KAJIAN PROSES PENYUSUNAN PETUNJUK PELAKSANAAN KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP LAPAN
BAB I PENDAHULUAN
A. Latarbelakang
Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan salah satu elemen pokok yang harus dipenuhi dalam pengelolaan arsip dinamis pada setiap lembaga negara sebagai pencipta arsip termasuk Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional (LAPAN). Hal ini sebagaimana telah diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, khususnya pada pasal 40 ayat (4) disebutkan “untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.” Sebagai suatu subsistem di dalam sistem kearsipan, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip terintegrasi dengan subsistem klasifikasi arsip, dan jadwal retensi arsip. Kenyataan di lapangan, masingmasing subsistem tersebut sering berdiri sendiri baik dalam proses penyusunan maupun dalam pelaksanaannya. Akibatnya pengelolaan arsip dinamis pencipta arsip tidak dapat terlaksana secara efisien dan efektif sebagaimana yang diharapkan. Di sisi lain, arsip dinamis juga belum dapat dimanfaatkan dalam manajemen organisasi secara maksimal.
1
Berkenaan dengan hal tersebut di atas, Pemerintah juga telah menerbitkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Undang-undang ini telah mengubah paradigma bangsa Indonesia, bahwa semula informasi arsip dinamis prinsipnya tertutup untuk publik menjadi terbuka walaupun ada sebagian informasi dikecualikan atau tertutup. Bahkan dalam undang-undang ini mewajibkan semua badan publik sebagai pencipta arsip supaya menyediakan informasi yang dikuasainya kepada publik baik diminta maupun tidak diminta. Padahal menurut Undang-Undang Nomor 43 dan Undang-Undang Nomor 14 tersebut apabila salah dalam memberikan informasi kepada publik akan merugikan berbagai pihak, baik bagi perorangan, masyarakat, organisasi termasuk pemerintah. Di sisi lain bagi pihak-pihak yang dengan sengaja ataupun tidak menyediakan informasi yang seharusnya dikecualikan, atau sebaliknya tidak menyediakan informasi yang seharusnya terbuka akan mendapatkan sanksi administrasi dan pidana. Begitu pentingnya layanan informasi bagi publik dan dampaknya bagi kemaslahatan bersama, maka hal tersebut perlu diatur secara cermat terhadap jenis-jenis informasi arsip dari aspek pengamanan dan kewenangan akses arsip. Oleh karena itu penyusunan Petunjuk Pelaksanaan Klasifikasi Pengamanan dan Akses Arsip di lingkungan LAPAN mendesak untuk dilaksanakan dan dibakukan. Melalui Petunjuk Pelaksanaan Klasifikasi Pengamanan dan Akses Arsip di lingkungan LAPAN, diharapkan layanan informasi arsip bagi publik dapat terlaksana secara benar dan efektif tanpa ada pihak-pihak yang dirugikan. 2
B. Maksud, Tujuan Dan Sasaran Maksud dari pembuatan kajian proses penyusunan Petunjuk Pelaksanaan tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan LAPAN dimaksudkan untuk: a. Mendorong unit-unit kerja agar memberkaskan arsip dinamis unit kerjanya secara tertib yang disertai dengan daftar arsipnya; b. Memberikan
petunjuk
kepada
unit-unit
kerja
agar
dapat
mengamankan dan mematuhi kewenangan akses terhadap klasifikasi informasi arsip yang telah ditetapkan; c.
Melindungi fisik dan informasi arsip dari kerusakan dan kehilangan sehingga ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, otentisitas dan realibilitas arsip dapat tetap terjaga.
Tujuan pembuatan kajian antara lain; a. Menjadi acuan teknis dalam pengelolaan arsip dinamis di lingkungan LAPAN; b. Menyediakan layanan informasi arsip dinamis kepada publik dengan prinsip cepat, tepat, murah, dan aman. Ruang lingkup kajian petunjuk pelaksanaan Klasifikasi Keamanan dan Keamanan Akses Arsip Dinamis meliputi: a. Klasifikasi
Keamanan
Arsip,
memuat
informasi
biasa/terbuka,
terbatas, dan rahasia; b. Pengamanan Arsip, memuat pengamanan ruang simpan, penentuan pengelola arsip, serta daftar informasi terbatas dan rahasia;
3
c.
Klasifikasi dan Pengaturan Akses Arsip, memuat pengguna internal dan pengguna eskternal.
Dimana pada akhirnya sasaran pembuatan kajian ini adalah menjadikan peraturan Kepala LAPAN ini sebagai acuan bagi satuan organisasi di lingkungan LAPAN dalam penyediaan informasi.
C. Dasar Hukum
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan
Informasi Publik;
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
Peraturan Kepala Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional Nomor 6 Tahun 2011 tentang Layanan Informasi Publik.
Peraturan Kepala Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional Nomor 11 Tahun 2010 tentang Tata Kearsipan;
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis;
Peraturan Kepala Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional Nomor 7 Tahun 2014 tentang Pedoman Uji Konsekuensi Informasi Publik Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional;
4
Peraturan Kepala Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional Nomor 8 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional;
Peraturan Kepala Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional Nomor 15 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Pengamatan Antariksa dan Atmosfer;
Peraturan Kepala Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional Nomor 16 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Kendali
Satelit,
Pengamatan
Antariksa
dan
Atmosfer,
dan
Penginderaan Jauh;
Peraturan Kepala Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional Nomor 17 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Uji Teknologi dan Pengamatan Antariksa dan Atmosfer Garut;
Peraturan Kepala Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional Nomor 18 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Stasiun Bumi Penginderaan Jauh Parepare
5
D. Metode Pelaksanaan Metode Pelaksanaan yang digunakan dalam pembuatan kajian antara lain: a. Studi pustaka dengan cara pengumpulan informasi terkait peraturanperaturan yang berlaku; b. Analisis Fungsi Organisasi Satuan Kerja melalui pengumpulan informasi secara langsung/wawancara dengan Pusat/Biro/ Balai/Kepala Bagian mengenai jenis arsip yang tercipta di satuan kerja.
Pada proses analisis fungsi organisasi satuan kerja akan dilaksanakan oleh tim penyusunan petunjuk pelaksanaan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis berdasarkan Surat Keputusan Kepala Biro Kerjasama, Humas dan Umum Nomor 04 Tahun 2016 tentang Tim Kegiatan Bagian Persuratan dan Arsip, dengan rincian sebagai berikut:
Penanggung Jawab
: Ir. Christianus Ratrias Dewanto, M.Eng
Ketua
: Nur Kelana Rosdiani, S.Pd
Wakil Ketua
: Wendia Kusuma Wardian, S.Sos, M.Si
Sekretaris/Koordinator : Rohimah, SP, M.A Anggota
: Sudiyanto, S.Sos, M.Si
Anggota
: Royati, S.Sos
Anggota
: Sumantri, S.SAP
Anggota
: Slamet Riyadi, S.Sos
Anggota
: Sampurna Alam, ST 6
BAB II KERANGKA KONSEP/DEFINISI
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang
dibuat
dan
diterima
oleh
lembaga
negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam rangka pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam melaksanakan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
Unit pengolah adalah satuan organisasi pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
Unit Kearsipan adalah satuan organisasi pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
7
Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori-kategori kegiatan dan arsip dinamis yang dihasilkan dan mengelompokannya. Klasifikasi keamanan arsip adalah kategori kerahasiaan informasi arsip
berdasarkan
ditimbulkannya
pada
terhadap
tingkat
keseriusan
kepentingan
dan
dampak
keamanan
yang negara,
masyarakat dan perorangan. Klasifikasi akses arsip adalah kategori pembatasan akses terhadap arsip berdasarkan kewenangan penggunaan arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu. Pengamanan arsip adalah program perlindungan fisik dan informasi arsip berdasarkan klasifikasi keamanannya. Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan
kedaulatan
negara,
keutuhan
wilayah
Negara
Kesatuan Republik Indonesia dan/atau keselamatan bangsa. Rahasia adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum. Terbatas adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak
yang
tidak
berhak
dapat
mengakibatkan
terganggunya
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan. Biasa/terbuka adalah arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh orang banyak tidak merugikan siapapun.
8
Wajib diumumkan secara berkala adalah Setiap Badan Publik wajib mengumumkan Informasi Publik (informasi yang berkaitan dengan Badan Publik, informasi mengenai kegiatan dan kinerja Badan Publik terkait, informasi mengenai laporan keuangan, informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan) secara berkala. Wajib diumumkan secara serta merta adalah Badan Publik wajib mengumumkan secara serta-merta suatu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum. Wajib disediakan setiap saat adalah Badan Publik wajib menyediakan Informasi Publik setiap saat yang meliputi: daftar
seluruh
Informasi
Publik
yang
berada
di
bawah
penguasaannya, tidak termasuk informasi yang dikecualikan; hasil keputusan Badan Publik dan pertimbangannya; seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya; rencana kerja proyek termasuk di dalamnya perkiraan pengeluaran tahunan Badan Publik; perjanjian Badan Publik dengan pihak ketiga; informasi dan kebijakan yang disampaikan Pejabat Publik dalam pertemuan yang terbuka untuk umum; prosedur kerja pegawai Badan Publik yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat; dan/atau laporan mengenai pelayanan akses Informasi Publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang ini. Informasi yang dikecualikan adalah Setiap Badan Publik wajib membuka akses bagi setiap Pemohon Informasi Publik untuk mendapatkan Informasi Publik, kecuali:
Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat menghambat proses penegakan hukum, yaitu informasi yang dapat: o menghambat proses penyelidikan dan penyidikan suatu tindak pidana; 9
o mengungkapkan identitas informan, pelapor, saksi, dan/atau korban yang mengetahui adanya tindak pidana; o mengungkapkan data intelijen kriminal dan rencana-rencana yang berhubungan dengan pencegahan dan penanganan segala bentuk kejahatan transnasional; o membahayakan
keselamatan
dan
kehidupan
penegak
hukum dan/atau keluarganya; dan/atau o membahayakan keamanan peralatan, sarana, dan/atau prasarana penegak hukum. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon
Informasi
Publik
dapat
mengganggu
kepentingan
perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat; Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat membahayakan pertahanan dan keamanan negara, yaitu: o informasi tentang strategi, intelijen, operasi, taktik dan teknik yang berkaitan dengan penyelenggaraan sistem pertahanan dan
keamanan
negara,
meliputi
tahap
perencanaan,
pelaksanaan dan pengakhiran atau evaluasi dalam kaitan dengan ancaman dari dalam dan luar negeri; o dokumen yang memuat tentang strategi, intelijen, operasi, teknik dan taktik yang berkaitan dengan penyelenggaraan sistem pertahanan dan keamanan negara yang meliputi tahap perencanaan, pelaksanaan dan pengakhiran atau evaluasi; o jumlah, komposisi, disposisi, atau dislokasi kekuatan dan kemampuan dalam penyelenggaraan sistem pertahanan dan keamanan negara serta rencana pengembangannya; o gambar dan data tentang situasi dan keadaan pangkalan dan/atau instalasi militer;
10
o data perkiraan kemampuan militer dan pertahanan negara lain terbatas pada segala tindakan dan/atau indikasi negara tersebut yang dapat membahayakan kedaulatan Negara Kesatuan
Republik
Indonesia
dan/atau
data
terkait
kerjasama militer dengan negara lain yang disepakati dalam perjanjian tersebut sebagai rahasia atau sangat rahasia; o sistem persandian negara; dan/atau o sistem intelijen negara. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat mengungkapkan kekayaan alam Indonesia; Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik, dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional: o rencana awal pembelian dan penjualan mata uang nasional atau asing, saham dan aset vital milik negara; o rencana awal perubahan nilai tukar, suku bunga, dan model operasi institusi keuangan; o rencana awal perubahan suku bunga bank, pinjaman pemerintah,
perubahan
pajak,
tarif,
atau
pendapatan
negara/daerah lainnya; o rencana awal penjualan atau pembelian tanah atau properti; o rencana awal investasi asing; o proses dan hasil pengawasan perbankan, asuransi, atau lembaga keuangan lainnya; dan/atau o hal-hal yang berkaitan dengan proses pencetakan uang. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon
Informasi
Publik,
dapat
merugikan
kepentingan
hubungan luar negeri: o posisi, daya tawar dan strategi yang akan dan telah diambil oleh
negara
dalam
hubungannya
dengan
negosiasi
internasional; 11
o korespondensi diplomatik antarnegara; o sistem komunikasi dan persandian yang dipergunakan dalam menjalankan hubungan internasional; dan/atau o perlindungan
dan
pengamanan
infrastruktur
strategis
Indonesia di luar negeri. Informasi Publik yang apabila dibuka dapat mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang; Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat mengungkap rahasia pribadi, yaitu: o riwayat dan kondisi anggota keluarga; o riwayat, kondisi dan perawatan, pengobatan kesehatan fisik, dan psikis seseorang; o kondisi keuangan, aset, pendapatan, dan rekening bank seseorang; o hasil-hasil
evaluasi
sehubungan
dengan
kapabilitas,
intelektualitas, dan rekomendasi kemampuan seseorang; dan/atau o catatan yang menyangkut pribadi seseorang yang berkaitan dengan kegiatan satuan pendidikan formal dan satuan pendidikan nonformal. memorandum atau surat-surat antar Badan Publik atau intra Badan Publik, yang menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusan Komisi Informasi atau pengadilan; informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan UndangUndang.
Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan/penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak;
Pengguna Internal adalah orang yang menggunakan arsip yang berasal dari lingkungan LAPAN; 12
Pengguna Eksternal adalah orang yang menggunakan arsip yang berasal dari luar LAPAN;
Prosedur Pengaksesan informasi publik adalah tata cara atau aturan ketersediaan informasi sesuai kewenangan hukum dan otorisasi legal pemanfaatan informasi publik.
Pejabat
Pengelola
Informasi
Publik
adalah
pejabat
yang
bertanggung jawab di bidang penyediaan dan/atau pelayanan informasi di badan publik.
13
BAB III GAMBARAN PENGELOLAAN ARSIP LAPAN
A. Kebijakan
Kebijakan Sistem Kearsipan meliputi : 1. Kebijakan
dalam
penerapan
Kearsipan
di
lingkungan
LAPAN
ditetapkan oleh Kepala LAPAN; 2. Kewenangan pembinaan, koordinasi dan pengendalian kearsipan dilaksanakan oleh Sekretaris Utama LAPAN; 3. Penanggungjawab pelaksanaan teknis tata kearsipan dinamis di lingkungan LAPAN oleh Kepala Biro Kerjasama, Humas, dan Umum; 4. Penanggungjawab pengelolaan surat/arsip aktif di lingkungan LAPAN oleh Kepala Bagian Persuratan dan Arsip; 5. Penanggungjawab pengelolaan arsip inaktif di lingkungan LAPAN oleh Kepala Bagian Persuratan dan Arsip.
B.
Pengelolaan Arsip Di LAPAN
Dalam pengelolaan, penyelamatan, pelestarian arsip, LAPAN telah menetapkan Peraturan Kepala LAPAN Nomor. 11 tahun 2010 tentang Tata Kearsipan.
Penerapan
Tata
Kearsipan
Dinamis
di
lingkungan
LAPAN
menggunakan dua azas yaitu azas Sentralisasi dan Desentralisasi. 1. Sentralisasi Penerapan azas Sentralisasi dilaksanakan di LAPAN untuk bidang kebijakan yang mencakup unsur kewenangan yaitu mengenai : a. Penetapan Pembakuan sistem kearsipan; b. Penetapan standardisasi peralatan kearsipan; c. Penyusutan arsip yang meliputi penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan dan penyerahan arsip ke ANRI; 14
d. Pembinaan personil yang menangani kearsipan.
2. Desentralisasi Azas Desentralisasi diterapkan LAPAN atas pertimbangan bahwa lokasi maupun letak unit kerja di lingkungan LAPAN berada pada lokasi yang terpisah-pisah. Kegiatan kearsipan yang dilaksanakan meliputi perencanaan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan dan pemindahan yang dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja. Pertimbangan lain adalah karena arsip berada pada unit kerja sendiri dan dikenali dengan
baik,
maka
unit
kerja akan lebih mudah
melakukan pencarian dan penemuan kembali arsip-arsip yang dibutuhkan. Kegiatan pada bidang pelaksanaan meliputi : a. Kegiatan pengurusan surat pada unit kerja di lingkungannya; b. Penentuan dan perlengkapan peralatan serta penyimpanan arsip; c.
Kegiatan penyimpanan dan pengolahan arsip aktif;
d. Kegiatan pengurangan dan pemindahan arsip inaktif.
C.Organisasi Kearsipan Organisasi Kearsipan di lingkungan LAPAN terdiri dari : 1. Unit Kearsipan Organisasi Kearsipan di lingkungan LAPAN diatur sesuai fungsi dan tanggungjawab pengelolaan arsip yang diselenggarakan oleh Unit Kearsipan. Unit kerja yang ditunjuk dan diserahi tugas, tanggungjawab dan wewenang dalam pengelolaan arsip terdiri dari :
a.
Unit Kearsipan I Unit Kerja yang berfungsi sebagai Unit Kearsipan I di LAPAN adalah Bagian Persuratan dan Arsip yang mengelola Pusat Arsip LAPAN
berada di bawah Biro Kerjasama, Humas dan Umum
LAPAN merupakan Unit Kearsipan untuk seluruh unit organisasi di lingkungan LAPAN. 15
Tugas Unit Kearsipan I adalah: 1) Melakukan pembinaan administrasi kearsipan dilingkungan LAPAN. 2) Melakukan penyelenggaraan administrasi kearsipan yang meliputi kegiatan : a) Mengelola
arsip
inaktif
yang
meliputi
kegiatan
penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan penyusutan arsip inaktif; b) Melakukan pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna sesuai dengan ketentuan kearsipan dan peraturan yang berlaku; c)
Melaksanakan penyerahan arsip statis LAPAN ke ANRI;
d) Menyelamatkan dan melestarikan arsip yang bernilai guna tinggi melalui kegiatan akuisisi.
b.
Unit Kearsipan II : Unit kerja yang merupakan unit kearsipan II adalah : 1) Sub Bagian Persuratan Unit kerja ini mengelola arsip yang timbul dari kegiatan administrasi umum pimpinan di LAPAN Pusat.
2. Sub Bagian Tata Usaha Inspektorat Unit
kerja
yang
mengelola
arsip
hasil
dari
kegiatan
administrasi dan pengawasan di lingkungan inspektorat.
3) Sub Bagian Tata Usaha Biro yaitu :
Biro Kerjasama, Humas dan Umum;
Biro Perencanaan dan Keuangan;
Biro Sumber Daya Manusia, Organisasi dan Hukum.
16
4) Bagian Administrasi Pusat Unit kerja yang mengelola arsip-arsip yang timbul dari kegiatan administrasi dan arsip-arsip hasil litbang Pusat yaitu : Pusat Teknologi dan Data Penginderaan Jauh; Pusat Pemanfaatan Penginderaan Jauh; Pusat Sains dan Teknologi Atmosfer; Pusat Sains Antariksa; Pusat Pengkajian dan Informasi Kedirgantaraan; Pusat Teknologi Penerbangan; Pusat Teknologi Roket; Pusat Teknologi Satelit; Pusat Pemanfaatan Kedirgantaraan. 5) Balai Satuan Organisasi Satuan organisasi yang mengelola arsip-arsip hasil dari kegiatan unit instalasi/SPD di LAPAN, yaitu : Balai LAPAN Kototabang; Balai LAPAN Pasuruan; Balai LAPAN Parepare; Balai Penjejakan dan Kendali Wahana Antariksa Biak; Balai Produksi dan Pengujian Roket Garut; Balai LAPAN Tanjungsari Sumedang.
Tugas Unit Kearsipan II antara lain : 1) Menyelenggarakan administrasi kearsipan unit kerja masing-masing yang meliputi : a. Mengurus surat menyurat; b. Menyimpan sementara arsip-arsip inaktif sebelum dipindahkan ke unit kearsipan I; c. Menyelamatkan arsip-arsip yang bernilaiguna tinggi; d. Memusnahkan
arsip
yang
tidak
mempunyai
nilaiguna
atas
persetujuan unit kearsipan I. 17
e. Menyerahkan/memindahkan arsip inaktif kepada unit kearsipan I untuk arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan tetapi mempunyai nilaiguna tinggi sebagai hasil dari kegiatan pada unitnya.
2. Unit Pengolah Unit pengolah merupakan satuan tugas yang bertanggung jawab terhadap desentralisasi pengelolaan yang mencakup pelaksanaan, pembinaan, pengawasan surat serta penyimpanan dan pemeliharaan arsip dinamis, yang bertindak sebagai Unit Pengolah. Unit pengolah terdiri dari : a. Pimpinan pengolah; adalah Kepala LAPAN, Sekretaris Utama, Deputi, Kepala Pusat, Kepala Biro dan Inspektur, b. Tata Usaha Pengolah; adalah Bagian Administrasi Pusat, Sub Bagian Tata Usaha Biro Pelaksana Pengolah; adalah Kepala Bagian Administrasi atau staf yang ditunjuk, Kepala Sub bagian TU Biro atau staf yang ditunjuk.
Tugas Unit Pengolah antara lain : 1) Pimpinan Unit Pengolah memiliki tugas : a) Memberikan arahan dan perintah pada lembar disposisi; b) Menyerahkan surat atau berkas yang telah diarahkan kepada Tata Usaha Unit Pengolah; c) Memberikan paraf atau tandatangan surat yang menjadi wewenangnya.
2) Tata Usaha Unit Pengolah memiliki tugas : a) Mengendalikan
surat
masuk
dan
surat
keluar
dengan
mencatatnya dalam buku agenda; b) Menyiapkan takah dan memberikan lembar disposisi pada surat masuk dan menyampaikannya pada Pimpinan Unit Pengolah untuk diarahkan; c) Mendistribusikan surat masuk sesuai dengan isi disposisi; 18
d) Memantau informasi atau penyelesaian proses pengolahan surat di pelaksana pengolah; e) Menyimpan dan memindahkan arsip inaktif ke Unit Kearsipan I atau Pusat Arsip. 3) Pelaksana Unit Pengolah memiliki tugas : a) Memproses surat masuk sesuai dengan isi disposisi; b) Mengonsep surat jawaban apabila diperlukan; c) Menyimpan arsip atau dokumen yang telah selesai diproses; d) Membantu memindahkan arsip inaktif sesuai dengan Jadwal retensi Arsip (JRA) ke Unit Kearsipan I atau Pusat Arsip
19
BAB IV ANALISA PEMBAHASAN
A.
Azas dan Pengorganisasian Sebagaimana yang diamanatkan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan
bahwa
pengelolaan
arsip
dinamis
dilaksanakan
untuk
menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: andal, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai norma, standar, prosedur, dan kriteria. Arsip dinamis merupakan rekaman informasi yang disimpan untuk digunakan. Kerahasiaan/ketertutupan dan keterbukaan arsip berkaitan dengan hak dan kewenangan seseorang, lembaga atau organisasi untuk memperoleh informasi. Bersamaan dengan itu, kerahasiaan/ketertutupan dan keterbukaan arsip menyangkut kewajiban suatu pihak untuk merahasiakan informasi tertentu kepada orang yang tidak berhak. Oleh karenanya diperlukan kebijakan kearsipan yang komprehensif terkait dengan pengelolaan arsip dinamis termasuk pengaturan terhadap akses arsip dinamis. arsip dinamis LAPAN terbagi menjadi beberapa kategori yaitu: 1. Biasa/Terbuka Arsip dinamis LAPAN yang termasuk ke dalam kategori arsip biasa/terbuka merupakan arsip yang tidak memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja LAPAN. 20
2. Terbatas Arsip dinamis LAPAN yang termasuk ke dalam kategori arsip terbatas merupakan arsip yang dari segi bobot informasinya memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja unit teknis di lingkungan LAPAN. 3. Rahasia Arsip dinamis yang tergolong ke dalam kategori rahasia mengandung dampak yang luas hingga mengganggu kinerja LAPAN.
Asas klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis di lingkungan LAPAN dilaksanakan dengan menerapkan
asas
gabungan. Asas
gabungan dilaksanakan melalui penetapan kebijakan dan desentralisasi dalam
pelaksanaan
di
lapangan.
Penetapan
kebijakan
klasifikasi
keamanan dan akses arsip dinamis di lingkungan LAPAN meliputi penerapan petunjuk pelaksanaan, Sumber Daya Manusia (SDM), sarana dan prasarana. Penyusunan kebijakan yang terkait dengan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis ditetapkan oleh Kepala LAPAN. Adapun ketentuan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis di lingkungan LAPAN sebagai berikut: 1. Arsip yang tercipta di LAPAN dapat diklasifikasikan menjadi informasi biasa, terbatas, dan rahasia. 2. Klasifikasi sebagaimana dimaksud pada butir 1 berbeda dalam teknis pengamanannya. Semakin tinggi tingkat klasifikasi informasinya semakin tinggi pula tingkat pengamanannya; 21
3. Klasifikasi tersebut berbeda dalam pengaturan aksesnya. Semakin tinggi tingkat klasifikasi
informasinya semakin ketat pula dalam
pengaturan aksesnya; 4. Setiap pegawai LAPAN hanya dapat mengakses arsip yang berada pada tanggung jawab tugas dan kewenangannya; 5. Publik dapat mengakses informasi LAPAN yang dikategorikan terbuka sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
B. Sarana dan Prasarana
Sarana penyimpanan arsip konvensional berupa rak statis untuk arsip biasa, filing cabinet untuk arsip terbatas, dan brankas atau almari besi untuk arsip rahasia. Untuk arsip elektronik juga perlu ditentukan kualitas dan tingkat keamanan hardware yang diadakan.
Prasarana berupa ruang penyimpanan yang representatif sesuai dengan tingkatan klasifikasi informasi.
C. Sumber Daya Manusia Pejabat Fungsional Arsiparis dan atau pengelola arsip yang bertugas mengelola arsip harus dipilih pegawai yang profesional baik dalam substansi kearsipan maupun dalam dedikasi dan integritas. Adapun Peta SDM Arsiparis LAPAN, antara lain:
22
Peta SDM Arsiparis di LAPAN No 1
2 3
4
5
Unit Kerja SESTAMA Biro Kerjasama Humas dan Umum Biro SDM Organisasi dan hukum Biro Perencanaan dan Keuangan PUSFATEKGAN DEPUTI INDERAJA Pustekdata Inderaja Pusfatja Inderaja DESSAINSAT Pusat Sains Antariksa Pusat Sains Teknologi Atmosfer DETEKNOLOGI Pustekbang Pustekroket Pusteksat
Tingkat Ahli Terampil 9
2
3
-
-
1
1
0
1
-
-
-
3
4
1 1
Pada bulan Desember 2016, berdasarkan Keputusan Kepala ANRI terjadi penambahan pejabat fungsional arsiparis melalui program inpassing sebanyak 13 orang tingkat terampil yang berasal dari satuan organisasi di lingkungan LAPAN.
D.
Pengamanan Fisik dan Informasi Arsip
Untuk pengamanan fisik dan informasi arsip, dibutuhkan 3 (tiga) hal yaitu: 1. Pengamanan Ruang Simpan Arsip Pengamanan ruang simpan secara keseluruhan mencakup fasilitas pengamanan seperti pemasangan kamera pengawas (cctv), kunci pengamanan ruangan, dan media simpan arsip (arsip kategori 23
biasa/terbuka disimpan pada rak besi, arsip kategori terbatas di simpan pada filing cabinet, dan arsip kategori rahasia di simpan pada almari besi). 2. Penentuan pengelola arsip Pengelola arsip yang dimaksud meliputi Pejabat Fungsional Arsiparis di Unit Kearsipan I dan pengelola arsip aktif di Central File (tempat penyimpanan arsip aktif di unit kerja) LAPAN. Arsiparis sebagai pengelola arsip inaktif sangat berperan dalam pengamanan arsip di Records Centre (Pusat Arsip) sehingga penetapan akses arsip dapat berjalan optimal. Arsiparis dan atau pengelola arsip aktif mempunyai wewenang dan tanggung jawab mengelola arsip di central file.
3. Daftar Arsip Terbatas dan Daftar Arsip Rahasia Penciptaan daftar arsip terbatas dan daftar arsip rahasia oleh unit pengolah termasuk ke dalam pengamanan informasi arsip. Tujuannya sebagai acuan pembatasan akses yang digunakan oleh penyedia informasi yang berada di Records center dan Central File.
Berdasarkan klasifikasi keamanan, dibutuhkan penentuan akses bagi pengguna yang berhak untuk mengakses arsip dinamis. Pengguna yang diberikan akses, terdiri dari 2 (dua) golongan yaitu pengguna yang ada di lingkungan internal instansi dan pengguna dari lingkungan eksternal instansi. Penggolongan tersebut adalah sebagai berikut:
24
Pengguna yang Berhak di Lingkungan Internal Instansi 1. Penentu
kebijakan
yang
mempunyai
kewenangan
untuk
mengakses seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya, dengan ketentuan sebagai berikut: a. Pimpinan tingkat tertinggi, yaitu Kepala LAPAN mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip yang berada dibawah kewenangannya, b. Pimpinan tingkat tinggi (satu tingkat di bawah pimpinan level tertinggi), yaitu Sekretaris Utama, Deputi Bidang Sains Antariksa
dan
Atmosfer,
Deputi
Bidang
Teknologi
Penerbangan dan Antariksa, dan Deputi Bidang Penginderaan Jauh yang mempunyai kewenangan untuk mengakses arsip di bawah kewenangannya, namun tidak diberikan akses untuk informasi yang terdapat pada pimpinan level tertinggi dan yang satu level dengan unit di luar unit kerjanya, kecuali telah mendapatkan izin. c. Pimpinan tingkat menengah (satu tingkat di bawah pimpinan level tinggi), yaitu Pejabat Eselon 2 dan 3 yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip di bawah kewenangannya, namun tidak diberikan akses untuk informasi yang terdapat pada pimpinan level tertinggi, pimpinan level tinggi, dan yang satu level di luar unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin.
25
2. Pelaksana Kebijakan, yaitu Pejabat Eselon 4, Arsiparis, dan pegawai yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya dengan tingkat klasifikasi biasa/terbuka, tetapi tidak diberikan akses untuk arsip dengan tingkat klasifikasi terbatas dan rahasia yang terdapat pada pimpinan tingkat tertinggi, pimpinan tingkat tinggi, pimpinan level menengah, dan yang satu tingkat di atas unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin. 3. Pengawas internal mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti pengawasan yang dilakukan oleh Inspektorat
Pengguna yang berhak di lingkungan eksternal 1. Publik mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip dengan kategori biasa/terbuka. 2. Pengawas eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan, seperti pengawasan yang dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan Badan Pengawasan Keuangan Pembangunan (BPKP), contohnya ketika BPK sedang dalam tugas mengaudit 26
3. Aparat penegak hukum mempunyai hak untuk mengakses arsip pada pencipta arsip yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditanganinya dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum, contohnya ketika pihak penegak hukum sedang menangani tindak pidana masalah korupsi.
Sesuai dengan tugas dan fungsi LAPAN di bidang Teknologi Penerbangan dan Antariksa, maka Juklak Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip, mempunyai 2 (dua) lampiran terdiri dari klasifikasi keamanan dan akses arsip substantive dan arsip fasilitatif. Melalui analisis fungsi organisasi arsip substantif yang tercipta dan akses arsip satuan kerja di lingkungan LAPAN, maka tersusun : kode Klasifikasi, Jenis Arsip, Klasifikasi Keamanan, Hak Akses, Informasi (Wajib Diumumkan Berkala, Wajib Diumumkan Serta Merta,
Wajib
Disediakan
Setiap
Saat,
Informasi
yang
Dikecualikan), Dasar Pertimbangan, Unit Pengolah. Penyusunan klasifikasi keamanan dan akses arsip substantive, menggunakan kode klasifikasi sesuai dengan Pedoman Klasifikasi LAPAN, adapun kode klasifikasi yang digunakan antara lain: 1.
SA. Sains Antariksa dan Atmosfer 27
2.
PA. Teknologi Penerbangan dan Antariksa
3.
PJ. Penginderaan Jauh
4.
KK. Kajian Kebijakan
5.
TI. Teknologi Informasi
6.
PA. Pemanfaatan Antariksa
7.
AT. Alih Teknologi
8.
JT. Jasa Teknologi
Sedangkan dalam penyusunan klasifikasi keamanan dan akses arsip fasilitatif, menggunakan kode klasifikasi sesuai dengan Pedoman Klasifikasi LAPAN, adapun kode klasifikasi yang digunakan antara lain: 1.
PR. Perencanaan
2.
OT. Organisasi dan Ketatalaksanaan
3.
KP. Kepegawaian
4.
KU. Keuangan
5.
PL. Perlengkapan
6.
RT. Kerumahtanggaan
7.
TU. Ketatausahaan dan Kearsipan
8.
PS. Perpustakaan
9.
HM. Hubungan Masyarakat
10.
HK. Hukum
11.
KS. Kerjasama
12.
PW. Pengawasan
28
BAB V PENUTUP
Kesimpulan Kegiatan
kajian
proses
penyusunan
Petunjuk
Pelaksanaan
klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis berhubungan dengan kegiatan Pengamanan Arsip yang merupakan program perlindungan terhadap fisik dan informasi arsip berdasarkan klasifikasi keamanan. Oleh karena
itu
pengklasifikasian
sangat
membantu
dalam
kegiatan
pengamanan arsip dan menentukan siapa saja yang boleh melakukan akses terhadap arsip tersebut. Kegiatan pengklasifikasian keamanan akses arsip dinamis dapat menjaga kelestarian arsip dinamis itu sendiri dari segala macam kerusakan, kejahatan, dan kesalahan dalam melakukan akses arsip. Karena ada beberapa macam jenis arsip berdasarkan tingkat kebolehan untuk diakses. Selain itu pengklasifikasian keamanan akses arsip dinamis juga mempunyai tingkat klasifikasinya yaitu pengelompokkan arsip dalam tingkatan tertentu berdasarkan dampak yang ditimbulkan apabila informasi yang terdapat didalamnya diketahui oleh pihak yang tidak berhak. Saran Klasifikasi
keamanan
arsip
merupakan
pengkategorian/
penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik serta perorangan. Klasifikasi Akses Arsip adalah pengkategorian pengaturan 29
ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip.
Sehingga diperlukan pemahaman dari setiap pengelola PPID (pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) di satuan kerja dalam melakukan layanan informasi kepada pengguna.
Peningkatan pemahaman dapat
diberikan melalui: 1.
Sosialisasi Peraturan Kepala tentang Petunjuk Pelaksanaan diseluruh satuan kerja LAPAN;
2.
Pelatihan/seminar tentang klasifikasi keamanan dan akses arsip ke satuan kerja khususnya kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).
Kepala Arsip
Bagian
Persuratan
Nur Kelana Rosdiani, S.Pd
dan
Penyusun
Rohimah, SP, M.A
30
DAFTAR PUSTAKA
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 3. Peraturan Kepala LAPAN Nomor 12 Tahun 2010 tentang Pedoman Tata Naskah. 4. Peraturan Kepala LAPAN Nomor 11 Tahun 2010 tentang Pedoman Tata Kearsipan. 5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 40 Tahun 2011 tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses 6. Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2016 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip 7. Peraturan Kepala LAPAN Nomor 11 tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.
31
