Leeswijzer voor bedrijven
Directiesecretaresse
Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO houdt ontwikkelingen in de economisch-administratieve, ICT- en veiligheidsberoepen bij. Deze ontwikkelingen leggen we vast in zogenoemde kwalificatiedossiers. De kwalificatiedossiers vormen het uitgangspunt voor de inrichting van het onderwijs en het formuleren van diploma-eisen.
Wat heeft u eraan? Bent u praktijkopleider? Dan is informatie uit een kwalificatiedossier handig zodat u weet waar de stagiair voor opgeleid wordt. Bent u hrm-adviseur binnen uw organisatie? Dan kunt u de informatie gebruiken bij het opstellen van functieprofielen of personeelsadvertenties. Ook voor opleidingstrajecten voor eigen medewerkers bieden de dossiers bruikbare informatie.
Deze uitgave In het beroepsonderwijs leren deelnemers kerntaken en werkprocessen uit te voeren, zoals die door het bedrijfsleven zijn (h)erkend. In deze uitgave bieden wij u een overzicht aan van de kerntaken met bijbehorende werkprocessen van de Directiesecretaresse.
Meer informatie Wilt u meer informatie over dit beroep, dan verwijzen wij u door naar onze website: www.ecabo.nl U vindt hier ook een vergelijking tussen mbo-diploma’s en particuliere certificeringslijnen. Dit noemen we de blauwdruk Secretarieel.
Directiesecretaresse
Mbo-kwalificaties in de sector Secretarieel Niveau 1
Niveau 2
Niveau 3
Niveau 4
- n.v.t.
• Secretarieel medewerker
• Secretaresse
• Directiesecretaresse
• Telefonist/receptionist
• Juridisch secretaresse
• Managementassistent
• Medisch secretaresse
Directiesecretaresse Beroepsbeschrijving De Directiesecretaresse werkt voor de directie in een arbeidsorganisatie. Ze verricht werkzaamheden gedurende het hele proces van planning en opdrachtuitvoering tot afronding. Ze vertaalt de werkzaamheden in door haar te ondernemen acties, het bewaken van de uitvoering van deadlines en het plannen en organiseren van besprekingen, vergaderingen, conferenties en andere zakelijke bijeenkomsten, inclusief het uitwerken van de notulen. Ze is in staat om als achtervang op te treden voor en als intermediair te functioneren in contacten met andere afdelingen of in de relatie met externe partijen. De dagelijkse inhoud van de werkzaamheden bestaat uit alle voorkomende secretariële werkzaamheden zoals het opstellen, uitwerken, bewerken en afhandelen van allerlei vormen van schriftelijke communicatie in het Nederlands en een of twee moderne
vreemde talen. Ook allerlei vormen van mondelinge communicatie in het Nederlands en een of twee moderne vreemde talen horen bij het beroep, zoals het afhandelen van telefoongesprekken en het zelfstandig verstrekken van mondelinge informatie. De Directiesecretaresse zorgt voor een actueel (elektronisch) archief, ze verzorgt de (elektronische) post en beheert de elektronische agenda. Ze moet snel kunnen omschakelen en zorgen dat taken tijdig worden afgerond. Ze kent de organisatie waarvoor ze werkt goed, heeft veel verantwoordelijkheden, is vraagbaak voor velen en ze werkt zelfstandig. Ze speelt een centrale rol in de organisatie. Daarnaast stuurt ze in veel gevallen secretariaatsmedewerkers aan.
Kerntaken en werkprocessen Ieder beroep wordt in het dossier beschreven aan de hand van activiteiten die kenmerkend zijn voor het beroep, de zogenoemde kerntaken.
Binnen een kerntaak worden verschillende beroepshandelingen uitgevoerd, de zogenoemde werkprocessen.
Kerntaak
Werkproces
1. Verzorgt de correspondentie
1.1
Verzamelt informatie ter voorbereiding op het verwerken van teksten
1.2
Formuleert en redigeert teksten en geeft deze vorm
1.3
Maakt teksten gereed voor distributie
2.1
Stelt een planning, draaiboek of checklist op of past deze aan
2.3
Selecteert, reserveert en controleert locaties en faciliteiten
2.5
Nodigt deelnemers uit en voorziet hen voor, tijdens en na de bijeenkomst van informatie
2.6
Ontvangt bezoekers
2.8
Stelt een voor- en nacalculatie op
3.1
Verzorgt de inkomende post
3.2
Verzorgt de uitgaande post
3.3
Beheert en actualiseert het archief
2. Verzorgt bijeenkomsten
3. Verzorgt de post en het archief
Voor een nadere uitwerking van deze kerntaken en bijbehorende werkprocessen inclusief een overzicht van de benodigde beroepscompetenties verwijzen we u naar het kwalificatiedossier Secretariële beroepen op onze site www.ecabo.nl.
Een praktijkvoorbeeld van werkzaamheden Kerntaak
Werkproces
2.
2.3
Verzorgt bijeenkomsten
Meijsen en Van Landschot te Utrecht is een van de internationale landelijke dienstverleners op het gebied van hypotheken en makelaardij. Siska is als Directiesecretaresse verantwoordelijk voor de organisatorische, administratieve en secretariële ondersteuning van de directeur, Rob Meijsen. Siska is snel van begrip en heeft aan een half woord voldoende. Ze stuurt drie secretariaatsmedewerkers aan. Siska houdt goed rekening met de werkzaamheden van de secretarieel medewerkers en hun werkbelasting. Vorige week heeft Siska van Rob de opdracht gekregen een grote bijeenkomst te organiseren voor de aandeelhouders van Meijsen en Van Landschot. Samen met Rob heeft ze het programma van de dag goed doorgesproken. Ze heeft vorige week vier offertes opgevraagd voor verschillende vergaderlocaties met de gewenste faciliteiten. Inmiddels heeft ze de vier aangevraagde offertes binnen. Siska legt de offertes naast elkaar en selecteert naar aanleiding van de wensen van Rob de offerte die de voorkeur geniet. Aange-
Selecteert, reserveert en controleert locaties en faciliteiten
zien ook aandeelhouders uit het buitenland aanwezig zullen zijn, heeft ze ook offertes van een hotels in de omgeving opgevraagd voor een overnachting. Alle gegevens vergelijkt ze met de afspraken die met Rob zijn gemaakt. Hierbij houdt ze ook rekening met het beschikbare budget, het aantal aandeelhouders en natuurlijk de bereikbaarheid van de locatie. Siska legt het resultaat aan Rob voor.
Werkgevers hanteren soms andere benamingen voor de ‘Directiesecretaresse’. Denk aan: Managementassistent, Assistant to the manager, Internationaal secretaresse, Europees secretaresse en Secretaresse Raad van bestuur.
Voorbeelden van personeelsadvertenties
Wij zijn op zoek naar een Directiesecretaresse Functieomschrijving Als Directiesecretaresse ben jij de rechterhand van de sectordirecteur voor de secretariële en administratieve ondersteuning. Je beheert de agenda en verzorgt de planning van afspraken, je handelt binnenkomende telefoongesprekken af en ziet erop toe dat relevante stukken op het juiste moment op de juiste plaats zijn. Hiervoor registreer en verspreid jij de binnenkomende post, signaleer je de urgentie en handel jij (binnen jouw bevoegdheden) binnenkomende en uitgaande post administratief af. Voor afspraken/vergaderingen buiten het hoofdkantoor regel jij locaties, verstrek je informatie aan betrokkenen en regel jij vervoer voor de directeur. Daarnaast verzorg jij samen met de afdelingssecretaresse de verlofregistratie en verzuimregistratie van medewerkers. In deze functie stuur je vier mensen aan en ben je de steun en toeverlaat van de directie.
Functie-eisen: Het verzorgen van contacten namens de Directie met diverse MT leden en afdelingen • Agendabeheer voor de Directie • Het voorbereiden en notuleren van diverse overleggen • Verzorgen van alle zakelijke correspondentie • Regelen en beheren van alle reis- en verblijfzaken van medewerkers • Verantwoordelijk voor de inkoop van kantoorartikelen en beheer van het budget • Aanspreekpunt voor de cateraar inzake het bedrijfsrestaurant • Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend. • Het Microsoft Office pakket kent voor jou geen geheimen • Je werkt efficiënt en bent altijd op zoek naar creatieve en praktische oplossingen.
•
Wij zijn op zoek naar een Directiese Functieomschrijving Wij zijn op zoek naar een Directiesecre taresse die samen met ons enthousiast wil streven naa r een verdere verbetering van onze dienstverlening. Door onze veelzijdigheid zijn er veel mogelijkheden voor de verd ere ontwikkeling van uw loopbaan. In deze functie van Directiesecretaresse ondersteun je primair de Financieel Directeur en de Algemeen Directeur en vervang je bij afwezigheid je directe collega’s. Als rechterhand van de Fina ncieel en Algemeen Directeur bestaat je takenpakket o.a. uit: • Agendabeheer, het toegankelijk archiveren van informatiestukken, follow-ups, bew aken van deadlines en het notuleren van vergaderingen • Beoordelen van binnenkomende stukken voor de directie op kernzaken en actiepunten en verwerken van de correspondentie namens de directie, zowel in het Nederlands als in het Engels • Zorgdragen voor de redactie van uitgaande documen • Zelfstandig bewaken en afhandelen van toegewezen tatie projecten en lopende zaken en zo nodig actie s ondernemen • Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen
• •
cretaresse
Je bent verantwoordelijk voor het orga niseren, notuleren en uitwerken van diverse vergaderingen Je bent sparringpartner voor beide directeuren
Functie-eisen: Mbo/hbo werk- en denkniveau met een specialisatie op secretarieel/administ ratief gebi • Enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare funced • Zeer goede schriftelijke en mondelinge beheersingtie van de Nederlandse en Engelse taal • Prioriteiten kunnen stellen en snel kunnen schakelen tussen onderwerpen • Vertrouwelijk om kunnen gaan met persoonsen bedrijfsvertrouwelijke gegevens • Accuraat, representatief, assertief en pro-actief • No-nonsens type • Goede vaardigheid in het Microsoft Office pakket • Organisatietalent • Je bent in staat om op een krachtige, vriendelijke en tactische manier contacten op te bouwen en te onderhouden met klanten, collega’s en derden
•
Kijk ook op www.ecabo.nl voor: • Tips voor de praktijkopleider • Trainingen voor praktijkopleiders • Sectorale arbeidsmarktinformatie • Informatie over competentiegericht onderwijs • Informatie over het vinden, begeleiden en beoordelen van stagiairs
ECABO Disketteweg 6 Postbus 1230 3800 BE Amersfoort Telefoon 033 450 46 46 Fax 033 450 46 66
[email protected] www.ecabo.nl 2011/01
