Jak využívat tuto službu ve školství?
Stručná příručka Office 365 pro uživatele ve školství
Co je Office 365?
Office 365 je propracované komunikační prostředí obsahující spoustu služeb určených pro efektivní komunikaci a spolupráci. Důležitým prvkem je emailová schránka s jedinečnou emailovou adresou končící většinou doménou vaší školy. (@vaseskola.cz)
Součásti Office 365 pro školy je samozřejmě i nezbytné osobní úložiště s kapacitou až 1 TB (1024 GB), které je díky umístění v cloudu dostupné odkudkoliv a kdykoliv. Soubory nahrané na tomto úložišti je možné nadále i sdílet mezi kolegy přímo v rámci účtů Office 365 nebo pomocí vygenerovaného odkazu. V případě sdílení s ostatními mohou uživatelé (v případě, že to vlastník povolí) upravovat daný dokument společně v aktuálním čase. Prostředí Office 365 umožnuje komunikaci pomocí rychlých zpráv, nebo i externě pomocí aplikace Lync. Dalším prvkem je Kalendář, který je možno sdílet nebo propojit dalšími kalendáři. Obsahuje také přehledné plánování schůzek a meetingů přímo v prohlížeči.
Zjistit více o Office 365
Přihlášení k portálu Office 365 Nejprve bude nutné se do komunikačního portálu nebo, chcete-li prostředí, přihlásit. Víme, že Office 365 je služba běžící v cloudu, a proto není potřeba stahovat žádný další software. Vše je dostupné v prohlížeči (například Internet Explorer 11). Zde je nutné zadat jednu z mnoha adres sloužící pro přihlášení. My budeme využívat portal.office365.com. Výsledkem bude přihlašovací stránka Office 365 (viz. obrázek), kam zadáme své přihlašovací údaje. Jedná se o emailovou adresu doplněnou heslem. Jedná se tedy o důležité přístupové údaje pro autorizaci uživatele v Office 365. Platí tedy jedno přihlášení (pomocí tohoto emailu) = přístup ke všem službám.
(Přihlášení k Office 365)
Outlook Web App
Outlook Web App je hlavní součástí Office 365. Jedná se o propracovanou emailovou schránku, která umožňuje rozmanité funkce. Je možné ji propojit přímo s desktopovým klientem, tabletem nebo smartphonem. Jednotlivé emaily jsou v základním zobrazení utříděny do prostředního sloupce. Pravý z nich Vyhledávání zobrazuje email, který je označen. V levém panelu se nachází základní složky, které známe z ostatních emailových schránek. Náhled emailu je možno zobrazit i v samostatném okně, stačí dvojklik na email (v prostředním sloupci). Sloupec pro zobrazení emailů Složky emailoDůležité je také nastaveZobrazení jednotlivých emailů/ vé schránky konverzací ní, to aktivujeme pomocí symbolu , který nalezneme za jménem v horní liště.
Zjistit více (Prostředí Outlook Web App)
Outlook Web App – levý sloupec Důležitou částí pro ovládání je levý panel, ten v podobném vzhledu můžeme znát, protože položky Doručené, Odeslané a další patří ke každé emailové schránce. Sloupec samozřejmě také zobrazuje a upozorňuje na nové zprávy a jejich počet (viz. obrázek). V levém sloupci jsou položky rozděleny do dvou skupin. „Oblíbené položky“ a skupiny pojmenována vaším jménem (na obrázku „Student“) V těchto skupinách se nachází některé odkazy ze spodní skupiny. Princip funguje jednoduše, do první skupiny je možno přidat si ty, které často používáme, to je možné provést jednoduchým přetažením do horní části. Položky „Doručená pošta“ a „Odeslaná pošta“ jsou podle názvů jasné, ale „Koncepty“ nemusí znát každý, jedná se o zprávy, které jsme rozepsali, ale ještě neodepsali. Dále zde máme „Historie konverzací“, kde se emaily řadí do jednotlivých konverzací. Výhodou je také zobrazení komunikace v Lyncu, což se hodí, když potřebujeme dohledat časy, kdy se konaly meetingy. Pod dalším odkazem „Nevyžádaná pošta“ si můžeme představit emaily, kterým říkáme spam. V Office 365 je identifikace spamů hodně účinná, ale přesto bychom svou emailovou adresu dávat jen na místa, která považujeme za bezpečná. V horní části tohoto sloupce je asi jeho nejdůležitější část „ nový e-mail“, po kliknutí na tento ovládací prvek, se vám otevře okno pro vytvoření mailové zprávy. Jedná se o plnohodnotný editor obsahující funkce, které známe z našich poštovních schránek. Opět je zde možné používat propracovanou funkci zadávání. Pro příklad: Chceme-li email adresovat Janu Novákovi (který má prvky jména v emailové adrese), můžeme napsat pouze „nov...“ nebo „Jan“ a Office 365 zobrazí seznam lidí s podobným jménem (popřípadě ihned doplní adresu). Outlook Web App si také dokáže zapamatovat adresy, které jste již použili a zobrazují se v seznamu z něhož pak stačí pouze vybrat tu správnou. Dole se nachází tlačítko „Úkoly“. Jedná se o velmi zajímavě provedenou formu úkolů, které je možno doplnit o spoustu parametrů. Budou se Vám rychle připomínat přímo v horní liště. (Outlook Web App - levý ovládací sloupec)
Outlook Web App - podokno pro čten Podstatnou část prostředí Outlooku zabírají dva sloupce. Jedná se o praktické zobrazení, které již není tak časté. V levém sloupci se zobrazuje obsah složky, kterou máte otevřenou (v tomto případě se jedná o „Doručené“) Výhodou je možnost rychlého náhledu emailu, hned po jeho vybraní. Toto zobrazení se dá samozřejmě změnit do klasického řádkového seznamu, na který jsme zvyklí. Samozřejmě zde nechybí ani rychlé vyhledávání mezi emaily a konverzacemi nebo kontakty. Horní řádka s lupou tedy funguje jako jednoduché prohledávání podstatné části portálu Office 365. V pravé části je zobrazení zprávy, která je nadepsané předmětem emailu. Vidíme, zde i odesílatele a čas odeslání popřípadě všechny adresáty. V pravém horním rohu se nachází trojice tlačítek (Odpovědět, Odpovědět všem, Předat dál).
(Outlook Web App - hlavní rozhraní)
Kalendář
Stránka je rozdělena na tři sloupce. V levém z nich najdeme tlačítko „ nová událost“, dále políčko vyhledávání a kalendář pro navigaci. Níže se nachází ovládací panel, ten je rozdělen do dvou skupin „Moje kalendáře“ a „Jiné kalendáře“. V první skupině je primárně zobrazený náš hlavní kalendář, můžeme sem také naimportovat další kalendáře. (Praktickým příkladem je import osobního kalendáře Outlook.com). Pro import klikněte pravým tlačítkem na „Moje kalendáře“ a zvolte možnost otevřít kalendář. (Zde se většinou vkládá odkaz na zdrojový kalendář, odkaz je většinou pojmenován ICAL a najdete ho v nastavení).
Všechny kalendáře jsou zobrazeny s odlišným podbarvením, to pomáhá v orientaci mezi událostmi (stejnou barvou jsou vždy (Prostředí Kalendáře Office 365) zvýrazněny události z jednoho kalendáře). Před každým z nich se nachází zaškrtávací políčko určující viditelnost daného kalendáře. Ke skupině vašich kalendářů je možné také vytvářet nové kalendáře. Tuto možnost využijete třeba v případě, že byste chtěli mít kalendář pro školní akce. Pro vytvoření nového kalendáře stačí kliknout (pravým tlačítkem) na „Moje kalendáře“ a zde zvolit „nový kalendář“.
Kalendář - sdílení a konfigurace Druhou skupinou v levém sloupci jsou „Jiné kalendáře“. Jedná se o kalendáře, které jsou s vámi sdílené. Výhodou sdílení je možnost dát kolegům přístup do vašeho kalendáře. To se hodí v případě, když plánujeme schůzku na datum, kdy mají všichni čas.
Stačí kliknut pravým tlačítkem na libovolný kalendář v „Moje kalendáře“ a vybrat možnost „Sdílet kalendář“. Zobrazí se nám jednoduchý formulář, kde je možnost zadání emailové adresy nebo jména spolupracovníka v organizaci. Je zde možnost výběru oprávnění (viz. obrázek). Po přidání kalendáře vám Office 365 nastaví pro jeho rozpoznání náhodnou barvu. Je samozřejmě možné, že vám nebude vyhovovat, v tom případě stačí kliknout pravím tlačítkem na název kalendáře a kliknout na „barva“. Veškerá základní konfigurace se nachází v nabídce jež vyvoláme pravým tlačítkem. V dalším sloupci je samotný kalendář, ten má několik možností zobrazení. Ty můžeme přepínat pomocí horního řádku, kde se nachází několik možností (všechny měsíce a „den“,
Zjistit více o Kalendáři (Oprávnění pro sdílení kalendáře)
Kalendář - nová událost Důležité je plánování nových událostí. Tlačítko „ nová událost“ se nachází v levém sloupci. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí v pravé části tabulka. Do prvního řádku vyplňujeme název samotné události. Další položka je „Místo“, jeho zadání je možné dvěma způsoby. Zadáme buď název místa (např. Restaurace), nebo přesnou adresu. Poté ji můžete zobrazit na mapě (po kliknutí na tlačítko „ Vyhledat pomocí služby Bing“) což se potom bude hodit při využívání GPS. Řádka „Účastníci“ vám dává možnost zadat své spolupracovníky klasickou formou pomocí jména nebo emailu. Následuje část pro nastavení doby trvání. Tlačítko „Vlastní“ nabízí širší možnost nastavení. Po kliknutí na „Online schůzka“ se k události přidá odkaz na schůzku v Lyncu. Ten pak slouří pro přístup uživatelů.
(Vytváření nové události v Kalendáři Office 365)
Osoby
K zobrazení a následné editaci všech kontaktů slouží odkaz „Osoby“ v horní liště. Stránka je opět rozložena na tři části. V levém sloupci se nachází dvě skupiny, „Moje kontakty“ a „Adresář“. Kategorie „Moje kontakty“ zobrazuje veškeré skupiny nebo kontakty, které jsme vytvořili sami. Skupinou níže je multifunkčních Adresář provázaný napříč organizací v Office 365. Můžeme zde (pokud nám to administrátoři nastavili) vidět všechny místnosti, což se hodí v případě, že v nové události uvádíme přesnou místnost (v kolonce Místo). Dále zde máme přehled všech již vytvořených skupin. Ve školství je tato možnost využívána pro řazení žáků do tříd. Pro příklad uvedeme třeba třídu 2.A, ve které je 25 studentů. Administrátoři připraví skupinu s adresou
[email protected], kterou je možno použít pro hromadné adresování všem 25 uživatelům, kteří jsou zařazeni ve skupině 2.A. Níže nalezneme položku, která nám zobrazí všechny uživatele v naší organizaci.
Úplně nahoře se nachází tlačítko „ nový“. Po kliknutí na něj se zobrazí tabulka pro vytvoření nového kontaktu, a nebo vlastní distribuční skupiny. Tabulka nabídne možnosti pro lepší a přesnější zařazení vašeho nového kontaktu. Jestliže bychom chtěli vytvořit vlastní distribuční skupinu (nebo-li několik kontaktů sdružené do skupiny se stejným názvem), v nabídce po kliknutí na tlačítko „ nový“ vybere druhou možnost a dostanete se do formuláře, kde vyplňujeme název skupiny (ten se pak chová podobně jako jméno uživatele v organizaci, pro jeho vyplnění stačí několik písmen). Do kolonky „Členové“ vyplňujeme jména těch, kteří ve skupině mají být (pro externí členy je nejprve nutno vytvořit samostatný kontakt).
(Vytvoření vlastní distribuční skupiny)
Interní komunikace
O tom, že prostředí Office 365 je komunikačním portálem víme, ale ještě jsme si neukázali velmi užitečný prvek, který máte možnost využívat. Jedná se o Rychlé zprávy. Jde o formu komunikátoru přímo v portálu. Využít se dá v případě, že potřebujete rychle komunikovat s některým z vašich spolupracovníků. Jedinou nutností je to, že uživatel musí být přihlášen v Office 365. To, jestli je někdo „Online“ nebo je aktuálně pryč, zjistíte pomocí barevného proužku, který je umístěn před fotografií každého uživatele, (Přehled stavů na obrázku vpravo). Váš aktuální stav se mění podle aktivity, nebo je možné si ho ručně nastavit. Stačí nám k tomu pouze kliknout na své jména a vybrat popis, který nám aktuálně vyhovuje. Ostatní tak uvidí vaši přítomnost. Pokud je uživatel nedostupný, je před jeho jménem zobrazen šedivý proužek. Váš aktuální stav se sdílí i s klientem Lync, takže všichni uvidí váš momentální stav. Pokud tedy chceme komukoliv napsat, klikneme na jeho fotografii (uživatele můžeme vyhledat i v kategorii „Osoby“ nebo „Outlook“ ve vyhledávácím řádku), a zobrazí se nám informační obdélník ve kterém je umístěno i několik tlačítek. Najdeme tlačítko a klik- (Ovládání aktuálního stavu) neme na něj, zobrazí se nové okno přímo s konverzací (obrázek - vlevo), kde je možno s dotyčným formou krátkých zpráv komunikovat. Součástí Office 365 je i velmi kvalitní komunikátor Lync. Jedná se o instantní messenger (podobně jako Skype). Umožňuje provádět meetingy a využívat integrovaných funkcí (Tabule, Hlasování, pokročilé sdílení plochy a další...). Je vhodný pro virtuální schůzky v rámci vaší školy nebo organizace. Komunikační nástroj Lync (Rychlé zprávy v Office 365
OneDrive pro firmy v Office 365 Velmi důležitou části portálu Office 365 je OneDrive. Jedná se o pracovní úložiště v rámci organizace, ve kterém můžete své soubory sdílet s ostatními a spolupracovat na nich v online prostředí. K dispozici je vám 25 GB pro ukládání veškerých dat. Vše jen nahrajte a přístup budete mít odkudkoliv a to i s možností sdílení.
Stačí kliknout v horní liště na „OneDrive“ a Office 365 vás automaticky přesměruje do vašeho cloudového úložiště. Tentokrát je obrazovka rozdělena do dvou sloupců, v levém nalezneme opět vyhledávací pole a potom tři druhy složek. Ve složce „Dokumenty“ se nachází o vaše nahrané soubory. Další složka se jmenuje „Sledované dokumenty“. V případě, že vám soubor někdo sdílí, přijde vám jako uživateli email, ve které najdete odkaz na daný dokument, ale také „Sledovat“, což dokument přidá do tohoto seznamu sledovaných a usnadní vám jeho hledání. Možnost sledování můžete nastavit třeba u složky pro jednu třídu, pak uvidíte změny, které kolegové provedli. Posledním odkazem je „Sdílí se mnou“, naleznete zde všechny soubory, které vám byly někým ze spolupracovníků sdíleny. Tedy i ty, které jste neoznačili jako sledované.
(Prostředí cloudového úložiště OneDrive pro firmy)
OneDrive pro firmy interní nástroje Druhou polovinu obrazovky tvoří místo, kde vidíte obsah složky a jednotlivé soubory oblasti, kterou jste si zvolili v levém sloupci. Panel se šesti tlačítky jsou ovládací prvky určené k lepší práci s OneDrive. Po kliknutí na „ Nový“ se zobrazí nabídka na vytvoření dokumentů v jednom z programů (Word, Excel, PowerPoint, OneNote a další). V tomto případě jsou programy z kancelářského balíku Office Online přepracovány do prostředí internetového prohlížeče, není tedy nutné mít je nainstalované v počítači. Tyto verze neobsahují pokročilé funkce, ale dá se v nich vytvořit standartní dokument. Dokument je možno upravovat s více lidmi v reálném čase. Pokud mu jej sdílíte a uživatel ho otevře ve webovém prostředí, uvidíte polohu jeho kurzoru a okamžité změny, které provedl. „Průzkum v Excelu“ je užitečný nástroj pro tvorbu dotazníků a anket. Pomocí odkazu, který si vygenerujete a odešlete, zjistíte výsledky přímo v přehledné Excel tabulce. Celý tento průzkum je anonymní. Tlačítko “Nová složka“ vytvoří samostatnou složku, kterou lze využívat pro snadnější třídění nahraných dat. Je potom možné provádět různé úpravy přímo pro specifickou složku, třeba sdílení celého obsahu nebo její rozvrstvení. To je samozřejmě patrné i v desktopovém prohlížeči souborů, tedy v případě, že máte složku OneDrive pro firmy sdílenou s lokálním klientem v PC. (Aplikace Word Online běžící v prostředí Internetového prohlížeče)
OneDrive pro firmy Druhým ovládacím prvkem je tlačítko „ odeslat“. Pokud na něj klikneme, zobrazí se jednoduchý formulář pro nahrání souboru. Druhou variantou je přímo přetáhnout soubor (třeba z plochy) do okna internetového prohlížeče. V tomto případě se objeví speciální pole, kam je nutné soubor přemístit.
Třetím tlačítkem je „ synchronizovat“, díky němuž můžeme jedním kliknutím vytvořit v našem počítači lokálně umístěnou složku, která bude stále propojena s OneDrive. Složka se vytvoří v adresáři C:\Users\jmeno\OneDrive ve společnosti Škola. Její umístění je při procesu synchronizace možné změnit. Prakticky si tedy lze vytvořit složky na všech zařízeních, která používáte a potřebujete pomocí nich otevírat soubory v cloudu, a ušetřit si tak otevření prohlížeče a přihlášení do portálu Office 365. Výhodou této složky je také automatická synchronizace. Soubory se budou samy aktualizovat v případě, že budete mít přístup k internetu. Pokud tomu tak nebude, soubory se nahrají při opětovném připojení k síti. Soubory je možno zpřístupnit i offline stačí na ně kliknout pravím tlačítkem a vybrat možnost „zpřístupnit offline“ (obrázek). To zajistí jejich dostupnost i v případě že nejsme připojeni k internetu.
(Synchronizace složky OneDrive pro firmy do desktopového klienta)
OneDrive pro firmy Pro ovládání a práci se soubory využíváme druhou část tlačítek. Ta jsou určena pro upravování konkrétních souborů. V základním zobrazení jsou neaktivní (šedivá), aktivují se až při vybrání souboru. První z nich „ Upravit“ otevře dokumenty ze sady Office v jejich editoru. V případě, že máte na svém počítači desktopové aplikace Microsoft Office. Můžete soubory upravovat přímo v nich. Potřeba bude pouze první přihlášení účtem Office 365 Dále je zde tlačítko „ Spravovat“. Zobrazí se kontextová nabídka s několika možnostmi. „Historie verzí“ vám ukáže přehledný seznam všech verzí daného dokumentu včetně jejich autora. Další možností je tlačítko „Sledovat“, které přidá dokument do seznamu vámi sledovaných. Při spolupráci je užitečná možnost „Rezervovat“, kterou dáte najevo, že tento dokument budete upravovat pouze vy. Ostatní potom uvidí jednoduše zobrazený symbol, kdo dokument upravuje. Zřejmě nejdůležitější tlačítko je „ Sdílet“. Celý OneDrive je založen na možnosti své dokumenty sdílet a tím dosáhnout ideální spolupráce. Sdílet můžete nejen svým kolegům, ale také vytvořeným kontaktům, z organizací či externích emailových adres nebo jen uživatelům, kterým pošlete odkaz. Stačí tedy kliknout na „sdílet“ a do zobrazeného formuláře vyplnit jména (nebo emaily). Rovnou při přidávání jmen kolegů do seznamu sdílení je možnost nastavit oprávnění v rozklikávacím seznamu za kolonkou jmen. Možností je několik a jejich názvy vypovídají úroveň oprávnění. Do textového pole můžeme napsat krátkou zprávu, ta bude přidána k emailu informujícím o sdílení souboru. V případě, že jde o sdílení pomocí odkazu, přejdeme na druhou kartu „Získat odkaz“ a zde si vybereme ten správný (popřípadě ještě zkrátíme). Nesmíme zapomenout rozhodnout o tom, jestli bude pro přístup uživatele vyžadováno přihlášení.
Zjistit více o OneDrive pro firmy
Weby Posledním odkazem na horním hlavním panelu jsou „Weby“. Jedná se o další službu Office 365, která umožňuje vytvářet speciální stránky, které fungují pomocí SharePointu. Jedná se o místo sdíleného obsahu, tedy nástupce intranetových řešení. Výhodou SharePointu je to, že jeho veškerý obsah je uložen v cloudu, kde je bezpečně umístěný. Funkčním využitím webů v Office 365 ve školství je školní týmový web. Kromě propracovaného sdílení souborů je zde i možnost na web vložit aktivní prvky, jako jsou Oznámení nebo kalendáře. Kromě hlavního webu můžete také pracovat s aktivními odkazy na další stránky. To využijete třeba pokud chcete oddělit web určený pro zájmové kroužky. Administrátoři si opět můžou vložit na editovatelný web vlastní prvky, jako jsou dynamické formuláře nebo propracovávané souborové úložiště. Vše si jednoduše můžete přizpůsobit podle sebe.
Více o týmových webech
(Týmové Weby v Office 365)
Tato příručka je určena pro studenty, pedagogy nebo jiné pracovníky, kteří používají Office 365 ve školství. Informace zde popsané jsou z doby vydání publikace (duben 2014). Autory této příručky jsou studenti programu Microsoft Studentské trenérské centrum. Pokud budete mít jakékoliv dotazy, kontaktujte prosím
[email protected]. Děkujeme za přečtení a doufáme, že jste na předchozích stránkách nalezli informace, které jste hledali. Pokud ne, nebojte se nás zeptat na výše zmíněné emailové adrese. STC, 2014 Text: Tomáš Kopáček a Marie Kozlovská
