Karin
DIRECTIESECRETARESSE Soest, Utrecht, Nederland
Directiesecretaresse zoekt zelfstandige functie met inhoud! Functie: Directiesecretaresse, directie assistente, personal assistant, bureausecretaresse, officemanager
Doel: Het zelfstandig verrichten van de secretariële werkzaamheden voor één persoon, organisatie of afdeling. Eventueel één of meerdere secretaressen aansturen, motiveren en (bege)leiden. Zie 'Over mij als directiesecretaresse'. Adviseren over secretariële aangelegenheden, gevraagd en op eigen initiatief.
Aanvullende informatie: Zie geheel onderaan curriculum vitae
Over mij als directiesecretaresse Als directiesecretaresse zorg ik ervoor dat achter de schermen alles op rolletjes loopt. Ik ben de steun en toeverlaat en verzorg de inhoudelijke ondersteuning van de directeur. Eventueel geef ik daarnaast leiding aan het (directie)secretariaat. Of neem ik als meewerkend 'voorman' een aantal complexere secretariële werkzaamheden voor mijn rekening. Ook stuur ik vaak anderen aan, uit naam van de directeur. Ik heb dan geen formele leidinggevende positie, maar zorg er wel voor dat het werk gebeurt en dat het goed gebeurt (werkverdeling, kwaliteit, procesbewaking). Alles wat nodig is voor een tip top ondersteuning wordt door mij georganiseerd en gestroomlijnd. Als steun en toeverlaat regel ik afspraken, plan ik mede het werk, verzorg ik correspondentie, onderhoud ik contacten met andere afdelingen en spar ik met de directeur over wat hem bezig houdt. Ik kan een strenge portier zijn die bepaalt wie wel en niet bij de directeur naar binnen mag. Omdat iedere directeur andere wensen heeft voor ondersteuning, kunnen mijn taken variëren. Met facilitaire taken, zoals koffie serveren, broodjes smeren, enzovoort, heb ik bijzonder weinig tot géén affiniteit. Ik werk direct voor de directeur. De werkrelatie is gebaseerd op vertrouwen. Wij vormen een sterk team en werken samen op basis van gelijkwaardigheid. Het is wel belangrijk dat hij ook mijn bijdrage ziet en me serieus neemt, ondanks het feit dat het mijn taak is hem te ondersteunen.
Persoonlijkheid en competenties Persoonlijkheid:
https://www.visualcv.com/directiesecretaresse
LinkedIn Bekijk mijn uitgebreide profiel op LinkedIn
Denker, doener, energiek, enthousiast, evenwichtig, gedreven, kordaat, leergierig, mondig, no-nonsense, nuchter, opgewekt, ordelijk, pragmatisch, positief ingesteld, representatief, spontaan, vlot en gevoel voor humor. Competenties: Aansturend vermogen, accuraat, advies- en besluitvaardig, open en directe/to-the-point communicatievaardigheden, oog voor detail, discreet, doorzettingsvermogen, flexibel, initiatief, integer, prioriteiten stellen, proactief, resultaatgericht, verantwoordelijkheid dragen, gevoel voor verhoudingen en zelfstandig.
Opleiding 1992
ISW Opleidingen HBO Management assistente
1986
INTAS MBO/MDGO Inclusief stage
1984
MAVO MAVO Exacte vakken
Cursussen SAP R3/HR – Human Resource secretariaat tool – certificaat – 2007 Microsoft SharePoint Portal Server (SPS) – certificaat – 2006 SAP R3/SRM(A) – Supplier Relationship Management tool – workshop – 2006 Word 6.0 – certificaat – 1996 Nieuwe spelling – workshop – 1996 Stenografie Nederlands – diploma – 1992 Documentaire Informatievoorziening Module 1A – certificaat – 1991 Word Perfect 5.1 – certificaat – 1991 Bestandsverwerking Oce – certificaat – 1990 Automatische Rapportverwerking Oce – certificaat – 1990 Tekstverwerking Oce – certificaat – 1989 DBase III+ – certificaat – 1988 Display Write 4 – certificaat – 1988 PC/DOS – certificaat – 1988 Typen – diploma – 1978
Talen Nederlands (moedertaal) – uitstekend (actieve kennis) - woord en geschrift – √√√√ Engels (basis *) – redelijk (passieve kennis) - woord en geschrift – √ (*) Bereid tot bijscholing vreemde taal
Software https://www.visualcv.com/directiesecretaresse
Ruime ervaring met Microsoft Windows Ruime ervaring met Microsoft Office – Word / Excel / PowerPoint / Outlook Ruime ervaring met Microsoft SharePoint – SPS Goede ervaring met SAP – HR / SRM(A) Enige ervaring met Microsoft CRM Goede ervaring met CMS – riBase / rCMS Ruime ervaring met Lotus Notes
Werkervaring Mar 2011 Present
Directiesecretaresse / directie assistente / personal assistant / ... Werkzoekend Op zoek naar een nieuwe baan. In voor een nieuwe uitdaging. Per direct beschikbaar, fulltime inzetbaar (eventueel parttime), nationaal opererend bedrijf (nationale werkomgeving), vast (onbepaalde tijd), tijdelijk (bepaalde tijd). Geen freelance, geen zzp.
Apr 2009 Mar 2011
Mantelzorger Time-out wegens mantelzorg Verlenen van vrijwillige, onbetaalde en informele zorg aan ouder.
Jan 2009 Apr 2009
Directiesecretaresse P&O Ballast Nedam Ontvangen, verspreiden, verwerken post. Beoordelen, screenen inkomende mail, aangeven prioriteiten dan wel afhandelen. Bewerken in concept geschreven brieven of teksten. Agendabeheer, organiseren, regelen, noteren afspraken met interne/externe contacten. Organiseren vergaderingen. Opstellen, bijhouden vergaderagenda, samenstellen vergaderstukken, rondsturen. Verslagen maken, verspreiden. Zelfstandige correspondentie per mail. Opzoeken, opbergen stukken of brieven, onderhouden archief. Beheren relatiebestand. Onderhouden interne/externe contacten, belanghebbenden voorzien van informatie. Ontvangen bezoekers. Voorbereiden presentaties volgens instructies. Hanteren vertrouwelijke informatie, beheren personeelsgegevens.
Jan 2008 Jan 2009
Personal assistant / bureausecretaresse NLCW Regelen, organiseren alle voorkomende taken, verdelen werkzaamheden, controleren uitvoering ervan. Coördineren, structureren informatiestromen. Organiseren bijeenkomsten, regelen data, reserveren locaties. Verzamelen informatie, verwerken gegevens, verzorgen distributie. Adviseren over administratieve procedures, beleid, presentatie onderneming. Verantwoordelijk voor office management. Onderhouden contacten. Bewaken afhandeling acties, betrokkenen attenderen. Bewaken informatievoorziening en dienstverlening. Organiseren, regelen en noteren afspraken. Overleggen over geschikte data, alternatieven zoeken. Informeren externe relaties. Zelfstandig uitgaande correspondentie opstellen. Toezien afhandeling correspondentie, bemiddeling klachten- en/of geschillen. (Her)structureren en onderhouden leden- en partneradministratie. Opstellen, redigeren, distribueren nieuwsbrief en regelen mailings. Beheren, redigeren, onderhouden website.
https://www.visualcv.com/directiesecretaresse
Nov 2005 Jan 2008
Directiesecretaresse SAP Solutions Getronics PinkRoccade Beoordelen, screenen inkomende post/mail, aangeven prioriteiten, afhandelen dan wel zorg dragen afhandeling door interne afdelingen/medewerkers. Organiseren, regelen, noteren afspraken. Overleggen over geschikte data. Alternatieven zoeken op eigen initiatief. Zelfstandig opstellen correspondentie of op basis van summiere aanwijzingen. Organiseren vergaderingen, regelen data, reserveren locaties. Opstellen agenda’s, vergaderstukken. Verzamelen informatie, verwerken gegevens. Notuleren vergaderingen. Opstellen verslagen, besluitenlijsten. Beheren, bewaken afspraken, actiepunten. Beheren, redigeren, onderhouden SharePoint site. Onderhouden contacten interne/externe afdelingen/relaties. Aansturen, begeleiden, coördineren, delegeren, controleren werkzaamheden drietal secretaresses (te Amersfoort, Beek/Heerlen en Den Bosch). Regelen lunches/diners, bijeenkomsten, hotelaccommodatie, onkostendeclaraties. Tevens 1-2 dagen per week waarnemend secretaresse Directeur sector Industrie.
Jul 2001 Nov 2005
Directiesecretaresse Logistiek & Distributie (Fulfilment) Yves Rocher Nederland Beoordelen inkomende post/mail, aangeven prioriteiten, afhandelen dan wel zorg dragen afhandeling door interne afdelingen/functionarissen. Verwerken, bewerken maandrapportages. Onderhouden afwezigheidsen urenregistratie. Onderhouden leasecontracten. Opstellen correspondentie, zelfstandig of op basis van summiere aanwijzingen. Organiseren vergaderingen, regelen data, reserveren locaties. Opstellen agenda’s, vergaderstukken. Notuleren vergaderingen. Opstellen verslagen en besluitenlijsten. Beheren en bewaken afspraken. Onderhouden contacten interne/externe afdelingen en externe relaties. Begeleiden stagiaires. Regelen reizen (tickets, accommodatie, vervoer).
Feb 1998 Jul 1999
Directiesecretaresse, secretaresse HP&O Diverse werkgevers (via uitzendbureau) Directiesecretaresse Indirect Sales bij Libertel Verkoop & Services te Amersfoort:Algemene secretariële ondersteuning (post/mail verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren, coördineren). Directiesecretaresse bij European Estate Publishers te Soest:Algemene secretariële ondersteuning ten behoeve van directeur uitgeverij, hoofdredacteur en financieel directeur (post/mail verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren, coördineren). Uitwerken, verwerken en bewerken financiële stukken. Directiesecretaresse bij Moret Ernst & Young te Utrecht:Algemene secretariële ondersteuning (post/mail verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren, controleren facturen). Directiesecretaresse bij Onderzoeksbureau NZi te Utrecht:Algemene secretariële ondersteuning (post verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren, voorbereiden presentaties volgens instructies). Secretaresse HP&O bij AKN (AVRO, KRO en NCRV) te Hilversum:Algemene secretariële ondersteuning (post verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren). Opstellen, uitwerken aanstellingsbrieven en arbeidsovereenkomsten, op basis van summiere aanwijzingen. Verzamelen, ordenen, archiveren en beheren personeelszaken archief. Hanteren vertrouwelijke informatie. Directiesecretaresse Bedrijfsvoering bij Theo Pouw te Utrecht:Algemene secretariële ondersteuning (post verwerken, corresponderen, beheren agenda, archiveren).
May 1997 -
Directiesecretaresse https://www.visualcv.com/directiesecretaresse
Feb 1998
Defensie – Koninklijke Luchtmacht – DOP Beoordelen inkomende post, aangeven prioriteiten, afhandelen dan wel zorg dragen afhandeling door interne afdelingen/functionarissen. Opstellen, uitwerken, bewerken correspondentie en andere stukken, zelfstandig of op basis van summiere aanwijzingen, rekening houdend met huisstijl en geldende voorschriften. Coördineren, organiseren vergaderingen, regelen data, reserveren locaties. Samenstellen vergadermappen ten behoeve van directeur en plaatsvervangend directeur. Organiseren, regelen, noteren, beheren en bewaken afspraken. Verzamelen, ordenen, beheren, actueel houden en schonen directie archief. Onderhouden contacten interne/externe directies, afdelingen en externe relaties. Hanteren vertrouwelijke informatie. Begeleiden bezoekers. Regelen werk- en oriëntatiebezoeken, bijeenkomsten, dienstreizen en vervoersfaciliteiten.
Feb 1996 May 1997
Directiesecretaresse Yokogawa Nederland Beoordelen, verspreiden inkomende post, aangeven prioriteiten, afhandelen dan wel zorg dragen afhandeling door interne functionarissen. Onderhouden leasecontracten. Opstellen, uitwerken aanstellingsbrieven en arbeidsovereenkomsten, op basis van summiere aanwijzingen. Opstellen correspondentie, zelfstandig of op basis van summiere aanwijzingen. Organiseren vergaderingen, regelen data, reserveren locaties. Opstellen agenda’s, vergaderstukken. Notuleren vergaderingen. Opstellen verslagen en besluitenlijsten. Organiseren, regelen, noteren, beheren en bewaken afspraken. Onderhouden personeelszakenvertrouwelijk – en directie archief. Onderhouden contacten interne afdelingen en externe relaties. Hanteren vertrouwelijk informatie. Ontvangen bezoekers. Regelen reizen (tickets, accommodatie), lunches/diners. Coördineren werkzaamheden van derden.
Feb 1995 Feb 1996
Afdelingshoofd Medisch Secretariaat Defensie – Centrale Organisatie – DSZM Zorg dragen voor optimale bedrijfsvoering Producteenheid Medisch Secretariaat. Coördineren, bewaken uit te brengen medische adviezen Productgroep Sociaal Medisch Onderzoek. Leidinggeven aan tiental medewerk(st)ers (administratie, documentatie, automatisering, archivering). Onderhouden interne/externe contacten met betrekking tot sociaal-medische aangelegenheden op administratief gebied, in verband met planning, coördinatie en andere uitvoerende werkzaamheden. Beheren registraties, verstrekken gegevens uit registraties. In voorkomend geval verrichten werkzaamheden als secretaresse medisch secretariaat: verwerken, bewerken medische rapportages en adviezen. Regelende en algemene administratieve ondersteuning. Verrichten postbehandelings-, documentatie- en archieftaken. Tevens verrichten werkzaamheden als secretaresse Hoofd Productgroep Sociaal Medisch Onderzoek.
Jan 1988 Feb 1995
Secretaresse Commandant Defensie – Koninklijke Luchtmacht – DATIM Beoordelen inkomende post, aangeven prioriteiten, afhandelen dan wel zorg dragen afhandeling door interne afdelingen/functionarissen. Onderhouden regelgeving en voorschriften (geheimhouding, privacy) met betrekking tot documentaire informatievoorziening. Verzamelen gegevens voor orders van incidentele, tijdelijke en blijvende aard. Opstellen en zorg dragen verstrekking. Aanwijzingen geven, opstellen richtlijnen en instructies. Opstellen, uitwerken, bewerken correspondentie en andere stukken, zelfstandig of op basis van summiere aanwijzingen, rekening houdend met huisstijl en geldende https://www.visualcv.com/directiesecretaresse
voorschriften. Corrigeren ter ondertekening aangeboden correspondentie. Coördineren, organiseren vergaderingen, regelen data, reserveren locaties. Opstellen agenda’s, samenstellen vergadermappen. Notuleren vergaderingen. Opstellen verslagen en besluitenlijsten. Organiseren, regelen, noteren, beheren en bewaken afspraken. Beheren, actueel houden en schonen personeelszakenvertrouwelijk en persoonlijk archief commandant. Onderhouden contacten interne/externe afdelingen en externe relaties. Hanteren vertrouwelijke informatie. Begeleiden bezoekers. Voorbereiden beëdigingen, met uitzondering van specifieke militaire werkzaamheden. Regelen werk- en oriëntatiebezoeken, bijeenkomsten, dienstreizen en vervoersfaciliteiten.
Jan 1987 Jan 1988
Administratief medewerkster Diverse werkgevers (via uitzendbureau) Administratief medewerkster bij Defensie – Koninklijke Luchtmacht – DATIM te Soestduinen:Algemene administratieve ondersteuning afdeling Interne Controle. Doorgestroomd als secretaresse Commandant. Administratief medewerkster bij Van Gend & Loos te Amersfoort:Invoeren administratieve gegevens ten behoeve van verzenden factuurregistratie. Administratief medewerkster bij Hippische Sportbond te Baarn:Algemene administratieve ondersteuning. Werkzaamheden ten behoeve van ledenregistratie. Invoeren wedstrijdgegevens. Administratief medewerkster bij Gemeente Soest te Soest:Algemene administratieve ondersteuning afdeling Huisvesting. Herordenen en inrichten woningzoekendenarchief.
Aanvullende informatie Gewenst type bedrijf: Belangrijk is een gezonde, informele, open organisatie met een professionele werksfeer; bij voorkeur binnen een dynamische (mannen)omgeving en voornamelijk nationaal opererend bedrijf (nationale werkomgeving). Gewenste functie: Een gevarieerde en boeiende 1:1 functie met verantwoordelijkheid, waarbinnen ik zelfstandig kan functioneren, in een inspirerende, motiverende en enthousiaste werkomgeving. Plezier aspecten: Mijn ideale ‘baas’ betrekt mij bij relevante onderwerpen, laat mij de spin in het web zijn, is een prettige (sparring)partner om mee samen te werken én heeft gevoel voor humor. Voorkeur regio: Soest, Baarn, Hilversum, Amersfoort, Den Dolder, Bilthoven, Zeist (en directe omgeving) Reistijd: maximaal 30 minuten (per auto) T.a.v. verdere locatie / standplaats: Uitsluitend wanneer flexibele werktijden (i.c.m. thuiswerken) tot de mogelijkheden behoren, om fileleed te vermijden. Gewenst dienstverband: • Onbepaalde tijd (vast); • Bepaalde tijd (tijdelijk); • Geen freelance, geen zzp. Gewenst aantal uren / dagen: • Voorkeur: 40 uren per week / 5 dagen per week; https://www.visualcv.com/directiesecretaresse
• Minimaal: 20 uren per week / 5 dagen per week. Opzegtermijn: per direct beschikbaar
https://www.visualcv.com/directiesecretaresse
