KAJIAN SISTEM DISTRIBUSI DAN TRANSPORTASI ROKOK SIGARET KRETEK TANGAN DI PT. HM. SAMPOERNA, Tbk

Kajian Sistem Distribusi dan Transportasi Rokok Sigaret Kretek Tangan di PT. HM. Sampoerna, Tbk.

1

KAJIAN SISTEM DISTRIBUSI DAN TRANSPORTASI ROKOK SIGARET KRETEK TANGAN DI PT. HM. SAMPOERNA, Tbk. Ir. F. Rooslan Edy Santosa, MMT ABSTRAK PT. HM. Sampoerna, Tbk merupakan salah satu perusahaan rokok sigaret kretek tangan yang mempunyai pasar di seluruh pelosok Indonesia. Pelanggan sangat mengharapkan pengiriman rokok dapat dilakukan tepat waktu. Penelitian ini bertujuan untuk menentukan bagaimana peramalan permintaan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna di tingkat distributor tunggal wilayah dan distributor serta kajian tentang sistem distribusi yang ada selama ini untuk mencari alternatif perbaikan sistem distribusi dari distributor tunggal ke distributor tunggal wilayah dan dari distributor tunggal wilayah ke distrbutor yang dapat meminimumkan lead time dengan menggunakan metode penugasan (assignment). Peramalan untuk meramalkan volume permintaan rokok sigaret kretek tangan setiap triwulan dalam satu tahun kiranya perlu terus dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna, Tbk. agar tingkat keakuratan dalam memproduksi rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna sesuai dengan tingkat permintaan setiap triwulan dan dapat terus terjaga terutama apabila terjadi lonjakan permintaan yang tiba-tiba. Rute pengiriman yang optimal untuk mendistribusikan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna dari distributor tunggal di Surabaya ke masing-masing distributor tunggal wilayah dan distributor adalah dengan menggunakan alternatif transportasi ketiga dimana terdapat distributor tunggal wilayah yang berfungsi sebagai tempat transit dan stock barang untuk distributor-distributor yang ada dalam wilayahnya. Dengan pemilihan alternatif ketiga ini juga akan memberikan dampak positif bagi pasar rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna, mengingat kondisi pasar yang cukup fluktuatif dan cenderung untuk terus meningkat, juga untuk mempertahankan service level sesuai yang diharapkan. Kata Kunci: Rute, Peramalan, Lead Time, Assignment Model PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah jumlah pengiriman rokok sigaret kretek tangan dan sigaret kretek mesin dengan kuantitas yang optimal dan lead time pengiriman yang tepat dari distributor tunggal ke distributor tunggal wilayah dan distributor harus ditangani dengan baik karena dalam industri rokok kedua aspek tersebut sangat berperan dalam mendukung tingkat pemasaran sehingga harus tetap menjadi perhatian yang utama. Alasan inilah yang mendorong PT. HM. Sampoerna, Tbk. untuk selalu memperbaiki kinerjanya dalam rangka memenuhi kebutuhan konsumen akan rokok sigaret kretek tangan dan sigaret kretek mesin. Di mana dalam suatu industri yang menghasilkan produk dengan perputaran cepat di pasaran, perusahaan dituntut untuk melakukan distribusi produknya secara cepat untuk mengantisipasi permintaan konsumen. Selama ini di PT. HM. Sampoerna, Tbk. belum pernah dilakukan pengkajian terhadap sistem distribusi rokok sigaret kretek tangan dan sigaret kretek

2

NEUTRON, VOL.9, NO.2, AGUSTUS 2009: 1-15

mesin untuk mengetahui apakah sistem yang dipakai sekarang sudah dapat menghasilkan waktu pengiriman yang optimal. Permasalahan Dari latar belakang yang telah diuraikan, maka masalahnya dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. Bagaimanakah menentukan peramalan permintaan rokok sigaret kretek tangan di tingkat distributor tunggal wilayah dan distributor. 2. Bagaimanakah rute pengiriman untuk mendistribusikan rokok sigaret kretek tangan ke masing-masing distributor tunggal wilayah dan distributor yang dapat meminimasi lead time. LANDASAN TEORI Metode-metode Peramalan Secara umum metode peramalan dapat diklasifikasikan dalam dua kategori utama, yaitu: 1. Metode Kualitatif: adalah suatu metode peramalan yang pengembangannya berdasarkan estimasi subyektif atau opini para ahli. Contoh metode peramalan kualitatif adalah metode subyektif/pendapat ahli, estimasi survey dan metode Delphi. 2. Metode Kuantitatif: adalah motode peramalan yang berdasarkan perhitungan matematis dan statistik. Terdapat tiga kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan metode kuantitatif, yaitu: tersedianya informasi tentang masa lalu, informasi tersebut dapat dikuantitatifkan dalam bentuk data numerik dan diasumsikan bahwa beberapa pola masa lalu akan terus berlanjut. Metode kuantitatif terbagi atas dua metode, yaitu metode deret berkala (time series) dan metode kausal. Yang termasuk dalam metode deret berkala adalah Moving Average, Dekomposisi, Pemulusan Eksponensial (Exponential Smoothing) dan ARIMA (Autoregresive Integrated Moving Average). Sedang yang termasuk metode kausal adalah metode Ekonometrika, Analisa Regresi dan Input-output (Mason and Lind, 1999). Dasar Transportasi Transportasi biasanya menunjukkan salah satu elemen terpenting dalam biaya logistik di seluruh perusahaan. Perpindahan yang signifikan akan berpengaruh terhadap total biaya logistik. Pada Gambar 1. menunjukkan bahwa dalam pelayanan konsumen yang fokusnya meliputi produk, pelayanan logistik maupun proses pemesanan dan sistem informasi mulai dari perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan diperlukan sinergi antara strategi persediaan dan strategi transportasi. Di mana dalam strategi persediaan hal-hal pokok yang perlu diperhatikan adalah peramalan permintaan, kebijakan persediaan, kebijakan pembelian dan perencanaan penyimpanan. Sedangkan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam strategi transportasi adalah dasar-dasar transportasi dan kebijakannya. Kedua hal pokok tersebut di atas akan sangat berpengaruh terhadap strategi pemilihan lokasi yang meliputi kebijakan pemilihan lokasi dan perencanaan proses jaringan kerja (Ballou, 1992). Sistem Transportasi yang Efektif Efektivitas dan mahalnya suatu sistem transportasi memberikan kontribusi yang sangat besar terhadap kompetisi dalam pemasaran, skala ekonomi dalam produksi dan pengurangan biaya produksi (Ballou, 1992).


3

Kompetisi Dalam rangka mendorong kompetisi secara langsung, biaya yang murah dan kualitas transportasi yang tinggi juga merupakan tambahan dari kompetisi dengan membuat barang yang cocok di pasaran. Penjualan dapat ditingkatkan dengan penetrasi pasar yang normal yang tidak tersedia pada beberapa produk tertentu. Barang dari luar wilayah dapat distabilkan pada biaya dengan produk yang serupa di pasaran.

Gambar 1: Transport Decision Sumber: Taylor (1996)

Skala Ekonomi Pasar yang luas dapat berakibat pada pengurangan biaya produksi. Dengan volume yang besar yang disediakan oleh pasar, utilitas yang lebih dapat dibuat dengan fasilitas produksi dan biasanya tenaga kerja juga termasuk. Biaya transportasi yang murah juga mengijinkan decoupling dari pasar dan tempat produksi. Hal ini dapat menjadikan kebebasan untuk memilih tempat produksi yang secara geografis/wilayah dapat menguntungkan. Pengurangan Biaya Biaya transportasi yang murah juga berakibat pada pengurangan harga produksi. Ini terjadi tidak hanya karena bertambahnya kompetisi di pasar tetapi juga karena transportasi juga merupakan komponen biaya dari produksi, penjualan dan biaya distribusi yang membuat biaya agregat produk meningkat. Dengan efisiennya sistem transportasi, seperti peningkatan performansi, akan bermanfaat pada standar hidup. Assignment Model Assignment model merupakan model khusus dari suatu model program linear yang serupa dengan model transportasi. Perbedaannya adalah dalam model penugasan penawaran pada tiap sumber dan permintaan di tiap tempat tujuan dibatasi sebanyak satu unit barang apa saja (Taylor III, 1996). TAHAP PENGUMPULAN, PENGOLAHAN, IMPLEMENTASI DAN ANALISIS DATA Data yang dibutuhkan untuk membuat suatu rancangan sistem distribusi dan tranportasi adalah sebagai berikut:

4


1. Data Lead Time dari Distributor Tunggal ke Distributor Tunggal Wilayah dan dari Distributor Tunggal Wilayah ke Distributor. 2. Data Distributor Tunggal, Distributor Tunggal Wilayah dan Distributor. 3. Jumlah permintaan untuk sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna masing-masing Distributor Tunggal Wilayah dan Distributor. 4. Data biaya tranportasi. 5. Data biaya penyimpanan. 6. Kemampuan/kapasitas masing-masing gudang Distributor Tunggal, Distributor Tunggal Wilayah dan Distributor. Dalam penelitian ini tahap pengolahan data meliputi: 1. Peramalan (forecasting) tingkat permintaan untuk delapan triwulan atau dua tahun ke depan dengan menggunakan metode-metode peramalan (forecasting) yang ada. Untuk peramalan ini akan digunakan software Minitab Release 13.20, yaitu sebuah software yang mudah dalam pengoperasiannya namun sangat akurat dalam meramalkan tingkat permintaan yang akan datang. 2. Memperkirakan jumlah permintaan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna dari distributor. 3. Menentukan bagaimana rute pengiriman yang optimal untuk mendistribusikan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna ke masing-masing distributor tunggal wilayah dan distributor. Setelah model perbaikan sistem distribusi dibuat, maka langkah selanjutnya adalah menjalankan simulasi untuk mendapatkan hasil yang terbaik, kemudian dilanjutkan penyelesaian model dengan menggunakan software Lingo 6.0 dan dilakukan analisa terhadap model yang telah dibuat tersebut. Penyelesaian Problem dengan Lingo 6.0 Dalam penyelesaian permasalahan model assignment untuk distribusi ini akan digunakan Software Lingo 6.0. Software Lingo 6.0 adalah software yang sudah banyak digunakan karena simpel dalam pengoperasiannya, interaktif dan user friendly. Disamping itu software Lingo 6.0 juga dapat mendukung sistem pengambilan keputusan yang berisi berbagai model dari sains manajemen dan manajemen operasional. Pemilihan Alternatif Terbaik Tahap ini merupakan tahap pemilihan alternatif terbaik dari tiga alternatif yang ada. Yang menjadi prioritas utama dalam pemilihan aternatif ini adalah alternatif yang memberikan nilai terkecil dalam hal lead time, kemudian pilihan alternatif lead time yang diperoleh akan dibandingkan dengan biaya transportasi yang harus dikeluarkan oleh perusahaan apakah juga akan memberikan nilai yang lebih kecil. HASIL DAN PEMBAHASAN Data Permintaan Rokok Sigaret Kretek Tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna Sebagai contoh data permintaan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna untuk distributor tunggal wilayah Jakarta dari tahun 1996 hingga 2006 dapat dilihat pada Tabel 1. di bawah ini. Pemilihan Metode Peramalan Untuk melakukan pemilihan metode peramalan yang akan dijadikan alternatif pilihan, maka yang harus dilakukan terlebih dahulu adalah penggambaran karakteristik dari data histori sebelumnya. Salah satu cara untuk dapat menggambarkan data adalah dengan melakukan plotting data. Plotting data merupakan hal yang sangat penting dan

5


cukup efektif untuk mereduksi alternatif metode peramalan meskipun proses yang lebih penting adalah proses interpretasi terhadap grafik yang muncul. Tabel 1: Data Permintaan Rokok Sigaret Kretek Tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna untuk Distributor Tunggal Wilayah Jakarta Periode 1996 – 2006 (Slof) Tahun / Triwulan

D i s t r i b u t o r Jakarta Dji Sam Soe

1996

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

Sampoerna

Bogor Total

Dji Sam Soe

Sampoerna

Serang Total

Dji Sam Soe

Sampoerna

Pontianak Total

Dji Sam Soe

Sampoerna

Total

1

50.047

21.270

71.317

41.561

17.812

59.373

47.655

20.056

67.711

32.789

14.052

46.841

2

49.772

23.210

72.982

41.302

19.436

60.739

47.359

21.885

69.244

32.585

15.334

47.919

3

51.022

24.892

75.914

42.323

20.846

63.168

48.529

23.472

72.001

33.390

16.446

49.836

4

55.843

21.551

77.394

46.408

18.048

64.455

53.213

20.321

73.534

36.613

14.238

50.851

1

52.637

24.637

77.183

43.680

20.555

64.235

50.085

23.145

73.230

34.460

16.217

50.677

2

53.864

21.825

75.689

44.748

18.277

63.025

51.309

20.580

71.889

35.303

14.419

49.722

3

55.355

23.526

78.881

45.969

19.701

65.671

52.710

22.183

74.893

36.267

15.543

51.810

4

57.041

26.599

83.640

47.334

22.275

69.609

54.275

25.081

79.356

37.343

17.573

54.917

1

53.897

26.295

80.192

44.708

22.020

66.729

51.264

24.795

76.058

35.272

17.373

52.644

2

55.653

24.786

80.439

46.200

20.756

66.956

52.974

23.371

76.346

36.449

16.375

52.824

3

61.762

26.249

88.011

51.291

21.982

73.272

58.812

24.751

83.562

40.465

17.342

57.807

4

60.771

28.339

89.110

50.430

23.732

74.161

57.824

26.721

84.546

39.785

18.723

58.508

1

58.035

27.063

85.098

48.159

22.663

70.822

55.221

25.518

80.739

37.994

17.880

55.874

2

60.796

27.077

87.873

50.470

22.675

73.144

57.870

25.531

83.402

39.817

17.889

57.706

3

61.113

29.815

90.928

50.693

24.968

75.661

58.126

28.114

86.240

39.993

19.698

59.692

4

65.988

30.772

96.760

54.759

25.769

80.528

62.789

29.015

91.804

43.201

20.330

63.531

1

61.639

30.072

91.711

51.130

25.183

76.313

58.627

28.356

86.983

40.338

19.868

60.206

2

66.170

28.122

94.292

54.951

23.550

78.501

63.009

26.517

89.526

43.352

18.580

61.932

3

66.314

30.924

97.238

55.029

25.896

80.926

63.099

29.159

92.257

43.414

20.430

63.845

4

69.957

32.622

102.259

58.052

27.319

85.371

66.564

30.760

97.325

45.799

21.552

67.351

1

70.093

28.401

98.494

58.229

23.784

82.013

66.768

26.780

93.548

45.939

18.764

64.703

2

67.966

31.694

99.660

56.400

26.541

82.941

64.670

29.885

94.555

44.495

20.939

65.434

3

70.918

31.585

102.503

58.872

26.450

85.322

67.505

29.782

97.287

46.446

20.867

67.313

4

70.960

34.620

105.580

58.862

28.991

87.853

67.493

32.644

100.136

46.438

22.872

69.310

1

69.550

30.975

100.525

57.736

25.939

83.676

66.202

29.207

95.410

45.550

20.464

66.014

2

68.531

33.435

101.966

56.847

27.999

84.846

65.182

31.527

96.709

44.848

22.089

66.937

3

73.629

32.792

106.421

61.122

27.461

88.583

70.085

30.920

101.005

48.221

21.665

69.886

4

73.515

31.244

104.759

61.051

26.165

87.215

70.003

29.461

99.464

48.165

20.642

68.807

1

73.970

28.547

102.517

61.472

23.906

85.378

70.486

26.917

97.403

48.497

18.860

67.357

2

72.542

33.828

106.370

60.198

28.328

88.526

69.025

31.897

100.922

47.492

22.349

69.841

3

74.971

33.390

108.361

62.237

27.962

90.199

71.363

31.484

102.847

49.101

22.060

71.160

4

79.758

32.317

112.075

66.258

27.063

93.322

75.974

30.473

106.447

52.273

21.351

73.624

1

73.909

34.465

108.374

61.332

28.862

90.193

70.325

32.498

102.823

48.386

22.770

71.156

2

71.768

36.607

108.375

59.508

30.656

90.164

68.234

34.518

102.752

46.948

24.185

71.133

3

74.782

36.484

111.266

62.032

30.553

92.585

71.128

34.402

105.530

48.939

24.185

73.043

4

74.853

39.892

114.745

62.040

33.406

85.447

71.138

37.615

108.752

48.946

26.355

75.301

1

79.563

32.238

111.801

66.097

26.997

93.094

75.789

30.398

106.187

52.146

21.299

73.444

2

79.805

35.542

115.347

66.249

29.764

96.013

75.964

33.514

109.478

52.266

23.482

75.748

3

77.324

39.441

116.765

64.115

33.029

97.144

73.516

37.190

110.706

50.582

26.057

76.640

4

83.634

39.000

122.634

69.402

32.660

102.062

79.579

36.774

116.353

54.753

25.766

80.519

1

86.189

38.386

124.575

71.549

32.145

103.695

82.041

36.195

118.236

56.447

25.360

81.808

2

85.179

41.557

126.736

70.656

34.801

105.457

81.017

39.185

120.202

55.743

27.455

83.198

3

88.059

41.063

129.122

73.074

34.388

107.461

83.789

38.720

122.508

57.650

27.129

84.779

4

88.273

43.066

131.339

73.223

36.605

109.288

83.960

40.608

124.568

57.768

28.453

86.220

Sumber: internal PT. HM Sampoerna Tbk

Sebagai contoh hasil plotting data dari penjualan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna untuk distributor tunggal wilayah Jakarta periode 1996 – 2006 dapat dilihat pada Gambar 2. Berdasarkan plotting data di atas, maka dapat dilihat bahwa semua data memiliki kecenderungan yang hampir sama. Semua data menganut pola trend naik pada setiap periodenya. Kesamaan yang lain adalah data permintaan tersebut juga menganut pola

6


seasonal, hanya belum dapat diputuskan apakah semua data memiliki kecenderungan periode seasonal yang sama dan teratur. Distributor Tunggal Wilayah Jakarta

100000 90000 n la a u j n e p d n a m e d

80000 70000 f) 60000 lo s( 50000 40000 30000 20000 10000 0

Gambar 2. Hasil Plotting Data Penjualan Rokok Sigaret Kretek Tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna pada Distributor Tunggal Wilayah Jakarta Periode 1996 – 2006 Sumber: data olahan

Dari tujuh metode tersebut, sebenarnya semua metode memiliki kelemahan yang tidak mampu mengcover karakteristik data dengan sempurna. Metode trend analysis misalnya, tidak dapat mengakomodir terjadinya seasonal pada data, dan hanya cenderung mengamati trend naik, turun atau konstan sesuai dengan pendekatan yang dilakukan baik linear, eksponensial ataupun quadratic. Hal ini juga dialami untuk metode double exponential smoothing yang sedikit lebih maju, hanya saja tidak bisa mengakomodir aspek seasonal. Metode moving average, hampir sama dengan trend linear, juga sulit untuk mengakomodir terjadinya seasonal, bahkan untuk trend sekalipun, mengingat moving average hanya merata-rata beberapa data histori yang ada. Pendekatan yang lebih baik sebenarnya adalah metode Winter’s ataupun time series decomposition. Mengingat metode tersebut mengakomodir kedua jenis pergerakan trend ataupun seasonal. Hanya saja yang menjadi perhatian adalah ketika kita gagal melakukan pendekatan terhadap nilai pembobotan trend seasonal yang baik, maka yang terjadi justru penyimpangan yang sangat besar. Berdasarkan pertimbangan itulah, maka tujuh metode tersebut diikutsertakan dalam perhitungan peramalan sebagai alternatif terpilih. Hal ini dirasa jauh lebih optimal mengingat pemilihan metode terbaik bukan didasarkan pada interpretasi subyektif data, melainkan dengan parameter-parameter yang ditetapkan. Terpilihnya metode time series decomposition menjadi metode peramalan terbaik pada lebih dari 60 % data demand yang ada memperlihatkan bahwa pola demand untuk produk rokok terutama rokok Dji Sam Soe, cenderung menganut pola


7

seasonal terhadap periode tahunan (4 triwulan). Hal ini juga didukung dengan terpilihnya metode Winter’s sebagai alternatif pilihan pada permintaan di Kota Palembang. Bobot kecenderungan seasonal yang lebih besar terlihat pada permintaan produk rokok yang memilih metode decomposition, ataupun Winter’s sebagai metode terpilih. Aspek seasonal ini terlihat dari pola kenaikan dan penurunan yang membentuk siklus yang hampir sama pada setiap tahunnya. Sedangkan pada permintaan-permintaan yang menggunakan pendekatan trend quadratic ataupun linear sebagai alternatif terbaik memperlihatkan bahwa aspek seasonal tidak memberikan pengaruh yang berarti dalam permintaan akan rokok Sampoerna. Meskipun pola kenaikan dan penurunan permintaan terlihat sangat jelas namun tidak memperlihatkan kecenderungan yang sama pada tiap tahunnya. Hasil Peramalan Permintaan Berdasarkan metode terpilih untuk peramalan permintaan pada tiap-tiap distributor tunggal wilayah, dibuat peramalan untuk delapan triwulan atau 2 tahun kedepan. Pertimbangan dilakukannya peramalan sebanyak periode tersebut adalah bahwa hasil peramalan dapat digunakan dan mencerminkan kondisi yang akan dihadapi perusahaan pada tahun 2008, sedangkan karena data yang didapatkan hanya sampai pada tahun 2006, maka peramalan dilakukan untuk 8 periode (8 triwulan) atau dengan kata lain untuk tahun 2007 dan 2008 berdasarkan metode yang terpilih. Sama dengan kondisi sebelumnya, hasil peramalan menunjukkan kecenderungan produk yang mengalami peningkatan demand setiap periodenya terutama untuk produkproduk yang memiliki metode trend quadratic pada alternatif peramalan terbaiknya. Distribusi Produk ke Distributor Tunggal Wilayah Kondisi Eksisting Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, saat ini PT. HM. Sampoerna, Tbk. menggunakan pola distribusi langsung, di mana semua produk langsung dikirim dari distributor tunggal (Surabaya) ke seluruh distributor yang ada di seluruh penjuru Indonesia. Fungsi distributor tunggal wilayah tidak lagi untuk menjalankan aktivitas transit produk sebelum didistribusikan ke distributor, melainkan hanya sebagai fungsi administratif saja. Kondisi seperti ini tentunya membuat PT. HM. Sampoerna, Tbk. kurang fleksibel terhadap terjadinya fluktuasi permintaan pasar, mengingat waktu lead time distribusi yang sangat besar karena setiap permintaan harus dipenuhi langsung dari Surabaya. Belum lagi kontrol terhadap proses pengiriman itu sendiri yang kurang bisa dilakukan secara intensif dan besarnya resiko adanya keterlambatan pengiriman maupun barang rusak akibat jarak pengiriman yang sangat jauh dan waktu yang tidak sedikit. Hal ini tercermin misalnya pada lead time untuk pengiriman produk rokok Sampoerna dari distributor tunggal Surabaya ke distributor Ambon yang mencapai kurang lebih 14 hari (2 minggu). Lonjakan permintaan rokok Sampoerna yang terjadi dengan tiba-tiba dan gagal untuk diidentifikasi sebelumnya oleh distributor Ambon tidak akan dapat dipenuhi dengan baik dan menyebabkan terjadinya lost sales / loss opportunity. Dengan lead time yang besar untuk distribusi dari distributor tunggal ke distributor, rokok Sampoerna menjadi kurang kompetitif dalam persaingan pasar yang semakin sensitif terhadap kecepatan delivery produk sampai ke tujuan setelah dipesan.

8


Atas dasar itulah maka perlunya dilakukan evaluasi terhadap sistem distribusi yang saat ini telah dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna, Tbk. dalam pelaksanaan operasionalnya sehari-hari, termasuk berusaha untuk menggenerate alternatif baru ataupun hanya sebatas melakukan restrukturisasi atau klastering terhadap penggolongan distributor tunggal wilayah yang sudah ada. Skenario Perbaikan Berdasarkan kondisi di atas, maka perlu dilakukan evaluasi terhadap proses distribusi rokok yang selama ini telah dilakukan dan mencari alternatif perbaikan yang lebih baik. Adapun dalam proses untuk menggenerate alternatif baru dasar yang digunakan bertujuan untuk meminimasi lead time dari pemesanan sampai pada barang sampai di tujuan (distributor). Hal ini dilakukan selain karena dua produk tersebut merupakan produk rokok sigaret kretek tangan PT. HM. Sampoerna, Tbk. yang paling laku di pasaran, aspek biaya transportasi tidak memegang peranan yang cukup penting dari total biaya yang harus dikeluarkan untuk produk. Biaya transportasi sendiri hanya memakan biaya tidak lebih dari 14% harga produk untuk barang yang paling jauh sekalipun. Sedangkan rata-rata biaya yang harus dikeluarkan hanya 1–5 %. Banyak alternatif yang dapat digunakan untuk melakukan perbaikan sistem distribusi rokok sigaret kretek tangan di PT. HM. Sampoerna, Tbk. tetapi berdasarkan kondisi riil yang ada hanya ada 3 (tiga) alternatif yang dapat dievaluasi, hal ini disebabkan: 1. Sistem distribusi yang digunakan saat ini sudah berlangsung dalam jangka waktu yang cukup panjang, sehingga apabila dilakukan perbaikan sistem distribusi tidak dapat dilakukan secara besar-besaran tetapi hanya merupakan perbaikan dari sistem yang sudah ada. 2. Tidak semua distributor yang ada memiliki persyaratan untuk dapat digunakan sebagai distributor tunggal wilayah terutama karena faktor lokasi dan kondisi kapasitas gudang yang ada. 3. Pengalaman menunjukkan bahwa permasalahan yang ada pada sistem distribusi rokok sigaret kretek di PT. HM. Sampoerna, Tbk. adalah ketidaktepatan waktu pengiriman, sehingga alternatif perbaikan sistem distribusinyapun lebih banyak ditujukan untuk meningkatkan ketepatan waktu pengiriman. Alternatif 1 Alternatif pertama untuk perbaikan sistem distribusi rokok sigaret kretek tangan ke distributor adalah dengan pola distribusi yang telah dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna, Tbk. selama ini. Di mana dalam pola distribusi yang telah dilakukan, distributor tunggal wilayah (Surabaya, Bandung, Jakarta, Palembang, Medan dan Makasar) hanya berfungsi sebagai distributor tunggal wilayah secara administratif saja, sedangkan semua pasokan rokok ke distributor dilakukan secara langsung dari distributor tunggal di Surabaya. Alternatif 2 Alternatif kedua untuk penyelesaian sistem distribusi produk ke distributor adalah dengan menggunakan distributor tunggal wilayah sebagai tempat transit produk dari distributor tunggal (Surabaya) dengan distributor yang tersebar di seluruh Indonesia. Pemilihan alternatif kedua ini dilakukan untuk memotong jalur distribusi yang terlalu panjang jika produk dikirim langsung dari distributor tunggal Surabaya. Dengan harapan ketika terjadi fluktuasi pasar, distributor dapat langsung


9

menginformasikan ke distributor tunggal wilayahnya dan dapat segera menerima barang yang diinginkan dengan lebih cepat, karena barang sudah tersedia terlebih dahulu di gudang distributor tunggal wilayah yang terdekat. Untuk penentuan distributor tunggal wilayah, pada alternatif ini digunakan klastering yang telah dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna, Tbk. di mana penggolongannya seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya. Hanya saja fungsi distributor tunggal wilayah tidak hanya berfungsi secara administratif, tetapi juga berfungsi sebagai supply untuk distributor-distributor yang ada di wilayahnya. Supply suatu distributor tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dari satu distributor tunggal wilayah atau distributor tunggal, tetapi hanya dapat dilakukan oleh satu distributor tunggal wilayah saja. Alternatif 3 Alasan pemilihan alternatif ketiga pada dasarnya hampir sama dengan alternatif kedua, hanya saja akan dilakukan evaluasi apakah penggolongan distributor tunggal terhadap distributor wilayahnya sudah sesuai dangan prinsip minimasi lead time ataukah belum. Kemungkinan yang akan terjadi adalah adanya usulan restrukturisasi atau klastering pembagian wilayah yang baru sehingga lead time yang dihasilkan lebih minimum. Restrukturisasi/klastering ini akan dilakukan setelah mengevaluasi hasil pengolahan data yang didapatkan. Penentuan Distibutor Tunggal Wilayah Untuk penentuan ini tidak semua distributor dapat menjadi distributor tunggal wilayah. Hal ini disebabkan kapasitas gudang dan sarana prasarana yang kurang mencukupi pada gudang-gudang distributor lokal. Untuk itu yang dapat dijadikan sebagai alternatif distributor tunggal wilayah adalah ke enam kota yang memang menjadi atau sudah pernah menjadi distributor tunggal wilayah, baik sebagai tempat transit ataupun hanya sebagai fungsi administratif. Lead Time Untuk dapat menyelesaikan problem restrukturisasi/klastering pembagian wilayah pada alternatif ketiga, maka terlebih dahulu dilakukan pendataan lead time yang sebelumnya tidak terakomodir oleh proses yang ada saat ini. Untuk mendapatkan lead time pada daerah-daerah yang belum tercatat sebelumnya, dilakukan beberapa pendekatan, yang pertama adalah dengan mendapatkan data yang sebenarnya berapa waktu distribusi yang dibutuhkan, ataupun dengan menggunakan pendekatan jarak terhadap waktu lead time dengan membuat persamaan yang bisa mencerminkan hubungan antara lead time dan jarak sehingga penentuan besarnya lead time dilakukan dengan persamaan tersebut. Pada penentuan persamaan ini dilakukan pendekatan regresi, di mana pendekatan ini dipandang layak setelah didapatkan bahwa tingkat kebenaran yang tercermin pada nilai R squarenya selalu diatas 95 % bahkan hampir ada yang mencapai 99 %. Pada data lead time yang didapatkan, ada beberapa kolom matriks yang seharusnya terisi penuh tetapi tidak terisi oleh data lead time. Hal ini dilakukan mengingat tidak semua solusi yang ditawarkan (jalur alternatif pengiriman) tersedia. Hal ini berlaku terutama untuk tempat-tempat yang pengirimannya harus dilakukan melalui laut. Sedangkan untuk yang ada di darat, beberapa kolom yang kosong diakibatkan karena alternatif solusi yang akan muncul jelas-jelas tidak akan terpilih sebagai alternatif terbaik karena memang memiliki jarak yang sangat jauh dibandingkan distributor tunggal wilayah yang lain.

10


Misalkan, alternatif pengiriman dari Bandung ke Banda Aceh, dapat dikatakan tidak mungkin menghasilkan solusi yang optimal. Hal ini dikarenakan perjalanan dari Bandung ke Banda Aceh dan daerah-daerah lain yang ada di Sumatera harus dilalui dengan melewati kota Jakarta terlebih dahulu sehingga sudah pasti, lead time antara Bandung – Banda Aceh lebih besar dari Jakarta – Banda Aceh. Perhitungan Biaya Distribusi Untuk dapat membandingkan alternatif-alternatif tersebut, tentunya parameter lead time saja tidak cukup. Meskipun biaya transportasi tidak terlalu sensitif terhadap perubahan biaya total yang dikeluarkan, namun faktor biaya pengiriman tetap akan berpengaruh pada total biaya yang harus dikeluarkan. Sehingga faktor ini memang harus diperhitungkan dengan teliti. Jangan sampai kita dapat merestrukturisasi pola distribusi dengan penghematan lead time mencapai 50% tapi dengan biaya distribusi yang berlipat ganda sehingga dapat mengurangi keuntungan yang didapat dengan hasil yang belum tentu signifikan. Adapun rumusan yang biasa digunakan sebagai dasar perhitungan biaya transportasi di PT. HM. Sampoerna, Tbk. adalah sebagai berikut: Biaya transportasi Alternatif 1: = transportasi dari DT ke D + biaya gudang di D + biaya distribusi. Sebagai contoh biaya transportasi rokok sigaret kretek tangan per slof untuk distributor Malang adalah sebagai berikut: = Rp. 200,- + Rp. 400,- + Rp. 2.000,- = Rp. 2.600,Biaya transportasi Alternatif 2 dan 3: = transportasi dari DT ke DTW + transportasi dari DTW ke D + biaya gudang di DTW + biaya gudang di D + biaya distribusi Sebagai contoh biaya transportasi rokok sigaret kretek tangan per slof untuk distributor Malang adalah sebagi berikut: = Rp.50,- + Rp.150,- + Rp.100,- + Rp.400,- + Rp.2.000,- =Rp.2.700,Pencarian Solusi Optimal Untuk dapat memecahkan assignment problem dan pembagian wilayah yang optimal akan digunakan software Lingo 6.0. Maka, selain masalah lead time yang juga harus didapatkan adalah constrain masalah kapasitas gudang yang tersedia pada tiaptiap calon distributor tunggal wilayah. Berdasarkan data yang sudah ada maka dapat dibuat persamaan yang digunakan untuk assignment problem minimasi lead time sebagai berikut (contoh periode 1 dari rokok Sampoerna): m n Min Z =   Lij.Xij i=1 j=1 Subject to: m  Xij = 1, j = 1,2, …, n i=1 Artinya bahwa setiap distributor j (destination j) hanya boleh disupply oleh satu sumber i (distributor tunggal wilayah i). n  Dj.Xij ≤ Cpi i = 1, 2, …, m j=1


11

Artinya bahwa jumlah pengiriman dari distributor tunggal wilayah i ke distributor j (destination j) 1 + jumlah pengiriman ke distributor j (destination j) 2 + jumlah pengiriman ke distributor j (destination j) n harus lebih kecil atau sama dengan kapasitas gudang di distributor tunggal wilayah i (Cpi) dimana : i j m n Lij Dj Cpi Xij

= = = = = = = =

Distributor Tunggal Wilayah i , i = 1, 2,3, 4, 5, 6 Distributor j, j = 1, 2, 3, …,34 Jumlah distributor tunggal wilayah Jumlah distributor Lead Time dari Distributor Tunggal Wilayah i ke Distributor j Jumlah demand di distributor j Kapasitas gudang di Distributor Tunggal Wilayah i 0 atau 1 0 jika permintaan distributor j tidak dipenuhi oleh distributor tunggal wilayah i, atau 1 jika permintaan distributor j dipenuhi oleh distributor tunggal wilayah i.

Min : 1X1.1 + 24X2.1 + 28X3.1 + 72X4.1 + 120X5.1 + 120X6.1 + ............................................................................................... 312X1.34 + 999X2.34 + 999X3.34 + 999X4.34 + 999X5.34 + 216X6.34 Subject to : X1.1 + X2.1 + X3.1 + X4.1 + X5.1 + X6.1 =1 ............................................................................. X1.34 + X2.34 + X3.34 + X4.34 + X5.34 + X6.34 = 1 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 + ................................. + 11756X1.32 + 12510X1.33 + 28356X1.34 ≤ 9999999 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 + .................................. + 11756X1.32 + 12510X1.33 + 28356X1.34 ≤ 935374 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 + ...................................+ 11756X1.32 + 12510X1.33 + 28356X1.34 ≤ 892857 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 + ...................................+ 12510X1.33 + 28356X1.34 ≤ 680272 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 + .................................. + 11756X1.32 + 12510X1.33 + 28356X1.34 ≤ 935374 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 +.................................. + 12510X1.33 + 28356X1.34 ≤ 425170

12


ANALISA DAN INTERPRETASI SOLUSI Dari perhitungan solusi optimal assignment problem dengan software Lingo 6.0 di atas didapatkan hasil sebagai berikut (untuk salah satu periode saja) : Global optimal solution found at step: 53 Objective value: 0.2098572E+08 Variable Value Reduced Cost KAPASITASGUDANG(DTW1) 9999999. 0.0000000 KAPASITASGUDANG(DTW2) 935374.0 0.0000000 KAPASITASGUDANG(DTW3) 892857.0 0.0000000 KAPASITASGUDANG(DTW4) 680272.0 0.0000000 KAPASITASGUDANG(DTW5) 935374.0 0.0000000 KAPASITASGUDANG(DTW6) 425170.0 0.0000000 PERMINTAANYGDILAYANI(DTW1, D1) 56894.00 0.0000000 ………………………………………………………………………………. .………………… ……………………. PERMINTAANYGDILAYANI(DTW2, D8) 40289.00 0.0000000 ………………………………………………………………………………. .………………… ……………………. PERMINTAANYGDILAYANI(DTW3, D17) 40684.00 0.0000000 ………………………………………………………………………………. .………………… ……………………. PERMINTAANYGDILAYANI(DTW4, D21) 55516.00 0.0000000 ………………………………………………………………………………. .………………… ……………………. PERMINTAANYGDILAYANI(DTW5, D25) 68498.00 0.0000000 ………………………………………………………………………………. .………………… ……………………. PERMINTAANYGDILAYANI(DTW6, D31) 29929.00 0.0000000 ………………………………………………………………………………. .………………… ……………………. Berdasarkan hasil dari perhitungan sofware Lingo 6.0 terlihat bahwa untuk mendapatkan lead time yang minimum perlu dilakukan perubahan untuk 5 kota yang ada yaitu Semarang, Yogyakarta dan Solo, yang sebelumnya ada pada DTW Bandung, seharusnya langsung berada pada kontrol DTW Surabaya. Sedangkan untuk kota Padang dan Pekanbaru yang sebelumnya ada pada DTW Medan menjadi tanggung jawab DTW Palembang. Penentuan Alternatif Terbaik Berdasarkan Lead Time Dari tiga alternatif yang diperoleh dapat dilihat kemampuan alternatif transportasi yang ada untuk melayani permintaan konsumen yang digambarkan dalam lead time yang minimum. Dari alternatif–alternatif yang ada, yang memiliki lead time yang paling minimum adalah alternatif ketiga. Hal ini terjadi setelah dilakukannya restrukturisasi pada alokasi jalur transportasi dari alternatif kedua. Terlihat bahwa


13

perbedaan yang terjadi hanyalah pada kelima kota yang mengalami pengalihan supplier (distributor tunggal wilayah). Walaupun alternatif ketiga merupakan prioritas utama dalam pemilihan alternatif terbaik masalah lead time, tetapi perlu juga dibandingkan dengan biaya transportasi yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Alternatif Terbaik Lead Time Dibandingkan dengan Biaya Berdasarkan ketiga alternatif, alternatif ketiga menunjukkan bahwa biaya yang harus dikeluarkan paling kecil dibandingkan dengan alternatif yang lain. Penghematan yang dilakukan dengan menggunakan alternatif ketiga sebesar Rp. 3.204.561.240,untuk produk Rokok Dji Sam Soe dan sekitar Rp. 2.354.539.885,- untuk produk Rokok Sampoerna atau total sebesar Rp. 5.559.101.125,- untuk setiap tahunnya. Untuk alternatif kedua biaya transportasi lebih besar dari alternatif pertama, peningkatan biaya yang terjadi semata-mata disebabkan karena adanya biaya inventory yang harus dibayar akibat produk harus disimpan di dalam gudang distributor tunggal wilayah terlebih dahulu sebelum dikirimkan ke distributor-distributor yang ada. Selain itu juga diakibatkan biaya transportasi yang membengkak akibat pengiriman yang dulunya dilakukan hanya dengan satu kali pengiriman (1 truk) langsung ke tujuan sekarang menjadi dua kali pengiriman (2 truk) dengan biaya yang lebih mahal tentunya. Perbedaan antara biaya yang harus dikeluarkan untuk alternatif kedua dan ketiga secara umum tidak jauh berbeda dikarenakan hanya terjadi sedikit restrukturisasi pada 5 distributor saja. Penentuan Alternatif Terbaik Dari parameter lead time yang digunakan untuk menentukan alternatif mana yang menjadi alternatif terbaik, maka alternatif ketiga merupakan pilihan alternatif terbaik, karena alternatif ketiga dapat meminimasi lead time secara total sampai dengan 62,34% dari kondisi yang ada pada saat ini. Di samping itu juga terjadi penghematan biaya transportasi yang cukup besar (walaupun tidak signifikan). Berdasarkan kondisi di atas, maka yang seharusnya menjadi pilihan perusahaan untuk alternatif distribusinya adalah alternatif yang ketiga. Di mana alternatif ini memiliki lead time yang paling minimum dibandingkan alternatif pertama dan kedua. Juga dari segi biaya alternatif ini memberikan nilai yang paling kecil dibandingkan dengan alternatif yang lain. Hal ini juga sangat menguntungkan dari segi pasar, mengingat kondisi dari pasar yang cukup fluktuatif dan cenderung untuk terus meningkat, kemungkinan terjadinya error peramalan akan sangat besar. Hal ini didukung dengan tingkat error yang dilambangkan dengan MAD, MSD atau MAPE tidak sedikit yang berarti masih banyak terjadi error dalam peramalan. Secara umum dengan memilih alternatif ketiga sebagai solusi untuk meningkatkan service level perusahan dengan meminimasi lead time dan biaya. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Dari tujuh metode peramalan yang digunakan yaitu: metode trend analysis (linier, quadratic dan eksponensial), moving average, double exponential smoothing, winter’s dan time series decomposition. Ternyata hasil peramalan

14


terbaik didominasi oleh metode time series decomposition dan trend quadratic. Hasil metode peramalan terbaik rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe untuk masing-masing distributor didominasi Metode Decomposition. Sedangkan hasil metode peramalan terbaik rokok sigaret kretek tangan Sampoerna untuk masingmasing distributor didominasi Metode Decomposition dan Quadratic. 2. Rute pengiriman yang optimal untuk mendistribusikan rokok sigaret kretek tangan (Rokok Dji Sam Soe dan Sampoerna) ke masing-masing distributor tunggal wilayah dan distributor adalah dengan menggunakan alternatif transportasi ketiga di mana terdapat distributor tunggal wilayah yang berfungsi sebagai tempat transit dan stok barang untuk distributor-distributor yang ada dalam wilayahnya. 3. Terjadi perubahan pembagian distributor dalam distributor tunggal wilayah sebagai berikut: Distributor Semarang, Yogyakarta dan Solo yang sebelumnya masuk dalam distributor tunggal wilayah Bandung setelah restrukturisasi masuk dalam distributor tunggal wilayah Surabaya (baik untuk distribusi rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna). Distributor Padang dan Pekanbaru yang sebelumnya masuk dalam distributor tunggal wilayah Medan setelah restrukturisasi masuk dalam distributor tunggal wilayah Palembang (baik untuk distribusi rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna). Saran Berdasarkan analisis data, maka saran yang dapat diberikan pada perusahaan dalam penelitian ini adalah: 1. Peramalan untuk meramalkan volume permintaan setiap triwulan dalam satu tahun kiranya perlu terus dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna agar tingkat keakuratan dalam memproduksi rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna sesuai dengan tingkat permintaan setiap triwulan dan dapat terus terjaga terutama apabila terjadi lonjakan permintaan yang tiba-tiba. Untuk memperoleh hasil peramalan yang lebih teliti dan akurat maka penggunaan metode ARIMA (Autoregresive Integrated Moving Average) perlu untuk dipertimbangkan penggunaannya dalam peramalan permintaan. 2. Alternatif distribusi yang sebaiknya digunakan adalah alternatif ketiga, di mana alternatif ini memiliki lead time yang paling minimum dibandingkan dengan alternatif pertama dan kedua. Di samping itu alternatif ketiga juga memberikan kontribusi penghematan biaya transportasi yang cukup siginifikan yaitu sebesar Rp. 5.559.101.125,- setiap tahunnya. Dengan pemilihan alternatif ketiga ini juga akan memberikan dampak positif bagi pasar rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna, mengingat kondisi pasar yang cukup fluktuatif dan cenderung untuk terus meningkat, juga untuk mempertahankan service level sesuai yang diharapkan. DAFTAR PUSTAKA Ballou, R.H (1992), Business Logistics/Supply Chain Management, Planning, Organizing, and Controlling the Supply Chai, 5th Edition, Prentice Hall. Chase, R.B; Aquilano, J.N; Jacobs F.R (1998), Production and Operations Management, Manufacturing and Service, 8th Edition, New York: Irwin McGraw Hill.


15

Lambert, D.N; Stock J.R dan Ellram, L.M (1998), Fundamentals of Logistic Management, New York, San Fransisco: Irwin Mc. Graw Hill, Boston. Makridakis, S; Wheelwrigt, dan McGee (1983), Forecasting: Methods and Apllications, 2nd, John Willey & Sons, Inc. Mason, R.D dan Lind, D.A (1999), Teknik Statistika untuk Bisnis dan Ekonomi, Jakarta: Penerbit Erlangga. Taylor III, B.W (1996), Sains Manajemen (Pendekatan Matematika untuk Bisnis). Edisi Indonesia. Simon & Schuster (Asia) Pte. Ltd. Tersine, J.R (1994). Principles of Inventory and Materials Management, 4th Edition, The University of Oklahoma, Prentice Hall International, Inc.

KAJIAN SISTEM DISTRIBUSI DAN TRANSPORTASI ROKOK SIGARET KRETEK TANGAN DI PT. HM. SAMPOERNA, Tbk

Recommend Documents