JSIKA Vol 3, No 2 (2014)
Jurnal Sistem Informasi Situs Jurnal : http://jurnal.stikom.edu/index.php/jsika
RANCANG BANGUN APLIKASI DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN DI PERUSAHAAN DAERAH PASAR SURYA SURABAYA Supriyanto1) Sulistiowati 2) Yoppy Mirza Maulana3) Program Studi/Jurusan Sistem Informasi STMIK STIKOM Surabaya Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya, 60298 Email : 1)
[email protected], 2)
[email protected], 3)
[email protected]
Abstract: The company Solar Market Area (PDPS) is a company engaged in the field of community service in the city of Surabaya. In the process of its business, coupled with PDPS administrative staffing processes. Document management administration process is divided into six staffing processes. In those processes, currently experiencing difficulty in managing documents. This is because the process of shipping, receiving, storage, search, and document approval is done manually. It also results in the process of pengirimanan, search, and document storage became longer, the difficulty in providing additional information, security, and permissions settings for the document. Keywords: Document Management System, Aplication, Personnel Administration. Perusahaan Daerah Pasar Surya (PDPS) Surabaya merupakan badan usaha milik pemerintah daerah Surabaya yang bergerak di bidang pelayanan masyarakat dalam rangka pemenuhan tempat, sarana, dan prasarana pasar tradisional di kota Surabaya. Pasar tradisional di Surabaya dipandang penting dalam rangka menggerakkan roda perekonomian bagi kalangan pedagang kecil dan menengah. Sifat usaha PDPS adalah menyediakan pelayanan jasa bagi kemanfaatan umum dengan memperoleh keuntungan berdasarkan prinsip-prinsip pengelolaan perusahaan (Peraturan Daerah Kota Surabaya, 2008: No 6). Dalam mengurus administrasi kepegawaian PDPS melakukan enam proses pengelolaan dokumen meliputi mengelola dokumen dalam menyusun rencana formasi pegawai dan mengusulkan rencana pengadaanya, mengelola dokumen dalam menyusun rencana pendidikan dan latihan pegawai, mengelola dokumen dalam melakukan penilaian kinerja pegawai, mengelola dokumen dalam membuat daftar gaji, mengelola dokumen dalam melakukan pemeliharaan pegawai, dan
mengelola dokumen dalam proses pemutusan hubungan. Kegiatan administrasi kepegawaian di setiap proses pengelolaan dokumen menghasilkan dokumen yang diantaranya memiliki keterkaitan dengan proses pengelolaan lainnya. Aturan perusahaan yang menerangkan tentang persetujuan merupakan alasan yang menyalurkan antar stakeholder di proses setiap pengelolaan dokumen. Berikut ini adalah gambar dari aliran dokumen administrasi kepegawaian. Dari gambaran siklus dokumen administrasi kepegawaian tersebut, di dalamnya terdapat proses-proses yang saat ini mengalami kesulitan dalam menjalankannya. Hal ini disebabkan tidak adanya sistem (aplikasi) yang dapat membantu bagian kepegawaian dalam mengelola administrasi kepegawaian. Berdasarkan riset yang telah dilakukan, detail penyebab masalah yang dihadapi perusahaan saat ini ada enam permasalahan. Permasalahan pertama terletak pada pemberian keterangan tambahan tentang dokumen administrasi kepegawaian seperti meta data dokumen, masih kurang lengkap. Permasalahan selanjutnya yakni proses penyimpanan (storage) dokumen
Halaman 159
administrasi yang telah dilakukan oleh bagian pengolahan data kepegawaian perusahaan agar kepegawaian dengan cara menyimpan dokumen dapat berjalan lebih maksimal, sesuai dengan dalam bentuk hardcopy. Proses ini mengalami peraturan daerah, serta dapat menberikan kesulitan pada saat dokumen yang tersimpan penurunan biaya operasional bagi perusahaan. telah penuh sehingga untuk menyimpan Perubahan dan perbaikan ini dimulai dari dokumen harus ditata rapi dulu. Permasalahan penggunaan aplikasi Document Management selanjutnya yakni pada keamanan (security) System berbasis web, yang bertujuan membantu dokumen kepegawaian perusahaan sekarang bagian kepegawaian dalam melakukan tidak terjaga dengan baik, sehingga segala pemberian keterangan tambahan dokumen pengelolahan dokumen (perbaikan dan (Annotations), penyimpanan dokumen (storage), pembuatan) tidak tercatat sehingga pemantauan keamanan dokumen (security), pengaturan hak terhadap dokumen kepegawaian tidak dapat akses dokumen, pencarian dokumen (searching) terlaksana. dan mendistribusikan dokumen melalui jaringan Permasalahan selanjutnya yakni pada (distribution). masalah hak akses dokumen. Dalam aturan Harapan dari penerapan aplikasi perusahaan hak akses terhadap dokumen sudah Document Management System yang berbasis diatur, tetapi aturannya hanya diatur oleh kepala web adalah mambantu bagian kepegawaian kepegawaian. Pembagian hak akses dalam dalam melakukan administrasi kepegawaian proses bisnis sekarang sebenarnya sudah baik, sesuai dengan Peraturan Walikota Surabaya tetapi pernah ada kesalahan hak akses dalam Nomor 15 Tahun 2007 pada pasal 23. Hal ini penggunaan dokumen. Hal ini berkaitan dengan disebabkan PDPS memiliki cabang perusahaan penyimpanan dokumen yang di lemari khusus yang tersebar di daerah Surabaya. Setiap proses kepegawaian, sehingga pengaturan hak akses mengelola dokumen dalam administrasi belum optimal. Permasalahan selanjutnya yakni kepegawaian dapat meminimalisasi risiko sistem proses pencarian (searching) dokumen saat ini. membutuhkan waktu yang lama, karena bagian kepegawaian harus mengingat atau mencatat METODE dokumen yang akan dicari ke media pembantu Konsep Document Management System (kertas, notepad, dan lain-lain). Setelah dibuat Menurut Laserfiche (2007:13) list dokumen maka bagian kepegawaian mencari Komponen penting dari sistem manajemen di lemari khusus kepegawaian. Pencarian dokumen, yakni: dokumen di lemari khusus kepegawaian a. Usability (Kegunaan) membutuhkan waktu lama walaupun tempat Sebuah sistem akan sering digunakan jika sudah tertata rapi. Hal ini karena bagian penggunaan sederhana untuk menangkap, kepegawaian harus memilah dari tumpukan memenejemen dan menemukan dokumen dokumen kepegawaian. yang diperlukan. Agar suatu kegunaan Permasalahan terakhir yakni sistem manajemen dokumen terasa oleh pendistribusian dokumen administrasi pengguna di seluruh organisasi, harus kepegawaian membutuhkan waktu lama. Bagian diperhatikan tampilan yang user-friendly kepegawaian memiliki hubungan yang cukup dan mudah digunakan (Laserfiche, banyak dengan stakeholder dalam proses 2007:13). administrasi kepegawaian. Pendistribusian b. Indexing and Retrieval (Pengindeksan dan dokumen administrasi kepegawaian dikelola Pencarian) oleh bagian Tata Usaha. Berdasarkan aturan Sebuah sistem manajemen dokumen dengan perusahaan tugas bagian Tata Usaha mengatur fitur lengkap memudahkan untuk semua surat masuk dan keluar di PDPS, menemukan apa yang dibutuhkan. sehingga distribusi dokumen administrasi Pengambilan dokumen yang relevan harus kepegawaian akan membutuhkan waktu lama. cepat, mudah dan efisien, dengan beberapa Akibat yang akan ditimbulkan adalah metode kategorisasi informasi keterlambatan proses-proses lainnya. (Laserfiche,2007:17). Melihat kondisi proses kerja di bagian - Indexing kepegawaian saat ini, memerlukan adanya Indexing digunakan untuk mencari dokumen beberapa perubahan dan perbaikan alat elektronik. Terdapat tiga cara utama dalam pelaksanaan manajemen dokumen. Hal ini membuat indexing dari dokumen, yaitu dilakukan dengan tujuan untuk membantu menggunakan full text indexing, membuat Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y.. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X
Halaman 160
d.
g.
Blok Diagram Adapun beberapa secara garis besar proses dalam mengelola dokumen kepegawaian yang dilakukan oleh perangkat lunak bisa dilihat pada gambar 1. DMS: 1. Usability 4. Storage and Archiving 2. Indexing and Retrieval 5. Distribution 3. Annotations 6. Security Mengelola dokumen dalam menyusun rencana formasi pegawai dan mengusulkan rencana pengadaanya
Mengelola dokumen dalam pemutusan hubungan kerja
Perjanjian kerja Form rencana kebutuhan diklat
Mengelola dokumen dalam menyusun rencana pendidikan dan latihan pegawai
Sertifikasi diklat Form penilaian kinerja
Legenda Arah Panah Merah : output dan input Arah Arah Panah Hitam : Input Dokumen Arah Panah Hijau : Output
Surat pemohonan cuti, Perpindahan pegawai
SP1, SP2, SP3
Mengelola dokumen dalam memelihara pegawai
Mengelola dokumen dalam melakukan penilaian kinerja pegawai
Permohonan cuti, Keterangan mutasi Detail gaji
Perubahan data pegawai
Hasil penilaian kinerja
f.
Integration (Integrasi) Pengenalan perangkat lunak yang menggunakan teknologi baru sering menciptakan masalah pengintegrasian dengan sistem yang ada, yang dikelola oleh bagian pendukung komputer. Program manajemen dokumen harus menawarkan alat integrasi dikemas secara mudah, agar bagian pendukung bisa mudah menerapkan perangkat lunak yang baru (Laserfiche,2007:30).
Surat keterangan
e.
h.
Form rencana kebutuhan pegawai
c.
mengharuskan pengguna untuk memberikan mandat biasanya nama pengguna dan password, untuk mengakses sistem (Laserfiche,2007:28).
Surat keputusan pemberhentian kerja
-
indexing melalui kategori kata kunci dari dokumen, dan membuat indexing dengan berdasarkan grup dari dokumen. Retrieval Memungkinkan pengguna mencari hanya dengan kata kunci yang sudah dikategorikan. Pencarian dokumen ini menggunakan konsep full text indexing, yang dapat menemukan dokumen yang perlu untuk dibaca dan mengindek dokumen secara manual dengan menggunakan kata kunci. Annotations (Keterangan Tambahan) Informasi tambahan tentang dokumen dapat membantu dalam memantau dokumen itu sendiri. Pengguna aplikasi DMS dapat menambah atau menghapus informasi tambahan, tanpa mengubah dokumen aslinya. Pada umumnya, highlight, dan sticky notes adalah merupakan jenis penjelasan yang digunakan di dalam aplikasi DMS (Laserfiche,2007:21). Storage and Archiving (Penyimpanan dan Pengarsipan) Dokumen dalam sistem manajemen dokumen harus tersimpan di dalam database secara handal. Sistem penyimpanan Dokumen manajemen harus mampu mengakomodasi perubahan teknologi dan pertumbuhan masa depan organisasi. Lebih tepatnya untuk menyediakan penyimpanan dokumen jangka panjang dan pengarsipan (Laserfiche,2007:22). Distribution (Distribusi) Sebuah sistem manajemen dokumen harus membantu dalam hal menggunaan atau pembagian dokumen pada orang yang tepat (Laserfiche,2007:24). Proses distribusi dokumen menghubungkan antar stakeholder di perusahaan, sehingga penggunaan dokumen dapat diakses secara bersamaan. Workflow (Alur Kerja) Workflow dapat meningkatkan otomatisasi routing dokumen ke berbagai orang dan menghilangkan kemacetan (Laserfiche,2007:26). Security (Keamanan) Sistem keamanan merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap sistem manajemen dokumen. Sebuah sistem manajemen dokumen fitur lengkap memberikan sistem administrator untuk mengatur hak akses. Salah satu keamanan yakni otentikasi, yang memiliki pengertian tingkat keamanan yang
Mengelola dokumen dalam membuat daftar gaji dan penghasilan pegawai lainnya
Gambar 1. Blok Diagram Sistem Flow Sistem flow di bawah dikelompokkan secara kategori proses.
ini
1. Aliran Sistem Fungsi Mengunggah Dokumen PPB Aliran sistem fungsi mengunggah dokumen PPB ini memiliki beberapa proses yang saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 2. 2. Aliran Sistem Pengiriman dokumen PPB Aliran sistem fungsi pengiriman dokumen ppb ini memiliki beberapa proses yang saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3
Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X
Halaman 161
Fungsional : Menerima dokumen ppb
3. Aliran Sistem Fungsi Menerima dokumen PPB Aliran sistem fungsi menerima dokumen PPB ini memiliki beberapa proses yang saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 4. 4. Aliran Sistem Fungsi Melihat Dokumen PPB Aliran sistem fungsi melihat dokumen PPB ini memiliki beberapa proses yang saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 5.
Staf Kepegawaian
Start 1
Kategori
Login
2 Memilih halaman “Beranda” 3 Memilih konten “Disposisi yang belum dilihat”
Pegawai
Informasi
Dokumen
Disposisi Syarat Jabatan
4 Unduh Dokumen
Finish
Gambar 4 Aliran sistem Fungsi Menerima dokumen PPB 5. Aliran Sistem Fungsi Permintaan Approval Dokumen PPB Aliran sistem fungsi permintaan approval dokumen ppb ini memiliki beberapa proses yang saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 5. Fungsional : Melihat dokumen ppb Staf Kepegawaian
Gambar 2. Aliran sistem fungsi mengunggah dokumen PPB
Start Fungsional : Pengiriman dokumen ppb Staf Kepegawaian
1
Kategori Start 1
Login
2 Memilih konten “Unggah Dokumen” 3 Memilih tabs “Distribusi” 4
5
Memilih stakeholder
Login
Pegawai
Kepala Unit Kerja
Pegawai
2 Memilih halaman “Beranda” 3 Memilih konten “Lamaran pekerjaan belum dilihat”
Kategori
Informasi
Dokumen
Informasi
Lamaran Pekerjaan
Dokumen Pegawai
Simpan distribusi
Disposisi
Finish
Dokumen
4 Lihat Dokumen
Disposisi
6Finish Form rencana kebutuhan pegawai
. Gambar 3 Aliran sistem fungsi pengiriman dokumen ppb
Gambar 5. Aliran sistem permintaan approval dokumen ppb 6. Aliran sistem fungsi Approval dokumen phk (kuk) Aliran sistem fungsi Approval dokumen phk (kuk) ini memiliki beberapa proses yang
Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y.. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X
Halaman 162
saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 6.
1. Context Diagram Berikut ini adalah desain context diagram untuk perangkat lunak yang akan dikerjakan. Untuk melihatnya bisa pad gambar 8.
Fungsional : Approval dokumen ppb (KK) Kepala Kepegawaian
Start 1
Login
Data Flow Diagram di bawah ini terdiri dari:
Surat pemutusan hubungan kerja (bd)
Pegawai
Surat pemutusan hubungan kerja (sd) Surat teguran (bd) Surat teguran (sd) Dto unggah (bd)
2 Memilih halaman “Beranda”
Dti unggah (sd) Form rencana kebutuhan diklat (bd)
Informasi
Form rencana kebutuhan diklat (sd) Form rencana kebutuhan pegaw ai (bd) Staf Kepegaw aian
Form rencana kebutuhan pegaw ai (sd)
Kepala Kepegaw aian
Surat Pemutusan hubungan kerja (bd) Surat Pemutusan hubungan kerja (sd)
3 Memilih konten “Dokumen yang belum diotorisasi”
Dto PApproval pp Dti PApproval pp
Dokumen
Detail perhitungan gaji (bd) Detail perhitungan gaji (sd) Jenis diklat (bd) Jenis diklat (sd) Perjanjian kontrak kerja (bd) 0
Perjanjian Form rencana kontrak keja kebutuhan pegawai
Perjanjian kontrak kerja (sd) Dto pengirim pk (sk)
4
Memilih menu “Lihat Dokumen”
Dti pengirim pk (sk)
Dto approval ppb (kk)
Dto pengirim lp (sk) Dti approval ppb (kk)
Dti pengirim lp (sk)
Otorisasi
jenis diklat (O1) (bo)
Dto pengirim ppb (sk) Dti pengirim ppb (sk)
jenis diklat (O1) (so) Rancang Bangun Aplikasi DMS pada Bagian Kepegaw aian di PDPS
Form kuesioner penilaian kinerja (fix) (sd) Form kuesioner penilaian kinerja (fix) (bd)
Dto approval pk (kk) Dti approval pk (kk) Detail perhitungan gaji (O1) (bo)
Dis posisi syarat jabatan (sd) Dis posisi syarat jabatan (bd)
5 Memberikan otorisasi Start
Detail Otorisasi
Detail perhitungan gaji (O1) (so)
Lamaran Pekerjaan (sd) Lamaran Pekerjaan (bd) Informasi Disposisi Data administrasi kepegaw aian
Surat pemutusan hubungan kerja (O1) (bo) Surat pemutusan hubungan kerja (O1) (so)
+
Dti approval pp (kk) Dto approval pp (kk)
Dti approval pp (kuk) Dto approval pp (kuk) Form rencana kebutuhan pegaw ai (bd)
Dokumen
Form rencana kebutuhan pegaw ai (sd) Kepala Unit Kerja
Surat edar penilaian kinerja dan form kuesioner penilaian kinerja (bd) Surat edar penilaian kinerja dan form kuesioner penilaian kinerja (sd) Dto pengiriman ppb (kuk) Dti pengiriman ppb (kuk)
Gambar 6. Aliran sistem fungsi Approval dokumen phk (kuk)
Form kuesioner penilaian kinerja (fix) (bd) Form kuesioner penilaian kinerja (fix) (sd) Pemutusan hubungan kerja (O3) (so) Form rencana kebutuhan pegaw ai (O2) (bo) Pemutusan hubungan kerja (O3) (bo) Form rencana kebutuhan pegaw ai (O2) (so) Dir eksi
Detail perhitungan gaji (bo)
7. Aliran sistem fungsi Melihat disposisi dokumen Aliran sistem fungsi Melihat disposisi dokumen ini memiliki beberapa proses yang saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 7 Fungsional : Menerima disposisi dokumen
Tata Usaha
Jenis diklat (O2) (so) Jenis diklat (O2) (bo)
Sub Bagian Gaji
Dti approval pp Dto approval pp Detail perhitunagn gaji (so)
Gamabar 8. Context Diagram
2. DFD Level 0 Keterangan lebih lanjut tentang DFD level 0 yakni, bisa dilihat pada gambar 9.
Tata Usaha
Data pencarian 2
Data Kat egori
6
Kat egori
Dokumen 2
7
13
Inf ormasi
Data Jabat an
Data Inf ormasi [Form kuesioner penilaian kinerja (f ix) (bd)]
Jabatan
[Dt o pengirim pk (sk)]
[Dt i pengirim pk (sk)]
[Surat pemut usan hubungan kerja (bd)]
[Dt i pengirim lp (sk)] [Dt o pengirim lp (sk)]
Pengiriman dokumen Kepala Kepala Unit Kerja Kerja Unit
[Dt i pengiriman ppb (kuk)] [Dt o pengiriman ppb (kuk)]
Start
[Dt o unggah (bd)] Staf Staf Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Staf
Data Simpan
Data Login dat a pilih stakeholder 1 2
[Surat teguran (sd)]
+
[Form kuesioner penilaian kinerja (f ix) (sd)] Data Unggah dokumen
[Form rencana kebutuhan diklat (bd)]
Data Unggah dokumen dat a pencarian
2
Data login
Pegawai
3
Data Beranda
Dokumen
13
Jabatan
Data Jabat an [Surat edar penilaian kinerja dan f orm kuesioner penilaian kinerja (sd)]
Login
Dokumen
Disposisi
dat a beranda dat a Unduh
1
dat a pencarian Data Jabat an
3
[Surat edar penilaian kinerja dan f orm kuesioner penilaian kinerja (bd)]
Pegawai
1 7
Data Inf ormasi
Kepala Unit Unit Kerja Kerja
Menerima dokumen
Inf ormasi
[Dt i unggah (sd)]
Data Inf ormasi 6
[Surat pemut usan hubungan kerja (sd)]
Kat egori
Mengunggah dokum en
Data Inf ormasi [Form rencana kebutuhan pegawai (bd)]
+
2 Memilih halaman “Beranda”
Informasi
7
[Form kuesioner penilaian kinerja (f ix) (sd)] Data login 1
Data Kirim
Pegawai
2
Dokumen
5
Otorisasi
“Disposisi yang belum dilihat”
6
[Jenis diklat (bd)] [Detail perhit ungan gaji (sd)]
Kepala Unit Kerja
[Dt o approval pp (kuk)] [Dt i approv al pp (kuk)]
Sub Sub Bagian Bagian Gaji Gaji [Detail perhit unagn gaji (so)] [Dt o approval pp (kk)]
[Detail perhit ungan gaji (bo)]
Data Beranda Data Otorisasi
Approv al dokumen
[Dt i approv al pp (kk)]
[Form rencana kebutuhan pegawai (O2) (bo)] [Form rencana kebutuhan pegawai (O2) (so)] Data Det ail otorisasi [Jenis diklat (O2) (bo)]
[Jenis diklat (sd)]
Dokumen
Data Kat egori
[Dt i approv al pp]
[Perjanjian kontrak kerja (sd)]
+ Data det ail otorisasi
Permintaan approv al dokumen
[Detail perhit ungan gaji (bd)] [Dt i PApprov al pp] [Dt o PApprov al pp] [Surat Pemutusan hubungan kerja (bd)]
Data Jabat an
+
Direksi Direksi Direksi Direksi
[Surat Pemutusan hubungan kerja (sd)] Data Inf ormasi 13
Dokumen administrasi Kepegawaian
5
Data Login Data Pencarian
Kat egori
Data Beranda
Data pencarian [Dt o approval pp]
3 Memilih konten
6
Inf ormasi Data Disposisi
Data Konten unggah dan distribusi
[Form rencana kebutuhan diklat (sd)]
+
Data Unggah dokumen
[Disposisi sy arat jabatan (sd)] [Form kuesioner penilaian kinerja (f ix) (bd)]
[Perjanjian kontrak kerja (bd)]
[Form rencana kebutuhan pegawai (bd)]
Data Simpan
[Disposisi sy arat jabatan (bd)] Staf Staf Staf Staf Staf Staf Staf Staf Kepegawai Staf Staf Kepegawaian Kepegawaian StafKepegawai Kepegawaian Kepegawai Kepegawaian Kepegawai Kepegawai Kepegawai Kepegawaian an anan an anan
[Form rencana kebutuhan pegawai (sd)]
Data Kat egori Data Login
[Form rencana kebutuhan pegawai (sd)]
Kategori
Staf Kepegawai an Staf Kepegawai Staf an Staf Kepegawaian Staf Kepegawai Kepegawai an Staf Staf Staf Staf Staf an Kepegawai Kepegawai Kepegawai Kepegawai Kepegawai an an an an an
[Surat teguran (bd)]
[Dt o pengirim ppb (sk)] [Dt i pengirim ppb (sk)]
Disposisi
1
Data jabatanData Inf ormasi dat a jabatan 7
Jabatan Pegawai Dokumen
3
Disposisi
Finish
Gambar 7. Aliran sistem fungsi Melihat disposisi dokumen
Direksi Direksi 8
Detail Ot orisasi
Tat a Usaha Usaha
[I nf ormasi Disposisi]
13
Jabatan
[Pemut usan hubungan kerja (O3) (bo)] [Pemut usan hubungan kerja (O3) (so)] [Surat pemut usan hubungan kerja (O1) (so)]
+
[Lamaran Pekerjaan (bd)] [Lamaran Pekerjaan (sd)]
[Detail perhit ungan gaji (O1) (so)] [Detail perhit ungan gaji (O1) (bo)] [Dt o approval pk (kk)] [Dt i approv al pk (kk)]
Melihat dokumen Data Beranda Data Unduh
[Jenis diklat (O2) (so)]
Detail Ot orisasi
[Surat pemut usan hubungan kerja (O1) (bo)]
Data Beranda
Data Pencarian
4 Unduh Dokumen
Inf ormasi
4 Data Login [Data administ rasi kepegawaian]
2
8
Staf Kepegawaian
Kepala Kepala Kepegawaian Kepegawaian Kepala Kepala Kepegawaian Kepegawaian
[jenis diklat (O1) (bo)] [jenis diklat (O1) (so)] [Dt o approval ppb (kk)] [Dt i approv al ppb (kk)]
Kepala Kepegawaian
Gambar 9. DFD level 0
3. DFD Level 1 Proses Unggah Dari kumpulan ptoses dalam level 0, terdapat level 1 tentang proses unggah. Untuk melihat bisa pada gambar 10
Data Flow Diagram Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X
Halaman 163
Gambar 10. DFD level 1 Unggah Dokumen 13
6
dokumen. Untuk melihat bisa pada gambar 13.
[Data Jabatan]
Jabatan
[Data Kategori]
Kategori
[Data Inf ormasi]
7
Informasi
[data pencarian] 1.1 2
1
[Data Unggah dokumen]
Dokumen Dokumen
Pegaw ai
13
2
Jabatan
[Data Login]
[Data jabatan]
Proses unggah PPB
[Data Simpan]
[Form rencana kebutuhan pegaw ai (bd)]
[Form rencana kebutuhan pegaw ai (sd)]
1
4.1
Pegaw ai
[Form rencana kebutuhan diklat (bd)]
1.2
2
Dokumen
3
Disposisi
[Data Beranda]
Staf Stafaian Staf Kepegaw Kepegaw Staf Kepegaw aian ai Kepegaw ai an an
Dt Tabel
Informasi
[Lamaran Pekerjaan (sd)] [Lamaran Pekerjaan (bd)]
Staf Staf a Kepegaw Kepegaw ian aian
baca Dt Tabel
1.3
3
Disposisi
[Dto unggah (bd)]
[Dti unggah (sd)]
Proses lihat PPB
[Data Beranda] Dto lihat
Proses unggah LP Staf Staf Staf Staf Kepegaw aiaian Kepegaw Staf Kepegaw Kepegaw ai ai Kepegaw ai an an an an
7
[Data Inf ormasi]
[Data Login]
Dt Tabel [Form rencana kebutuhan diklat (sd)]
Dokumen
[Data Pencarian]
4.2
[Data Unduh]
Proses unggah PK
[Inf ormasi Disposisi] Dto Lihat
Dt Tabel
Proses lihat administrasi
Tata Usaha
[Data administrasi kepegaw aian]
1.4
[Surat teguran (sd)]
Gambar 13. DFD level 1 Melihat Dokumen
[Surat teguran (bd)]
Proses unggah PP
Dt Tabel 1.5 Proses Unggah PHK
[Surat pemutusan hubungan kerja (sd)]
[Surat pemutusan hubungan kerja (bd)]
4. DFD Level 1 Pengiriman Dokumen Dari kumpulan ptoses dalam level 0, terdapat level 1 tentang proses pengiriman dokumen. Untuk melihat bisa pada gambar 11. 1
7
[Data Unggah dokumen] [Data Login] [Data Simpan]
Pegaw ai
3
[data pilih stakeholder]
Dokumen
[Data Unggah dokumen]
2.1
13
7
Jabatan
13
[Dti pengir iman ppb (kuk)]
Jabatan
6
5
Kategori Kepala Unit Kerja
[Form kuesioner penilaia n kinerja (f ix) (bd)]
[Dto pengiriman ppb (kuk)]
2 8
Detail Otorisasi
[Data Detail otorisasi]
Proses P A pproval PPB
[Perjanjian kontrak kerja (sd)]
Dt Tabel
Pegaw ai
[Data login] [Data pencarian]
[Data Kirim]
[Dto pengirim ppb (sk)]
[Form kuesioner penilaia n kinerja (f ix) (sd)] Kepalaa Kepal Unit Kerja Kerja Unit
1
5.1
Otorisasi
[Data Kategori] Proses kir im PPB
[Data Informasi]
[data jabatan]
Informasi
[Data Inf ormasi]
[Data pencarian]
Informasi
Dis posisi [Data Jabatan]
2
7. DFD Level Permintaan Approval Dokumen Dari kumpulan ptoses dalam level 0, terdapat level 1 tentang proses permintaan approval dokumen. Untuk melihat bisa pada gambar 14.
Dokumen
[Data Konten unggah dan distribusi] [Perjanjian kontrak kerja (bd)]
Dt Tabel
[Dti pengir im ppb (sk)] 2.2
5.2
[Dto pengirim lp (sk)] Staf Staf Kepegaw aian
[Jenis diklat (sd)]
Proses kir im LP
[Dti pengir im lp (sk)]
Staf Staf Kepegaw ai Kepegaw aian an
Dt Tabel 2.3
Staf Staf Staf Kepegaw ai Kepegawaian aian Kepegaw an
[Jenis diklat (bd)] Proses P A pproval LP Dt Tabel
Staf Staf Kepegaw ai Kepegaw Kepegaw aian aian an
5.3 [Dti pengir im pk (sk)]
Proses kir im PK
[Dto pengirim pk (sk)]
[Detail perhitungan gaji (sd)]
Gambar 11. DFD level 1 Pengiriman dokumen
Proses P A pproval GP
[Detail perhitungan gaji (bd)]
Dt Tabel 5.4
5. DFD Level 1 Menerima Dokumen Dari kumpulan ptoses dalam level 0, terdapat level 1 tentang proses menerima dokumen. Untuk melihat bisa pada gambar 12. [Data Jabatan]
1
Pegaw ai
2
Dokumen Dis Dispos posis isii
Jabatan
6
Kategori
[Data Inf ormas i]
[Data Beranda]
7
[data penc arian] 3 3
13
3.1 [Data login]
Pros es terima PPB
[data beranda]
5.5
[Surat Pemutusan hubungan kerja (sd)]
Proses P A pproval PHK
[Surat Pemutusan hubungan kerja (bd)]
Gambar 14. DFD level 1 Permintaan Aproval Dokumen
Informas i
[Dis pos isi s yarat jabatan (sd)] [Dis pos isi s yarat jabatan (bd)]
Dt Tabel [Form renc ana kebutuhan pegaw ai (bd)] [Form renc ana kebutuhan pegaw ai (sd)] 3.2
[Surat edar penilaian kinerja dan f orm kues ioner penilaian kinerja (bd)]
Staf Staf Staf Kepegaw Kepegaw aiai Kepegaw aian an an
[Form kues ioner penilaian kinerja (f ix ) (bd)] Pros es terima PK
[Surat edar penilaian kinerja dan f orm kues ioner penilaian kinerja (s d)]
[Dto PA pproval pp]
Dt Tabel
[Data Inf ormas i]
[data Unduh]
Kepala Kepala Kepala Unit Kerja Kerja Kerja Unit Unit
[Dti PApproval pp]
Proses P A pproval PP
[Form kues ioner penilaian kinerja (f ix ) (s d)]
Gambar 12. DFD level 1 Menerima Dokumen
8. DFD level 1 Approval dokumen Dari kumpulan ptoses dalam level 0, terdapat level 1 tentang proses aproval dokumen. Untuk melihat bisa pada gambar 15.
6. DFD Level 1 Melihat dokumen Dari kumpulan ptoses dalam level 0, terdapat level 1 tentang proses melihat Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y.. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X
Halaman 164
2
55
Dokumen
Otorisasi Otorisasi
2
Dokumen
[Data Login] 1
Pegaw ai
[Data Beranda] [Data Otorisasi] [Data Pencarian] [Data Jabatan]
[Data Beranda] Dir eksi
Kepala Kepegaw aian
13
Jabatan
2. Physical Data Model (PDM) informasi
[Data Kategori]
6
Kategori
8
Detail Otorisasi
KODE_INFORMASI NIP JUDUL_INFORMASI ISI_INFORMASI TANGGAL_INFORMASI STATUS_INFORMASI ...
6.1
[Form rencana kebutuhan pegaw ai (O2) (so)] [Form rencana kebutuhan pegaw ai (O2) (bo)]
[Data detail otoris asi] [Data Disposisi]
[Dti approval ppb (kk)]
Proses approval PPB
7
Informasi
6.2
Dir eksi
[Jenis diklat (O2) (so)]
Proses approval LP
Kepal Kepalaa Kepegaw Kepegawaian aian
[jenis dikla t (O1) (bo)]
[Jenis diklat (O2) (bo)]
KODE_KATEGORI NIP NAMA_KATEGORI TGL_BUAT logo warna ...
int
int varchar(200) datetime varchar(300) varchar(20)
FK_MEMPUNYAI
FK_MEMBUATQ
FK_MENGUNGGAH
dokumen
Kepala Kepegaw aian
Dt Tabel 6.3 [Dto approval pk (kk)]
[Dti approval pk (kk)] Proses approval PK
Sub Bagian Gaji
Dt Tabel
KODE_DOKUMEN NIP KODE_KATEGORI PEMBUAT CATATAN data fname datatype size filedate STATUS tgl_keluar lihat tgl_jadi text Oto ...
varchar(20) int int varchar(30) varchar(100) longblob varchar(225) varchar(60) int datetime varchar(20) datetime varchar(5) datetime longblob varchar(5)
Proses approval GP
Kepala Unit Kerja
6.5
disposisi
FK_MEMILIKI
Dir eksi Proses approval PP
[Dto approval pp]
[Dti approval pp (kk)]
[Dto approval pp (kk)]
Kepal Kepalaa Kepegaw Kepegawaian aian Kepal Kepalaa Kepegaw aian ai Kepegaw an
Dt tabel
KODE_DOKUMEN KODE_DISPOSISI TANGGAL_TERIMA ASAL TANGGAL_DISPOSISI PERIHAL KETERANGAN_DISPOSISI SIFAT_DISPOSISI INSTRUKSI STATUS_DISP ...
ID_OTORISASI int TANGGAL_OTORISASI datetime SIFAT_OTORISASI varchar(20) ...
FK_TERDIRI
detail_otorisasi NO_OTORISASI ID_OTORISASI KODE_DOKUMEN NAMA_OTORISASI JABATAN_OTORISASI STATUS_OTORISASI TANGGAL_DETAIL ...
int int varchar(20) varchar(75) varchar(75) varchar(15) datetime
varchar(20) varchar(50) datetime varchar(75) datetime text text varchar(20) varchar(75) varchar(1)
Pembuatan desain dan program dari aplikasi Document Management system disesuaikan gambaran perancangan sistem yang sudah dikerjakan pada bab sebelumnya. Untuk mengetahui secara terperinci dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
[Dto approval pp (kuk)]
[Dti approval pp]
otorisasi
int varchar(30) varchar(30) varchar(30) varchar(20) date varchar(300) varchar(40) date date varchar(20) varchar(100) varchar(10)
Hasil dan Pembahasan Program
[Dti approval pp (kuk)]
Dir eksi
NIP NIJ NAMA_LENGKAP PENGGUNA TEMPAT_LAHIR TANGGAL_LAHIR FOTO UNIT_KERJA TMT_PASAR TMT_JABATAN PENDIDIKAN ALAMAT STATUS ...
Gambar 17. PDM
[Detail perhitungan gaji (O1) (bo)]
Dt tabel Kepala Unit Kerja
FK_BERJABATAN
FK_MEMBERIKAN
6.4 [Detail perhitungan gaji (bo)] [Detail perhitunagn gaji (so)] [Detail perhitungan gaji (O1) (so)]
varchar(30) int varchar(30) datetime varchar(5)
pegawai
kategori
Dt Tabel
NIJ NIPP NAMA_JABATAN TGL_BUAT_J STATUS
FK_MEMBUAT
[Dto approval ppb (kk)]
[jenis dikla t (O1) (so)]
jabatan
int int varchar(20) text datetime varchar(10)
6.6 [Surat pemutusan hubungan kerja (O1) (so)]
Dir eksi
[Pemutusan hubungan kerja (O3) (bo)]
Proses approval PHK
[Pemutusan hubungan kerja (O3) (so)]
[Surat pemutusan hubungan kerja (O1) (bo)]
Gambar 15. DFD level 1 Aproval Dokumen Entity Relationship Diagram
(ERD) merupakan sistem untuk mempresentasikan, kebutuhan sistem kedalam suatu bentuk dengan struktur keseluruhan dari data pemakai. ERD ini terdiri dari 2 yakni CDM dan PDM.
Interface Login Proses di halaman ini memadukan dua kata kunci yakni nama dan sandi setiap pegawai yang akan melakukan proses pengelolaan dokumen di aplikasi. Selain memadukan kedua kata kunci, dalam proses login menggunakan sequrity base 64 dalam pengecekan data
pegawai.
1. Conceptual Data Model (CDM) informasi
jabatan
KODE_INFORMASI Integer JUDUL_INFORMASI Variable characters (20) ISI_INFORMASI Text TANGGAL_INFORMASI Date & Time STATUS_INFORMASI Variable characters (10)
<M> <M> <M> <M> <M>
NIJ Variable characters (30) NIPP Integer NAMA_JABATAN Variable characters (30) TGL_BUAT_J Date & Time STATUS Variable characters (5)
KODE_INFORMASI ...
NIJ ... membuat
kategori KODE_KATEGORI Integer NAMA_KATEGORI Variable characters (200) TGL_BUAT Date & Time logo Variable characters (300) warna Variable characters (20)
<M> <M> <M> <M> <M>
mempunyai dokumen KODE_DOKUMEN Variable characters (20) <M> PEMBUAT Variable characters (30) CATATAN Variable characters (100) data Long binary <M> fname Variable characters (225) <M> datatype Variable characters (60) <M> size Integer <M> filedate Date & Time <M> STATUS Variable characters (20) tgl_keluar Date & Time lihat Variable characters (5) tgl_jadi Date & Time text Long binary Oto Variable characters (5)
memiliki
berjabatan
otorisasi
pegawai
KODE_KATEGORI ...
KODE_DOKUMEN ...
<M> <M> <M> <M>
membuat
NIP Integer <M> NAMA_LENGKAP Variable characters (30) PENGGUNA Variable characters (30) TEMPAT_LAHIR Variable characters (20) TANGGAL_LAHIR Date FOTO Variable characters (300) UNIT_KERJA Variable characters (40) TMT_PASAR Date TMT_JABATAN Date PENDIDIKAN Variable characters (20) ALAMAT Variable characters (100) STATUS Variable characters (10) NIP ... mengunggah memberikan
ID_OTORISASI Integer <M> TANGGAL_OTORISASI Date & Time <M> SIFAT_OTORISASI Variable characters (20) ID_OTORISASI ... terdiri
detail_otorisasi NO_OTORISASI Integer <M> NAMA_OTORISASI Variable characters (75) JABATAN_OTORISASI Variable characters (75) STATUS_OTORISASI Variable characters (15) TANGGAL_DETAIL Date & Time NO_OTORISASI ...
Gambar 18. Tampilan Login Pegawai
Tampilan Utama
disposisi KODE_DISPOSISI TANGGAL_TERIMA ASAL TANGGAL_DISPOSISI PERIHAL KETERANGAN_DISPOSISI SIFAT_DISPOSISI INSTRUKSI STATUS_DISP
Variable characters (50) <M> Date & Time Variable characters (75) Date & Time Text Text Variable characters (20) Variable characters (75) Variable characters (1)
Gambar 16. CDM
Dalam tampilan utama ini terdapat berapa menu pilhan yang bisa dilakukan user dalam mengelola dokumen, terdapat pula kumpulan informasi tentang dokumen yang di
Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X
Halaman 165
distribusi, maaupun yang dimintai otorisai terhadap user tersebut.
proses disposisi dokume kepada stakeholder lain.,
Gambar 19. Tampilan Utama Gambar 22. Tampilan Pengiriman Dokumen
Tampilan Daftar Otorisasi Tampilan Menerima Dokumen Daftar otorisasi dokumen ini dikelompokkan menjadi dua keompok, yakni yang dsudah diotorisai, maupun yang belum diotorisasi.
Tampilan menerima dokumen merupakan tampilan yang terdapat dalam daftar dokumen yang didisposisikan kepada stakeholder. Untuk menerima dokumen, stakeholder tinggal mengunduh dokumen dengan memilih tombol disamping kanan.
Gambar 20. Tampilan Daftar Otorisasi
Tampilan Unggah Dokumen Unggah dokumen ini merupakan tampilan yang terdiri dari pengisian identitas dokumen yang akan diunggah ke database secara binary.
Gambar 23. Tampilan Menerima Dokumen
Tampilan Melihat Dokumen Tampilan melihat dokumen ini secara detailnya untuk melihat dokumen dengan cara memilih menu lihat doumen pada daftar dokumen yang didisposisikan. Setalh dokumen dilihat, makadaftar dokumen akan berpindah tempat ke kelompok yang sudah dilihat.
Gambar 21. Tampilan Unggah doumen
Tampilan Pengiriman Dokumen Tampilan proses pengiriman dokumen ini sama seperti unggah dokumen namun proses diberikan proses lain yang betkaitan, yakni
Gambar 24. Tampilan Melihat Dokumen
Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y.. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X
Halaman 166
Tampilan Permintaaan Aproval Dokumen Tampilan Permintaan Aproval dokumen ini terdiri dari dua kelompok masukan, yakni pertama masukan identitas dokumen dan kedua list stakeholder yang akan diberi persetujuan dokumen.
Gambar 27. Tampilan Melihat Disposisi
Rekapitulasi Uji Coba Sistem
Gambar 25. Tampilan Permintaan approval dokumen
Tampilan Aproval Dokumen Dokumen yang telah diberi list otorisasi akan terkirim ke stakeholder. Proses selanjutnya adalah approval dokumen oleh stakeholder yang ddiberi wewenang otorisasi dokumen. Untuk memberi otorisasi, stakeholder hanya menekan meu setuju atau tidak pada kelompok otorisasi.
Dalam tahapan mengiplementasikan aplikasi Document Management System ini terlebih dulu dilakukan sebuah uji coba sistem, Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa aplikasi DMS ini sudah berjalan dengan benar yang sesuai dengan fungsional-fungsional yang sudah dijelaskan pada bab sebelumnya. Uji coba Sistem ini dilakukan pula dengan menggunakan firebug untuk megetahui kecapatn dalam melakulan proses fungsional dan non fungsional. Aplikasi sistem DMS pada bagian kepegawaian ini diuji menggunakan pengujian black box testing. dimana pengujian sistem dimulai dari segi fungsional program yang ada pada sistem DMS. Tabel 1. Rekapitulasi hasil pengujian Black Box Testing dan White Box Testing. Test Case 1 2
Gambar 26. Tampilan Aproval Dokumen
Tampilan Melihat Disposisi Melihat disposisi dokumen ini berlau untuk stakeholder Tata Usaha, karena dalam aturan yang berlaku dalam perusahaan Tata Usaha mengetahui dokumen yang keluar masuk di bagian kepegawaian. Untuk melihat disposisi dokumen, tata usaha memilih menu lihat dokumen.
3 4 5 6 7
Fungsional
Hasil
Unggah dokumen Pengiriman dokumen Menerima dokumen Permintaan approval dokumen Melihat dokumen Aproval dokumen Melihat disposisi
Sesuai Harapan Sesuai Harapan Sesuai Harapan Sesuai Harapan Sesuai Harapan Sesuai Harapan Sesuai Harapan
Berdasarkan hasil rekapitulasi fungsi yang udah diuji memberikan penjelasan bahwa
Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X
Halaman 167
aplikasi DMS pada bagian kepegawaian dapat diimplementasikan oleh perusahaan.
Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset.
SIMPULAN
Mulyani, Sri. 2007. Metode dan Analisis Perancangan Sistem. Bandung : Abdi Sistematika.
Berdasarkan hasil uji coba dan evaluasi aplikasi DMS pada Bagian Kepegawaian PD. Pasar Surya. Maka dapat diperoleh suatu kesimpulan sebagai berikut: 1. Aplikasi pengelolaan dokumen yang dibuat mampu memberi keterangan tambahan tentang dokumen sehingga memberikan index dalam pencarian dalam dokumen. 2. Aplikasi pengelolaan dokumen yang dibuat mampu menyimpan dokumen administrasi kepegawaian secara binary sehingga mengurangi biaya pembuatan dan pengiriman dokumen secara hardcopy dan membantu keamanan (security) dokumen kepegawaian perusahaan dengan cara menerapkan base64 pada proses otentifikasi. 3. Aplikasi pengelolaan dokumen yang dibuat mampu membantu dalam permasalahan hak akses dalam penggunaan dokumen administrasi kepegawaian sehingga terhindar dari kehilangan dokumen. 4. Aplikasi pengelolaan dokumen yang dibuat mampu membantu pencarian dokumen administrasi kepegawaian secara cepat. 5. Aplikasi pengelolaan dokumen yang dibuat mampu mengirim dokumen sehingga dapat meringankan tugas dari bagian tata usaha.
Pemerintah Kota Surabaya. 2008. Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 6 Tahun 2008 Tentang Perusahaan Daerah Pasar Surya. Surabaya. Pramana, Hengky W. 2005. Aplikasi Manajemen Perekrutan Berbasis Access. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo. Romeo. 2003. Testing & Implementasi Sistem, Edisi Satu. Surabaya : Stikom Surabaya. Siswountomo, Wiwit. 2006. Kiat Jitu Mendesaian User Interface Software. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo. Wardhana, Lingga dan Makodian, Nuraksa. 2010. Technopreneur. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.
RUJUKAN Britton, Carol and Doake, Jill. 2001. ObjectOriented Systems Development. McGraw - Hill Education. Coles, Michael and Cotter, Hilary. 2009. Pro Full-Text Search in SQL Server 2008. United Stated of America. Indrajit, Richardus Eko. 1998. Renaissance Advisors Methodologies. Jakarta: STIMIK Perbanas Renaissance Center. Kendall, K.E. dan Kendall, J.E. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta : PT. Indeks. Laserfich. 2007. Document Management Overview. Long Beach : Laserfiche. Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y.. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X
