Jelen szabályzatban foglaltak alkalmazása a Duna-Mix Kft. teljes vezényelt és polgári alkalmazotti állományára vonatkozóan kötelező

8/2013 számú ÜGYVEZETŐ IGAZGATÓI UTASÍTÁS

2013. Május 10. Tárgy:

A Duna-Mix Kft. IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

Jelen szabályzatban foglaltak alkalmazása a Duna-Mix Kft. teljes vezényelt és polgári alkalmazotti állományára vonatkozóan kötelező. Jogszabályi alap: Az Iratkezelési Szabályzat alapját a Bv. szervezet iratkezelési és titokvédelmi szabályzatáról szóló 7/2008 sz. IRM utasítás, mely tartalmazza az általános és értelmező rendelkezéseket, a 335/2005 (XII.29) Korm. rendelet, mely a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeit foglalja magába, és a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről (továbbiakban Lvt.) a 1995. évi LXVI törvény a, valamint a Duna-Mix Kft. Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzata képezi. I. A nyílt iratok kezelésének szabályzata: 1. Az ügykezelés szerkezete A gazdasági társaság általános (nyílt) ügykezelési gyakorlatot alkalmaz. A társaságnál nincs minősített (titkos) „M” ügyiratkezelés. Az „M” ügyiratkezelést a BVOP Biztonsági és Fogvatartási Ügyek Főosztályának „M” ügyiratkezelői végzik. 2. Ügykezelési feladatokkal megbízottak Az ügykezelés feladatait a gazdasági társaság vezetőjének döntése alapján az igazgatói asszisztens, továbbiakban „ügykezelő” és az ügykezelő távollétében annak helyettese/helyettesei látja/látják el. 3. Ügykezelés elhelyezésének követelményei Lehetőleg külön helyiséget kell biztosítani, hogy az iratok kezelése tárolása egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjen. Az iratkezelés helye: titkárság Iratmegőrzés helye: irattár A helyiséget védetté kell tenni illetéktelen személyek behatolása ellen. A helyiség munkaidőn túli felnyitásáról a gazdasági társaság ügyvezető igazgatóját tájékoztatni kell. Amennyiben a felnyitásnál az ügykezelő nincs jelen, jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyben rögzíteni kell: - a jelenlévők nevét - rendfokozatát, - beosztását, - a felnyitás okát, és azt, hogy - kivittek-e valamit a helyiségből. A felügyelet nélkül hagyott helyiséget munkaidő alatt is be kell zárni. Helyiségek: - titkárság - irattár

1

4. Ügykezelő feladata: A gazdasági társaságnál készült és más szervtől, személytől érkezett irat átvétele, felbontása, nyilvántartása, továbbítása, kezelése, irattározása, őrzése és az irat selejtezésére történő előkészítése és levéltárnak átadása, valamint ezek ellenőrzése: - az irat kiadása és visszavétele, - az irat határidő nyilvántartásban való tartása, - 6 hónapon túl vezetőnél, ügyintézőnél lévő elintézetlen iratokról hiányjegyzék készítése és erről a gazdasági társaság vezetőjének tájékoztatása. 5. A gazdasági társaság ügykezelői feladatokat ellátó munkatársa köteles: - ellenőrizni a szabályzat betartását, - rendellenességeket közvetlen vezetőjének írásban jelenteni, - minden hónap 10-ig határidő nyilvántartás alapján írásban jelenteni vezetőjének (iktatószám, tárgy, ügyintéző neve szerint) az egy hónapnál hosszabb idő óta kint lévő elintézetlen iratokat. 6. Ügykezelés felügyelete A gazdasági társaság iratkezelési és titokvédelmi feladatainak felügyeletét a BVOP Titkársági és Jogi Főosztály, Titkársági osztályvezetője látja el. A gazdasági társaság ügyvezetője jelen szabályzat előírásainak figyelembe vételével köteles a felügyelete alatt álló szervezeti egység iratkezelését megszervezni. Ennek érdekében köteles ellenőrizni az iratok készítésének, nyilvántartásának és kezelésének rendjét, valamint a határidők nyilvántartását. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket köteles írásban rögzíteni. A gazdasági társaság ügyvezetője évente ellenőrzi a szabályzat végrehajtását, tárgy év szeptember 30-ig javaslatot tesz a módosításra, a központi ügykezelést felügyelő főosztályvezetőnek, azaz a BVOP Titkársági és Jogi Főosztályának. 7. Iktatási rendszer A gazdasági társaságnál alszámokra tagolódó sorszámos iktatást alkalmaz. Az alszámos iktatás esetén az ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot (főszámot) kap, míg a többi kapcsolódó irat az első irat sorszám alszámaira kerül. (kötőjel, per +folyamatos sorszámozás) 8. Iratkezelés módja 8.1. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített papír alapú iktatókönyvet és/vagy elektronikus iktatókönyvet kell használni. 8.2. Küldemények átvétele, átadása, bontása 8.2.1. Küldeményeket és beadványokat a gazdasági társaság igazgatói asszisztense vagy távollétében annak szervezetszerű helyettese veheti át. Az átvevő papír alapú iratok esetében a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával, az átvétel dátumának rögzítésével ismeri el az átvételt. Rögzíteni kell: - küldemény sorszámát, - küldőjét, - érkezés dátumát, - postai küldemény esetén postai azonosítószámát. (Az érkezés dátumát és az érkeztető azonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként kell kezelni!) 8.2.2. A postahivatalban bérelt fiókcímre érkező küldeményeket az ügyvezető meghatalmazásával rendelkező igazgatói asszisztens vagy távollétében annak szervezetszerű helyettese veheti át.

2

A meghatalmazással rendelkező személy, nyilvántartásokat köteles vezetni: - ajánlott és tértivevényes küldemények postakönyvét - ajánlott és tértivevényes küldemények átvevőkönyvét, - csomagok feladásakor rendszeresített postakönyvet. 8.2.3. Az „Azonnal” vagy „Sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni az átadókönyvben vagy az iktatólapon. 8.2.4. A küldeményeket átvevő köteles ellenőrizni: - címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot, - küldemény sértetlenségét, - küldemény (iktatószámát, ragszámát) azonosítószámát, - az iraton jelzett mellékletek meglétét. Amennyiben a küldemény sérült rá kell vezetni, hogy „Sérülten érkezett” vagy „Felbontva érkezett”. A feljegyzést aláírással és dátummal kell ellátni. 8.2.5. Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani az „S.K” jelzéssel érkezett küldeményeket. E küldemények címzettjei, amennyiben nem magánjellegű az irat, soron kívül kötelesek átadni az ügykezelőnek iktatásra. 8.2.6. A küldeményeket felbonthatja: - az „S.K” jelzéssel csak annak címzettje, távolléte esetében annak elöljárója, ha az „S.K” jelzésű küldemény címzettje már nem tartozik a bv. szervezet állományába, illetve ha munkaviszonya megszűnt „címzett ismeretlen” megjelöléssel vissza kell küldeni a feladónak. - egyéb küldeményeket az arra kijelölt személy. 8.2.7. Amennyiben a küldeményt tévedésből vagy helytelen, téves címzés miatt bontották fel, a borítékot azonnal vissza kell zárni, rá kell vezetni a „Téves Bontás” tényét, időpontját, majd a felbontást végző személynek alá kell írnia. A téves bontásról 2 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek tartalmaznia kell: - a bontást végző személy: - nevét, - beosztását, - szolgálati helyét, - aláírását, - felbontás időpontját, - téves bontás okát, - a felbontást végző személy közvetlen felettesének: - nevét, - beosztását, - aláírását A jegyzőkönyv egyik példányával együtt haladéktalanul el kell juttatni a címzetthez, vagy téves címzés esetén vissza a feladóhoz. Ha téves bontás során kiderül, hogy a küldeményben Adatvédelmi Szabályzat hatálya alá tartozó ügyirat van, akkor az adatvédelmi előírásoknak megfelelően kell kezelni. (Lsd. 13/2012 sz. igazgatói utasítás) 8.2.8. Felbontás után a borítékot minden esetben az irathoz kell tűzni! 8.2.9. Ha a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget köteles a beérkezett iraton feltűntetni és a pénztárosnak átadni. A bevételi pénztárbizonylatot az irathoz kell csatolni.

3

8.3. Az irat nyilvántartása és kiadása az ügyintézőnek 8.3.1. Az irat nyilvántartása, valamint kezelése a 7/2008 (IK.2) IRM utasítás mellékletében meghatározott módon történhet. 8.3.2. Az ügykezelő az iktatás céljára használatba vett okmányt köteles a főnyilvántartó könyvbe bevezetni, majd a borító belső oldalán hitelesíteni, záradékkal a következők szerint ellátni: „Ez a könyv ….. számozott lapot/oldalt tartalmaz.” „Megnyitva: Lezárva:” Az ügykezelő aláírja, dátumozza, bélyegzővel ellátja, majd a főnyilvántartási számot rávezeti! A hitelesítési záradékot az ügyvezető igazgató is köteles aláírni! 8.3.3. A főnyilvántartási könyvet 1-es sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül kell folytatni. 8.3.4. Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell! Az ügykezelő az iratokat érkeztető bélyegzővel látja el, mely tartalmazza: - bv. szerv elnevezését, - érkezés napját, - sorszámát, - mellékletek számát, - érkeztető szignóját. 8.3.5. Az érkező iratokat lehetőleg aznap, de legkésőbb az érkezést követő munkanapon iktatni kell! Az ügykezelő soron kívül köteles a szignálásra jogosult személynek bemutatni, átadni és iktatni a 15 napnál rövidebb határidejű iratokat, az elsőbbségi küldeményeket és a „sürgős” jelzéssel ellátott iratokat. 8.4. Az irat iktatása 8.4.1. A társasághoz érkezett iratokat és készített iratokat iktatókönyvben vagy iktató lapon kell iktatni. Úgy kell eljárni, hogy az irat beérkezésének pontos ideje, az ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, az irat holléte a folyamat minden szakaszában megállapítható legyen. 8.4.2. Iktatás előtt ellenőrizni kell, hogy:  van-e az ügynek kezdő-, előzményirata.  ha van, akkor az előzmény alszámára, ha nincs akkor a soron következő iktatószámra kell iktatni.  ha a tárgy évet megelőző évben keletkezett előzménye van, akkor szerelni kell az újonnan érkezett tárgyévi iktatószámot kapott irathoz. (Szerelés: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell) 8.4.3. Az iktatásra kerülő iraton el kell helyezni az iktató bélyegző lenyomatát és ki kell tölteni annak rovatait. Ha helyhiány miatt nem lehetséges az iktató bélyegző használata, az iratot anélkül kell iktatni. Borító vagy csatolt üres lap nem iktatható!

4

8.4.4. Faxon vagy e-mailben érkezett irat esetében, az ügykezelőnek el kell dönti, hogy az hivatalos iratnak minősül-e. E-mailben érkezett iratot ki kell nyomtatni és a vele együtt érkezett iratokat mellékletként kell kezelni, akkor is ha az a fődokumentum. 8.4.5. Iktató bélyegző lenyomata az alábbi rovatokat tartalmazza: - szerv neve, székhelye - iktatás dátuma - mellékletek száma - az iktató szám. 8.4.6. Az iktatással egyidejűleg minden ügykezdő iratot előadói ívbe kell helyezni! Az előadói ív száma megegyezik a kezdő irat számával. 8.4.7. Az iktatás során az iktatókönyvben, és az előadói íven fel kell tüntetni: - iktatás sorszáma - iktatás időpontja, - küldemény érkezésének időpontja, - küldemény elküldésének időpontja, módja, - küldemény adathordozójának típusa, - irat küldőjének azonosító adatai, - címzett azonosító adatai, - küldő iktatószáma, - irat tárgya, - mellékletek száma, - elő- és utóirat korábbi azonosítószáma, - szervezeti egység és az ügyintéző azonosító adatai - elintézés határideje, végrehajtásának időpontja, - elintézés módja, - kezelési feljegyzések, - irattári tételszám, - az irattárba helyezés kelte. 8.4.8. Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, melyet a mellékletekre is fel kell jegyezni. 8.4.9. Az iktatókönyvben számot üresen hagyni a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy olvashatatlanná tenni nem szabad! Téves adatot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást végző a javítást keltezéssel és kézjeggyel köteles ellátni. 8.4.10. Nem kell iktatni: - könyveket, tananyagokat, - reklámanyagokat, tájékoztatókat, - meghívókat, - nem szigorú számadású bizonylatokat, - visszavárólag érkezett iratokat, - pénzügyi bizonylatokat, számlákat, - munkaügyi nyilvántartásokat, - anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, - közlönyöket, sajtótermékeket, - tértivevényeket.

5

8.4.11. Az iktatókönyvet az év utolsó napján aláhúzással, utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel és bélyegző lenyomat elhelyezésével kell lezárni, hogy ne lehessen visszamenőleg új iratot iktatni.

9. Ügykezelés az ügyintézés folyamatában: 9.1. A kiadmánynak minden esetben tartalmaznia kell: (1. sz. melléklet) - szervezeti egység nevét, - iktatószámot, - válasz esetén hivatkozási számot, - ügyintéző nevét, beosztását, rendfokozatát, telefonszámát, e-mail címét, - címzett nevét, beosztását, székhelyét, címét, - irat tárgyát, - kiadmányozó személy nevét, rendfokozatát, beosztását, - mellékelt iratok számát, - hivatalos bélyegző lenyomatát, - az „S.K.” jelzésű kiadmányon a hitelesítési záradékot, - a mellékleten a „melléklet …. számú irathoz” vagy „….. sz. melléklet a …… számú irathoz” megjelölést. Pl. „melléklet a 74-00-00/2013. ikt. számú irathoz” „ 1. sz. melléklet a 74-00-00/2013 számú irathoz” (Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat) 9.2. Hivatalos elektronikus levél E-mail esetén is be kell tartani a 9.1 pontban felsorolt előírásokat. Amennyiben az ügyintéző vagy kiadmányozó nem a hivatásos állomány tagja a rendfokozat hiányára utaló „pa.” jelzést a név mellett alkalmazni kell. Ha az irat több példányban készült azt az alapiraton a címzettek megjelölésével együtt fel kell tüntetni. 9.3. A papír alapú kiadmány akkor hiteles: 9.3.1. Ha a kiadmányozásra jogosult saját kezűleg aláírja vagy a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés vagy alakhű írásmintája, valamint aláírása mellett a hivatalos bélyegző lenyomata szerepel. 9.3.2. Elküldés előtt az iratot ellenőrizni kell, megfelel-e az alaki követelményeknek, iktatásnak, aláírás, hitelesítés, mellékletek megléte tekintetében. 9.3.3. A postázásra az iratot az ügyintéző készíti elő. Az ügyintézőnek a postázás módjára vonatkozóan utasítást kell adnia az előadói ív megfelelő rovatában és azt a borítékon is fel kell tüntetnie. 9.3.4. Azok az iratok, amelyeknél az átvétel időpontjához jogkövetkezmény fűződik csak tértivevényesen adhatók fel, hogy az átadás- átvétel időpontja igazolható legyen. A postázás tényét és idejét fel kell jegyezni az előadói ív megfelelő rovatába. 10. Az irat szignálása 10.1. Az ügyintézőt egyedileg, az ügyvezető igazgató vagy távollétében az ügyvezető igazgatóhelyettesek jelölik ki. 10.2. A küldeményeket szignálás után iktatni kell. 10.3. A szignálásra jogosult vezető közli az elintézéssel kapcsolatos külön utasításait, amelyet az előadói ívre vezet rá.

6

11. Előadói ív: 11.1. Az előadói íven minden lényeges munkafolyamatot, munkamozzanatot rögzíteni kell. Az előadói íven belül az iratokat sorszám szerint csökkenő sorrendben kell tárolni, azaz úgy, hogy a legfelső a legutoljára érkezett irat legyen. 11.2. Ügyintézési határidő, az ügyek intésének általános határideje a szignálásra jogosul vezető eltérő rendelkezése hiányában 30 nap, amely a vezető döntése alapján meghosszabbítható. A meghosszabbítás tényét az előadói ívre fel kell jegyezni. Az ügyintéző köteles jelenteni vezetőjének, ha az ügyet határidőben nem tudja elintézni. Ha a határidőt felsőbb szerv állapította meg, telefonon vagy e-mail-ben, írásban hosszabbítást kell kérni. Telefonon adott határidő hosszabbítás engedélyezése esetén az előadói ívre fel kell tüntetni az: - új határidőt, - engedélyező nevét, rendfokozatát, beosztását, - engedélyezés időpontját. Majd az engedélyt kérőnek alá kell írnia! E-mail-ben adott engedélyt ki kell nyomtatni, az irathoz kell iktatni, és el kell helyezni az előadói ívben. 11.3. Az előadói íven kell vezetni az üggyel kapcsolatos minden eseményt, egyeztetést, döntést, az ügyintézés teljes folyamatát érintő minden érdemi információt az ügy végleges lezárásáig az érintett előadónak/ügyintézőnek. 12. Ügyintézés telefonon, fax vagy elektronikus levelezés útján 12.1. Kerülni kell a levelezést, ha szóbeli vagy távbeszélőn történt intézkedés megkönnyíti, vagy meggyorsítja az ügy érdemi elintézését feltéve, ha ezt törvény, egyéb jogszabály vagy Bv. belső szabályzatai nem tiltják. 12.2. Az intézkedést az előadói ívre fel kell vezetni. A feljegyzést dátummal és kézjeggyel kell ellátni. 12.3. Ha az irathoz jogkövetkezmény fűződik, kizárólag e-mail-ben vagy fax útján nem továbbítható! 13. Iratok felterjesztése 13.1. Ügyiratot, csak tételes iratjegyzékkel lehet felterjeszteni. 13.2. „Pót előadói ívet” vagy „Pót ügydossziét” kell készíteni, ha az ügy összes iratát az felterjeszti a társaság, melybe bele kell helyezni az irat bekéréséről szóló dokumentumot, az iratjegyzéket, a megküldésről szóló iratot. 14. Hozzáférés az iratokhoz 14.1. Az iratba korlátlanul betekinthet az ügy intézője, annak elöljárója, illetve felettese. 14.2. Az ügyintézőnél lévő iratba más személy akkor tekinthet bele, ha: - hivatali munkájával összefügg, vagy - közvélemény tájékoztatása indokolja (csak a tájékoztatásra feljogosított személy) 14.3. A Személyes adatok védelméről az Adatvédelmi Szabályzat, valamint a 1992. évi LXIII. törvény rendelkezik! 14.4. Az irattárba helyezett ügybe vagy iratba „betekintési engedéllyel” lehet betekinteni! (2.sz. melléklet) 14.5. A betekintéskor fel kell jegyezni az előadói ívre: - betekintés tényét, - időpontját, - betekintő személy nevét, rendfokozatát, beosztását, szolgálati helyét. (Ha nincs előadói ív, akkor az iraton kell feltüntetni!) 14.6. Engedély nem szükséges, ha az irat a betekintő munka- vagy feladatkörébe tartozik.

7

15. Munkakör átadással kapcsolatos rendelkezések 15.1. Munkakör átadásának esetei: - szolgálati viszony megszűnése, - munkakör megváltoztatása, - vagy egyéb okból kifolyólag. 15.2. Kötelező tartalmi és formai elemei (3.sz. melléklet) 15.3. Az iratokat jegyzőkönyvben kell átadni, melyet 3 példányban kell elkészíteni. 15.4. A jegyzőkönyv 1 példányát az ügykezelőnél az irattárba kell elhelyezni. (1-1 példány átadó, átvevő) 15.5. Az iratok átadásába az ügykezelőt be kell vonni! 15.6. Az ügykezelő köteles: - a kiadott iratok, - könyvek, - bélyegzők meglétét ellenőrizni és aláírásával igazolni a jegyzőkönyvben. 15.7. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: - iratok, - könyvek, - segédletek, - bélyegzők megnevezését, - iktató és nyilvántartási számát, - iratok sorszámát …tól – ig. 15.8. Az ügykezelő munkakörének átadásánál az ügyvezetőnek vagy az által megbízott személynek jelen kell lennie. Az átadás során, az irattárba helyezett iratokat 1 évre visszamenőleg tételesen, a többit szúrópróba szerűen kell ellenőrizni. A meglévő iratokat át kell szignálni az ügy végleges elintézésére kijelölt ügyintézőre. Az átszignálást az iraton és az iktatókönyvben is jelezni kell. 16. Az iratok irattári kezelése és selejtezése 16.1. Amennyiben az ügyintéző az adott ügyet elintézte, a továbbiakban az irattal már nem dolgozik, annak határidő-nyilvántartásban vagy az irattárban kell lennie. 16.2. Az irattárban a tematikus, azon belül a növekvő sorszámban történő elrendezés elve érvényesül, az irattári jel alapján. 16.3. Az irattári jel tartalmazza: - tematikus hovatartozást, - selejtezés kódját, - levéltárba adás idejét. 16.4. Irattári jeleket az irattári terv tartalmazza. (Irattári jel: az irattári tételszámot, valamint az irattári tervben szereplő sorszámot együttesen tartalmazó jelzés) 16.5. Az ügykezelőnek kell irattárba helyezni az ügyintézőktől visszakapott, elintézett a iratokat. 17. Irattári terv (4.sz. melléklet) 17.1. Meghatározza melyek azok az iratok, irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetőek és melyek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után ki kell selejtezni. 17.2. Tartalmazza a selejtezési időt, továbbá a nem selejtezhető iratok irattári tételek és levéltárba adandó irattári tételek, valamint a selejtezhető irattári tételek kötelező megőrzésének időtartamát is. 17.3. Az irattári terv általános és különös részre tagolódik. - Általános: szerv működéséhez kapcsolódó irattári tételek - Különös: szerv feladataihoz kapcsolódó irattári tételek 17.4. Irattári tervet az ügyvezető igazgatónak évente felül kell vizsgálni. 8

(Irattári terv: a köziratok rendezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s határozza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.) 18. Irattározásra vonatkozó általános szabályok 18.1. Az elintézett ügyiratot átmeneti irattárban lehet elhelyezni. Az átmeneti irattározás időtartama 1 év. Átmeneti irattár kialakítható az osztályokon is, melyről az ügykezelőt tájékoztatni kell. A végleg elkészített ügyiratot irattárba kell tenni. 18.2. Az irattári tervben feltüntetett irattári tételszámot az ügyintéző határozza meg, rögzíti az iraton és az előadói ív megfelelő rovatában, valamint az iktatókönyv megfelelő rovatában. 19. Selejtezésre vonatkozó általános szabályok 19.1. A selejtezhető iratokat a jelen szabályzatban meghatározott ideig kell őrizni. Selejtezési kód 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0

Őrzési idő 1 év 2 év 5 év 10 év 15 év 25 év 30 év 50 év 75 év Nem selejtezhető

19.2. Az iraton az irattárba adáskor fel kell tűntetni az irattári tervben meghatározott sorszámát, megőrzési idejét. 19.3. Nem selejtezhető iratokra az irattári tételszám után „N” betűt is kell írni. 19.4. Az irattárba helyezésről az ügyintéző vezetőjének az előadói íven rendelkeznie kell. 19.5. A selejtezésre 3 tagú bizottságot kell létrehozni, a bizottság egyik tagjának ügykezelési ismeretekkel kell rendelkezni. 19.6. A selejtezést az ügyvezető köteles ellenőrizni. 19.7. A selejtezésről jegyzőkönyvet kell készíteni, mely tartalmazza: A selejtezés: - helyét, - idejét, - szerv megnevezését, - irategyüttes évét, - iratok iktatószámát emelkedő sorrendben, - irattári tételszámát, - irat mennyiségét (fm-ben) - jogszabály, iratkezelési szabályzat megnevezését, - bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását, - szerv bélyegzőjét. 19.8. A jegyzőkönyv 3 példányban készül. Két példányt meg kell küldeni az illetékes Közlevéltárnak.

9

19.9. A selejtezésre előkészített iratokat csak a selejtezési jegyzőkönyvre vezetett levéltári hozzájárulással lehet megsemmisíteni. 19.10. A selejtezés tényét az iktató és/vagy nyilvántartó könyvben fel kell vezetni. (Selejtezés időpontját, és a levéltár átadás időpontját.) 19.11. A selejtezési jegyzőkönyvet elkülönítetten kell tárolni. 19.12. A selejtezett iratokat zúzással kell megsemmisíteni. Hulladék-hasznosítónak, büntetésvégrehajtási szervnek a selejtezést követő 5 munkanapon belül csak zúzott állapotban lehet zsákban, két munkatárs felügyeletével átadni. 19.13. A megsemmisítés tényét jegyzőkönyvben rögzíteni kell. 20. Levéltárba adásra vonatkozó általános szabályok 20.1. Legkorábban 15 év után, ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, savmentes dobozokban, a gazdasági társaság költségére, az irattári terv szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyvvel, tételjegyzékkel együtt, lezárt évfolyamokban kell átadni a dokumentumokat a Levéltárnak. 20.2. A jegyzőkönyvet 3 példányban kell elkészíteni, mely tartalmazza: - átadó, átvevő szerv nevét, személy beosztását, - helyét, idejét, - irat számát, tárgyát, - irattári tételszámot, - megnevezését, - irattári jelét, - irat mennyiségét (fm-ben) - jogszabály, iratkezelési szabályzat megnevezését. Jel 1 2 3 4 0

Levéltárba helyezés ideje 15év 20 év 25 év 50 év Nem kell levéltárba adni

A 5/2013. számú ügyvezető igazgatói utasítás alkalmazásakor figyelembe kell venni a 13/2012. számú Adatvédelmi és Adatbiztonsági szabályzatában, valamint a 10/2013. számú A Duna-Mix Kft. által küldött hivatalos levelek dokumentum csatolmányai és e-mail törzsszöveg formai és stilisztikai követelményeiről, az elektronikus levélküldés szabályai tárgyában készült ügyvezetői utasításban foglaltakat. Jelen utasításban foglaltakat minden érintett köteles megismerni és munkája során alkalmazni legkésőbb 2014. január 1-től. Jelen utasítás visszavonásig érvényes.

Szakolczai Lóránt bv. alezredes ügyvezető igazgató Készítette: Készült: Kapják:

Réczi Zsoltné pa. igazgatói asszisztens 1 eredeti példányban -

TÜK eredeti példány

10

-

Informatika (intranet) elektronikusan, közzététel céljából

11