Je weet hoe je een sollicitatiegesprek moet voorbereiden. Je kunt benoemen welke factoren de eerste indruk bepalen

7

HOOFDSTUK 7 Solliciteren

Solliciteren

LEERDOELEN •

Je weet hoe je een sollicitatiegesprek moet voorbereiden.

•

Je kunt benoemen welke factoren de eerste indruk bepalen.

•

Je kunt jouw competenties op een eenduidige manier onderbouwen door concrete voorbeelden te noemen.

•

Je kunt je motivatie voor een baan onderbouwen.

•

Je kunt de stappen in het sollicitatiegesprek benoemen.

MODULE 2 gespreksvoering

7.1 Sollicitatiegesprekken In het vorige hoofdstuk leerde je hoe je een selectiegesprek voert. Voordat je manager of selecteur wordt, moet je waarschijnlijk zelf ook een aantal sollicitatiegesprekken voeren om een baan te krijgen. De kunst van het solliciteren is voor iedereen van groot belang. Als je niet over familiekapitaal beschikt, moet je in je leven gemiddeld tien keer succesvol solliciteren. Gemiddeld veranderen mensen ongeveer om de vijf jaar van werkgever. Als je een sollicitatie ziet als een verkoopgesprek, betekent het dat ieder gesprek je een omzet van ‘gemiddeld 165.000 euro oplevert’.2 Reden te meer om de kunst van het solliciteren goed te beheersen. Tegenover die tien succesvolle sollicitaties staan overigens tussen de twintig en honderd niet-succesvolle sollicitaties. Dat moet jij je niet aantrekken, werkgevers nodigen immers altijd twee tot vijf sollicitanten uit voor een functie van betekenis. Afwijzingen horen er dus bij en doorzetten is altijd nodig. De doelen van de sollicitant zijn: 1. Informatie geven over jouw competenties voor de functie (informatiedoel). 2. Laten zien dat je gemotiveerd bent voor functie en organisatie (informatiedoel). 3. Informatie vragen over de functie en de organisatie, zodat je een gefundeerde beslissing kunt nemen om de functie wel of niet te accepteren (informatiedoel). 4. Enthousiasme voor jouw kandidatuur oproepen (attitudedoel). De eerste drie doelen zijn exact dezelfde als die van de selecteur. Deze kwamen in hoofdstuk 6 al aan de orde. Bovendien, net zoals de selecteur jou enthousiast voor de functie wil maken, wil jij dat de selecteur enthousiast is over jou.

7.2

De eerste indruk

Je krijgt maar één kans op een goede eerste indruk. De eerste indruk speelt bij sollicitaties een grote rol. Overigens is dat bij alle eerste ontmoetingen zo. Uiteraard is het onrechtvaardig. Je wordt immers niet beoordeeld op je competenties en motivatie, maar op het oordeel dat men heeft over de groep waarin je – vaak onbewust – geplaatst wordt. Wat speelt allemaal een rol bij een eerste indruk? Door je kleding communiceer je tot welke groep jij gerekend wilt worden. Hoewel het lijkt of we kleding kopen omdat we het mooi of gemakkelijk vinden, laat iedereen zich bij die keuze leiden door sociale druk. Eigenlijk willen de meeste mensen er precies zo uitzien als de mensen waar ze bij willen horen. Daar krijg je ook veel informatie over, van media, op straat, je vriendenclub. Als je gaat solliciteren dien je hier rekening mee te houden. Kleed en gedraag je alsof je de baan al hebt. Bij de sociale dienst zijn er andere kledingcodes dan bij een bank. Onderzoek de kledingcodes door vooraf goed te observeren. Hoe zien de mensen in de branche waar jij wilt werken eruit? Zorg ervoor dat jij er ook zo uitziet. 2 Een modaal inkomen bedraagt ca. 33.000 euro per jaar (Nederland 2012, bron: www.cpb.nl). Als je dit met 5 vermenigvuldigt kom je op 165.000 euro.

104


Wees zuinig met parfum of aftershave; dit kan de selecteur storen. Ook met taalgebruik, piercings, tatoeages, haardracht enzovoort geef je aan tot welke groep jij jezelf rekent. Daarmee creëer je, vaak onbewust, een beeld of een imago van jezelf. Kijk eens in de spiegel, zie wat je van jezelf maakt, en vraag je af of je het effect oproept dat je wilt oproepen. Ook zonder drastische ingrepen kan je zaken verbeteren; een bezoek aan de kapper of andere kleding kan bijdragen aan een betere eerste indruk. Laat wat je hebt voor je werken!

7.3 Geschiktheid Natuurlijk is het belangrijk dat je voorafgaand aan het sollicitatiegesprek zelf ook bepaalt of je geschikt bent voor de functie waarnaar je solliciteert. Allereerst moet je weten welke competenties nodig zijn voor de functie. In de vacature vind je al veel informatie en bij een aantal organisaties krijg je daarbij nog een uitgebreid functieprofiel. Mocht je te weinig informatie hebben dan is het competentieprofiel vaak op te vragen bij de afdeling Personeelszaken. Als ze geen profiel hebben, is het belangrijk om zelf de competenties te achterhalen. Vraag vooraf – telefonisch – naar de kwaliteiten die belangrijk zijn voor de functie. Het telefoongesprek geeft je gelijk de gelegenheid een eerste goede indruk achter te laten. Wees dus goed voorbereid. Zoek bijvoorbeeld via het internet alvast informatie en artikelen over de organisatie. Jouw analyse kan op onderdelen best anders zijn dan de functieomschrijving, maar het helpt wel om een beter inzicht in de functie te krijgen. Van iedere competentie bereid je vervolgens voorbeelden van prestaties voor, verhalen die duidelijk maken dat jij over die competentie beschikt. Je stelt per competentie vast waar jij in het verleden concrete resultaten mee hebt geboekt door juist die competenties in te zetten. In het voorbeeld nemen we de twee sollicitanten uit het vorige hoofdstuk: John en Janine. Ze solliciteren naar de functie rayonmanager. Ze hebben allebei een functie als accountmanager gehad bij hetzelfde opleidingsinstituut. John en Janine onderbouwden de competentie ‘ondernemerschap’ in het vorige hoofdstuk als volgt: Janine: voorbeeld van de aangeboden nieuwe managementopleiding. John: voorbeeld van de aangeboden opleidingen voor knelpuntberoepen. Als jij je realiseert dat een selecteur concrete voorbeelden per competentie wil horen, dan mag je daar best even over nadenken. Sterker nog, ook in je brief en je cv zorg je er al voor dat deze voorbeelden genoemd staan. De kans is dan groter dat de goed voorbereide selecteur naar je successen vraagt. Deze werk je verder uit met de STARE-methode:

Situatie

‘Wat was precies de situatie?’ Leg uit hoe jij met deze taak te maken kreeg. Dit moet je in een paar zinnen kunnen uitleggen. ‘Tijdens de zomervakantie heb ik mijn oom een maand vervangen in zijn groentewinkel. Omdat het slecht weer was, bleef ik met een grote partij meloenen zitten.’

105


Taak

‘Wat was je taak en doel in die situatie?’ Deze vraag beantwoord je door helder uit te leggen wat jouw opdracht was. ‘Ik had de leiding over drie medewerkers en was verantwoordelijk voor de inkoop en verkoop. Ik wilde van die meloenen af, omdat die zeer beperkt houdbaar zijn. Ik dacht, ik moet op tijd ingrijpen, voordat ze verrotten.’

Actie

‘Wat heb jij gedacht en gedaan?’ Wees niet te bescheiden. Geef duidelijk aan wat jouw bijdrage was. ‘Er kwamen te weinig mensen spontaan langs, dus ik verwachtte niet dat ik die partij zou kunnen verkopen. Toen ben ik een aantal marktkooplui en winkels in de buurt gaan bellen, om te vragen of zij de partij konden overnemen.’

Resultaat

‘Wat was het resultaat van jouw acties?’ Wees zo concreet mogelijk. Geef cijfers en feiten als het kan. ‘Het lukte me de partij te verkopen aan een marktkoopman, tegen een redelijke prijs. Zo heb ik het verlies kunnen beperken tot 100 euro. Als ik de partij had gehouden, hadden we er denk ik 500 euro op verloren.’

Evaluatie

‘Wat vond je van je aanpak? Wat heb je ervan geleerd?’ Dit is vooral belangrijk als iets niet het gewenste resultaat had. Dan heb je bij deze vraag de gelegenheid aan te geven hoe je het tegenwoordig aanpakt en wat je ervan geleerd hebt. ‘Ik heb geleerd niet te lang af te wachten en tijdig actie te ondernemen als resultaten tegenvallen.’

7.4 Motivatie Je toont je motivatie voor de functie door duidelijk te maken wat jouw drijfveren zijn en hoe de functie daarbij aansluit. Janine en John willen nog steeds rayonmanager worden bij een uitzendbureau. Daarom is het handig dat ze zelf een aantal volzinnen bedenken waarmee ze hun motivatie benadrukken:

Janine: ‘Ik zoek altijd de samenwerking op met mensen. Het lijkt me heerlijk om met een team intercedenten/ uitzendconsulenten bezig te zijn en hen te motiveren. Daarbij ben ik erg ondernemend. Volgens mij kan ik mijn ei helemaal kwijt in deze functie.‘ John: ‘Ik ben erg creatief en vind altijd nieuwe wegen om business binnen te halen. Volgens mij kan ik bij jullie helemaal mijn hart ophalen. Ik vind het ook leuk om de markt goed te analyseren en daar dan een passende aanpak voor te bedenken.‘

Verder toon jij je motivatie door je te verdiepen in de functie en organisatie. Het minste wat je kunt doen is de website bestuderen. Veel sollicitatiegesprekken beginnen tegenwoordig met: ‘Hebt u onze website bekeken?‘ Als je antwoordt met: ‘Nee, helaas niet‘, dan is het gesprek eigenlijk al afgelopen.

106


Nog beter dan het bezoeken van de website, is mensen te spreken die bij dat bedrijf werken. Zo laat je zien dat je gemotiveerd genoeg was om er tijd in te steken. Bereid bovendien intelligente vragen voor over de organisatie en functie: ‘Op jullie website staat dat jullie het grootste marktaandeel hebben voor administratieve functies. Hoe hebben jullie dat bereikt?’ Dit is een stuk beter dan de vraag: ‘Hoe groot is jullie marktaandeel?’ En die is weer een stuk beter dan: ‘Hoe groot zijn jullie?‘ Stel vragen waaruit blijkt dat je goed geïnformeerd bent, dus vraag niet naar wat je al had moeten weten. Ten slotte moet je jouw ‘unique selling points’, je USP’s , kennen. Al je concurrenten zijn in principe voldoende opgeleid en geschikt voor de functie. Maar waarom zou het bedrijf jou kiezen? Wat heb jij aan extra’s te bieden, iets wat jou uniek maakt? We kijken wederom naar Janine en John.

Janine: ‘Ik heb een groot netwerk bij personeelsmanagers in deze regio. Ik ben lid van een aantal netwerken, onder andere ben ik secretaris van een vrouwennetwerk.‘ John: ‘Ik heb bewezen met mijn creativiteit nieuwe wegen te vinden voor de organisatie. En dat doe ik altijd vanuit een gedegen marktanalyse. De uitzendmarkt ken ik goed, want in mijn opleiding heb ik een marketingstage bij een groot uitzendbureau gedaan. Daar ben ik erg enthousiast geraakt voor een baan in deze branche.‘

Een goede voorbereiding is het halve werk. Besteed daar een paar uur aan en je kans om daadwerkelijk een baan aangeboden te krijgen is enorm toegenomen. Je concurrenten hebben vervolgens het nakijken.

7.5

Het sollicitatiegesprek

Het verloop van het gesprek zoals veel selecteurs dat voeren, hebben we in het vorige hoofdstuk al beschreven. Hieronder noemen we enkele specifieke punten die voor de sollicitant nuttig zijn. Fase 1: Ontdooien

Neem de tijd om te acclimatiseren, kom liever te vroeg op de afspraak dan net op tijd. Geef een stevige handdruk. Kijk je gesprekspartner in de ogen, dan zal hij je gemakkelijker onthouden. Toon zelfvertrouwen door informeel mee te ‘babbelen’, maar laat het initiatief op dit punt enigszins bij de selecteur.

107


Fase 2: Kennismaken

Fase 3: Vragen

Stel jezelf voor en spreek je naam duidelijk uit. Als selecteurs zich niet uit zichzelf voorstellen, vraag dan op geïnteresseerde toon wie ze zijn en welke functie zij hebben. Luister aandachtig, maak eventueel aantekeningen en stel indien nodig vragen. De agenda bestaat meestal uit: • motivatieanalyse • cv doornemen • competentieanalyse met de STARE-methode Je kunt goed uitleggen waarom je gemotiveerd bent voor de functie. Meer dan alleen maar ‘het lijkt me leuk om iets met mensen te doen’. Geef aan wat je precies leuk vindt en waarom dat zo motiverend is voor jou. Je hebt je natuurlijk goed voorbereid op het onderbouwen van je competenties. Je kunt per competentie een aantal concrete voorbeelden noemen waaruit blijkt dat je over de competentie beschikt.

Fase 4: Presenteren

Toon je belangstelling als men iets over de organisatie vertelt. Laat merken dat je goed geïnformeerd bent. Ook hier kun je een enkele vraag stellen als dat relevant is. Haak kort in op punten waarop je iets te bieden hebt. Bijvoorbeeld: ‘we willen onze markt in China uitbreiden’. Dit is het moment om te melden dat je Chinees spreekt, vanzelfsprekend alleen als dat waar is.

Fase 5: Vragen sollicitant

Zorg dat je altijd iets te vragen hebt, maar zoals gezegd: alleen intelligente vragen! Stel ook niet te veel vragen; dat maakt de selecteur misschien ongeduldig. Zorg dat het een echt gesprek wordt in plaats van een ‘ondervraging’.

Fase 6: Arbeidsvoorwaarden Probeer een indruk te krijgen van het salaris en de onderhandelingsruimte. Als men vraagt naar je huidige salarisniveau, is het soms beter een boemerangvraag te stellen: ‘Omdat deze functie van een ander niveau is, zou ik graag van u horen welk salaris u in gedachten had.’ Dan voorkom je dat je vorige baan het uitgangspunt van je nieuwe salaris wordt. Bewaak wel een balans tussen ambitie en realiteit; een zojuist afgestudeerde zonder ervaring die vol bravoure zegt voor niet minder dan 100.000 euro te willen starten, wordt, misschien achter zijn rug, weggehoond door de selecteur.3

3

Gemiddeld startsalaris hbo’ers: € 2122, gemiddeld startsalaris wo’ers: € 2632 (bron: www.nobiles.nl)

108


Fase 7: Feedback

Tenzij je zeker weet dat je de baan niet wilt, toon je hier jouw enthousiasme. Na afloop van het gesprek kun je altijd nog beslissen de baan niet te accepteren. Selecteurs doen meestal geen uitspraak tijdens het gesprek. Maar het staat je altijd vrij daarna te vragen: ‘Wat vond u van het gesprek? Denkt u dat ik een reële kans maak?’ Mocht men wat negatief tegenover het gesprek staan, dan kun je mogelijk nog iets corrigeren. Zelf kun je ook een evaluatie geven van het gesprek.

Fase 8: Afspraken

Ook jij hebt belang bij duidelijke afspraken. Help daarom de afspraken ‘SMART’ te maken. Zorg ervoor dat je weet hoe de procedure verder verloopt. Vraag eventueel ook naar hoeveel sollicitanten men spreekt. Het maakt nogal een verschil of je een van de tien of een van de twee bent. Ga mee in een informele afronding, stel je daarin gelijkwaardig op aan de selecteurs.

Fase 9: Afwerking

Maak zelf ook een kort verslag van het gesprek. Mogelijk gaat men in een tweede gesprek op besproken onderwerpen door. Je kunt achteraf een follow-up brief schrijven waarin je jouw motivatie nog eens benadrukt en je belangrijkste USP’s nog eens noemt. Dit is een tip voor gevorderden, niet veel sollicitanten doen dat. Daarmee kan jij je dus onderscheiden. Eventueel kan je nog zaken benadrukken die in het gesprek minder uit de verf zijn gekomen. Houd het briefje kort en enthousiast van toon. Als je na de afgesproken tijd niets verneemt, dan neem je zelf contact op. Dat toont je motivatie en je gevoel voor organisatie.

7.5.1

Lastige vragen

Ten slotte noemen we nog een paar lastige vragen die veel gesteld worden. Ook daar kun jij je op voorbereiden. De selecteur doet dat ook!

1. Wat zijn je sterke en zwakke kanten? De meeste sollicitanten kunnen wel een paar goede eigenschappen noemen. Denk goed na welke je wilt benadrukken. Wees erop voorbereid dat je ze ook met concrete voorbeelden moet kunnen onderbouwen. Iedereen heeft ook zwakke kanten. Maar hoe ga je in een sollicitatiegesprek met zo’n vraag om? Je wilt immers je beste beentje voorzetten. Eromheen draaien werkt slecht. Ronduit zeggen dat je geen zwakke kanten hebt, komt erg arrogant over. Het is ook een blijk van een gebrekkig zelfinzicht. Een betere tactiek is om eerlijk je minder sterke kanten te noemen. Vertel er wel direct bij hoe je daarmee omgaat en wat je daarvan geleerd hebt.

109


Ik heb een slecht geheugen voor namen. Ik herken direct een gezicht, maar moet dan vaak zoeken naar de naam. Dat kan lastig zijn. Ik probeer daarom namen op te schrijven in mijn adresboekje, dan onthoud ik ze ook beter. Dat is misschien wel een zwakkere kant, maar meestal niet dodelijk voor de functie. Een andere tactiek is een goede kwaliteit noemen, en daar het woordje te voor te zetten. Ik kan wel eens te creatief zijn. Ik moet ervoor waken dat het wel nuttig blijft. Ik heb geleerd om ideeën snel te toetsen bij collega’s of managers. Als die het niet goed vinden, gooi ik het tegenwoordig sneller in de prullenbak. Het heeft geen zin vast te houden aan een matig idee. Beter is het om input van anderen te vragen om het te verbeteren. Te vaak gebruikte antwoorden:

• •

Ik ben erg ongeduldig, daardoor kan ik geïrriteerd raken als anderen minder snel werken. Ik ben een harde werker, ik wil altijd meer presteren.

Zeg dat alleen als het werkelijk zo is. Pas op: veel selecteurs hebben deze antwoorden zo vaak gehoord dat ze provocerend reageren: ‘Aha, dan heeft u dus een verhoogd risico op uitval wegens burn-out?!’

2. Wat zou je na deze functie willen doen? Ambitie is een goede zaak, maar te ambitieus zijn ook weer niet. Je ambitie moet de komende jaren gericht zijn op de functie waarop je solliciteert. Uiteraard wil ik uiteindelijk graag hogerop komen. De beste manier om dat te doen lijkt me, is van deze functie een succes te maken. Na een paar jaar zien we dan wel weer verder welke mogelijkheden jullie me kunnen bieden. Let op met gebruik van humor: Ik wil zo snel mogelijk op uw stoel zitten. Zelf

aan

ze

t Wat zou jij denken als je een ervaren baas zou zijn, die jaren hard gewerkt heeft om op te klimmen tot de huidige positie en een schoolverlater zou het bovenstaande antwoord geven? ‘Dodelijk’ is een uitspraak als: Ik zie dit als een tussenstap voor het echt serieuze werk.

110


De selecteur zal denken dat je niet echt gemotiveerd bent voor deze functie. En waarom zou hij dan al die moeite doen om je in te werken? Niet dus.

3. Als we jouw beste vrienden vragen wat ze van je vinden, wat zouden ze dan zeggen? Deze vraag is een herformulering van de vraag ‘wat zijn jouw persoonlijke eigenschappen?’. Alleen door je te vragen wat anderen van je vinden, probeert de selecteur een eerlijker antwoord te krijgen. Natuurlijk zullen je vrienden iets positiefs over je te zeggen hebben. Slechte antwoorden:

• •

Ik heb geen vrienden. Dat ik zo’n gezellig feestbeest ben.

4. Ik zie dat je na je afstuderen een halfjaar werkloos bent geweest. Lukte het niet om aan de slag te komen? Selecteurs zijn altijd beducht voor onverklaarbare ‘gaten’ in je cv. Kom met een goede en eerlijke verklaring daarvoor. Ik was gestart met een opleiding Nederlandse taal- en letterkunde. Dat beviel me niet goed. Omdat ik zeker wilde weten dat mijn volgende opleiding wel goed bij mij zou aansluiten, heb ik een halfjaar de tijd genomen om me te oriënteren. Geef vervolgens aan wat je in deze tijd in de praktijk geleerd hebt.

Sollicitaties bevatten leugens Uit onderzoek blijkt dat meer dan 25 procent van de cv’s bij sollicitatiebrieven onwaarheden bevat. Vooral in de gezondheidszorg, het bankwezen en de overheid wordt er veel gelogen door sollicitanten. Diverse instellingen pleiten voor meer controle.4 Onderzoek toont aan dat 45 procent van de werkgevers onjuistheden in cv’s heeft aangetroffen zoals: afstuderen aan niet-bestaande opleidingen, titels die de sollicitant niet bleek te hebben, leugens over de oude werkgever enzovoort. Dit is voor 91 procent van de werkgevers reden om de sollicitant af te wijzen.5 Organisaties weten vaak niet wie ze in dienst nemen en lopen daardoor het risico dat ze fraudeurs binnenhalen. Veel bedrijven zijn naïef bij het aannemen van nieuwe mensen. Ze doen zelden aangifte van cv-fraude. Doen ze dat wel, dan kan de dader niet zomaar op staande voet worden ontslagen. De werkgever moet aantonen dat er een duidelijk verband bestaat tussen de cv-fraude en het slecht functioneren van de werknemer. 4 5

bron: Rotterdams Dagblad, 11 maart 2002 bron: resultaten enquête CareerBuilder 2008, zie www.careerbuilder.nl

111


Interne fraude kost bedrijven en instellingen in Nederland en Vlaanderen jaarlijks honderden miljoenen euro’s. Omdat organisaties bang zijn voor de negatieve publiciteit die fraudegevallen met zich meebrengen, worden de zaken in veel gevallen binnenskamers opgelost. Een waarschuwing voor sollicitanten die hier hun voordeel mee willen doen: spreek steeds de waarheid tijdens sollicitaties. Steeds meer werkgevers en werving- & selectiebureaus speuren op zijn minst eens op het internet om te achterhalen wie je bent. Ook onderzoek naar referenties en onderzoek van behaalde diploma’s kan fraude aan het licht brengen. Fraude levert ernstige reputatieschade op.

Met de informatie uit dit hoofdstuk kom je goed voorbereid op gesprek en dat zal je kansen aanzienlijk vergroten.

Samenvatting Het sollicitatiegesprek vormt de toegangspoort tot een nieuwe functie. Als je het goed doet dan neemt de kans toe dat jij de baan krijgt. Om helemaal uit de verf te komen, moet je jouw geschiktheid en motivatie kunnen aantonen en de potentiële werkgever enthousiast maken voor jouw kandidatuur.

Verder is het tijdens het gesprek belangrijk om een goede, informele relatie op te bouwen, o.a. door goed bij de vragen en gedragsstijl van de selecteur aan te sluiten. Probeer ook informatie te krijgen over de organisatie en de functie, zodat je kunt besluiten of je daar wilt werken.

Bereid je goed voor op de sollicitatie. Dit doe je door de functie te analyseren op de competenties die vereist zijn en door je motivatie uit te werken.

Bereid je voor op moeilijke vragen.

Je onderbouwt je competenties met concrete voorbeelden uit het verleden, volgens de STAREmethode.

112

Je weet hoe je een sollicitatiegesprek moet voorbereiden. Je kunt benoemen welke factoren de eerste indruk bepalen

Recommend Documents