Jelentés a Magyar Köztársaság helsinki,. koppenhágai, prágai nagykövetségeinek és a pozsonyi főkonzulátusának 1990. évi pénzügyigazdasági ellenőrzéséről
1990.
ll.
ALLAMI SZAMVEVOSZEK V-31-2 1/ 1990.
E L E NT
J
É
S
A Magyar Köztársaság helsinki, koppenhágai, prágai nagykövetségeinek és a pozsonyi főkonzulátusának 1990. évi pénzügyi-gazdasági ellenőrzéséről
Az
ellenőrzés
rendelkezésre valamint
a
célja a külképviseletek áll ó pénzeszközök
gazdálkodás
feladatainak
összhangjának
célszerüségi,
és
a
megitélése,
eredményességi
és
törvényességi szempontok szerinti értékelése volt. A
helyszini
előzetes
tájékozódás
keretében
a
ellenőrzést
a
és
Külügyminisztériumnál
ellenőrzés
minisztérium irányító,
egészitette ellenőrző
végzett
ki.
Ennek
feladatának
ellátását vizsgáltuk. Az
ellenőrzés
közötti
alapvetően
időszakra
az 1987. I. l. -
1990.
IV .
30.
terjedt ki.
I .
Az
ellenőrzés
l.
A_roűködés
megállapításait a
következőkben
összegezzük:
feltételei. a gazdálkodás célszerüsége
~
Az
ellenőrzött
viszonylatokban az anyagi-technikai feltéte-
lek és az éves költségvetések lehetévé tették a külképviseletek zavartalan müködését.
- 2 -
A
külképviseletek a Külügyminisztérium által
keretek
között
tervezése
fejtik ki
tevékenységüket.
és végrehajtása - az utóbbi
meghatározott Költségvetésük
időben
bekövetkezett
változások ellenére - a közvetlen irányitás jegyeit
viseli.
A külképviseleteket még részben önálló költségvetési szervnek
minősitették,
sem
tényleges
lehetőségük
gazdálkodási
igen korlátozott. A kötött keretek (idegen állampolgárságú alkalmazottak bére, reprezentáció,
bérleti dij stb.) a
teszik
ki.
saját
globál
keret
(távhő,
gáz, energia stb . költségek).
A
A
mértékben
kialakítása összességében
előirányzatok
célú
u.n.
determinált
reális
volt.
(anyagok, egyéb szolgáltatások) túlter-
vezésével azonban tartalékot képeztek, ill. az más
50-80%-át
átcsoportosítható
felhasználása is nagy
költségvetések
Egyes
hatáskörben
költségvetés
igénybevételének
lehetóségét
előirányzatok
teremtették
meg.
terveztek,
mivel
(Helsinki, Koppenhága) A
külképviseletek
ezek- a bevételek A
kiadásokkal
müködési bevételt nem
teljes egészében a minisztériumot illetik. szemben
jelentkező
bevételeket
esetenként
térítményként számolják el. (Prága, Koppenhága) A
köl~ségve~ésen
kivül kezelik ( külön
hagyják
jóvá
és
külön kell beszámolni a felhasználásáról is) a tájékoztatási keretet , amit sem a munka jellege, sem a keret nagysága indokol és a gazdálkodás szempontjából sem
célszerű .
nem
-
3 -
A köl tségvet ési eszközök felhasználása többségében célszerünek
és
takarékosnak
Az
minősithető.
előirányzatok
használását a nagykövetek havi gyakorisággal,
fel-
helyetteseik
folyamatosan figyelemmel kisérték. Hiányo ljuk azonban.
hogy
a
hogy
gazdálkodási jogköröket nem rögzitették.
hiányzik
az
utalványozás
eseményeket követve jóval ga). A kiadások
jelentős
a
gazdasági
kerül arra sor
(Koppenhá-
(Prága),
később
Előfordul,
vagy
részét reprezentálják a
bérköltsé-
gek és a bérleti dijak. Takarékos
megoldást jelent a magyar alkalmazottak
tagjainak
foglalkoztatása
(takaritási,
kisegítő
családfőzési,
rendezvény lebonyolító stb . ) vagy adminisztrációs feladatokra.
Ez által kiváltható a magasabb
lalók foglalkoztatása. Az ebben
külfö ldi
munkavál-
lehe tő ségek
nincsenek
bérű
rejlő
maradéktalanul kihaszná lva. A Igy
bérleti di jak egyre inkább emelkednek az ho sszú távon a saját tulajdonú
utóbbi
ingatlanok
időben.
fenntartása
t ekinthető
gazdaságosnak . Megjegyezzük azonban, hog y a saját
tulajdonú
ing atlan
nem
megfelelő
hasznositására
is
van
példa. Helsinkibe n csak kis
a nagy követség belvárosi, 64 m2-es l akása mértékben volt kihasználva. A lakás szállás~énti hasznositását futárokra és más kiküldetésben lévő személyekre korlátozták. Az i gy befolyó esetenkénti 10-50 FIM szállásköltség térítés a lakás fenntartását nem teszi rentábilissá.
A
dolgozókat
reálisak.
terhelő
költségté ritések
több
eset ben
A lakásokban igénybe vett szolgáltatások
nem
( fűtés,
- 4 -
melegviz)
téritési
dijai - a kifogásolt
esetekben
nem
állnak arányban a bérleti dijakkal, a lakások alapt erület ével,
saját
tulajdonú ingatlanoknál pedig
az
üzemel t etési
költségekkel. A téritési dijak a dolgozók valutaellátmányának 1-2%-át, a bérleti dijak 2-3%-át teszik ki és a Helsinkiben 1981-82. óta, Reppenhágában pedig 1985. óta változtatlanok. Egyes
esetekben
az álló és fogyóe szközök
beszerzését
kellő
körültekintéssel, a gazdaságossági szempontokat
nem fi-
gyelmen kivül hagyva végezték. Koppenhágában 1989. dec. hónapban olyan eszközöket is beszereztek,
mintegy 22 ezer DKR értékben, amelyeket
a
korábbi
gyakorlat szerint hazai kiszállitással biztositottak ( butarok,
szőnyeg,
zentációs
ágynemü).
Kedve zőtlen
célú magyar italokat dán
az is, hogy
kereskedöktől,
a
repre magasabb
költséggel szerezték be. Kedvező,
hogy
az ésszerüsitésre és a
takarékcsságra
való
törekvés konkrét jele i is megjelentek a gazdálkodásban . Helsinkiben a nagykereskedelmi, vánm1entes beszerzés a hús~ és konzervféléknél 60-70%-os, a kávénál 40-50%- os, a lisztnél és cukornál 15-25%-os, a tisztítószereknél és háztartási c ikkeknél 10- 30%-os megtakarítással jár. A prágai nagykövetség gazdasági felelőse irásban kezdeményezte a racionálisabb létszámgazdálkodást (m~nkakörök összevonását) és a költségek csökkentését . Költségtakarékos megoldást jelent általában a magángépkocsik hivatalos c é lú használata ill. az ennek el l enében fizetett átalány jellegü térités . Esetenként azonban a térités összegének számítása nem volt reális (Hels inki) vagy az átalány összegének felülvizsgálatára több é v e n át nem k erül t sor (Koppenhága) .
- 5 -
A feladatok ellátásának személyi feltételei általában adottak
voltak. Helyenként azonban
(nyelvtudás, (Pl.
felkészültségbeli
szakmai ismeret ) különbségek
Helsinkiben
ügyviteli
jelentős
a diplomaták esetében.)
feladatokat
ellátó munkatársak
operativ munkavégzésre esetenként nem
tapasztalhatók. A
gazdasági
és
felkészítése
az
megfelelő,
ami zavaro-
kat okoz a müködésben. A
nagykövetségek
mondhatók.
Az
elhelyezési körülményei
utóbbi
ezek azonban esetenként
időben
általában
felújításokra is
célszerűtlen
sor
jónak került ,
megoldásokkal jártak.
Koppenhágában a nagykövetség épületében a konzuli lakás áthelyezése a nagykövetség épületét nagyobb fogadások tartására alkalmatlanná tette és a funkcionális egységek összhangját is megbontotta (pl. a nagykövet i dolgoz ószoba és a tárgyaló elszakadt a fogadó hel yiségektől ) . Prágában a h e lyi DTEI költségére és kivitele zésével megvalósult felújítás ellenére az irodai célra nem hasznositható helyiségek túlméretezettek, ennek megfelelően fenntartásuk költséges. A nagykövetségek alkalmazottainak lakáskörülményei - mind
a
nagykövetség épületében, mind a bérelt lakásokban -
általá-
ban
történő
szinvonalasak. A diplomaták esetében a lakáson
vendégfogadásokra is Hivatali általában
lehetőség
van.
hel yiségek és a lakások butorzata,
felszereltsége
jó, a végrehajtott cserék és pótlások
indokoltak
voltak. A
külképviseletek pé nzell á tása ütemes,
túlfinanszírozást eredményezett.
hel yenké nt
azonban
- 6 -
Koppenhágában a konzuli dijak és a vizum bevételek szezonális megemelkedése 1989. márciusától a pénzeszközök jelentős mértékü megnövekedését eredményezte. A bankszámlára 1989. júniusában 200 ezer , augusztusban 150 ezer DKR-t helyeztek el. A számlán igy 600 ezer DKR-t meghaladó -4-5 havi felhasználásnak megfelelő -összeg gyűlt össze, ami csak 1990. maJusára csökkent elfogadható szintre. Helsinkiben az ellátmányból 100 ezer FIM-et helyeztek ki havi lekötéssel kamatozó bankszámlára. A bankszámlán az ellenőrzés idején további 784,9 ezer FIM volt elhelyezve, ami céljellegű pénzforrás, igénybevételét a KüM Távközlési Osztálya irányitj a . 2. A gazdálkodás törvényessége
A
helyszini
pénztárellenérzések
alkalmával
készpénz, a bankszámlák, valamint a pénztárnapló között esetben
egyezőség
a pénztárban
ellenőrzöttek
(Az
Külügyminisztérium vagyis
állt fenn. Az
azt, hogy a
lévő
egyezőséghez
egyenlegei
azonban
bonokat kelett figyelembe
minden esetben arra hivatkoztak, lehetövé különböző
teszi
a
bonok
eimen felvett
talált
a
több
venni. hogy
a
alkalmazását, előlegeket
nem
helyezik kiadásba a pénztárnaplóban. gppen ezért az évenkénti kétszeri
pénztárellenőrzés
is elfogadja ezt a
gyakorla-
tot.) . A bizonylati rend és fegyelem terén helyenként
hiányosságak
tapasztalhatók. Például Prágában a bizonylatok a szükséges aláirásokat gyakran ~em tartalmazzák; a pénztári eseményeket esedékességükkor több esetben nem könyvelték le; egyes beszerzések számláin hiányzott a magyar szöveg; a beszerzések bizonylatain az átvételt nem igazolták, a leltári számot nem jegyezték fel; reprezentációs költségek elszámolásakor a résztvevők számát esetenként nem tüntették fel.
- 7 -
A
vizumdij
teremtett azonban
kedvezőbb
tömbök rendszeresitése az
ellenőrzés
számára.
a konzuli bevételek
Továbbra
(ideértve a
feltételeket sem
megoldott
vízumdíjakat
nyilvántartása és elszámolása.Koppenhágában
tapasz-
kedvező
talatokat
szereztünk.
jelenlegi
konzulnál is pénzhiányt állapitottunk meg.
ill. 56,46 FIM.)
is)
Helsinkiben viszont a korábbi
A szabályozattlanság tág
és
a
(176, kinál
lehetőséget
a visszaélésre. A
külképviseleteknél általában nem a
költségvetési
szer-
veknél rendszeresített, szabvány szerinti bizonylati
nyom-
tatyányokat használják. Altalánosságban megállapítható, hogy ennek
hiánya
elsősorban
leltározás lől apcs
kedvezőtlenül
hat a
bizonylati
a házipénztári pénzkezelés, az területén
érzékelhető.
(Nem
rendre.
előlegkezelés
megfelelő
a
Ez és a
repü-
nyugták, bonok stb. használata, hiányoznak a raktári
fej lapok.) A külföldi állampolgárok foglalkoztatása nem minden
esetben
felelt meg a rendelkezéseknek. Prágában a munkaszerződések magyar változat nélkül készültek. A társadalombiztosítási kötelezettséget nem a tényleges kifizetett illetmény, hanem az alkalmaz o ttak által bevallott alacsonyabb összeg után fizették . ...
A vagyonkezelés , telményeknek.
vagyonnyilvántartás nem felel me g a
A nyilvántartás mind Helsinkiben, mind
köve Kop-
penhágában eltért a tényleges állapotoktól. Egyes készletfé lesé g ek
(főként
a müvészeti alkotások)
eltérő
csoportositá-
- 8 -
sa, valamint a kiselejtezett , de tovább használt eszközök is növelték az eltéréseket. Ezekre az eltérésekre a
Külügymi-
nisztérium sem hivta fel a figyelmet. Helsinkiben a leltári nyilvántartásban 135 db- os Herendi készlet szerepelt, mig a l eltár mellékletében felsorolt db-szám meghaladta a 300- at . A nagykövetség Herendi készletét a művészeti alkotások között, mig a nagyköveti lakás hasonló márkájú étkészletét és lakásdiszitó tárgyait a fogyóeszközök között tartották nyilván . Ugyanitt egyes biztonsági felszerelések h i ányoztak a nyilvántartásokbó l. Koppenhágában a nyilvántartás vezetése - az ismeretlen időpontban végzett bejegyzések, módositások ~ nem tette lehetövé a vagyoni helyzet változásának nyomon köv etését. Emellett a próbaszerű el l enőrzés alkalmával egyes l eltári körzetekben nyilvántartott eszközök több esetben máshol voltak találhatók. A
reprezentációs
rendje
és az ajándék
készletek
nyilváritartási
és kezelése több vonatkozásban nem felel meg a
va-
gyonvédelmi elóirásoknak . Koppenhágában egyes reprezentációs árufélékról (cigaretta, konzervek, élelmiszerek stb.) nyilvántartást nem vezetnek, ezek felhasználása nem kisérhető figyelemmel. Az ajándéktárgyak nyilvántartása nem ad megfelelő áttekintést, mert a készletál l ományt nem egységesen, hanem beszerzésenként külön vezették. Helsinkiben eltérések vo l tak a nyilvántar tott és a tényleges készletek között (pl. pál inka, tokaji bor, pezsgő). Ezt a rendezvényeken · megmaradt mennyiség visszavételezésének e l maradása okozta. Az ajándékraktárban a többletet a kivételezett, de fel nem .használt tárgyak okozták . Az 1989 . évi karácsonykor mintegy 500 üveg különféle italt ajándékoztak, amely egyetlen esetben sem került viszonzásra. Prágában
a
reprezentációs fedez.
sz~kségl~tet
A
gazdálkodás
matokba
kb.
rendjében tapasztalt hiányosságak
épitett
ellenőrzés
italkészlet
belső
ellenőrzés
és. a
a
minisztériumi
érdemibb, következetesebb e l látásával
tök lettek volna.
2
évi f o lyabelső
mege lő zhe-
- 9 -
II . J a y a s l
Külügyminisztérium
l. A
a t o k
az
megállapításai
ellenőrzés
alapján: - kisérje
figyelenm1el a külképviseleteken az
ellenőrzés
által feltárt hiányosságak megszüntetését; - vizsgálja dolgozókat
felül és az indokolt mértékben emelje fel terhelő
a
lakás utáni költségtérítéseket ;
2. A Külügyminisztéríum kül]{épviseleteket írányitó és ellenőrző
tevékenysége során:
- mérlegelje az érdekeltségi elemek
erősítését
a
külkép-
viseletek gazdálkodásának szabályozásában; - fordítsen nagyobb figyelmet a kiküldöttek
felkészült-
ségének elbirálására, illetve a kijelöltek felkészítésére; - a
szemé lyi
állomány kialakításánál
szempontokat
is
következetesen
Nasyobb figyelmet kell viszonyaira,
szüntes~e
meg
gazdaságossági
érvényesiteni ~
kiküldöttek
illetve az elhelyezési
foglalkoztatási -
ford~tani
a
kell. családi
adottságokra
és
lehetőségekre;
a
tájékoztatási
keret
költségvetésen
kivüli kezelését; - gondoskedjon a - tulajdohvédelem legfontosabb a
költségvetési
szerveknél
rendszeresitett
területein szab vány
s z e r i n ti bizonylati nyomtatványok a lka lmaz á sár ó l;
- 10 - fokozottabban ellenórizze a vagyonvédelmi követelmények betartását
és
szükség
szerint
érvényesítse
a
felelősséget;
- alakitsa
ki a konzuli bevételek ( vizumdijak)
nyilván-
tartásának és elszámolásának egységes zárt rendjét. Budapest, 1990. július
Ji
l
/\
IÍ"í~ \ Dr. Hagelmayer István
