József Attila Középiskolai Kollégium 1146 Budapest, Cházár András utca 6. Szervezeti és Mőködési Szabályzata

József Attila Középiskolai Kollégium 1146 Budapest, Cházár András utca 6.

Szervezeti és Mőködési Szabályzata 2011

József Attila Középiskolai Kollégium Szervezeti és Mőködési Szabályzat 1146 Budapest, Cházár András u. 6. __________________________________________________________________________________________

TARTALOMJEGYZÉK I. Bevezetés 1. Az SZMSZ célja, tartalma 3 2. Jogszabályi háttér 3 3. Az SZMSZ hatálya 5 II. Intézményi Alapadatok 1. Intézményi Azonosítók 5 2. Az intézmény tevékenységei 6 a) Az intézmény alaptevékenységei 6 b) Oktatáshoz kapcsolódó kiegészítı tevékenységek 7 c) Vállalkozási tevékenység 7 III. Szervezeti felépítés 7 1. Szervezeti egységek (intézményi közösségek) megnevezése 7 a) Vezetık, vezetıség 7 1. A kollégium igazgatója 8 2. Igazgatóhelyettes, 9 Helyettesítési rend 10 b) Pedagógusok közösségei 10 c) Nevelı-oktató munkát segítı alkalmazottak 12 d) Tanulók közösségei 12 e) Szülıi szervezetek 12 f) Kollégiumi szék 12 12 2. A vezetık és a szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendje, formája a) A vezetık és az alkalmazotti közösségek közötti kapcsolattartás formái és rendje 12 b) A diákönkormányzati szerv, a diákképviselık, valamint az intézményi vezetık közötti kapcsolattartás formái és rendje 13 c) A vezetık és a kollégiumi szülıi szervezet közötti kapcsolattartás formája 16 d) A vezetık és a kollégiumi szülıi szék közötti kapcsolattartás formája 17 e) A szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendje 17 17 f) A külsı kapcsolatok rendszere, formája és módja IV. Mőködés rendje 19 1. Az intézmény mőködési rendje 19 2. A belépés és benntartózkodás rendje azok részére, akik nem állnak jogviszonyban a nevelési-oktatási intézménnyel 20 3. A tanórán kívüli foglalkozások szervezeti formái 21 4. Intézményi sportkör 22 4. A felnıttoktatás formái 22 5. Az ünnepélyek, megemlékezések rendje, a hagyományok ápolásával kapcsolatos feladatok 22 23 6. A pedagógiai munka belsı ellenırzésének rendje 7. A könyvtár mőködése 24 8. Intézményi védı, óvó elıírások, egészségügyi ellátás 29 30 Tanulóbalesetek megelızése, Rendkívüli események: bombariadó, Katasztrófa tőzvédelem 30-31 9. Egyéb kérdések: FEUVE rendszer alkalmazása 34 A kereset-kiegészítés feltételei, vagyonnyilatkozat v 34 10. Intézményi dokumentumok nyilvánossága 35 V. Záró Rendelkezések 36 37 Mellékletek Győjtıköri Szabályzat, A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje Iratkezelési Szabályzat -2-


I.

Bevezetés

A közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 40. § (2) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján a József Attila Középiskolai Kollégium 1146 Budapest, Cházár András u 6. belsı és külsı kapcsolataira vonatkozó rendelkezéseket jelen Szervezeti és Mőködési Szabályzat (továbbiakban: SZMSZ) határozza meg.

1.

Az SZMSZ célja, tartalma

A SZMSZ célja, hogy a törvénybe foglalt jogi magatartások minél hatékonyabban érvényesüljenek az adott közoktatási intézményben. A SZMSZ tartalma nem állhat ellentétben jogszabályokkal, sem egyéb intézményi alapdokumentummal, nem vonhat el törvény vagy rendelet által biztosított jogot, nem is szőkítheti azt, kivéve, ha maga a jogszabály erre felhatalmazást ad. 2.

Jogszabályi háttér

A SZMSZ szabályozási körét meghatározó jogszabályok:

a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény (továbbiakban: Kt.) a nevelési-oktatási intézmények mőködésérıl szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelet (továbbiakban: R.) az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.) a közalkalmazottakról szóló 1992. évi XXXIII. törvény végrehajtásáról a közoktatási intézményekben 138/1992. (X. 8.) Korm. rendelet (továbbiakban: Korm. r.) a tankönyvpiac rendjérıl szóló 2001. évi XXXVII. törvény (továbbiakban: Tpr.) a tankönyvvé nyilvánítás, a tankönyvtámogatás, valamint az iskolai tankönyvellátás rendjérıl 23/2004. (VIII. 27.) OM rendelet A pedagógiai szakszolgálatokról szóló 4/2010. (I.19.) OKM rendelet az iskolai rendszerő szakképzésben részt vevı tanulók juttatásairól szóló 4/2002. (II. 26.) OM rendelet a katasztrófák elleni védekezés és a polgári védelem ágazati feladatairól szóló 44/2007. (XII. 29.) OKM rendelet

-3-


További, az intézmény mőködését meghatározó fontosabb jogszabályok:

a Magyar Köztársaság költségvetésérıl szóló mindenkor hatályos törvények az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. Törvény az alapító okiratban foglaltakat a jogszabályban megjelölt szerv vagy felügyeleti szerv által jóváhagyott SZMSZ-ben részletezni kell az Ámr. 13/A.§ (3) bekezdése szerint a gyermekek védelmérıl és a gyámügyi igazgatásról szóló 1997. évi XXXI. törvény a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló 1993. évi LXXVII. törvény a szakképzésrıl szóló 1993. évi LXXVI. Törvény, amelyet módosított a 2009. évi CXXXV. törvény a munkavédelemrıl szóló 1993. évi XCIII. törvény egységes szerkezetben a végrehajtásáról szóló 5/1993. (XII. 26.) MüM rendelettel a szakképzési hozzájárulásról és a képzés fejlesztésének támogatásáról szóló 2003. évi LXXXVI. törvény a diákigazolványról szóló 17/2005 (II. 18.) Korm. rendelet a Nemzeti alaptanterv kiadásáról szóló 130/1995. (X. 26.) Korm. rendelet a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény végrehajtásáról szóló 20/1997. (II. 13.) Korm. rendelet az érettségi vizsga vizsgaszabályzatának kiadásáról szóló 100/1997. (VI. 13.) Korm. rendelet a két tanítási nyelvő iskolai oktatás irányelvének kiadásáról szóló 26/1997. (VII. 10.) MKM rendelet 36/2009. (XII.23.) OKM rendelet a Kollégiumi Nevelés Országos Alapprogramjának kiadásáról szóló 46/2001. (XII.22.) OM rendelet módosításáról NAT módosítás 202/2007. (VII.31.) kormányrendelet a kerettantervek kiadásának és jóváhagyásának rendjérıl, valamint egyes oktatási jogszabályok módosításáról szóló 17/2004. (V. 20.) OM rendelet a szakképzés megkezdésének és folytatásának feltételeirıl szóló 8/2006. (III. 23.) OM rendelet a szakmai vizsgáztatás általános szabályairól és eljárási rendjérıl szóló 20/2007. (V. 21.) OM rendelet az Országos Képzési Jegyzékrıl szóló 37/2003. (XII. 27.) OM rendelet, valamint az Országos Képzési Jegyzékrıl és az Országos Képzési Jegyzékbe történı felvétel és törlés eljárási rendjérıl szóló 1/2006. (II.7.) OM rendelet a szakképzési hozzájárulásról és a képzés fejlesztésének támogatásáról szóló 2003. évi LXXXVI. törvény végrehajtásáról szóló 13/2004. (IV. 27.) OM rendelet az iskola-egészségügyi ellátásról szóló 26/1997. (IX. 3.) NM rendelet a munkaköri, szakmai, illetve személyi higiénés alkalmasság orvosi vizsgálatáról és véleményezésérıl szóló 33/1998. (VI. 24.) NM rendelet a 2011.évi XLI. törvény a nemdohányzók védelmérıl.

-4-


3.

Az SZMSZ hatálya

A SZMSZ hatálya kiterjed az intézménnyel jogviszonyban álló személyekre, valamint mindazokra, akik belépnek az intézmény területére, használják helyiségeit, létesítményeit. Az SZMSZ a jóváhagyást követı kihirdetésével érvénybe lép és határozatlan idıre hatályos. A SZMSZ elıírásai érvényesek az intézmény területén a benntartózkodás ideje alatt, valamint az intézmény által külsı helyszínen szervezett rendezvényeken a rendezvények ideje alatt.

II. Intézményi Alapadatok 1. Intézményi azonosítók (a) Az intézmény neve: József Attila Középiskolai Kollégium (b) Az intézmény székhelye: 1146 Budapest, Cházár András u.6. (c) Az intézmény telephelye: (d) Az intézmény létrehozásáról szóló határozat száma: 1230/C/1992.I/16. (e) Az intézmény nyilvántartás száma (törzsszáma): 494164 (f) Az Alapító okirat kelte: 2011. július 29. (g) Az Alapító okirat azonosítója (száma): 1909/2011. (VI.22.) Fıv. Kgy. h) Az alapítás idıpontja: 1992. január 16. (i) OM azonosító: 039152 (j) KSH azonosító: 1633701000 (k) PIR azonosító: 494160-0-00 (l) Címkód: 370206 (m) A kollégium általános forgalmi adó alanyisága: Alaptevékenység tárgyi adómentes, a kiegészítı tevékenység adójogi megítélése az általános szabályok szerint történik. (n) Adószám: A KGSZ megalakulása óta (2011.09.01-tıl) a József Attila Középiskolai Kollégium nem rendelkezik adószámmal. A KGSZ adószáma: 15793920-2-42

-5-


(o) Bankszámlaszám: A KGSZ megalakulása óta (2011.09.01-tıl) a József Attila Középiskolai Kollégium nem rendelkezik bankszámlaszámmal. A KGSZ bankszámlaszáma: OTP Bank Rt. 11784009 - 15793920 2. Az intézmény tevékenységei a)

Az intézmény alaptevékenységei

Az intézmény szakágazati besorolása: 559000 szolgáltatás

Üdülési,

egyéb

átmeneti

szálláshely

Alap szakfeladat Száma Neve 559011-1 Kollégiumi szálláshelynyújtás közoktatásban tanulók számára További szakfeladat 562914-1 Tanulók kollégiumi étkeztetése 855921-1 Nappali rendszerő iskolai oktatásban részt vevı tanulók kollégiumi, externátusi nevelése 855922-1 Nappali rendszerő iskolai oktatásban részt vevı sajátos nevelési igényő (tartós/ tartós és súlyos) tanulók kollégiumi, externátusi nevelése

Feladatmutatók Szakfeladat Megnevezése

Kollégiumi szálláshelynyújtás közoktatásban Nappali rendszerő iskolai oktatásban részt vevı sajátos nevelési igényő (tartós/ tartós és súlyos) tanulók kollégiumi, externátusi elhelyezése Nappali rendszerő iskolai oktatásban részt vevı tanulók kollégiumi, externátusi elhelyezése Tanulók kollégiumi étkeztetése

Kapacitás Száma

mutató

559011-1

férıhelyek száma

Feladatmutató

ellátást igénylık száma

-

Teljesítmény mutató

ellátottak száma ellátásban részesülı sajátos nevelési igényő (tartós/ tartós és súlyos) tanulók száma

855922-1

férıhelyek száma

855921-1

férıhelyek száma

-

ellátásban részesülık száma

562914-1

-

ellátást igénylık száma

ellátottak száma

Alap illetve speciális feladat Sajátos nevelési igényő (tartós/ tartós és súlyos) tanulók integrált oktatása. Az intézmény ellátja a Fıvárosi Önkormányzat fenntartásában mőködı kollégiumok sportversenyeinek szervezésével, koordinálásával összefüggı feladatokat. -6-


Az intézménybe felvehetı maximális gyermek -, tanulólétszám: Bentlakásos intézmény férıhely: 120 b) Alaptevékenységhez kapcsolódó kiegészítı tevékenységek 856099-2 Egyéb oktatást kiegészítı tevékenység A szolgáltatások a kollégium zavartalan üzemeltetését, és az alapfeladatok ellátását hátrányosan nem befolyásolhatják. Vagyoni értékő jogok, tárgyi eszközök (gépek, berendezések, felszerelések) használata leletár szerint. c) Vállalkozási tevékenység Az intézmény az állami feladatok ellátása mellett vállalkozási tevékenységet nem folytat.

III. Szervezeti felépítés 1. Szervezeti egységek (intézményi közösségek) megnevezése

Szervezeti struktúra KT

KGSZ

IGAZGATÓ

IGAZGATÓHELYETTES

ISKOLATITKÁR

TANTESTÜLET

KOORDINÁCIÓS IRODÁK

PMS

Vezetık, vezetıség

Szervezeti szintek

1. Legfelsıbb vezetıi szint 2. Magasabb vezetıi szint

A szervezeti szintnek megfelelı vezetı beosztások

intézményvezetı intézményvezetı helyettes

A konkrét vezetıi beosztások megnevezése

igazgató pedagógiai igazgatóhelyettes

-7-


A kollégiumon belül alá- és fölérendelt viszonyban mőködnek az egyes vezetıi szintekhez tartozó: - vezetık, - illetve vezetıkhöz tartozó beosztottak. Az azonos vezetıi szinthez tartozó munkakörök között mellérendeltségi viszony van. Az intézmény élén az igazgató áll. Munkáját közvetlenül a pedagógiai igazgatóhelyettes segíti. Közösen felelnek azért, hogy intézkedéseiket összehangolják. A kollégiumi élet- és munka minden lényeges ügyérıl, eseményérıl kölcsönösen kötelesek egymást tájékoztatni. Ezek feladatát és kapcsolatrendszerét a 11/1994. (VI.8.) MKM rendelet 4.§ (1) bekezdés e. pontja alapján az alábbiak szerint határozzuk meg. A vezetıség kibıvül a Kollégiumok Gazdasági Szervezete (KGSZ) igazgatójával. 1. A kollégium igazgatója Az igazgató megbízása, munkája és munkájának ellenırzése, felelısségi körének megállapítása az 1992.évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról, a közoktatásról szóló 1993. LXXIX. Törvény 54. § (1) bekezdése értelmében felelıs az intézmény szakszerő és törvényes mőködéséért, a takarékos gazdálkodásért. Az intézmény vezetıjét (igazgatóját) a Budapest Fıváros Közgyőlése nyilvános pályázat útján határozott idıre bízza meg. Munkáltatói jogok: Az oktatási intézményekben az igazgató gyakorolja a személyzeti és a munkáltatói jogkört a szakmai álláshelyeket betöltık, valamint az iskolatitkár és a pedagógiai munkát segítık tekintetében. A foglalkoztatottakat közalkalmazotti jogviszony, munkaviszony illetve megbízási jogviszony keretében alkalmazza. Feladatkörébe tartozik a személyi állomány kiválasztása és fejlesztése. Az igazgató nevezi ki a helyettesét, az intézmény pedagógusait, ı alkalmazza az iskolatitkárt és a pedagógiai munkát segítıket. A munkáltatói jogkör gyakorlása teljes körő, a kinevezés, bérmegállapítás, minısítés, jutalmazás, áthelyezés, elbocsátás, fegyelmi felelısségre vonás, szabadságok kiadásának széles körét jelenti. E kötelezı feladatainak ellátásánál a közalkalmazotti törvény (1992. évi XXXIII. tv A közalkalmazottak jogállásáról, valamint a 138/1992.(X.8) Kormányrendelet) a mérvadó a Munka Törvénykönyve mellett. Felelısségével összhangban áll, hogy szabad döntési joggal rendelkezik munkatársai megválasztásában, megítélésében, illetve szükség esetén az elbocsátásban. Az intézmény igazgatója gyakorolja a munkáltatói jogokat, és dönt az intézmény mőködésével kapcsolatban minden olyan ügyben, amelyet jogszabály vagy Közalkalmazotti szabályzat nem utal más hatáskörébe. Felel a pedagógiai munkáért, az ifjúságvédelmi feladatok megszervezéséért és ellátásáért, a nevelés és oktatás egészséges és biztonságos feltételeinek megteremtéséért, a tanulóbaleset megelızéséért, a tanulók egészségügyi ellátásának biztosításáért -8-


Az igazgató jogköre kiterjed: az intézményi szakmai bérkeret feletti önálló rendelkezésre, kötelezettségvállalásra, a kollégiumra esı költségvetési elıirányzatok felhasználására.

a

A kollégiumban a felsorolt munkakörökön felül dolgozó alkalmazottak (egyéb munkakörök) munkáltatója a Kollégiumok Gazdasági Szervezete. A KGSZ igazgató az alábbi munkáltatói jogköröket a kollégiumigazgatónak adja át a kollégiumban dolgozó KGSZ alkalmazottak vonatkozásában: − a munkaidı napi beosztása a KGSZ igazgatóval vagy a kijelölt munkatársával egyeztetett idıkeretek alapján; − javaslat a túlmunka elrendelésére; − javaslat a dolgozó jutalmazására; − javaslat a dolgozó fegyelmi felelısségre vonására; − javaslattétel a dolgozó alkalmazására, alkalmazásának megszüntetésére; − javaslat a szabadság engedélyezésére. A KGSZ a kollégiumigazgató részére biztosítja a kollégiumban a KGSZ munkáltatói jogkörébe tartozó alkalmazottak személyi anyagába való betekintés jogát. A kollégiumban dolgozó KGSZ alkalmazottak kötelesek a kollégiumigazgató vagy az általa megbízott személy által kiadott utasítások szerint munkát végezni, munkaköri leírása alapján. Az alkalmazottak foglalkoztatására – élet és munkakörülményeire vonatkozó kérdések tekintetében – a jogkörét jogszabályban elıírt egyeztetési kötelezettség megtartásával gyakorolja. Az igazgató feladatkörébe tartozik: - a nevelıtestület vezetése, - a nevelı és oktató munka irányítása és ellenırzése; - a nevelıtestület jogkörébe tartozó döntések elıkészítése, a végrehajtásuk szakszerő megszervezése és ellenırzése; - a rendelkezésre álló költségvetés alapján az intézmény mőködéséhez szükséges személyi és tárgyi feltételek biztosítása; - a munkavállalói érdekképviseleti szervekkel, a szülıi szervezettel, és a diákmozgalommal való együttmőködés; - a nemzeti és kollégiumi ünnepek munkarendhez igazodó, méltó megszervezése; az ifjúságvédelmi munka irányítása; a tanulóbaleset megelızésével kapcsolatos tevékenység irányítása.

2. Igazgatóhelyettes Az igazgatóhelyettes az intézmény vezetıjének közvetlen munkatársa. Az igazgatót akadályoztatása, tartós távolléte esetén teljes felelısséggel és jogkörrel helyettesíti. Feladatait a Munkaköri leírásban, tervszerően és felelısséggel végzi. -9-


Intézi a tanügyigazgatási, nyilvántartási és statisztikai ügyeket: KIR, F2. Fı feladatai ellátása mellett: - az igazgató által meghatározott irányítási- és ellenırzési feladatok ellátása, - munkájáról, tapasztalatairól rendszeresen beszámol, - felelıs a házirend betartásáért, - ellenırzi a nevelıtestület tagjainak munkavégzését (pontosság, ütemtervtartás, ügyeleti tevékenység, csoport- és szakköri foglalkozások, munkafegyelem, a lakószobák és egyéb helyiségek tisztasága rendje fegyelme), - felelıs a nevelıtanári adminisztrációért - kialakítja a helyettesítési rendet, túlórákat, óraadói munkaköröket, biztosítja annak zavartalan mőködését, az azzal összefüggı elszámolások pénzügyi szabályosságát, - részfelelısök bevonásával koordinálja a kulturális-, és szakköri tevékenységet, - közvetlenül segíti és felügyeli az ifjúságvédelmi felelıs munkáját, illetve annak hiányában ellátják az ifjúságvédelmi feladatokat. - figyelemmel kíséri a pályázatokat, elkészítését szervezi - éves szinten értékeli a tanulmányi munkát

Helyettesítés rendje Az igazgató tartós távollétében vagy akadályoztatása esetén teljes felelısséggel és jogkörrel az igazgatóhelyettes helyettesíti. Az igazgatóhelyettest távollétében vagy akadályoztatása esetén teljes felelısséggel és jogkörrel az igazgató helyettesíti. Amennyiben a fenti helyettesítési rend egyéb okból nem szervezhetı, úgy az igazgató írásban gondoskodik önmaga vagy az igazgatóhelyettes helyettesítésérıl, mely döntés keretében a helyettesítı közalkalmazott felelısségét, intézkedési jogkörét meghatározza. A vezetı, illetve a vezetı-helyettes helyettesítésére vonatkozó további elıírások: a) a helyettes csak a napi, a zökkenımentes mőködés biztosítására vonatkozó intézkedéseket, döntéseket hozhatják meg a vezetı, vezetı-helyettes helyett, b) a helyettes csak olyan ügyekben járhat el, melyek gyors intézkedést igényelnek, halaszthatatlanok, s amelyeknek a helyettesítés során történı ellátására a munkaköri leírásában felhatalmazást kapott, c) a helyettesítés során a helyettes a jogszabály, illetve az intézmény belsı szabályzataiban, rendelkezéseiben kizárólag a vezetı jogkörébe utalt ügyekben nem dönthet.

3. Pedagógusok közösségei a) Nevelıtestület Az 1993. évi LXXIX. törvény 56. §-a alapján – a nevelési – oktatási intézmény pedagógusainak közössége, nevelési és oktatási kérdésekben az intézmény legfontosabb tanácskozó és határozathozó szerve.

- 10 -


A nevelıtestület tagja a kollégium valamennyi pedagógus munkakört betöltı alkalmazottja, valamint a nevelı és oktató munkát közvetlenül segítı, felsıfokú iskolai végzettségő dolgozók. A nevelıtestület nevelési és oktatási kérdésekben az intézmény mőködésével kapcsolatos ügyekben, valamint a törvényben és más jogszabályokban meghatározott kérdésekben döntési, véleményezési és javaslattevı jogkörrel rendelkezik. A nevelıtanárok feladatait a munkaköri leírásuk tartalmazza. A kollégiumban alkalmazott pedagógusoknak felsıfokú pedagógiai végzettségőeknek kell lenni. Pedagógusok munkarendjét, díjazását a vonatkozó hatályos jogszabályok, rendeletek, utasítások szabályozzák. A nevelıtestület értekezletei A tanév során a nevelıtestület az alábbi állandó értekezleteket tartja: - évnyitó, évzáró, - félévi, év végi értékelı, - ıszi és tavaszi nevelési értekezlet. A nevelıtestület terv szerint nevelıtestületi értekezleteket tart. Az értekezletek elnöke: az igazgató. - a nevelıtestület feladata a kollégiumi pedagógiai programjának kidolgozása, elfogadása és megvalósítása, illetve végrehajtása. - Rendkívüli nevelıtestületi értekezletet kell összehívni az igazgató, illetve a nevelıtestület egyharmadának javaslatára, valamint a Közalkalmazotti Tanács kezdeményezésére. Ezen értekezletek idıpontjáról 2 nappal az értekezlet elıtt az érdekelteket értesíteni kell. A nevelıtestület döntéseit nyílt szavazással, szótöbbséggel hozza, kivéve a külön jogszabályban meghatározott eseteket. A nevelıtestületi értekezletre – tanácskozási joggal – meg kell hívni a diákönkormányzat illetékes képviselıjét. Az értekezletekrıl jegyzıkönyvet kell készíteni. A jegyzıkönyvet az igazgató által megbízott pedagógus vezeti. A jegyzıkönyv tartalmazza: értekezlet tárgyát, idejét, a megjelent személyek nevét, a hiányzók távolmaradásának okát, a vitatott témák és javaslatok lényegét, végül a hozott határozatokat. Szavazás esetén a szavazatok megoszlását. A jegyzıkönyveket az igazgató és a jegyzıkönyvvezetı hitelesíti. A nevelıtestület tagjainak személyes ügyeire vonatkozó, a pedagógusok és tanulók magatartását, munkáját értékelı megbeszélések, értekezletek vitaanyaga szolgálati titok: azt a nevelıtestület minden tagja köteles megırizni. Ha a nevelıtestület döntési, véleményezési vagy javaslattevı jogát a kollégium valamennyi dolgozóját érintı kérdésben gyakorolja, a nevelıtestületi értekezletet összdolgozói értekezlet keretében kell megtartani. A nevelıtestület a Közoktatási törvényben meghatározott feladatait szükség esetén ruházza át.

- 11 -


b)

Nevelı-oktató munkát segítı alkalmazottak

A közoktatási törvény rendelkezései alapján az alábbi munkakör segíti az intézmény pedagógia munkáját: Rendszergazda Gondozó Rendszeres a napi kapcsolat a pedagógus és nem pedagógus dolgozókkal egyaránt, így a munka folyamatos és hatékony. 4)

Tanulók közösségei

A kollégium közösségi életének legfıbb irányító szerve a kollégiumi közgyőlés. A közgyőlés a tanév folyamán három alkalommal értékeli a kollégisták munkáját (tanév kezdetekor, félévkor és tanév végén) A kollégista tanulók –a koedukált jellegnek megfelelıen- leány és fiú részlegre különülnek el. A tanulók évfolyamcsoportokba szervezıdtek a kollégiumi létszámnak megfelelıen öt csoportba (I.-tıl az V.-évfolyamig) Az évfolyamcsoportok a szobaközösségek tagságából tevıdnek össze (lakószobák létszámának megfelelı szobaközösségek). A kötelezıen választható foglalkozásokon résztvevık szakköri csoportokat alkotnak. A kollégiumi tanulók közösségi életét diákönkormányzat szervezi mely egyben a tanulók érdekképviseletét is gyakorolja. A tanulói közösségek az alábbi fórumok keretében kapcsolódnak be az intézmény mőködésébe és mőködtetésébe: 5)

havi értékelés és tájékoztatás az egész kollégium tagsága elıtt (események, eredmények, hiányosságok, bejelentések) rendkívüli esetekben összehívott kollégiumi győlés, az egyes évfolyamokat képviselı diákvezetık részvétele a diákönkormányzat ülésein, az egyes tevékenységi területeket patronáló tanárok vezetésével szervezett reszortértekezeletek, az egyes évfolyamcsoportok győlései.

Szülıi szervezetek közösségei

A kollégiumban jelenleg nem mőködik szülıi szervezet. 6)

Kollégiumi szék

A kollégiumban jelenleg nem mőködik kollégiumi szék.

2. A vezetık és a szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendje, formája a) A vezetık és az alkalmazotti közösségek közötti kapcsolattartás formái és rendje 1) Vezetıi szint tagjai közötti kapcsolattartás. Rendje és formái: - 12 -


-

heti megbeszélés, értekezlet az igazgató, igazgatóhelyettes részvételével heti megbeszélés az igazgatóhelyettessel a hét értékelése, következı hét elıkészítése egyéb írásbeli kapcsolattartás (körlevél, tájékoztatás, feladatok) napi operatív megbeszélések gazdasági ügyintézıvel, gondnokkal

2) Vezetı és pedagógusok közötti kapcsolattartás Rendje és formái: -

heti (hétfıi) rendszeres értekezlet a tantestület jelenlétében: elmúlt hét értékelése, feladatok teljesítésének szintje, beszámolók, tájékoztatók, írásbeli anyagok adott esetben hétközi rövid operatív értekezlet- konkrét feladatok események kapcsán a tantestület tagjaival történı egyéni beszélgetés (konkrét feladatok értékelése, egyéni problémák stb.) havonta legalább egy alkalommal az egyes tevékenységi területeket vezetı tanárok beszámolóinak meghallgatása, illetve értékelése havi egy alkalommal a tantestület elıtt értékelı nevelıtestületi értekezletek: évente legalább három alkalommal.

3) Vezetık és a nem pedagógus dolgozók közötti kapcsolattartás. Rendje és formái: -

félévente legalább egy alkalommal tájékoztató-tájékozódó értekezlet napi - tájékozódó - kapcsolattartás a gondnokkal történı konzultációk alapján

4) Vezetık és az összdolgozói közösség közötti kapcsolattartás. Rendje és formái: -

b)

félévente legalább egy ún. összdolgozói értekezlet hivatalos- a kollégium életét szabályozó dokumentumok megismerése, illetve elfogadása alkalmával összehívott értekezletek, véleménynyilvánítások, szavazások

A diákönkormányzati szerv, a diákképviselık, valamint a kollégiumi vezetık közötti kapcsolattartás formája és rendje

A diákönkormányzat tevékenysége a tanulókat érintı, a kollégiumi munka valamennyi kérdésre kiterjed, ennek keretében részt vesz a kollégium mindennapi életének szervezésében. A közoktatási törvény rendelkezik a tanulóközösségeket és a diákönkormányzatot érintı kérdésekben. Mőködési rendjét – DÖK SZMSZ – a tanuló közösség küldött győlése fogadja el és a nevelıtestület hagyja jóvá. Élén a mőködési rendben meghatározott módon választott diákbizottság áll. A diákönkormányzat munkáját pedagógus segíti, illetve szervezi. A DÖK e pedagóguson keresztül is érvényesítheti jogait és fordulhat a kollégium vezetıségéhez. A diákönkormányzat képviselıi meghívás alapján részt vehetnek a kollégium vezetıségi értekezletein, és a nevelıtestületi értekezletek tanulókat érintı napirendi pontjainak tárgyalásán. A kollégiumi fórumokat a diákönkormányzat készíti elı, a tapasztalatokat az igazgatóval megtárgyalja. - 13 -


A diákönkormányzat képviselıje minden esetben részt vesz a fegyelmi ügyek tárgyalásán, illetve az azt megelızı egyeztetı eljárásokban. Részt vesz továbbá minden, a tanulókat érintı kérdés, pl. a tanórán kívüli elfoglaltságok megszervezésében.

A diákönkormányzat egyetértési jogot gyakorol: - a jogszabályban meghatározott ügyekben a Házirend, ill. az SZMSZ elfogadásakor és módosításakor - a fegyelmei eljárást megelızı egyeztetı eljárás rendjének szabályozása tekintetében A diákönkormányzat véleményezési jogot gyakorol: - a kollégium munkájának, a tanulók helyzetének átfogó elemzésében, értékelésében, - pályázatok, versenyek meghirdetésében, szervezésében, - a tanulók fegyelmi ügyeiben, - az intézmény külsı kapcsolatrendszerének kialakításában, - a könyvtár, a klubhelyiség mőködési rendjének kialakításában, - ünnepségek és programok szervezésében, a hagyományok építésében, az e célra fordítható pénz felhasználásában. A diákönkormányzati szerv javaslattételi jogköre kiterjed a kollégiumi élettel kapcsolatos minden kérdésre. A kapcsolattartás rendje és formái: - személyes megbeszélés, - tárgyalás, értekezlet, győlés, diákközgyőlés, - írásos tájékoztatók, dokumentumok átadása keretében a következık szerint: - heti megbeszélés a diákönkormányzat pedagógus patronálója, az ifjúság képviselıje és az igazgató részvételével (elızetes feladatok teljesítésének megbeszélése, a diákönkormányzati szerv ütemterve szerint) - a diákönkormányzat ülésén való vezetıi részvétel kéthetente - meghívás alapján a diákvezetık részvétele tanári értekezleten - heti értékelés a tantestület, a diákönkormányzat és a kollégium tanulói jelenlétében

A kollégiumi vezetık a kapcsolattartás során: - átadják a diákönkormányzati szervnek, illetve képviselıjének a diákönkormányzat véleményezési, egyetértési, illetve javaslattételi joga gyakorlásához szükséges dokumentumokat; - a dokumentumok értelmezéséhez szükséges tájékoztatást, felvilágosítást kérésre biztosítják; - megjelennek a diákközgyőlésen, válaszolnak a nekik az intézmény mőködésével kapcsolatban feltett kérdésekre; - a diákönkormányzat javaslatait, véleményét figyelembe veszik az intézmény mőködtetése, illetve a tanulókkal kapcsolatos döntések során. A diákönkormányzat, illetve diákképviselık a kapcsolattartás során: - gondoskodnak a véleményezési, egyetértési, illetve javaslattételi jog gyakorlása miatt átvett dokumentumok áttekintésérıl, és az érintett jog gyakorlásáról; - aktívan részt vesznek azokon a fórumokon, melyekre megjelenni jogosultak, illetve ahová meghívták, s az az intézmény mőködésével, illetve a tanulókkal kapcsolatos kérdéseket érint; - 14 -


-

gondoskodnak az intézményvezetık megfelelı tájékoztatásáról (írásbeli meghívó) a diákönkormányzat győléseire, illetve egyéb programjairól.

A diákönkormányzatnak biztosított mőködési feltételek

a) A diákönkormányzat mőködéséhez közvetlenül szükséges helyiség biztosított (ún. Klubszoba, ill. József Attila szoba) az igénybevétel elızetes bejelentése mellett. b) A diákönkormányzat mőködéséhez rendelkezésre bocsátott berendezések: minden olyan tárgy, amivel a kollégium rendelkezik, kivételt képeznek az irodai helyiségek, karbantartó mőhely, számítógépterem, kondicionáló terem, könyvtár használati berendezései. c) A berendezések használatával kapcsolatos egyéb elıírás: A nagy értékő tárgyi eszközöket csak akkor lehet használni, ha azoktól a nevelıtanároktól veszik igénybe, akik felelnek ezekért a berendezéskért. d) A diákönkormányzat támogatása: - a diákönkormányzat az intézmény által a számára kijelölt helyiséget és berendezésit a mőködése erejéig térítés nélkül használhatja, - a diákönkormányzat kérésére, az intézményvezetı hozzájárulásával jogosult térítés nélkül használni az intézmény egyéb helyiségeit is (pl. közgyőlés, diákstúdió, egyéb kulturális rendezvény stb.), - a diákönkormányzat programjainak lebonyolítására, illetve alkalmankénti jutalmazásra – az igazgatóval történt elızetes megbeszélés szerint – anyagi juttatásban részesülhet, melynek fedezetére az éves költségvetésben elkülönített összeg áll rendelkezésre. c) A vezetık és a kollégiumi szülıi szervezetet (közösség) közötti kapcsolattartás formája A kollégiumban jelenleg nem mőködik szülıi szervezet. d) A vezetık és a kollégiumi szék közötti kapcsolattartás formája A kollégiumban jelenleg nem mőködik kollégiumi szék.

e) A szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendje (1)

Pedagógusok közösségei - tanulók közösségei

A tanulók – érdekeik képviseletére – diákönkormányzatot hoztak létre. A diákönkormányzat tevékenysége a tanulókat érintı valamennyi kérdésre kiterjed. A pedagógusok közösségei és a tanulók közösségei közötti kapcsolattartás teljes egészében a diákönkormányzat szervezeti keretei között történik. (2)

Pedagógusok közösségei - szülıi szervezetek

A kollégium vezetıjének illetve nevelıtestületének kötelezı feladata a szülık minél részletesebb tájékoztatása gyermekük kollégiumi életérıl, munkájáról, tanulmányáról, a háziés napirendrıl, az ıket érintı belsı szabályozásról, a pedagógiai programról. - 15 -


A kapcsolat formái, illetve színterei: - tanév eleji szülıi értekezletek, - évközi személyes találkozások (szülık, illetve – fıleg problémás esetekben – a kollégium kezdeményezésére), - telefonon illetve levélben történı megkeresés, tájékoztatás, Az intézményt külsı kapcsolataiban az intézményvezetı képviseli. E feladatát meg is oszthatja. A pedagógusok szoros kapcsolatot tartanak fent a KGSZ által mőködtetett Koordinációs Irodákkal, melyeknek feladatai a gyermek és ifjúságvédelem, szabadidı-szervezés területén a koordinálás, a pszichológiai szolgálat ellátása, valamint a pályázatfigyelés. A Koordinációs Irodákkal való kapcsolattartást Együttmőködési Megállapodás rögzíti. Kapcsolat a szülıkkel Szülıi értekezlet van a kollégiumi tényleges felvételt megelızıen. (június hó) - a kollégium minden eszközzel törekszik a szülıkkel való eredményes együttmőködésre. Feladatuk a szülık részletes tájékoztatása gyermekük kollégiumi életérıl, tanulmányairól. - a csoportvezetı tanár a tanuló kollégiumi munkájáról, magatartásáról a tanulmányi eredmény alakulásáról a szülıket a tanév során köteles írásban értesíteni. Szükség esetén személyes találkozót kér. - A szülık a tanév folyamán kétszer kapnak részletes írásbeli tájékoztatást gyermekeikrıl, félévkor (február hó) és tanév végén. - A nevelıtanár minden olyan esetben köteles írásban értesíteni a szülıt, amikor a tanuló a kollégiumi tevékenységében, magatartásában jelentıs változást észlel. (javulás, ill. jelentıs problémák) Fegyelmi ügyek, illetve az azt megelızı egyeztetı eljárás esetén a szülıt tájékoztatni kell, és fel kell hívni nyilatkozattételre, valamint az ügy súlyosságát mérlegelve személyes találkozót kell kérni. A szülı joga, hogy: - gyermeke kollégiumi tevékenységérıl, magaviseletérıl részletes érdemi tájékoztatást, a neveléshez tanácsokat, segítséget kapjon írásbeli javaslatára, kérésére a megbeszéléstıl számított 30 napon belül érdemi választ kapjon - a kollégium mőködésével kapcsolatban véleményt nyilvánítson, az igazgató vagy a nevelıtanár hozzájárulásával részt vegyen kollégiumi eseményen (ünnepek, kulturális program, foglalkozás, sportesemény, stb.) A szülı kötelessége, hogy gyermekét tanulmányi- és kollégiumi feladatainak teljesítésére nevelje, cselekvıen támogassa a kollégiumot nevelési feladatai ellátásában rendszeres érdeklıdéssel, értekezleteken való részvételi lehetıséggel segítse a kollégium nevelımunkáját a kollégium által kért iratokat, igazolásokat a megadott határidıre juttassa el az intézménybe a megállapított térítési díjat gyermekével – határidıre a gazdasági osztályon – befizetteti gyermeke hazautazásáról való visszatérését akadályozó okról köteles telefonon vagy távirat útján a kollégiumot értesíteni (betegség, rendkívüli családi esemény, stb.) - 16 -


A szülıkkel történı beszélgetések és az ott elhangzottak bizalmasan kezelendık.

(3)

Kollégiumi szék - egyéb intézményi közösségek

A kollégiumban jelenleg nem mőködik kollégiumi szék.

f) A külsı kapcsolatok rendszere, formája és módja Kapcsolat a fenntartóval Az intézmény szükség szerint szoros kapcsolatot tart a fenntartóval. Adatszolgáltatással, információkkal segíti a fenntartó tevékenységét. A kapcsolattartás formái: o szóbeli tájékoztatás o írásbeli jelentések, beszámolók, adatszolgáltatások o szervezett értekezleteken tájékoztatásokon való részvétel o a fenntartó által kiadott rendelkezések, feladatok átvétele, azok végrehajtása céljából A József Attila Középiskolai Kollégium kapcsolatát a KGSZ, illetve a Koordinációs Irodákkal, mint külsı partnerekkel az Együttmőködési Megállapodás tartalmazza. Rendkívüli események kapcsán tájékoztató jelentés kötelezettsége: -

-

-

kollégiumi nevelımunkát akadályozó vagy váratlanul fellépı eseményekrıl (pl. járványos betegség, épület megrongálódása, ellátási zavarok, infrastruktúra meghibásodása) a kollégiumi nevelımunkát akadályozó, vagy váratlanul fellépı eseményekrıl; (pl. járványos betegség, épület megrongálódása, elektromos-, vagy főtéshálózat súlyos meghibásodása) önkormányzati tulajdonban bekövetkezett nagyobb kár (pl. tőzeset, vízkár, stb.) vagy hiány; a kollégium alkalmazottainak vagy tanulóinak súlyosabb balesetérıl, fegyelmi vagy büntetıjogi felelısségre vonást igénylı cselekedeteirıl; a kollégiumot vagy annak alkalmazottait, tanulóit érintı minden olyan eseményrıl, amellyel kapcsolatban rendészeti szervek eljárására került sor.

A kollégiumi integráció kapcsolattartási rendje A kollégium pedagógiailag önálló. Gazdasági vonatkozásban 16 kollégium mőködik egy integrációban külön szabályozás alapján. A József Attila Középiskolai Kollégium részjogkörő intézmény az alábbi integráció szerint: Kollégiumok Gazdasági Szervezete – önálló költségvetési intézmény (továbbiakban: KGSZ) Budapest, XIV. Mogyoródi út 21. Együttmőködésüket az „Együttmőködési (munkamegosztási) megállapodás” szabályozza. Gazdálkodási és vagyonmőködtetıi feladatait a Kollégiumok Gazdasági Szervezete látja el. - 17 -


Gyermek és ifjúságvédelem A kollégium pedagógusai az igazgató és a Kollégiumi Koordinációs Iroda irányításával, közremőködésével ellátják csoportjaikat alkotó tanulók körében a gyermek- és ifjúságvédelmi feladatokat. Az intézményben kijelölt gyermek- és ifjúságvédelmi feladatokkal megbízott pedagógus aktív kapcsolatot tart a KKI- vel, illetve a tanulók iskoláival, a gyermekvédelmi diagnózis felállításával, illetve a prevencióval kapcsolatban. Szabadidı szervezés A kollégium Pedagógiai Programjában és Éves Munkatervében, valamint a DÖK Munka- és Ütemtervében megjelölt szabadidıs programok és feladatok megvalósításában a Kollégiumi Koordinációs Iroda szabadidı szervezı munkatársa együttmőködés alapján segít ezen programok, feladatok elıkészítésében, megvalósításában, valamint együttmőködik a szabadidıs foglalkozásokat elısegítı pályázatok megírásában. Pszichológiai feladatok A Kollégiumi Koordinációs Iroda pszichológusa elızetes megállapodás és egyeztetés alapján az intézmény által meghatározott módon segít a pszichológiai szakfeladatok feltárásában, a csoportvezetıi munka ilyen jellegő kérdéseinek megoldásában.

Az intézmény és a gyermekjóléti szolgálat kapcsolata A kollégium kapcsolatot tart a Kollégiumok Koordinációs Irodájával a megkötött „együttmőködési megállapodás” alapján, Budapest, XIV. Mogyoródi út 21.

Az intézmény és az egészségügyi szolgáltató kapcsolata A kollégium igazgatója megállapodás útján biztosítja a diákok egészségügyi ellátását a XIV. Hermina út 7. szám alatt rendelı családorvosával, aki a szolgálati idejében, illetve ha szükséges, kollégiumba való megjelenésekor, ellátja a tanulóinkkal kapcsolatos egészségügyi feladatokat. A KGSZ az Együttmőködési megállapodás II.6. pontja alapján szervezi és biztosítja az ÁTNSZ által kijelölt foglalkozás-egészségügyi szolgáltatóval a dolgozók évenkénti egészségügyi alkalmassági vizsgálatát. Kapcsolat az iskolákkal Kapcsolattartás elsısorban a nevelıtanárokon keresztül: hospitálások, részvétel a szülıi értekezleteken, egymás informálása, egymás rendezvényeinek látogatása, ill. rendezvények összehangolása. A kollégium igazgatója kezdeményezi – tanév elején – az intézmény programjainak, nevelési tervének összehangolását az iskolák vezetıivel. A kapcsolatos iskolák még a tanév befejezése elıtt jelzik a kollégiumi felvételt igénylı tanulók nevét és szüleik címét. A kollégium a szülıket levélben értesíti a kollégiumi felvétellel kapcsolatos tudnivalókról. - 18 -


Szükség esetén az iskolák vezetıit, tanárait a kollégium igazgatója meghívja a kollégiumba (szakmai-pedagógiai) tapasztalatcserére. Elısegítjük a kollégiumi és iskolai diákönkormányzatok együttmőködését. Nemzetközi kapcsolatok A kollégium önálló kapcsolatot tarthat külföldi nevelési-oktatási intézményekkel, szervezetekkel. Ennek során együttmőködési szerzıdést csak a felügyeleti szervvel való egyeztetés után köt. A kollégium – lehetıségeihez képest – biztosítja a bázisiskolák részére szerzıdések alapján külföldi cserepartner-iskolák tanulóinak elszállásolását. A kollégium alkalmi nemzetközi kapcsolatait (kirándulások, sport- és kulturális programok) önállóan alakítja. Kapcsolat a látogatókkal Látogatásra jogosultak: mindazok, akik elızetes bejelentés alapján az igazgatótól engedélyt kértek. Nem ismert látogatónak személyazonosságát igazolnia kell. Más szervekkel Legrangosabb a kapcsolatunk- hosszú évek óta- a Fıvárosi Közmővelıdési Pódiummal, a Színházi Dolgozók Szakszervezetével, és a Helikon Mővészeti Csoport elıadóival, akik zenés és prózai mővek elıadásaival, irodalmi estekkel rendszeresen kiegészítik a Pedagógiai Programban foglalt kulturális tevékenységünket. Szoros a kapcsolatunk a sportrendezvények lebonyolítása tekintetében a Budapesti Honvéd sportegyesülettel, valamint az egyes sportágakban rendezıi feladatot ellátó kollégiumokkal. A Mővészetbarátok Egyesülete a tárlatok, kiállítások megszervezésével, rendezésével segíti tevékenységünket.

IV. A mőködés rendje 1.

Az intézmény mőködési rendje

Általános szabályok A kollégiumi tanév helyi rendjét a kollégiumi munkaterv határozza meg. A kollégium mőködési rendjét meghatározó okmányok: - Alapító Okirat - Szervezeti és Mőködési Szabályzat - Minıségirányítási program - Pedagógiai program - Házirend - Közalkalmazotti Szabályzat - Éves Munkaterv - DÖK SZMSZ és Éves munkaterv - 19 -


A tanév, ezen belül is a tanítási év rendjét az oktatási miniszter állapítja meg. A kollégiumi tanév helyi rendjében meg kell határozni: - a kollégiumi foglalkozások rendjét és idejét valamint a kollégiumi foglalkozás nélküli munkanapokat, - a szünetek idıtartamát, - a megemlékezések, a nemzeti, a kollégiumi ünnepek megünneplésének idıpontját, - az évi rendes diákközgyőlés idejét, - a nevelıtestületi értekezletek idıpontját. A kollégiumban biztosítani kell a pedagógiai felügyeletet azoknak a tanulóknak, akik nem tartózkodnak az iskolában, illetve nem vesznek részt kollégiumi foglalkozásokon 1) A kollégisták fogadásának (nyitva tartás) rendje A kollégium nyitvatartási rendjét a kollégium Házirendje határozza meg. 2) A vezetık nevelési oktatási intézményben való benntartózkodásának rendje Az intézmény mőködésével kapcsolatban biztosítani kell, hogy az intézményben a vezetıi feladatok folyamatosan ellátottak legyenek. Az igazgató és pedagógus helyettese közül egyikük állandóan az intézményben tartózkodik. A beosztás rendjét az érintettek minden tanévben a tanév kezdésétıl a tanév befejezéséig félévenként elıre határozzák meg. 3) A belépés és a bent tartózkodás rendje azok részére, akik nem állnak jogviszonyban a nevelési-oktatási intézménnyel (a) Az intézménnyel jogviszonyban nem állók intézménybe lépése és ott tartózkodása a következık szerint történhet: - külön engedély és felügyelet nélkül tartózkodhat az intézményben a tanulót kísérı hozzátartozó a kollégiumba érkezéskor és távozáskor a tanuló csomagjainak szállítására szükséges idıtartamig. Ezekben az idıpontokban az intézmény dolgozója, dolgozói a házirendben meghatározott rend szerint tartanak ügyeletet. - külön engedély és felügyelet mellett tartózkodhatnak a kollégiumban a kollégiummal jogviszonyban nem álló személyek a házirendben részletezett feltételek és idıpontok szerint. (b) Nem kell a tartózkodásra engedélyt kérni a meghívottaknak az intézmény valamely rendezvényén való tartózkodáskor. (c) Az intézményben a vagyonvédelmet és a tanulók védelmét portaszolgálat is biztosítja. A portaszolgálat mőködését a házirend tartalmazza. A tanulók az iskolai tanévkezdés elıtt – a kollégiumi tájékoztatóban megjelöltek alapján – egy vagy két nappal költöznek be a kollégiumba, és ott tartózkodnak az elméleti és gyakorlati oktatás idıtartama alatt. A tanulók az iskolai szervezéső elfoglaltságokon kívüli idıt a kollégiumban töltik. Az itt töltött idıt a napi- és házirendben meghatározottak szerinti rendben, valamint a kollégium tartalmi tevékenységében rögzítettek alapján kollégiumi foglalkozásokra, mővelıdésre, - 20 -


sportra, rendezvényeken való részvételre, személyes holmijaik és környezetük tisztán tartására, valamint pihenésre fordítják. A kollégiumban való tartózkodás: -

-

a kollégium tanulói a napirendben és házirendben biztosítottak szerint; a kollégium munkavállalói munkarendjük szerint; látogatók, szülık a napirendben biztosítottak szerint (látogatás rendje a kollégium bejárati ajtaján kifüggesztve) látogatók, szülık, hozzátartozók tartózkodási helye a földszinti hall, a tanulók által használt területekre (hálók, tanuló-, klubszobák) csak igazgatói, igazgatóhelyettesi, illetve ügyeletes tanári engedéllyel mehetnek be; portai szolgálat: az intézmény rendjének megfelelıen köteles a látogatókat eligazítani; a kollégiumban – idılegesen dolgozó – felújítást, karbantartást, stb. végzık csak a kijelölt munkaterületükön tartózkodhatnak. Az ettıl való eltérést a kollégium vezetıjének azonnal jelezni kell.

4. A tanórán kívüli foglalkozások szervezeti formái A kollégium tanulói tagjai lehetnek minden olyan intézményen kívüli egyesületnek, körnek, klubnak, társadalmi szervezetnek, - ha jogszabály másként nem rendelkezik – amelynek tevékenysége erkölcsi, testi- és szellemi fejlıdését elısegíti, és amelyhez a gondviselı írásban hozzájárult. Ez azonban a kollégista tanulmányi kötelezettségeit azonban nem akadályozhatja, illetve veszélyeztetheti. A szülı egyetértése alapján az engedélyt az igazgató adja. Az engedély határozott idıre, vagy egy-két alkalomra szól. Az engedély bármikor visszavonható. Ha a kollégistát bármely elıbbi szervezet engedély nélkül, vagy az engedély visszavonása után is foglalkoztatja, az igazgató panaszt tesz az intézmény (szervezet) felettes szervénél. Ebben az esetben a kollégista fegyelmi felelısségre is vonható. Mind az engedély megadásánál, mind visszavonásánál a diákönkormányzat véleményét ki kell kérni. 5. Szabad idı eltöltését szolgáló programok A kollégium Pedagógiai programja szerint kirándulásokat szervez. a tanulók részére. A kirándulásokon a kollégium alkalmazottai részt vehetnek. A tanulók számára kötelezı – évfolyamszintő – foglalkozási rendszeren kívül mővészeti- és szabadidıs érdeklıdésük kielégítésére, képességük fejlesztésére szakkörök mőködnek: (zenebarátok köre, diákmédia, idegen nyelvi, dráma, néptánc, filmklub, természetjáró, zenés torna, informatika, rajzolás-festés). A kollégiumi kulturális programok alapján: pályázatok, háziversenyek, vetélkedık, különbözı ankétok, kirándulások, stb. szervezhetık az diákönkormányzat bevonásával. A szakköri, illetve egyéb körök produktumaiból (rajzolás-festés) házi kiállítások szervezhetık. A hiányos alapismerettel rendelkezı, vagy gyenge tanulók számára felzárkóztató foglalkozást és korrepetálást szervezünk. A korrepetálásba a jól felkészült tanulók is bevonhatók. Megkülönböztetett figyelmet kell fordítani az érzelmi nevelésre, kulturális és társadalomtudományi nevelés, pozitív erkölcsi tulajdonságok kialakítása, hazaszeretet, a család tisztelete és szeretete, egymás elfogadására (részletesen lásd a Kollégium Pedagógiai Programjában.)

- 21 -


A világ jelenségeinek, eseményeinek megismertetésére való nevelés formái: sajtószemlék rendszeressége (különféle orgánumok vizsgálata) évfolyamszintő társadalomtudományi elıadások rendszere belsı és külsı elıadókkal felmérések, vetélkedık, fejtörık A kollégium biztosítja, hogy a tanulók elsajátítsák az intézményben használatos technikai eszközök kezelését, használatát. Kulturális, esztétikai értéket, igényességet fejlesztı foglalkozások szervezhetık az éves program szerint. (pl. színház, mozi, tárlatok, múzeumok látogatása, stb. a kollégium pedagógiai programja szerint.)

6. A mindennapi testedzés formái A kollégisták számára a mindennapos testedzésre, ill. sportolásra a kollégiumban a lehetıség adott. Kismérető, villanyvilágításos sportudvar, (kézilabda, labdarúgás) valamint kondicionáló (zenés torna, kondicionáló gépek, asztalitenisz) terem áll a tanulók rendelkezésére. Lehetıséget biztosítunk a kollégiumon kívüli testedzésre, illetve a rendszeres, kollégiumok közötti sportversenyek biztosítják a folyamatos testedzés, sportolás lehetıségét. A kollégium több mint 3 évtizede koordinálja a fıvárosi középfokú kollégiumok sportversenysorozatát (tervezés, szervezés, fıbb versenyek lebonyolítása, értékelés, jutalmazás) lehetıséget biztosítva a megmérettetésen túl versenybírói-, versenyszervezıi feladatok ellátására a tantestület tagjai és a tanulók által.

7. A felnıttoktatás formái Felnıttoktatási tevékenységet – az alapító okirat rendelkezései szerint - az intézmény nem folytat.

8. Az ünnepélyek, megemlékezések rendje, hagyományok ápolásával kapcsolatos feladatok Az ünnepélyek, megemlékezések rendje Az intézményben az ünnepélyek, megemlékezések rendje évenként ismétlıdı jelleggel, a korábbi hagyományokat ápolva kerül meghatározásra. Hagyományos kollégiumi szintő programok: -

-

I. évesek avatása, az egyes évfolyamok kulturális programmal történı bemutatkozása, (klubestek) ıszi szavalóverseny, (tehetségkutató) karácsonyi mősoros est, farsang, végzıs tanulók búcsúztatása, kollégiumi ballagás, a költészet napjának megünneplése, ez a kollégium névadójának, József Attilának a születésnapja is egyben, ennek keretében a fıvárosi középiskolás kollégiumok szavalóversenyének lebonyolítása diákhét - 22 -


A kollégiumi rendezvények, ünnepélyek szervezése, lebonyolítása a diákönkormányzat segítségével, irányításával történik, a nevelıtestület egyetértése és támogatása mellett. Rendezvényeinkre meghívjuk a kapcsolatos iskolák nevelıit, valamint a kialakult szorosabb kapcsolat révén a bázisiskolák növendékeit. A kollégiumi szintő rendezvényeken, ünnepélyeken a pedagógus jelenléte kötelezı, az alkalomhoz illı öltözékben. A hagyományok megteremtése, ápolása érdekében a kollégium bekapcsolódik a fıvárosi kollégiumok által meghirdetett versenyekbe, valamint országos, vagy megyék, városok által meghirdetett versenyekbe, vetélkedıkbe. Az ünnepélyek, megemlékezések pontos idıpontját, a rendezvényekkel kapcsolatos feladatokat és felelısöket a nevelıtestület az éves munkatervében határozza meg. A hagyományápolással kapcsolatos feladatok a) A hagyományápolás az intézmény valamennyi dolgozójának feladata. A hagyományápolással kapcsolatos feladatok célja az intézmény meglévı hírnevének: - megırzése, illetve - növelése. b) A hagyományápolás eszközei: - ünnepségek, rendezvények, - egyéb kulturális versenyek, - egyéb sport versenyek, - egyéb eszközök (pl.: kiadványok, újságok stb.). c) Az intézmény hagyományai érintik: - az intézmény ellátottjait (gyermekeket/tanulókat), - a felnıtt dolgozókat, - a szülıket. d) Az intézmény hagyományápolása körébe tartozó rendezvények e) A hagyományápolás érvényesülhet továbbá: - a tanulók/gyermekek ünnepi viseletével, - az intézmény belsı dekorációjával. f) A nevelıtestület feladata, hogy a meglévı hagyományok ápolásán túl újabb hagyományokat teremtsen, és gondoskodjon az újonnan teremtett hagyományok ápolásáról, megırzésérıl is.

6. A pedagógiai munka belsı ellenırzési rendje A pedagógiai munka belsı ellenırzését az igazgató szervezi az ellenırzési feladatokat részben megosztva. Az ellenırzés kiterjed az általános érvényő rendelkezések megtartására, a szakmai feladatok elvégzésére, az utasítások, munkaköri leírások betartására, a belsı szabályzatokra, az intézményi vagyonvédelemre. Ezek az ellenırzések egyrészt egész évben folyamatosak, ill. a napi munkában beépítettek. - 23 -


Az igazgató elızetesen elkészített munkaprogram alapján megszervezi az ellenırzés folyamatát, a nevelıtestületi határozatok végrehajtását. Ellenırzi a nevelıi munkát, észrevételeit megbeszéli a nevelıtanárokkal. Az érintett pedagógus a közöltekre írásban észrevételt tehet. Az általánosítható tapasztalatokat megtárgyalja a nevelıtestülettel. Az igazgató a nevelıtestület véleményének figyelembevételével meghatározza a nevelımunka tárgyi feltételeit, a munkakörülmények tervszerő fejlesztésének programját, gondoskodik az azokhoz szükséges anyagi eszközökrıl. Az ellenırzés célja, hogy biztosítsa az intézmény felelıs vezetıje számára a megfelelı mennyiségő és mélységő információt az intézményben folyó nevelı-oktató munka tartalmáról és annak színvonaláról. Segítse a vezetıség mőködését, az irányítás hatékonyságát, a döntések egységes szemlélető végrehajtását; a hiányosságok, lazaságok és azok okainak, körülményeinek feltárásával biztosítani az egyenletes- tervekben megfogalmazott magas színvonalú pedagógiai tevékenységet. A belsı ellenırzés rendszere: 1. átfogó cél- és tematikus ellenırzés, valamint a munkafolyamatokba épített folyamatos ellenırzés 2. az intézmény pedagógiai tevékenység ellenırzésének alapja az éves munka és ütemtervben, valamint az évfolyamokra lebontott tervekben megfogalmazottak végrehajtása. Az ellenırzési tapasztalatokat az érintettekkel meg kell beszélni, illetve a nyilvánosságra hozás szintjeit (személyiségi jogok védelme, adatvédelem) mérlegelni kell. A vezetı pedagógiai szakmai ellenırzései: - Napi ellenırzés: lakószobák közösségi helyiségek ellenırzése ügyeletesi rend betartásának ellenırzése tanulószobai, ill. szilenciumi rend ellenırzése tanári napló ellenırzése tanulói kimenık ellenırzése a pedagógusok napi munkájának ellenırzése - Heti ellenırzés: csoportfoglalkozások ellenırzése szakköri munka ellenırzése korrepetálások, felzárkóztatások ellenırzése

9. A könyvtár mőködési rendje 1) A könyvtár mőködtetésének szakmai követelményei A fenntartó (Budapest Fıváros Önkormányzata) a kollégiumi könyvtár ellátásához és mőködéséhez szükséges anyagi feltételeket a KGSZ költségvetésében elıre megtervezetten biztosítja. - 24 -


Általános szabályok -

-

-

A könyvtár mőködéséhez szükséges dokumentumok, nyomtatványok beszerzése a könyvtáros kötelessége. A könyvtári költségvetés célszerő felhasználásáért az igazgató közremőködésével a könyvtáros tanár felel. A könyvtárat a kollégium minden tanulója és dolgozója alanyi jogon használhatja. A könyvtár használóinak köre: - a kollégium tanulói - a kollégium nevelıtestülete - a kollégium nem pedagógus dolgozói A könyvtárt igénybe vevı köteles betartani a könyvtár használatának szabályait. A kollégiumi jogviszony megszőnése elıtt a könyvtárt használók kötelesek rendezni a könyvtári tartozásukat. Ennek betartását a kollégium igazgatóhelyettese ellenırzi. A kollégiumi könyvtár mőködését a kollégium igazgatója ellenırzi a nevelıtestület és a diákközösségek véleményének és javaslatainak meghallgatásával

2. A könyvtári állomány védelme A könyvtáros tanár a rábízott könyvtári állományért, rendeltetésszerő mőködtetéséért – az intézmény által biztosított személyi- és tárgyi feltételek keretein belül – anyagilag és erkölcsileg felelıs. a) Az állomány ellenırzése, A könyvtári állomány leltározása mennyiségi felvételt jelent, melynek során a győjtemény dokumentumait tételesen kell összehasonlítani az egyedi nyilvántartással. A könyvtár revízióját az igazgató rendeli el, a végrehajtásáért (személyi- és tárgyi feltételek) a könyvtárért felelıs személy felel. A könyvtárban kétévenként kell leltárt készíteni. A teljes körő állományellenırzés az állomány egészére kiterjed, évente legalább egy alkalommal ki kell vonni az elavult tartalmú, a fölöslegessé vált és a természetes elhasználódás következtében alkalmatlanná nyilvánított dokumentumokat. Az idıszaki leltározás közül minden második részleges is lehet. Ezt legalább a teljes állomány 20%-ára kell kiterjeszteni. A leltározás alatt a könyvtári szolgáltatás szünetel, ezért az ellenırzést a szorgalmi idın kívül kell elvégezni. A leltározási ütemtervet a leltározás elıtt hat hónappal be kell nyújtani – jóváhagyás céljából – az igazgatónak. b)

Az ellenırzés lebonyolítása

A revíziót legalább két az intézmény állományában levı- pedagógusnak kell végeznie, akiknek a megbízása az ellenırzés befejezéséig tart. c)

Az ellenırzés módszerei:

-

a dokumentumok és az egyedi nyilvántartás összevetése, számítógépes ellenırzés

- 25 -


d)

Az ellenırzés lezárása:

Az ellenırzés folyamán feljegyzéseket kell készíteni a tapasztalatokat rendszerbe kell szedni. A revízió befejezéseként el kell készíteni a záró jegyzıkönyvet, melyet 3 napon belül át kell adni az igazgatónak. A jegyzıkönyv mellékletei: a leltározás kezdeményezése, a jóváhagyott leltári ütemterv, a hiányzó, ill. többletként jelentkezı dokumentumok jegyzéke. A jegyzıkönyvet a könyvtáros tanár, személyi változás esetén az átadó és átvevı írja alá. A leltározáskor felvett jegyzıkönyvben megállapított hiány-, ill. többlet okait a könyvtáros köteles indokolni. Az ellenırzés során megállapított hiányt csak akkor lehet az állományból kivenni, ha az igazgató a jegyzıkönyv alapján erre engedélyt ad. Az engedélyezés után történik a hiányként jelzett dokumentumok kivezetése az állománynyilvántartásból, bevezetése a csoportos leltárkönyvbe. Végül el kell készíteni az állománymérleget. e) -

Az állománygyarapítás forrásai

könyvtárellátótól jegyzéken, könyvesboltokból – megrendeléssel, átutalással, pályázat útján, könyv – ajándék elfogadásával (intézmények, egyesületek, stb.)

Az állomány gyarapításakor csak a könyvtár győjtıkörébe tartozó dokumentumokat vesszük be. A kiadványokról a könyvtáros a különféle tanácsadók, kiadói katalógusok, tájékoztatók, ajánló bibliográfiák, valamint a jelentısebb könyvesboltok készletének megtekintése után tájékozódik. f)

A dokumentumok állományba vétele:

Az új szerzeményeket leltárkönyvben kell nyilvántartani, ellátva a kollégium bélyegzıjével, leltári számmal és raktári jelzettel. Azokat a dokumentumokat, melyeket a könyvtár tartós megırzésre szánt, hat napon belül végleges nyilvántartásba kell venni. Ez a dokumentumok egyedi nyilvántartásba vételét is jelenti. A végleges nyilvántartási formái: - leltárkönyv (cím, - egyedi) - számítógép A végleges nyilvántartás bármely formája pénzügyi okmány, nem selejtezhetı. Idıleges nyilvántartásba kerülnek mindazok a dokumentumok, amelyeket a könyvtár átmeneti idıtartamra (legfeljebb három évre) szerez be. Az idıleges megırzésre minısített dokumentumok körét az igazgatóval egyeztetve szabályzatban kell rögzíteni. Idıleges megırzésre minısíthetık: - brosúrák, alkalmi mősorfüzetek, propagandaanyagok, - 26 -


- tankönyvek, módszertani segédletek, jegyzetek, - tervezési és oktatási segédletek, - tartalom alapján gyorsan avuló kiadványok, gazdasági- és jogi segédletek, - rendelet- és utasításgyőjtemények, pályaválasztási és felvételi dokumentumok, - kötéstıl függı házi olvasmányok, egyéb dokumentumok. Az egyedi nyilvántartású dokumentumokról csoportos leltárkönyvet kell vezetni, amely a gyarapodási, törlési és összesítı (állománymérleg) részbıl áll, mely szerint a leltár alapján az állomány egészének darabszáma és értéke megállapítható. g)

Állományapasztás

Az állományból a dokumentumok alábbi okok miatt törölhetı: tervszerő állományapasztás, természetes elhasználódás, hiány A könyvtáros, - bármilyen okból is kerül sor az állományapasztásra – csak javaslatot tehet a törlésre, kivéve az idıleges megırzéső dokumentumokat. A kivezetésre vonatkozó engedélyt az igazgató adja ki. Az állományapasztásnál kivont dokumentumok közül a fölös példányokat fel lehet ajánlani: - más könyvtáraknak, (cserealapként vagy könyvtári áron) - antikváriumoknak, (megvételre) - a kollégium tanulóinak, dolgozóinak (térítés nélküli megvételre) A dokumentum kivezetésére a leltárkönyvbıl az igazgató aláírásával és a kollégium bélyegzıjével hitelesített jegyzıkönyv alapján történik. A jegyzıkönyv tartalmazza a kivezetés okát, mellékeli a törlési jegyzéket, gyarapodási jegyzéket, (megtérített dokumentumok, ill. állományellenırzési többlet estén) – törlési ügyirat. (idıleges nyilvántartású dokumentumoknál) h)

A könyvtári állomány fizikai védelme

A könyvtár céljait szolgáló helyiségekben be kell tartani a tőzrendészeti szabályokat. (tőzrendészeti osztályba sorolás) A könyvtárban dohányozni, nyílt lángot használni szigorúan tilos, az erre vonatkozó tilalmi táblát el kell helyezni. A könyvtár bejáratánál kézi tőzoltókészüléket kell elhelyezni. Tőz esetén vizet nem szabad az oltáshoz használni! Szigorúan ügyelni kell a tisztaságra, (rendszeres takarítás, portalanítás) fénytıl, szélsıséges hımérséklettıl védeni kell. A kikölcsönzött, majd elveszett, vagy megrongált könyvet az olvasó az alábbi módon pótolhatja (a pótlás módját a könyvtáros határozza meg): • a dokumentum beszerzésével • a dokumentum forgalmi értékének megtérítésével • a dokumentum másolási értékének megtérítésével • a könyvtár győjtıkörébe tartozó (hasonló tartalmú és értékő) dokumentum beszerzésével A brosúrák nem leltárkötelesek, a hiányt törölni kell! A törölt dokumentumok leltári számát és a törlés okát a nyilvántartás bejegyzés rovatába fel kell tőntetni (pl. elavult, elveszett, megrongálódott…) - 27 -


A penészes, ill. rovarok által megtámadott dokumentumokat azonnal el kell különíteni, ill. – ha megmenteni fertıtlenítéssel nem lehet – meg kell semmisíteni. 3) A könyvtár feladatai -

-

A kollégiumi könyvtár a kollégiumban folyó sokoldalú pedagógiai tevékenység eszköztára, szellemi bázisa, győjtıkörének igazodni kell a kollégiumi alapprogramban rögzített mőveltségi területek követelményrendszeréhez, az iskolai követelmények teljesítése elısegítéséhez. Győjteni, feltárni, megırizni a tanuláshoz, a kollégiumi követelményrendszerhez, a szabadidı kultúrált eltöltéséhez szükséges dokumentumokat. Megtanítani a tanulókat a könyvtárhasználati ismeretekre. A mindenkori kollégiumi növendékek és kollégiumi dolgozók rendelkezésére bocsátani a könyvtár állományát.

4) A kollégiumi könyvtár mőködésének általános szabályai A könyvtárat jogosultak használni: -

az intézménnyel jogviszonyban álló pedagógusok, tanulók, és a kollégium egyéb dolgozóin kívül a kollégiummal korábban jogviszonyban álló pedagógusok- ha jogviszonyuk nyugdíjazásuk miatt szőnt meg.

A kollégiumba beiratkozott tanulók automatikusan könyvtári tagok, használhatják – megfelelı idıben – az olvasótermet, ill. kölcsönözhetnek dokumentumokat. A kölcsönzést az arra rendszeresített füzetben kell nyilvántartani. Az olvasóteremben a tanulók csak engedéllyel, ill. tanári felügyelet mellett tartózkodhatnak. A könyvtári szolgáltatásokat csak a könyvtár nyitvatartási idejében lehet igénybe venni. A könyvtár nyitva tartását a könyvtári munkával megbízott könyvtáros tanár (csoportvezetı nevelıtanár) biztosítja, ill. irányítja. A könyvtár használat szabályai. A könyvtárat csak az alapvetı viselkedési és kulturáltsági szabályok betartásával lehetséges: -

hangos beszélgetés, zavaró magatartás, stb. a könyvtárban tilos, a könyvtárba táskát, - könyv, dokumentum kivitelére alkalmas tárgyat bevinni nem lehet, a könyvtárban elhelyezett dokumentumokban kárt tenni, megrongálni (beleírni) szigorúan tilos! A kölcsönzött könyveket 30 napon belül (általános kölcsönzési idı) vissza kell vinni. Az általános kölcsönzési idı meghosszabbítható, ha a meghosszabbítást kérı azt a könyvtáros tanárnak idıben bejelenti.

A nyitva tartás, kölcsönzés ideje: A nyitvatartási rendjét úgy kell kialakítani, hogy az megfelelı legyen: - a tanulók, valamint a - pedagógusok részére is.

- 28 -


Hétfı: Kedd: Szerda: Csütörtök:

17.00-18.00 óra 17.00-18.00 óra 17.00-18.00 óra 13.00-15.00 óra

A nyitva tartásnál figyelembe kell venni a könyvtáros tanár egyéb elfoglaltsági rendjét. Fenti idıpontokon túl a csoportvezetı tanárok – kivételes és egyéni elbírálás alapján – a könyvtáros tanár elızetes hozzájárulásával biztosíthatja a tanulók ilyen irányú kérését úgy, hogy a kölcsönzésnél a csoportvezetı tanár jelen van (kölcsönzés regisztrálása)

10. Az intézményi védı, óvó elıírásokra vonatkozó rendelet 1)A tanulóbalesetek megelızése esetén ellátandó feladatok A kollégiumi tőz-, munkavédelmi, és balesetvédelmi feladatokat a KGSZ szervezi, de végzése és a felelısség megoszlik a kollégium igazgatója és a KGSZ igazgatója között, a Tőzvédelmi Szabályzatban leírtak szerint, melyet a KGSZ készít el és a KGSZ igazgatója hagyja jóvá. A tanév elején a KGSZ által delegált megfelelı szakképesítéssel rendelkezı tőz-, munka és balesetvédelmi felelıs elızetes egyeztetés után az intézményben tájékoztatja a tanulókat a baleseteket, tőzeseteket megelızı helyes magatartásról, a veszélyt hordozó jelenségekrıl, illetve ezek következményeirıl. A tanulók a tájékoztatás, illetve oktatás után az errıl felvett jegyzıkönyvet aláírásukkal látják el. A KGSZ igazgató és a kollégium igazgató közösen szervezi a tőzvédelmi bejárásokat, a tőzvédelmi oktatásokat, valamint a tőzriadó gyakorlatokat. Az intézmény vezetıjének feladata, hogy ellenırizze: a) hogy az intézmény területén a tanulókra veszélyes eszköz, szerszám csak a legszükségesebb idıtartamig, az adott felújítási, egyéb szerelési tevékenység idejéig, s csak az azzal dolgozók állandó felügyelete mellett lehet; b) hogy az intézményben a tanulók ne használják, használhassák a jogszabályban, használati utasításban veszélyesnek minısített gépeket, eszközöket; c) hogy csak rendszergazda felügyelete mellett használható a számítógépes kabinet A krónikusan beteg, valamint a testi, értelmi és érzékszervi fogyatékos tanulók esetében a kollégiumi orvos véleményezése alapján a biztonsági elıírások kibıvítése szintén az intézményvezetı feladata. a) A pedagógusok feladata, hogy: - gondoskodjanak a tanulók biztonságáról, a védı-óvó intézkedések betartásáról b) A kollégium nem pedagógus alkalmazottjainak feladata, hogy: - munkaterületükön fokozott óvatossággal járjanak el, ügyelve a gyermekek biztonságára, testi épségére, - a veszélyforrást jelentı munkahelyüket mindig zárva tartsák (pl. kazánház, mőhely…)

- 29 -


A tanulóbalesetek esetén ellátandó feladatok a) Az intézményvezetı általános feladata: - kijelöli azt a személyt, aki a tanulóbaleseteket nyilvántartja. b) Balesetekkel kapcsolatos feladatok: intézkedik a három napon túl gyógyuló sérülést okozó tanulóbalesetek haladéktalan kivizsgálásáról, e balesetekrıl jegyzıkönyvet vetet fel, majd a kivizsgálást követıen, de legkésıbb a tárgyhót követı hónap 8. napjáig megküldi a fenntartónak, valamint átadja a tanuló szülıjének (nagykorú tanuló esetén a tanulónak) – egy példány megırzésérıl gondoskodik; ha a kivizsgálás elhúzódása miatt az adatszolgáltatás határideje nem tartható, akkor e tényrıl az okok ismertetésével jegyzıkönyvet készíttet. - súlyos baleset esetén azonnal jelenti a balesetet az intézmény fenntartója felé, - gondoskodik a KGSZ által foglalkoztatott baleset és munkavédelmi szakképesítéssel rendelkezı személy bevonásával történı kivizsgálásáról /Súlyos az a gyermekbaleset, amely: - a sérült halálát (halálos baleset az is, amelynek bekövetkezésétıl számított 90 napon belül a sérült – orvosi szakvélemény szerint – a balesettel összefüggésben életét vesztette) - valamely érzékszerv (érzékelıképesség) elvesztését, illetve jelentıs mértékő károsodását - orvosi vélemény szerint életveszélyes sérülést, egészségkárosodást, - súlyos csonkulást (hüvelykujj vagy kéz, láb két vagy több ujja nagyobb részének elvesztése, továbbá ennél súlyosabb esetek), - a beszélıképesség elvesztését vagy feltőnı eltorzulást, bénulást, illetve elmezavart okozott./ Intézkedik minden tanulóbalesetet követıen a megelızésrıl, azaz arról, hogy a megtörtént balesethez hasonló eset ne történhessen meg. A balesetekkel kapcsolatban: - a balesetet észlelı a balesetet azonnal jelenti az intézményvezetınek, illetve az intézményvezetı távolléte esetében a helyettesítési rendnek megfelelı személy gondoskodik a baleset jelentésérıl - közremőködik a baleset kivizsgálásában Rendkívüli esemény, bombariadó stb. esetén szükséges teendık Rendkívüli esemény észlelésekor, tudomásra jutásakor haladéktalanul tájékoztatni kell az intézményvezetıt. Az intézményvezetı a rendkívüli esemény jellegének megfelelıen - haladéktalanul értesíti: - az érintett hatóságokat, - a fenntartót, - a szülıket; - megtesz minden olyan szükséges intézkedést, amelyek a gyermekek, tanulók védelmét, biztonságát szolgálják.

- 30 -


Katasztrófa-, tőz – és polgári védelmi tevékenység szervezeti és végrehajtási rendje Rendkívüli eseménynek számít különösen: - a tőz, - az árvíz, - a földrengés, - bombariadó, - egyéb veszélyes helyzet, illetve a nevelımunkát más módon akadályozó, nehezítı körülmény. Amennyiben a rendkívüli esemény jellege indokolja, gondoskodni kell az intézmény kiürítésérıl, amely a tőzvédelmi szabályzat szerinti terv szerint kell, hogy történjen.

Az egyéb intézkedést követelı rendkívüli események bekövetkeztekor az intézményvezetı a pedagógusok bevonásával a legjobb belátása szerint dönt.

A bejelentés vételével járó feladatok A bejelentés érkezhet: levélben: - postai küldemények átvétele a portán, továbbításra a gazdasági irodába Levélbontás: - a gazdasági ügyintézı-, vagy illetékesség szerint az igazgatói irodában. Címzés nélküli levél felbontása az igazgatói irodában (ill. csak a kollégium címére érkezett postai küldemények). Telefonon:

-

- közvetlenül a portára, valamint a gazdasági hivatalba – A telefonon történı bombafenyegetés esetén a portán szolgálatot teljesítı személy azonnal jelenti: a kollégium igazgatójának, ill. annak hiányzása esetén a mindenkori ügyeletes tanárnak, éjszaka: az éjszakai szolgálatot végzı személynek, a gazdasági, ill. gondnoki szobába érkezı bombafenyegetés esetén az eljárás ugyanaz: továbbítani az igazgatónak, ill. az ügyeletes tanárnak. A bejelentés azonnali értékelése:

-

-

-

A bombafenyegetést a kollégium igazgatója, ill. az ügyeletes tanár gyorsan értékelje: mennyire tekinthetı komolynak a bejelentés, (a hívó személy hangja: - felnıtt, tanuló, ill. gyerek, férfi-, fiú, ill. nıi-, vagy leányhang) bejelentés módja (komoly, fenyegetı, esetleg gyerekes, nevetés közbeni, esetleg ismerıs, stb.). a bejelentés mennyire érthetı, van-e pl. akcentusa a bejelentınek (külföldi állampolgár), elváltoztatott hang, stb., esetleg magnóról lejátszott üzenet, milyen háttérzajok észlelhetık a bejelentés közben (közlekedési zajok, zene, többszemély jelenléte, stb.). A bejelentéssel és gyors értékeléssel párhuzamosan: döntés: - indokolt-e az épület kiürítése, ha igen: riasztás azonnali végrehajtása, a bombafenyegetés azonnali bejelentése a XIV. kerületi rendırségnek. - 31 -


Az épületben tartózkodók riasztása: A portás azonnal kinyitja az oldalajtókat, (hallból nyíló 2 oldalajtó), ill. a földszinti folyosó végén a vészkijárat ajtóit (hátsó lépcsıház vasajtaja, ill. a sportudvarra vezetı ajtó kinyitása); hangosbeszélın a fenyegetés bejelentése, ill. a tőzjelzéshez hasonló csengetés a földszinten, a gondnokság felé esı csapóajtó mögötti vészcsengıvel. Kiürítés A tőzriadóban rögzített terv szerint. A kiürítésben segédkezı tanulók egyben az ún. ifjúsági tőzoltóbrigád tagjai. Irányításukkal a kollégium különbözı emeletein, ill. szárnyain lakó tanulók a meghatározott irányokban, a vészkijáratok egyenletes terhelésével elhagyják az épületet. A riasztással párhuzamosan: o a karbantartók a közmővek fıkapcsolóit lezárják, o ablakok kinyitása a szobákban és a közös helyiségekben: a szobák, ill. helyiségek elhagyása elıtt Elsısegélynyújtás illetve a rendvédelmi, katasztrófaelhárító szervek (rendırség, tőzoltóság, tőzszerészek) értesítése, fogadása Az épületbe érkezı rendvédelmi, ill. katasztrófaelhárító szervezet képviselıjét tájékoztatni kell az alábbiakról: o a rendkívüli esemény kezdete óta lezajlott eseményekrıl o az épület veszélyeztetett részének helyszínrajzáról o az épületben található esetleges veszélyes anyagokról (oldószerek, mérgek) o közmővezetékek elhelyezkedésérıl (víz, gáz, elektromos vezetékek) o az épületben tartózkodó személyek létszámáról, életkori megoszlásukról o az épület kiürítésének helyzetérıl A kiérkezett rendvédelmi, ill. katasztrófaelhárító szervezet képviselıinek utasításainak az intézményben tartózkodók kötelesek betartani, illetve végrehajtani A terület elhagyása során, esetleg gyanús, oda nem illı tárgyak helyének megjegyzése (megvizsgálni, elmozdítani tilos!) A kollégiumi kiürítésben segédkezı tanulók, ill. tanárok hagyják el utolsónak az intézmény különbözı területeit, ill. helyiségeit, a fıbejárat elıtt jelentve az egyes területek kiürítését. Egyéb feladatok a riasztással, ill. kiürítéssel kapcsolatban: -

a tanulók a legfontosabb személyes okmányaikat vigyék magukkal, ruházat: az évszaknak megfelelı öltözék, télen különösen fel kell készülni az esetlegesen hosszabb ideig tartó, szabadban való tartózkodásra, beteg tanulók esetén: külön figyelem öltözékükre, gyógyszereikre, (segítésük megszervezése évfolyamok szerint) az épület környékén, esetleg az épületben ismeretlen, gyanúsan viselkedı személy, vagy személyek megfigyelése, azonnali jelentési kötelezettséggel. Preventív intézkedések a veszélyhelyzetek kialakításának csökkentésére:

-

A portán szolgálatot teljesítık – munkaköri leírásuk szerint – folyamatosan s éberen figyeljék a napi személyforgalmat, különösen a délután 16 óráig tartó látogatási idıben: - 32 -


-

belépésre jogosultak nyilvántartása (kollégiumban étkezık, ill. étkezést igénybevevıknévsor, illetve belépıkártya alapján) kollégiumban idılegesen munkát végzık nyilvántartása (felújítások, karbantartások) látogatókkal kapcsolatos elıírások betartása Tanulói ügyelet elıírásszerő mőködése, ill. mőködtetése a mindenkori ügyeletes tanár feladata.

-

Az elhárításra hivatott szervezetek tagjaival való együttmőködés: tájékoztatás a bombafenyegetésrıl, a kollégium különbözı helyiségeinek megmutatása, (célszerő bejárási útvonal kialakítása) különös figyelmet szentelve az ún. „sebezhetı pontoknak” (alagsor, kazánház, konyha).

2) Biztosított egészségügyi ellátás A tanulók rendszeres egészségügyi felügyeletét, mint ingyenesen igénybe vehetı szolgáltatást az intézmény biztosítani köteles. A kollégiumban az egészségügyi ellátást a XIV. kerületi Hermina úti rendelıintézet orvosa látja el. 3) A kollégium-egészségügyi ellátás rendje A rendszeres orvosi felügyeletet, a különbözı szőrıvizsgálatokat a tanulók részére az iskola szervezi meg. Kollégiumi megbetegedés esetén a XIV. kerületi Hermina úti rendelıintézet háziorvosi szolgáltatását veszik igénybe a kollégisták. Az alkalmazottak részére az orvosi szolgálatot a KGSZ által delegált személy biztosítja. A kollégium alkalmazottainak elızetes és idıszakos orvosi vizsgálata, azaz a munkaköri (szakmai) alkalmasság orvosi vizsgálatkötelezı, errıl külön jogszabály rendelkezik.. Az alkalmazottak számára gondoskodni kell tisztálkodási- és öltözıhelyiségekrıl. Fertızı betegség vagy járvány esetén az orvos intézkedése szerint az igazgató köteles teljes vagy részleges óvintézkedéseket (kimenı eltiltás, elkülönítés, fertıtlenítés) életbe léptetni. A hatáskörét meghaladó esetekben azonnal Budapest Fıváros Önkormányzata Oktatási, Gyermek- és Ifjúságvédelmi Fıosztályához kell fordulnia. A vonatkozó elıírásoknak megfelelıen a kollégiumban betegszobát kell üzemeltetni. A betegek számára zuhanyozót, mellékhelyiségeket kell biztosítani. Ezek megfelelı berendezését, felszerelését, a szükséges gyógyszerek és egyéb egészségügyi fogyóanyagok beszerzését, rendszeres pótlását a költségvetésben kell elıirányozni. A gyógyszerek és egyéb egészségügyi felszerelések biztonságos elzárásáért és megırzéséért, ezeknek az elıírás szerinti felhasználásáért az igazgató által megbízott személy (gondnok) felel. A tanulók betegségük esetén a kollégiumi ambuláns naplóval az ügyeletes tanár tudtával és irányításával felkeresik az orvosi rendelıt. Ámennyiben állapotuk súlyosabb, az ügyeletes tanár kihívja az orvosi ügyeletet. A kollégium épületében és kertjében mindenféle állat tartása tilos! Ugyancsak tilos a kollégium egész területén a dohányzás! Az egészségi adatokkal kapcsolatos titoktartás minden munkavállalóra kötelezı. A tanulóknak részt kell venniük az orvosi, egészségügyi felvilágosító elıadásokon, és végre kell hajtaniuk mindazokat a teendıket, melyek egészségügyi ellátásukat segítik, gyógykezelésüket biztosítják.

- 33 -


9. Egyéb kérdések A FEUVE rendszer alkalmazása A belsı kontrollrendszer keretében a kontroll tevékenység részeként biztosítani kell a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés rendszerét (FEUVE), azt mőködtetve és fejlesztve. A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belsı szabályzatokat, melyek alapján az intézmény, mint költségvetési szerv érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló elıirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerő, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. Az Áht.121.§-ában elıírt belsı kontroll rendszer, valamint a 193/2003. (XI. 26.) számú Kormányrendeletben elıírt belsı ellenırzés kialakításáról és mőködtetésérıl a KGSZ vezetıje köteles gondoskodni. A belsı ellenırzési tevékenységet a belsı ellenırzési kézikönyv, a kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai és éves ellenırzési terv szerint kell végezni. A gazdasági, számviteli, pénzügyi, kollégiumi munkaügyi, kollégium mőködtetési tevékenységek, folyamatok ellenırzése minden intézményben a KGSZ igazgató feladata, hatásköre és felelıssége. A kollégiumi szakmai, illetve munkáltatói tevékenységek, folyamatok ellenırzése a belsı kontroll rendszer keretén belül az kollégiumigazgató feladata, hatásköre, és felelıssége. Az éves belsı ellenırzési tervet a KGSZ belsı ellenıre készíti el és a KGSZ vezetıje hagyja jóvá. A KGSZ vezetıje felelıs az éves ellenırzési jelentés elkészítéséért. Az éves ellenırzési jelentés tartalmazza a belsı ellenırzési tevékenység bemutatását, valamint a belsı ellenırzés által tett megállapításokat és a javaslatok hasznosítását. A belsı ellenırzést a Belsı Ellenırzési Kézikönyvben foglaltak szerint kell megszervezni és elvégezni. Az ellenırzések tapasztalatait a kollégiumigazgatója folyamatosan értékeli és a hatáskörébe tartozó intézkedéseket megteszi. A kollégiumigazgató és a KGSZ igazgatója a saját szervezetére vonatkozóan köteles a Belsı Kontroll Kézikönyv elıírásainak megfelelı belsı kontroll rendszert kialakítani (Áht.121.§ (2) bekezdés, 121/A.§). A belsı kontroll rendszer alrendszerei a kontrollkörnyezet, a kockázatkezelési rendszer, a kontrolltevékenységek, az információs és kommunikációs rendszer, és a monitoring rendszer. A kereset-kiegészítés feltételei Az intézmény vezetıje jogosult kereset-kiegészítéssel elismerni azon dolgozók munkáját, akik átmeneti többletfeladatot látnak el, pedagógiai fejlesztı tevékenységet, amely a nevelés célját szolgálja kiemelkedı fokon. A teljesítménypótlék összegét a Kollektív Szerzıdés rögzíti. A kereset-kiegészítés formái: Egyszeri, ami egy kiemelt feladat elvégzése esetén adható Meghatározott idıre szóló, de egy tanévnél nem hosszabb, évenként megismételhetı, Egyszeri kereset kiegészítés: - felújítások utáni nagytakarítás, - tanulókkal kapcsolatos mindennemő – de alkalomhoz kötött- plusz tevékenység, amit minden napi élet produkál, - tartósabb betegség esetén a folyamatos helyettesítés ellátása (a betegség ideje alatt), - pedagógusok felkérésre részt vesznek az év végi – egész kollégium területére kiterjedı – vagyoni leltár felmérésében Meghatározott idıre szóló kereset-kiegészítés: Munkaidejében, vagy munkaidején kívül magas színvonalú munkát végzıknek. Pedagógus esetében: • munkáját tartósan magas színvonalon végzı, • nagyobb létszámú tanulócsoport ill. több évfolyamcsoport részére a hét végére külsı programok szervezése ill. lebonyolítása (kirándulás, túra, kulturális programok stb.) - 34 -


• • •

csoportján kívül rendszeres korrepetálás, amit a pedagógus – szükség szerint – munkaidején kívül is végez, fıiskolások, egyetemisták pedagógiai gyakorlatának ellátásáért felmerülı évközi feladatok, amit a pedagógus az igazgató felkérésére munkaidın kívül is végez.

Vagyon-nyilatkozattételi kötelezettség A 2007. évi CLII. törvény alapján az alapvetı jogok és kötelességek pártatlan és elfogulatlan érvényesítése, valamint a közélet tisztaságának biztosítása és a korrupció megelızésének céljából az alábbi felsorolt munkakörök betöltıi (a továbbiakban együtt: kötelezett) a 2007. évi CLII. törvény mellékletében rögzített adattartalommal nyilatkozatot tesznek a saját és a velük egy háztartásban élı hozzátartozók jövedelmi, érdekeltségi és vagyoni helyzetérıl (vagyonnyilatkozat). Vagyonnyilatkozat tételére kötelezett az a dolgozó, aki javaslattételre, döntésre vagy ellenırzésre jogosult feladatai ellátása során (költségvetési vagy egyéb pénzeszközök felett, továbbá az állami vagy önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás, valamint elkülönített állami pénzalapok, fejezeti kezeléső elıirányzatok, önkormányzati pénzügyi támogatási pénzkeretek tekintetében). Az igazgatót a nyilatkozat tételi kötelezettség Budapest Fıváros Önkormányzata felé, a vezetı helyettesek a munkáltatói jogkört gyakorló igazgató felé terheli. Ilyen munkakörök az intézményben: - igazgató - igazgatóhelyettes

10.

Intézményi dokumentumok nyilvánossága

A kollégium mőködését biztosító alapdokumentumok: Alapító Okirat, Pedagógiai Program, Minıségirányítási Program (IMIP), Szervezeti és Mőködési Szabályzat, Házirend, Alapító Okirat: megismerhetik az intézménnyel jogviszonyban lévık. Tájékoztat: igazgató, igazgatóhelyettes Szervezeti és Mőködési Szabályzat: megtalálható igazgatói, illetve gazdasági ügyintézı szobája, tanári, könyvtár, honlap Pedagógiai Program: ez a dokumentum képezi a kollégiumban folyó nevelımunka szakmai és tartalmi feladatait. Elhelyezése: igazgatói iroda, tanári, könyvtár, honlap Házirend: a Házirend tartalmazza az intézményben érvényes szabályok, elıírások, jogi normák összességét. Elhelyezése: igazgatói, tanári, könyvtár, honlap Minıségirányítási Program: stratégiai dokumentum, mely meghatározza az intézmény teljes mőködését, minıségpolitikáját, az ezzel kapcsolatos munka szervezett rendjét Elhelyezése: igazgatói iroda, tanári, honlap Éves Munka- és Ütemterv :az intézmény tanévenként változó fontos dokumentuma, mely a pedagógiai célok, feladatok megoldásához szükséges tevékenységeket, munkafolyamatokat, cselekvési tervet foglalja megába. Elhelyezése: igazgatói iroda, tanári szoba, gazdasági ügyintézı irodája A dokumentumok nyilvánosak, a szülık és a tanulók részére felvilágosítás és tájékoztatás nyújtása az alábbiak szerint történik: A kollégium Pedagógiai Programját, Szervezeti és Mőködési Szabályzatát, a Házirendet a tanulók a könyvtárban tekinthetik meg, és a csoportvezetı nevelıtanárral konzultálhatnak. A kollégium házirendjével minden évfolyamcsoport rendelkezik, egyúttal a Házirend és a Napirend a fılépcsıházban kifüggesztve olvashatók. A szülık az intézményi alapdokumentumokat szintén a könyvtárban, illetve a kollégium honlapján tekinthetik meg. - 35 -


Záró rendelkezések A SZMSZ hatálybalépése A Szervezeti és Mőködési Szabályzat a fenntartó jóváhagyásával lép hatályba és visszavonásig érvényes. Jelen Szervezeti és Mőködési Szabályzat hatálybalépésével egyidejőleg az elızı, 2010. év június hó 23. napján jóváhagyott Szervezeti és Mőködési Szabályzat hatályát veszti. A SZMSZ felülvizsgálata A SZMSZ felülvizsgálatára sor kerül jogszabályi elıírás alapján, illetve jogszabályváltozás esetén, vagy ha módosítását kezdeményezi a diákönkormányzat, az intézmény dolgozóinak és tanulóinak nagyobb csoportja, az iskolaszék (óvodaszék, kollégiumi szék), a szülıi szervezet. A kezdeményezést és a javasolt módosítást az iskola igazgatójához kell beterjeszteni. A SZMSZ módosítási eljárása megegyezik megalkotásának szabályaival. Budapest, 2011 év szeptember hó 28. nap

PH.

…………………………………. Ákos János igazgató

A Szervezeti és Mőködési Szabályzatot az intézmény diákönkormányzata 2011 év október hó 03. napján tartott ülésén megtárgyalta. Aláírásommal tanúsítom, hogy a diákönkormányzat egyetértési jogát jelen SZMSZ felülvizsgálata során, a jogszabályban meghatározott ügyekben gyakorolta, az abban foglaltakkal egyetértve a nevelıtestületnek elfogadásra javasolta. (pontozott rész kitöltve) ……………………………… Ákos János Igazgató

……………………………….. Szalai Attila a diákönkormányzat vezetıje

A Szervezeti és Mőködési Szabályzatot az intézmény nevelıtestülete 2011. év október hó 03. napján elfogadta. ………………………………… Bartha Eliza hitelesítı nevelıtestületi tag

………………………………… Papp Judit hitelesítı nevelıtestületi tag

Nevelıtestület: Ákos János igazgató ………………………..

Papp Judit …………………...........

Bartha Eliza igazgatóhelyettes………………

Szabóné Lázár Erzsébet……………….

Belházy Szilvia ……………………………

Szalayné Balázsi Enikı ……………….

Borbély Mária ………………………….

Szidiropulosz Archimédesz …………...

(A fenntartói értesítés helye a Szervezeti és Mőködési Szabályzatot jóváhagyó határozatról.) Fenntartói jóváhagyás határozatszáma: …………………………… - 36 -


Mellékletek 1. számú: Győjtıköri Szabályzat 2. számú: A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje 3. számú: Iratkezelési Szabályzat

- 37 -


1. A KÖNYVTÁR GYŐJTİKÖRI SZABÁLYZATA

A kollégiumi könyvtáraknak – az iskolaiakhoz hasonlóan – az oktatói-nevelıi munkát segítı, a tanításhoz, tanuláshoz szükséges dokumentumokat folyamatosan győjtenie kell. Mivel növendékeink több, mint 30 szakközépiskola és gimnázium tanulói, győjtıkörünk így igen széles. Bázisiskoláink profilja a posta- és bankforgalom, közgazdaságtan, vegyipar, egészségügy, zenei képzés. Tanúsítványaink kisebb része jár gimnáziumba, az általános mőveltséganyag forrásaira van szükségük. Ugyanakkor nem célunk az iskolai könyvtár helyettesítése. Pedagógiai programunkban az alapprogramban lefektetetteken belül a mővészeti nevelés áll a középpontban, mellette a társadalmi ismeretek, a személyiségfejlesztés, az iskolai munka segítése, a szabadidı kultúrált eltöltésére nevelés a kollégium fı célja. Az ennek megfelelı szakirodalom, kötelezı olvasmányok, ill. jó színvonalú szépirodalom beszerzése is feladatunk. Kerüljük a túlzott szakosítást. Szakirodalmi mővek közül a középiskolás korosztály ismereteire épülı, válogatott irodalmat, szépirodalomból a letisztult értéket képviselı kiadványokat szerezzük be. A szakirodalom és szépirodalom aránya: 60-40% A győjtıkör részletezése 1. Szépirodalom A győjtés terjedelme és szintje

A győjtés mélysége

Átfogó lírai, prózai és drámai antológiák a világ- és a magyar irodalom bemutatása

válogatással

Az iskolafokozat, ill. az iskolatípus tananyagának megfelelıen a házi- és az ajánlott olvasmányok

kiemelten

A tananyag által meghatározott klasszikus és kortárs szerzık válogatott mővei, győjteményes kötetei

válogatással

A néphagyományokat reprezentáló antológiák, győjteményes kötetek

teljességre törekvıen

A nemzetek irodalmát bemutató klasszikus és modern antológiák

válogatással

A kiemelkedı, de a tananyagban nem szereplı kortárs magyar és külföldi alkotók mővei

erıs válogatással

Tematikus antológiák

válogatással

Regényes életrajzok, történelmi regények


- 38 -


2. Ismeretközlı irodalom győjtése A győjtés terjedelme és szintje

A győjtés mélysége

Kis-, közép-, és nagymérető alapszintő általános lexikonok és általános enciklopédiák

válogatva

Kis-, közép-, és nagymérető általános lexikonok és általános enciklopédiák

teljességgel

A tudományok, a kultúra, a hazai és az egyetemes mővelıdéstörténet - kis-, közép-, és nagymérető alapszintő elméleti és történeti összefoglalói

válogatva

A tananyagot kiegészítı vagy ahhoz közvetve kapcsolódó középszintő ismeretközlı irodalom

válogatással

A tanult tantárgyakban való elmélyülést és a tananyagon túlmutató tájékozódást kielégítı középszintő ismeretközlı irodalom

erısen válogatva

A továbbtanulást elısegítı pályaválasztási útmutatók, felvételi követelményeket tartalmazó kiadványok

válogatva

Az iskolában tanított nyelvek oktatásához felhasználható idegen nyelvő segédletek, szótárak


Budapestre (ill. adott kerületére) vonatkozó helytörténeti kiadványok

válogatva

3. Egyéb kiadványok Pedagógiai győjtemény – korszerősítésre szorul -

Pedagógiai lexikonok, Egyetemes és magyar neveléstörténeti összefoglalások, A nevelés és oktatás elméletével foglalkozó legfontosabb kézikönyvek, A családi életre neveléssel, az iskola és a szülıi ház kapcsolatával foglalkozó mővek, Az értelmi neveléssel és személyiségformálással kapcsolatos alapvetı munkák, A középiskolai, illetve a felsıoktatási intézmények tájékoztatói.

A pedagógia határtudományai közül elsısorban a pszichológiai irodalmat: -

A pszichológia alapfogalmát, fejlıdését, problematikáját tárgyaló enciklopédiák, szakszótárak, összefoglaló munkák.

- 39 -


A szociológiai, szociográfia, statisztika, jog irodalma: -

Családjogi törvény és a hozzá kapcsolódó családjogi rendelettárak, Oktatási jogszabálygyőjtemények, A családgondozással, gyermek- és ifjúsággondozással, gyermek- és ifjúságvédelemmel kapcsolatos tanulmánykötetek.

A könyvtáros segédkönyvtára (válogatással) -

-

Elsıfokú általános bibliográfiák, a fontosabb másodfokú bibliográfiák, valamint a szakbibliográfiák és tantárgyi bibliográfiák, Könyvtári, könyvkereskedıi és kiadói katalógusok, A könyv-feldolgozó munkához a gyarapítás, nyilvántartás, a bibliográfiai leírás, az osztályozás és indexelés, a katalógusszerkesztés szabványait, szabályzatait tartalmazó segédletek, A könyvtárakkal kapcsolatos módszertani kiadványok.

Audiovizuális győjtemény (győjtését elkezdtük – bıvítése folyamatban) -

Nevelési céljaink megfelelıen válogatva: • hangfelvételek, (CD-k) • videofelvételek, • DVD-lemezek

Lehetıség szerint növeljük a kollégium számára megrendelt lapok, folyóiratok számát.

- 40 -


2. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje (államháztartás mőködési rendjérıl szóló 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet 161 § alapján) I. Bevezetés Szabálytalanság fogalma: valamely létezı szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, elıírás… stb.) való eltérés, amely az államháztartás mőködési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes mőveletekben stb. fordul elı. Alapesetei lehetnek: − a szándékosan okozott szabálytalanságok (pl. szándékosan okozott szabálytalan kifizetés) − a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségbıl, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból stb. származó szabálytalanság) A szabálytalanságok megelızésével kapcsolatosan az Intézmény vezetıinek felelıssége, hogy: ▪ a jogszabályoknak megfelelı szabályzatok alapján mőködjön az Intézmény, ▪ a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel a vezetı, ▪ szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelıen, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy: ▪ hozzájáruljon a különbözı jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott elıírások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához (megelızés), ▪ keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelı állapot helyreállításra kerüljön: a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelısség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen. II. A szabálytalanságok megelızése A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsıdlegesen az Intézmény vezetıjének a felelıssége. ▪

Az Intézmény vezetıje felelıs: - a feladatai ellátásához az Intézmény vagyonkezelésébe, használatba adott vagyon rendeltetésszerő igénybevételéért, - az Alapító okiratban elıírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelı ellátásáért, - az Intézmény gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, - a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, - 41 -


-

▪

a gazdálkodási lehetıségek és a kötelezettségek összhangjáért, az intézményi számviteli rendjéért, a folyamatba épített elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés, valamint a belsı ellenırzés megszervezéséért és hatékony mőködtetéséért. Az Intézmény vezetıje az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol az Intézmény folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzésének, valamint belsı ellenırzésének mőködtetésérıl.

Ez a meghatározott kötelezettség az Intézmény vezetıjének feladata, a szervezeti struktúrában meghatározott egységek vezetıi hatáskörének, felelısségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg. Az Intézmény munkavállalóinak konkrét feladatát, hatáskörét, felelısségét, beszámoltathatóságát a munkaköri leírások szabályozzák, a közszolgálati jogviszonyból, illetve munkaviszonyból származó kötelezettségeinket a jogszabályoknak megfelelıen kell teljesíteniük. Ezek pontos végrehajtása biztosítja a szabálytalanságok megelızését. III. A szabálytalanságok észlelése A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés rendszerében történhet a munkavállaló és munkáltató részérıl egyaránt. ▪

Az Intézmény valamely munkatársa észlel szabálytalanságot, akkor köteles értesíteni a szervezeti egység vezetıjét. Amennyiben a szervezeti egység vezetıje az adott ügyben érintett, a munkatársnak a vezetı felettesét, annak érintettsége esetén a további felettest kell értesítenie. Az Intézmény vezetıjének kötelessége a reá vonatkozó témában gondoskodni a megfelelı intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról.

▪

Az Intézmény vezetıje észleli a szabálytalanságot: - úgy az Intézmény vezetıje, illetve a szervezeti egységek vezetıinek észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelısségi rendnek megfelelıen kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére.

▪

A költségvetési szerv belsı ellenırzése észleli a szabálytalanságot: - akkor a belsı ellenır ellenırzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a 193/2003. (XI.26.) korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelıen jár el.

▪

Külsı ellenırzési szerv észleli a szabálytalanságot: - akkor a külsı ellenırzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenırzési jelentés tartalmazza. A büntetı, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenırzı szervezet mőködését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el.

A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján az Intézménynek intézkedési tervet kell kidolgoznia. - 42 -


IV. A szabálytalanság észlelését követı szükséges intézkedések, eljárások megindítása ▪

Az Intézmény vezetıje felelıs a szükséges intézkedések végrehajtásáért. Bizonyos esetekben (pl. büntetı- vagy szabálysértési ügyekben) a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését is jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelı eljárásokat megindítsa.

▪

Más esetekben (pl. fegyelmi ügyekben): - az Intézmény vezetıje vizsgálatot rendelhet el a tényállás tisztázására, - a vizsgálatban való részvételre munkatársakat, indokolt esetben külsı szakértıt is felkérhet a munkajogi szabályok tiszteletben tartásával, - a vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. Erre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követıen a felelısség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelızése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ.

V. Az Intézmény vezetıjének feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyomon követése ▪ ▪ ▪

Nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét. Figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását. A feltárt hiányosságok típusa alapján a további „szabálytalanság-lehetıségeket” beazonosítja (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása).

VI. Az Intézmény vezetıjének feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyilvántartása során ▪ ▪ ▪

Gondoskodik a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok (jogszabály szabályozza) nyilvántartásának naprakész és pontos vezetésérıl. Iktatja egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban a kapcsolódó írásos dokumentumokat. Nyilvántartja a megtett intézkedéseket, és az azokhoz kapcsolódó határidıket.

VII. Jelentési kötelezettség ▪

A belsı ellenırzés által végzett ellenırzések ellenıri jelentései alapján, ha szükséges az ellenırzöttnek intézkedési tervet kell készítenie. (Jogszabály: a 193/2003. (XI.26.) korm. rendelet 29. §)

▪

Az Intézmény vezetıjének az éves ellenırzési jelentésben kell számot adnia: - a belsı ellenırzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosításáról, - az intézkedési tervek megvalósításáról, - az ellenırzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatairól, - az ellenırzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokról. (Jogszabály: a 193/2003. (XI.26.) korm. rendelet 31. § (3) b), ba), bb) pontok).

VIII. Záró rendelkezések - 43 -


Az Intézmény vezetıje szabálytalansági felelıst jelölhet ki, akinek feladata a kapcsolódó intézkedések koordinálása. A szabálytalansági felelıs munkaköri leírása tartalmazza a feladatot és a jelentési kötelezettségeket.

Budapest, 2009. március 31.

Ákos János igazgató

- 44 -


IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Érvényes: 2010. január 1-tıl

I. - 45 -


ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. A szabályzat hatálya 1.1. A szabályzat a József Attila Középiskolai Kollégium nyílt iratok átvételének, készítésének, iktatásának, nyilvántartásának, tárolásának irattározásának, selejtezésének, levéltárba történı átadásának szabályait rögzíti. 1.2. A gazdálkodás során keletkezı pénzügyi bizonylatok, számlák, a költségvetési beszámoló valamint az azt alátámasztó dokumentumok, nyilvántartások tekintetében a számvitel bizonylatokról szóló rendelkezéseket kell figyelembe venni. (A számvitelrıl szóló, többször módosított 2000. évi C. törvény)

2. Az iratkezelési szabályzat alkalmazása során használt fogalmak 2.1. Beadvány: a szervezetünkhöz érkezı hagyományos (vagy elektronikus) irat amely rendeltetésszerően szervezetünknél marad.

2.2. Csatolás: a nem ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különbözı iratok átmeneti jellegő összekapcsolása.

2.3. Egészségügyi adat: az ellátott testi, értelmi állapotára vonatkozó s adat. 2.4. Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített - elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak.

2.5. Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelızı fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztetı képernyırovatokat.

2.6. Feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyeket az intézmény vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során.

2.7. Iktatás: az iratkezelésnek az érkeztetés és az azt követı postabontás utáni fázisa, az iratnyilvántartás alapvetı része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keletkeztetéső iratot iktatószámmal látják el a szervezetnél és kitöltik az iktatókönyv, illetve az iktatóbélyegzı lenyomat rovatait; (elektronikus úton érkezett irat kinyomtatva kerül iktatásra)

2.8. Iktatókönyv: a szervezetünk rendeltetésszerő mőködése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megırzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belsı ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, hitelesen megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv. - 46 -


2.9. Iratnak kell tekinteni és e szabályzatban elıírt módon kell kezelni minden olyan szöveget, számadatsort, térképet, tervrajzot és vázlatot - a megjelentetés szándékával készült könyv jellegő kézirat kivételével - amely valamely mőködésével, illetıleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. Nem kell iratnak tekinteni a rendszeresen kapott hivatalos lapokat (közlönyöket) napilapokat, folyóiratokat, könyveket, reklám- és propagandaanyagokat. 2.10.Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és selejtezhetıség szempontjából történı válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerő és biztonságos megırzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. 2.11. Irattár: a szervezetünknél megfelelıen kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerő és biztonságos ırzésére alkalmas helyiség. Alagsor 005 ajtó. 2.12.Irattári anyag: a szervezetünk mőködése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerően az irattárba tartozó iratok összessége. 2.13.Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetıség szempontjából történı válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az intézmény feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhetı irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megırzésének idıtartamát, továbbá a nem selejtezhetı iratok levéltárba adásának határidejét. 2.14.Irattári tételszám (jel): az ügy típusát, ágazati hovatartozását, továbbá az irat selejtezhetıség szerinti csoportosítását mutatja, egyúttal meghatározza az iratok irattári helyét is. 2.15. Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szervezetünk mőködése során keletkezı és hozzá kerülı, rendeltetésszerően hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és ırzését végzi. 2.16. Kezelési (ügyviteli) feljegyzések: az ügy(ek)ben keletkezı ügyviteli iratokon tett feljegyzések, többnyire utasítások, amelyek az ügyek tartalmi és/vagy formai intézését érintik. 2.17.Közirat: a keletkezés idejétıl és az ırzés helyétıl függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott 2.18. Közlevéltár: a nem selejtezhetı közokiratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végzı, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár. 2.19. Küldemény: a beérkezett, illetve továbbításra elıkészített irat, (elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat.)

- 47 -


2.20. Láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy. 2.21. Levéltári anyag: az irattári anyagnak a levéltárban ırzött maradandó értékő része. 2.22. Maradandó értékő irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, mővelıdési, mőszaki és egyéb szempontból jelentıs, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez illetıleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhetı adatot tartalmazó irat. 2.23. Másodlat: a több példányban, egyidejőleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az elsı példányon lévıvel azonos pecsét és aláírás hitelesít. 2.24. Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formahő), egyszerő (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítı záradékkal ellátott) iratmásolat lehet. 2.25. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítı része, amely elválaszthatatlan attól. 2.26. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérı irattól elválasztható.

2.27. Minısített adat: a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló törvényben (a módosított 1995. évi LXVI. tv.) meghatározott köziratban szereplı államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó adat, b) a szóban közölt államtitkot vagy szolgálati titkot képezı információ, c) államtitkot vagy szolgálati titkot képezı információt hordozó objektum, technikai eszköz, d) nem tárgyiasult formában megjelenı államtitkot vagy szolgálati titkot képezı információ, eljárási mód vagy más ismeretanyag, közirat. (Az államtitokra és a szolgálati titokra vonatkozó elıírásokat az 1995. évi LXV. törvény tartalmazza.) 2.28.Mutatózás: a nyilvántartási munkának az iktatást követı szakasza, célja: az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél. 2.29.Orvosi titok: a gyógykezelés során az adatkezelı tudomására jutott egészségügyi és személyazonosító adat, továbbá a szükséges vagy folyamatban lévı, illetve a befejezett gyógykezelésre vonatkozó, valamint a gyógykezeléssel kapcsolatban megismert egyéb adat. 2.30. Selejtezés: az iratoknak az irattári tervben szereplı ırzési idı lejártát követıen történı megsemmisítésének elıkészítése. 2.31. Számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzítı, tároló adathordozó (mágnesszalag, hajlékony és merev lemez, CD stb.), amely az adatok - 48 -


nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja. (Elektronikus iktatás esetén) 2.32. Szerelés: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elı- és utóiratok) végleges jellegő összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. (Az iratok összekapcsolását elektronikus iktatás esetén is értelemszerően jelölni kell.) 2.33. Szignálás: az ügyben intézkedni, eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintézı kijelölése az ügyben kiadmányozni jogosult részérıl, akinek hatáskörébe tartozik az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasítás kiadása, az ügy kiadmányozása. 2.34. Ügyintézés: az intézményünk valamely szervezeti egységének mőködésével, vagy személy tevékenységével kapcsolatban keletkezı ügyek ellátása, az eközben felmerülı tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége. 2.35. Ügyintézı: az ügy(ek) érdemi intézését végzı személy, azaz az ügy elıadója, aki az ügyet döntésre elıkészíti. 2.36. Ügyirat: az intézmény rendeltetésszerő mőködése, illetve ügyintézése során keletkezı irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza. 2.37. Ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza. 2.38. Ügykör: az intézmény, annak belsı szervezeti egysége vagy személy hatásköre és illetékessége által meghatározott, összetartozó vagy hasonló egyedi ügyek összessége, csoportja. 2.39. Ügyvitel: az intézmény folyamatos mőködésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában.

- 49 -


II. AZ ADAT MINİSÍTÉSE

1. Az államtitkot, illetve szolgálati titkot képezı adatot minısíteni kell. Minısítés: az a döntés, amelynek meghozatala során az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény szerint felhatalmazott személy megállapítja, hogy az adat a tartalmánál fogva a nyilvánosságát korlátozó államtitokkörbe vagy szolgálati titokkörbe tartozik. Az intézményünkben az adatok minısítésére Ákos János igazgató jogosult. 2. A minısítés során az állami és szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény, valamint a minısített adat kezelésének rendjérıl szóló 79/1995. (VI. 20.) Korm. rendelet elıírásait kell alkalmazni.

III.

AZ IRATKEZELÉS SZERVEZETE ÉS FELADATAI

1. Intézményünkben az iratkezelési feladatok ellátása - a szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelıen -központosított iratkezelési szervezetben történik. 1.2. Az iratkezelés módja: hagyományos és elektronikus.

2. Az iratkezelés felügyelete

2.1. Az intézményben az iratkezelés felügyeletét Ákos János igazgató látja el, aki felelıs azért, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak. 2.2. Az iratkezelés felügyeletével megbízott − évente ellenırzi az iratkezelési szabályzatban foglaltak betartását, − intézkedik a szabálytalanságok megszüntetésére, − szükség esetén kezdeményezi az iratkezelési szabályzat, irattári terv módosítását, − ellenırzi, hogy a személyes és különleges adatok kezelése megfelel-e a személyes adatok védelmérıl és közérdekő adatok védelmérıl és a közérdekő adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvényben, gondoskodik arról, hogy az iratkezelésben és az irattárban középiskolai végzettségő iratkezelı, irattáros szakképesítéső munkaerıt alkalmazzanak. - 50 -


2.3. Az iratkezelés felügyeletét ellátó személy feladatait részben Torontáliné Szabó Máriára ruházza át. 2.4. A igazgatót-t tartós távolléte esetén az iratkezelés felügyeletében az igazgató helyettes helyettesíti.

IV. A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE ÉS FELBONTÁSA

1. Az iratok, küldemények átvétele

1.1. Az intézményünk címére vagy annak munkatársai nevére postai vagy kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve az ügyfél személyes benyújtása útján érkezett küldemények átvételére jogosult: a.) az intézmény vezetıje, b.) az „s.k. felbontásra” jelölés esetén a címzett, vagy az általa megbízott személy, c.) az iratkezelést felügyelı vezetı, illetve az általa megbízott személy, d.) a postai meghatalmazással rendelkezı személy, e.) az ügyeleti szolgálatot teljesítı személy,

1.2. Az intézmény bármely dolgozójához közvetlenül érkezı (kézbesített) hivatalos küldeményeket az átvétel után haladéktalanul továbbítani kell az intézmény vezetıjéhez. 1.5. A postaátvevı az érkezett küldeményeket átadja a intézményvezetı részére.

1.6. A hivatalos munkaidı lejárta után, illetve munkaszüneti napokon érkezett iratokat csak az igazgató által megbízott portás veheti át. Az így átvett küldeményt bontatlanul, a legközelebbi munkanap munkakezdésekor át kell adni az igazgató részére. 1.7. A küldeményeket átvevı személy köteles ellenırizni, hogy: − a címzés alapján jogosult-e a küldemény átvételére, − a kézbesítı okmányon és a küldeményen lévı azonosítási jel egyezıségét, − az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlen-e, olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és a „sürgıs” jelzéső küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény feladóhoz történı visszajuttatásáról. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésıbb a következı munkanap kezdetén az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni.

- 51 -


1.9. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselı útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel - igazolni kell. 1.10. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenırizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekrıl a küldı szervet, személyt - jegyzıkönyv felvétele mellett - értesíteni kell. 1.11. A gyors elintézést igénylı („azonnal”, „sürgıs” jelzéső) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges a szignálásra jogosultnak kell soron kívül bemutatni, illetve átadni. Az iktatást végzı személy feladata az átirányított iratokról jegyzéket vezetni. 1.12. A téves címzés vagy helytelen kézbesítés következtében érkezett küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges vissza kell küldeni a feladónak. Az iktatást végzı személy a küldemények bontását végzı rendelkezése alapján - az átirányított iratokról köteles jegyzéket felvenni. 1.13. Az intézménynek címzett, a gazdálkodásra vonatkozó pénzügyi és számviteli bizonylatokat (bankbizonylatok, szállítói számla stb.) az iktatást végzı személy érkeztetı bélyegzıvel látja el, és iktatás nélkül továbbítja. 2. A küldemény felbontása

2.1. Az intézményhez érkezett valamennyi küldeményt - kivéve felbontás nélkül kell továbbítandó „nem bontható” küldeményeket - intézményvezetı bonthatja fel.

2.2. A „nem bontható” küldeményeket minden esetben felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani.

2.3. Amennyiben a „nem bontható” küldemény az intézményt érintı hivatalos iratot tartalmaz, a címzett azt felbontás után tartozik iktatás, illetve nyilvántartásba vétel céljából azonnal az iktatást végzı személyhez eljuttatni. 2.5. A szervezeti egységek szerint csoportosított, hivatkozási számmal ellátott és ajánlott küldeményként hivatkozási szám, illetve ajánlási ragszám szerint, a többit pedig a feladó neve szerint kell bevezetni az egyes szervezeti egységek átadókönyvébe. 2.6. A küldemény téves felbontásakor, valamint abban az esetben, ha a felbontás után derül ki, hogy a küldeményben minısített irat van, a borítékot újra le kell zárni és rá kell vezetni a felbontó nevét, majd a küldeményt a felvett jegyzıkönyvvel sürgısen el kell juttatni a címzetthez, illetve a minısített iratokat az iratkezelıhöz. A felbontó a kézbesítıkönyvben az átvétel és a felbontás tényét köteles rögzíteni az átvétel dátumának megjelölésével. 2.7. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje, az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a központi iktatóba.

- 52 -


2.8. A felbontott postát Ákos János szignálja, név szerint, vagy szervezeti egység megjelölésével. 2.9. A küldemények felbontása során ellenırizni kell, hogy az irat és annak mellékletei hiánytalanul megérkeztek-e, valamint az illetékköteles iratnál az illetékek lerovásának tényét. Az esetlegesen felmerülı irathiány tényét jegyzıkönyvben rögzíteni kell. A jegyzıkönyv egy példányát a küldeményhez mellékelni kell. 2.10.A faxon érkezett irat esetében elıször gondoskodni kell az információkat tartósan ırzı másolat készítésrıl, amennyiben az hıpapírra készült. A másolat elkészítéséért Molnár Renáta a felelıs. A faxon érkezett irat kezelésére az általános rendelkezések az irányadók. 2.11. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetıleg a küldemény értékét köteles az iraton feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. 2.12. A küldeményhez felragasztatlanul mellékelt illetékbélyeget - ha a beadvány illetékköteles - a 2.13. pontban foglaltak elızetes figyelembevételével az ügyintézı a beadványra felragasztja és az illetékjogszabályoknak megfelelıen értékteleníti. 2.13. Nem szabad a beadványra az illetékbélyeget felragasztani, ha az ügyfél azt a beadványban kért illetékköteles okirat (kiadvány) kiállításához csatolta. Ha a kért okirat kiadását az intézményünk megtagadja, vagy kiadja ugyan, de az nem illetékköteles, az illetékbélyeget - mellékletként feltüntetve - ajánlott küldeményként vissza kell küldeni az ügyfélnek. 2.14.. Ha az illetékköteles iraton az illetéket részben vagy egyáltalán nem rótták le, az illetékjogszabályok szerint kell eljárni. Ez az eljárás azonban - ha jogszabály másként nem rendelkezik - nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést, illetıleg ügyintézést. 2.15. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha − az ügyirat benyújtásának idıpontjához jogkövetkezmény főzıdik, − a beküldı nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, − a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, − bőncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel.

- 53 -


V. AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA 1. Az iktatási rendszer Az iratok iktatása alszámos tagolódás rendszerben történik. 2. Az iktatás 2.1. Az intézményhez érkezı, illetve ott keletkezı iratokat - ha jogszabály másként nem rendelkezik - iktatással kell nyilvántartani. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból: az irat beérkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintézı neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte megállapítható legyen. 2.2. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani különösen: tananyagokat, tájékoztatókat, meghívókat, a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat, pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint), munkaügyi nyilvántartásokat, anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, közlönyöket, folyóiratokat, visszaérkezett tértivevényeket, propaganda és reklámcélokat szolgáló kiadványokat. 2.3. A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratokon (pl. magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD ROM, stb.) az ügyirat számát és tárgyát is rögzíteni kell. Az iktatókönyv „Irat jelleg” rovatába be kell jegyezni, hogy pl. „magnetofonszalag”, a „kezelési feljegyzések” rovatba pedig annak tárolási helyét. 2.4. Az iratkezelı az iratokat a beérkezés napján, de legkésıbb az azt követı munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a határidıs iratokat, táviratokat, express küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgıs” jelzéső iratokat.

3. Iktatókönyv 3.1. Iktatás céljára folyamatos nyilvántartási rendszerben, hitelesített, oldalszámozott iktatókönyvet kell használni. (A.Tü.804.r.sz.-Pátria Nyomda Zrt.) Az iktatókönyvet használatba vétel elıtt az igazgató hitelesíti. - 54 -


3.2. Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. 3.3. Téves iktatás esetén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétségtelen legyen. Meg kell azt is jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át. 3.4. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján az iktatásra felhasznált utolsó számot követıen aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegzı lenyomatának elhelyezésével kell lezárni.

4. Az iktatószám 4.1. Az iktatást minden évben folyamatosan kell kezdeni és megszakítás nélkül kell folytatni az év végéig. Az ügy következı fázisában keletkezett újabb ügyiratok az ügyben keletkezett elsı ügyirat sorszámát és eggyel kezdıdı, folyamatosan növekvı alszámot kapnak. 4.2. A különbözı szervezeti egységek iktatószámait számok különböztetik meg egymástól. A megkülönböztetı jelek jegyzékét az iktatókönyv belsı borítójában tüntettük fel, melyek az alábbiak: 1. Oktatás-nevelés 2. Személyi ügyek 3. Gazdasági ügyek 4. Megrendelések 5. Szállásigények 6. Szerzıdések 7. Árajánlatok, költségvetés 8. Tőz és munkavédelem 9. Szabályzatok iktatása 10. Pályázat 11. Irattár 12. E Elektronikus úton érkezett levelek (e-mail) 13. MÁK levelezés 5. Az iktató bélyegzı 5.1. A beérkezı iratok iktatásakor az iktatóbélyegzı lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni. A bélyegzı lenyomatot az irat elsı oldalára úgy kell elhelyezni, hogy írást ne fedjen és rovatait pontosan ki lehessen tölteni.

- 55 -


5.2. Az iktató bélyegzı lenyomata tartalmazza: az intézmény nevét, székhelyét, az iktatás évének, hónapjának, napjának, az iktatás sorszámának (alszámának), az ügyintézı, vagy ügyintézı szervezeti egység nevének, feltüntetésére szolgáló rovatokat.

6. Iktatási adatok 6.1. Az iktatás során az iktatókönyvben és az iraton, fel kell tüntetni: az iktatás sorszámát (iktatószámát), az iktatás idıpontját, az irat küldıjének (ügyfélnek) azonosító adatait, (x) a küldı iktatószámát (hivatkozási szám), (x) az irat tárgyát,(x) az elı- és utóirat korábbi azonosító (iktató) számát, (x) az ügyintézı szervezeti egység és az ügyintézı azonosító adatait, az elintézés határidejét,(x) az elintézés módját, idejét,(x) az esetleges cimzett(ek)et, (x) a kezelési feljegyzéseket (csatolás, határidı, visszaérkezés, stb.) (x) az irattári tételszámot és az irattárba helyezés keltét,(x) az iratnak és mellékletének számát (ha korábban nem került rögzítésre) (x).

(x) csak az iktatókönyvben feltüntetendı adat. 6.2. Az ügy tárgyát csak egyszer, mégpedig a sorszámra bejegyzett elsı irat iktatásánál kell a „Tárgy” sorba (tárgyrovat) rövid, de érthetı szöveggel beírni. A bejegyzésnek az ügy tárgyát legjobban jellemzı szavakat kell tartalmaznia. 6.3. Az alszámra iktatás esetén a tárgyrovatba újabb bejegyzést nem kell írni. Ha az ügy tárgya az újabb beérkezı irat alapján megváltozik, vagy jelentıs mértékben kiegészül, az ügyiratot új sorszámra kell iktatni, s az elızı iratokat csatolni kell.

6.4. Az ügyiraton elıírt határidıt az iktatókönyv „határidı” rovatába a kitőzött hónap és nap feltüntetésével kell bejegyezni. A határidıs ügyiratokat a kitőzött határnapok szerint elkülönítve, a számuk sorrendjében kell kezelni. Ha a válasz a kitőzött határidıre vagy a határidı lejárta elıtt beérkezik, az ügyiratot a határidıs ügyiratok közül ki kell emelni. A határidı lejártának napján azt a határidıs ügyiratot, amelyre válasz nem érkezett, az iratkezelı kiemeli a határidıs ügyek közül és átadja az ügyintézınek.

- 56 -


7. Az iratok szerelése és csatolása 7.1. Az irat iktatása elıtt meg kell állapítani, hogy van-e elı irata. 7.2. Az iratot a kezelınek szerelni kell. 7.3. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt is az iktatókönyvben jelölni kell. A jelölés az irattárba vagy határidıbe helyezés tényének áthúzásával és a „kezelési feljegyzések” rovatban az irat új helyének megjelölésével történik.

8. Mutatózás 8.1.Az iktatott iratokat az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, regiszteres (betőbeosztásos) név- és tárgymutató könyvbe mutatózni kell.

8.2. A tárgymutatókönyvbe az iktatókönyv tárgy rovatába bejegyzett szöveget az ott kiemelt szó (név, hely, tárgy) kezdıbetőjének megfelelıen az irat iktatószámának feltüntetése mellett kell bevezetni. Ha a tárgyrovatban több név, hely vagy tárgy szerepel, azokat valamennyi megfelelı betőnél mutatózni kell. 8.3. A mutatózás megtörténtét az iktatókönyvben a sorszám mellett jelezni kell. 8.4. Mutatózni az iktatás napján, de legkésıbb az azt követı munkanapon kell. VI. IRATKEZELÉSI FELADATOK AZ ÜGYINTÉZÉS FOLYAMATÁBAN

1. Az ügyintézı kijelölése 1.1. Az iratkezelı az érkezı iratot az ügyintézı kijelölése (szignálás) végett köteles az irat szignálása jogosult személynek bemutatni. Az irat szignálására jogosult személy(ek): Ákos János igazgató 1.2. Az irat szignálására jogosult személy: − kijelöli az ügyintézıt (hivatali egységet, vagy részleget, illetve személyt), − közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (az ügy tárgyának meghatározása, határidı, sürgısségi fok, stb.) Ezeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyzi az iratra és aláírja. 1.3. Azt az iratot, amelynek iktatott elızménye van. Vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezetei egység (személy) már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez (személyhez) kell továbbítani. 1.4. Iktatás után az átadás napját, majd emelkedı számsorrendben az ügyiratok iktatószámát az átadókönyvbe be kell írni. A központi iktató az átadókönyvvel továbbítja az iratokat az illetékes ügyintézıhöz. - 57 -


1.5. Elektronikus irat forgalmon esetén, ha az irat nem iktatóhelyhez (pl. elıadóhoz) érkezetett, iktatásra az iktatásra illetékes iratkezelıhöz kell irányítani., Ha az érkezett irat elızményébıl az ügyintézı nem azonosítható, az iratkezelı az elektronikus iratot is köteles az illetékes vezetınek szignálásra bemutatni. Az ellenırzési feladat elvégzése után az irat másolatán fel kell jegyezni a továbbítás keltét, és ennek tényét a hagyományos átadó könyvben is rögzíteni kell. 1.6. A postázó iratkezelı az iratokat a továbbítás módja szerint csoportosítja (posta, kézbesítés, futár szolgálat, stb.) 1.7. A postai továbbítás esetén a borítékokat közönséges, express, express -ajánlott, ajánlott, érték nélküli küldemény stb. szerint külön kell választani, majd a szükséges bérmentesítésrıl gondoskodni kell. A küldemény tértivevényét csatolni kell a borítékhoz. 1.8.. A küldemények postai úton történı továbbítása esetén a posta által rendelkezésre bocsátott feladókönyvet kell használni. 1.9.. A kézbesítı útján továbbított (címzetthez eljuttatott) küldeményeket a - sorszámozott és hitelesített - kézbesítı könyvbe kell bejegyezni. A címzett által történı átvételt abban kell igazolni. 1.10.A helytelen címzés, átvétel megtagadása stb. okból visszaérkezett iratokat és küldeményeket az iratkezelı az illetékes ügyintézı szervezeti egységhez (személyhez) soron kívül köteles továbbítani, aki a további intézkedésrıl gondoskodik. 1.11.. A szervezeti egységek, ügyintézık között ügyiratokat csak átadókönyvvel (vagy elıadói munkanaplóval) lehet átadni. Az átadott iratokat újból iktatni nem szabad, nyilvántartásuk az eredeti iktatószámon történik. 1.12. Az iratkezelınek határidıs nyilvántartásba kell helyezni azokat az iratokat, amelyeke meghatározott idı múlva vagy idınként intézkedést igényelnek. Az ügyiraton elıírt határidıt az iktatókönyv „határidı” rovatába a kitőzött hónap és nap feltüntetésével be kell jegyezni. 1.13. A határidıs ügyiratokat a kitőzött határnapok szerint elkülönítve, a számuk sorrendjében kell kezelni. 1.14. A határidı lejárta elıtti napon azt a határidıs ügyiratot, amelyre válasz nem érkezett, ki kell emelni a határidıs ügyiratok közül. Ha az ügyiraton sürgetésre vonatkozó utasítás szerepel, a kezelı az ügyiratot az ügyintézıhöz továbbítja.

- 58 -


VII. IRATTÁROZÁS 1. Irattározás 1.1. Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetıség szempontjából történı válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az intézmény feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhetı irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megırzésének idıtartamát, továbbá a nem selejtezhetı iratok levéltárba adásának határidejét. Az intézmény az illetékes közlevéltárral együttmőködve készíti el irattári tervét. 1.2. Az iratkezelési szabályzat és irattári terv módosítása elıtt az illetékes közlevéltár egyetértését be kell szerezni. Az egyetértés beszerzéséért Ákos János igazgató felelıs. 1.3. Az irattári tervben meg kell határozni az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok körét, azok megırzési idejét.

1.4. Az egyes irattári tételszámokhoz kapcsolódóan meg kell határozni, melyek azok a tételek, amelyek nem selejtezhetık, és a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyagok védelmérıl szóló, módosított 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) 9.§, 12.§-ában foglaltak értelmében mikor kell ezeket a levéltárnak átadni. A nem selejtezhetı, maradandó értékő iratok körét az illetékes közlevéltár egyetértésével kell meghatározni. A nem selejtezhetı iratok körére vonatkozó javaslat elkészítéséért, és annak az illetékes közlevéltárral történı egyeztetéséért Ákos János igazgató felelıs.

2. Az iratok elhelyezése az átmeneti (operatív) irattárban 2.1. Az átmeneti (operatív, kézi) irattárba kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylı, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratot. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, de az ügyintézık rendelkezésére álló iratok tároló helye. 2.2. Az átmeneti (operatív, kézi) irattárba helyezése elıtt az iratkezelı köteles az iratok átvizsgálni abból a szempontból, hogy − a kezelıi utasítások végrehajtása megtörtént-e, − meg van-e valamennyi irat (elıirat, melléklet), − nincsen-e olyan ügyirat, amely nem az adott ügyhöz tartozik.

- 59 -


2.3. A postán tértivevénnyel küldött levelek irattári példányait csak akkor szabad irattárba helyezni, ha az átvételt igazoló tértivevény visszaérkezett és az irathoz való csatolása megtörtént. 2.4. Az iratokat az irattári tételszám szerinti csoportosításban, az alapszámok növekvı sorrendjében kell lerakni. 2.5. A kézi, operatív irattárban az ügyiratokat szalagos irományfedél lemezek között kell tárolni, az irattári jelek (tételszámok) szerinti csoportosításban. Minden irományfedélre rá kell vezetni − az iktatás évét, − az irattári tételszámot, továbbá − a csomagban elhelyezett ügyiratok elsı és utolsó iktatószámát.

2.6. Az átmeneti irattár (kézi irattár) 5 évig ırzi az iratokat, ennek letelte után át kell adni az iratokat a központi irattárnak.

3. Az iratok elhelyezése a központi irattárban 3.1. A 5 évnél régebbi kelető, teljes naptári év ügyiratait az azokhoz tartozó iktató- és segédkönyvekkel a központi irattárba kell elhelyezni. A kézi irattár érintett ügyiratainak központi irattárba történı elhelyezését az ügykezelı köteles elvégezni. 3.2. A központi irattárba helyezés elıtt az ezzel megbízott iratkezelı köteles az iratot megvizsgálni abból a szempontból, hogy az az irattározási szabályoknak megfelel-e, teljese, stb. 3.3. A központi irattárban az irattári terv szerint elkülönülı csoportokba tartozó iratokat külön-külön kell kötegelni és minden kötegen fel kell tüntetni az irattári jelet.

4. Az irattár mőködése 4.1. Az irattárat tőz, víz és külsı behatolás ellen védetté kell tenni. Az irattár ajtóinak kulcsát az iratkezelı ırzi. Az irattárban télen-nyáron biztosítani kell a megfelelı páratartalmat (55’-65’) és a 17-18 C hımérsékletet. Az irattárban a tőzbiztonsági szabályzat „C” kategóriájára vonatkozó elıírásokat kell betartani. Az irattár helyiségein közmővezetékek nem haladhatnak keresztül. 4.2. A központi irattárban az irattár kezelıjén kívül más személy csak a kezelı jelenlétében tartózkodhat. 4.3. Az iratkezelı(k) személyében beálló változás esetén az irattárat át kell adni. Az átadásról - átvételrıl jegyzıkönyvet kell készíteni.

4.4. Az irattárból ügyiratot kiadni csak hivatalos használatra, szabályosan kitöltött átvételi elismervény ellenében lehet kiadni. Ugyanezt kell alkalmazni, ha az irat jogszabály alapján nem helyezhetı iratárba.

- 60 -


4.5. Más szerv (esetleg személy) részére betekintés céljából iratot kölcsönözni csak az intézményvezetı engedélyével lehet. 4.6. Az „Ügyiratpótló” lapot az irattárban a kiadott (betekintésre kiadott) ügyirat helyére kell tenni. (1.sz. Melléklet) A kiadott (betekintésre kiadott) ügyiratról kölcsönzı naplót kell nyitni, amelybe − az ügyirat számát, − az ügyirat tárgyát, − az átvevı nevét, − a visszaadásra megjelölt határidıt és − a tényleges visszaadás idıpontját kell bejegyezni. A betekintésre kiadott ügyiratok esetén a nyilvántartás megjegyzés rovatában meg kell jelölni, hogy „betekintésre”. 4.7. Az „Ügyiratpótló” -val kivett anyagokat - legkésıbb - a visszaadásra megjelölt határnappal vissza kell adni az irattár részére. A visszaadási határidı letelte után rendkívüli esetben - az engedélyezıtıl hosszabbítást lehet kérni. 4.8. Amennyiben az ügyirat a visszaadásra megjelölt határidı leteltéig nem érkezett vissza, az ügyirat visszaadását az irattár kezelıjének sürgetni kell. Amennyiben a sürgetést követı 3 napon belül sem érkezik vissza az irattárba az irat, ezt a tényt az intézményvezetı részére be kell jelenteni. 4.9. Az irattárból kivett ügyiratot csak az iratanyag teljességének ellenırzése után lehet irattárba helyezni. 4.10. A megelızı években készült és az irattárból kivett ügyirat alapján tett intézkedést új iktatószámon kell iktatni és az irattárból kivett ügyiratot az új iktatószámhoz kell csatolni.

VIII. AZ IRATOK SELEJTEZÉSE, LEVÉLTÁRI ÁTADÁSA 1. A selejtezés 1.1. Az irattárban elhelyezett bármelyik iratot megsemmisítés céljából csak iratselejtezés útján szabad kiemelni. 1.2. Az irattárban elhelyezett iratanyagot - selejtezés szempontjából - 5 évenként felül kell vizsgálni és azokat az iratokat, amelyek nem minısülnek levéltári anyagnak, és az irattári terv szerinti ırzési idejük lejárt, ki kell selejtezni. Az ırzési idı az ügyirat keletkezésének évét követı január 1-tıl egész évekre kell számítani. - 61 -


1.3. A selejtezési szándékot az illetékes levéltárnak a munka megkezdése elıtt 30 nappal be kell jelenteni. A bejelentés teljesítéséért az intézményvezetı felelıs. A bejelentésnek tartalmaznia kell a selejtezés alá vonható iratok évkörét, tárgykörét és hozzávetıleges mennyiségét. 1.4. Amennyiben a selejtezés során egyes iratok tartalmának és ırzési idejének elbírálása vonatkozásában kétely merül fel, úgy az ügyviteli döntést a levéltári szakértı véleményének figyelembevételével az intézményvezetı hozza meg. 1.5. Az iratselejtezésrıl - az iratkezelést felügyelı vezetı által megbízott -selejtezési bizottság három példányban selejtezési jegyzıkönyvet készít, amelyet iktatás után meg kell küldeni az illetékes közlevéltárhoz, a selejtezés engedélyeztetése végett. A selejtezési jegyzıkönyvnek tartalmaznia kell: − az intézmény megnevezését, a selejtezés idıpontját, a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály és irattári terv számát, − a selejtezésre kerülı iratok irattári tételszámát, évkörét és mennyiségét, − a selejtezést végzı és ellenırzı személyek nevét és aláírását. A jegyzıkönyvben külön tételben kell felsorolni a kiselejtezett kép- és hangfelvételeket valamint a gépi feldolgozás adathordozóit. 1.6. A közlevéltár kiküldötte a kiselejtezhetı iratok közül iratokat kiemelhet abból a célból, hogy azt a közlevéltár ırizze. Ha a közlevéltár a kiselejtezett iratok közül valamely iratot további ırzés céljából kiemel, akkor azt a nem selejtezhetı iratok közé vissza kell sorolni, és a levéltári átadásig ott kell ırizni. Ezt a tényt a selejtezési jegyzıkönyvre fel kell jegyezni. 1.7. A selejtezés megtörténtét az iktatókönyvben az adott irat iktatószámánál „S” jelöléssel, valamint a selejtezési jegyzıkönyv iktatószámának és a selejtezés idıpontjának feltüntetésével jelezni kell.

2. Megsemmisítés 2.1. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenırzés után a selejtezési jegyzıkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az elektronikus adathordozón lévı iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik. 2.2. A megsemmisítés szabályairól az iratkezelést felügyelı az adatvédelmi szabályozás figyelembevételével gondoskodik.

3. Az iratok levéltárba adása 3.1. A nem selejtezhetı köziratok teljes és lezárt évfolyamait a keletkezés naptári évétıl számított tizenötödik év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. - 62 -


Kivételt képeznek ez alól a tizenöt évnél régebben keletkezett, államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó nem selejtezhetı iratok, amelyeket a minısítı által meghatározott érvényességi idı lejártát követı naptári év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. 3.2. Azoknak a nem selejtezhetı iratoknak a használatát, amelyek a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló, módosított 1995. évi LXVI. tv. 22. §. 1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idı eltelte után is a Kollégium ırizetében vannak, a közlevéltárban lévı anyagra vonatkozó szabályok (1995. évi LXVI. tv.) szerint kell biztosítani. 3.3. A nem selejtezhetı köziratok átadásának - átvételének idıpontjáról az intézmény és az illetékes közlevéltárral közösen állapodik meg. A megállapodás elıkészítéséért az intézményvezetı a felelıs.

3.4. A levéltár számára átadandó iratokat teljes, lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képezı iratjegyzékkel, az átadó költségére az átadás-átvételi jegyzıkönyv kíséretében teljes, lezárt évfolyamban kell átadni. Az átadásról átadás-átvételi jegyzıkönyvet kell készíteni a következı tartalommal: − az átadó neve, az átadott iratok évköre, mennyisége, − az átadott anyagokról készített raktári egység szintő (doboz, kötet) jegyzéket kell készíteni dobozszám, tárgy, tételszám, évszám feltüntetésével. A hosszú ügyviteli érték miatt visszatartott iratokról (pl. alapító okirat, tervdokumentáció) külön jegyzék készül. − az átvevı levéltár neve, − az átadónak az iratok kezelésére vonatkozó kikötései, − az átadó és átvevı hiteles aláírását. Az átadás-átvételi jegyzıkönyv 1-1 példányát minkét fél nem selejtezhetı tételként kezeli. 3.5. Amennyiben a levéltár az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel nem rendelkezik, az elektronikus adathordozón lévı iratokról legkésıbb levéltárba adás elıtt hitelesített másolatot kell készíteni tartós, idıtálló papír adathordozóra. IX.

EGYÉB IRATKEZELÉSI FELADATOK

1. Intézkedések az intézmény megszőnése esetén 1.1. A közfeladatot ellátó intézmény megszüntetése vagy feladatkörének megváltozása esetén a rendelkezı intézménynek kell intézkednie az érintett intézmény irattári anyagának további elhelyezésérıl, biztonságos megırzésérıl, kezelésérıl és további használhatóságáról. - 63 -


1.2. Az intézményi feladatok átadása esetén az errıl felvett és iktatott jegyzıkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetıleg átvett ügyirathátralékot.

2. Intézkedések munkakör átadása esetén 1. Azt a munkatársat, akinek munkaköre megváltozik, vagy munkaviszonya megszőnik, a részére kiadott iratokkal, ügyiratokkal - munkanaplója alapján - el kell számoltatni. A munkakört átadó ügyintézı az iratokat, ügyiratokat az intézményvezetı által megbízott személynek jegyzıkönyvileg köteles átadni. A jegyzıkönyvet 3 példányban kell elkészíteni, melybıl az elsı példányt az átadó, a második példányt az átvevı, a harmadik példányt pedig az iratkezelı kapja.

2. A hiányzó, illetve elvesztett iratok ügyének rendezése Az ügyirat elvesztése, jogtalan megsemmisítése, hiánya munkajogi felelısségre vonást illetve fegyelmi büntetést von maga után.

4. Bélyegzıkkel kapcsolatos rendelkezések 4.1. A szervezetnél a hivatalos bélyegzıt a hivatalos kiadványokra, a kiadmányozási jogkörrel rendelkezık sajátkező aláírásához, illetve a kiadmányok (másolatok) hitelesítéséhez, valamint a küldemények lezárásához és átvételéhez lehet használni. 4.2. Tilos üres lapokat, ki nem töltött nyomtatványokat bélyegzıvel ellátni, illetve a kiadmányt hitelesíteni, ha azt a kiadmányozó még nem írta alá. 4.3. A bélyegzı használója felelıs a bélyegzı rendeltetésszerő használatáért és biztonságos ırzéséért. Ezért a bélyegzıt csak munkájával kapcsolatban használhatja, − a munkaidı befejezése után illetve a munkahelyrıl való távozáskor köteles elzárni, − munkaviszony megszőnésekor köteles a bélyegzık nyilvántartásával megbízott személynek átadni, − ha elvesztette (vagy az valami oknál fogva eltőnt), köteles vezetıjének azonnal jelenteni.

Budapest, 2010.01.01. ............................................. Ákos János igazgató

- 64 -

József Attila Középiskolai Kollégium 1146 Budapest, Cházár András utca 6. Szervezeti és Mőködési Szabályzata

Recommend Documents