30/01/2009
E-decision 30 januari 2009 Stad Kortrijk
Hans Verscheure ICT Petra Verhenne Communicatie en Recht 1
Inhoud • • • • •
Kortrijk Achtergrond – Doelstellingen Verandering Proces Demo
2
Stad Kortrijk - demo E-decision
1
30/01/2009
Kencijfers • Kencijfers: – 1 000 personeelsleden, 12 directies – 250 personen betrokken bij beslissingen – 7000 nieuwe beslissingsdossiers per jaar – Archief van 30 000 dossiers – 9 CBS – leden en secretaris – 41 GR - leden – 50 CBS – zittingen (30- 50 agendapunten) per jaar – 10 GR – zittingen (gem. 80 agendapunten) per jaar
3
Achtergrond • Besluitvormingsproces optimaliseren – verbeteren • Besluitvorming = communicatieproces • Einddoel is om de kwaliteit van besluitvorming te verbeteren door de communicatie te structureren en te stroomlijnen
4
Stad Kortrijk - demo E-decision
2
30/01/2009
doelstellingen
• Informatie toegankelijker maken – Consulteren – Efficiënter opslaan – Leesbaarheid verhogen
5
Veranderingen (1/3) “Dossierbeheer”
E-decision
• CBS en GR aparte documenten/dossiers
• Dossier opstellen voor wie finale beslissing neemt
• Dossier in het systeem als het “af” is
• Dossier in systeem opbouwen
• Papier dossier geeft doorslag
• Digitaal dossier in opbouw
6
Stad Kortrijk - demo E-decision
3
30/01/2009
Veranderingen (2/3) “Dossierbeheer” • Overwegend gedeelte is ‘minder leesbare kopie’ van beschrijvende gedeelte, gelet op, overwegende dat • Minder toegankelijk (beperkt aantal licenties, op documenten en zittingen gebaseerd) • Geen communicatie via systeem
E-decision • Eén beschrijvend gedeelte in actieve schrijfstijl
• Toegankelijker: intranet, collega’s, raadsleden,
• Gerichte communicatie: consult - inform
7
Veranderingen (3/3) • Open en geleidend – Veel rechten worden op het niveau van de directie geregeld: lees- en bewerk – Logging van wijzigingen – Werkafspraken belangrijk – Verantwoordelijkheid van dossierbehandelaar
8
Stad Kortrijk - demo E-decision
4
30/01/2009
proces
Cyclus1 beleidsvoorbereiding
Cyclus 2 beleidsbeslissing
E-decision
Dossierbeheer
Cyclus 3 beleidsuitvoering Opvolging en communicatie
4. Beleidsevaluatie en bijsturing 9
10
Stad Kortrijk - demo E-decision
5
30/01/2009
Software - interface • • • • •
Web applicatie Internet explorer Login en paswoord Geleidend en niet dwingend Status van een aktie in de software
11
Dossier • Dossier bestaat uit: – Basis – Achtergrond – Adviezen, info en handtekeningen – Commentaren – Beslissing – Opvolging – Detail
12
Stad Kortrijk - demo E-decision
6
30/01/2009
Applicatie • Korte demo
13
Project aanpak • Aanbesteding: onderhandelingsprocedure met bekendmaking vooraf – Sopragroup – Maakt gebruik van cms ‘Smartsite’ – 150.000 € incl. BTW en onderhoud 4 jaar • Analyse en ontwikkeling – Aanvang september 06 – Operationeel eind december 07
14
Stad Kortrijk - demo E-decision
7
30/01/2009
Project aanpak • Analyse en ontwikkeling – Werkgroep: klein groepje van 7-tal medewerker die dagdagelijks met beslissingen bezig zijn, wisselend van samenstelling afhankelijk van analyse – Referentiegroep: terugkoppeling van resultaat werkgroep aan grotere van 15-tal medewerkers – Stuurgroep
15
Transparantere besluitvorming • • • • • • •
gebruik van precedente dossiers gebruik van linken naar andere dossiers Adviesvragen bij het dossier Ter info doorsturen Mogelijkheid tot commentaar Opvolging na beslissing Interactie tussen dossierbehandelaar en andere betrokkenen • Toekomst: set van informatie op website publiceren
16
Stad Kortrijk - demo E-decision
8
30/01/2009
Toegankelijkheid • Intranet: geen installatiedrempel • single sign on: geen paswoorden • toegankelijkheid via extranet voor leden van gemeenteraad • link met outlook: verwittigingen in mailbox • gebruiksvriendelijkheid via voorbeelddossiers
17
Vragen & korte pauze
18
Stad Kortrijk - demo E-decision
9
30/01/2009
Terminologie (1/3) • • • • • •
Dossier Dossierbehandelaar Administratief verantwoordelijke Dossierstatus Taak Leesmode - bewerkmode
19
Terminologie (2/3) • Fasen in een beslissingsdossier: > beleidsvoorbereiding > beleidsbeslissing > beleidsuitvoering > beleidsevaluatie • • • •
Modeldossier Precedent dossier Referentiedossier Beslissingsketen
20
Stad Kortrijk - demo E-decision
10
30/01/2009
Terminologie (3/3) leeg Dossier X modeldossier Precedent dossier
Dossier A
Dossier B
Opvolger
Dossier C Beslissingsketen
Referentiedossier Dossier R tijd
21
Demo • Uitgebreide demo • Met directe vraagstelling
22
Stad Kortrijk - demo E-decision
11
