1.

Tersusunnya kurikulum bahasa Inggris.

2.

Terdistribusinya dosen bahasa Inggris ke fakultas-fakultas

24



3.

Tersusunnya pengembangan program kursus bahasa Inggris

DESKRIPSI KERJA:

4.

Meningkatnya jumlah peserta kursus (non reguler)

1.

Menyusun kebijakan kurikulum Mentoring Al-Islam dan Komunitas Non Muslim yang akan diajukan kepada WADIR Bid. SIK

2.

Mengusahakan Mentor Al-Islam dan Komunitas Non Muslim

3.

Menyusun pengembangan program Mentoring Al-Islam

4.

Memantau pelaksanaan program mentoring Al-Islam

DESKRIPSI KERJA: 1.

Menyusun kebijakan kurikulum MK Bhs Inggris yang akan diajukan kepada WADIR Bidang LC

2.

Mengusulkan distribusi dosen bahasa Inggris

3.

Menyusun pengembangan program kursus bahasa Inggris

J. KADIV MKU

4.

Mencari peserta kursus (non reguler)

SASARAN: 1.

Menyusun kebijakan kurikulum Mata Kuliah Umum yang akan diajukan kepada WADIR Bidang SIK

2.

Terdistribusinya dosen MKU di fakultas-fakultas

H. KADIV ASRAMA SASARAN: 1.

Tersusunnya kebijakan kurikulum pondok yang akan diajukan kepada WADIR Bidang Pondok dan WADIR Bidang SIK

DESKRIPSI KERJA:

2.

Meningkatnya jumlah peserta program pondok (khusus kader)

1.

3.

Memonitoring fasilitas asrama/pondok

Menyusun kebijakan kurikulum Mata Kuliah Umum yang akan diajukan kepada WADIR Bidang SIK

2.

Mendistribusikan dosen MKU

DESKRIPSI KERJA: 1.

Menyusun kebijakan kurikulum pondok yang akan diajukan kepada WADIR Bidang Pondok dan WADIR Bidang SIK

2.

Mencari peserta program pondok (khusus kader)

3.

Memonitoring fasilitas asrama/pondok

K. KEPALA TATA USAHA SASARAN: 1.

Terkoordinasinya semua staff administrasi di bawahnya, antara lain untuk mengatur dan memperlancar jalannya pekerjaan membuat surat dan mengarsip surat

2.

Lancarnya semua surat dinas dan menginformasikan dengan segera untuk surat yang mendadak

SASARAN:

3.

Terlaksananya layanan informasi nilai kepada mahasiswa yang membutuhkan

1.

Tersusunnya kebijakan kurikulum Mentoring Al-Islam dan Komunitas Non Muslim yang akan diajukan kepada WADIR Bidang SIK

4.

Tertatanya administrasi nilai dan mengumumkan kepada mahasiswa

5.

Lancarnya pembuatan transkip nilai

2.

Mengusahakan Mentor Al-Islam dan Komunitas Non Muslim

6.

Siapnya berkas yang dibutuhkan untuk ujian mid dan akhir semester

3.

Tersusunnya pengembangan program Mentoring Al-Islam

4.

Terlaksananya program Mentoring Al-Islam

I. KADIV MENTRORING AL-ISLAM/KEMUHAMMADIYAHAN

DESKRIPSI KERJA: 1.

25

Memimpin semua staff administrasi yang ada di bawahnya, antara lain untuk mengatur dan memperlancar jalannya pekerjaan membuat surat dan mengarsip surat

26


Membuka semua surat dinas dan menginformasikan dengan segera untuk surat yang mendadak

3.

Memberikan layanan informasi nilai kepada mahasiswa yang membutuhkan

4.

Mengadministrasi nilai dan mengumumkan kepada mahasiswa

5.

Membuat transkip nilai

6.

Menyiapkan berkas yang dibutuhkan untuk ujian mid dan akhir semester


LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT A. KETUA L P P M SASARAN : 1.

Meningkatnya kualitas dan kuantitas penelitian dan pengabdian pada masyarakat dengan meningkatkan kompetensi dan keterangan dosen.

2.

Terpublikasikannya hasil-hasil penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

3.

Meningkatnya jumlah penelitian yang ditindaklanjuti dalam bentuk pengabdian masyarakat.

4.

Meningkatnya teknologi tepat guna, metode baru, teori baru yang dihasilkan melalui penelitian dosen.

5.

Meningkatnya jumah paten yang diperoleh oleh dosen.

6.

Meningkatnya data base berkaitan dengan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

7.

Meningkatnya jumlah jaringan kerjasama dengan lembaga/instansi lain dalam rangka penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

DESKRIPSI KERJA :

27

1.

Mamfasilitasi peningkatan kompetensi dosen melalui berbagai pelatihan, workshop, dan lain-lain yang berkaitan dengan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

2.

Mengkoordinasi dan memfasilitasi kegiatan penerbitan hasi-hasil penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

3.

Memfasilitasi dosen untuk melakukan penelitian inovatif dalam rangka meningkatkan teknologi tepat guna, menemukan metode baru, teori baru dan lain-lain.

4.

Menambah jumlah koleksi jurnal, buku, dan data base lainnya yang terkait dengan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

5.

Menyusun rencana kegiatan dalam rangka peningkatan kompetensi dan kualitas dosen dalam bidang penelitian.

6.

Menyusun rencana kegiatan dalam rangka peningkatan kompetensi dan kualitas dosen dalam bidang pengabdian pada masyarakat.

28



WAKIL BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

7.

Mengkoordinasi berbagai kegiatan penelitian, baik yang didanai oleh UMS maupun dari luar UMS.

8.

Menjalin kerjasama dengan berbagai instansi/lembaga di UMS dan di luar UMS untuk melaksanakan kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

1.

Terlaksananya berbagai kegiatan peningkatan kompetensi dosen dalam bidang pengabdian pada masyarakat.

9.

Mengkoordinasikan berbagai kegiatan administratif yang berkaitan dengan kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

2.

Terpublikasikannya hasil-hasil pengabdian pada masyarakat.

3.

Meningkatnya jumlah pengabdian pada masyarakat yang merupakan tindak lanjut dari penelitian.

4.

Meningkatnya jumlah jaringan kerjasama dengan lembaga/instansi lain dalam rangka pengabdian pada masyarakat.

5.

Meningkatnya data base berkaitan dengan pengabdian pada masyarakat.

10. Mengkoordinasikan berbagai kegiatan staf administrasi yang ada di LPPM.

B. WAKIL BIDANG PENELITIAN SASARAN : 1.

Terlaksananya berbagai kegiatan peningkatan kompetensi dosen dalam bidang penelitian.

2.

Terpublikasikannya hasil-hasil penelitian.

3.

Meningkatnya jumlah peneiltian yang ditindaklanjuti dalam bentuk pengabdian masyarakat.

4.

Meningkatnya data base berkaitan dengan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

5.

Menigkatkan kualitas peneliti dan hasil penelitian.

SASARAN :


Melaksanakan bebagai kegiatan peningkatan kompetensi dosen dalma bidang pengabdian ada masyarakat

2.

Melaksanakan publikasi hasil-hasil pengabdian pada masyarakat.

3.

Mengkoordinasi kegiatan pengabdian pada masyarakat yang merupakan tindak lanjut dan hasil penelitian.

4.

Memperluas julah jaringan kerjasama rangka pengabdian pada masyarakat.

DESKRIPSI KERJA :

5.

Menambah koleksi data base berkaitan dengan pengabdian pada masyarakat.

1.

Melaksanakan kegiatan workshop, pelatihan, dan lain-lain untuk peningkatan kompetensi dosen.

6.

Mengkoordinir pelaksanaan pekerjaan staf berkaitan dengan administrasi pengabdian pada masyarakat.

2.

Melaksanakan publikasi hasil-hasil penelitian melalui berbagai penerbitan jurnal.

3.

Mengidentifikasi kegiatan penelitian yang bisa ditindaklanjuti dengan kegiatan pada pengabdian pada masyarakat.

SASARAN :

4.

Membeli jurnal, buku, dan data base lainnya yang berkaitan dengan penelitian.

Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi yang ada di Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat.

5.

Membantu pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga/instansi terkait untuk berbagai kegiatan penelitian.

Diskripsi Kerja :

6.

Mengkoordinasi pelaksanaan administrasi penelitian.

pekerjaan

staf

yang

berkaitan

berbagai dengan

dengan lembaga/instansi lain dalam

D. KEPALA URUSAN TATA USAHA

1. Mengkoordinir bidang ketatausahaan a. Surat-Menyurat :

29

¾

Memproses surat masuk dan keluar yang ada di LPPM

¾

Memproses proposal penelitian regular dari kajian proposal penelitian, penerbitan SK penelitian, sampai dengan seminar hasil laporan penelitian;

30



¾

Memproses proposal penelitian yang diajukan ke DP2M (DM, SKW, Fundamental Research, Hibdah Bersaing, Hubah Pekerti, Hibah Tim Pasca Sarjana);


¾

Memproses proposal pengabdian pada masyarakat dari kajian proposal, penerbitan SK, sampai dengan seminar hasil laporan pengabdian;

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK

¾

Memproses proposal pengabdian pada masyarakat yang diajukan ke DP2M (Program Vucer, penerapan Ipteks, KKU, MKU, KWU, Sibermas, dll).

b.

Bidang Keuangan :

¾

Mengajukan dana penelitian dan pengabdian pada masyarakat;

¾

Memproses dana penelitian dari Instansi di luar UMS;

¾

Memproses pertanggungjawaban penggunaan keuangan.

A. KEPALA BIRO

c.

Personalia

SASARAN

¾

Memproses pengiriman proposal penelitian di lingkungan UMS dan Instansi Negeri maupun swasta di luar UMS.

1.

Pelayanan administrasi akademik yang kualitas,

2.

Mengkoordinasikan dengan komponen universitas yang lain,

¾

Memproses pengadaan barang habis pakai.

3.

¾

Pengiriman jurnal penelitian yang diterbitkan oleh LPPM.

Perencanaan, pengkoordinasikan, pelaksanaan, dan pengendalian sumbersumber yang ada, untuk pelayanan administrasi yang tepat, akurat, efektif, efisien, dan afektif.

2.

Mengkoordinir bidang pengelolaan inventaris dalam pengadaan, pemanfaatan, perawatan, dan pengamanan.

3.

Mengkoordinir bidang ketertiban lingkungan kantor dan keindahan kantor.

DESKRIPSI KERJA:

4.

Mengkoordinir kegiatan social-keagamaan Keluarga Besar Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat dalam rangka untuk meningkatkan kualitas kerja.

1.

Mengkoordinasikan permasalahan substansial yang berkaitan dengan data base institusional, dosen, dan mahasiswa.

2.

Mengkoordinasikan permasalahan substansial yang berkaitan dengan data transaksi dosen, dan mahasiswa.

3.

Mengkoordinasikan Pelayanan registrasi mahasiswa lama dan baru

4.

Mengkoordinasikan pelayanan administrasi pembelajaran, yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian

5.

Mengkoordinasikan sumber-sumber universitas, BAA, dan sumber lain untuk kelancaran pelayanan administrasi akademik

6.

Menyusun rencana kerja, mengorganisasikan seluruh komponen BAA, melaksanakan tugas-tugas pelayanan baik sudah terprogram maupun belum terprograam, melakukan evaluasi kegiatan, dan mengkordinasikan feed back dalam rangka perbaikan

7.

Melaksanakan pelayanan mahasiswa mahasiswa transfer ke dalam maupun keluar

8.

Melakukan terobosan-terobosan baru untuk kemajuan kelembagaan

9.

Untuk atas nama rektor melakukan legalisir ijazah

31

hal

Visi Biro Administrasi Akademik Universitas Muhammadiyah Surakarta memberikan pelayanan administrasi terbaik kepada mahasiswa, lembaga, masyarakat, dan pemerintah.

perencanaan

32

Job Deskripsi Pejabat UMS 10. Melakukan pembinaan karyawan di unit BAA agar dapat bekerja dengan penuh amanah dan akhlakul karimah

Job Deskripsi Pejabat UMS DESKRIPSI KERJA: 1.

Membantu Kepala Biro Administrasi Akademik dalam seluruh tugas dan lebih khusus lagi pada tugas-tugas yang berkaitan dengan pelayanan pembelajaran

2.

Melakukan koordinasi dalam ruang lingkung pelayanan pembelajaran dengan seluruh komponan di biro administrasi akademik

3.

Melakukan koordinasi dengan kepala tata usaha dan komponen lain di fakultas di lingkungan universitas

4.

Melakukan koordinasi dengan bagian-bagian di lingkungan universitas

5.

Melakukan terobosan dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan pembelajaran, yang memungkinkan BAA dapat bekerja lebih efsien, efektif, afektif, dan bertanggungjawab, khususnya dalam memberikan pelayanan pembelajaran pada setiap program studi.

6.

Tugas lain yang relevan

11. Tugas lain yang relevan

B. KEPALA BAGIAN REGISTRASI SASARAN: 1.

Memberikan pelayanan registrasi dan her-registrasi mahasiswa,

2.

Melaksanakan koordinasikan dengan komponen BAA yang lain,

3.

Menyusunan perencanaan, pengkoordinasikan, pelaksanaan, pengendalian sumber-sumber yang ada, untuk pelayanan registrasi tepat, akurat, efektif, efisien, dan afektif.

dan yang

DESKRIPSI KERJA: 1.

Melakukan koordinasi dalam ruang lingkung pelayanan registrasi dengan seluruh komponan di biro administrasi akademik

D. KEPALA URUSAN DATA

2.

Melakukan koordinasi dengan kepala tata usaha dan komponen lain tiap-tiap fakultas di lingkungan universitas muhammadiyah Surakarta

Mengumpulkan, menyediakan, menyimpan, mengamankan, dan memberikan pelayanan informasi berkaitan dengan pelayanan administrasi akademik

3.

Melakukan koordinasi dengan bagian-bagian muhammadiyah Surakarta

4.

Melakukan koordinasi khusus dengan BANK yang bekerjasama dengan UMS

5.

Melakukan terobosan-terobosan untuk peningkatan kualitas pelayanam registrasi, yang memungkinkan BAA dapat bekerja lebih efsien, efektif, afektif, dan bertanggungjawab.

6.

SASARAN:

di lingkungan universitas DESKRIPSI KERJA: 1.

Melaksanakan pelayanan data base kelembagaan, data base dosen, data base mahasiswa, transaksi dosen, dan transaksi mahasiswa

2.

Melaksanakan pelayanan pencetakan kartu ujian tengah semester, kartu ujian akhir semester, kartu mahasiswa lama, transkrip langsung dan tidak langsung, kartu perkembangan studi, mahasiswa transfer, dan trasmkrip akhir

3.

Memberikan pelayanan wisuda, meliputi judul skripsi, pembenaran nilai, nilai skripsi, daftar wisuda sementara, kode baris dan tempat duduk, matzhing ijazah SMA dan Sarjana, pencetakan ijazah.

4.

Matching data dengan unit terkait, keuangan, fakultas / program studi

5.

Melaksanana pelayanan evaluasi program studi, evaluasi tengah semester, akhir semester, dan prerequisite lainnya


C. KEPALA BAGIAN PENGAJARAN SASARAN: 1.

Melaksanakan pelayanan administrasi pembelajaran mahasiswa,

2.

Mengkoordinasikan dengan komponen BAA yang lain,

3.

Mengkoordinasikan dengan fakultas dan program studi

6.

Melakukan koordinasi dengan sumber internal data registrasi

4.

Menyusun perencanaan, pengkoordinasikan, pelaksanaan, dan pengendalian sumber-sumber yang ada, untuk pelayanan registrasi yang tepat, akurat, efektif, efisien, dan afektif.

7.

Melakukan koordinasi kerja dengan sumber-sumber BAA yang lain

8.


33

34



E. KEPALA URUSAN LEGALISASI DAN PELAYANAN MASYARAKAT

DESKRIPSI KERJA:

SASARAN:

1.

Melaksanakan pelayanan kepada mahasiswa, alumni, dan masyarakat berkaitan dengan mutasi, keluar, cuti / selang, legalisir, dan informasi status kemahasiswaan bagi organg tua dan masyarakat

Melaksanakan pelayanan pendaftaran wisuda secara terus menerus dan pelayanan yang berkaitan dengan itu

2.

Melaksanakan persiapan berbagai berkas yang berkaitan dengan pendaftaran wisuda

3.

Melaksakanan persiapan berbagai pendaftaran wisuda bagi mahasiswa

4.

Melaksanakan pencetakan transkrip studi khusus kepada calon wisudawan dan mengesahkannya

5.

Melaksanakan pelayanan pemasukan dana revisi nilai

6.

Melaksanakan pelayanan pemasukan judul skripsi, tesis, disertasi, dan segala aspek yang berkaitan dengan baik

7.

Melaksanakan pelayanan Penyelenggaraan wisuda, dari rangking, wisudawan terbaik, undangan, penempatan, dan kegiatan lain yang dapat melancarkan kegiatan wisuda

TUGAS:

informasi

yang

berkaitan

dengan

1.

Melaksanakan pelayanan mutasi keluar dari UMS atau masuk ke UMS, baik yang bersifat melanjutkan studi atau pindah studi

2.

Melaksanakan pelayanan mahasiswa yang akan meningglkan kampus dalam waktu panjang atau keluar, dan segala hal ikhwal yang berkaitan mahasiswa yang pernah keluar tetapi membutuhkan sesuatu informasi dari kempus

3.

Melaksanakan pelayanan mahasiswa yang mengajukan cuti kuliah dari UMSdan segala hal ikhwal yang berkaitan dengan itu

4.

Memberikan pelayanan legalisir copy ijazah, transkrip, dan surat berharga yang dikeluarkan untuk atas nama rector universitas

8.

5.

Memberikan pelayanan pengesahan ijazah, transkrip, dan surat berharga lain kepada pimpinan universitas dn fakultas

Melaksanakan pencetakan ijazah, transkrip, dan surat berharga lain, dan pelayanan kepada wisudawan berkaitan dengan hal itu

9.

6.

Memberikan pelayanan kepada masyarakat dan orang tua tentang akses data yang ada di universitas, misalnya status mahasiswa, dokumen, atau surat pengganti

Melakukan komunikasi kepada lain berkaitan dengan pelayanan dan penyelenggaraan wisuda

7.

Melakukan koordinasi dengan sumber-sumber yang ada di bawah kendalinya

8.

Melakukan pencetakan kartu perkembangan studi mahasiswa untuk keperluan khusus, misalnya untuk mahasiswa teladan, beasiswa, olah raga, atau kepentingan khusus lainnya

9.

Menyusun rencana kegiatan, melakukan pengorganisasian sumber-sumber, melaksanakan tugas pelayanan, mengevaluasi kegiatan, dan mempertanggung jawabkan kepada kepala biro melalui kabag registrasi

10. Melakkan koordinasi dengan sumber-sumber BAA yang lain 11. Tugas lain yang relevan

10. Menyusun rencana kegiatan, melakukan pengorganisasian sumber-sumber, melaksanakan tugas pelayanan, mengevaluasi kegiatan, dan mempertanggung jawabkan kepada kepala biro melalui kabag registrasi 11. Melakkan koordinasi dengan sumber-sumber BAA yang lain 12. Tugas lain yang relevan

G. KEPALA URUSAN PROSES BELAJAR MENGAJAR SASARAN: Memfasilitasi proram-program studi yang ada di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta dalam menyelenggarakan proses belajar mengajar kepada mahasiswa

F. KEPALA URUSAN WISUDA

DESKRIPSI KERJA:

SASARAN:

1.

Melaksakanan pelayanan, penyiapkan, penyelesaian, kartu mahasiswa lama

Pelayanan wisuda baik yang berkaitan dengan proses pelayanan rutin, pemrosesan informasi, pelayanan kepada unit dan instansi terkait, dan masyarakat

2.

Melaksanakan pelayanan kartu rencana studi secara langsung kepada pembimbing akademik, TU fakultas, dan atau mahasiswa

3.

Melaksanakan pelayanan kartu ujian kepada mahasiswa, dan kartu pengganti

35

36



4.

Melaksanakan pelayanan kartu mahasiswa pengganti, atau kartu mahasiswa untuk tujuan khusus atas koordinasi wakil rektor III

7.

Membantu kelancaran evaluasi program studi baik yang bersifat manual maupun yang bersifat soft data kepada masing-maing program studi

5.

Melaksakanan penerbitan Surat Tugas Mengajar untuk atas nama Rektor dan atau Wakil Rektor I

8.


9.

Melaporkan data berjalan sebulan sekali kepada pimpinan universitas melalui kepala BAA

6.

Melaksanakan pendokumentasian secara fisik

7.

Melakukan koordinasi dengan seluruh sumber yang ada di BAA

8.

Melakukan koordinasi kepada seluruh kepala TU di fakultas atau bagian lain

10. Melakukan koordinasi dengan sumber-sumber BAA yang lain

9.



10. Memfasilitasi pelaksanaan pembelajaran di masing-masing program studi dengan baik, dari sisi administrasi akademik 11. Melakukan pendataan ruangan kuliah, berikut fasilitasnya sebulan sekali, untuk bahan penyusunan program kerja

I.

KEPALA URUSAN PENGGANDAAN

SASARAN:


Melayani hal-ikhwal yang berkaitan dengan penggandaan naskah untuk keperluan vital dalam rangka proses belajar mengajar, dan keperluan lain yang dipandang penting.

H. KEPALA URUSAN EVALUASI STUDI MAHASISWA DAN PROGRAM STUDI

DESKRIPSI KERJA:

SASARAN:

1.

Melaksanakan perawatan hard ware RisoGraph, Mesin stel, serta lingkungannya sehingga menjadikan budaya bersih dan siap kerja kapanpun.

2.

Mempersiapkan bahan-bahan yang diperlukan untuk penggandaan hingga siap saji (tinta, kertas, jeglok, dll) dalam kondisi selalu siap

3.

Melakukankoordinasi kegiatannya kepada kepala biro melalui kepala bagian pengajaran

4.

Melakukan pemutaran dari dalam UMS pada jam kerja, kecuali ditentukan khusus

5.

Melakukan pemutaran dari luar kepentingan UMS harus sesuai dengan instruksi yang diminta (tidak diijinkan menggunakan mesin untuk keperluan di luar instruksi dan di luarkepentingan UMS kecuali mendapatkan persetujuan kepala biro).

Mempersiapkan, mengerjakan lembar informasi evaluasi program studi untuk semua program studi yang ada, mengkonfirmasikan hasil evaluasi kepada seluruh program studi, dan memfasilitas pelaksanaan evaluasi tengah semester dan akhir semester

DESKRIPSI KERJA: 1.

Melaksanakan persiapan, dan pemfasilitasan evaluasi tengah semester dan evaluasi semester.

2.

Melaksanakan penyusunan jadwal evaluasi per program studi di seluruh program studi di UMS

3.

Melaksanakan pengalokasikan sumber-sumber evaluasi, kapasitas, dan sumber lain untuk keperluan evaluasi

4.

seperti

ruang,

Melakukan koordinasi dengan pihak lain berkaitan dengan rencana, pengorganisasian, dan kelancaran pelaksanaan ujian tengah semester dan ujian akhir semester

5.

Melaksanakan pembentukan panitia ujian akhir semester

6.

Melaksanakan pengarsipan soal dan jadwal ujian tengah semester dan akhir semester untuk berbagai keperluan

37

6.

Melakukan penyetelan dan penjilidan

7.

Memberikan penugasan kepada personal yang ditunjuk oleh kepala biro

8.


9.

Melaksanakan koordinasi dengan sumber-sumber BAA yang lain


38




3.

Terwujudnya kesejahteraan yang memadai bagi dosen dan karyawan.

4.

Tersusunnya standart aturan kepegawaian dalam penjaringan pegawai.

BIRO ADMINISTRASI UMUM

5.

Tercapainya keluar.

6.

Terlaksananya pembuatan daftar pemotongan dan pembayaran Pajak (PPH 21) bagi dosen dan karyawan.

pendistribusian dan pengiriman

surat

penerimaan

baik masuk maupun

A. KEPALA BIRO SASARAN:

DESKRIPSI KERJA:

1.

Tercapainya standart pengelolaan system administrasi yang baik dan benar.

1.

2.

Terwujudnya efisiensi dan efektifitas kerja yang tertib dan teratur dalam menunjang program belajar mengajar.

Menangani pengelolaan dan pengawasan kerja karyawan.

2.

Terlaksananya dengan baik semua kegiatan bagian dan urusan dalam melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan yang telah ditentukan .

Menangani administrasi kepegawaian, penggajian serta rekruitmen dosen dan karyawan.

3.

Terwujudnya peraturan kepegawaian yang sesuai dengan situasi dan kondisi di Lingkungan UMS.

Mengkoordinir kerja Kaur Tata Usaha, Kaur Kepangkatan dan Kaur Kesejahteraan.

4.

Mempertanggungjawabkan tugas dan kerjanya Administrasi Umum dan atau pimpinan di atasnya.

C.

KEPALA BAGIAN RUMAH TANGGA :

3. 4. 5.

Terwujudnya penataan dan pendataan semua Inventaris barang dengan baik.

6.

Terlaksananya semua pelayanan dan pengadaan sarana dan prasarana dalam menunjang kegiatan di tingkat Fakultas maupun Universitas.

kelancaran

administrasi

kepada

kantor

serta calon

Kepala

Biro

SASARAN: DESKRIPSI KERJA:

1.

Tercapainya penataan dan pendataan atas barang barang inventaris UMS.

1.

Penanggungjawab seluruh aktivitas Biro Administrasi Umum, baik administrasi umum maupun keuangan;

2.

Terpenuhinya aktifitas kerja .

2.

Mengkoordinir seluruh kegiatan baik rutin maupun insidental;

3.

3.

Penanggungjawab atas seluruh barang-barang inventaris, baik pembelian, pengadaan, perawatan, maupun pemanfaatannya;

Terlaksananya semua pemeliharaan, perawatan , penyimpanan barang inventaris dan sarana prasarana yang dimiliki UMS.

4.

Terpenuhinya dalam menjadwal dan mengatur semua peminjam ruang seminar, GOR, Auditorium dan sarana lainya untuk kegiatan baik tingkat Fakultas maupun universitas.

5.

Terpenuhinya semua kebutuhan operasional kantor.

6.

Terciptanya ketertiban dan keamanan dilingkungan UMS.

4.

Mengkoordinir kerja Kabag Personalia dan Kabag Rumah Tangga;

5.

Mempertanggungjawabkan seluruh tugas dan kerjanya kepada Pimpinan Universitas.

semua akan kebutuhan sarana dan prasarana penunjang

alat tulis kantor (ATK) untuk menunjang

B. KEPALA BAGIAN PERSONALIA. SASARAN:

DESKRIPSI KERJA:

1.

Terlaksananya System pembuatan daftar gaji yang akurat dan tepat waktu pada setiap akhir bulan.

1.

2.

Terwujudnya system kepangkatan dosen dan karyawan yang baik dan benar.

39

Melaksanakan pembelian/pengadaan barang-barang inventaris Universitas Muhammadiyah Surakarta sesuai dengan ketentuan dan mekanisme yang berlaku.

40


Melayani penggunaan seluruh barang-barang inverntaris baik barang yang bergerak maupun yang tidak bergerak, dan melayani kebutuhan akan ruang, peralatan sound system, dan kerumahtanggaan lainnya.

3.

Mengkoordinir kelancaran kerja Kaur Transportasi, kaur Perbekalan dan Kaur Keamanan;

4.

Mempertanggungjawabkan tugas dan kerjanya Administrasi Umum dan atau pimpinan di atasnya.

kepada

Kepala

Biro

D. KEPALA URUSAN (KAUR) TATA USAHA.


Terlaksananya segala urusan administrasi kantor serta pendistribusian surat masuk maupun surat keluar dengan baik dan cepat.

2.

Terwujudnya tertib dan teraturnya administasi kantor.

3.

Tercapainya penataan kearsipan kantor yang rapi,teratur dan baik.

4.

Terlaksananya menginformasikan program kerja BAU karyawan dilingkungan BAU.

5.

Terciptanya sistem administrasi kantor yang baik.

syarat/ketentuan/kelengkapan

dalam

proses

DESKRIPSI KERJA: 1.

Menangani seluruh administrasi dan proses Kepangkatan dosen dan karyawan UMS.

2.

Menerima dan menghitung berkas dosen dan karyawan yang masuk sesuai dengan kepentingannya;

3.

Mengolah dan meneliti kelengkapan administrasi kepangkatan dosen dan karyawan sampai dengan penyelesaiannya;

4.

Mempertanggungjawabkan seluruh tugas dan kerjanya kepada pimpinan di atasnya.

SASARAN: 1.

Terpenuhinya semua pengusulan Guru Besar.

F. KEPALA URUSAN (KAUR) KESEJAHTERAAN.

kepada

semua

SASARAN: 1.

Terlaksananya dengan tertib.

2.

Tercapainya penyaluran dana santunan sesuai dengan ketentuan.

DESKRIPSI KERJA:

3.

Terlaksananya pelaporan pertanggungjawaban keuangan tepat waktu.

1.

Menangani administrasi ke Tata Usahaan Biro Administras Umum Universitas Muhammadiyah Surakarta.

4.

Terpenuhinya standart kesejahteraan dosen dan karyawan yang memadai.

2.

Menangani surat-surat dan pengadministrasiannya, baik surat keluar maupun surat masuk;

DESKRIPSI KERJA:

3.

Menangani sirkulasi surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar;

1.

4.

Menangani Pengarsipan surat-surat dan dokumen penting lainnya;

Menangani pengelolaan dan pengadministrasian seluruh dana dan./atau santunan Karyawan Universitas Muhammadiyah Surakarta (Pensiunan, Jiwasraya, Jamsostek, Utang-piutang dan lain-lain);

5.

Mempertanggungjawabkan tugas dan kerjanya kepada pimpinan di atasnya.

2.

Menangani pengelolaan dana pinjaman untuk studi lanjut S2 dan S3 (pascasarjana), dan dana sosial intern BAU serta kesejahteraan lainnya.

3.

Menangani pertanggungjawaban lalu lintas keuangan BAU dan pelaporannya atau SPJ keuangan.

4.


E. KEPALA URUSAN (KAUR) KEPANGKATAN

:

SASARAN: 1.

Tercapainya target dalam pengurusan kenaikan pangkat, golongan dosen dan Karyawan.

2.

Terpenuhinya semua data untuk golongan/pangkat dosen Kopertis

3.

Tercapainya pendataan/penyimpanan semua karyawan dengan baik .

41

proses

pengusulan

administrasi pengelolaan

kenaikan

Curiculum Vitae dosen dan

42

dana pinjaman untuk studi

S3

Job Deskripsi Pejabat UMS G. KEPALA URUSAN (KAUR) PERBEKALAN


Mempertanggungjawabkan seluruh tugas dan kerjanya kepada pimpinan di atasnya.

I.

KEPALA URUSAN (KAUR) KEAMANAN

SASARAN: 1.

Terpenuhinya semua kebutuhan alat tulis kantor dan keperluan kantor dalam menunjang aktifitas semua unit dilingkungan UMS.

2.

Terlaksananya pengelolaan administrasi pendistribusian kebutuhan alat tulis dan keperluan kantor dengan baik.

3.

Terpenuhinya permintaan serta penyediaan kebutuhan keperluan kantor dan alat tulis sesuai dengan yang diinginkan.

DESKRIPSI KERJA: 1.

Menangani pengadaan atau pembelian barang-barang habis pakai dan atau alat tulis kantor untuk kepentingan Universitas Muhammadiyah Surakarta;

2.

Menangani pengeluaran/sirkulasi barang-barang habis pakai dan alat tulis kantor;

3.

Mengadministrasikan penerimaan dan pengeluaran barang-barang habis pakai dan/atau alat tulis kantor

4.


H. KEPALA URUSAN (KAUR) TRANSPORTASI.

SASARAN: 1.

Terciptanya suasana tertib dan aman di lingkungan dalam dan sekitar UMS.

2.

Terlaksananya semua peraturan kegiatan dalam lingkungan UMS

3.

Terwujud keamanan dan ketertiban atas semua barang dan aset UMS.

4.

Terlaksananya pengaturan dan penataan parkir kendaraan warga UMS.

DESKRIPSI KERJA: 1.

Menangani keamanan dan ketertiban kampus sekaligus sebagai Komandan Satpam Universitas Muhammadiyah Surakarta;

2.

Menjaga ketertiban dan keamanan terhadap penyelenggaraan kegiatan di lingkungan kampus;

3.

Berhubungan dengan pihak-pihak terkait dalam rangka menjaga ketertiban dan keamanan kampus;

4.

Mengkoordinasikan Komandan Regu dan mengatur seluruh anggota satpam dan penjaga sepeda;

5.

Mempertanggungjawabkan seluruh tugas dan kerjanya kepada pimpinan di atasnya

SASARAN: 1.

Terlaksananya memenuhi kebutuhan akan sarana kendaraan kegiatan Fakultas maupun Universitas.

pada setiap

2.

Terciptanya rasa memiliki kendaraan pada pengguna/pemakai kendaraan UMS,sehingga kendaraan dapat terjaga dan terawat dengan baik.

3.

Terwujudnya efisiensi biaya operasional dan biaya perawatan terhadap semua kendaraan UMS.

4.

Terlaksananya penerapan aturan dalam penggunaan Mobil dinas bagi dosen dan keryawan.

yang telah ditetapkan dalam melakukan

DESKRIPSI KERJA: 1.

Menangani perawatan dan penggunaan seluruh kendaraan inventaris Universitas Muhammadiyah Surakarta baik roda dua maupun roda empat;

2.

Menangani pelayanan transportasi beserta rangkaiannya terhadap seluruh kegiatan UMS sesuai dengan mekanisme yang berlaku.;

3.

Mengkoordinir para driver dalam melaksanakan tugas-tugas kampus dan tugas-tugas lain yang relevan;

43

44


BIRO ADMINISTRASI KEUANGAN

A. KEPALA BIRO ADMINISTRASI KEUANGAN

Job Deskripsi Pejabat UMS DISKRIPSI KERJA: Secara umum Biro Administrasi Keuangan adalah merupakan unsur pelaksana administrasi pembantu pimpinan Universitas Muhammadiyah Surakarta di bidang teknis dan administrasi keuangan, serta mempunyai tugas dan fungsi sebagai pelayanan teknis administrasi dan keuangan di semua unsur yang ada di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta ( Fakultas, Lembaga dan Unit ) 1.

Bertanggung jawab atas semua kigiatan yang ada di Biro Administrasi Keuangan kepada Pimpinan ( REKTOR / Wakil Rektor II )

2.

Sebagai koordinator pelayanan teknis administrasi keuangan yang dibantu oleh Kabag. Keuangan dan akuntansi, dan Kabag. Pelayanan dan Profit.

SASARAN: 1.

Terwujudnya system akuntansi keuangan yang komprehensip

3.

2.

Terwujudnya system administrasi keuangan yang baik dan tertib di Fakultas, Lembaga atau unit di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta

Mempersiapkan bahan dan menyusun Rencana Belanja ( RAPB ) UMS

4.

Mengatur pengurusan dan pelaksanaan pertanggungjawaban keuangan UMS

5.

Mengatur dan menyelenggarakan pembukuan keuangan UMS

6.

Menyusun perhitungan anggaran UMS

7.

Menyelenggarakan pengelolaan perbendaharaan di lingkungan UMS

8.

Membuat laporan keuangan setiap bulan kepada Pimpinan UMS

3.

4.

5.

6.

Terwujudnya pelaporan keuangan dari masing-masing Fakultas, Lembaga dan Unit secara cepat, benar dan lancar tidak terlalu lama menumpuk di Fakultas, Lembaga atau Unit. Tersedianya dana yang dibutuhkan oleh Fakultas, Lembaga atau Unit sehingga membantu kelancaran kegiatan di masing-masing Fakultas, Lembaga atau unit yang bersangkutan. Menjamin kelancaran proses pencairan dana yang dibutuhkan oleh Fakultas, Lembaga atau Unit kegiatan di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta baik yang melalui Bank (Cast Management) maupun melalui SPM ( Melalui kasir/juru bayar Biro Keuangan) Membantu secara teknis penyusunan laporan keuangan Fakultas, Lembaga atau Unit yang merasa kesulitan dalam pembuatan laporan ke Universitas ( Biro Keuangan)

7.

Pelayanan yang baik dari semua petugas keuangan baik kepada mahasiswa maupun karyawan / dosen ( sivitas akademika UMS )

8.

Pelayanan yang baik dan cepat dari petugas loket pelayanan kwitansi kepada mahasiswa atau masyarakat ( mahasiswa dan calon mahasiswa / orang tua calon mahasiswa )

9.

tersedianya data keuangan yang dibutuhkan oleh pimpinan Universitas

10. Terjalinnya kerjasama antara Universitas dengan Bank-Bank rujukan UMS dengan baik sehingga ada kenyamanan dan kemudahan bagi sivitas akademika bila berhubungan dengan Bank yang bersangkutan

45

Anggaran Pendapatan

B. KABAG. KEUANGAN DAN AKUNTANSI SASARAN: 1.

Terwujudnya Perencanaan Anggaran yang baik

2.

Tersedianya laporan buku jurnal dan neraca yang baik

3.

Tersedianya laporan buku Kas dan Bank yang baik

4.

Adanya pelaporan pertnggungjawaban yang bisa dipertanggungjawabkan

5.

Terkoordinirnya kegiatan-kegiatan di Biro Keuangan

DISKRIPSI KERJA Bertanggung jawab kepada Kepala Biro Admistrasi Keuangan dan membantu dalam bidang: 1.

Membantu membuat perencanaan Anggaran Universitas

2.

Membidangi bagian pencatatan Buku Jurnal dan Neraca

3.

Membidangi bagian pencatatan Buku Kas dan Bank

4.

Membidangi bagian Pelayanan Mahasiswa

5.

Membantu pembuatan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan

46


Membantu pengawasan kegiatan admistrasi dan keuangan di tubuh kantor Biro Keuangan

7.

Mengkoordinasikan kegiatan karyawan Biro Keuangan

8.

Semua pengeluaran keuangan di Biro Keuangan di ketahui oleh Kabag. Keuangan

C.

KABAG. PELAYANAN DAN PROFIT

Job Deskripsi Pejabat UMS DISKRISI KERJA: 1.

Menyiapkan bahan untuk peenyususnan RAPB

2.

Verifikasi anggaran dari Unit kerja

3.

Menyerahkan hasil verifikasi ajuan anggaran ke Wakil Rektor II ( WR.II )untuk dimintakan persetujuan guna pencairan dana baik lewat cash management maupun pembayaran secara tunia ( lewat juru bayar / kasir Biro Keuangan )

4.

Membuat pencatatan dan pengarsipan untuk pembuatan laporan keuangan dan Neraca

5.

Menerima laporan dari Kaur perencanaan tentang catatan dana – dana yang sudah dicairkan

6.

Menerima dan verifikasi laporanpertenggungjawaban penggunaan dana dari unit pengguna dan

7.

Bila terjadi ketidak sesuaian dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban keuangan maka harus di konfirmasikan atau dikembalikan kepada unit pemakai dana untuk di perbaiki. Apabila diduga kuat terjadi penyimpangan diserahkan kepada WR.II untuk di tindak lanjuti.

8.

Meminta / menagih kepada unit pemakai dana untuk melaporkan penggunaan dana yang sudah dicairkan apabila pada batas waktu yang sudah ditentukan belum menyampaikan laporan

9.

Mengarsip / menyimpan hasil pelaporan pertenggungjawaban keuangan sampai batas waktu tertentu boleh untuk dimusnahkan.

SASARAN: 1.

Lancarnya pelayanan pembayaran baik di loket maupun di kantor Biro Keuangan

2.

Tersedianya catatan atau laporan pencatatan Kas dan Bank dengan baik

3.

Terkumpulnya dana dari memanfaatkan asset UMS

non

mahasiswa

yang

lebih

besar

denga

DISKRIPSI KERJA: Bertanggung jawab kepada Kepala Biro Administrasi Keuangan dan membantu dalam bidang: 1.

Pelayanan pembayaran keuangan dari mahasiswa dan kepada relasi lain.

2.

Pencatatan Buku Kas dan Bank

3.

Penggalian dana non mahasiswa dengan pemanfaatan asset UMS

4.

Pencatatan pendapatan UMS di luar pendapatan dari Mahasiswa

E. KAUR. JURNAL DAN NERACA SASARAN:

D. KAUR. PERENCANAAN DAN PELAPORAN SASARAN: 1.

Tersedianya bahan-bahan untuk penyususnan RAPB

2.

Lancarnya verifikasi ajuan anggaran dari unit dan pencairan dana yang sudah mendapatkan persetujuan dari WR.II

3.

Tertipnya laporan pencairan dana yang digunakan dan yang sudah di SPJ kan. Apabila terjadi sesuatu yang menyimpang maka dilaporkan dan diserahkan kepada WR.II

47

1.

Tertipnya Laporan / catatn jurnal penerimaan dari Bank sesuai Mata Anggaran dan Mata Rekening

2.

Adanya rekapitulasi harian penerimaan dari Bank

DISKRIPSI KERJA: 1.

Membuat Jurnal penerimaan Bank untuk Rekening UMS sesuai dengan kode Mata Anggaran dan Mata Rekening

2.

Menerima laporan Harian Bank

3.

Melakukan Cross cek laporan dengan bukti pendukung

4.

Membuat Rekapitulasi harian penerimaan Bank

5.

Menyimpan / mengarsip laporan

48

Job Deskripsi Pejabat UMS F. KAUR. KAS DAN BANK


SASARAN: 1. 2.

Tertipnya laporan / catatan keluar masuknya uang baik dari Kas maupun dari Bank Tersedianya laporan Kas dan Bank 7.

DISKRIPSI KERJA 1.

Mencatat setiap pengeluaran cek Bank untuk kebutuhan operasiona UMS

2.

Mencatat setiap penerimaan uang dari pencairan cek Bank

3.

Mencatat setiap pengeluaran dan penerimaan uang dari kasir / juru bayar Biro Keuangan

4.

Mencatat dan menyelenggarakan transaksi keuangan kepada unit pemakai dana baik cash management Bukopin maupun pembayaran tunia ( Melalui juru bayar / kasir biro keuangan )

5.

Membuat laporan Kas Harian

6.

Menyampaikan bukti penerimaan dan pengeluaran Kas kepada Kaur Jurnal dan Neraca untuk dibuat jurnal harian.

7.

Memberikan laporan pencatatan keuangan kepada Kabag. Keuangan dan Akuntansi

Menerbitkan Surat Keterangan Bebas / Lunas pembayaran kepada mahasiswa untuk urusan: a.

Cuti Kuliah

b.

Pindah Kuliah

c.

Pengambilan Ijazah

Melayani kebutuhan administrasi kepada mahasiswa yang berkaitan dengan pembayaran keuangan

G. KAUR. PELAYANAN MAHASISWA SASARAN: 1.

Tertip dan lancarnya petugas loket untuk melayani pengambilan slip pembayaran, pengarsipan dan perekapan penerimaan mahasiswa

2.

Lancarnya pelayanan kebutuhan administrasi kepada mahasiswa berkaitan dengan pembayaran keuangan

DISKRIPSI KERJA: 1.

Melayani mahasiswa dalam pengambilan slip pembayaran

2.

Mengarsip bukti pembayaran pada file/buku arsip pembayaran mahasiswa

3.

Membuat rekap penerimaan mahasiswa

4.

Membuat catatan keuangan mahasiswa

5.

Membuat tagihan kekurangan pembayaran pada mahasiswa

49

50


Job Deskripsi Pejabat UMS DESKRIPSI KERJA:

PERPUSTAKAAN

1.

Mengembangkan visi, misi, tujuan, dan sasaran layanan perpustakaan.

2.

Melakukan koordinasi dengan civitas akademika Universitas Muhammadiyah Surakarta.

3.

Merekomendasikan rencana-rencana strategis untuk pengembangan perpustakaan berdasarkan kebutuhan pengguna, sumber daya material, dan sumber daya manusia yang dimiliki serta informasi yang berkembang di luar perpustakaan.

4.

Melakukan survei kebutuhan dan kepuasan pengguna, evaluasi keberadaan perpustakaan, dll.

5.

Untuk terlaksananya kegiatan survey dan evaluasi tersebut, maka bagian ini perlu:

A. KEPALA PERPUSTAKAAN SASARAN: Terselenggaranya pelaksanaan kegiatan operasional dan pengembangan serta pembinaan perpustakaan secara keseluruhan.

DESKRIPSI KERJA:

a.

Mengumpulkan data yang diperlukan (yang sudah ada/ dimiliki) untuk evaluasi.

Mengembangkan e-library

b.

Mendayagunakan seluruh sumber daya yang ada baik sumber daya manusia maupun sumber daya material untuk mencapai tujuan perpustakaan.

Merekomendasikan disusunnya data tertentu yang diperlukan tetapi belum ada/dimiliki pada bagian terkait.

c.

Melakukan eksplorasi bahan/rujukan yang dibutuhkan.

d.

Pendalaman materi melalui aktivitas membaca dan analisa.

e.

Menyusun perangkat-perangkat survei/ evaluasi (kuesioner, proposal, tabel-tabel, dsb.).

f.

Pelaksanaan survei.

1.

Membuat perencanaan pembinaan dan pengembangan perpustakaan.

2. 3. 4.

Mengadakan koordinasi terhadap seluruh kegiatan perpustakaan sehingga kegiatan tersebut mengarah kepada tujuan perpustakaan.

5.

Membuat kebijakan-kebijakan tertentu sehubungan dengan pembinaan dan pengembangan perpustakaan.

6.

Mengadakan hubungan kerja sama dengan civitas akademika UMS dan pihak luar terutama dengan institusi perpustakaan.

7.

Melakukan pengawasan terhadap tugas-tugas operasional perpustakaan.

8. 9.

6.

Merekomendasikan perlunya pelatihan karyawan perpustakaan serta pengiriman staf untuk mengikuti seminar maupun pendidikan yang berkaitan dengan tugas keperpustakaan dan perkembangannya.

Menindaklanjuti gagasan yang bersifat peningkatan maupun penyempurnaan tugas-tugas operasional/ pengembangan.

7.

Merekomendasikan perubahan kebijakan yang akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi layanan perpustakaan.

Melakukan pembinaan atas seluruh staf/karyawan Perpustakaan UMS.

8.

Melakukan koordinasi dengan Kepala Perpustakaan mengkomunikasikan kebijakan-kebijakan perpustakaan kepada (misalnya: Press Release)

9.

Melatih dan mengajar karyawan baru.

10. Menyusun laporan tahunan sebagai pertanggungjawaban perpustakaan kepada Pembantu Rektor I / Rektor.

operasional

10. Membimbing peserta magang

B. BAGIAN PENGEMBANGAN

11. Melatih karyawan untuk meningkatkan kinerja

SASARAN: 1.

2.

Mengembangkan perpustakaan secara menyeluruh yang berorientasi pada peningkatan kualitas layanan terutama dalam memenuhi kebutuhan dan kepuasan pengguna. Mengembangkan potensi dan kualitas sumber daya manusia yang dimiliki perpustakaan melalui pembinaan wawasan kepustakawanan.

51

12. Melatih karyawan untuk meningkatkan pengetahuan 13. Merencanakan dan meninjau kembali penempatan karyawan 14. Menyelenggarakan kursus di perpustakaan 15. Dan tugas-tugas lain yang berhubungan.

52

dalam publik


Job Deskripsi Pejabat UMS D. BAGIAN PENGADAAN

KAUR ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

SASARAN:

SASARAN:

Terlaksananya layanan administrasi dan lalu lintas keuangan dengan sebaikbaiknya dan tepat waktu guna mendukung kelancaran kegiatan operasional perpustakaan.

Mengembangkan koleksi perpustakaan yang seimbang sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna melalui pemanfaatan koleksi secara optimal.

DESKRIPSI KERJA: DESKRIPSI KERJA: 1.

1.

Menangani urusan rumah tangga perpustakaan yang berkaitan dengan pelayanan permintaan atau penyediaan barang-barang habis pakai, barangbarang tidak habis pakai, dan perabotan perpustakaan serta permintaan perbaikan peralatan yang rusak untuk keperluan pelaksanaan kegiatan perpustakaan secara keseluruhan.

Bersama bagian Pengembangan, bagian ini menyusun Kebijakan Pengembangan Koleksi Tertulis sebagai pedoman/ arahan dalam pelaksanaan pengadaan.

2.

Mengalokasikan dana koleksi sesuai ketentuan yang berlaku.

3.

Mempersiapkan alat-alat yg berkaitan dengan kegiatan pengadaan, seperti stempel perpustakaan dan akuisisi, serta alat bantu informasi dalam pemilihan bahan pustaka yang berupa katalog penerbit, brosur-brosur, resensi buku, book inprint, dsb.

2.

Menangani urusan kesejahteraan karyawan Perpustakaan UMS baik dalam kedudukannya sebagai karyawan perpustakaan maupun sebagai karyawan Universitas Muhammadiyah Surakarta.

3.

Menangani urusan surat menyurat yaitu surat masuk dan surat keluar, mulai dari pembuatan, pengiriman, dan pengadministrasiannya.

4.

Menjalin hubungan aktif dengan sivitas akademika UMS berkaitan dengan informasi / koleksi yang dibutuhkan.

4.

Menangani kearsipan yang berkaitan dengan kegiatan perpustakaan.

5.

Mengeksplorasi berbagai bahan pustaka yang ada di pasaran dan disesuaikan / dikelompokkan dengan kebutuhan pengguna.

5.

Menyusun laporan keberadaan staf setiap hari.

6.

6.

Dengan berkoordinasi dengan kepala perpustakaan, bagian ini memberi atau menolak ijin bagi orang/organisasi yang ingin melakukan promosi produknya di perpustakaan.

Menyampaikan informasi bahan pustaka terbaru kepada berbagai kelompok pengguna.

7.

Mengumpulkan pengguna.

Menyediakan dan memberikan buku tamu kepada semua tamu perpustakaan/ staf perpustakaan.

8.

7.

usulan-usulan

pengadaan

koleksi

yang

diajukan

oleh

Menindaklanjuti usulan dengan :

8.

Menangani urusan keuangan yang berkaitan dengan pencatatan, pemasukan, pengeluaran, dan pertanggungjawabannya.

a.

9.

Menyusun laporan secara tertulis mengenai kegiatan bagian administrasi dan keuangan serta statistik secara rutin (satu bulan sekali) sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan.

b.

Memutuskan untuk membeli atau tidak, atau menunda usulan tersebut.

c.

Mengkomunikasikan keputusan tersebut kepada pengusul.

10. Memeriksa kebersihan ruang, kebersihan lain dan/atau pengumuman pada papan pengumuman perpustakaan. 11. Mengatur penempatan karyawan

kesesuaian

9.

Mencocokkan setiap usulan yang masuk dengan koleksi yang dimiliki perpustakaan.

Melaksanakan pemesanan/pembelian koleksi.

10. Mengadministrasikan tugas-tugas pengadaan: usulan, pemesanan/ pembelian, keuangan, dls.

12. Merencanakan anggaran

11. Menerima dan meneliti setiap pesanan yang datang sesuai dengan faktur pembelian serta memeriksa kelengkapan halaman/kondisi buku.

13. Meningkatkan kesejahteraan karyawan

12. Menginventarisasikan koleksi (entri data koleksi)→ ke depan

14. Menyusun tata buku

13. Mengirimkan buku yang telah di cek/diperiksa ke bagian pengolahan.

15. Menyusun statistic

14. Melakukan evaluasi koleksi secara insidental.

16. Dan tugas-tugas lain yang berhubungan

53

54



15. Melakukan koordinasi dengan bagian pelayanan (sirkulasi, referensi, cadangan dan periodikal) mengenai keterpakaian dan ketersediaan koleksi – selama tugas evaluasi koleksi belum dapat dijalankan.

9.

16. Menginformasikan buku-buku terbaru dalam display buku.

11. Mengirimkan koleksi yang telah selesai diolah atau diperbaiki ke Bagian Sirkulasi , Referensi,. dan cadangan.

17. Membuat laporan secara tertulis mengenai kegiatan bagian pengadaan serta statistik pengadaan koleksi secara rutin (satu bulan sekali) sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan.

12. Mencetak informasi koleksi baru (Accession List) secara periodic.

18. Mempelajari kurikulum lembaga induk 19. Mempelajari kebutuhan user

Finishing, yang meliputi : pelabelan, penyampulan, dan penjilidan koleksi

10. Melakukan perbaikan terhadap koleksi yang rusak.

13. Menyusun laporan tertulis mengenai kegiatan Bagian Pengolahan secara rutin (satu bulan sekali) sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan. 14. Dan tugas-tugas lain yang berhubungan.

20. Menyiapkan daftar bahan perpustakaan yang diperlukan dalam bidang tertentu 21. Mempertimbangkan kebutuhan eksemplar 22. Berkomunikasi dengan penyalur

F. KAUR SIRKULASI SASARAN:

23. Memeriksa toko buku dan pameran 24. Menyiapkan daftar koleksi dasar 25. Memeriksa bahan perpustakaan untuk disiangi atau diganti.

Terlaksananya kegiatan layanan peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan agar lalu lintas koleksi dapat dideteksi dengan cepat, tepat waktu, dan teratur.

26. Dan tugas-tugas lain yang berhubungan DESKRIPSI KERJA:

E. KAUR PENGOLAHAN

1.

Melaksanakan tugas-tugas administrasi peminjaman, pengembalian, perpanjangan, penarikan denda, dan keterangan bebas pinjam serta memberikan peringatan terhadap pengguna (anggota pepustakaan) yang terlambat mengembalikan koleksi.

2.

Pengawasan keamanan koleksi baik dalam ruang koleksi maupun dalam proses buku ke luar.

3.

Pemilihan, pengambilan, dan pengiriman koleksi untuk buku-buku yang perlu diperbaiki.

SASARAN: Mengolah dan mengelompokkan koleksi perpustakaan berdasarkan kriteria tertentu sehingga koleksi tersebut mudah untuk diakses secara cepat dan tepat.

DESKRIPSI KERJA: 1.

Menentukan kebijakan pengatalogan dan pengklasifikasian

4.

Selving koleksi/penempatan koleksi di rak yang telah ditentukan.

2.

Menerima bahan koleksi untuk diolah dari bagian pengadaan.

5.

3.

Melaksanakan inventarisasi koleksi yang meliputi : pencatatan koleksi dalam buku induk, pemberian nomor induk/invent dan membubuhkan stempel kepemilikan.

Membantu pengguna dalam penelusuran informasi baik melalui katalog manual maupun elektronik.

6.

Menginformasikan kepada pengguna mengenai waktu kunjung dan waktu peminjaman koleksi yang hampir habis.

4.

Mengklasifikasi koleksi dengan menentukan golongan /kelas berdasarkan subyek tertentu.

7.

5.

Memberikan tajuk subyek

Menyusun laporan tertulis mengenai kegiatan Bagian Sirkulasi serta laporan statistik secara rutin (satu bulan sekali) sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan.

6.

Membuat catalog utama (entri utama)

8.

Dan tugas-tugas lain yang berhubungan.

7.

Menentukan entri tambahan

8.

Membuat katalogisasi koleksi, baik secara manual maupun elektronik.

55

56



G. KAUR REFERENSI

G.2 Layanan Periodikal

SASARAN:

DESKRIPSI KERJA:

1.

Mengarahkan pengguna dalam menemukan informasi yang dibutuhkan secara cepat dan tepat.

1.

2.

Memberdayakan pengguna untuk dapat menelusur informasi melalui berbagai sumber informasi yang lebih luas, seperti ensiklopedi, handbook, annual, periodikal (majalah, surat kabar, jurnal penelitian), karya ilmiah (skripsi, thesis, disertasi, laporan penelitian), dan sebagainya. 2.

Pemasukan data a.

Komputer (jurnal dan majalah) termasuk didalamnya pemberian nomor ID (untuk judul baru) dan nomor inventaris untuk setiap edisi.

b.

Manual (kliping dan majalah bendel).

c.

Pemasukan data indeks dan abstrak.

Penyelesaian/Finishing, yang meliputi:

G.1 Layanan Referensi

a.

Pemberian stempel.

DESKRIPSI KERJA:

b.

Pemberian label (termasuk didalamnya pembuatan label punggung jurnal, label bendel majalah, dan lain-lain).

1.

Menerima koleksi yang telah diolah dari menempatkannya di rak yang telah tersedia.

Bagian

Pengolahan

dan 3.

Pembendelan majalah dan koran (republika).

2.

Melaksanakan berbagai layanan rujukan/ informasi.

4.

Mengelompokkan koran berdasarkan judul, bulan, dan tahun.

3.

Memberikan layanan fotokopi.

5.

Mencetak daftar nomor inventaris.

4.

Menyediakan data keterpakaian koleksi / data layanan rujukan.

6.

Membuat daftar tambahan judul dan edisi baru.

5.

Menyusun kliping berdasarkan subjek tertentu.

7.

Menyajikan data keterpakaian koleksi.

6.

Membuat abstrak dan indeks.

8.

Memberikan layanan fotocopy.

7.

Melaksanakan shelving koleksi.

9.

Membuat dan menyusun abstrak jurnal.

9.

Pemilihan, pengambilan, dan pengiriman koleksi untuk buku-buku yang perlu diperbaiki.

10. Membuat laporan tertulis mengenai kegiatan layanan periodikal dan statistik bulanan sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Koordinator Referensi.

10. Melakukan pengawasan keamanan koleksi. 11. Mengkoordinir promosi dan publikasi koleksi tertentu terutama koleksi referensi tertentu serta fasilitas/ layanan yang dimiliki perpustakaan.

11. Dan tugas-tugas lain yang berhubungan.

12. Mengecek poster, display, promosi, spanduk, atau pengumuman yang dipasang oleh bagian ini pada papan pengumuman atau lainnya secara periodic.

G.3 Layanan Cadangan

13. Menyusun laporan tertulis mengenai kegiatan layanan referensi dan laporan statistik secara rutin (satu bulan sekali) sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan.

Memberikan fasilitas kepada pengguna untuk mengakses seluruh koleksi buku teks yang dimiliki Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.

14. Menghimpun bibliografi

DESKRIPSI KERJA:

15. Dan tugas-tugas lain yang berhubungan.

1.

Membantu pengguna dalam penelusuran informasi melalui katalog baik secara manual maupun elektronik.

2.

Melakukan penelusuran keberadaan koleksi.

3.

Membuat dan menyusun abstrak.

57

SASARAN:

58



4.

Memberikan layanan fotocopy.

H.1 Bagian Layanan Audio Visual

5.

Menyajikan data keterpakaian koleksi.

DESKRIPSI KERJA:

6.

Melakukan shelving koleksi.

1.

7.

Melakukan pengawasan terhadap keamanan koleksi.

8.

Menyusun laporan tertulis mengenai kegiatan layanan cadangan dan statistik harian sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Koordinator Referensi.

¾ Meninggalkan Kartu Anggota Perpustakaan maupun Kartu Mahasiswa yang masih berlaku. Kunci Locker dapat dipakai sebagai pengganti kartu-kartu tersebut.

9.


¾ Mengisi Buku Kunjungan yang telah disediakan.

Pengawasan: a.

b. G.4 Layanan Skripsi dan Karya Ilmiah

Pengguna. Pengguna yang masuk harus:

Billing.

SASARAN:

Billing perlu diawasi, apakah nomor komputer tertentu sudah masuk pada billing. Bila belum, perlu segera diupayakan agar komputer tersebut terhubung ke Billing.

Memberikan layanan informasi berupa karya ilmiah kepada pengguna.

2.

Menerima pembayaran internet, CD-ROM, dls.

3.

Melayani download, print-out, dsb.

4.

Pencatatan bagian-bagian komputer yang rusak, macet, dsb sesuai jam buka perpustakaan.

DESKRIPSI KERJA: 1.

Menginventaris karya ilmiah yang diterima dari mahasiswa dan dosen.

2.

Mengelompokkan koleksi karya ilmiah berdasarkan fakultas dan jenis penelitian (skripsi, tesis, disertasi, atau laporan penelitian).

5.

Meminta inventaris (barang, terutama barang habis pakai) dan pencatatan penggunaan inventaris tersebut.

3.

Membuat dan menyusun abstrak koleksi karya ilmiah.

6.

Mengamati dan mengupayakan kelengkapan PC, terutama hardware.

4.

Menyediakan data keterpakaian koleksi.

7.

Menyelenggarakan pelatihan internet.

5.

Mencetak daftar katalog judul dan subyek koleksi karya ilmiah yang masuk.

8.

6.

Melakukan pengawasan terhadap keamanan koleksi.

Menyusun laporan tertulis mengenai kegiatan layanan audio visual dan statistik bulanan sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Koordinator Audio Visual.

7.

Melakukan shelving koleksi karya ilmiah.

9.


8.

Menyusun laporan tertulis kegiatan bagian layanan skripsi/karya ilmiah dan statistik sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Koordinator Referensi.

H.2 Bagian Komputer


DESKRIPSI KERJA:

9.

1.

H. BAGIAN AUDIO VISUAL SASARAN: 1.

Melaksanakan layanan informasi yang menggunakan media audio visual.

2.

Menjamin kelancaran layanan yang memanfaatkan perangkat lunak dan perangkat keras pada setiap bagian/unit di Perpustakaan UMS.

3.

Menjamin kesiapan dan kelancaran pemanfaatan perangkat lunak dan perangkat keras dalam kegiatan perpustakaan secara keseluruhan.

59

2.

Perawatan perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan yang meliputi: ¾

Penjadwalan pengecekan dan perawatan perangkat lunak, perangkat keras, dan jaringan pada masing-masing bagian.

¾

Melaksanakan pengecekan dan perawatan perangkat lunak, perangkat keras, dan jaringan pada masing-masing bagian.

Mengatasi gangguan kerusakan baik perangkat lunak maupun perangkat keras pada setiap bagian dengan mengutamakan bagian yang sangat mendesak.

60


Melakukan peninjauan terhadap perangkat lunak dan perangkat keras yang sudah terpasang agar pemasangan perangkat-perangkat tersebut memenuhi ketentuan keamanan, kenyamanan, kerapihan, dan keindahan perpustakaan.

4.

Melakukan pemasangan perangkat lunak dan perangkat keras (yang dimungkinkan dapat ditangani tanpa melibatkan pihak luar) yang diperlukan oleh perpustakaan dengan memperhatikan keamanan, kenyamanan, kerapihan, dan keindahan perpustakaan.

5.

Menerima usulan perangkat lunak dan perangkat keras.

6.

Mengidentifikasi usulan tersebut (no. 5) dengan membuat prioritas atas usulanusulan tersebut melalui koordinasi dengan bagian yang mengusulkan, kepala perpustakaan, dan bagian pengembangan.

7. 8.

Mengkomunikasikan mengenai rencana perbaikan perangkat lunak dan perangkat keras kepada koordinator dan/atau staf bagian yang terkait. Membuat laporan tertulis mengenai kegiatan bagian komputer setiap bulan sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban kepada Koordinator Audio Visual.


HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

SASARAN: 1.

Meningkatkan kinerja karyawan (edukatif dan administratif).

2.

Terbentuknya data-base karyawan.

3.

Setiap karyawan mengikuti pelatihan skill dan spiritual minimal masing-masing satu kali dalam satu tahun.

4.

Terselenggaranya evaluasi kinerja.

5.

Tersusun dan terlaksananya peraturan kepegawaian yang konstruktif

6.

Tersusun dan terlaksananya sistem pelatihan secara terencana dan periodik

DESKRIPSI KERJA 1.

Merumuskan standar kualifikasi rekruitmen

2.

Membangun Sistem Informasi SDM (HRIS)

3.

Merancang mekanisme pengembangan SDM

4.

Melakukan analisis jabatan/pekerjaan untuk menyusun formasi kebutuhan SDM

5.

Mengkordinir pelatihan tingkat universitas yang terkait dengan bidang pengembangan SDM

6.

Mengusulkan insentif untuk memotivasi kinerja karyawan

7.

Melakukan evaluasi kinerja SDM

8.

Melakukan sosialisasi budaya dan nilai organisasi

9.

Menyelenggarakan dan mengkoordinasi forum silaturahmi antar sumberdaya manusia.

10. Merumuskan dan melaksanakan inisiatif-inisiatif baru program pengembangan SDM yang inovatif

61

62



Melaksanakan perbaikan2 atas kerusakan yang ada, sesuai mekanisme.

4.

Mempertanggung Maintenance.

C.

ASISTEN MANAGER TAMAN & LINGKUNGAN.

jawabkan

tugas

dan

kerjanya,

kepada

Manager

MAINTENANCE DESKRIPSI KERJA:

A. MANAGER MAINTENANCE

1.

Melakukan inventarisasi kerusakan yang terjadi pada seluruh taman dan lingkungan yang menjadi aset UMS.

2.

Melakukan perhitungan Rencana Anggaran Perbaikan (RAP) atas kerusakan2 taman dan lingkungan tersebut.

3.

Menciptakan standart kebersihan yang bagus, didalam maupun di luar gedung dalam rangka menciptakan kondisi gedung dan lingkungan yang nyaman.

Melaksanakan perbaikan2 atas kerusakan taman dan lingkungan, sesuai mekanisme yang ada.

4.

3.

Terlaksananya kesadaran menciptakan suasana bersih dan nyaman bagi semua kalangan sifitas akademika di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta.

Mengontrol serta selalu mengevaluasi hasil kerja rekanan yang terkait dengan kebersihan (Cleaning service) dan pemeliharaan taman UMS.

5.


4.

Meningkatkan rasa kepedulian terhadap kebersihan dan kelestarian lingkungan kampus yang Islami.

SASARAN: 1.

2.

Meningkatkan kualitas dan kuantitas kenyamanan (confortable) baik didalam gedung maupun diluar (taman dan lingkungan), sebagai sarana untuk menunjang dan meningkatkan proses belajar mengajar di lingkungan Kampus Universitas Muhammadiyah surakarta..

jawabkan

tugas

dan

kerjanya,

kepada

Mananger

D. KAUR ADMINSTRASI DAN KEUANGAN : DESKRIPSI KERJA:


Penanggung jawab seluruh aktifitas kegiatan Unit Maintenance, baik aktifitas administrasi.umum maupun keuangan.

2.

Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Unit Maintenance, baik kegiatan rutine maupun kegiatan yang bersifat crash program.

3.

Mengkoordinir kerja Asisten2 Manager dan Kaur Administrasi Keuangan.

4.

Meninjau dan meng evaluasi perencanaan kerja, baik dari sisi dana maupun program kerja.

5.

Mempertangggung jawabkan seluruh kerja dan aktifitasnya kepada Pimpinan Universitas, dalam hal ini langsung kepada WR II.

1.

Melaksanakan pengelolaan administrasi dan keuangan (dana) yang menjadi tanggung jawab Unit Maintenance.

2.

Menangani pertanggung jawaban keuangan pelaporannya, atau membuat SPJ keuangan.

3.


4.

Mendokumentasikan (pengaarsipan) semua adminstrasi dan keuangan, yang menjadi tanggung jawab Unit Maintenance.

jawabkan

tugas

B. ASISTEN MANAGER BUILDING DESKRIPSI KERJA: 1.

Melakukan inventarisasi kerusakan yang terjadi pada seluruh bangungan yang menjadi aset UMS.

2.

Melakukan perhitungan Rencana Anggaran Perbaikan (RAP) atas kerusakan2 yang terjadi bangunan tersebut.

63

64

dan

Unit

kerjanya,

Maintenance kepada

dan

Mananger

KATA PENGANTAR DESKRIPSI KERJA PEJABAT DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

Recommend Documents