[ver. 4, 07/2007]
Výkonná agentura pro vzdělávání, kulturu a audiovizuální oblast
Pokyny pro žadatele
Evropa pro občany
PARTNERSTVÍ MĚST – SETKÁVÁNÍ OBČANŮ
Jak vyplnit formulář žádosti o grant
1. Souvislosti Účelem rozhodnutí zavést on-line formulář žádosti je zefektivnit celý postup jak pro žadatele, tak pro výkonnou agenturu. Naším dlouhodobým závazkem je vytvořit postup, který by byl stoprocentně on-line a v jehož rámci by mohla proběhnout elektronicky pokud možno veškerá komunikace s žadateli, kteří tomu dávají přednost. V první fázi příprav však výkonná agentura kvůli poskytnutí záruk žadatelům ještě vyžaduje, aby jí byl předložen i originál dokumentace v tištěné podobě. Důrazně doporučujeme, abyste vyplnění a podání formuláře neponechávali na poslední dny před uzávěrkou pro předkládání žádostí.
2. Získání přístupu k formuláři žádosti Hypertextový odkaz na formulář žádosti najdete na internetové stránce http://eacea.ec.europa.eu/citizenship/action1/towntwinning/funding_en.htm. Před návštěvou uvedené internetové stránky se ujistěte, že váš internetový prohlížeč nebude blokovat vyskakovací (pop-up) okna z této adresy: webgate.ec.europa.eu V opačném případě se vám nezobrazí všechna relevantní textová okna a hlášení spojená s formulářem žádosti. V každém okamžiku probíhá jen jedna fáze žádostí, takže žádost můžete podat vždy jen v rámci aktuální fáze (tj. pro bezprostředně následující uzávěrku).
Strana 1 z 8
[ver. 4, 07/2007]
3. Vytvoření uživatelské identity Než získáte přístup k formuláři žádosti, musíte si vytvořit novou uživatelskou identitu. To provedete tak, že kliknete na odkaz „New users“ (Noví uživatelé) a zaregistrujete se jako jednotlivá osoba – stejně jako když chcete využívat jakoukoli jinou veřejnou internetovou službu podobného typu. Můžete si vybrat libovolné uživatelské jméno, které si ještě nezaregistroval jiný uživatel. Při přihlašování po registraci však budete muset před zvoleným jménem zadat znaky „s-“. Pokud si například zvolíte uživatelské jméno při přihlašování budete zadávat
„žadatel“, „s-žadatel“.
Zvláštní pozornost věnujte výběru uživatelského hesla – heslo se musí skládat alespoň z 8 znaků a obsahovat alespoň 3 z těchto 4 prvků: malé písmeno, velké písmeno, číslice, zvláštní znaky (např. Twin-1234). Je velice důležité, abyste si zvolené heslo a uživatelské jméno poznamenali, protože výkonná agentura vám tyto informace v případě, že je zapomenete, nemůže sdělit. Přístup k formuláři žádosti získáte po vytvoření uživatelské identity a kliknutí na tlačítko „Accept“ (přijmout) ve zprávě o vyloučení odpovědnosti, která se na obrazovce zobrazí. K formuláři se dostanete kliknutím na odkaz „Please click to complete the form online“ (Kliknutím přejdete k vyplnění formuláře on-line). Formulář se otevře v novém okně prohlížeče. Doporučujeme, abyste při vyplňování žádosti o grant nezavírali ostatní okna spojená s aplikací on-line žádosti.
4. Ověření uživatelské identity Po vytvoření uživatelské identity obdržíte e-mail s žádostí o ověření vaší e-mailové adresy. Je důležité, abyste na něj odpověděli kliknutím na odkaz, který v zaslaném e-mailu najdete.
5. Jak vyplnit formulář Na formuláři žádosti můžete pracovat po etapách, můžete jej upravovat a ukládat, případně vytisknout jeho koncept, a teprve poté odeslat definitivně vyplněný formulář s povinnými přílohami. Většina polí formuláře je povinná a musí se vyplnit. Nejsou-li vyplněna, formulář nelze odeslat. Chcete-li získat přístup k systému podávání žádostí on-line a vytvořit novou žádost, použijte hypertextový odkaz uvedený v oddílu „Získání přístupu k formuláři žádosti“ (bod 2). Jestliže chcete na žádosti pracovat po etapách, musíte ji před odhlášením ze systému uložit. Pro přístup ke konceptu žádosti je třeba se přihlásit do systému na internetové stránce https:\\webgate.ec.europa.eu\symmetry.
Strana 2 z 8
[ver. 4, 07/2007]
5a. Uložení žádosti Během práce na formuláři žádosti jste prostřednictvím internetu připojeni k počítačovému serveru, který spravuje Evropská komise. Formulář se ukládá a uchovává na tomto serveru, nikoli na vašem počítači. Proto je velmi důležité, abyste formulář pravidelně ukládali (přinejmenším každých 10 minut). Pro uložení klikněte na tlačítko „Save Form“ (Uložit formulář) na horním okraji okna s formulářem žádosti. Pokud formulář pravidelně neukládáte a z nějakého důvodu se přeruší připojení k internetu, riskujete ztrátu údajů, které jste do formuláře zadali od posledního uložení. 5b. Časové limity systému Systém podávání žádostí on-line má funkci časového limitu (timeout). To znamená, že pokud server, k němuž jste připojeni, nezaznamená žádnou činnost uživatele po dobu 15 minut, dojde k automatickému odpojení od serveru. V tom případě ztratíte naposledy zadané údaje, pokud jste formulář v poslední době neuložili. Těsně před koncem časového limitu se na obrazovce objeví vyskakovací okno s upozorněním. Pokud však formulář pravidelně ukládáte – alespoň každých 10 minut – funkce časového limitu se neprojeví.
5c. Pole s automatickým výpočtem hodnot Některá pole na formuláři žádosti jsou šedě stínovaná. Tato pole se vyplňují automaticky podle ostatních údajů, které do formuláře zadáváte přímo. Do polí s šedým stínováním se proto nesnažte vpisovat údaje. Za účelem zobrazení textu v těchto polích klikněte na tlačítko „Calculate“ (Vypočítat) na horním okraji okna s formulářem žádosti. Těchto polí je značný počet, a proto byste měli na tlačítko „Calculate“ klikat pravidelně, aby se aktualizovala všechna pole formuláře.
5d. Zápis dat a čísel Při zadávání čísel na formuláři žádosti nepoužívejte tečky ani čárky jako oddělovače u vysokých čísel (pište např. 1000, nikoli 1.000). Data určující délku setkání je na formuláři třeba zapisovat ve formátu dd/mm/rrrr (např. 01/07/2001). Při zadávání telefonních čísel vždy vypište všechny číslice a nevkládejte mezi ně žádné mezery (např. 003222952685 nebo +3222952685). Strana 3 z 8
[ver. 4, 07/2007]
5e. Poštovní směrovací čísla Při vyplňování údajů o hostitelském městě a pozvaných městech dbejte na uvedení správných poštovních směrovacích čísel. Je-li třeba, požádejte zástupce pozvaných měst, aby vám sdělili úplná a správná poštovní směrovací čísla. Jde totiž o klíčový údaj pro výpočet vzdáleností mezi hostitelským městem a pozvanými městy. 5f. Výpočet vzdálenosti Pro výpočet nejkratší vzdálenosti mezi organizujícím městem a pozvaným městem je k dispozici automatický kalkulátor vzdáleností. Po provedení výpočtu zapište do příslušného pole formuláře počet kilometrů. Někdy se může stát, že automatický kalkulátor ani při správném a úplném vyplnění adres nerozpozná místo odjezdu nebo příjezdu a vzdálenost nevypočítá. V takovém případě odhadněte nejkratší vzdálenost (v jednom směru) do organizujícího města. V každém případě musíte do příslušného pole zapsat počet kilometrů (jednosměrná cesta). Uvědomte si prosím, že kalkulátor vzdáleností nemusí rozeznat všechny zvláštní znaky (např. písmena s čárkami, přehláskami apod.), a proto je při zadávání názvů měst pokud možno nepoužívejte.
Ve zcela výjimečných případech mohou existovat důvody, proč není možné pro cestu mezi městy zvolit nejkratší trasu. Je-li tomu tak, uveďte v textovém rámečku, který je pro tento účel k dispozici, jakou trasu navrhujete, a odůvodněte, proč je nutná. 5g. Přidání a vymazání města Chcete-li přidat další pozvané město, klikněte na symbol plus (+), který na formuláři najdete nad údaji o prvním pozvaném městě. Tím se formulář rozšíří o nové řádky a pole, do nichž můžete zadat údaje o dalším pozvaném městě. Postup opakujte, dokud nejsou zadána všechna pozvaná města. Město můžete také odebrat kliknutím na křížek (x).
Strana 4 z 8
[ver. 4, 07/2007]
5h. Údaje o účastnících Pokud jde o počet účastníků z pozvaných měst, povinné je pouze vyplnění pole „Total number of participants“ (Celkový počet účastníků). Důrazně však doporučujeme, abyste údaje (odhady nebo přesná čísla) zadali i do polí pro počet zúčastněných mužů/žen a příslušníků různých věkových skupin, protože tyto informace mohou být vzaty v úvahu v rámci procesu hodnocení.
6. Ověření správného vyplnění Před odesláním formuláře žádosti musíte ověřit správné vyplnění údajů a textu kliknutím na tlačítko „Validate“ (Ověřit), které najdete na horním okraji okna formuláře. Případné zjištěné chyby se automaticky zobrazí v seznamu ve vyskakovacím okně. Kliknutím na symbol se dostanete na příslušnou stránku formuláře, kde můžete chybu opravit.
Poté, co chyby opravíte, ověřte celý obsah ještě jednou. V tomto okamžiku se zobrazí vyskakovací okno s tímto hlášením: „No validation errors found. If there are no further changes to be carried out, the form could be submitted.“ Formulář, na němž po ověření zůstaly chyby, není možné odeslat.
Strana 5 z 8
[ver. 4, 07/2007]
Formulář odešlete kliknutím na tlačítko „Submit“ (Odeslat) na horním okraji okna formuláře žádosti. Po odeslání je formulář uzamčen, aby odeslané údaje nebylo možné měnit.
7. Vytištění formuláře Chcete-li formulář vytisknout, musíte mít v počítači nainstalovanou aplikaci Adobe Reader©. Kromě toho musíte mít v nastavení internetového prohlížeče povoleno ukládání šifrovaných stránek na disk. V případě potřeby v nastavení zrušte zaškrtnutí příslušného políčka podle obrázku níže, který platí pro uživatele aplikace Microsoft Internet Explorer©.
(Za účelem zobrazení tohoto okna v aplikaci Internet Explorer 6 zvolte v nabídce „Tools“ (Nástroje) příkaz „Internet Options“ (Možnosti internetu), klikněte na kartu „Advanced“ (Upřesnit) a posuvníkem přejděte k příslušnému zaškrtávacímu políčku.)
8. Odeslání povinných příloh Povinné přílohy, které je třeba odeslat spolu s žádostí o grant (část VI formuláře), byste měli pokud možno naskenovat a připojit k formuláři žádosti. Jde o tyto přílohy: Strana 6 z 8
[ver. 4, 07/2007]
1. oficiální průvodní dopis, 2. důkaz(y) o partnerství měst, 3. formulář pro finanční identifikaci, 4. formulář o existenci právnické osoby. Pro přílohy lze použít pouze tyto formáty souborů: .doc, .jpg, .jpeg, .gif, .txt, .pdf, .xls. Důrazně doporučujeme, abyste vyplnění povinných příloh neodkládali. Nezačínejte je vyplňovat až po vyplnění formuláře žádosti o grant. Tím se totiž zvyšuje pravděpodobnost chyb a také byste nemuseli mít dostatek času na přípravu všech podkladů k odeslání. Doba odezvy serveru při přenosu a ukládání příloh se zpočátku může zdát dlouhá. Počkejte prosím na dokončení těchto operací a neklikejte opakovaně na tlačítko „Save“ (Uložit).
9. Co se stane po odeslání formuláře? Po elektronickém podání žádosti vám bude automaticky zasláno potvrzení v e-mailové zprávě1, která bude obsahovat přidělené číslo žádosti. Zpráva bude odeslána na e-mailovou adresu, kterou jste uvedli při vytváření uživatelské identity. Druhé potvrzení, v němž vám bude přiděleno číslo projektu, bude odesláno rovněž e-mailem do žádající organizace2. Číslo projektu je následně třeba uvádět ve všech sděleních, která se týkají vaší žádosti o grant. 10. Nezapomeňte odeslat také tištěnou kopii žádosti DŮLEŽITÉ! AŽ DO DALŠÍHO OZNÁMENÍ Do budoucna je cílem přejít na systém podávání žádostí, který bude fungovat výhradně online. Systém a technologie jsou však nové, a žadatelé proto zatím musejí odesílat i tištěnou verzi dokumentace. Jedná se o dodatečné bezpečnostní opatření. Podepsaná tištěná kopie formuláře žádosti musí být spolu se všemi kompletně vyplněnými povinnými přílohami odeslána do Výkonné agentury pro vzdělávání, kulturu a audiovizuální oblast na adresu uvedenou v průvodci programem Evropa pro občany 2007–2013, a to do příslušné uzávěrky pro předkládání žádostí. Elektronicky podaný formulář má statut originálu žádosti. V případě jakéhokoli rozporu nebo rozdílu mezi elektronickou a tištěnou verzí formuláře se za originál žádosti (pravou žádost) pokládá elektronický formulář.
11. Jak získat další pomoc
1 2
Na tuto zprávu neodpovídejte – bude odeslána z automatické poštovní schránky. Tato zpráva bude odeslána na e-mailovou adresu žadatele, která byla uvedena na formuláři žádosti o grant. Strana 7 z 8
[ver. 4, 07/2007]
Jestliže tyto pokyny neřeší všechny otázky či problémy, které máte s vyplněním formuláře žádosti on-line, v níže uvedených dnech a hodinách je vám k dispozici tato horká telefonní linka: Town Twinning Hotline, telefonní číslo: 0032 2 2952685; v provozu každé úterý, středu a čtvrtek od 9:30 do 12:30. Upozorňujeme, že pokud uzávěrka pro předkládání žádostí připadne na víkend nebo státní svátek, podpora nebude k dispozici. Výkonná agentura a Evropská komise nemohou přebírat odpovědnost za technické problémy mimo svou kontrolu, které žadatelům zabrání formulář žádosti podat ve stanovené lhůtě. Žadatelům se proto doporučuje, aby nečekali na poslední chvíli a žádosti podávali co nejdříve.
Strana 8 z 8
