ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN PADA KANTOR KELURAHAN GAJAH MADA KOTA PANGKALPINANG BERBASIS APPLICATION DESKTOP Jelsi Walka Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel email :
[email protected] Abstrak Gajah mada Pangkalpinang local agency is a government agency which is located jl. Mentok Gang Kopi Kecamatan Rangkui District which is now headed by Mr. A. Rani In focusing problems and in order not to deviate from the subject, then the extent of the problem that this thesis will discuss the process of population administration. The problem is that the data processing is still done manually, giving rise to various problems, such as the delay in presenting the report to the leadership, poor data storage resulting in wastage of time in the grouping of data, lack of secure data accuracy and the possibility of recording errors in the care of the residents. Authors in analyzing the object-oriented system using methods such as UML use case diagrams, activity diagrams and sequence diagrams. In designing the system the authors use the ERD and LRS. To view the design of the screen I use Microsoft Office Visio 2007. And for database I use Microsoft Office Access 2007. Purpose in writing this paper is expected to assist the gajah mada Pangkalpinang local agency improve the existing system with the hope of processing and presenting information population administration that had been done manually can be facilitated with the establishment of a computerized information system design. With the computerized system, it is expected to support the achievement of goals such as ease of users in the system provides reports - reports of quality and meet the needs of management, time efficiency in the conduct of postal services to the citizens, the documents produced higher quality output and informative, increase the effectiveness of data processing in order to produce the information needed to complete and can be generated at any time if needed, and improve the quality of services to those in need.
Kata Kunci : The Prison, Human, and Administration. suatu kebutuhan yang sangat vital.
1. Pendahuluan
Dengan meningkatnya kebutuhan akan
a. Latar Belakang Masalah Dalam
suatu
instansi
informasi, maka diperlukannya suatu
atau
sistem yang baik dan cepat. Pemakaian
organisasi kebutuhan akan teknologi
komputer sebagai alat pengolah data
informasi sekarang ini merupakan
dapat dikatakan yang terbaik untuk
1
saat ini. Ada beberapa hal yang dapat
dengan manual yang membutuhkan
menimbulkan
waktu
kendala
pada
suatu
dan akurat dalam pelayanannya.
pemrosesan
suatu
c.
data,
Memudahkan mencari data penduduk dengan cepat dan tepat.
d.
Meningkatkan
kualitas
pelayanan
dalam mengolah data, dan data yang
kepada warga yang membutuhkan
beraneka ragam. Peranan komputer di
dengan cepat dan akurat
sini akan sangat menunjang sekali dalam
menjaga
dan
e.
Kemudahan pengguna sistem dalam
memberikan
menyediakan laporan – laporan yang
dukungan pada sistem agar menjadi
bermutu serta memenuhi kebutuhan
lebih baik, seperti:
manajemen.
Dapat menghasilkan informasi yang
f.
lebih baik. Memperbaiki
Efisiensi waktu dalam pelaksanaan kegiatan proses surat menyurat sehari-
atau
mengurangi
hari.
kesalahan yang sering terjadi pada
g.
Dokumen-dokumen
sistem yang dikerjakan secara manual.
dihasilkan
b.
Efisiensi dalam segi waktu dan tenaga.
informatif.
c.
Menjaga keakuratan data.
h.
lebih
Meningkatkan pengolahan menghasilkan
b. Tujuan Penelitian Dengan
adanya
mendukung tercapainya
tujuan
keluaran
yang
berkualitas
dan
efektifitas data
dalam
agar
dapat
informasi
yang
dibutuhkan dengan lengkap serta dapat
sistem
dihasilkan setiap saat jika diperlukan.
komputerisasi ini, maka diharapkan dapat sebagai
c. Batasan Masalah
berikut : Dokumentasi dan pengarsipan seluruh
maka pada skripsi ini batasan
database yang biasanya lebih dari satu
masalah yang akan di bahas yaitu
lemari sekarang dimungkinkan hanya
proses Administrasi Kependudukan
disimpan dari satu flashdisk atau CD
pada Kelurahan Gajah Mada dimulai
sehingga tidak memerlukan tempat
dari:
yang terlalu luas dan memudahkan a.
pendokumentasian dan pencarian data
b.
diperlukan.
administrasi
Rancangan sistem informasi yang dilakukan
Menghilangkan kebiasaan lama dalam proses
Penulis Melakukan Riset pada Kantor Kelurahan Gajah Mada
untuk mendapatkan informasi yang
b.
ke
diantaranya adalah banyaknya jumlah
terbatasnya waktu yang digunakan
a.
berpindah
teknologi informasi yang cepat,tepat
dalam
a.
yang
sistem yang dijalankan secara manual,
data yang harus diolah, kerumitan
a.
lama
kependudukan
2
penulis
menggunakan
program
c.
Visual
Basic 2008 dan
data.
Data
adalah
kenyataan
yang
menggunakan database Access 2007
menggambarkan suatu kejadian-kejadian
Sistem yang akan dibuat meliputi :
dan kesatuan nyata.
1)
Catat Data Warga
Sistem Informasi dapat didefinisikan
2)
Surat Keterangan Pindah
sebagai suatu susunan dari orang, data,
3)
Surat Keterangan Datang
proses, dan teknologi informasi yang
4)
Surat Keterangan Kelahiran
saling
5)
Surat Keterangan Kematian
mengumpulkan, memroses, menyimpan,
6)
Formulir Pembuatan KK
dan menyediakan keluaran informasi
7)
Formulir Pembuatan KTP
yang diperlukan untuk mendukung suatu
8)
Pembuatan laporan Data
organisasi.
Penduduk
digolongkan menurut fungsinya, antara
berhubungan
Sistem
untuk
informasi
dapat
lain adalah sebagai berikut ini: (Whitten
2. Tinjauan Pustaka
2004:12). Komponen-komponen Sistem Suatu sistem merupakan suatu jaringan
Informasi adalah sebagai berikut:
kerja dari prosedur-prosedur yang saling
1) Perangkat Keras (Hardware), Terdiri
berhubungan, berkumpul bersama-sama
dari komputer, peripheral, jaringan,
untuk melakukan suatu kegiatan atau
dsb.
menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (Al-
2) Perangkat
Lunak
(Software),
Bahra Bin Ladjamudin, 2005, hal:2) Suatu
Merupakan
sistem mempunyai karakteristik atau sifat-
perintah/fungsi yang ditulis dengan
sifat tertentu, antara lain sebagai berikut :
aturan tertentu untuk memerintahkan
kumpulan
dari
komputer melaksanakan tugas tertentu. a.
Komponen Sistem (Component)
b.
Batas Sistem (Boundary)
c.
Lingkungan luar (environtments)
d.
Penghubung (interface)
e.
Masukan (input)
f.
Pengolahan ( process )
g.
Keluaran (output)
h.
Sasaran ( objective ) Informasi
Software dapat digolongkan menjadi Sistem Operasi (Windows 2000, Linux, Unix,
penerimanya
dan
yang
VB, Delphi, C++, dll). 3) Data, Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih hasil
dari
lanjut untuk menghasilkan informasi.
berarti
4) Prosedur,
bagi
proses
menggambarkan
untuk
Dokumentasi sistem,
buku
prosedur
/
penuntun
operasional (aplikasi) dan teknis.
suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan
(Akuntansi,
Speed Disk, dll), serta Bahasa (Java,
adalah
berguna
Aplikasi
database, dll), Utilitas (Anti Virus,
pengolahan data dalam bentuk yang lebih
dll),
5) Manusia (Human), Yang terlibat dalam
pengambilan
komponen manusia seperti operator,
keputusan. Sumber dari informasi adalah
3
pemimpin
sistem
informasi
dan
merupakan urutan yang paling umum
sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu
dari interaksi antara aktor dan sistem.
rincian tugas yang jelas.
Perancangan
berorientasi
obyek
merupakan tahap lanjutan setelah analisa Unified Modelling Language (UML)
berorientasi
obyek,
perancangan
adalah sebuah “bahasa” yang telah menjadi
berorientasi obyek adalah suatu pendekatan
standar dalam industri untuk visualisasi,
yang
merancang dan mendokumentasikan sistem
kebutuhan – kebutuhan sistem dengan
piranti lunak.
mengkolaborasikan obyek–obyek, atribut–
digunakan
untuk
menspesifikasi
atribut, dan method–method yang ada. Alat-alat bantu yang digunakan dalam
(Whitten 2004:686). Tujuan perancangan
analisa berorientasi objek dengan UML
sistem itu untuk memahami kebutuhan
antara lain adalah : a.
kepada
Activity Diagram
b.
sistem
(user)
dan
memberikan gambaran yang jelas serta
Activity diagram adalah teknik untuk
pemakai
mendiskripsikan
rancang bangun yang lengkap.
logika
prosedural, proses bisnis dan aliran
Tahap-tahap
yang
dilakukan
pada
kerja dalam banyak kasus.
perancangan berorientasi obyek adalah :
Analisa Dokumen Keluaran a. Entity Relationship Diagram (ERD)
Analisa keluaran adalah bagian dari
sistem
yang
ERD adalah sebuah model data
fungsinya
yang menggunakan beberapa notasi
menjelaskan dokumen-dokumen apa
untuk menggambarkan data dalam hal
saja yang dihasilkan sistem berjalan.
entitas dan relasi yang digambarkan oleh c.
Analisa Dokumen Masukan
data tersebut.(Whitten 2004:295).
Analisa masukan adalah dokumen
b. Class Diagram(Entity Class)
yang berasal dari bagian lain dan
Class diagram sangat membantu
diterima oleh bagian gudang. d.
dalam visualisasi struktur kelas dari
Use Case Diagram Use
suatu sistem.
Case
Diagram
menggambarkan sebuah fungsionalitas
3. Metode Penelitian
yang diharapkan dari sebuah sistem Metode
dan bagaimana sistem berinteraksi
informasi-informasi atau data-data yang
Deskripsi Use Case Diagram
diperlukan
Bagian terbesar dari use case merupakan urutan
deskripsi
utama
adalah
menggambarkan cara mengumpulkan
dengan dunia luar. e.
penelitian
use
naratif
dari
case
yang
sebagai
bahan
untuk
menyusun tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
4
a.
Analisa Masalah Dan Studi Kelayakan
2)
Pada tahap awal ini dilakukan pengumpulan
data
atau
Use case diagram sistem usulan, digunakan untuk menggambarkan
materi
hubungan antara use case dengan
perancangan dengan cara dibawah ini :
aktor
1)
bagaimana
Tinjauan Lapangan Penulis mengumpulkan data 3)
aktivitas-aktivitas
Deskripsi use case, digunakan
hasil penelitian pada Lapas Bukit
untuk
Semut tinjauan
mendeskripsikan
tersebut diimplementasikan.
yang diperoleh langsung dari
Klas
tanpa
mendeskripsikan
fungsi
IIB
Sungailiat,
dasar (basic function) dari sistem,
lapangan
dilakukan
apa yang dapat dilakukan oleh user
dengan tiga cara, yaitu :
dan bagaimana sistem merespon.
a) Observasi (pengamatan) b) Wawancara (interview) c) Penelitian Kepustakaan
c.
Rancangan Sistem
b. Analisa Sistem
Tahap perancangan sistem adalah
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada
merancang
tahap ini adalah :
sistem
secara
rinci
berdasarkan hasil analisa sistem yang
1) Menganalisa sistem yang ada, yaitu
ada, sehingga menghasilkan model
mempelajari dan mengetahui apa
yang
yang dilakukan oleh sistem yang
model sistem baru yang diusulkan,
ada.
dengan disertai rancangan database dan
2) Menspesifikasikan
sistem,
yaitu
ada,
sehingga
menghasilkan
spesifikasi program.
menspesifikasikan masukan yang Alat-alat
ada, database yang ada, proses yang dilakukan
dan
keluaran
digunakan
pada
tahap perancangan sistem informasi ini
yang
antara lain sebagai berikut :
dihasilkan.
1)
Produk-produk yang dihasilkan dari
ERD
(Entity
Relationship
Diagram)
tahap ini adalah berupa model dari sistem yang ada, sedangkan alat-alat yang digunakan antara lain, yaitu : 1)
yang
2)
LRS (Logical Record Structure)
3)
Spesifikasi Basis Data
4)
Sequence Diagram
Activity diagram sistem berjalan, digunakan untuk memodelkan alur
4. Hasil dan Pembahasan
kerja atau workflow sebuah proses bisnis
dan
urutan
aktivitas didalam
Prosedur yang dilakukan dalam Sistem
serangkaian
Informasi
suatu proses
pengolahan
administrasi
kependudukan pada kantor kelurahan gajah
bisnis.
5
mada kota pangkalpiang adalah sebagai
Pemerintahan mencatat data-data yang
berikut :
dibutuhka untuk disi ke dalam formulir
a.
permohonan pembuatan KTP.. setelah
b.
Proses Pendataan Warga Ketua RT yang masuk ke kelurahan
selesai diisi, surat tersebut diserahkan
gajah mada menyerahkan data warga ke
ke Lurah untuk ditandatangai. Setelah
bagian seksi pemerintahan, kemudian
ditandatangani, surat tersebut diberikan
bagian seksi pemerintahan menerima
kepada
data warga dalam bentuk laporan.
Kecamatan
Selanjutnya bagian seksi pemerintahan
setelah itu dibawa ke Dukcapil untuk
mengarsipkan data warga tersebut.
diproses.
Proses Permohonan Pembuatan KK
mengeluarkan KTP baru..
Pada
proses
membutuhkan
ini
warga
datang
d.
yang
langsung
lalu
untuk
dibawa
ke
ditandatangani,
Setelah
itu,
Dukcapil
Proses Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran
ke
Pada
Kantor Lurah, kemudian warga tersebut
proses
ini
warga
membutuhkan
untuk membuatkan KK. Lalu warga
Kantor Lurah, kemudian warga tersebut
tersebut
yang
meminta kepada Seksi Pemerintahan
Seksi
untuk membuatkan Surat Keterangan
menyerahkan
data
kemudian
datang
yang
meminta kepada Seksi Pemerintahan
diperlukan,
dibutuhka untuk disi ke dalam formulir
keterangan dari bidan / dokter / rumah
permohonan pembuatan KK.. setelah
sakit. Lalu warga tersebut menyerahkan
selesai diisi, surat tersebut diserahkan
data yang diperlukan, kemudian Seksi
ke Lurah untuk ditandatangai. Setelah
Pemerintahan mencatat data-data yang
ditandatangani, surat tersebut diberikan
dibutuhkan ke dalam buku agenda surat
kepada
ke
keterangan dan membuat surat tersebut.
ditandatangani,
setelah selesai dibuat, surat tersebut
lalu
untuk
dibawa
menyerahkan
ke
Kelahiran
warga,
dan
langsung
Pemerintahan mencatat data-data yang
Kecamatan
c.
warga,
setelah itu dibawa ke Dukcapil untuk
diserahkan
diproses.
ditandatangai. Setelah ditandatangani,
Setelah
itu,
Dukcapil
ke
Lurah
surat
untuk
mengeluarkan KK baru.
surat tersebut dibawa ke camat untuk
Proses Permohonan Pembuatan KTP.
diketahui dan ditandatangani. setelah
Pada
proses
membutuhkan
ini
datang
warga
itu surat tersebut dibawa ke dukcapil
yang
langsung
untuk dibuatkan akte kelahiran.
ke e.
Kantor Lurah, kemudian warga tersebut
Kematian
meminta kepada Seksi Pemerintahan
Pada
untuk membuatkan KTP. Lalu warga tersebut
menyerahkan
diperlukan,
kemudian
data
Proses Pembuatan Surat Keterangan
proses
ini
langsung
yang
yang
membutuhkan
Seksi
Kantor Lurah, kemudian warga tersebut
6
datang
warga
ke
meminta kepada Seksi Pemerintahan
dan lembar ke-3 untuk Kecamatan.
untuk membuatkan Surat Keterangan
Kemudian dijadikan arsip.
Kematian.
f.
Lalu
warga
tersebut
g.
Surat Keterangan Pindah Datang
menyerahkan data yang diperlukan,
Pada
kemudian Seksi Pemerintahan mencatat
membutuhkan
data-data yang dibutuhkan ke dalam
Kantor
buku agenda surat keterangan dan
menyerahkan surat keterangan pindah
membuat surat tersebut. setelah selesai
datang dari tempat asal kepada Seksi
dibuat, surat tersebut diserahkan ke
Pemerintahan. Lalu, surat diserahkan ke
Lurah untuk ditandatangai. Setelah
Lurah untuk diperiksa dan diketahui.
ditandatangani, surat tersebut diberikan
Setelah itu, surat tersebut diserahkan
kepada warga
untuk difotocopy.
kembali ke Seksi pemerintahan untuk
setelah surat tersebut difotocopi, warga
dicatat di buku registrasi penduduk. dan
tersebut
keterangan
otomatis calon warga tersebut sudah
kematian yang asli dan yang di
menjadi warga Kelurahan Gajah Mada.
fotocopy
Setelah itu, surat tersebut diberikan
pegang
surat
diserahkan
kepada
seksi
proses
kepada
Surat Keterangan Pindah Keluar
difotocopy.
proses
langsung
kemudian
warga
ke
warga
tersebut
untuk
surat
tersebut
setelah
difotocopi, warga tersebut pegang surat
ke
keterangan pindah datang yang asli dan
Kantor Lurah, kemudian warga tersebut
yang di fotocopy diserahkan kepada
meminta kepada Seksi Pemerintahan
seksi pemerintahan untuk dijadikan
untuk membuatkan Surat Keterangan
arsip.
datang
warga
yang
yang
membutuhkan
ini
warga
datang
Lurah,
pemerintahan untuk dijadikan arsip.
Pada
ini
langsung
Pindah Keluar. Lalu warga tersebut menyerahkan data yang diperlukan, kemudian Seksi Pemerintahan mencatat
h.
data-data yang dibutuhkan ke dalam
Proses Pembuatan Laporan bulanan Kependudukan
buku agenda surat keterangan dan
Data
yang
adalah
dibuat, surat tersebut diserahkan ke
kependudukan yang telah diarsipkan
Lurah untuk ditandatangai. Setelah
selama satu bulan yaitu KK, KTP, data
ditandatangani,
tersebut
kelahiran, data kematian, data pindah
Seksi
keluar, dan data pindah datang. Staf kelurahan
diserahkan
kembali
ke
Pemerintahan,
kemudian
Seksi
Pemerintahan
menyerahkan
lembar
buat
berdasarkan Setelah
itu
tersebut. Lembar ke-2 untuk Kelurahan
kependudukan
semua
laporan
arsip
surat ke-1 tersebut kepada warga
7
data
dilaporkan
membuat surat tersebut. setelah selesai
surat
semua
akan
data
bulanan
kependudukan.
laporan
bulanan
diserahkan
kepada
kepala Lurah untuk ditandatangani oleh kepala
Lurah.
Proses
pengumpulan
data
dan
setelah
penghasilan informasi pada sistem
ditandatangani oleh kepala Lurah dan
berjalan telah di perbaiki dengan
diserahkan
sistem komputerisasi yang dapat
formulir
Kemudian
e.
kepada tersebut
staf
kelurahan,
difotocopi
untuk
menyajikan informasi dengan lebih
dijadikan arsip. Dan kemudian staf
cepat.
kelurahan serahkan laporan bulanan kependudukan Kecamatan
kepada
sebagai
f.
kantor
laporan
Dari
segi
ketepatan
wajib
pengarsipan
kepedudukan setiap bulannya.
kecepatan proses,
proses,
pengontrolan,
maupun
dari
segi
penghematan waktu dan tenaga pada sistem yang terkomputerisasi jauh lebih unggul dari sistem yang berjalan.
5. Kesimpulan dan Saran a. Kesimpulan pengolahan administrasi kependudukan
b. Saran
pada kantor kelurahan gajah mada kota
Sehubungan dengan hal – hal tersebut
pangkalpiang adalah sebagai berikut :
diatas dan untuk meningkatkan keberhasilan
a.
Dengan adanya Sistem Informasi
sistem
Administrasi Kependudukan ini
kependudukan, maka berikut ini adalah
maka sangat membantu dalam
saran – saran agar sistem dapat berjalan
melakukan
lebih efektif yaitu :
pelayanan
surat
menyurat pada istansi tersebut
b.
a.
dibutuhkan
Dengan
tercapainya
disajikannya
berbagai
d.
administrasi
Kerjasama antar pegawai sangat
kepada warga yang membutuhkan.
dalam
menentukan
sistem
informasi
bentuk laporan yang sesuai dengan
administrasi kependudukan dapat
kebutuhan, maka akan didapatkan
berjalan dengan lancar.
informasi yang dibutuhkan oleh
c.
informasi
b.
Didalam
bagian
pelayanan
instansi.
sebaiknya minimal ada satu orang /
Penyusunan dan penyajian laporan
lebih yang paham atau dapat
dapat
mengoperasikan
dilakukan
dengan
lebih
komputer,
cepat, lebih teliti dan lebih rapi.
sehingga pelaksanan sistem yang
Penyimpanan berkas - berkas yang
telah terkomputerisasi ini akan
menyita sistem
banyak
tempat
pada
dapat
berjalan
telah
dapat
sistem yang ada.
dikurangi dengan adanya sistem
c.
informasi yang berkomputerisasi.
berjalan
sesuai
dangan
Pegawai yang akan menggunakan komputer ini sebaiknya di training
8
Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek
lebih dahulu agar tidak terjadi kesalahan
dalam
penggunaan
sistem ini. d.
Bandung, 2002.
Pemeliharan perangkat keras dan perangkat dilakukan
lunak, secara
menghindari
sebaiknya teratur
kerusakan
guna
[Munawar 2005]
Munawar, “Pemodelan UML Berorientasi Objek”, Jakarta: Andy Jogyakarta, 2005.
[Whitten 2004]
Jeffery L., et.al. “Modern Systems Analisys and Design”,4 th ed., Pearson Prentice Hall, New Jersey, 2004.
[Hendrayudi 2009]
Hendrayudi, “VB 2008 untuk Berbagai Keperluan Pemrograman”, Jakarta: PT. Elex Media Komputindo, 2009.
[Wikipedia]
Wikipedia, “Manajemen Proyek”, http://id.wikipedia.or g (Diakses 1 Juli 2013
yang
berakibat fatal. e.
Data yang kurang lengkap di instansi sebaiknya ditambah dan diarsipkan supaya bisa di gunakan untuk masa yang akan datang.
Daftar Pustaka [Al-Bahra bin Ladjamuddin. B, 2005]. Konsep Sistem Basis Data dan Implementasinya, Graha Ilmu, Yogyakarta.
[Jogiyanto 2003]
Jogiyanto HM, MBA., Konsep Dasar Informasi, Jakarta : Graha Media, 2003.
[Munawar 2005]
Munawar, “Pemodelan Visual dengan UML”,
[Superwava 2010]
Superwava, “Work Breakdown
Yogyakarta : Graha Ilmu 2005.
Structure”,
2010,
http://superwava.w ordpress.com
[Adi Nugroho 2002]
(Diakses
Adi, Nugroho “Analisa dan Perancangan
2013)
9
1
Juli
