Kata Kunci: Sistem Informasi Akademik, KRS, KHS

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015) Yogyakarta, 28 Maret 2015

ISSN: 2089-9815

Pengembangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web pada Akademi Pariwisata Stipary Yogyakarta Johan Sumarlin1 Kantor Sistem Informasi, Universitas Atma Jaya Yogyakarta Jl. Babarsari No 43, Yogyakarta 55281, Indonesia Email: [email protected] ABSTRAK Akademi Pariwisata STIPARY merupakan salah satu kampus yang sedang berkembang di Yogyakarta. Pelayanan terhadap mahasiswa Akademi Pariwisata STIPARY Yogyakarta untuk pembuatan KRS dan KHS membutuhkan waktu lama karena informasi data diperoleh secara manual dalam dokumen sehingga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan data. Tulisan ini membahas bagaimana mengembangkan sistem informasi akademik berbasis Web pada Akademi STIPARY Yogyakarta untuk menunjang dan mempermudah sistem belajar mengajar dikampus. Sistem informasi akademik ini harapkan membantu kegiatan Akademik untuk memberikan kemudahan bagi instansi dalam proses pengolahan data secara tepat, akurat dan membantu kelancaran kinerja bagi instansi khususnya dalam bidang sistem informasi akademik dan penerapan teknologi komputer. Sistem ini dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan database MySQL. Adapun fitur yang ada di aplikasi ini antara lain KRS dan KHS. Data yang dikumpulkan menggunakan metode observasi, wawancara dan tinjauan umum terhadap kegiatan yang berlangsung di kampus. Dengan menggunakan sistem informasi akademik berbasis Web, pelayanan terhadap mahasiswa yang sebelumnya lambat karena data yang diperoleh masih manual kini lebih cepat dan akurat. Kata Kunci: Sistem Informasi Akademik, KRS, KHS

ABSTRACT Akademi Pariwisata STIPARY is one of a growing campus in Yogyakarta. Service to the students of the Akademi Pariwisata Stipary Yogyakarta for the ceration of KRS and KHS take a long time because this information have to created manually. This paper discusses how to develop web based academic information system at the Akademi Pariwista Stipary Yogyakarta. This information system develops to support and facilitate the teaching and learning system on campus. Academic information system expected to help academic activities to provide facilities for the institutions in the process of data processing, especially in the field of academic information systems and the application of computer technology. The system was developed using the PHP programming language and uses a MySQL database. The features in this application include creation KRS and KHS. Data were collected using the method of observation, interviews and an overview of the activities that take place on campus. By using the Web-based academic information systems, student services for creation KRS and KHS now become faster and more accurate. Keyword: Academic Information System, KRS, KHS

1.

PENDAHULUAN Pada saat ini perkembangan internet di dunia sangat berkembang pesat. Internet dijadikan sarana untuk memperoleh informasi yang sangat cepat. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto , 2005 ). Informasi dapat dikatakan berkualitas jika informasi tersebut akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Nilai dari informasi ( Value of information ) ditentukan dari dua hal yaitu menfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila menfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Jika kriteria informasi dapat dipenuhi, maka akan menghasilkan bahan pertimbangan berarti bagi pimpinan dalam mengambil keputusan. Data yang di olah melalui satu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang berarti, menghasilkan suatu tindakan

lain yang akan membuat data kembali. Data tersebut ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya sehingga membentuk siklus informasi (Jogiyanto, 2005). Siklus informasi yang dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1 Siklus Informasi

137


2. TINJAUAN UMUM 2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Akademik Sistem informasi akademik adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menyajikan informasi dan menata administrasi yang berhubungan dengan kegiatan akademis (Margarete Kalangi, S,G, Januari 2012). Sistem informasi akademik pada Akademi Pariwisata STIPARY Yogyakarta yang dimaksud adalah sistem pengolahan data yang berhubungan dengan proses kegiatan belajar mengajar dikampus antara lain pengolahan data mahasiswa, mata kuliah, dosen, nilai dan kelas dan juga sistem untuk penyimpanan data dan persiapan dokumen untuk membantu dalam pengambilan keputusan yang dilakukan manusia dengan dibantu sistem komputer. Tujuan diadakan pengolahan data kampus yaitu memperlancar kegiatan belajar mengajar didukung administrasi yang rapi dan terstruktur, menyajikan informasi yang penting dalam bentuk laporan tertulis serta penyimpanan semua dokumen kampus. 2.2. Pengertian KRS KRS (Kartu Rencana Studi) ialah rencana studi mahasiswa yang berisi daftar mata kuliah yang diambil dalam satu semester. Mahasiswa wajib untuk mengisi KRS sesuai dengan jatah sks yang diberi dalam pengambilan mata kuliah. Berbeda dengan pedoman perkuliahan di Fakultas Teknologi Industri UAJY yang menerapkan ketentuan yakni mahasiswa harus melakukan pendaftaran sesuai dengan rencana yang telah dibuat yang sebelumnya sudah membuat perencanaan pendaftaran kelas disertai alternatif-alternatif pendaftaran apabila rencana pendaftaran yang telah direncanakan tidak diterima karena kelas penuh, pelanggaran mata kuliah bersyarat, pelanggaran jumlah sks atau jadwal ujian yang bersamaan (Buku pedoman perkuliahan FTI UAJY, 2014). 2.3. Pengertian KHS KHS ( Kartu Hasil Studi ) ialah kartu yang menampilkan nilai dari mahasiswa pada semester tertentu. Kartu Hasil Studi dapat dicetak oleh mahasiswa yang bersangkutan. 2.4. BAAK (Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan) ialah unit administrasi disalah satu perguruan tinggi yang bertugas dibidang Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. 3. TINJAUAN UMUM Akademi pariwisata STIPARY berdiri berdasarkan SK Mendikbud NO 41/D/0/1996 bernaung dibawah Yayasan Penjabar ilmu Yogyakarta dan merupakan pengembangan LPK INDIKKA (pertama kali dijogja) yang berdiri sejak tahun 1984 dan telah meluluskan ribuan alumni Melalui SK Mendiknas No 184/U/2001, STIPARY termasuk salah satu Perguruan Tinggi di Indonesia yang oleh Pemerintah RI diberi OTONOMI KAMPUS PENUH (sama dengan

ISSN: 2089-9815

Perguruan Tinggi Negeri) sehingga mahasiswa tidak perlu lagi menempuh ujian negara dan akan lulus lebih cepat dengan standart lulusan yang Up To Date dan Kompeten. Ditengah persaingan global yang sangat kompetitif ini dan sebagai pusatnya dosen papan atas (dosen unggulan), STIPARY siap menjadi akademi pariwisata terbaik di Indonesia masa depan dan siap merajai peluang kerja dalam dan luar negeri (termasuk kapal pesiar). 3.1

Program Akademi Pariwisata Stipary Yogyakarta Tahun akademik terdiri dari yang disebut semester gasal dan semester genap, perkuliahan dalam satu semester terdiri dari 15-16 minggu termasuk ujian tengah semester dan ujian akhir semester. Program pendidikan yang diselenggarakan di Akademi Pariwisata STIPARY yaitu : 1. Program Diploma Satu (D1) Perhotelan Program Diploma satu di arahkan pada lulusan yang menguasai kemampuan operational skill dalam melaksanakan tugas-tugas yang telah akrab sifatsifat maupun kontekstualnya dibawah bimbingan atasan. Program Diploma satu ini mempunyai beban studi 40-50 SKS yang di jadwalkan sekurangkurangnya 2 semester dan selama-lamanya 4 semester. 2. Program Diploma Tiga (D3) Perhotelan Program Diploma tiga diarahkan pada lulusan yang menguasai kemapuan operational skill yang bersifat rutin maupun yang belum akrab dengan sifat-sifat maupun kontekstualnya, menguasai kemampuan communication skill dan management skill. Program ini mempunyai beban studi 110-120 SKS yang dijadwalkan sekurang-kurangnya 6 semester dan selama-lamanya 10 semester. 3.2

Keunggulan Akademi Pariwisata Stipary Yogyakarta 1. Tempat berpusatnya dosen pariwisata unggulan di yogyakarta yang berkualitas internasional. 2. Kurikulum berbasis kompetensi berstandart internasional, sehingga lulusan STIPARY lebih unggul, lebih dikenal dan lebih dipercaya dimata internasional. 3. Jaringan kerja luas sehingga memudahkan mahasiswa atau alumni untuk meraih peluang kerja baik didalam maupun luar negeri termasuk kapal pesiar. 4. Terbukti 90% mahasiswa belum lulus sudah bekerja (part time) karena banyak negara bergantung dari industri pariwisata sebagai sumber pajak dan pendapatan untuk perusahaan yang menjual jasa kepada wisatawan. (id.m.wikipedia.org , Online) 5. Gratis asrama mahasiswa atau subsidi uang saku tunai tiap bulan selama satu tahun bagi semua mahasiswa. 6. Merupakan satu-satunya Akademi Pariwisata yang memiliki fasilitas : English Conversation Club 138


(ECC), English Guiding Club (EGC), Quality Assurance (QA). 4.

MAKSUD DAN TUJUAN Maksud dari penelitian ini ialah bagaimana mengembangkan suatu sistem informasi akademik dalam rangka untuk pengisian KRS secara on line dan KHS di Akademi Pariwisata Stipary Yogyakarta. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Mempercepat proses pengisian KRS on line. 2. Hasil akhir penilaian mahasiswa persemester ( KHS ) dan seluruh semester dengan laporan transkrip nilai. 3. Laporan tentang data KRS dan KHS ,data mahasiswa, data dosen dan data mata kuliah akan memerlukan waktu yang sebentar. 4. Jumlah karyawan yang dibutuhkan sedikit. Penelitian yang dilakukan oleh Fredy Purnomo, Denny Hendrawan, Felix, Fidel Hendry 2010 menjelaskan bahwa pengisian KRS menjadi sangat mudah dan fleksibel dengan menggunakan aplikasi Mobile KRS dengan pendukung selular dan jaringan GPRS, Berdasarkan dari penelitian diatas, Penulis ingin menghasilkan sistem informasi akademik diantaranya KRS dan KHS yang dapat meningkatkan kualitas pelayanan akademik kepada mahasiswa dan mempermudah mahasiswa dalam mengisi KRS semester dan juga memudahkan mahasiswa untuk melihat nilai KHS.

ISSN: 2089-9815

lunak ini mengelola mata kuliah ditawarkan, KRS on line, cetak kartu KRS, kartu hasil studi, transkrip nilai. Perangkat lunak ini berjalan di web browser dibuat dengan bahasa pemrograman PHP dan DBMS ( Database Management System ) MySQL. MySQL adalah database server yang andal, yang banyak digunakan untuk mengimplementasikan database. MySQL sifatnya Open Source (Abdul Kadir, 2009). Arsitektur perangkat lunak berupa client-server, dimana server merupakan tempat penyimpanan semua data. Administrator dapat melakukan pengelolaan akademik dengan menggunakan komputer yang terhubung dengan internet dengan mengakses web sistem. Pengguna dapat melihat informasi melalui komputer yang terhubung dengan internet dan mengakses alamat web ( purnomo, 2014). Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) level 1 untuk sistem yang akan dibangun dapat dilihat pada Gambar 2. Kemudian dari level 1 dijadikan DFD level 2 proses 1 dapat lihat pada Gambar 3, DFD level 2 proses 2 pada Gambar 4, DFD level 2 proses 3 pada Gambar 5 dan DFD level 2 proses 4 pada Gambar 6.

5. PEMBAHASAN 5.1. Analisis Sistem yang Berjalan Sistem adalah kumpulan dari unsur atau elemenelemen yang saling berkaitan atau berinteraksi dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Murdic dan Ross : 1993, di kutip dari Hanif Al Fatta, 2007 ). Sistem yang ada untuk pengisian KRS mahasiswa di Akademi Pariwisata STIPARY masih bersifat manual, dimana untuk melakukan pengisian KRS mahasiswa harus mengajukan permintaan kepada akademik untuk mengisi KRS. Pihak akademik memberikan blangko pengisian KRS dan mata kuliah yang ditawarkan kepada mahasiswa yang bersangkutan. Mahasiswa menuliskan mata kuliah yang akan diambil pada blangko pengisian KRS sebanyak 3 rangkap ( biru, kuning, putih) dan menyerahkan kepada pihak akademik untuk di sahkan, kemudian mahasiswa menyerahkan lembaran pengisian KRS untuk akademik (biru), dosen pembimbing akademik (kuning) dan untuk mahasiswa (putih).

Gambar 2. DFD Level 1

5.2. Analisis Kebutuhan Sistem Sistem informasi akademik merupakan perangkat lunak yang dikembangkan berbasis Web. Perangkat

Gambar 3 DFD Level 2 Proses 1

139


ISSN: 2089-9815

5.3 Spesifikasi Kebutuhan Fungsional Sistem Use Case Diagram adalah tabel grafis yang berisi rangkaian use case yang di gunakan untuk menjelaskan sebuah permodelan (Martin Fowler, 2005). Kebutuhan fungsionalitas dari perangkat lunak sistem informasi akademik berbasis web ditunjukkan dengan diagram use case pada Gambar 7, secara rinci untuk deskripsinya ditunjukkan dengan diagram use case glossary ( Tabel 1 ). Use case diagram menunjukkan ada tiga aktor yang terlibat yaitu Administrator, Dosen dan Mahasiswa. Administrator memiliki tugas untuk mengelola data mata kuliah, nilai, dosen dan mahasiswa. Dosen dapat melihat mata kuliah yang ditawarkan kepada mahasiswa. Peran mahasiswa ialah pengambilan mata kuliah ketika KRS, melihat KHS. Gambar 4 DFD Level 2 Proses 2

Gambar 7. Use Case Diagram

Tabel 1. Use Case Glossary Perangkat Lunak sistem informasi akademik berbasis Web


Use Case Name Use Case Description Login Use case ini memungkinkan aktor mendapatkan hak akses ke sistem. Login didapat dari username dan password Kelola Nilai Kelas Dan Mata Kuliah

Lihat Mahasiswa Ambil Mata kuliah

Use case ini memungkinkan aktor untuk mengelola nilai mahasiswa, kelas, mata kuliah. Use case ini memberikan create, update, delete Use case ini memungkinkan aktor untuk melihat mahasiswa yang sudah mengambil mata kuliah yang di ajarnya.

Biodata

Use case ini memungkinkan aktor untuk melihat biodata pribadi.

KRS dan KHS

Use case ini memungkinkan aktor dapat melakukan (KRS) pengambilan rencana Mata kuliah dan aktor dapat melihat KHS ( nilai) mahasiswa

Logout

Use case ini memungkinkan aktor untuk keluar dari sistem


140


5.4 Spesifikasi Kebutuhan Data Data yang dibutuhkan di dalam sistem ini ialah entitas mahasiswa, dosen, mata kuliah ditawar, mata kuliah diambil, kelas, semester akademik. Detail kebutuhan data dilihat pada Entity Relationship Diagram ( ERD ) Gambar 8. ADMIN

MATA_KULIAH

KELAS

ID_ADMIN USERNAME PASSWORD NAMA

ID_MATAKULIAH KODE_ MATAKULIAH NAMA_MATAKULIAH SKS

ID_KELAS NAMA_KELAS RUANG SESI

MAHASISWA_KELAS

DOSEN ID_DOSEN NAMA_DOSEN TANGGAL_LAHIR AGAMA ALAMAT TELEPON PENDIDIKAN_AKHIR NIP PASSWORD_DOSEN

MAHASISWA ID_MAHASISWA NAMA_MAHASISWA JENIS_ KELAMIN ALAMAT TEMPAT_LAHIR TANGGAL_LAHIR AGAMA TELEPON PENDIDIKAN ASAL_SEKOLAH ORANG_TUA PEKERJAAN MASUK KELAS NIM PASSWORD_MHS STATUS FOTO

ID_MATAKULIAH_KELAS ID_DOSEN ID_MATAKULIAH ID_KELAS ID_MAHASISWA

JURUSAN ID_JURUSAN JURUSAN ID_TAHUN_AKADEMIK

ISSN: 2089-9815

mencentang setiap pilihan mata kuliah maka proses dalam pembentukan KRS sesuai dengan penginputan mahasiswa di website. Tampilan halaman input mata kuliah ( KRS ) dapat dilihat dalam Gambar 10. Mahasiswa dapat melihat nilai semester ganjil dan semester genap sesuai dengan tahun akademik kampus dapat dilihat dalam Gambar 11. Mahasiswa dapat melihat transkip nilai keseluruhan dan IPK mahasiswa ditampilkan dalam Gambar 12. Mahasiswa dapat mencetak KRS sebagai laporan untuk mengambil KRS di bagian akademik ditampilkan dalam Gambar 13. Halaman profil data mahasiswa dapat dilihat dalam Gambar 14.

TAHUN_AKADEMIK ID_TAHUN_AKADEMIK TAHUN_AKADEMIK STATUS

SEMESTER NAMA_MATAKULIAH SEMESTER ID_JURUSAN

Gambar 10 Tampilan Input Mata kuliah (KRS)

Gambar 8 Entity Relationship Diagram ( ERD )

6. Perancangan Sistem Halaman ini merupakan halaman login. Ada dua pilihan untuk role login yaitu Dosen dan Mahasiswa. Jika ingin masuk ke sistem informasi akademik harus login terlebih dahulu. Dan disini terdapat kode keamanan yaitu captcha (Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart) yang merupakan kode random yang bertujuan untuk meminimalisasi risiko attack dan memastikan bahwa yang mengisi form adalah benarbenar user (orang) bukan kode program. Tampilan halaman login dapat dilihat dalam Gambar 9.

Gambar 11 Tampilan Halaman Kartu Hasil Studi ( KHS )

Gambar 9 Tampilan Halaman login

Mahasiswa dapat mengambil mata kuliah sesuai dengan keinginannya. Apabila mahasiswa

Gambar 12 Tampilan Halaman Transkrip Nilai

141


Gambar 13 Tampilan Halaman Cetak KRS

Gambar 14 Tampilan Halaman Biodata

ISSN: 2089-9815

dan Location Based-Service, Jurnal Buana Informatika, Volume 5, Nomor 1. Wikipedia.org , Pariwisata, (Online) , (http://id.m.wikipedia.org/wiki/pariwisata, diakses 13 November 2014 ) Stipary, Buku Panduan Akademik Akademi Stipary Yogyakarta, November 2008 Margarete Kalangi, S,G, Januari 2012. Perancangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web (Studi Kasus Politeknik Negeri Manado), Penelitian Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga (Online), (http://repository.uksws.edu/jspui/bitstream/1234567 89/1768/3/T1_682006032_BAB%20II.pdf, diakses 10 Desember 2014) Al Fatta, Hanif. 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Fowler, Martin. 2005. UML Distilled Panduan Singkat Bahasa Pemodelan Objek Standard Purnomo, Fredy. Hendrawan, Denny. Felix dan Hendry, Fidel; Analisis Dan Perancangan Sistem Mobile KRS Berbasis J2ME Menggunakan Jaringan GPRS, Yogyakarta, 2010. ISSN: 1907-5022 Fakultas Teknologi Industri, Buku Pedoman Perkuliahan Sistem Informasi Akademik Fakultas Teknologi Industri, UAJY, 2014 Kadir, A , From Zero to A Pro : Membuat Aplikasi Web dengan PHP dan Database MySQL, 2009 )

7. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian terhadap sistem informasi akademik khususnya sistem informasi KRS dan KHS mahasiswa pada Akademi Pariwisata STIPARY Yogyakarta maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Membantu kelancaran, ketepatan dan efisiensi mekanisme kerja dari pengolahan data akademik sehingga informasi dapat diperoleh dengan cepat. 2. Dengan menggunakan sistem informasi akademik on line pelayanan terhadap mahasiswa yang dulunya lambat karena data harus diperoleh secara manual , kini lebih cepat , akurat dan relevan. 3. Dapat meningkatkan kinerja sistem dalam menyelesaikan tugas pada bagian laporan data akademik.

PUSTAKA Jogiyanto, Analisis & Desain Sistem Informasi (Penerbit Andi Yogyakarta, 2005) hal 1 Sumarlin, J, 2009. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web pada Akademi Stipary Yogyakarta, Skripsi Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Purnomo, Januari 2014, Pengembangan Prototype E-Directory Batik Berbasis Mobile Web

142

Kata Kunci: Sistem Informasi Akademik, KRS, KHS

Recommend Documents