Jurnal Khusus (Special Journals) Definition Special Journals merupakan suatu journal akuntansi yang di rancang untuk mencatat satu jenis transaksi tertentu yang terjadi berulang-ulang. Atau merupakan suatu metode untuk mengikhtisarkan transaksi. Format dan dan banyaknya special journal yang dipakai oleh suatu perusahaan tergantung pada sifat atau keadaan usaha tersebut. Transaksi yang paling lazim terjadi pada perusahaan dan special journal yang dapat digunakan untuk mencatat transaksi tersebut adalah sebagai berikut: Transaction Sale of merchandise on account Receipt of cash from any source Purchases of merchandise or other items on account Payment of cash for any porpuse
Description Æ Di catat pada Æ
Special Journal Sales Journal
Æ Di catat pada Æ
Cash Receipts Journal
Æ Di catat pada Æ
Purchases Journal
Æ Di catat pada Æ
Cash Payments Journal
Sedangkan untuk ayat-ayat yang tidak tertampung dalam special journals dapat digunakan general journal. Contoh: adjusting and closing entries di catat pada general journal.
Sales Journal Digunakan khusus untuk mencatat sales of merchandise on account, sedangkan untuk cash sales akan dicatat pada cash receipt journal. Contoh: PT ABC merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan barang-barang makanan. Para customer yang telah membeli barang-barang makanan dari PT ABC selama bulan mei tersebut adalah sebagai berikut: Transaction Date Amount Customer Jenis Penjualan Invoice No Mei 02 PT Mekar Kredit 003 Rp 1.000 06 PT Mawar Kredit 004 5.000 18 PT Mekar Kredit 005 6.000 27 PT Wangi Kredit 006 4.500
Transaksi-transaksi di atas jika dicatat dalam sales journal atas terlihat seperti dibawah ini:
Date Mei 02 06 18 27 31
Invoice No 003 004 005 006
Sales Journal Account Debited
P/R 3 3 3 3
PT Mekar PT Mawar PT Mekar PT Wangi
Hal 10 Account Rec. (Dr) Sales (Cr) 1.000 5.000 6.000 4.500 16.500
Prosedur dasar untuk memindahkan (mem-posting) sales journal ke ledger yaitu: • Hasil penjumlahan untuk satu bulan dipindahkan (di-posting) ke perkiraan Account Receivable dan Sales pada general ledger. • Setiap transaksi seperti debit sebesar Rp 6.000, PT Mekar juga harus dipindahkan (diposting) secara tersendiri ke perkiraan customer pada subsidiary ledger Account Receivable. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai asal usul dari ayat-ayat yang dipindahkah (di-posting) ke subsidiary ledger, maka: • Sumber ayat jurnal tersebut di beri tanda pada kolom Referensi Posting (P/R) dari setiap perkiraan dengan mencantumkan huruf S (Sales) dan nomor halaman dari setiap sales journal. • Tanda tik (3) dicantumkan pada kolom Referensi Posting (P/R) dalam sales journal seperti tertera dibawah ini.
Date Mei 01 31
Item
Account Receivable P/R
Dr
Cr
Balance S10
16.500
Sales Date
Item
Mei 31
P/R
Dr
S10
Cr 16.500
112 Balance Dr Cr 25.000 41.500 411 Balance Dr Cr 16.500
Subsidiary Ledger - Account Receivable Nama : PT Mekar Date Mei 01 02 18
P/R
Dr
Cr
Balance Dr Cr 15.000 16.000 22.000
Cr
Balance Dr Cr 10.000 15.000
Balance S10 S10
Nama : PT Mawar Date Mei 01 06
Item
Item
P/R
1.000 6.000
Dr
Balance S10
5.000
Nama : PT Wangi Date
Item
27
P/R S10
Dr
Cr
4.500
Balance Dr Cr 4.500
Cash Receipt Journal Digunakan khusus untuk mencatat cash yang diterima dari customer seperti cash sales dan penerimaan dari customers on acount. Jenis transaksi yang berkaitan dengan penerimaan cash dan seberapa sering hal itu terjadi menentukan judul-judul yang akan diberikan kepada kolom-kolom lainnya. Contoh: Sumber penerimaan Cash yang sering terjadi berasal dari penagihan account payabe, maka pada cash receipt journal mempunyai kolom dengan judul account receivable, sedangkan sumber penerimaan Cash yang jarang terjadi di letakan di kolom dengan judul perkiraan lain.
Contoh: Selama bulan Mei tahun berjalan, ringkasan transaksi penerimaan cash yang sudah terjadi di PT ABC adalah sebagai berikut: In (000) Date Transaction Amount Mei 01 Pendapatan sewa 8.000 18 Penerimaan kas dari PT Mekar, untuk pelunasan account 15.000 payable 27 Penerimaan kas dari PT Mawar, untuk pelunasan account 7.000 payable 30 Penerimaan kas dari PT Mekar, untuk pelunasan account 6.000 payable Penjelasan: Jenis transaksi yang sering terjadi yaitu penerimaan cash dari customer untuk pelunasan Account Payable, maka dibuatkan satu kolom tersendiri dengan judul Account Receivable (Cr), sedangkan untuk transaksi rent revenue, jarang terjadi maka diletakan di sundry account. Transaksi-transaksi di atas jika dicatat dalam cash receipt journal atas terlihat seperti di bawah ini:
Date
Mei 01 18 27 30
Cash Receipt Journal Account Credited P/R
Pendapatan sewa PT Mekar PT Mawar PT Mekar
411 3 3 3
Sundry Account (Cr) 8.000
____ 8.000 (3)
Account Receivable (Cr) 15.000 7.000 6.000 28.000 112
Hal : 01 Cash (Dr) 8.000 15.000 7.000 6.000 36.000 111
Proses pemindahan (Posting) dari jurnal penerimaan kas ke buku besar umum dan ke buku besar pembantu pada prinsipnya sama yaitu: 1. Jumlah yang terdapat pada kolom Sundry Account (Credit) dipindahkan ke perkiraan yang sesuai pada buku besar umum.
2. Jumlah yang terdapat pada kolom Account Receivable (Credit) dipindahkan (Posting) satu per satu ke perkiraan pelanggan pada buku besar pembantu Account Receivable. 3. Jumlah pada kolom Cash (Debit) tidak diposkan sendiri-sendiri, tapi langsung diambil totalnya. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai asal usul dari ayat-ayat yang dipindahkah (di posting) ke buku besar pembantu, maka: • Sumber ayat jurnal tersebut di beri tanda pada kolom Referensi Posting (P/R) dari setiap perkiraan dengan mencantumkan huruf CR (Cash Receipts) dan nomor halaman dari setiap cash receipt journal. • Tanda tik (3) dicantumkan pada kolom Referensi Posting (P/R) dalam cash receipt journal seperti tertera dibawah ini. Buku Besar Cash Date Mei 01 31
Item
3 CR01
Balance awal Jurnal penerimaan kas
Date Mei 01 31 31
P/R
Item
3 S10 JPK01
Item
Rent Income P/R
Mei 31
Cr
36.000
Account receivable P/R Dr
Balance awal
Date
Dr
Cr
16.500 28.000
Dr
JPK01
Cr 8.000
111 Balance Dr Cr 5.000 41.000
112 Balance Dr Cr 25.000 41.500 13.500
411 Balance Dr Cr 8.000
Buku Besar Pembantu Account Receivable Nama : PT Mekar Date Mei 01 02 18 18 30
Balance
P/R 3 S10 S10 CR01 CR01
Balance
Nama : PT Mawar Date Mei 01 06 27
Item
Item
P/R 3 S10 CR01
Dr
Cr
1.000 6.000 15.000 6.000
Dr
Cr
5.000 7.000
Balance Dr Cr 15.000 16.000 23.000 7.000 1.000
Balance Dr Cr 10.000 15.000 8.000
Pengendalian Account Receivable dan Buku Besar Pembantu Setelah semua pemindahan (Posting) dilakukan untuk bulan tersebut, maka hasil penjumlahan atas Balance pada subsidiary ledger – account receivable harus dibandingkan dengan saldo perkiraan pengendali account receivable pada general ledger. Jika kedua jumlah tersebut tidak sama, maka kesalahan yang menyebabkan perbedaan tersebut harus di cari dan dikoreksi. Contoh: Untuk PT ABC hasil penjumlahan dari skedul account receivable sebesar Rp 39.500 sama dengan Balance yang terdapat pada perkiraan pengendali piutang usaha per 31 Mei tahun berjalan, seperti yang tertera dibawah ini. Account Receivable (Pengendali) Saldo, 31 Mei Rp 13.500
PT ABC Skedul Account Receivable 31 Mei xxxx PT Mekar Rp 1.000 PT Mawar 8.000 PT Wangi 4.500 Total Piutang Usaha 13.500
Purchases Journal Digunakan khusus untuk mencatat transaksi purchases on account. Untuk transaksi cash purchases akan dicatat pada Cash Payment Journal. Perancangan dari Purchases Journal pada prinsipnya sama dengan Cash Receipt Journal, Sales Journal yaitu judul kolom tertentu akan dibuat tergantung dari apakah transaksi itu sering terjadi atau tidak, Jika transaksi sering terjadi maka dibuatkan judul kolom tersendiri sedangkan untuk jenis transaksi yang jarang terjadi maka diletakan di judul kolom perkiraan lainnya. Contoh: Selama bulan Mei tahun berjalan, ringkasan transaksi purchases on account yang sudah terjadi di PT ABC adalah sebagai berikut: In (000) Date Jenis Transaksi Nilai Mei 03 Pembelian barang dagang dari PT Kembang, kredit 7.000 09 Pembelian barang dagang dari PT Bunga, kredit 8.000 15 Pembelian barang dagang dari PT Abadi, kredit 9.000 28 Pembelian perlengkapan dari PT Kekal, kredit 2.500
Proses pemindahan (Posting) dari Purchases journal ke ledger pada prinsipnya sama dengan yang digunakan dalam memindahkan (Posting) sales journal dan cash receipt journal. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai asal usul dari ayat-ayat yang dipindahkah (di posting) ke buku besar pembantu, maka: • Sumber ayat jurnal tersebut di beri tanda pada kolom Referensi Posting (P/R) dari setiap perkiraan dengan mencantumkan huruf P (Purchases) dan nomor halaman dari setiap Purchases Journal. • Tanda tik (3) dicantumkan pada kolom Referensi Posting (P/R) dalam Purchases Journal seperti tertera dibawah ini.
Purchases Journal Date
Mei 03 09 15 28
Account Credited
P/R
3 3 3 3
PT Kembang PT Bunga PT Abadi PT Kekal
Account Payable (Cr) 7.000 8.000 9.000 2.500 26.500 (211)
Hal : 02
Inventory
Sundry Account
(Dr) 7.000 8.000 9.000
P/R
Amount
(Dr)
Supplies
116
2.500 2.500
24.000 114
3
Buku Besar
Date Mei 01 31
Item
Mei 01 31
Item
Supplies P/R 3 P02
Saldo
Date Mei 01 31
3 P02
Saldo
Date
Inventory P/R
Item
Dr
24.000
Dr
Cr
2.500
Account Payable P/R Dr 3 P02
Balance awal
Cr
Cr
26.500
114 Saldo Dr Cr 10.000 34.000
116 Saldo Dr Cr 1.500 4.000
211 Saldo Dr Cr 25.000 51.500
Buku Besar Pembantu Account Payable Nama : PT Kembang Date
Item
P/R
Dr
Saldo
Cr Dr
Mei 01 03
3 P02
Balance awal
Nama : PT Bunga Date
Item
P/R
Cr 5.000 12.000
7.000
Dr
Saldo
Cr Dr
Mei 01 09
3 P02
Balance awal
Nama : PT Abadi Date
Item
P/R
8.000
Dr
Saldo
Cr Dr
Mei 01 15
Balance awal
3 P02
Cr 8.000 16.000
9.000
Cr 7.000 16.000
Nama : PT Kekal Date
Item
P/R
Dr
Saldo
Cr Dr
Mei 01 28
3 P02
Balance awal
Cr 5.000 7.500
2.500
Cash Payment Journal Digunakan khusus untuk mencatat transaksi cash payment, baik untuk payment to creditor, cash purchases atau the other payments. Perancangan dari cash payment journal pada prinsipnya sama dengan cash receipt journal, Sales journal dan purchases journal yaitu judul kolom tertentu akan dibuat tergantung dari apakah transaksi itu sering terjadi atau tidak, Jika transaksi sering terjadi maka dibuatkan judul kolom tersendiri sedangkan untuk jenis transaksi yang jarang terjadi maka diletakan di judul kolom perkiraan lainnya. Contoh: Date Mei 03 07 12 27 30
In(000) Amount 1.000 8.000 7.000 5.000 3.000
Transaction Pembayaran beban prasarana Pembayaran hutang usaha, PT Kembang Pembayaran hutang usaha, PT Bunga Pembelian barang dagang, PT Bunga, tunai Pembelian barang dagang, PT Abadi, tunai
Proses pemindahan (Posting) dari cash payment journal ke ledger pada prinsipnya sama dengan yang digunakan dalam memindahkan (Posting) Sales journal, cash receipt journal dan purchases journal. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai asal usul dari ayat-ayat yang dipindahkah (di posting) ke subsidiary ledger, maka: • Sumber ayat jurnal tersebut di beri tanda pada kolom Referensi Posting (P/R) dari setiap perkiraan dengan mencantumkan huruf CP (Cash Payment) dan nomor halaman dari setiap Cash Payment Journal. • Tanda tik (3) dicantumkan pada kolom Referensi Posting (P/R) dalam Cash Payment Journal seperti tertera dibawah ini. Cash Payment Journal Date
Check No
Mei 03 07 12 27 30
001 002 003 004 005
Account Debited
Beban prasarana PT Kembang PT Bunga PT Bunga PT Abadi
P/R
517
3 3 3 3
Sundry Account (Dr) 1.000
Hal : 05 Inventory (Dr)
Account Payable (Dr) 8.000 7.000
____ 1.000
3
5.000 3.000 8.000 (117)
_____ 15.000 (211)
Cash (Cr) 1.000 8.000 7.000 5.000 3.000 24.000 (111)
Buku Besar Date Mei 01 31 31
Item
Mei 01 31 31
Item
Item
Cr
36.000 24.000
Cr
24.000 8.000
Account Payable P/R Dr 3 P02 CP05
Saldo
Dr
Inventory P/R Dr 3 P02 CP05
Saldo
Date Mei 01 31 31
3 CR01 CP05
Balance awal
Date
Cash P/R
Cr
26.500 15.000
111 Balance Dr Cr 5.000 41.000 17.000
117 Balance Dr Cr 10.000 34.000 42.000
211 Balance Dr Cr 25.000 51.500 36.500
Buku Besar Pembantu Account Payable Nama : PT Kembang Date
Item
P/R
Dr
Saldo
Cr Dr
Mei 01 03 07
3 P02 CP05
Balance awal
Nama : PT Bunga Date
Item
P/R
7.000 8.000
Dr
Saldo
Cr Dr
Mei 01 09 12
Balance awal
3 P02 CP05
Cr 5.000 12.000 4.000
8.000 7.000
Cr 8.000 16.000 9.000
Pengendalian Account Payble dan Buku Besar Pembantu Setelah semua pemindahan (Posting) dilakukan untuk bulan tersebut, hasil penjumlahan atas saldo-saldo buku besar pembantu account payable harus dibandingkan dengan saldo perkiraan pengendali account payable pada general ledger. Jika kedua jumlah tersebut tidak sama, maka kesalahannya harus di cari dan dikoreksi. Balance dari masing-masing supplier dapat dirangkum pada suatu skedul.
Account Receivable (Pengendali) Saldo, 31 Mei
36.500
Skedul Account Payable 31 Mei PT Kembang 4.000 PT Bunga 9.000 PT Abadi 16.000 PT Kekal 7.500
