Jak vyplnit finanční zprávy za rok 2014 Aktivita dofinancování , Technologické centrum AV ČR

Jak vyplnit finanční zprávy za rok 2014 Aktivita „dofinancování“ 17. 12. 2014, Technologické centrum AV ČR 1

Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy Karmelitská 7, 118 12 Praha 1 • tel.: +420 234 811 111 [email protected] • www.msmt.cz

Odbor podpory vysokých škol a výzkumu (O32) Ředitelka odboru Ing. Jana Říhová tel.: +420 234 811 240 e-mail: [email protected] Sekretariát: Veronika Hlinská tel.: +420 234 811 547 e-mail: [email protected] Oddělení podpory výzkumu a vývoje (odd. 321) Mgr. Romana Strnadová tel.: +420 234 811 420 e-mail: [email protected] Oddělení podpory vysokých škol (odd. 320) Ing. Petr Valášek – pověřen zastupováním VO tel.: +420 234 811 451 e-mail: [email protected]

2

Aktivita „dofinancování projektů mezinárodní spolupráce ve VaV“ Jitka Sigmundová – tel.: +420 234 811 739 – [email protected] 7B – Program Společenství pro zachování, popis, sběr a využití genetických zdrojů v zemědělství – UŽ NENÍ ŽÁDNÝ PROJEKT 7C – Výzkumný program Výzkumného fondu pro uhlí a ocel (RFCS) 7E – 7. RP Evropského společenství pro výzkum, technologický rozvoj a demonstrace 7G – 7. RP Evropského společenství pro atomovou energii (Euratom) 7HX – Společné technologické iniciativy (JTI - IMI, FCH, Clean Sky, mimo ARTEMIS/ENIAC) 7F – Finanční mechanismus EHP/Norsko RNDr. Jana Bystřická - tel.: 234 811 242 – [email protected] Mgr. Štěpán Obrtlík – tel.: 234 81 665 – [email protected] Odbor výzkumu a vývoje - O31 PhDr. Lukáš Levák – [email protected] 234 81 511 , 777 721 349 7A – Evropský metrologický výzkumný program (EMRP) Mgr. Pavlína Janová - tel.: 234 811 788 – [email protected]

3

Periodická finanční zpráva = PEZ 2014 Vždy do 15. ledna následujícího roku Titulní strana: -

vyplnit v záhlaví kód projektu → přidělen ministerstvem (není to číslo GA!) celý název projektu (NE akronym) + celý název instituce (NE zkratka) datum, kdy bude další Form C nebo jiná zpráva pro EK nebo koordinátora verze finanční zprávy + datum, ke kterému je vypracována

2. Skutečnost za uplynulé období – 2014 2. 1.1. – Projektový tým → organizace s údaji typu: IČO, název, sídlo, statutární zástupce, BÚ, atd. - role organizace → příjemce (neměnit!) - druh organizace (= právní forma) → vybrat jen 1 možnost identickou se žádostí (další možnosti vymazat) 2. 1.2. – Řešitelský tým - důležitá je osoba řešitele (pro CEP !!) + všechny osoby, které jsou z projektu placeny! (→ pro účely sledování osobních nákladů v projektu) 2. 1.3. – Změny v týmech: - uvést všechny osoby → mohou být uvedeny i ty, které nejsou z projektu placeny - ty, které by chyběly = neoprávněný osobní náklad v projektu

4

PEZ 2014 2. 2. Náklady projektu – 2014 - vyplnit kód projektu - přidělen ministerstvem (není to číslo GA!!) - Organizace = celý název instituce (NE zkratka) - Pracoviště = např. fakulta, oddělení, atd. (je to požadováno pro CEP) 2.2.1. – Nákladová tabulka projektu (CZK) Pro účely registru CEP (v tis. Kč) → náklady projektu = podpora ministerstva - L sloupec ≥ P sloupec (MŠMT L sloupec nekontroluje kvůli kolizi kurzu a report. období) - F9. CELKEM = vyplnit ve žlutém poli tu částku v tis. Kč, která je pro ten daný kalendářní rok uvedena v platném rozhodnutí FÚUP – částka tam uvedená není součástí kolonky F9.CELKEM – čerpat ji hned následující rok není potřeba, ale nejpozději v roce ukončení projektu → NEZAPOMENOUT na ni, neboť by se musela částka zbylá v FÚUP vracet PODPORA V DANÉM ROCE = F9. CELKEM + F0 (FÚUP) + F0V (vratka za ten rok) 2.2.2. – KOMENTÁŘ K NEVYUŽITÉ PODPOŘE 2014 – podrobně popsat ve zprávě + zaslat e-mailem ve formátu doc. na [email protected]

5

PEZ 2014 3. Záměr a návrhy pro následující období – rok 2015 3.1. Projektový a řešitelský tým 3.1.1. Projektový tým = identifikace organizace (statutár, sídlo, IČO, BÚ, atd.) 3.1.2. Řešitelský tým = hlavní řešitel + všechny osoby na projektu pracující 3.1.3. ZMĚNY, které je nutno avizovat i písemně !! - možno na můj e-mail (např. změna názvu instituce či řešitele lépe i dopisem) - nestačí jejich uvedení ve zprávě (mohlo by být přehlédnuto) - § 9, odst. 1+ 8 zákona č.130/2002 Sb. druhy změn = vystavení změnového rozhodnutí!! 1. změna názvu nebo sídla organizace 2. změna subjektu, který projekt řeší (tj. přebírá ho třeba jiný partner z konsorcia v ČR) 3. změna v osobě řešitele + jeho příslušnost k organizaci (u VŠ se týká jen změny VŠ, nikoliv Fa) 4. změna bankovního spojení organizace – pozor na zákon č. 218/2000 Sb. → VVI + VVŠ = povinnost mít účet u ČNB pro účely příjmu dotace/podpory ze SR 5. změna požadované částky na další rok – změna lze pouze směrem dolů 6. změna doby řešení, atd. → vliv na data v účetnictví projektu

6

PEZ 2014 3.2. Náklady projektu – rok 2015 3.2.1. Nákladová tabulka – požadavek CELKEM pro další rok v P části podpora na rok 2014 → „schváleno“ → vyplnit to, co je v platném rozhodnutí pro rok 2015 ! změna ve financích i směrem dolů vyžaduje změnové rozhodnutí 3.2.2. Komentář k návrhu změn v nákladech uveďte důvody změny – VŽDY, neboť: 1. každá změna financí musí být s odůvodněním oznámena finančnímu odboru MŠMT 2. musí být vystaveno změnové rozhodnutí o změně rozhodnutí s požadovanou částkou

7

PEZ 2014 4. Přílohy 4.1.1. Zpráva mezinárodnímu poskytovateli - seznam všech odevzdaných Form C – stačí podepsaný scan dokumentu - jiné zprávy, které mají vliv na výši příspěvku od mezinárodního poskytovatele (např. Adjustement, apod.) - není třeba je zasílat v listinné podobě, stačí scan dokumentů 4.1.2. Vyjádření mezinárodního poskytovatele - třeba avíza plateb, když z nějakého důvodu nemůžete předložit Form C, apod. 4.1.3.

Ostatní přílohy

- např. plná moc z rektora na děkana apod., (jen v případě PEZ!) - cokoliv jiného, co uznáte za důležité

8

Závěrečná finanční zpráva = ZAZ 2014 Vždy do 31. ledna následujícího kalendářního roku 1. Titulní strana - viz PEZ 2014 (4. snímek) 2. Skutečnost za uplynulé období – 2014 2.1.1. – Projektový tým - role organizace – příjemce (neměnit!) - druh organizace (= právní forma) → vybrat jen1 možnost identickou se žádostí a rozhodnutím (další možnosti vymazat) 2.1.2. – Řešitelský tým - důležitá je osoba řešitele (pro CEP !!) + všechny osoby, které jsou z projektu placeny! (→ pro účely sledování osobních nákladů v projektu) 2.1.3. – Změny v týmech: - uvést všechny osoby (doporučení: i ty, které nejsou z projektu placeny) - ty, které by chyběly = neoprávněný osobní náklad v projektu - pokud změna není – uveďte „beze změn“

9

ZAZ 2014 2.2. Náklady projektu – 2014 - vyplnit kód projektu → přidělen ministerstvem (není to číslo GA!!) - Organizace = celý název instituce (NE zkratka) - Pracoviště = např. fakulta, oddělení, atd. (je to požadováno pro CEP) 2.2.1. – Nákladová tabulka projektu (CZK) Pro účely registru CEP (v tis. Kč) → náklady projektu = podpora ministerstva - L sloupec ≥ P sloupec (MŠMT L sloupec nekontroluje kvůli kolizi kurzu a report. období) - F9. CELKEM = vyplnit ve žlutém poli tu částku v tis. Kč, která je pro ten daný kalendářní rok v uvedena v platném rozhodnutí FÚUP – částka tam uvedená není součástí kolonky F9.CELKEM – v posledním roce řešení by už FÚUP měl být v této části vyplněn jen v kolonce „použití z FÚUP v tis. Kč“ (třeba i součet všech FÚUP za roky předtím) → NEZAPOMENOUT na ni, neboť by se musela částka zbylá v FÚUP vracet PODPORA V DANÉM ROCE = F9. CELKEM + F0 (FÚUP) + F0V (vratka za ten rok) 2.2.2. – KOMENTÁŘ K NEVYUŽITÉ PODPOŘE 2014 – podrobně popsat ve zprávě + zaslat e-mailem ve formátu doc. na [email protected]

10

ZAZ 2014 3. NÁKLADY A ZDROJE PROJEKTU – CELÉ OBDOBÍ ŘEŠENÍ PROJEKTU 3.1. Nákladová tabulka projektu CELKEM v TIS. Kč = celá doba řešení - vyplnit kód projektu → přidělen ministerstvem - Organizace = celý název instituce (NE zkratka) - Pracoviště = fakulta, oddělení, odbor, apod. Pro účely registru CEP → náklady projektu = podpora ministerstva - L sloupec ≥ P sloupec - viz obr. č. 5 (PEZ) →

řádky F1 až F8 = součet položek z identických řádků ze všech PEZ za všechny roky řešení

→

F9. CELKEM = vyplnit ve žlutém poli tu částku v tis. Kč, která je součtem všech částek za všechny roky řešení

→

(v rozhodnutích od roku 2011 včetně je to částka, která je uvedena v posledním řádku tabulky rozhodnutí) částka, která je součtem podpory vyčerpané v jednotlivých letech řešení = součet všech F9 z jednotlivých PEZ (bez FÚUP a vratek)

FÚUP – částka tam uvedená není součástí kolonky F9.CELKEM V ZAZ musí být částka v kolonce „převod do FÚUP“ rovna částce „použití z FÚUP

F9. CELKEM + F0 (FÚUP) + F0V (součet vratek za všechny roky řešení)

11

ZAZ 2014 3.1.1. – zdůvodnění způsobu čerpání za celé období !!! – stručný a výstižný popis včetně výčtu eventuálních vratek a jejich zdůvodnění (prosba: zaslání e-mailem ve formátu doc. na [email protected])

12

ZAZ 2014 3.2. SUMARIZACE CELKOVÝCH NÁKLADŮ A ZDROJŮ – CELÉ OBDOBÍ v EUR Pravidlo: nesmí být porušena podmínka neziskovosti projektu, tj. ZC ≥ ZE + ZD + eventuálně ZO (ostatní veřejné zdroje/neveřejné zdroje) zdroje nesmí být vyšší než celkové náklady !! nebere se v potaz žádný kurz – jen to, co je v EUR uvedeno v rozhodnutí!! ZC = celkové náklady na projekt = součet všech částek TOTAL z Form C ZE = celkový příspěvek EK = součet všech příspěvků EK z Form C ZD = příspěvek MŠMT celkem = dle rozhodnutí po odečtení všech eventuálních vratek - přepočet vratek = kurz dle konkrétní vlny – od 9. vlny je fixní kurz na celou dobu řešení projektu → Kurzový rozdíl není uznatelný náklad projektu. ZO = ostatní veřejné/neveřejné zdroje = viz http://www.vyzkum.cz/FrontClanek.aspx?idsekce=1382 Ve všech řádcích v kolonce „schváleno“ – vyplnit částku dle rozhodnutí → po vyplnění odstranit zažlucení textu

13

ZAZ 2014 4. PŘÍLOHY 4.1.

Zprávy mezinárodnímu poskytovateli – seznam

- uvést všechny finanční formuláře Form C od začátku řešení projektu dle reportovacího období (z GA) + všechny dodatky Amendment No. Xyz, atd. - jiné dokumenty, které dokladují výši nákladů v EUR a výši příspěvku mezinárodního poskytovatele a) do 10.vlny včetně zaslat e-mailem ve formátu *pdf b) 11. vlna – vložit do datového úložiště a označit takto: 7E12025_Form C_1, 7E12025_Form C_2, atd. 4.2.

Vyjádření mezinárodního poskytovatele – seznam

- výčet dokumentů, např. platba, souhlas s Form C, avíza plateb → scany - e-mailem přeposlat e-mail např. od koordinátora nebo doklad o platbě v *pdf. → doklady, který vyjadřují souhlas EK nebo koordinátora s formuláři Form C, apod. nebo jinak prokazují schválení všech nákladů na daný projekt 4.3. Čestné prohlášení příjemce – povinná příloha každé ZAZ Formulář vyvěšen na webu MŠMT → Nelze podepsat na základě plné moci !!

14

4.4. Ostatní přílohy

Formuláře PEZ 2014/ZAZ 2014 (včetně ČP) jsou na webu MŠMT. Po vypracování finanční zprávy: zprávu vytisknout připojit podpisy řešitele a statutárního zástupce organizace + razítko organizace (PEZ lze podepsat v zastoupení, pokud byla při podávání žádosti podepsána plná moc) s podpisy a razítkem převést do PDF formátu !! Předání zpráv poskytovateli ve 2 podobách: listinná verze a elektronická verze – obě verze musí být identické do 10. vlny včetně – v elektronické podobě jako scan dokumentu ve formátu PDF na adresu elektronické korespondence [email protected] 11. vlna 2013 (kód 7E13xxxx) prostřednictvím datového úložiště na webové adrese: https://intervesvav.msmt.cz přístupová hesla přidělená při podávání žádostí zůstávají v platnosti přístup přidělen jen ke konkrétnímu projektu s právem číst, zapisovat, nikoliv mazat nová osoba musí nutno požádat e-mailem z elektronické adresy příjemce zavěsit ve formátu PDF do datového úložiště a označit jednotně tedy např.: 7E13001_PEZ 2014 nebo 7E13002_ZAZ 2014 důležité: oprava jakéhokoliv dokumentu neznamená jeho přepis nebo výmaz, ale dokument se tam objeví znovu → důsledně označit opravený dokument jako verzi č. 2, tedy např. 7E13001_PEZ 2013_verze 2, atd.

15

1.

Pokyny k vypracování průběžných a závěrečných zpráv za rok 2014

http://www.msmt.cz/vyzkum-a-vyvoj/pokyny-k-vypracovani-prubeznych-azaverecnych-zprav-za-rok-2 2. Finanční vypořádání institucionální podpory se státním rozpočtem http://www.msmt.cz/vyzkum-a-vyvoj/financni-vyporadani-dotaci Vratky: Současně s převodem prostředků obratem zaslat informaci o vrácených prostředcích s uvedením kódu projektu, který byl přidělen poskytovatelem (MŠMT) Bankovní spojení: 6015-821001/0710 (ČNB) Avízo o vratce: [email protected] (tel.: +420 811 217) 3. Jak požádat o vrácení DPH – Potvrzení o původu finančních prostředků http://www.msmt.cz/vyzkum-a-vyvoj/proplaceni-dph Ing. Jarmila Horská, 234 811 557, [email protected]

16

Děkuji za pozornost a těším se na další spolupráci v roce 2015. Ing. Jitka Sigmundová Odbor podpory vysokých škol a výzkumu Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy Karmelitská 7, 118 12 Praha 1 tel.: 234 811 739 [email protected]

17