Een slim werkplekconcept redt levens. Auteur: Jorrit Vulker Tijdens een uitzending van ´De Wereld Draait Door´ zijn René Bernards, Jan Schellens en Nellie Bos te gast. Beide heren zijn werkzaam als respectievelijk onderzoeker en arts bij het Nederlands Kanker Instituut- Antoni van Leeuwenhoek Ziekenhuis (NKI-AVL). Nellie Bos is ooit verteld dat ze ongeneeslijk ziek was. Mede door de samenwerking tussen arts en onderzoeker is ze toch genezen van kanker. Een niet erkend geneesmiddel én een goede samenwerking tussen onderzoek en zorg hebben haar leven gered.
Jan Schellens (links), René Bernards (rechts) en Nellie Bos (rechts) zijn te gast in een uitzending van ´De Wereld Draait Door´.
Mensenlevens redden We weten allemaal dat de positionering van afdelingen in een ziekenhuis van belang is voor het redden van levens. Zo is het bijvoorbeeld voor acute zorg een vereiste dat het operatiekamercomplex snel bereikbaar is vanuit de spoedeisende hulp of de verlosafdeling. Dat de samenwerking en fysieke nabijheid tussen laboratoriumonderzoekers en clinici óók levens kan redden is echter nog een relatief onderbelicht onderwerp. Een praktijkvoorbeeld. Veelal staan de gebouwen van een Universitair Medisch Centrum fundamenteel onderzoek wordt gedaan en behandelingen worden verricht, gescheiden van elkaar op het terrein. Binnen die gebouwen heersen verschillende culturen en een andere manier van beoordelen. Toch wordt er gewerkt aan één gemeenschappelijk doel, het genezen van mensen en het redden van levens. Dit artikel gaat in op de vraag in hoeverre huisvesting kan bijdragen aan het ontwikkelen van een nieuw werkplekconcept om intensiever kennis uit te wisselen. Anders gesteld: hoe kun je met behulp van huisvesting op het meest geschikte moment de juiste mensen samenbrengen zodat doorbraken in kennis en geneesmethoden plaatsvinden die bijdragen aan de overlevingskansen bij kanker. Het belang van kennisuitwisseling Het belang van de toepasbaarheid van fundamenteel onderzoek in de praktijk neemt toe. Het gaat er hierbij om dat gesignaleerde problemen vanuit de praktijk worden omgezet in vraagstellingen voor fundamenteel onderzoek. Uitkomsten van fundamenteel onderzoek kunnen op hun beurt bijdragen aan succesvolle resultaten in de praktijk. Door deze procesgang effectiever te maken is het mogelijk om meer patiënten zoals Nellie Bos in de toekomst te redden. Kennisuitwisseling staat hierbij centraal.
Kennisuitwisseling is voor veel organisaties essentieel geworden voor hun concurrentiekracht en bestaansrecht . Aan de kenniseconomie wordt steeds meer waarde gehecht en deze wordt steeds omvangrijker, hetgeen blijkt uit de toename van het aantal mensen dat werkzaam is binnen de kennisindustrie. Binnen organisaties komt de aandacht steeds meer te liggen op de fysieke werkplek in relatie tot kenniswerk. De Raad voor Gezondheidsonderzoek (RGO) constateert dat de fysieke nabijheid van onderzoekers en behandelend artsen een zeer belangrijke conditie is voor succes bij de interacties tussen onderzoek en zorg. De RGO stelt dat de samenwerking verbetert wanneer onderzoek en zorg onder één dak functioneren. Het blijft helaas nog onduidelijk hoe deze huisvesting moet plaatsvinden om die verbetering tot stand te brengen. Deze vraag is door de RGO en in de literatuur nog niet beantwoord. Onderzoek naar de rol van huisvesting Om de rol van huisvesting concreet te maken en organisaties duidelijke en praktische handvatten te bieden is een onderzoek uitgevoerd naar de bijdrage van de ruimtelijke structuur aan de fysieke kennisuitwisseling tussen onderzoekers en artsen. Daarbij is gekozen voor veldonderzoek bij het NKIAVL. Dit kankercentrum is volgens de RGO een uniek voorbeeld hoe zorg en onderzoek onder één dak en één organisatie gehuisvest zijn. Wat gaat daar goed, waarom en wat kan (nog) beter? Voorafgaand aan het veldonderzoek is een uitgebreide literatuurstudie uitgevoerd. De resultaten van het veldonderzoek zijn extern gevalideerd in een expertmeeting over het ontwerp van het nieuw te bouwen Prinses Máxima Centrum voor Kinderoncologie. Hiermee is de toepasbaarheid van de onderzoeksresultaten vergroot. Tijdens het veldonderzoek is door middel van een twintigtal interviews met gerenommeerde artsen en onderzoekers een sociale netwerkanalyse gemaakt door de feitelijke en gewenste hoeveelheid kennisuitwisseling tussen de onderzoekers en artsen te registreren. Door zowel voor- als achteraf plattegronden van het gebouw in combinatie met de organisatiestructuur te analyseren, is het mogelijk gebleken om sterke en zwakke ruimtelijke verbanden te doorgronden.
Figuur 2: Voorbeeld van een deel uit de sociale netwerkanalyse binnen het NKI-AVL
De noodzaak voor ´Battle Zones´ Een belangrijk punt dat uit het onderzoek naar voren komt is dat medewerkers in veel mindere mate kennis uitwisselen wanneer zij gericht zijn op werkzaamheden met patiënten, bijvoorbeeld in de polikliniek. Dit geldt tevens voor geconcentreerd werk in de laboratoriumruimten. Kennisuitwisseling vindt vooral plaats wanneer medewerkers elkaar fysiek treffen. De trefkans is het grootste indien medewerkers op dezelfde verdieping aanwezig zijn. De trefkans wordt minder wanneer medewerkers in hetzelfde gebouwdeel verkeren en er is nog minder kans op kennisuitwisseling wanneer medewerkers in verschillende gebouwdelen gepositioneerd zijn. Van belang is dat zoveel mogelijk werkprocessen elkaar kruisen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen stafruimten en operationele ruimten. In een stafomgeving is een organisatiecombinatie van departementen en projectteams noodzakelijk. Onder een departement verstaan we een groep mensen die tot hetzelfde specialisme behoren. Een projectteam wordt gevormd door een mix van verschillende specialismen. Wanneer een organisatiemodel is gebaseerd op de departementenstructuur, vindt een maximale kennisuitwisseling plaats tussen medewerkers binnen een en hetzelfde specialisme. Anderzijds, wanneer een organisatiemodel gebruik maakt van projectteams zullen verschillende specialismen elkaar vaker ontmoeten. De effectiviteit van kennisuitwisseling in een innovatieproces is het hoogst wanneer mensen ´fysiek´ contact hebben met anderen van zowel het eigen specialisme (departement) als van andere specialismen (projectteams). Voor deze combinatie is een ´battle zone´ noodzakelijk. In de ´battle zone´ werken gebruikers binnen één specialisme samen en is er is ook een stimulerende wisselwerking tussen de verschillende specialismen. Dit wordt aan de hand van een zoneringsmodel nader uitgelegd (figuur 3).
Figuur 3: Schematische weergave waarbij de organisatie- en ruimtelijke structuur bijeenkomen
In dit voorbeeld is het model opgebouwd uit vier departementen. Het model is aan te passen aan het aantal departementen binnen een organisatie. In zone 1 wordt een selectie van verschillende specialismen (het projectteam) gehuisvest. Vaak zijn dit de gebruikers die de grote lijnen van een afdeling binnen de organisatie uitzetten. Bijvoorbeeld Jan Schellens en René Bernards in het voorbeeld van ´De Wereld Draait Door´. In deze opzet is er veel kennisuitwisseling mogelijk tussen verschillende specialismen. Echter, de verschillende specialismen hebben op deze manier nog niet direct de mogelijkheid tot kennisuitwisseling met het eigen specialisme in de organisatie. Om kennisuitwisseling te creëren met gebruikers uit het eigen specialisme worden zone 2, 3, 4 en 5 toegevoegd. Dit zijn bijvoorbeeld de afdelingsmedewerkers van Jan Schellens en René Bernards. Deze zones vormen de departementale opzet. Dit betekent dat er veel vakspecialistische kennis aanwezig is maar nog onvoldoende kennisuitwisseling naar andere specialismen. Als nu zone 1 in verbinding komt te staan met zone 2
t/m 5 wordt er op die manier voor gezorgd dat zowel kennisuitwisseling ontstaat tussen de verschillende specialismen als binnen eenzelfde specialisme. Zone 1 t/m 5 vormen gezamenlijk de ´battle zone´. Naast de stafomgeving (´battle zone´) bevinden zich de ruimten waar minder kennisuitwisseling plaats vindt, de operationele ruimten (zone 6-9). Voorbeelden hiervan zijn de polikliniek en de laboratoriumruimten. De positionering en bepaling van deze ruimten zijn afhankelijk van de benodigde operationele ruimten van ieder onafhankelijk departement. Er zijn factoren onderkend die het optimaal functioneren van een ´battle zone´ belemmeren. Er bestaan namelijk cultuurverschillen tussen fundamenteel onderzoekers en praktiserend artsen. Daarnaast spelen functionele relaties tussen medewerkers een rol. Wanneer er geen noodzaak of intentie bestaat om elkaar aan te spreken is er weinig kans op kennisuitwisseling. Van een andere orde is het gegeven dat een organisatie altijd te maken heeft met interne en externe randvoorwaarden, bijvoorbeeld de bestaande situatie van het gebouw of de stedenbouwkundige randvoorwaarden voor een verbouw- of nieuwbouwproject. Dit betekent dat de huisvestingsmogelijkheden gelimiteerd zijn en soms het realiseren van de optimale variant in de weg staan. Het atrium is geen wondermiddel Wat opvalt in diverse nieuwe- of verbouwontwikkelingen van kennisinstituten, is dat men kiest voor een atrium waarin ´als vanzelf´ kennisuitwisseling zou moeten gaan plaatsvinden. Dit onderzoek laat zien dat een atrium een zeer beperkte toegevoegde waarde biedt en vooral niet als wondermiddel moet worden gezien om er aan bij te dragen dat de juiste mensen op het juiste moment met elkaar in contact komen. Een voorbeeld. In Brisbane (Australië) zijn in 2013 de deuren geopend van een nieuw kennisinstituut (Brisbane´s Translational Research Institute) waar de wederzijdse wisselwerking tussen theoretisch onderzoek en praktijk centraal staat. Het uitgangpunt in het ontwerp is geweest dat het atrium functioneert als katalysator voor toevallige ontmoetingen. Uit mijn onderzoek blijkt dat medewerkers elkaar pas over werk aanspreken als ze een functionele relatie hebben en dat er daarnaast een beperkte kans is dat men elkaar toevallig op een bepaald tijdstip op dezelfde plek (zoals een atrium) treft. Een atrium is als centrale ontmoetingsplek dus niet de grootste katalysator voor kennisuitwisseling en kan eerder juist als een ruimtelijke belemmering worden gezien. Een van de medewerkers van het kennisinstituut zei tijdens een evaluatie hierover het volgende: ´Een van de tekortkomingen in dit gebouw is dat de verdieping in twee stukken is verdeeld. Dit komt door het atrium. Ik zie bepaalde collega´s alleen op geplande ontmoetingen, terwijl wij wel op dezelfde verdieping een werkplek hebben. Er moeten andere middelen ingezet worden om de toevallige interacties te faciliteren.´ Een atrium kan voor andere doeleinden een nuttige functie vervullen, maar voor kennisuitwisseling is het echter niet de oplossing.
gerichte
Figuur 4: Brisbane’s Translational Research Institute
Hoe nu verder? Het hier beschreven onderzoek betreft behandeling en onderzoek met betrekking tot kanker. Er zijn echter vele andere innovatieve ontwikkelingen waar kennisuitwisseling een onmisbare schakel is voor onderzoek en praktijk. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de farmaceutische industrie en andere kennisintensieve organisaties. De kern van dit artikel is dat kennisuitwisseling een van de centrale aspecten moet zijn bij het opstellen van een programma van eisen. De organisatiestructuur en het gebruik van de fysieke ruimte moeten elkaar versterken. Voor kennisuitwisseling is juist het gedrag van de gebruiker en niet de ruimtelijke structuur van het gebouw leidend. De werkprocessen, functionele relaties en culturele verschillen binnen een organisatie moeten daarom als vertrekpunt worden genomen. Door deze vervolgens te koppelen aan het ruimtelijk relatieschema ontstaat bij de start van het ontwerpproces een bruikbaar en onderbouwd handvat waarmee een ontwerp kan worden gemaakt. Daarnaast is het essentieel om te bepalen hoe informele ruimten, zoals centrale en decentrale ontmoetingsruimten, gepositioneerd worden in het gebouw. Wanneer op deze manier binnen een organisatie wordt omgegaan met kennisuitwisseling zullen in de toekomst nog veel meer levens zoals dat van Nellie Bos gered kunnen worden. Over de auteur: Ir. Jorrit Vulker is in januari 2015 met een eervolle vermelding afgestudeerd aan de TU Delft (Real Estate & Housing), onder begeleiding van dr. Theo van der Voordt en dr. Cor Wagenaar. De praktijkbegeleiding voor zijn afstuderen heeft hij gekregen van ir. C. Vrij en drs. J.W. Pleunis. Meer weten?
[email protected] of 030-225 80 30.
