Jurnal Sistem Informasi

JSIKA Vol 3, No 1 (2014) ISSN 2338-137X

Jurnal Sistem Informasi Situs Jurnal : http://jurnal.stikom.edu/index.php/jsika

RANCANG BANGUN APLIKASI MANAJEMEN SURAT BERBASIS WEB PADA PD. PASAR SURYA Rahmat Iwan S1) Yoppy Mirza Maulana 2) Tutut Wurijanto3) S1/Jurusan Sistem Informasi STMIK Stikom Surabaya Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya, 60298 email: 1) [email protected] , 2) [email protected] , 3) [email protected]

Abstract: The company's market Area (PDPS) is a company engaged in community service in place of fulfillment order, the means, and the infrastructure of traditional market in the city of Surabaya and the duties and responsibilities of a sub section of the administrative regulations based on SOP/TTU/01. Based on the four functions of SOP/TTU/01, in it there are processes that are currently experiencing difficulty in running it. This is due to the absence of the system (applications) that can help the performance of administrative sub division officer. The difficulty lies in the process of storage (tape/record keeping and archiving), search, retraction, distribution and provision of the code number. As for the duties and responsibilities of a sub section of the administrative regulations based on SOP/TTU/01. Based on the four functions of SOP/TTU/01, in it there are processes that are currently experiencing difficulty in running it. This is due to the absence of the system (applications) that can help the performance of administrative sub division officer. The difficulty lies in the process of storage (tape/record keeping and archiving), search, retraction, distribution and provision of the code number. Keywords : Applications,Letter Management, Letter Management Applications

Perusahaan Daerah Pasar Surya (PDPS) merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan masyarakat dalam rangka pemenuhan tempat, sarana, dan prasarana pasar tradisional di Kota Surabaya. Didalam struktur organisasi PDPS memiliki sub bagian tata usaha. Adapun tugas dan tanggung jawab sub bagian tata usaha berdasarkan peraturan SOP/TTU/01. Berdasarkan tiga fungsi dari SOP/TTU/01, didalamnya terdapat proses-proses yang saat ini mengalami kesulitan dalam menjalankannya. Hal ini disebabkan karena tidak adanya sistem (aplikasi) yang dapat membantu kinerja petugas sub bagian tata usaha.

Adapun permasalahan tersebut terletak pada proses penyimpanan (rekaman/pencatatan dan pengarsipan), Selama ini proses penyimpanan dilakukan secara baik dan rapi, dengan cara mencatat pada buku agenda maupun buku ekspedisi dan mengarsip surat berupa hardcopy salinan/tembusan surat ke beberapa folder penyimpanan. Namun untuk dapat menghasilkan laporan dari rekaman buku agenda maupun buku ekspedisi masih kurang efisien. Petugas harus mengecek, memilah, dan mengelompokkan data rekaman satu per-satu sesuai jenis laporan yang akan disajikan.

159 Begitu pula pada penyimpanan arsip surat menimbulkan kesulitan dalam proses pemeliharaannya yaitu proses pencarian surat. Meskipun surat telah diberi kode, namun dilihat dari bentuk surat yang tipis petugas harus memilih satu per-satu untuk mendapat surat yang dicari sehingga membutuhkan waktu yang lama. Kesulitan proses pencarian surat ini mempengaruhi proses penyusutan surat yang seharusnya dilakukan Pada proses pendistribusian surat merupakan proses permohonan otorisasi/disposisi atas surat yang membutuhkan tindak lanjut. Sekitar 50 surat masuk dan 150 surat keluar perharinya sekitar 75% surat butuh tindak lanjut dan 25% surat yang tidak membutuhkan tindak lanjut. Distribusi yang masih manual dengan cara mendatangi stakeholder secara langsung akan menimbulkan resiko keterlambatan penyampaian surat, karena stakeholder yang cukup banyak. Serta pemberian kode nomor dengan lima kombinasi membutuhkan waktu yang lama karena petugas tidak hafal dengan kombinasi tersebut Rancang bangun aplikasi manajemen surat berbasis web pada PDPS merupakan aplikasi yang dibutuhkan sub bagian tata usaha dalam melakukan pengelolaan surat. dengan adanya aplikasi manajemen surat berbasis web dapat membantu pekerjaan sub bagian tata usaha dari penerimaan surat masuk, pendataan, pendistribusian, mengarsipkan dan mengirimkan surat keluar..

METODE 1.

Tata Usaha Menurut Haryadi (2009:99) tata usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat pada proses penyelenggaran kerja. Sedangkan menurut Gie (2000:16) tata usaha yaitu segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi 2.

Tata Naskah Pedoman untuk tata naskah dinas pemerintahan ini telah diatur dalam peraturan menteri nomor 18 tahun 2012 tentang pedoman tata naskah dinas instansi pemerintah. Tata naskah pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah

3.

Jenis Naskah Perusahaan Berdasarkan pada Peraturan Direksi PDPS Nomor 15 Tahun 2013 Tentang Pedoman Tata Naskah PDPS memiliki jenis naskah yang dibedakan menjadi 3 yaitu naskah perusahaan eksternal, naskah internal, dan naskah perusahaan umum 4.

Konsep Manajemen Surat Konsep manajemen surat merupakan kegiatan pengelolaan surat dari pencatatan dokumen surat hingga pengiriman dokumen surat. Adapun fungsi dari manajemen surat ini digunakan untuk menelusuri arsip dan tujuan arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat (Nuraida,2008:73). Adapun manajemen surat yang terdapat pada Perusahaan Daerah Pasar Surya memiliki tiga fungsi yang ada pada SOP/TTU/01. Dari ketiga fungsi tersebut masing-masing memiliki beberapa proses. Fungsi administrasi surat masuk internal dan eksternal meliputi proses pengiriman surat, penerimaan surat, pendataan (pencatatan dan pemberian baju surat), pendistribusian surat berupa pendisposisian maupun otorisasi, pengarsipan, dan penyusutan surat. Termasuk administrasi konsep naskah dinas meliputi proses pengiriman konsep naskah dinas, penerimaan konsep naskah, pendataan (pencatatan kedalam buku konsep naskah dinas), pendistribusian konsep naskah, memonitor (mendorong percepatan otorisasi), pengarsipan, dan penyusutan konsep naskah dinas. Fungsi administrasi administrasi surat keluar internal dan eksternal merupakan fungsi yang berguna untuk pengelolaan surat keluar. Adapun proses yang ada pada fungsi ini meliputi menerima surat jadi, pemberian kode nomor, memperbanyak surat, membubuhkan stempel dan alamat, serta mengarsip surat. Fungsi pengiriman surat keluar merupakan fungsi pada tahap akhir. Fungsi ini bertujuan menyampaikan surat kepada penerima. Adapun proses yang terdapat pada fungsi ini meliputi menerima surat keluar, memasukkan surat dalam amplop surat, mencatat buku ekspedisi, menyusun daftar prioritas tujuan pengiriman, mengirimkan surat, membuat laporan, dan memeriksa kondisi kendaraan dinas.

Rahmat Iwan S, Y. M. Maulana, T. Wurijanto/JSIKA Vol 3 , No 1 (2014) ISSN 2338-137X

160 5. Manajemen Arsip Elektronis Komputerisasi dokumen dibangun berpacu pada suatu kertas yaitu data discan / dicopy disimpan dalam harddrive, indeks elektronik dapat memberikan informasi tentang dokumen seperti penulis, nomor, tanggal pembuatan. Data dapat ditampilkan, dicetak, dibagi, dan disimpan secara terkomputerisasi. Terdapat 4 komponen dasar dalam pemilihan sistem. (Munir, 2007:116-121). a. Memindahkan dokumen b. Menyimpan dokumen c. Mengindeks dokumen d. Mengontrol akses e. Rekayasa Web Menurut Proboyekti (2008:1), rekayasa web adalah proses yang digunakan untuk menciptakan aplikasi yang berkualitas tinggi. Rekayasa web ini merupakan gabungan antara web publishing dan aktifitas perangkat lunak, karena desain sebuah aplikasi web menekankan pada desain grafis, desain informasi, teori hypertext, desain sistem dan pemrograman.

Surat Dikirim Dari INTERNAL / EKSTERNAL / Bag TU

Mengecek Akses user login

Start

1.

Blok diagram perancangan system Blok diagram rancangan aplikasi manajemen surat berbasis web dapat dilihat pada gambar 1.

Menampilkan form otentifikasi

A Tampilan kirim surat

T.template

T.Kategori

Tampilan template surat

Aplikasi

Surat Masuk

Unit pasar

Unggah / tulis surat

Surat masuk

Tata Usaha

Aplikasi Pengelolaan surat - penerimaan surat - pengarahan surat - penilaian surat - pencatatan surat - penyimpanan surat mengelola - pendistribusian surat / otorisasi - penyampaian surat sesuai tujuan - pencarian surat - penyusutan surat

Otorisasi / persetujuan surat

Otorisasi surat

T.Kategori T.Agenda Masuk

Tampilan halaman unggah

T.Konsep Naskah Dinas T.Kriteria

Unggah surat

T.Tipe

T.surat

Mengecek file type surat yang diunggah Menampilkan pesan salah

T

Doc, pdf, excell, jpg, png,

Tampilan pesan salah

Y

Mengecek file type surat yang diunggah

Sekretaris

Mengembalikan ke page unggah

Mengunduh format surat

A Konsep naskah dinas?

End

Ya Tidak

Menyimpan surat masuk

Menyimpan surat Konsep

T.Agenda Masuk

T.Konsep Naskah Dinas

Aplikasi Penyampaian surat

Surat dikirimkan

Departement/unit kerja

Gambar 1 Block diagram aplikasi manajemen surat berbasis web 2.

Menampilkan page unggah beserta field-field form

T.jenis

Memilih menu tulis surat

Mengunduh surat

Aplikasi

T.User T.jenis

T.User

Surat masuk

Dialog Title

Y

Memilih menu unggah

Surat masuk

cabang

T

Tampilan kirim surat Memasukkan username dan password

Direksi otorisasi

T. User

Menampilkan halaman sesuai hak akses

Y

Menampilkan page tulis surat

Prosedur pengelolaan Surat Menggunakan Aplikasi Internal Perusahaan

Internal

Membuka alamat URL web page

Menampilkan halaman sesuai hak akses

HASIL DAN PEMBAHASAN

Eksternal

Adapun dalam pengembangan aplikasi manajemen surat terdapat 3 fungsi yaitu : a. Adminitrasi surat masuk dan konsep naskah dinas internal maupun eksternal b. Administrasi surat keluar c. Pengiriman surat keluar Berikut penjelasan proses dari fungsi-fungsi yang ada pada aplikasi manajemen surat. Proses pengiriman surat merupakan proses dimana surat masuk dari pihak internal mapun eksternal dengan cara mengunggah surat melalui web yang telah disediakan.

System Flow System flow merupakan penggambaran arus informasi berupa alur sistem yang akan di implementasikan dengan komputer berupa alur hubungan antara data, proses dan laporan.

T.Surat

Gambar 2 Systen Flow Pengiriman Surat Setelah surat dikirim oleh internal atau ekternal, surat tersebut diterima oleh admin dan dilakukan pendataan. Proses pendataan merupakan proses pencatatan surat kedalam buku agenda masuk / konsep naskah dinas dan pembrian disposisi serta otorisasi. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 3.


161

Bag TU

Kepala TU

Bag TU

A Start

T.acara

T.Daftar Tugas

T.Tipe

T.jenis

Membuka alamat URL web page T.Agenda Masuk

B

Start

Menampilkan form laporan

Laporan surat masuk

Memilih menu distribusi

Tampil form laporan

End

T.SUrat

Menampilkan utama admin TU

Menentukan laporan

Menampilkan List data surat masuk berdasarka jenis digolongkan asal pengirim

Memilih link surat jadi Menampilkan form laporan surat masuk

Tampil list data

Memilih menu link

Memilih Data surat jadi

Tampil form laporan

T.Otorisasi Memilih data

Memilih menu cetak

Tampil layout kiri

Memberi kode penomoran secara oromasi

Memilih menu laporan surat masuk

A Tampil surat

Memilih daftar tugas

T.Surat

Menampilkan form otorisasi Tampil Baju Surat

Mengisi baju surat

Mencetak laporan surat masuk

Laporan surat masuk

End

Tampil list surat jadi

B

Memilih jenis surat

B

Menyimpan baju surat

Mengelola opsi pendukung

Memilih balas pada aksi table

Memilih data surat

T.SUrat Menulis balasan surat

Menyimpan surat balasan dan mengirim ke asal surat

Memilih link surat tunggu

Menampilkan list datadata surat masih belum lengkap otorisasinya

T.Kategori T.User

Memilih link surat penting

Menampilkan data surat otorisasi belum lengkap sesuai jenis yang dipilh

Tampil Data surat otorisasi

T.balasan

T.Surat

T. Otorisasi

Tampil list data belum lengkap otorisasi

Menampilkan list data-data surat penting

T.Kriteria

Tampil list data surat penting

T.Jenis

T.Otorisasi T.detil otorisasi

Menampilkan isi surat beserta otorisasi

T.User

T.SUrat

End

Tampil Data surat otorisasi

Menampilkan form surat balasan Tampil form balasan

T.SUrat

End

Memilih Laporan

T.SUrat

T.Jenis

Tampil layout konten pemberitahuan surat otorisasi

Memilih agenda pertemuan T.BajuSUrat

Memilih link surat ditolak

End

T.DetilOtorisasi

Menampilkan isi surat

B

Tampil list data-data surat yang tidak disetujui Tampil list data tidak disetujui

Menampilkan list surat jadi dan mengubah status surat

Memilih opsi isi ootrisasi Memilih pemberitahuan s.masuk

T.detil otorisasi

Menampilkan di konten, pemberitahuan telah otorisasi bertahap dan menu link dilayout kiri

A

T.Konsep Naskah Dinas Tampilan halaman utama web

A

T.Otorisasi

End

Memilih link surat deadline End

Memilih link pendisposisian

Menampilkan list data-data surat yang hampir deadline

T.Surat

Tampil list data surat deadline

Menampilkan lembar disposisi sesuai dg warna lembar

T.Disposisi

Tampil lembar disposisi

Gambar 3 System Flow Pendataan Surat Data surat yang telah akan otomatis terdistribusi ke stakeholder yang bersangkutan. Sehingga stakeholder yang bersangkutan dapat melihat maupun mengotorisasi melalui akunya. Seperti terlihat pada gambar 4.

Gambar 4 System Flow Pendistribusian Dari surat yang telah didistribusi maka surat tersebut akan tampil kedalam akun masingmasing user. User dapat melihat dan mengotorisasi surat melalui kaun web yang telah disediakan melalui proses login terlebih dahulu. Berikut hasil dari proses otorisasi dapat dilihat pada gambar 5.


162

PENDISTRIBUSIAN

Bag TU

KEPALA TATA USAHA

INTERNAL (SEKPER, DIREKSI, DLL) T.jenis

Start

Menampilkan 2 layout, kiri menu link dan konten list data surat butuh otorisasi

T.Kategori T.Kriteria

Masuk halaman utama

Halaman utama

T.Tipe

1 T.surat

Menampilkan isi surat Memilih baca surat

T.Kriteria

Masuk halaman utama

Halaman utama

mengotorisasi

Menampilkan isi surat

O

Tampil isi surat

T Mengubah data suratditolak

ok

T

Mengubah data surat disetujui

Mengubah data suratditolak

T.surat

1

ok

Tampil form unggah

T.surat

D

T.Surat

Y

Mengubah data surat disetujui

Tampil surat berdasar jenis

Memilih tulis surat

Memilih lihat

T.jenis

Menampilkan 2 tab, unggah atau tulis surat

T.template T.Kategori

Tampil template surat

Mengklik jenis surat pd layout kiri

T.surat T.jenis

Menampilkan 2 tab, unggah atau tulis surat

O

T.Kategori

Menampilkan surat berdasarkan jenis

Y

Memilih tulis surat

Menampilkan halaman untuk melihat isi surat

T.template

1 Tampil template surat

Tampil form unggah

T.Kategori

Tampil isi surat

T.surat

end

Mengirim surat baru

Mengirim surat baru Menyimpan surat

Memilih surat tolak

Menampilkan surat yang tlh diotorisasi

Memilih surat otorisasi End

Menampilkan list data surat yang telah ditolak oleh bersangkutan

Tampil list data surat tolak

T.User

Tampil surat otorisasi

Memilih cetak

Menyimpan surat

Menampilkan list data surat yang telah ditolak oleh bersangkutan

Tampil list data surat tolak

Memilih unduh surat T.User

Mencetak surat D

Menampilkan surat yang tlh diotorisasi Tampil surat otorisasi

Mengunduh surat End

Menampilkan form field penentuan laporan yang diinginkan

Memilih pencarian Tampil form

Menampilkan halaman cetak

Tampil surat cetak

O

Menentukan laporan

Tampil layout konten (tab folder & lihat semua) pencarian

Tampil layout kiri jenis surat

T.surat

Mengecek otorisasi

mengotorisasi

Memilih laporan

T.Jenis Memilih arsip

T.Tipe

1

Mengecek otorisasi

Memilih surat otorisasi

T.Kategori

T.Folder

Menampilkan layout kiri jenis surat dan konten

Memilih baca surat Tampil isi surat

Memilih surat tolak

Start

T.jenis Start

Menampilkan 2 layout, kiri menu link dan konten list data surat butuh otorisasi

Menampilkan beberapa textbox dan hasil pencarian

T.Surat

end

Menampilkan laporan

Tampil surat yg dicari

end

Tampil laporan

Gambar 5 System Flow Otorisasi

Gambar 6 System Flow Pengarsipan

Surat yang telah diotorisasi, status surat nya akan berubah menjadi surat jadi dan siap untuk diarsipkan. Arsip ini merupakan proses penyimpanan surat masuk yang telah jadi dan disimpan kedalam folder yang telah ada. Untuk lebih jelasnya lihat pada gambar 6.

Surat yang telah diarsip dapat dilakukan penyusutan atau penghapusan surat jika surat tersebut tidak digunakan lagi. Penyusutan yang disediakan yang penyusutan otomatis dan penyusutan manual. Berikut penjelasanlebih detil dapat dilihat pada gambar 7


163 surat keluar. Adapun penjelasan detil dapat dilihat pada gambar 8.

Bag TU

ADMINISTRASI SURAT KELUAR INTERNAL DAN EKSTERNAL

Start

Menampilkann pada layout kiri 2 menu otomatis dan manual

BAG TU

Kepala TU

Memilih penyusutan T.Surat

Tampil halaman penyusutan

Memilih penyusutan otomatis

Menampilkan 2 tab, setting dan daftar data yang siap dihapus

Start

T.Surat keluar

Memilih menu surat keluar

Tampil 2 tab pada layout konten

Memilih setting tab

Mengisi form

T.Folder

T.Kriteria

T.Tipe

menampilkan form untuk mensetting waktu dan jenis penyusutan surat

Memilih pemberitahuan surat jadi pada konten

T.Surat Keluar

T.Kategori

Menampilkan layout, kiri berupa tampil list data berdasar folder, buku surat keluar (laporan), dan buku ekspedisi. Layout konten pemberitahuan surat jadi terupdate

Tampil data berupa folderfolder

A

D

Surat keluar

Laporan surat keluar

End

End

C

Menampilkan list data surat yang telah dipilih dan didalam field tabel aksi terdapat link cetak T.Folder

Tampil form set penyusutan

Memilih link cetak

T.Surat Keluar

Menampilkan form untuk meletakkan kedalam folder file tersebut akan disimpan

T.jadwalsusut

Tampil form

Menampilkan daftar surat yang telah disetting sebelumnya

T.Agenda Surat keluar

Menyimpan surat keluar kedalam folder pilihan user Data surat di folder

Memilih tombol hapus

B

Tampil list data surat yang dipilih

Menyimpan daftar jadwal setting surat

Memilih tab daftar

T.Surat

T.jenis

Tampil daftar surat siap dihapus

Menampilkan halaman cetak dari isi surat

Menghapus surat yang telah terdaftar pada setting sebelumnya

A

Tampil halaman cetak Menekan tombol cetak

Penyusutan manual

Menampilkan textbox untuk menyaring surat yang akan dihapus

Tampil form dan data surat

Mencetak surat keluar

C

Mengisi data rincian surat

Surat keluar

B

Menampilkan data surat yang telah diisi dari textbox filter

Menandai / mengahapus surat

Mennetukan data laporan

Tampil data-data surat yang difilter

Menampilkan laporan surat keluar

Laporan surat keluar Tidak

Pesan setuju hapus surat

ok

Ya

Menghapus surat

Memilih menu cetak

Laporan surat keluar

D

Mencetak laporan surat keluar sesuai kebutuhan

Gambar 7 System Flow Penyusutan

Gambar 8 System Flow Surat Keluar

Dari surat yang telah terotorisasi oleh stakeholder bersangkutan, langkah selanjutnya yaitu mencatat surat kedalam agenda keluar dan menyimpan surat kedalam folder penyimpanan

Surat yang tercatat kedalam penyimpanan surat keluar kemudian dicetak dan dikirmkan oleh bag pengiriman. Kemudian bag pengiriman akan mencatat surat yang telah terkirim kedalam buku ekspedisi. Berikut aliran system dapat dilihat pada gambar 9.


164 notasi ini dapat membantu dalam berkomunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.

ADMINISTRASI PENGIRIMAN SURAT BAG TU Start T.Folder Surat Keluar

T.Kriteria

T.Tipe

T.jenis

T.Surat Keluar

T.Kategori

T.SUrat

Kepala TU

Eksternal

B

C

Laporan ekspedisi/ pengiriman

Surat Keluar

End

End

C Menampilkan layout, kiri berupa tampil list data surat keluar dan buku ekspedisi. Konten berupa form tambah data kedalam buku ekspedisi

A

Memilih menu pengiriman surat keluar Tampil list data surat keluar

Menampilkan list data surat keluar Memilih opsi surat keluar Tampil list data surat keluar

Memilih buku ekspedisi

End

Menampilkan list data-data yang terseimpan kedalam buku ekspedisi T.Ekspedisi Tampil list data buku ekspedisi

Memilih opsi tambah

Menampilkan form untuk menambah data kedalam buku ekspedisi

Tampil form

Menyimpan data kedalam buku ekspedisi Mengisi form tambah

Menampilkan form beserta isis data yang telah dipilih

A

Memilih ubah data

Tampil form ubah data

Menulis / memperbarui data

Memilih tab daftar pendisposisian

Menentukan laporan

Mengubah data pada buku ekspedisi

Menampilkan data-data pendisposisian pada buku ekspedisi

T.Ekspedisi

T.disposisi

Tampil data-data buku ekspedisi pendisposisian

Menampilkan laporan sesuia yang diinginkan

Gambar 10 Context Diagram Aplikasi Manajemen Surat Pada PD. Pasar Surya

A

Tampil laporan ekspedisi Memilih cetak

4. Mencetak laporan ekspedisi

Laporan ekspedisi/ pengiriman

B

Gambar 9 System Flow Pengiriman Surat Keluar 3.

Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu metode pengembangan sistem yang terstruktur. Penggunaan notasi dalam data flow diagram ini sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitas. Pada tahap analisis penggunaan

Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menginterpretasikan, menentukan dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Dalam ERD, data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entitas.


165

jadwal susut agenda masuk id jdwl susut Integer id msk Integer tgl akhir susut Date & Time template no urut msk Integer tgl mulai susut Date & Time Date & Time Integer tgl terima msk ket susut Variable characters (250)id template macam msk(50) Variable characters (50) Variable characters kategori Variable characters (25)nama template tgl kirim msk(50) Date & Time Variable characters kriteria Variable characters (25)File template nomorcharacters msk Variable characters (50) Long variable tipe Variable characters (25)Keterangan template pengirim Variable characters (75) jenis Variable characters (25)id template asal pengirim Variable characters (15) tgl susut Date & Time pokok surat msk Variable characters (200) id jdwl susut ket msk Long variable characters dibaca msk Variable characters (1) ekspedisi mengisi mengelola id agenda id eks Integer memiliki tgl eks Date & Time dikirim kepada nama penerima tgl eks diterima kode surat jenis eks

Variable characters (75) Variable characters (75) Date & Time mengelola Variable characters (50) Variable characters (15)

id tugas acara

memiliki

id kriteria Integer nama kriteria Variable characters (75) id kriteria

id kategori

memiliki jenis

tipe

id jenis Integer nama jenis Variable characters (75)

id tipe Integer nama tipe Variable characters (50)

memiliki

id jenis

username mengelola

menulis

id tipe

otorisasi no otorisasi Integer <M> mempunyai id otorisasi Integer nama otorisasi Variable characters (75) tgl otorisasi Date & Time jabatan otorisasi Variable characters (75) sifat otorisasi Variable characters (20) status otorisasi Variable characters (15) tgl dtl otorisasi Date & Time id otorisasi

mencatat

mempunyai

Identifier_1

surat

no surat Integer kode surat Variable characters (50) status surat Variable characters (30) tgl jadi Date & Time dibaca Variable characters (1) draft surat Variable characters (1) menyimpan tgl masuk Date & Time tgl selesai Date & Time pengirim surat Variable characters (50) asal surat Variable characters (30) no urut Integer ket surat Long variable characters idfdkeluar Integer

folder id folder Integer nama folder Variable characters (50) jenis folder Variable characters (50)

memiliki surat keluar

id folder

tgl keluar status keluar dibaca keluar id fdkeluar

Date & Time Variable characters (30) Variable characters (1) Integer

menyimpan

mencatat naskah konsep

no surat

id konsep Integer no konsep Integer agenda keluar tgl terima konsep Date & Time id keluar Integer macam konsep Variable characters (50) memo no urut keluar Integer tgl kirim konsep Date & Time disposisi tgl terima keluar Date & Timenomor konsep balasan id_memo Integer Integer memiliki macam keluar Variable characters (50) memliki judul memo Variable characters (100) pengirim konsep Variable characters (75) tgl terima disp Date & Time id balasan Integer tgl kirim keluar Date & Time isi memo Long variable characters asal_konsep Variable characters (15) no agenda Integer judul balasan Variable characters (100) nomor keluar Variable characters (50) tgl memo Date & Time baju surat pokok konsep Variable characters (200) asal Variable characters (75) isi balasan Long variable characters pengirim keluar Variable characters (75) status memo Characters (2) keterangan konsep Long variable characters tgl disp Date & Time memiliki tgl balasan Date & Time id baju Integer kepada Variable characters (15) tujuan memo Variable characters (75) hal Long variable characters dibaca_konsep Variable characters (1) status balasan Characters (2) nama baju Variable characters (100) pokok surat keluar Variable characters (200) draft memo Variable characters (1) ket disp Long variable characters jabatan baju Variable characters (50) id balasan keterangan keluar Long variableid konsep characters sifat disp Variable characters (20) id_memo kode Variable characters (3) penerima Variable characters (75) instruksi Variable characters (75) id acara

Adapun proses-proses dari fungsi-fungsi yang ada pada aplikasi manaejemen surat ini adalah sebagai berikut : Pertama pengguna internal atau ekternal mengirimkan surat. .

detail otorisasi

username nik password nama dpn nama blkg status user jabatan user email nama perusahaan mengirim alamat telp fax oto user asal user

id tgs Integer judul tgs Variable characters (100) mengelola isi tgs Long variable characters status tgs Variable characters (15) tgl mulai tgs Date & Time tgl akhir tgs Date & Time

id acara Integer judul acara Variable characters (100) isi acara Long variable characters status acara Characters (2) tgl mulai acr Date & Time tgl akhir acr Date & Time

kategori id kategori Integer nama kategori Variable characters (75)

user

id ekspedisi ... daftar tugas

kriteria

mencatat

menulis

id baju

Gambar 13 Pengiriman Surat Surat yang telah terkirim akan diterima oleh admin TU untuk melakukan pendataan surat adapun interface.dapat dilihat pada gambar 14.

Variable characters (1) id keluar

status disp

Gambar 11 CDM Aplikasi Manajemen Surat Berbasis Web jadwal susut id jdwl susut username tgl akhir susut tgl mulai susut ket susut kategori kriteria tipe jenis tgl susut

int varchar(50) datetime datetime varchar(250) varchar(25) varchar(25) varchar(25) varchar(25) datetime

ekspedisi id eks username tgl eks dikirim kepada nama penerima tgl eks diterima kode surat jenis eks

int varchar(50) datetime varchar(75) varchar(75) datetime varchar(50) varchar(15)

agenda masuk

template id template username nama template File template Keterangan template

FK_MENGELOLA4 FK_MENGISI user

username FK_MENGELOLA nik password nama dpn nama blkg status user daftar tugas jabatan user id tgs int FK_MENGELOLA1 email nama perusahaan username varchar(50) alamat judul tgs varchar(100) telp isi tgs longtext fax status tgs varchar(15) oto user tgl mulai tgs datetime asal user tgl akhir tgs datetime

acara id acara username judul acara isi acara status acara tgl mulai acr tgl akhir acr

int FK_MENGELOLA2 varchar(50) varchar(100) longtext char(2) datetime datetime

kriteria

id msk int no urut msk int tgl terima msk datetime macam msk varchar(50) tgl kirim msk datetime nomor msk varchar(50) pengirim varchar(75) asal pengirim varchar(15) pokok surat msk varchar(200) ket msk longtext dibaca msk varchar(1)

int varchar(50) varchar(50) varchar(50) longtext

varchar(50) varchar(20) varchar(30) varchar(75) varchar(75) varchar(50) varchar(75) varchar(75) varchar(75) varchar(150) varchar(15) varchar(15) varchar(1) varchar(12)

id kriteria int id kategori int nama kriteria varchar(75)

FK_MEMILIKI6 jenis

FK_MEMILIKI8

surat int varchar(50) int int int int int varchar(30) datetime varchar(1) varchar(1) datetime datetime varchar(50) varchar(30) int longtext int

int FK_MEMPUNYAI1 otorisasi int int id otorisasi int varchar(75) tgl otorisasi datetime varchar(75) sifat otorisasi varchar(20) varchar(15) datetime folder

int FK_MENYIMPAN2 nama folder varchar(50) jenis folder varchar(50)

FK_MEMILIKI9 surat keluar no surat id folder tgl keluar status keluar dibaca keluar id fdkeluar

FK_MENYIMPAN

int int datetime varchar(30) varchar(1) int

Gambar 14 form Pendataan Surat Surat yang telah didata kemudian didistribusikan ketujuan surat seperti yang di tunjukkan pada gambar 15.

FK_MENCATAT2 naskah konsep

FK_MEMILIKI3 balasan FK_MEMILIKI

FK_MEMILIKI7 detail otorisasi

no otorisasi no surat id otorisasi nama otorisasi FK_MEMPUNYAI jabatan otorisasi status otorisasi tgl dtl otorisasi id folder

FK_MENULIS int varchar(50) varchar(100) longtext datetime char(2) varchar(75) varchar(1)

tipe id tipe int id kriteria int nama tipe varchar(50)

agenda keluar

memo id_memo username judul memo isi memo tgl memo status memo tujuan memo draft memo

id kategori int nama kategori varchar(75)

id jenis int id tipe int nama jenis varchar(75)

FK_MENCATAT3

no surat kode surat id folder id keluar id jenis id msk id konsep status surat tgl jadi dibaca draft surat tgl masuk FK_MENGIRIM FK_MENGIRIM2 tgl selesai pengirim surat unggah asal surat username varchar(50) no urut no surat int ket surat FK_MENULIS2 file unggah varchar(100) idfdkeluar

kategori

FK_MEMILIKI5

id balasan id_memo username judul balasan isi balasan tgl balasan status balasan

disposisi

int int FK_MEMLIKI8 varchar(50) varchar(100) longtext baju surat datetime char(2) id baju int nama baju varchar(100) jabatan baju varchar(50) kode varchar(3)

id baju no surat tgl terima disp no agenda asal tgl disp hal ket disp sifat disp instruksi status disp

int int datetime int varchar(75) datetime longtext longtext varchar(20) varchar(75) varchar(1)

FK_MENCATAT id keluar no urut keluar tgl terima keluar macam keluar tgl kirim keluar nomor keluar pengirim keluar kepada pokok surat keluar keterangan keluar penerima

int int datetime varchar(50) datetime varchar(50) varchar(75) varchar(15) varchar(200) longtext varchar(75)

id konsep no konsep tgl terima konsep macam konsep tgl kirim konsep nomor konsep pengirim konsep asal_konsep pokok konsep keterangan konsep dibaca_konsep

Gambar 12 PDM Aplikasi Manajemen Surat Berbasis Web

int int datetime varchar(50) datetime int varchar(75) varchar(15) varchar(200) longtext varchar(1)

Gambar 15 form Data Disposisi & Otorisasi


166

Setelah surat didistribusikan stakeholder yang bersangkutan dapat mengirimkan otorisasi seperti pada pada gambar 16.

Surat yang diarsipkan dan termasuk surat keluar akan dicatat kedalam agenda keluar beriku interface dapat dilihat pada gambar 19.

Gambar 16 form otorisasi surat

Gambar 19 form catat agenda keluar

Surat-surat terotorisasi akan tampil di halaman distribusi dihasilkan ditunjukkan pada gambar 17.

Surat keluar yang telah tercatat akan disimpan kedalam folder surat keluar. Untuk melihat isi surat dapat dilihat pada gambar 20

Gambar 17 form distribusi

Gambar 20 pengelolaan surat keluar

Setelah itu surat yang telah terotorisasi akan diarsipkan berdasarkan folder-folder .

Surat keluar yang telah dikirm akan dicatat di buku ekspedisi. Berikut hasil pencatatan dibuku ekspedisi

Gambar 18 form arsip berdasar folder

Gambar 21 pencatatan buku ekspedisi


167 Laporan dari agenda masuk, konsep naskah dinas, dan agenda keluar

administrasi, 3). Fungsi admnistrasi surat keluar internal dan eksternal, 3). Fungsi pengiriman surat keluar

SARAN

Gambar 22 laporan grafik Adapun hasil laporan cetak akan di convert ke dalam bentuk pdf. Berikut hasil laporan pdf pada gambar 23.

Adapun saran yang dapat diberikan pada penelitian pengembangan aplikasi manajemen surat pada PD. Pasar Surya sebagai berikut: 1. Selain adanya fitur pesan pada aplikasi manajemen surat berbasis web pada PD. Pasar Surya. Penelitian juga dapat dikembangkan dengan memberikan teknologi sms gateway yang dapat berfungsi untuk mengirimkan pesan berupa sms kepada pihak otorisasi. 2. Hasil dari penelitian ini dapat dikembangkan dengan diberikan sistem Optical Character Recognition (OCR) yang mana aplikasi tersebut dapat menscan.gambar dan dijadikan text. Selain itu aplikasi OCR juga support oleh scanner.

RUJUKAN

Gambar 23 laporan PDF

SIMPULAN Aplikasi dapat melakukan ketiga fungsi yang terdapat pada SOP/TTU/01 yaitu 1). Fungsi administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas internal maupun eksternal, 2). Fungsi

Gie, Liang, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta. Haryadi, 2009, Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staff, Visimedia, Jakarta Selatan. Munir, Badri Sukoco, 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta. Nuraida, Ida,SE. 2008, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, Yogyakarta. Pemerintah Kota Surabaya, 2013, Peraturan DIreksi PDPS Nomor 15, Surabaya Proboyekti, Umi S.Kom, 2008, Rekayasa Web, UKDW.


Jurnal Sistem Informasi

Recommend Documents