JUMPING. 2-5 July 2015 INTERNATIONAL CSI****- CSI* MONS EXPOSANTEN HANDBOEK

JUMPING

INTERNATIONAL CSI****- CSI*

| MONS

2 - 5 July 2015

EXPOSANTEN HANDBOEK

I. ALGEMENE INFORMATIE II. ACCES PLAN III. PLAN ACCOMODATIE SITE IV. OP- EN AFBOUW V . STANDEN VI. REGLEMENT VII. BEVESTIGING VAN DEELNAME

JUMPING INTERNATIONAL DE MONS 2-5 JUILLET 2015 Hippodrome de Wallonie – Route de Wallonie, 31/A – 7011 Ghlin TVA : 0468.511.879. - Tél : 0475/84.87.61 – Fax : 064/55.75.10 mail : [email protected] – site : www.hippodromedewallonie.be site jumping : www.jumpinginternationalmons.com

2

I. ALGEMENE INFORMATIE

PLAATS : HIPPODROME DE WALLONIE ROUTE DE WALLONIE 31B 7011 GHLIN

CONTACT : ROUSSELLE VALERIE Tél : + 32 475 84 87 61 - Fax : +32 64 55 75 10 Email : [email protected]

De derde editie van de Internationale Jumping van Mons zal doorgaan van de 2de t/m de 5de juli 2015 op de Hippodroom van Wallonië in Mons-Bergen

Tot groot plezier van de toeschouwers zullen een CSI * en CSI **** de absolute vedetten van deze discipline bij elkaar brengen. DIT EVENEMENT IS UNIEK DANKZIJ : • de originaliteit : de Hippodroom van Wallonië biedt een originele site met een piste van 160 x 80m waarop de wedstrijdpiste en de paddock plaatsvinden, met daarbuiten nog een heleboel plaats en buitengewonen infrastructuren. • de kwaliteit : het is de enige CSI**** van Wallonië. Dit evenement heeft voor zijn eerste editie 10.000 toeschouwers aangetrokken. Het is een echte gelegenheid om het publiek en de professionelen van de sector bij elkaar te brengen. Iets niet te missen! Het dorp beslaat zo’n 1400m² in het centrum van de actie, aan de ingang van de site en biedt 30 plaatsen. De overige exposanten zullen een plaatsje krijgen rond de pistes. Om ervoor te zorgen dat dit evenement en het exposantendorp een succes zullen zijn behouden wij ons het recht voor om slechts een beperkt aantal exposanten per sector ta aanvaarden.


3

II. ACCES PLAN

BERGEN| BOIS BRÛLÉ

GHLIN

BRUSSEL CHARLEROI LUIK

N6

DOORNIK

MONS E19-E42-A7

R50

R5

N6

MAUBEUGE

KOMENDE VANUIT LUIK/BRUSSEL AFRIT 23BIS KOMENDE VANUIT DOORNIK/VALENCIENNES AFRIT 23


4

III. PLAN ACCOMODATIE SITE

GROTE PUBLIEK

OVERDEKTE TRIBUNE

PISTE CONCOURS

HOOFD TRIBUNE RESTAURANT GROTE PUBLIEK

EXPOSANTEN DORP (BUITEN )

V.I.P ZONE

EXPOSANTEN DORP (BINNEN )

PARKING

PARKING V.I.P

PARKING

PARKING


5

IV. OP- EN AFBOUW

OPBOUW : - Op woensdag 1/7/2015 van 8u tot 20u

AFBOUW : - Op zondag 5/7/2015, 120 minuten na het einde van de laatste proef - Op maandag 6/7/2015 van 7u30 tot 13u Voor iedere afwijking, gelieve ons te contacteren.

Ter herinnering : ner erin i

• De standplaatsen a zijn op voorhand bepaald. Het is verboden een stand stan st and an d te verplaatsen ver e pll en n of of om o waren te exposeren buiten de toegekende oppervlakte. Het is ve verboden oss erb rbod ode od e om vlaggen, spandoeken n of o andere w wapperende objecten te gebruiken. Deze kunnen door de organisatie in beslag worden ap ze ku kunn n nn den de n genomen op van de exposant. p kosten k • De exposanten moeten ten e een eeigen igen ig en rrechtsbijstand verzekering hebben voor iedere schade berokkend en door hun materiaal. De exposant exp xpos osa kan zich in geen geval tot de organisatie wenden voor een os eventuele schade b berokkend erok er okkke ke door zijn eigen materiaal. • Vanaf woensdagavond nsd sdaa 1/7 tem maandag 6/7 8u voorziet de organisatie org r bewaking. • De organisatie laat onder geen beding een levering toe van nm materiaal vóór, tijdens en na de manifestatie. De exposant beheert helemaal alleen het vervoer vo en het beheer van zijn materiaal all een n waren. • Gedurende de manifestatie moeten de leveringen 30 minuten vóór aanvang aan a van de eerste proef en 30 minuten na het einde van de laatste proef of voorstelling plaatsvinden. de • De afbouw van de standen mag ten vroegste egst eg ste st e 120 minuten na het e eind van v de laatste proef aanvangen.


6

V. STANDS

• Binnenstand 4 m X 4 m | 1.500-EUR excl. BTW scheidingswanden,tapijt, elektriciteitsaansluiting (3 kW) en halogeen spot.

• Naakte oppervlakte 50m² of minder | 750-EUR excl. BTW Naakte oppervlakte boven 50m² | 15-EUR/m² excl. BTW OPPASSEN : Elektriciteitsaansluiting (3 KW) + 150-EUR •Publiciteit in het programma, 4-kleuren gedrukt, 5000 exemplaren A4 formaat | 850-EUR excl. BTW ½ A4 formaat | 450-EUR excl. BTW ¼ A4 formaat | 250-EUR excl. BTW Iedere exposant heeft recht op 4 exposantenkaarten en 50 inkomstkaarten. De exposantenkaarten geven recht tot een parking plaats. De exposanten worden opgenomen in de exposantenrubriek in het programma en op de website van het evenement ( afsluiting op 1 juni 2015 )


7

VI. REGLEMENT

1. DATUM EN UUR De organisator bepaalt de data en de plaats van het evenement. In geval van overmacht kunnen deze worden aangepast. De organisator kan niet verantwoordelijk worden gesteld door de exposant voor eventuele schade die de exposant heeft ondergaan na bv. uitgestelde opening, vroegtijdige stopzetting van het evenement, sluiting of afbraak van de standen, brand of andere onheil, totale of gedeeltelijke afbraak van de lokalen, of wat ook de rede moge zijn (schade van vruchtgebruik en commerciële schade inbegrepen). Wanneer het in geval van overmacht of in geval van ieder ander evenement onafhankelijk van de wil van de organisator onmogelijk wordt over de nodige infrastructuren te beschikken waardoor het onmogelijk wordt het evenement door te laten gaan, kan de organisatie op ieder moment de gereserveerde plaatsen annuleren en dit door de exposanten schriftelijk te verwittigen, waarbij er geen schadevergoeding kan worden geëist, wat ook de reden moge zijn van zo’n beslissing. In dat geval zullen de beschikbare bedragen na betaling van alle aangegane verplichtingen worden verdeeld onder de exposanten, verhoudingsgewijze rekening houdend met de door hen gestorte sommen, zonder dat zij hiertegen volgens hun overeenkomst beroep kunnen aantekenen tegen de organisatie noch een schadevergoeding of een onderbrekingsvergoeding kunnen eisen, wat ook de reden moge zijn. De organisator kan de manifestatie annuleren of uitstellen indien zij het aantal deelnemers niet voldoende acht. De ingeschreven exposant zal in dat geval het reeds betaalde voorschot of inschrijvingsbedrag terugbetaald krijgen. De exposant zal tot de dag van sluiting van de inschrijvingen dit risico van eventuele annulering geheel zelf dragen, en meer in het bijzonder wat de kosten betreft die een eventuele deelname met zich meebrengen.

2. CONTROLE EN AANVAARDING VAN DEELNAME Slechts een beperkt aantal standplaatsen zullen worden toegekend per merk. Indien de deelname niet door de fabrikant zelf werd ondertekend, moet de aanvrager de toestemming van de fabrikant van het tentoongestelde product aan de organisator tonen. De aanvragen tot deelname zullen worden aanvaard onder voorbehoud van een onderzoek. Op ieder moment kan de organisator zelf een deelname weigeren of aanvaarden, zonder de motieven van zijn beslissingen te maatstaven. De geweigerde deelnemer kan zijn rechten niet doen gelden met het feit elders wel te zijn aanvaard, noch kan deze argumenteren dat zijn deelname op vraag kwam van de organisator. Hij kan de briefwisseling tussen hem en de organisator, noch de inning van het bedrag van deelname of het voorschot of de publicatie van zijn naam in een lijst van deelnemers voorleggen als zijnde bewijs van deelname. Een deelname wordt pas definitief, indien deze schriftelijk werd bevestigd door de organisator. Enkel de geschreven bevestiging van deelname vormt een bewijs en zal het begin en het eind van het contract tussen beide partijen bepalen. Het weigeren van deelname zal enkel de terugbetaling van de reeds aan de organisator gestorte sommen van het voorschot of de volledige deelname met zich kunnen meebrengen, het geeft geen recht op enige schadevergoeding. De deelname aan deze editie geeft geen recht op deelname aan een volgende editie.


8

3. TOEKENNING VAN DE PLAATSEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE EXPOSANTEN De organisator bepaalt de standplaatsen. Op ieder moment kan hij het belang of de plaats van de standen veranderen, zelfs tijdens het evenement. De deelnemers hebben geen recht op een reserve. De aanvraag tot deelname geeft geen recht op een vaste standplaats. Iedere aanvraag tot deelname onderwerpt eens deze wordt goedgekeurd de ondertekende definitief en onherroepelijk aan de betaling van het te betalen bedrag. Het feit een aanvraag tot deelname te ondertekenen leidt tot de verplichting de toegekende stand of standplaats te bezetten en deze bezet te laten tot de sluiting van de beurs, en pas na sluiting van de manifestatie volgens de voorwaarden verder beschreven over te gaan tot het leeghalen van de stand. Het totale bedrag van deelname wordt definitief aan de organisator verschuldigd na diens schriftelijke bevestiging van aanvaarding aan de exposant. Het niet-betalen van het saldo van het bedrag vermeld op de factuur leidt zonder voorafgaande in gebrekenstelling tot het verbod te exposeren, en het reeds gestorte voorschot blijft onherroepelijk eigendom van de organisatie. Bovendien behoudt de organisator zich het recht voor om het saldo van het bedrag op te eisen, ondanks niet-deelname voor welke reden dan ook van de ingeschreven exposant. In geval de exposant voor welke reden dan ook zijn stand niet bezet op de openingsdag van de manifestatie of op de uiterste datum van opbouw vastgelegd door de organisatie, wordt hij beschouwd als niet meer deelnemend. De organisator kan dan zonder schadevergoeding of andere maatregelen, op risico van de exposant, over de standplaats van de in gebreke gestelde exposant beschikken, zonder dat deze een terugbetaling of schadevergoeding kan opeisen, zelfs wanneer zijn stand aan een andere exposant werd toegekend. De exposant verplicht zich ertoe de gehele duur van het evenement op zijn stand aanwezig te zijn, evenals tijdens de open afbouw perioden. De standen moeten tijdens de openingsuren van de manifestatie open blijven voor de bezoekers. Het is verboden geëxposeerde waren afgedekt te laten tijdens de openingsuren. Het is strikt verboden om een deel of de totale standplaats die door de organisator werd toegekend door te geven, onder te verhuren of gratis of tegen betaling te ruilen. De standplaats moet weer vrij zijn op de overeengekomen datum en uur, die later bepaald zal worden.


9

4. TENTOONGESTELDE PRODUCTEN EN DIENSTEN De exposanten zijn verplicht de volledige lijst van de producten die ze wensen te exposeren op te geven bij hun aanvraag. Wanneer zij agent of commissaris zijn, zijn zij verplicht de namen en adressen van de firma’s te vermelden voor wie zij waren tentoonstellen (buitenlandse waren). De exposant kan niet zonder vooraf gegeven schriftelijke toestemming andere waren of diensten tentoonstellen dan die, vermeld in de aanvraag tot deelname en die beantwoorden aan de nomenclatuur van producten of diensten opgesteld door de organisator. Het voorstellen en aanbieden van tweedehands materiaal is niet toegestaan zonder een door de organisator vooraf gegeven schriftelijke toestemming. De aangeboden producten en diensten moeten aan de normen en veiligheidsregels beantwoorden die van kracht zijn. Het is verboden gevaarlijke en/of schadelijke goederen tentoon te stellen. Het is verboden apparaten te laten werken of zaken te installeren of te verdelen die eventueel een gene of een gevaar kunnen vormen voor de andere exposanten, de bezoekers of simpelweg het goed verlopen van de manifestatie. Alle machines en demonstraties moeten worden aangegeven bij de organisator. Het is strikt verboden dranken en spijzen te verkopen. Dezen zijn gereserveerd voor de organisatie. De standen moeten de hele duur van de manifestatie netjes blijven. De schoonmaak van de standen is ten laste van de exposant en moet dagelijks gebeuren en klaar zijn bij de opening voor het publiek.

5. PLAATSBESCHRIJVING De exposant moet eventuele degradaties van de hem aangewezen standplaats aangeven wanneer hij de stand in zijn bezit krijgt. Deze klacht moet op de dag van bemanning aan de organisator worden gemeld. Eens deze termijn is overschreden, zal de reparatie aan de exposant zelf worden aangerekend. Het is verboden in de grond te graven, noch de tenten, de wanden, de plankenvloer, het plafond of het ander door de organisator ter beschikking gestelde materiaal op welke manier dan ook te beschadigen. Het is strikt verboden wanden, palen of plankenvloeren te gebruiken als ondersteuning van gewichten of mechanische kracht.


10

6. INSTALLATIE VAN DE STANDEN EN CONFORMITEIT De exposant moet zich houden aan de instructies van de organisator wat reglementering betreft van aanleveren en wegvoeren van waren, in het bijzonder wat de circulatie betreft van voertuigen op de terreinen van de manifestatie. De exposant of zijn uitvoerders moeten klaar zijn met de installatie van hun stand op de datum en het uur bepaald door de organisator: eens de datum en het uur verstreken, kunnen er geen verpakkingen, materiaal, transportvoertuigen, … op de terreinen worden gehouden, wat ook de motieven mogen zijn. De decoratie van de standen wordt aangebracht door de exposanten en blijft onder hun verantwoordelijkheid. Deze moet rekening houden met de algemene decoratie van de manifestatie en de zichtbaarheid van de buurstanden. De organisator behoudt zich het recht voor de installaties die het algemeen beeld van de manifestatie benadelen of die de buurstandhouders of bezoekers storen, evenals die, die niet conform zijn volgens de veiligheidsregels, te laten afbreken of te laten veranderen. De exposant moet zich gedurende de ganse duur van de manifestatie onderwerpen aan de veiligheidsregels opgelegd door de organisator en de openbare diensten.

7. HANDELSWIJZEN Het uitdelen van documentatie kan slechts gebeuren binnen de standen. Zo mogen ook de bezoekers niet worden belemmerd in hun bezoek of worden toegesproken in de gangen. Luidop of met behulp van een micro aanprijzen is verboden.

8. TOEGANG TOT DE MANIFESTATIE Niemand mag de terreinen van de manifestatie betreden zonder een toegangsbewijs uitgegeven door de organisator. De organisator behoudt zich het recht voor iedere persoon, bezoeker of exposant de toegang te ontzeggen of te doen verwijderen wiens aanwezigheid of gedrag aanleiding geeft tot schadeberokkening van de veiligheid, rust of imago van de manifestatie. De uitdeling en/of verkoop van de uitnodigingen en speciale toegangskaarten uitgegeven door de organisator is formeel verboden, evenals het namaken.


11

9. VERZEKERING EN WERKCONDITIES De burgerlijke aansprakelijkheid van de exposant geldt voor alle lichamelijke en/of materiële en/of immateriële schade aan derden, berokkend door zijn activiteit en die van zijn uitvoerders. De exposant kan geen beroep aantekenen tegen de organisator, de eigenaar van de terreinen en hun verzekeraars voor lichamelijke of materiële schade waarvan hij of zijn uitvoerders slachtoffer werden. De exposant verbindt zich ertoe tijdens de opbouw, afbouw en tijdens het verloop van de manifestatie enkel mensen aan te stellen die werden aangegeven, en wel volgens de wettelijke bepalingen en volgens de reglementering en werkvoorwaarden van kracht. Zij eisen dezelfde werkvoorwaarden van hun onderaannemers.

10. CONTACT EN COMMUNICATIE MET HET PUBLIEK De organisator heeft de exclusiviteit betreffende de redactie, publicatie en uitdeling tegen betaling of niet van de catalogus/programma van de manifestatie. De exposant is verantwoordelijk voor de aanlevering van de nodige inlichtingen voor het opstellen van de catalogus/programma binnen de door de organisator vastgestelde termijn. De exposant kan zich niet beroepen tegen de organisator, noch tegen de producers of verdelers van eventuele televisiebeelden, video of andere media van zijn imago, stand, embleem, merk, personeel, producten of diensten, noodzakelijk voor de manifestatie, en hij staat in voor het feit dat ook zijn uitvoeders, onderaannemers en medewerkers zich niet zullen beroepen. De organisator behoudt zicht het exclusieve recht voor van afficheren op de terreinen van de manifestatie. De deelnemers geven uitdrukkelijk en kosteloos toestemming op het gebruik en de verspreiding van hun naam, adres, imago in het exclusieve kader van de manifestatie, evenals aan iedere vorm van publicitaire of promotionele campagne van huidig evenement.

11. TOEPASBAAR RECHT – ERKENNING EN RECHTSPRAAK Ieder geschil betreffende de geldigheid, de interpretatie of de uitvoering van huidige conventie dat niet met een minnelijke regeling kan worden opgelost wordt onderworpen aan een bemiddelingsproces aan het Brussels Business Mediation Center, BBMC afgekort, Louisalaan 500 te 1050 Brussel. In geval van niet slagen, wordt het geschil voorgelegd aan de Juridische rechtsorde van Bergen. Het Belgisch recht zal van toepassing zijn.


12

VII. BEVESTIGING VAN DEELNAME

In te vullen document (2 pagina’s) vergezeld van een betalingsbewijs van het voorschot te faxen naar 064/55.75.10 of als PDF door te sturen naar : [email protected]

NAAM BEDRIJF : ……………………………………………………………………………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . HANDELSNAAM : …………………......……. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ………………………………………………………………… . . . . . . . . ADRES : …………………………………………………………………………. . . . . . . . . . . . . . ………………………………………………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . POSTCODE : ……………………… PLAATS : ……………………. . . . . . . . . . . . . . ………………………………………………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . LAND : ……………………. . . . . . . . . . . . . . ……………. . . . . …………………………………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ……………………. . . . . . . . . . . . . . …………….... TEL : ……………………. . . . . . . . . . . . . . …………………………………………… FAX : ……………………. . . . . . . . . . . . . . ……………………………………… VERANTWOORDELIJKE BEDRIJF : ……………………. . . . . . . . . . . . . . ……………………………………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . CONTACTPERSOON STAND : ………………………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …………….…………………………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . E-MAIL : ……………………. . . . . . . . . . . . . . ………………………………………………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ……………………. . . . . . . . . . . . . . ………………… WEBSITE : ……………………. . . . . . . . . . . . . . . …………….……………………….…………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ……………………. . . . . . . . . . . . . . ………….... FACTURATIEADRES INDIEN ANDERS : ……………………. . . . . . . . . . . . . . ………………………………………………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ……………………. . . . . . . . . . . . . . ………………………………………………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ……………………. . . . . . . . . . . . . . …………………

BTW Nr : ……………………. . . . . . . . . . . . . . ………………………………………………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ……………………. . . . . . . . . . . . . . ………………. . . . TYPE ENTREPRISE : TYPE D’ACTIVITE : FABRIKANT VOEDERS EN VERZORGING GROSSIST UITRUSTING VERDELER VERZEKERING INVOERDER RIJKUNST DETAILHANDEL UITRUSTING VAN PAARD EN RUITER AMBACHTSMAN TECHNISCHE- EN STALUITRUSTING ANDERE : …………………………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . TRANSPORT • SCHOLING • ANDERE : …………………………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . TENTOONGESTELDE PRODUCTEN (te vervolledigen of een lijst bij te voegen) : o …………………………………………………………………………………………………. o …………………………………………………………………………………………………. o …………………………………………………………………………………………………. o …………………………………………………………………………………………………. o ………………………………………………………………………………………………….


13

NOM DE L’ENTREPRISE : ………………………………………………………………………………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …. NOMBRE

DESCRIPTION

PRIX UNITAIRE HTVA

COÛT TOTAL HTVA

.........................................

Binnenstand 4 m X 4 m

1500-EUR

..............................................................€

......................................... .........................................

Buitenstand : naakte oppervlakte: 0-50m² + de 50m²

750-EUR 15-EUR/m²

..............................................................€ ..............................................................€

850-EUR 450-EUR 250-EUR

..............................................................€ ..............................................................€ ..............................................................€

......................................... ......................................... .........................................

Publiciteit in het programma, 4-kleuren, 5000 exemplaren 1 A4 formaat ½ A4 formaat ¼ A4 formaat

Betaling : - 50 % voorschot op bestelling - saldo te betalen ten laatste 30 dagen voor aanvang van het evenement, ttz. vóór 2 juni 2015. Voor alle bevestiging voor de 28/02/2015 : Korting van 15% Bankgegevens : : Hippodrome de Wallonie Route de Wallonie, 31A 7011 Ghlin IBAN: BE 54 0682 1756 8397 BIC: GKCCBEBB e vermelden communicatie : NAAM BEDRIJF + STAND JUMPING Bevestiging van reservering : Uw stand is bevestigd zodra we het voorschot van 50% hebben ontvangen. Ondergetekende bevestigt het deelnemingsdossier te hebben gelezen en aanvaard de algemene verkoopsvoorwaarden evenals de opgelegde regels.

GEDAAN TE…………………………………………………………………………………… OP ……….……….…………………………………………….… NAAM EN FUNCTIE VAN DE VERTEGENWOORDIGER : ………………………………………. . …………………………………… Stempel van het bedrijf en handtekening van de vertegenwoordiger : STEMPEL

HANDTEKENING


14

JUMPING. 2-5 July 2015 INTERNATIONAL CSI****- CSI* MONS EXPOSANTEN HANDBOEK

Recommend Documents