Vzdělávací modul č. 1:
Jak napsat projektovou žádost studijní podklady ke vzdělávacímu programu v rámci projektu „Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje“, reg. č. CZ.1.11/4.2.00/39.01659
1
Obsah 1.
ÚVOD ........................................................................................................................................... 3
2.
SLOVNÍČEK POJMŮ ...................................................................................................................... 4
3.
MS2014+...................................................................................................................................... 5
3.1
Úvod k MS2014+ ..................................................................................................................... 5
3.2
HW požadavky na fungování MS2014+ ................................................................................... 5
3.3
Výhody MS2014+ ve srovnání se současnými informačními systémy .................................... 5
3.4
Nevýhody MS2014+ ve srovnání se současnými informačními systémy ................................ 5
3.5
Praktická ukázka MS2014+ ...................................................................................................... 6
3.6
K zapamatování MS2014+ ....................................................................................................... 6
4.
NÁLEŽITOSTI PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI ........................................................................................... 8
4.1
Úvod do problematiky ............................................................................................................. 8
4.2
Typické náležitosti žádosti o dotaci (grant): ............................................................................ 8
4.3
K zapamatování ..................................................................................................................... 19
5. NA CO SI DÁT PŘI ZPRACOVÁNÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI POZOR A NEJČASTĚJŠÍ CHYBY PŘI ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI....................................................................................................................... 20 5.1
Formální chyby ...................................................................................................................... 20
5.2
Výčet věcných nedostatků projektu ...................................................................................... 22
5.3
Na co si dát pozor při přípravě projektů a žádostí o dotaci .................................................. 23
6.
JAK ZPRACOVAT ROZPOČET PROJEKTU K PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI ............................................. 25
2
Kurz: Jak napsat projektovou žádost 1. ÚVOD Do rukou se Vám dostává studijní materiál, který byl zpracován v rámci realizace zakázky: „Zajištění vzdělávání za účelem přípravy JMK na programové období 2014+“. Cílem tohoto studijního materiálu je seznámit účastníky s tím, jak napsat projektovou žádost v programovém období 2014 – 2020. Kurz je zaměřen: -
na seznámení s MS2014+, na seznámení s náležitostmi projektové žádosti (měkké x tvrdé projekty), na co si dát při zpracování projektové žádosti pozor a nejčastější chyby při zpracování žádosti, na to jak zpracovat rozpočet projektu k projektové žádosti.
3
2. SLOVNÍČEK POJMŮ Pojem MS2014+
Stručná definice Jednotný systém pro předkládání žádostí (shodný pro všechny operační programy). Neinvestiční projekt (vzdělávání zaměstnanců úřadu). Investiční projekt (zateplení budovy základní školy). Informační systém koncového příjemce (elektronické prostředí, které bude pro zadávání žádostí o podporu projektu a správu projektů po celou dobu jejich životního cyklu). Evropské strukturální a investiční fondy Software (programové vybavení). Průběh projektu od přípravy až po udržitelnost. Analýza nákladů a přínosů projektu, na základě jejich výsledků se rozhoduje o realizovatelnosti projektu.
Měkký projekt Tvrdý projekt Portál ISKP14+
ESI fondy SW Projektový cyklus eCBA analýza
4
3. MS2014+ 3.1 Úvod k MS2014+ Jedná se o nový SW, který bude společný pro všechny Operační programy v rámci období 2014 – 2020. Žadatele/příjemce bude systém provázet celým projektovým cyklem. Doposud panovala v tomto ohledu značná roztříštěnost, kdy různé operační programy měly různé nástroje (např. Regionální operační programy – Benefit7, Operační program Životní prostředí – BENE-FILL, Operační program Podnikání a inovace – eAccount). Dle MMR by aplikace měla být jednodušší než stávající aplikace. Praxe ukáže, zda tomu tak bude, v tuto chvíli probíhají školení budoucích uživatelů a testovací provoz aplikace.
3.2 HW požadavky na fungování MS2014+ -
-
Pro bezproblémový chod systému je nezbytné mít na počítači nainstalovaný prohlížeč Internet Explorer či Firefox či Google Chrome v jejich nejvyšších verzích, V jednom ze jmenovaných prohlížečů (ve kterém budete MS2014+ používat) mít zapnutý JavaScript, Minimální rozlišení monitoru 1366 x 768 bodů, Mít na počítači nainstalovanou poslední verze Adobe Acrobat Readeru, Pro samotné podání žádosti o dotaci mít zřízen elektronický podpis.
3.3 Výhody MS2014+ ve srovnání se současnými informačními systémy -
Jeden informační systém pro všechny operační programy (odpadá nutnost umět ovládat BENE-FILL a Benefit7), Automatické „natahování“ základních údajů o žadatelích z veřejných registrů (odpadá ruční zadávání těchto údajů neustále dokola pro každý projekt zvlášť), Žádost bude podávána pouze elektronicky (odpadá cesta s papírovou žádostí na Státní fond životního prostředí, úřad regionální rady apod.), Plně elektronický bude dál i proces monitoringu vlastního podpořeného projektu, Možnost sledování průběhu hodnotícího procesu projektu, Informace o schválení či neschválení projektu přes SMS, Archivace dotační žádosti na jednom místě, Elektronická komunikace s poskytovatelem, Integrovaná eCBA analýza přímo v systému (doposud se CBA analýza a žádost o dotaci např. u Regionálních operačních programů zpracovávala v rozdílných informačních systémech).
3.4 Nevýhody MS2014+ ve srovnání se současnými informačními systémy -
Ti, kteří již realizují EU projekty, se budou muset naučit další informační systém, neboť již realizované projekty budou dobíhat v současných systémech, Zřídit si certifikovaný elektronický podpis, pokud není již zřízen a naučit se ho používat, Nutná digitalizace veškerých dokumentů, 5
-
Možnost přetížení celého informačního systému.
3.5 Praktická ukázka MS2014+ -
Registrace je dostupná na: https://mseu-test.mssf.cz/sd/registrace.aspx Přihlášení do testovací verze systému je možné na: https://mseutest.mssf.cz/index.aspx Seznámení se základními funkcionalitami systému.
Obrázek 1: Přehled registračních údajů pro MS2014+
Zdroj: https://mseu-test.mssf.cz/sd/registrace.aspx, 2014
3.6 K zapamatování MS2014+ -
Jednotný systém pro všechny operační programy, Plná elektronizace projektového cyklu, Realizované projekty doběhnou ve stávajících systémech, Automatické načítání dat z veřejných registrů, Nutnost mít certifikovaný elektronický podpis.
Poznámky:
6
7
4. NÁLEŽITOSTI PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI 4.1 Úvod do problematiky Konkrétní forma a struktura žádosti o dotaci závisí na poskytovateli dotace. Pro nové období nejsou detaily ještě známy (např., které povinné přílohy bude žadatel předkládat a v jaké fázi projektového cyklu bude žadatel předkládat poskytovateli dotace). Nicméně všechny projektové přihlášky mají jisté společné rysy.
4.2 Typické náležitosti žádosti o dotaci (grant): 1) identifikace žadatele: - IČO, - Adresa, - Kontakty, - Další dle specifikace jednotlivých OP. Praktická ukázka: Obrázek 2: Příklad zadání adresy žadatele
Zdroj: vlastní zpracování, 2014
2) stručný popis projektu: - stručně cíle, 8
-
klíčové aktivity a plánované výstupy projektu.
Praktická ukázka tvrdý projekt: Cílem projektu je vybudování baseballového hřiště včetně zázemí, čímž dojde ke zkvalitnění infrastruktury pro sport a volný čas ve městě a tím bude dále podpořen ekonomický rozvoj města. Vybudování bezbariérových přístupů v areálu, což umožní zpřístupnění i zdravotně postiženým občanům. V realizační fázi byly realizovány následující aktivity: - realizace zadávacího řízení a uzavření smluvních ujednání na stavební práce, - zahájení vlastních stavebních prací, - převzetí a zpřístupnění baseballového areálu. Město bude o projektu informovat i na svých webových stránkách a v místním zpravodaji. Praktická ukázka měkký projekt: Cílem aktivity je zvýšení IT schopností a dovedností zaměstnanců žadatele v souvislosti s pracovní náplní zaměstnanců. KA bude probíhat průběžně po celou dobu realizace projektu viz. harmonogram projektu (celkem 13 měsíců). Dílčí kurzy: 1. Objektově orientované PHP frameworky a knihovny (Nette, Zend, ROR, Texi, Dibi) - 4 osoby, 2 denní školení, - cena: 7 600,-/osoba, cena celkem: 30 400,- bez DPH. 2. Instalace, administrace a implementace vlastních rozšíření v PostgreSQL - 3 osoby, 2 denní školení, - cena: 6 600,-/osoba, cena celkem: 19 800,- bez DPH. 3. Pokročilá administrace win 7 - 8 osob, 3 denní školení, - cena: 9 700,-/osoba, cena celkem: 77 600,- bez DPH. 4. Pokročilá administrace Apache Tomcat - 2 osoby, 3 denní školení, - cena: 18 000,-/osoba, cena celkem: 36 000,- bez DPH. 5. Adobe Flash - Action skript - 2 osoby, 2 denní školení, - cena: 6 600,-/osoba, cena celkem: 13 200,- bez DPH. 6. Java Spring 9
- 1 osoba, 5 denní školení, - cena: 34 500,-/osoba, cena celkem: 34 500,- bez DPH. 7. Optimalizace SQL indexu - 1 osoba, 2 denní školení, - cena: 7 600,-/osoba, cena celkem: 7 600,- bez DPH. 8. Optimalizace SQL dotazu - pokročilé techniky - 1 osoba, 3 denní školení, - cena: 7 600,-/osoba, cena celkem: 7 600,- bez DPH. 9. Java Framework - 2 osoby, 5 denní školení, - cena: 28 000,-/osoba, cena celkem: 56 000,- bez DPH. 10. Java Unit Testing with Junit - 2 osoby, 1 denní školení, - cena: 5 000,-/osoba, cena celkem: 10 000,- bez DPH. Cena služby za KA celkem: 292 700 Kč bez DPH. Realizaci KA bude mít na starosti projektový manažer ve spolupráci s koordinátorem aktivit. Výstupy: - zrealizovaných 10 IT kurzů, - počet úspěšně proškolených osob 26 (úspěšný účastník obdrží certifikát o absolvování kurzu). 3) zdůvodnění potřebnosti projektu: - výchozí situace, - a co je potřeba změnit. Praktická ukázka tvrdý projekt: Statutární město dlouhodobě podporuje rozvoj sportovních a společenských aktivit ve městě, čímž se snaží učinit město atraktivnějším pro život. Místní baseballový klub patří mezi nejvýznamnější kluby v ČR. Deklarovaná podpora kulturně-společenských aktivit, 20 let tradice klubu ve městě a špatný technický stav stadionu Slezan vedl zástupce města k zařazení tohoto projektu do IPRM. Současné hřiště nesplňuje podmínky (škvárový povrch) České baseballové asociace, z těchto důvodů musí hrát domácí A mužstvo své zápasy v Ostravě. Vzhledem k zájmu ze strany baseballového klubu a veřejnosti město zahájilo projektové přípravy a následně projekt připravilo.
Od realizace projektu si město slibuje: - smysluplné využití nevyužívaného pozemku v lokalitě Riviéry, - rozšíření možností aktivního trávení volného času ve městě, 10
-
zatraktivnění města v očích obyvatel a návštěvníků města, rozvoj podnikání (suvenýry, občerstvení atd.), zvýšení počtu návštěvníků na domácích zápasech, podpora zdravého životního stylu.
Praktická ukázka měkký projekt: Potřebnost vychází ze záměru žadatele nastavit a ukotvit systém rozvoje lidských zdrojů, aktualizovat plán vzdělávání a realizovat samotné vzdělávání, což zajistí trvalou adaptabilitu zaměstnanců na trhu práce obecně a zvýší konkurenceschopnost jejich i žadatele. Zvýšením flexibility těchto zaměstnanců a jejich přizpůsobením se novým podmínkám na trhu práce dojde k vytvoření mobilní, adaptabilní a dlouhodobě konkurenceschopné pracovní síly, která bude široce uplatnitelná na evropském trhu. 4) cíle projektu: - čeho má realizace projektu dosáhnout. Praktická ukázka tvrdý projekt: Cílem projektu je vybudování baseballového hřiště včetně zázemí, čímž dojde ke zkvalitnění infrastruktury pro sport a volný čas ve městě a tím bude dále podpořen ekonomický rozvoj města. Vybudování bezbariérových přístupů v areálu, což umožní zpřístupnění i zdravotně postiženým občanům. Praktická ukázka měkký projekt: Prioritním cílem projektu je zvýšit konkurenceschopnost a profesionalitu společnosti. Zlepšení efektivity a ziskovosti bude dosaženo zavedením firemního vzdělávacího systému tak, aby bylo v rámci firmy podpořeno motivační klima a byl lépe využíván pracovní potenciál zaměstnanců. 5) popis fází projektu: - etapy, - klíčové aktivity. Praktická ukázka tvrdý projekt: První fází realizace projektu je předinvestiční fáze, která zahrnuje přípravné práce projektu. Základní myšlenka projektu byla formulována před rokem v rámci přehodnocení priorit IPRM, kdy došlo k nahrazení původně plánovaného projektu "XYZ" projektem zaměřeným na výstavbu baseballového areálu v lokalitě místecké Riviéry. V přípravné fázi projektu byly realizovány následující aktivity: - identifikování projektového záměru, - sestavení projektového týmu, - stanovení podrobných úkolů jednotlivých členů týmu, - příprava PD včetně položkového rozpočtu dle podmínek dotačního titulu, - příprava veškerých povinných příloh a potřebných povolení k projektu, - příprava podrobného harmonogramu projektu, - příprava zadávací dokumentace pro výběr dodavatele stavebních prací, - příprava publicity projektu. 11
V realizační fázi byly realizovány následující aktivity: -
realizace zadávacího řízení a uzavření smluvních ujednání na stavební práce, zahájení vlastních stavebních prací, převzetí a zpřístupnění baseballového areálu.
Město bude o projektu informovat i na svých webových stránkách www.obec.cz a v místním Zpravodaji Rady města XYZ. V rámci provozní fáze projektu budou probíhat tyto aktivity: - provozní fáze projektu bude zahájena po kolaudaci, - monitoring projektu po dobu udržitelnosti projektu (5 let), - baseballový areál bude sloužit baseballovému klubu BK Klasik, - bude dbáno na pravidelnou údržbu tak, aby nedocházelo k chátrání areálu. Praktická ukázka měkký projekt: V přípravné fázi projektu byly realizovány následující aktivity: - identifikování projektového záměru, - sestavení projektového týmu, - stanovení podrobných úkolů jednotlivých členů týmu, - příprava vlastní žádosti dle podmínek dotačního titulu, - příprava veškerých povinných příloh, - příprava podrobného harmonogramu projektu, - příprava zadávací dokumentace pro výběr dodavatele stavebních prací, - příprava publicity projektu. V realizační fázi byly realizovány následující aktivity: -
realizace zadávacího řízení a uzavření smluvních ujednání na vzdělávací kurzy, zahájení vlastních vzdělávacích kurzů, předání certifikátů absolventům kurů.
Město bude o projektu informovat i na svých webových stránkách www.obec.cz a v místním Zpravodaji Rady města XYZ. 6) kvantifikace výstupů projektu: Výstupy a výsledky projektu musí být v souladu s programem podpory a výzvou k předkládání projektů, do které žádost píšeme, a musí navazovat na cíle projektu.
12
Praktická ukázka tvrdý projekt: Obrázek 3: Příklady indikátorů u tvrdých projektů
Zdroj: vlastní zpracování, 2014
Praktická ukázka měkký projekt: Obrázek 4: Příklad indikátorů měkkých projektů
Zdroj: vlastní zpracování, 2014
7) řízení projektu: Jedná se o proces, ve kterém jednotlivci nebo organizace využívají své zdroje k realizaci projektů. Jedná se o způsob plánování a realizace aktivit, které je potřeba uskutečnit v požadovaném termínu s plánovanými náklady tak, aby bylo dosaženo nadefinovaných cílů.
13
Praktická ukázka: Vedoucím projektového týmu je projektový manažer. Ten řídí a organizuje všechny aktivity. Řídí, koordinuje a kontroluje projektový tým a poskytuje informace o projektu. Každý člen týmu má přiděleny úkoly a odpovědnost za jejich plnění. O výsledcích své práce průběžně informuje projektového manažera. V rámci oboru zapojení do projektu, kterému rozumí, má rozhodovací pravomoci. O svých rozhodnutích však vždy informuje manažera projektu. V případě zjištění problému ihned informuje manažera. Na jeho řešení se podílí celý projektový tým. Manažer projektu rozhodne, podle kterého návrhu řešení se bude dále postupovat. Manažer projektu svolává schůzku projektového týmu v pravidelných intervalech (2 x za měsíc). Z každé schůzky jsou vyhotovovány zápisy. Je vytvořen systém zastupitelnosti jednotlivých členů projektového týmu. Zástupci jsou průběžně informováni o dění v projektu. Mezi členy projektového týmu budou zavedeny komunikační cesty. Členové týmu budou mezi sebou komunikovat osobně, telefonicky a e – mailem. Některé aktivity projektu jsou, nebo budou, zajištěny externími dodavateli, jedná se o zpracování projektové dokumentace, zpracování studie proveditelnosti, zajištění publicity, autorský dozor, realizaci stavebních prací. 8) projektový tým: Hlavní výkonná část projektu. Úkolem je pod vedením projektového manažera úspěšně realizovat projekt dle plánu. Projektový tým je jedinečné seskupení osob a rolí, které funguje po dobu realizace konkrétního projektu. V rámci rolí v projektovém týmu může být časová alokace u jednotlivých pozic různá, při obsazování je třeba s dostupností v čase v rámci harmonogramu s tímto počítat. Praktická ukázka: V předinvestiční fázi byl vytvořen projektový tým z členů vybraných dle schopností, dovedností a zkušeností tak, aby byl projekt z hlediska personálního zabezpečen ve všech svých fázích. Tým zajišťuje bezproblémovou přípravu, realizaci a udržitelnost projektu. Hlavními prioritami realizačního týmu je co nejefektivnějšími prostředky dle časového harmonogramu dosáhnout stanoveného cíle projektu. Tabulka č. 1 Projektový tým
Role v projektovém týmu Projektový manažer
Zástupce projektového
Jméno Ing. Jméno Příjemení
Ing. Jméno Příjemení
Zaměstnání/funkc e vedoucí oddělení ekonomického rozvoje MM
referent oddělení ekonomického
14
Zkušenosti - Autobusové nádraží (2006 - 7, SROP 2.1.2) - Úspory energie ve školních budovách (2008, OPŽP) - Zřízení nových prostor pro denní centrum Azylového domu Bethel (2009, ROP) - Zřízení nových prostor pro denní centrum Azylového domu Bethel
manažera
rozvoje MM
Investiční manažer
Ing. Jméno Příjemení
technik investičního odboru MM
Finanční manažer
Ing. Jméno Příjemení
vedoucí účtárny MM
Právní manažer
Ing. Jméno Příjemení
vedoucí právního odboru MM
(2009, ROP) - Učíme obrazem (2009, ROP) - Základní škola, 1. máje 1700 rekonstrukce sportovního hřiště (2006, MF) - Základní škola, ČSA 570, rekonstrukce sportovního hřiště (2007, MF) - Autobusové nádraží (2006 - 7, SROP 2.1.2) - Úspory energie ve školních budovách (2008, OPŽP) - Autobusové nádraží (2006-7, SROP 2.1.2) - Učíme obrazem (2009, ROP)
Zdroj: Interní zdroje žadatele Obrázek 5: Ukázka schématu projektového týmu
projektový manažer zástupce projektového manažera investiční manažer zástupce investičního manažera
finanční manažer
právní manažer
zástupce finančního manažera
zástupce právního manažera
Zdroj: Interní zdroje žadatele
9) rozpočet: Dává rámec pro čerpání zdrojů projektu, vychází z předpokládaného plánu projektu a postupně se konkretizuje. Je dodržování je průběžně kontrolováno. Praktická ukázka tvrdého projektu: Tabulka 1: Ukázka rozpočtu tvrdého projektu
Položka
Cena bez DPH v Kč
Sazba DPH v %
DPH v Kč
Celkem s DPH
Položk a dle Benefit 7
EZS v objektu SO 4
271 722,94 Kč
21
57 061,82 Kč
328 784,76 Kč
05.05
SO 4 Ústřední topení
784 640,00 Kč
21
164 774,40 Kč
949 414,40 Kč
05.05
ZT 002
710 721,00 Kč
21
149 251,41 Kč
859 972,41 Kč
05.05
Elektrika
106 286,33 Kč
21
22 320,13 Kč
128 606,46 Kč
05.05
SO 4 mobiliář 06.01
193 170,00 Kč
21
40 565,70 Kč
233 735,70 Kč
06.01
SO 4 mobiliář 06.03
402 217,00 Kč
21
84 465,57 Kč
486 682,57 Kč
06.03
15
Položka Vlastní stavba
Cena bez DPH v Kč
Sazba DPH v %
DPH v Kč
Celkem s DPH
Položk a dle Benefit 7
27 612 373,00 Kč
21
5 798 598,33 Kč
33 410 971,33 Kč
05.05
1 183 623,60 Kč
21
248 560,96 Kč
1 432 184,56 Kč
05.06
Silnoproud
642 612,00 Kč
21
134 948,52 Kč
777 560,52 Kč
05.05
Zpracování žádosti o dotaci
150 000,00 Kč
21
31 500,00 Kč
181 500,00 Kč
16.03
PD vrt
169 800,00 Kč
21
35 658,00 Kč
205 458,00 Kč
16.03
38 700,00 Kč
21
8 127,00 Kč
46 827,00 Kč
04.01
Zveřejnění na Věstníku VZ
210,00 Kč
21
44,10 Kč
254,10 Kč
16.03
Oznámení o zadání zakázky
210,00 Kč
21
44,10 Kč
254,10 Kč
16.03
PD Průzkumné práce
77 000,00 Kč
20
15 400,00 Kč
92 400,00 Kč
16.03
PD
49 000,00 Kč
20
9 800,00 Kč
58 800,00 Kč
16.03
Inženýrská činnost
15 000,00 Kč
20
3 000,00 Kč
18 000,00 Kč
16.03
4 000,00 Kč
20
800,00 Kč
4 800,00 Kč
16.03
Autorský dozor
10 800,00 Kč
20
2 160,00 Kč
12 960,00 Kč
16.03
PD DUR
32 000,00 Kč
20
6 400,00 Kč
38 400,00 Kč
16.03
Inženýrská činnost pro ÚR
10 000,00 Kč
20
2 000,00 Kč
12 000,00 Kč
16.03
PD přípojky
14 800,00 Kč
0
0,00 Kč
14 800,00 Kč
16.03
PD mobiliář
14 700,00 Kč
0
0,00 Kč
14 700,00 Kč
16.03
Režie projektového teamu
17 000,00 Kč
21
3 570,00 Kč
20 570,00 Kč
16.03
Mzdy projektového týmu
151 800,00 Kč
0
0,00 Kč
151 800,00 Kč
16.03
6 819 050,03 Kč
39 481 435,90 Kč
Závlaha
Publicita
BOZP
CELKEM
32 662 385,87 Kč
DPH 21 %
6 695 024,46 Kč
DPH 20 %
39 560,00 Kč
Uznatelné Neuznatelné
31 543 848,87 Kč
6 624 208,26 Kč
38 168 057,13 Kč
716 320,00 Kč
110 376,20 Kč
826 696,20 Kč
Zdroj: Vlastní zpracování
16
Praktická ukázka měkký projekt: Tabulka 2: Praktická ukázka rozpočtu měkkého projektu
12
16
192
12
16
192
12
16
192
12
16
192
Systémy střešních konstrukcí
12
16
192
Provádění a dozorování staveb
12
16
192
Rozpočtování staveb
12
16
192
Kč Celkem Kč za /h skupinu 14 4 27648 14 4 27648 14 4 27648 14 4 27648 14 4 27648 14 4 27648 14 4 27648
112
1344
193536
Název kurzu Školení techniků a prodejcůsystémy pro zdění Dodávka a provádění betonových konstrukcí Systémy a technologie použití, provádění omítek Stavební chemie - systémy a jejich použití
Počet lidí na Délka kurz kurzu v h
Celkem kurzy
Celkem h za skupinu
Zdroj: Vlastní zpracování
10) přílohy: Množství a typ požadovaných příloh projektové žádosti se liší v závislosti na programu podpory, ve kterém projekt předkládáme. Některé přílohy mají předepsanou strukturu (příslušnou dotační výzvou), jiné jsou kopiemi, ověřenými kopiemi či originály různých dokumentů. Příklady možných příloh: doklad o právní subjektivitě předkladatele a partnerů, oprávnění k činnosti, čestná prohlášení, smlouva o spolupráci mezi partnery projektu, účetní výkazy, uzávěrky, daňová přiznání, projektové dokumentace, energetický audit, stavební povolení, eCBA analýzy a další.
17
Praktická ukázka tvrdého projektu: Obrázek 6: Praktická ukázka seznamu příloh u tvrdého projektu
Zdroj: Vlastní zpracování
Obrázek 7: Praktická ukázka rozpočtu měkkého projektu
Zdroj: Vlastní zpracování
18
4.3 K zapamatování Konkrétní forma a struktura žádosti o dotaci závisí na poskytovateli dotace. Obvykle má žádost o dotaci tyto části, které mají svá specifika pro investiční a neinvestiční projekty:
-
identifikace žadatele stručný popis projektu zdůvodnění potřebnosti projektu cíle projektu popis fází projektu kvantifikace výstupů projektu řízení projektu projektový tým: rozpočet přílohy
Poznámky:
19
5. NA CO SI DÁT PŘI ZPRACOVÁNÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI POZOR A NEJČASTĚJŠÍ CHYBY PŘI ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI Tato kapitola Vás provede nejčastějšími chybami, které se v praxi vyskytly při zpracování žádostí o dotace v období 2007-2013 a dále Vás upozorní na co si dát pozor při zpracování projektové žádosti. Celá řada doporučení bude aplikovatelná i v novém období 2014-2020.
5.1 Formální chyby Formální chyby se často vyskytují při kompletaci projektu na poslední chvíli pár hodin před ukončením daného kola výzvy. Ve zmatku a rychlosti se často žadatelé dopouštějí chyb, které jsou zbytečné, ale hrají podstatnou roli v hodnotícím procesu projektové žádosti. Formální příčiny neúspěchu lze otevřeně označit za „hloupé“ chyby, vzniklé nedostatečně metodickým úsilím žadatele o získání dotace a nedostatečným projektovým řízením v předešlých fázích. Naneštěstí, formalizované postupy hodnocení žádostí o dotaci nedávají nejmenší prostor k odstranění těchto chyb. -
-
-
-
-
-
Žádost nebyla vyplněna na správném formuláři – pro každý operační program a danou oblast podpory existuje samostatný formulář v aplikaci BENEFIT7 (např. regionální operační programy, Integrovaný operační program, atd.), BENE-FILL (Operační program životní prostředí), či eAccount (Operační program Podnikání a inovace, který nabízí pro obce jen několik dotačních titulů). Je třeba si dobře pročíst dotační podmínky a správně vybrat příslušnou žádost. Žádost byla podána do jiné oblasti podpory – nejčastější chyba žadatelů, kdy dojde k nedůslednému prostudování podporovaných aktivit příslušné výzvy, a žadatelé předloží projekt do jiné oblasti podpory. Věcná náplň projektu, tedy konkrétní aktivity, musí naplňovat pouze jednu oblast podpory. Nelze projektem realizovat aktivity z jiné oblasti podpory! Žádost není pevně spojená – je nutné zajistit, aby jednotlivé listy nebyly od sebe lehce oddělitelné a zamezilo se tak záměně listů. Žádost obsahuje nesprávný kód – žadatel je povinen dle Příručky pro žadatele a výzvy předložit žádost v listinné a elektronické podobě. Při finalizaci projektu získává Vaše žádost unikátní tzv. HASH klíč, který slouží k identifikaci projektové žádosti. Tento unikátní kód je kontrolován v listinné i elektronické formě žádosti. Stává se, že na poslední chvíli žadatelé mění žádost, ale mají ji již finálně uloženou či dokonce vypálenou na CD. „Odfinalizováním“ projektové žádosti dochází ke ztrátě tohoto klíče a musíte opět vygenerovat nový kód. Nesprávně vyplněné záložky v žádosti – např. špatná struktura financování projektu, zahrnutí DPH do uznatelných nákladů v případě nároku na odpočet, nedostatečné popsání projektu. Absence seznamu příloh - jestliže žádost obsahuje přílohy, je nutné na začátek uvést seznam těchto příloh. Seznam musí odpovídat požadovanému členění příloh uvedeném ve výzvě či Příručce pro žadatele. Přílohy nebyly pevně spojené – všechny přílohy je nutné svázat do druhého svazku opět dle číslování a seznamu příloh. Zamezí se tak ztrátě, výměně listů či poškození. 20
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Přílohy nebyly očíslované podle podepsaného seznamu příloh – obsahují-li přílohy na začátku seznam, je nutné také jednotlivé přílohy dle tohoto seznamu očíslovat. Přílohy nebyly nazvány správným jménem – názvosloví příloh je nutné zachovat v souladu s Příručkou pro žadatele a výzvou. Platí to také pro dokladování nepovinných příloh. Žádost či přílohy nejsou podepsány statutárním zástupcem – každou přílohu musí zvlášť podepsat statutární zástupce. V případě více podpisových práv je nutné doložit oprávnění osoby žádost a přílohu podepsat (plnou moc, výpis z obchodního rejstříku apod.). Ze zakladatelské listiny ani z jiného dokumentu nebylo zřejmé, kdo je statutární zástupce – v případě, že doložíte pouze živnostenský list či zřizovací listinu, není zřejmé, kdo je statutárním zástupcem instituce. Proto je nutné doložit ještě další dokumenty, např. jmenovací dekret, usnesení správní rady atd. Některé přílohy nebyly originálem nebo ověřenou kopií – pozor na častý výskyt této chyby. Žadatel musí doložit přílohu v originále nebo ověřené kopii. Při doložení ověřené kopie pozor na platnost ověření, což bývá často 90 dní. Žádost i přílohy nejsou podány v odpovídajícím počtu – příručky i výzvy definují přesný počet paré, které musíte odevzdat. Projekt není v souladu s legislativou ČR a EU – problémy nastávají se zaměřením projektu z ekonomického hlediska, kdy projekt např. spadá do oblasti veřejné podpory, či generuje příjmy. Podepisujete četné prohlášení, ve kterém deklarujete, že s podmínkami a legislativou souhlasíte! Projekt nespadá do územní podpory – projekt musí být realizován pouze v území, které je vymezeno jako území realizace příslušného operačního programu. Častější chyby se dělají v regionálních operačních programech, kdy aktivity musí být realizovány v příslušném regionu. U ostatních tematických operačních programů je územím realizace projektu celé území České republiky mimo území hl. m. Prahy a pro programy Adaptabilita a Konkurenceschopnost je území realizace projektu území hl. m. Prahy případně vybraných městských částí. Projekt má vyšší celkové způsobilé náklady, než dovolují pravidla - projekt musí být v rozmezí minimálních (a, jsou-li stanoveny, také maximálních) celkových způsobilých výdajů stanovených pro danou oblast podpory. Žadatel nesplňuje definici oprávněnosti – žadatel si musí přečíst, zdali vůbec jeho právní postavení umožňuje žádat o dotaci. Okruh žadatelů je uveden vždy ve výzvě a Příručce pro žadatele. Termín realizace akce není v souladu s podmínkami daného kola výzvy – pozor na časovou alokaci projektů. Každá výzva má omezenou dobu realizace Vašeho projektu, pokud ji překročíte, je to pádný důvod k vyřazení Vašeho projektu. Financování projektu - žadatel potvrdil, že na kofinancování projektu není použito jiných dotačních titulů EU a pokud projekt zakládá veřejnou podporu či je financován v režimu de minimis také z jiných národních zdrojů včetně zdrojů územních samospráv. Způsobilost výdajů – žadatel musí mít na paměti, že existují způsobilé a nezpůsobilé výdaje. Předmět financování pomocí dotace jsou pouze způsobilé výdaje. Příručka obsahuje výčet způsobilých i nezpůsobilých výdajů. Podle toho rozdělení je nutné zpracovat i Vaši projektovou žádost. 21
5.2 Výčet věcných nedostatků projektu Věcné chyby spíše souvisejí s obsahovým zaměřením projektu a jejich faktické důsledky jsou vidět až v poslední fázi, při bodovém hodnocení. Důsledkem je potom zamítnutí projektové žádosti z hlediska nedostatečného počtu bodů. Obdobně jako u formálních nedostatků, nelze vyjmenovat všechny možné věcné chyby, ukažme si proto pouze ty nejvýznamnější chyby, které vedou k vyřazení projektové žádosti z procesu administrace. -
-
-
-
-
-
-
-
Nedostatečné zkušenosti s realizací podobných projektů – pokud žadatel neuvede, že má jisté zkušenosti s řízením projektů (POZOR! – nemusí to být pouze projekty financované ze Strukturálních fondů EU!), získává automaticky méně bodů. Nedostatečně popsaná zvolená technologie – záměrem technického zhodnocení projektu je popsat co nejpodrobněji zvolené prostředky k dosažení cílů projektu. U investičních projektů takový problém nebývá, jelikož vše obsahují technické dokumentace (např. dokumentace ke stavebnímu povolení). Nedostatečně popsána udržitelnost projektu – dotační podmínky říkají, že služby, zboží musí být používáno i nadále po skončení projektu, a to 5 let. Také pracovní místa, která projektem vytvoříte, musíte 5 let po skončení projektu udržet! Nelze toto pracovní místo zrušit dříve! V projektové žádosti byste měli správně a důkladně popsat finanční a věcnou udržitelnost. Nedostatečně popsaný realizační tým - kompetence jednotlivých členů projektového týmu musí být přesně vymezeny, tzn., každá osoba v projektu musí mít přesnou pracovní náplň. U projektové žádosti nemusíte zatím uvádět konkrétní jména osob, nicméně je nutné právě popsat činnost této osoby pro projekt, zvláště, když víte, osoba je zaměstnána pro více takových projektů, či má i jiné zaměstnání. Nesoulad mezi údaji v žádosti a ekonomické části projektu – jestliže zpracováváte nejdříve ekonomickou studii, měli byste údaje z této studie používat také v žádosti. Stává se, že napíšete do žádosti jiná technická data, případně jiný projektový tým apod. Nejasný harmonogram – aktivity nebyly časově vymezeny. Pozor na víceetapové projekty, kdy musíte doložit jasné rozdělení projektu do jednotlivých etap. Aplikace BENEFIT 7 žádá rozdělení harmonogramu na denní periody. Partnerem byl dodavatel – partnerství v projektu je založeno na dobrovolnosti, nicméně partnery nemohou být Vaši potencionální dodavatelé služeb, stavebních prací apod. Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, jste povinni vybírat dodavatele na základě transparentnosti a nediskriminace. Z tohoto důvodu je nutné vždy počítat se situací, kdy musíte vyhlásit výběrové řízení na dodavatele. V žádném případě nemůže být znám předem, natož aby byl Vašim partnerem. Veřejné zakázky – jestliže v projektu pořizujete dodávky, služby či stavební práce, musíte v projektové žádosti vyplnit záložky týkající se specifikace veřejné zakázky. Mnozí žadatelé na toto opomínají. Některá dotační pravidla (např. ROPy či OP VK, OP LZZ) vyžadují provedení základního typu výběrového řízení, již pokud dodávka, či služba přesahuje hodnotu 10 tis. Kč. Obvykle bývá min. hranice pro konání výběrového řízení nastavena na 100 tis. Kč. Nicméně pokud opomenete vypsat záložku v projektové žádosti a poté výběrové řízení zrealizujete, tak musí složitě žádat o změnu projektu. Na druhou stranu pokud výběrové řízení nezrealizujte (a dle dotačních podmínek a zákona jste jej 22
-
-
-
realizovat měli), porušujete zákon č. 137/2009 Sb., o veřejných zakázkách a v konečném důsledku Vám může být dotace krácena nebo dokonce odebrána. K tomu ještě budete obtěžováni Úřadem pro hospodářskou soutěž, protože nakládáte s veřejnými prostředky. Nebyla dostatečně doložena potřebnost projektu – potřebnost projektu vychází z nějakého nedostatku např. služeb, který chybí ve Vašem okolí. Z tohoto důvodu se v projektové žádosti vyžaduje přesný popis potřebnosti. Nejjednodušeji se potřebnost dokazuje kvantitativně, tedy na základě čísel. Použitím různých statistických ukazatelů mohu dokázat, že můj projekt je důležité zrealizovat. Proto doporučuji vždy potřebnost kvantifikovat. Monitorovací indikátory – v projektové žádosti musíte zvolit správné monitorovací indikátory a poté je také vykázat. Při stavebních projektech není problém zjistit délku nové silnice, či plochu nového objektu. U neinvestičních projektů se monitorovací indikátory vykazují pomocí různých prezenčních listin, fotografií, pozvánek apod. Proto musíte z každé akce pořizovat pozvánky, zápisy, prezenční listiny a fotodokumentaci. Vykazování monitorovacích indikátorů musíte popsat již v projektové žádosti, tedy jakým způsobem naplnění indikátorů vykáži? Rozpočet projektu – někteří žadatelé si myslí, že z veřejných zdrojů lze zaplatit úplně všechno. Proto rozpočty bývají často nadhodnoceny. Před podáním žádosti ověřit dle zveřejněných hodnotících kritérií pravděpodobnost úspěchu a optimalizovat rozpočet. Některé operační programy – OP VK mají metodické pokyny ke stanovení mezd pro jednotlivé pozice členů projektového týmu v jednotlivých krajích ČR. Problémem se také stává uznatelnost výdajů, především u DPH. Pokud je žadatel plátcem DPH, nemůže uplatňovat uznání výdajů na DPH v rámci projektu. Výjimku tvoří pouze takové projektové aktivity, které se nevztahují k běžné činnosti, ze které daň odvádí. Žadatel je v tomto případě povinen předložit čestné prohlášení, že aktivity nejsou totožné s běžnou činností subjektu. Pokud žadatel není plátce daně, může si uplatnit DPH jako uznatelný náklad v projektu. Musí však DPH zahrnout do celkové struktury rozpočtu.
Zdroj: Ing. Josef Abrhám, Ph.D.
5.3 Na co si dát pozor při přípravě projektů a žádostí o dotaci -
-
-
Před zahájením prací si nejprve ověřit, zda je projekt relevantní vůči dotační výzvě, do které je předkládán (konzultovat s poskytovatelem dotace či zkušenou poradenskou firmou), Seznámit se s metodickými pokyny daného projektu, Předběžně si obodovat projekt dle hodnotících kritérií (dovíme se přibližně, zda má projekt šanci na úspěch), Zda stihne v termínu výzvy zajistit veškeré povinné přílohy v požadovaném rozsahu a kvalitě (pokud ne, tak nemá smysl projekt předkládat, neboť projekt bude vyřazen na formální kontrole), Ověřit si relevantnost a rozsah jednotlivých příloh (výzva od výzvy se liší požadavky na povinné a nepovinné přílohy), Ověřit si, zda projekt zakládá či nezakládá veřejnou podporu, 23
-
Nepsat projekty tzv. přes kopírák (často se zkopírují chyby, dále musíme mít na paměti, že každý projekt je unikátní a vyžaduje specifický přístup, Pokud si žádost o dotaci nezpracováváte sami, tak si dobře vybrat poradenskou firmu (doporučujeme ověřit reference), Komunikovat a řešit problémy včas (není nic horšího než řešit změny projektu v den uzávěrky dotační výzvy), Před finalizací si křížově pomocí checklistů zkontrolovat, zda máme v obálce/krabici kompletní žádost o dotaci včetně všech příloh, Nenechávat odevzdání projektu na poslední den (podaní projektu muže pak ohrozit výpadek proudu, dopravní zácpa, kolaps počítače, atd…), Spěchat pomalu (práce kvapná málo platná).
Závěrem: „Praktická zkušenost nade vše“ žádný seminář nebo školení z absolventa školení neudělá kvalitního zpracovatele dotační žádosti. Tyto vzdělávací akce poskytují pouze určitý rámec, cestu si musí najít každý sám, proto se nebojte zpracovávat dotační žádosti. Poznámky:
24
6. JAK ZPRACOVAT ROZPOČET PROJEKTU K PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI Rozpočet projektu je jednou z nejdůležitějších součástí dotační žádosti, často na jeho rozsahu a kvalitě zpracování závisí úspěch či neúspěch dotačního projektu. Dále je nezbytný pro každou žádost o získání prostředků z fondů Evropské unie (bez rozpočtu si o peníze z EU nezažádáte). Jeho význam tkví mimo jiné v tom, že se z něj vychází při závěrečném vyúčtování. Při zpracovávání rozpočtu musíme dbát jednotlivých metodických pokynů a dále podmínek dané výzvy (různé dotační programy mají různé požadavky na zpracování rozpočtů a jejich členění). Na základě rozpočtu projektu si žadatel udělá podrobnou představu, které položky budou způsobilé, které nezpůsobilé, jak velká bude dotační podpora a kolik prostředků bude muset žadatel zajistit pro spolufinancování projektu. Na co si dát pozor při tvorbě rozpočtu projektu: -
-
-
U investičních projektů, aby byl položkový stavební rozpočet zpracován dle platných ceníků stavebních prací např. URS, RTS…, U měkkých projektů, aby byl rozpočet sestaven na základě předběžného průzkumu trhu, Nevyplácí se navyšovat uměle rozpočtové položky (většina hodnotících kritérií je nastavena na efektivnosti vynaložených finančních prostředků, tzn., že uměle předražené projekty mají nižší bodové hodnocení a tím pádem nižší šanci na schválení), Nevyplácí se, ani výrazné ponížení rozpočtu (může se stát, že projekt bude podpořen, ale příjemce dotace nebude schopen vybrat dodavatele předmětu projektu či naroste příjemci v důsledku narovnávání rozpočtu spolufinancování, se kterým, když předkládal, žádost o dotaci nepočítal), Ověřit si, zda DPH bude uznatelným či neuznatelným výdajem projektu, Jakým způsobem zadávat ceny položek do žádosti o dotaci (zda s DPH či bez DPH, zda DPH vyčlenit zvlášť), Pokud používáme Excel či jiný SW, zda máme dobře nastaveny vzorce či sazby DPH, Zda nemáme některou položku započítáni vícekrát a jinou naopak vůbec, Pokud se výsledný rozpočet skládá z více dílčích rozpočtů, zda jsme na nějaký rozpočet nezapomněli, Zda jsme změnu ceny položky promítli do všech částí rozpočtu, Co nejméně zasahovat do položek rozpočtu (čím víc zasahujeme, tak je větší pravděpodobnost, že něco opomeneme či uděláme nějakou jinou chybu).
Závěrem: Při tvorbě rozpočtu platí stará známá pravda: Kdo chce moc, nedostane nic!!!
25
Poznámky:
26
