Kata kunci: Sistem Informasi Eksekutif, Monitoring, Structured Rapid Prototyping

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006

REKAYASA PERANGKAT LUNAK SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF UNTUK MONITORING KINERJA INVESTASI Sriyanto Program Studi Teknik Industri UNDIP E-mail : [email protected]

ABSTRAK Ketersediaan informasi yang tepat merupakan kunci utama untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Terlebih lagi jika keputusan yang diambil melibatkan variabel-variabel yang sering berubah menjadikan proses pengambilan keputusan khususnya bagi pihak manajemen menjadi bertambah kompleks. Semakin tinggi tingkat manajemen, ruang lingkup masalah yang dihadapi semakin luas, maka makin banyak informasi yang harus dipertimbangkan, baik dari sumber internal maupun eksternal perusahaan, kuantitatif maupun kualitatif. Di lain pihak, sistem dan teknologi informasi sudah jauh berkembang dengan pesat, demikian pula penggunaannya oleh manajer atau eksekutif. Bukan hanya sekedar menyediakan informasi saja tetapi dapat memberikan fasilitas berupa dukungan untuk mempermudah dalam pengambilan keputusan seperti halnya Sistem Informasi Eksekutif (SIE). SIE memungkinkan penyajian informasiinformasi penting yang telah tersaring dan benar-benar dibutuhkan pihak eksekutif, dari sistem informasi perusahaan. Dalam penelitian ini pengkajian difokuskan pada rekayasa perangkat lunak SIE yaitu EyeVent System dengan fungsi utama monitoring kinerja investasi pada suatu perusahaan modal ventura. Monitoring secara secara ketat dan berkala merupakan bentuk antisipasi terhadap resiko tinggi dengan masuknya modal ke perusahaan-perusahaan penerima modal. Rekayasa perangkat lunak SIE dilakukan dengan metoda Structured Rapid Prototyping dengan melibatkan sejumlah model keputusan yang sesuai. Sistem ini dapat membantu eksekutif dalam pengambilan keputusan secara efektif dan efisien, baik dalam perumusan kebijaksanaan pendanaan, penetapan besarnya nilai pencadangan maupun pengambilan tindakan yang tepat. Kata kunci: Sistem Informasi Eksekutif, Monitoring, Structured Rapid Prototyping

PENDAHULUAN Latar Belakang Dalam dunia usaha, banyak perkembangan yang dapat dicapai dengan ketersediaan informasi. Informasi merupakan sumber daya utama perusahaan sebagai pendukung proses pengambilan keputusan. Terlebih jika keputusan tersebut melibatkan variabelvariabel yang sering berubah, menjadikan proses pengambilan keputusan khususnya bagi pihak manajemen menjadi bertambah kompleks. Semakin tinggi tingkat manajemen, ruang lingkup masalah yang dihadapi semakin luas, maka makin banyak informasi yang harus dipertimbangkan, baik dari sumber internal maupun eksternal perusahaan, kuantitatif maupun kualitatif. Jelas, di sini dituntut adanya suatu pendekatan yang sistematis dalam merumuskan suatu prosedur pengambilan keputusan yang dapat berlaku bagi penyelesaian masalah-masalah yang bersifat temporer dan kurang terstruktur. Dan


dengan perkembangan sistem komputer saat ini, memungkinkan sistem komputer memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan, seperti halnya Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System, EIS ) [1]. Karakteristik yang dimiliki SIE diantaranya yaitu memungkinkan pihak eksekutif untuk meninjau, menelusuri dan mengendalikan (tracking and control) informasi saat ini maupun historis. SIE juga bersifat interaktif dan ini dimaksudkan untuk memudahkan integrasi antar komponen dalam proses pengambilan keputusan, seperti prosedur, kebijaksanaan, teknik analitis, pengalaman dan wawasan manajerial yang membentuk suatu kerangka keputusan yang bersifat fleksibel. Sehubungan dengan itu, PT Sarana Jabar Ventura (SJV) sebagai suatu perusahaan modal ventura yaitu suatu bentuk pembiayaan equity yang bersifat sementara (3-5 tahun) memerlukan suatu bentuk sistem informasi yang tepat bagi pihak eksekutifnya, khususnya dalam memantau kinerja investasinya[2]. Salah satu tugas SJV ialah menangani pembiayaan perusahaan-perusahaan penerima modal, dan mengingat sifat dari penyertaan modal ventura yang beresiko tinggi, maka secara periodik SJV melakukan penilaian laporan keuangan penerima modal dari berbagai aspek. Tujuannya selain sebagai sinyal bagi SJV untuk mengambil suatu tindakan (seperti pembinaan manajemen, pemberian pelatihan atau penanganan khusus) juga untuk mengevaluasi posisi keuangan terhadap modal yang disertakan. Dengan beragamnya bidang usaha dan makin banyaknya jumlah penerima modal, maka diperlukan pendekatan yang sistematis. Pihak eksekutif memerlukan informasi yang ringkas dan lengkap sehubungan dengan pengambilan keputusan dalam rencanarencana strategis maupun manajerial, seperti peningkatan efektivitas alokasi dana pada bidang usaha dengan profit margin tinggi. Untuk itu diperlukan suatu alat bantu untuk menyediakan informasi yang telah tersaring sebagai pendukung proses keputusan manajemen. Rumusan Masalah Dari uraian di atas, yang menjadi pokok permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana merekayasa suatu sistem informasi yang efektif bagi pihak eksekutif untuk mendukung proses keputusan dalam monitoring kinerja investasi sebagai antisipasi resiko tinggi dengan masuknya modal ke perusahaan penerima modal. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah: 1. Merancang suatu Sistem Informasi Eksekutif yang mampu menyajikan informasi secara efektif sebagai pendukung pengambilan keputusan dalam memperbaiki kinerja investasi. 2. Membangun perangkat lunak SIE dengan model-model keputusan yang sesuai. Pembatasan Masalah Batasan masalah dalam penelitian ini adalah: 1. Monitoring hanya dilakukan pada investasi yang sudah berjalan. 2. Rancangan SIE ditujukan untuk bagian Komite Investasi/Direksi.

ISBN : 979-99735-1-1 C-2-2


METODA PENELITIAN Critical Success Factors Critical Success Factors (CSF) adalah faktor-faktor kritis yang dipertimbangkan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Sistem informasi eksekutif memungkinkan pihak eksekutif mengikuti CSF dengan melaporkan informasi tentang CSF. Metoda CSF sesuai digunakan digunakan untuk menentukan kebutuhan tingkat strategis. Prinsip dari metoda ini ialah bahwa informasi yang dibutuhkan organisasi ditentukan oleh beberapa faktor strategis kritis yang diketahui oleh manajemen puncak. Wawancara hanya terpusat pada identifikasi tujuan dan faktor-faktor keberhasilan yang bersifat kritis saja. Senn mengklasifikasikan CSFs dalam dua klasifikasi besar yaitu [2]: 1. Faktor pemantauan (Monitoring factors), yang merupakan faktor penentu dalam perencanaan jangka pendek, dan 2. Faktor pembangun (Building factors), yang merupakan faktor penting dan berarti jika perencanaan dilakukan untuk jangka panjang. Stuctured Rapid Prototyping Stuctured Rapid Prototyping (SRP) adalah suatu metoda pembangunan aplikasi yang lebih berorientasi pada prinsip-prinsip prototyping dalam menggali informasi yang dibutuhkan oleh pemakai. Dengan SRP, maka prototipe sistem dapat dibangun melalui tahapan-tahapan terstruktur secara cepat dan efektif. Dengan pelibatan pemakai dalam proses ini, maka salah satu tahap kritis prototyping yaitu analisis kebutuhan informasi pemakai dapat diterjemahkan dengan baik ke dalam aplikasi sesuai kebutuhan [3]. Tahapan SRP dalam pembangunan sistem adalah sebagai berikut : 1. Perencanaan Perencanaan di sini meliputi penentuan kebutuhan informasi pemakai. 2. Prototyping Pada tahap ini dilakukan :  Analisis awal (rapid analysis), dimana dihasilkan spesifikasi model proses dan model data serta struktur kontrol dan penyajian aplikasi.  Identifikasi model-model keputusan (decision rules) yang digunakan.  Pengembangan prototipe, berupa fungsi dasar aplikasi.  Penentuan penerimaan prototipe oleh pemakai. Selama prototipe belum disetujui, dilakukan perbaikan terus-menerus berdasar umpan balik pemakai. 3. Penurunan disain (Design derivation) Tahap ini merupakan tahap penyusunan dan penyempurnaan spesifikasi sistem berdasar model prototipe sistem yang telah disetujui pemakai. Dari disain arsitektur sistem dilakukan disain rinci perangkat lunak dari prototipe yang ada. 4. Penyesuaian performansi (Performance Tuning) Setelah prototipe dibangun pada sistem target, dilakukan penyesuaian meliputi penyempurnaan program, optimasi basis data dan pengujian sistem. 5. Implementasi Pada tahap ini dilakukan instalasi sistem, selanjutnya dilakukan verifikasi akhir.

ISBN : 979-99735-1-1 C-2-3


Rekayasa Perangkat Lunak Disain Sistem Informasi Eksekutif dikembangkan dengan prototyping, dimana dengan metoda ini dibuat suatu sistem eksperimen (prototipe) secara cepat untuk diperlihatkan kepada pemakai sehingga dapat dievaluasi dan ditentukan kebutuhan informasi lainnya. Prototipe merupakan disain sistem awal namun sudah mampu menggambarkan bentuk dan kerja sistem. Pengembangan perangkat lunak menggunakan Rapid Application Development tools. Adapun sebagai sistem manajemen basis datanya dipilih DBMS open source yaitu MySQL. HASIL DAN DISKUSI Identifikasi Kebutuhan Informasi Identifikasi kebutuhan informasi pemakai sistem merupakan acuan dalam pengembangan model sistem yang akan dibangun. Identifikasi dilakukan dengan menggunakan Critical Success Factors (CSF). Dalam kegiatan monitoring ini, penggunaan metoda ini akan membantu mengidentifikasi faktor-faktor kritis penentu keberhasilan investasi untuk digunakan dalam perencanaan dan penentuan fokus penyusunan sistem informasi eksekutif.

Subject

Process : Determine Key Factors

Perusahaan

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Peningkatan pendapatan perusahaan penerima modal Peningkatan efisiensi Penyelamatan investasi Pertambahan asset Peningkatan kemampuan usaha Perbaikan kondisi manajemen Kredibilitas manajemen

Subject

Process : Translate Key Factors into Measurable CSFs

Tim Monitoring

Key Factors : 1. Peningkatan pendapatan 2. Peningkatan efisiensi 3. Penyelamatan investasi 4. Pertambahan asset 5. Peningkatan kemampuan usaha 6. Perbaikan kondisi manajemen 7. Kredibilitas manajemen

ISBN : 979-99735-1-1 C-2-4

Critical Success Factors : 1. Peningkatan profit margin 2. Return On Equity (ROE) 3. Net profit margin 4. Leverage finansial 5. Likuiditas keuangan 6. Rasio Net Asset dan Investasi 7. Return On Asset (ROA) 8. Peningkatan produktivitas 9. Peningkatan jenis/tipe produksi 10. Peningkatan jumlah tenaga kerja 11. Peningkatan alat-alat produksi 12. Kerjasama/kepaduan organisasi 13. Perbaikan administrasi keuangan 14. Perbaikan kualitas hubungan perusahaan penerima dan pemberi modal 15. Ketepatan pembayaran kewajiban 16. Penilaian Reputasi Pengurus 17. Pemenuhan perjanjian

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006 CSFs 

Profit margin



Return On Equity (ROE)



Net profit margin



Leverage finansial

 

Likuiditas keuangan Rasio Net Asset dan Investasi



Return On Asset (ROA)



Peningkatan produktivitas

        

Peningkatan jenis/tipe prroduksi Peningkatan jumlah tenaga kerja Peningkatan alat-alat produksi Kerjasama /kepaduan organisasi Perbaikan administrasi keuangan Perbaikan kualitas hubungan perusahaan Ketepatan pembayaran kewajiban Reputasi pengurus Pemenuhan perjanjian

Information Systems Needs Monitoring Gross profit Monitoring Net profit Monitoring penjualan Monitoring ROE Monitoring ROA Monitoring Leverage Monitoring Net profit Monitoring penjualan Monitoring Debt Monitoring Equity Monitoring Current Ratio Monitoring Net Asset Monitoring Investasi Monitoring Net profit Monitoring Total Assets Monitoring omzet Monitoring volume produksi Monitoring tipe produksi Monitoring jumlah tenaga kerja Monitoring jumlah alat-alat produksi Monitoring organisasi perusahaan Monitoring administrasi keuangan Monitoring komunikasi Monitoring ketepatan pembayaran kewajiban Monitoring reputasi pengurus Monitoring pemenuhan perjanjian

Gambar 1. Proses Identifikasi CSF dan Penentuan Kebutuhan Sistem Informasi.

Spesifikasi Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibangun diberi nama EyeVent System dimana arsitektur sistem dapat digambarkan dalam diagram berikut ini [3] :

Penilaian subjektif Informasi mengenai perusahaan

EV KREDIT Pengetahuan mengenai kondisi kesehatan perusahaan

Informasi mengenai perusahaan

Kendali dan penilaian subjektif

EV RULES

EV USER USER

Basis Data Perusahaan

Data Keuangan

User Interface Control

If-Then rules untuk analisis perusahaan

Analisis Laporan

EV DATA Informasi keuangan

Pengetahuan mengenai hubungan dan rasio keuangan

Informasi keuangan

Hasil Analisis

Gambar 2. Diagram Arsitektur EyeVent System

ISBN : 979-99735-1-1 C-2-5


Dari basis data perusahaan dapat diketahui informasi kondisi perusahaan penerima modal. Komponen EV KREDIT memberikan data penerima modal yang mungkin dianalisa, dengan berbagai kondisi (macet, sakit, kurang sehat, sehat). Kondisi ini meliputi atribut finansial dan subjektif. Atribut finansial berasal dari basis data finansial penerima modal. Atribut subjektif dimasukkan oleh Venture Capital Officer berdasar pengetahuan perorangan maupun Tim Monitoring. Selanjutnya data keuangan yang ada dianalisis menurut rasio keuangan dalam EV DATA. EV DATA dapat menggambarkan posisi finansial dari perusahaan yang diamati. EV RULES berisikan kumpulan IFTHEN rules yang digunakan untuk menganalisis kinerja finansial perusahaan pada suatu periode tertentu. Rules atau aturan-aturan ini didasarkan pada model penilaian PT Bahana Artha Ventura. Hasil analisis akan disajikan kepada user, yaitu pihak eksekutif melalui EV USER, yang merupakan kendali antarmuka pemakai yang interaktif dan user friendly. Pihak eksekutif selanjutnya akan mengolah lebih lanjut informasi tersebut dan memberikan penilaian atau keputusan subjektif terhadap perusahaan yang diamati. Fitur Eyevent System EyeVent System (EVS) sebagai suatu sistem informasi eksekutif memiliki beberapa kemampuan atau fitur dasar berikut:  Browse capability, kemampuan ini maksudnya EVS menyediakan suatu cara untuk mereview suatu file informasi spesifik tunggal tanpa memerlukan penyiapan laporan formal. Merupakan suatu fasilitas scanning melalui record-record transaksi.  Format presentasi yang beragam. Berupa kemampuan untuk menyajikan data dalam bentuk tabel, grafik ataupun teks sehingga tidak hanya memenuhi tampilan yang disukai pemakai namun juga meningkatkan nilai informasi.  Kemampuan pemodelan. Kemampuan pemodelan yang dimiliki sistem informasi eksekutif tidaklah begitu besar, SIE hanya menampilkan informasi agregat yang telah disaring. Adapun EVS melibatkan penggunaan model penilaian dari PT Bahana Artha Ventura, dan analisis keuangan dengan analisis Dupont.  Fleksibilitas dan kustomisasi, yang dimaksud di sini adalah kemampuan merubah/ mengatur tipe informasi ataupun area bisnis yang ingin dimonitor dengan leluasa. Selain dengan berbagai format presentasi yang beragam, juga terdapat tool SQL Command yang dapat digunakan untuk mendapatkan informasi spesifik. EVS juga fleksibel yaitu dengan dimungkinkannya pengubahan pada aturan penilaian melalui file-file basis data Aturan Nilai, Skor, BobotNilai, dan Kategori Kesehatan.  Pengaksesan data dari sumber yang beragam. EVS dalam hal ini mampu mengakses data (drilling down) dari berbagai bagian seperti data administrasi berupa data umum/profil, data transaksi, akta transfer maupun laporan kewajiban, ataupun dari basis data VCO mengenai data budget, status report maupun data proyeksi. Pengembangan Dialog (User Interface) Program Sistem Informasi Eksekutif ini mempunyai dua jenis kontrol program yaitu pull down menu dan push/speed button yang terdiri dari tombol kendali program, kendali basis data dan kendali keluaran.

ISBN : 979-99735-1-1 C-2-6


Berikut ini tampilan dari program :

Gambar 3. Tampilan Form Utama

Dari Gambar 3, tampak speed button untuk mempermudah penggunaan perintahperintah yang sering digunakan, yaitu (dari kiri ke kanan) :  Peta PPU, digunakan untuk melihat informasi jumlah penerima modal maupun dana yang dialokasikan tiap kota atau daerah.  Peta Investasi, digunakan untuk melihat peta investasi berdasarkan kondisi kesehatan, bidang usaha dan lokasi.  Evaluasi Investasi, digunakan untuk melihat kinerja investasi, yang ditunjukkan oleh Return on Equity, Return on Total Assets atau Return on Net Assets [4]. Di sini juga dapat dilihat kinerja investasi tiap kota dan tiap bidang usaha.  Performansi Perusahaan, digunakan untuk mengevaluasi kinerja perusahaan penerima modal berdasar pencapaian target anggaran. Dengan evaluasi ini dapat diambil keputusan mengenai penjadwalan ulang atau divestasi.  SQL Command, digunakan untuk mendapatkan informasi secara leluasa sesuai yang diinginkan dengan memberikan perintah SQL (Structured Query Language).  Proyeksi Keuangan, digunakan untuk melihat data proyeksi cash flow.  Laporan, yaitu untuk menghasilkan laporan-laporan dengan cepat seperti laporan kondisi investasi, laporan keuangan, laporan kunjungan, dan laporan kinerja.

ISBN : 979-99735-1-1 C-2-7


Gambar 4. Peta PPU

Gambar 5. Peta Investasi per Lokasi dan Bidang Usaha berdasar Jumlah Investasi

ISBN : 979-99735-1-1 C-2-8


Gambar 6. Evaluasi Investasi Modal SJV

Gambar 7. Form Analisis Kondisi PPU

Gambar 8. Performansi Perusahaan Berdasar Realisasi Anggaran

ISBN : 979-99735-1-1 C-2-9


KESIMPULAN Dari pembahasan yang telah diuraikan di bab-bab sebelumnya, dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut, yaitu : 1. Dengan adanya sistem monitoring ini maka gejala penyimpangan akan lebih mudah diketahui dan dapat diantisipasi sedini mungkin. 2. Perangkat lunak yang dirancang mampu memanfaatkan model-model keputusan yang sesuai, sehingga pihak eksekutif dapat melakukan analisa dan menilai kinerja investasi secara lebih efisien dan efektif 3. Sistem yang dirancang memberikan dukungan informasi dalam pengambilan keputusan eksekutif khususnya untuk memperbaiki kinerja investasi dan meningkatkan efektivitas penyertaan modal pada bidang-bidang usaha dengan margin yang tinggi. DAFTAR PUSTAKA Mallach, G. Efrem, Understanding Decision Support Systems and Expert Systems, Richard D. Irwin Inc. : 1994. Sriyanto, Perancangan Prototipe Sistem Informasi Eksekutif untuk Monitoring Kesehatan Perusahaan Pasangan Usaha PT Sarana Jabar Ventura, Teknik Industri ITB, Bandung : 1998. Robert R. Trippi; Turban, Efraim, Investment Management : Decision Support and Expert System, Boyd & Fraser Publishing Company, Boston : 1990. Robert C. Higgins, Analysis for Financial Management, Second Edition, Richard D. Irwin Inc. : 1989. Terry S. Maness; James W. Henderson, Financial Analysis & Forecasting : A Software System, Prentice-Hall Inc., New Jersey : 1991. Turban, Efraim, Decision Support Systems and Expert Systems : Management Support Systems, Fourth Edition, Prentice-Hall International, Inc., New Jersey : 1995. Erich A. Helfert, Techniques of Financial Analysis : A Practical Guide to Managing and Measuring Business Performance, Eigth Edition, Richard D. Irwin, Inc. : 1994. Woelfel, Charles J. (Alih bahasa : Susanto Limin), Memantau Kesehatan Perusahaan Melalui Laporan Keuangan, Abdi Tandur, Jakarta : 1995.

ISBN : 979-99735-1-1 C-2-10


ISBN : 979-99735-1-1 C-2-11


ISBN : 979-99735-1-1 C-2-12

Kata kunci: Sistem Informasi Eksekutif, Monitoring, Structured Rapid Prototyping

Recommend Documents