JAARVERSLAG 2014
Stichting zwembad de Bercken
Jaarverslag 2014. In dit jaarverslag 2014 van Stichting zwembad de Bercken komen de navolgende zaken aan de orde: 1. Algemeen verslag exploitatiejaar 2014. 2. Accountantsverklaring inclusief balans en winst- en verliesrekening.
1. Algemeen verslag exploitatiejaar 2014 a. Algemeen De weersomstandigheden, en dat herhalen we al jaren, is cruxiaal bij de exploitatie van een openluchtzwembad. Alhoewel de gemiddelde temperaturen tijdens openingsmaanden van ons zwembad in 2014 relatief hoog waren ten opzichte van andere jaren, was het geen goede zwemzomer. Dat kwam vooral door heel veel regen. De start in mei was relatief koud maar de belangrijkste oorzaak van een toch wel een zeer matig zwemseizoen was de maand augustus met zeer veel dagen met regen. Door de late vakanties in het zuiden van ons land was de vakantiemaand augustus de belangrijkste maand voor ons. Het resultaat was helaas dat deze maand het minste aantal bezoekers trok. Mede hierdoor konden we in 2014 maar 30.000 bezoekers op ons zwembad verwelkomen. Dit heeft natuurlijk consequenties voor het exploitatieresultaat waarop verder in dit verslag nog specifiek terugkomen. Een slechte zwemzomer is ook moeilijk voor onze vrijwilligers omdat je dan te maken hebt met weinig bezoekers en de werkzaamheden voor de vrijwilligers navenant ook gering zijn. Met name voor nieuwe vrijwilligers die meestal toch met een bepaald verwachtingspatroon ons komen versterken, is dit niet gemakkelijk. Bijna de helft van de dagen die we geopend waren in 2014 hadden minder dan 50 bezoekers en dan is er begrijpelijkerswijs niet veel te doen voor vrijwilligers. Toch zijn we weer uitermate tevreden over de inzet van onze vrijwilligers zeker op die spaarzame dagen dat we wel goed en warm zomerweer hadden. Het aantal vrijwilligers is op een vrijwel constant niveau gebleven. Het aantal nieuwe vrijwilligers en de mensen die om een of andere reden stopten hielden zich in evenwicht. Wat we wel de laatste jaren constateren is dat mensen zich korter binden. Dat betekent dat werving van nieuwe vrijwilligers onverkort aandacht moet blijven houden om zo de continuïteit van ons exploitatiemodel te waarborgen. Onze werkgroep werving en daar komen in dit verslag nog op terug, heeft het afgelopen jaar ook weer zeer goed en succesvol werk verricht. Gelukkig hebben we ook dit jaar weer weinig last gehad van onverwachte technische storingen en calamiteiten. Het resultaat was dat we, ook in 2014, nauwelijks geconfronteerd zijn geworden met extra onverwachte uitgaven. Het strikte preventieve onderhoud betaalt zich wederom uit.
2
De afgelopen jaren hebben we via onze jaarverslagen ook aandacht besteed aan veiligheidsaspecten op ons zwembad. Wellicht ten overvloede herhalen we hierbij nog eens de belangrijkste uitgangspunten: - wij willen een veilige accommodatie zijn voor vrijwilligers en bezoekers - overlastveroorzakers (groepen en individuen) moeten zich realiseren en voelen dat het zich misdragen harde consequenties tot gevolg heeft - het is van groot belang dat we er alles aan doen om ervoor te zorgen dat ons zwembad bij de buitenwereld bekend staat als een veilige recreatievoorziening waar het goed toeven is. De hieruit voortvloeiende acties die we in het jaarverslag van 2013 hebben vermeld en ingevoerd, zijn in 2014 verder gecontinueerd. Met name de afstemming en samenwerking met de politie stemt ons tot tevredenheid. In 2014 hebben zich geen noemingswaardige overlastsituaties voorgedaan al realiseren we ons wel dat de matige zomer en het hiermee gepaard gaande lagere bezoekersaantal, daarbij ook een rol heeft gespeeld. We hebben vorig jaar in ons jaarverslag ook aangegeven dat we bezig waren om de rol, verantwoordelijkheden en taken van iedereen binnen onze organisatie die betrokken is bij overlastsituaties, eenduidig vast te leggen. Dit is in 2014 gebeurd waarbij natuurlijk een centrale rol en taak is weggelegd voor de verantwoordelijke coördinator. Een nog onvervulde wens (en daar hebben we ook al meerdere malen met de verantwoordelijke wethouder en beleidsambtenaar over gesproken) is de realisatie van een gezamelijke regionale aanpak inzake overlast bij recreatieaccommodaties. Tot nu heeft dit nog geen concreet resultaat opgeleverd met name omdat we begrepen hebben dat de gemeente Venlo (als eigenaar van een aantal regionale recreatievoorzieningen) dit niet als een prioriteit ziet. Misschien moeten we er eens over denken of we (gemeente, politie en plaatselijke recreatievoorzieningen) niet iets kunnen opzetten. We weten bijvoorbeeld dat Landal en wellicht ook het Drakenrijk te maken hebben met dezelfde overlastsituaties. In 2014 is door de gemeente een nieuwe Drank- en Horecavergunning verleend voor kantine en het terras. Externe controles door Provincie en Voedsel en Warenautoriteit (VWA) hebben in 2014 niet plaatsgevonden. b. Seizoen 2014 Het zwembad was in 2014 geopend van 27 april t/m 6 september. Het zwemseizoen van 2014 was, zoals al vermeld in de vorige paragraaf zeer matig. Mei was koud er waren derhalve maar 4.154 bezoekers. Juni was redelijk met 8.196 bezoekers. De beste maand was juli met 13.662 bezoekers. Zoals reeds eerder beschreven was augustus de zomervakantiemaand. Met 4.130 bezoekers was deze maand zeer teleurstellend. Tenslotte in september nog 411 bezoekers. Een bijkomend effect van een matige zomer is ook dat de losse kaartverkoop stagneert. In 2013 bijna 18.000 losse kaartjes vergeleken met 2014 10.500 kaartjes. Dit betekent al een direct inkomstenverschil van € 22.000,- nog afgezien van horeca-inkomsten.
3
In totaal dus 29.994 bezoekers wat ruim 27% minder is dan het aantal in 2013. Als we dit cijfer vergeljken met vergelijkbare openluchtzwembaden in de regio scoren we echter nog goed. Daar zijn de aantallen ten opzichte van onze aantallen nog eens 30-40% lager. Aan de de vereiste kwaliteit van het zwemwater, zoals deze zijn vastgelegd in de wet WHVBZ, hebben we ook in 2014 voldaan. De dagelijkse eigen controles en de maandelijkse rapportering van de externe controles door Aqualab Zuid, tonen aan dat aan alle vereiste parameters werd voldaan. We zijn er wederom trots op dat de groep vrijwilligers die het kwalitatieve waterbeheer voor hun rekening neemt, dit dagelijks zeer nauwgezet uitvoert en met grote mate van verantwoordelijkheidsbesef blijft monitoren. We hebben in 2014 ook veel aandacht besteed aan de ontwikkelingen rondom de komende nieuwe zwembadwet. Oorspronkelijk was het de bedoeling dat de nieuwe wet in 2012 in werking zou treden. Inmiddels is de ingangsdatum al meerdere malen verschoven. De laatste stand van zaken is dat de wet nu per 1 januari 2016 in werking treedt. Voor een aantal aspecten gelden overgangsbepalingen hiervoor moet per 1 juli 2017 worden voldaan aan de nieuwe regels. We hebben echter niet stilgezeten en zijn bezig geweest om de consequenties van deze nieuwe wet op een rijtje te zetten. Belangrijkste aspecten en consequenties van de nieuwe wet zijn: - Nadruk komt te liggen op zorgplicht en het transformeren van middel- naar doelvoorschriften bij het exploiteren van een zwembad. - Er moet een veiligheids- en hygiëneplan voor alle installaties en processen op basis van een uitgevoerde risico-analyse worden opgesteld. Op basis van de uitkomsten moet zonodig een plan van aanpak en beheersplan worden opgesteld. - Nieuwe parameters en metingen m.b.t. waterkwaliteit zullen worden ingevoerd. - Waarschijnlijk zullen als gevolg daarvan de beheerskosten ( opleidingen, administratie, externe controles)stijgen en zullen aanvullende investeringen ( nieuwe aanvullende technieken) noodzakelijk zijn. - Juridische aspecten voor de exploitant ( aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid) worden scherper gedefinieerd. - Nieuwe wet biedt wel de mogelijkheid om alles beter en meer specifiek af te stemmen op de eigen zwemaccommodatie Om alle ontwikkelingen en specifieke eisen te volgen zijn een aantal vrijwilligers van onze organisatie frequent aanwezig bij seminairs aangaande de nieuwe zwembadwet. Op basis daarvan is een globale start gemaakt met een plan van aanpak ter implementatie van de nieuwe wet. Zo zijn we bijvoorbeeld bezig met het inventariseren hoe en voor welke installaties en processen we risico-analyses moeten opstellen.
4
c.
Exploitatieresultaten
Het aantal abonnementen in 2014 was 1.613 stuks lager dan in 2013 (1702). Onze ervaring is dat voorgaande matige zomers (en dat is de laatste jaren helaas het geval) een negatieve invloed hebben op de verkoop van abonnementen van het volgende jaar. Het aantal verkochte 10-badenkaarten was met 336 stuks, iets lager dan in 2013 (346). Al eerder in dit verslag hebben we aangegeven dat losse kaartverkoop in 2014 ten opzichte van 2013 veel lager was (7.314 stuks minder ) Voor meer vergelijkende informatie verwijzen we naar de onderstaande kengetallen en de bijlagen 1 en 2. Het uiteindelijke exploitatieresultaat in 2014 is geëindigd licht negatief - € 3.380,- . Ondanks de zeer matige zomer kunnen we dus bijna spreken van een 0 resultaat. Belangrijkste elementen voor dit resultaat zijn: - strikte bewaking van de deelbudgetten binnen onze exploitatiebegroting; - geen onverwachte calamiteiten en of extra onderhoud aan onze installaties en daarmee ook geen extra kosten; - belangrijke besparing op het elektra energieverbruik. Voor de verdere financiële gegevens en resultaten verwijzen wij naar de accountantsverklaring, de winst- en verliesrekening en balans die bij dit jaarverslag zijn gevoegd. De toegangstarieven zijn in 2014 niet verhoogd. Wel hebben kleine marktconforme verhogingen met betrekking tot de horecaprijzen plaatsgevonden. Een van de belangrijkste uitgangspunten van onze stichting, het bieden van een zo laagdrempelig mogelijke voorziening voor alle inwoners van onze gemeente, (en zeker in deze voor veel mensen moeilijke economische tijden met vaak hogere lasten) is daarmee verder gecontinueerd. d.
Kengetallen 2014
2013
2012
2011
2010
2009
1.613
1.702
1.673
2.026
2.087
1.851
336
346
389
213
434
509
Bezoekers met abonnement
16.760
19.741
19.391
18.915
21.903
19.062
Bezoekers 10 badenkaarten
2.710
3.722
4.078
2.609
3.609
5.972
Losse entrees
10.524
17.838
18.784
9.343
15.175
25.438
Totaal aantal bezoekers
29.994
41.301
42.253
30.867
40.687
50.472
Abonnementen 10 badenkaarten
5
e.
Vrijwilligers
In het verslag van 2013 hebben we melding gemaakt dat we gestart zijn met een vernieuwde aanpak om nieuwe vrijwilligers voor onze organisatie te werven. Dit is voor de betreffende werkgroep een intensieve en tijdrovende taak maar ook in 2014 heeft dit een prima resultaat opgeleverd . We konden 30 nieuwe vrijwilligers verwelkomen. Helaas was het aantal afvallers ongeveer hetzelfde. We zijn daarom in 2014 begonnen om nog meer aandacht te schenken aan onze vrijwilligers in het algemeen maar zeker bij onze nieuwkomers. Opvang en begeleiding bij de start als vrijwilliger is geïntensiveerd waarbij onze vaste kern van vrijwilligers een centrale rol spelen. Nieuwe vrijwilligers moeten zich snel thuisvoelen in onze organisatie, om daarmee de kans te vergroten dat ze zich langer binden. In 2014 hebben ook een paar PSW’ers als vrijwilliger naar volle tevredenheid gewerkt. Ook enkele mensen met een WWuitkering zijn het afgelopen jaar als vrijwilliger aktief geweest. Wat we wel vaak zien is dat als ze weer werk vinden, ze helaas weer snel afhaken. Onderstaand en ook bijlage 3 toont het verloop van ons vrijwilligersbestand van de afgelopen jaren. Hoewel het leeftijdsniveau van onze vrijwilligers nog steeds relatief hoog is, zet de tendens in 2014 zich verder door dat van de groep nieuwe vrijwilligers de gemiddelde leeftijd lager is. Naast de werkgroep werving zijn ook in 2014 ook weer andere reguliere werkgroepen werkzaam binnen onze organisatie namelijk: - het kwalitatieve waterbeheer - techniek accommodatie algemeen - horeca & vrijwilligers aangelegenheden - abonnementen - activiteiten De werkgroepen hebben ook in 2014 de vele belangrijke, voorbereidende, organisatorische en vaak specifieke werkzaamheden met verve uitgevoerd. We prijzen ons uitermate gelukkig dat deze groepen met veel inzet en kunde alles tijdig uitvoeren. In 2014 ziet de verdeling van het aantal vrijwilligers, naar taakgebieden met vergelijkende cijfers uit voorgaande jaren, er als volgt uit: 2014
2013
2012
2011
2010
2009
Toezichthouder bassins
60
58
58
65
48
66
Kassamedewerkers
36
50
35
33
32
34
Horecamedewerkers
59
72
66
68
62
67
Poetsen/opruimen terrein
48
42
41
39
49
56
Technisch waterbeheer
12
12
13
14
13
12
Totaal tijdens zwemseizoen
215
234
213
219
204
236
In 2014 waren ook 15 personen als vrijwilliger actief bij de technische voorbereiding. Een groot aantal daarvan zijn ook actief als vrijwilliger tijdens het zwemseizoen. Daarmee rekening houdende waren er in 2014 effectief 220 vrijwilligers.
6
f. Opleidingen voor vrijwilligers. Zeker met de te verwachten toekomstige eisen en voorschriften inzake de de nieuwe zwembadwet zal de aandacht voor opleiding en training onverminderd hoog op de agenda van onze vrijwilligersorganisatie blijven staan. Speciale aandacht gaat daarbij natuurlijk uit naar nieuwe vrijwilligers. Wij zijn in eind 2014 begonnen een plan op te stellen om met name deze groep te interesseren om in 2015 te gaan deelnemen aan specifieke opleidingen die aansluiten bij hun vrijwilligerstaken. In 2014 hebben we aan opleidingen een bedrag besteed van € 5.100.- Het betrof de navolgende zaken: - Alle 26 vrijwilligers met een BHV-certificaat hebben wederom de verplichte herhalinglessen gevolgd. Het betreft hier training op het gebied van Eerste Hulp en Brand- Ontruiming. - 24 vrijwilligers hebben in 2014 de verplichte herhalinglessen EHBO gevolgd waarmee ook hun kennis bij hulpverlening op peil blijft en hun diploma zijn geldigheid behoud. - 1 vrijwilliger heeft de EHBO-opleiding gevolgd en het diploma behaald (15 lesavonden) - 2 waterbeheerders hebben een vervolgstudiedag inzake waterbeheer gevolgd. Belangrijkste thema was de nieuwe zwembadwet en de toekomstige eisen met name waar het gaat om de nieuwe- en gewijzigde waterparameters. Een nuttige dag omdat er nogal wat specifiek deskundigen inzake (toekomstig) waterbeheer aanwezig waren. Hierdoor kwam een intensieve ervaring- en kennisuitwisseling tot stand. De trainingsessies voor onze toezichthouders voorafgaande aan het zwemseizoen bij Landal zijn ook in 2014 gecontinueerd. Hieraan hebben in 2014 22 vrijwilligers deelgenomen. Afgesloten wordt deze training met het afleggen van een zwemvaardigheidstest. - De calamiteitenoefening is in 2014 wederom geïntegreerd in de BHV- herhalingstraining. Calamiteitenoefeningen voor onze organisatie richten zich erop om bij een calamiteit deze op een verantwoorde manier op te pakken en de hulpverlening en communicatie te organiseren. De calimiteitenoefeningen in 2014 werden gehouden op 3 herhalingstrainingen BHV op 31 maart, 1 en 3 april. Doelstellingen bij de oefeningen in 2014 waren: o Aansturing en communicatie met overige hulpverleners; o Het toetsen van het ontruimingsplan; o Inzet bij een reanimatie inclusief beademingskapje en defibrillators; De inzet en wijze van handelen van zowel de coördinators en de BHV’ers werden wederom als ruim voldoende beoordeeld. g. Informatie voor vrijwilligers De informatievoorziening voor onze vrijwilligers wordt al jaren vorm gegeven door middel van 2-maandelijkse nieuwsbrieven, specifieke en reguliere informatiebijeenkomsten in het voor- en naseizoen, frequente mailberichten en informatie via de eigen website. Eind 2014 zijn we begonnen onze informatievoorziening voor onze vrijwilligers via onze website te upgraden. Ook is eind 2014 een start gemaakt met het vernieuwen van ons informatieboekje voor onze
7
vrijwilligers. Werd deze in het verleden elke 3 jaar als een boekwerkje aan onze vrijwilligers verstrekt, de bedoeling is nu om alleen een digitale uitgave te maken. Voordeel hiervan is dat we de inhoud frequent aan de vaak wisselende actualiteit kunnen aanpassen. h. Activiteiten. In 2014 waren de volgende activiteiten gepland: - duikclinic - midzomerduik op 21 juni ( als deelnemer van landelijke aktiviteit.) - tentenkamp voor jeugd van basisscholen - 2 x discozwemmen voor de jeugd t/m/ 16 jaar. Helaas heeft hier ook het slechte weer roet in het eten gegooid. De duikclinic en beide keren het discozwemmen moest worden afgezegd vanweg het slechte weer. De midzomerduik en het tentenkamp zijn wel doorgegaan maar hadden ook te maken met mindere weersomstandigheden en dus ook met iets minder deelnemers. Naast deze activiteiten zijn de volgende traditionele activiteiten ook uitgevoerd: - zwemvierdaagse onder regie van de zwemvereniging ROB - aquajoggen op zondagmorgen - van de mogelijkheid voor kinderfeestjes werd regelmatig gebruikt gemaakt. - de basisscholen konden wederom, voorafgaande aan de zomervakantie, een keer gratis gebruik maken van het zwembad. i. Onderhoud. Zoals vermeld bij de de inleiding hebben we ook in 2014 niet te maken gehad met grote onverwachte problemen en storingen. Enige kleine uitzondering was dat we tijdens het zwemseizoen waterverlies leden waarvan we de oorzaak tijdens het zwemseizoen niet konden achterhalen. Na afloop van het seizoen is uiteindelijk na enig speur- en graafwerk de oorzaak vastgesteld, namelijk een breuk in de afvoerleiding van het ondiepe bad. Voor het preventieve onderhoud is onze meerjarenraming onderhoud al jaren de leidraad om de zwemaccommodatie in alle opzichten in een veilige en goede staat te houden. Zo nodig wordt dit meerjarenprogramma telkens, op basis van de actuele inspecties en de daaruit voortvloeiende bevindingen aangepast. De belangrijkste activiteiten die in 2014 in het kader van het onderhoudsprogramma werden uitgevoerd waren: vervanging 2 PC’s + printer voor abonnementen € 2.165,-,- in kader van het meerjarenprogramma verfonderhoud werden diverse werkzaamheden uitgevoerd. Kosten € 4.915,- herbehandelen kleine waterspeeltoestellen met synthetische lak € 1.970,- CE-keur technische installaties en apparatuur in kader NEN 1010 en NEN 3140. Kosten € 2.100,- onderhoud / reparatie dak horeca € 3.265,- onderhoud / reparaties zwembassins € 5.400,- onderhoud verwarmingsketels, boilers douches € 2.075,-
8
-
diverse apparatuur en onderdelen voor het waterbeheer (pompen, doseerpompjes, flowmeter, regelapparatuur, etc.) Kosten € 6.170,vervangen verlichting nooduitgangen conform nieuwe norm- en wetgeving € 1.465,vervangen afvalbakken ligweide € 1.060,-
j. Verbeteringen / Investeringen Qua investeringen zijn in 2014 de volgende zaken uitgevoerd: 3e fase plan droge speeltoestellen voor ligweide. Het betreft een kliedertoestel met name gericht op kinderen voor de leeftijdklasse t/m 8 jaar. Kosten € 4.400,- aanpassing vernieuwing groenvoorziening achterzijde bij peuterbad + bij ingang zwembad € 4.800,- kunststof plaatbekleding van wanden en plafonds van buiten WC’s en douches. Noodzakelijk i.v.m. steeds verder afschilferen van het bestaande tegelwerk en hygiënisch oogpunt ( beter schoon te maken ) € 27.000,- technische aanpassingen i.vm. bekleding WC’’s en douches (verlichting, douchearmaturen etc.) € 1.800,- nieuwe tegelvloeren bij buiten WC’s € 2.440,- rolluiken voor buiten WC’s en douches € 9.000,- ( bestrijden en voorkomen vandalisme) - opbergkluisjes waardevolle spullen bezoekers € 2.475,- vervangen betonnen trap grote bassin ( vochtprobleem) door RVS trap € 5.550,- montagesysteem sprinkplanken vervangen door nieuw RVS systeem i.v.m. veiligheid € 3.265,- installeren frequentie-omvormers t.b.v. circulatiepomp ( zie ook hoofdstuk diversen) € 2.780,- wij hebben in 2014 veel tijd besteed aan ons peuterbad. Wij moeten al jaren structureel veel onderhoud en daarmee kosten besteden door extermere scheurvorming in dit al 60 jaren oude bassin. We hebben daarom in 2014 uiteindelijk besloten om dit peuterbad in 2015 te vervangen door een zogenaamd spraypark met name gericht op kleine kinderen. Dit past in ons een paar jaar geleden ingezette beleid om ons zwembad verder attractief te maken voor gezinnen met kleine kinderen. De voorbereidingen hiervoor zijn in 2014 afgerond en de werkelijke uitvoering vindt plaats in het voorjaar van 2015. Het zal ook extra cachet geven aan de feit dat we in 2015 de 20 jarige exploitatie met vrijwilligers vieren. k. Diversen. Zoals we ieder jaar al rapporteren, is energie (water, gas en elektra) een van de belangrijkste uitgavenposten bij de exploitatie. We blijven het verbruik dan ook nauwlettend dagelijks monitoren en dat is zeker van belang voor wat betreft het gasverbruik in een matige zomer. In de bijlagen 4, 5 en 6 zijn de verbruikscijfers van 2014 in vergelijking met voorgaande jaren weergegeven. In het jaarverslag van 2013 hebben we al aangegeven dat we in 2014 gaan
9
onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om structureel te besparen op energie. Uitkomst van deze inventarisatie is als volgt: - In 2014 is de installatie van de frequentie-omvormers voor de circulatie pomp van de grote bassins uitgevoerd. Door de installatie met onze techneuten helemaal zelf in eigen beheer uit te voeren was de totale investering maar € 2.780,We hadden offertes van bedrijven die tussen € 7.000,- en € 8.000,- lagen. In de bijlagen 7 en 8 is duidelijk de besparing in 2014 weergegeven en is de terugverdientijd van de investering uiteindelijk maar 12 weken geweest. - In het jaarverslag van 2013 hebben we ook aangegeven dat we verwachten dat de grote verwarmingsketel binnen enkele jaren vervangen moet vervangen. Onderzoek in 2014 heeft nog geen duidelijk alternatief opgeleverd. Doelstelling bij de uiteindelijke oplossing en keuze zal een lager gas energieverbruik moeten zijn. - We hebben in 2014 ook verder gekeken naar mogelijkheden op het gebied van zonneenergie. Alhoewel de accommodatie bij de horecavoorziening in principe voor het plaatsen van zonnecollectoren geschikt is, ziet het totale investeringsplaatje en de te verwachten revenuen er tot nu toe minder gunstig uit. Daarnaast zijn er ook nog veel onzekerheden en risico’s daar waar het gaat onderhoudskosten, werkelijke toekomstige rendementen, risico op vandalisme etc. In het jaarlijkse overleg met wethouder Jacobs en beleidsambtenaar mevr. Boonhof hebben we dit besproken, immers de accommodatie is eigendom van de gemeente. We zijn toen overeengekomen dat de gemeente eerst de evaluatie afwacht van de reeds aangebrachte zonnepanelen op andere gemeentelijke gebouwen. Dan kan ook bekeken worden of het interessant is dit eventueel uit te breiden naar andere gemeentelijke accommodaties. - De dagelijkse leiding gedurende het zwemseizoen is al jaren in handen van coördinators. In 2014 zijn 3 coördinators verantwoordelijk geweest voor de dagelijkse leiding. In 2014 hebben we met hun veel aandacht besteed aan de wijze van werken. Het handelen en het hanteren van regels en afspraken zowel ten aanzien van bezoekers en vrijwilligers moeten zoveel mogelijk eenduidig zijn. Helaas hebben met betrekking tot 1 coördinator een aantal knelpunten geconstateerd. Uiteindelijk zijn we na afloop van het zwemseizoen in goed overleg tot de conclusie gekomen dat er verschillen van inzicht blijven bestaan. We hebben daarom besloten om van deze coördinator geen gebruik meer te maken. Eind 2014 zijn we begonnen met het werven van een nieuwe coördinator waarbij de belangrijkste functionele uitgangspunten en eisen zijn: - aantoonbare kwaliteiten op het aansturen en managen van een vrijwilligersorganisatie. - bereidheid tot samenwerking met andere coördinators en eenduidigheid van werken. - wij zoeken naar jongere potentiële kandidaten Wij zijn inmiddels in een ver gevorderd stadium met een kandiaat en hopen begin 2015 het aanstellingsproces af te ronden.
10
-
In het jaarverslag van 2013 hebben we ook aangegeven dat in 2014 de mogelijkheden zullen bekijken om bij drukke dagen een separate horeca-coördinator in te schakelen. Alhoewel we weinig echte drukke dagen in 2014 hebben gehad, zijn de ervaringen hiermee zeer positief en gaan we dit zeker in de toekomst continueren. Onze ICT structuur en programma’s vragen steeds meer aandacht en daarom is in 2014 een specifieke werkgroep gestart met de navolgende taken: o Oplossen optredende software problemen o Waar noodzakelijk verder ontwikkelen of verbeteren hard- en software o Trainen van vrijwilligers in gebruik van hard- en software
l.
Bestuursactiviteiten.
In 2014 is door het bestuur wederom veel tijd besteed aan de ontwikkeling van onze vrijwilligersorganisatie. In het jaarverslag van 2013 hebben we daar al specifiek (als eerste voorzet) aandacht aan geschonken. De reden dat we moeten nadenken over onze organisatie is dat we de continuïteit van ons exploitatiemodel met vrijwilligers ook moeten waarborgen voor de toekomst. Als we willen dat alles hetzelfde blijft als het nu is, dan moeten we ons realiseren dat dingen in de toekomst anders moeten. Wat zijn nu de aspecten waarmee we rekening mee moeten houden ? o
De exploitatie van zwembaden wordt steeds complexer door frequent veranderende en aangescherpte regel- en wetgeving
o
Kennis van alle aspecten die bij de exploitatie van toepassing zijn liggen nu bij een beperkte groep mensen van onze organisatie.
o
Het takenpakket en daarmee de belasting voor deze kleine groep kan in sommige gevallen te groot worden worden (risico stoppen van mensen)
o
Als er binnen die groep mensen om een of andere reden afvallen is de opvolging vaak een probleem maar is de opgebouwde kennis ook weg.
De vraag is nu hoe we dit kunnen veranderen ? Dit betekent dat we onze organisatie zodanig moeten aanpassen dat er een betere verdeling komt van verantwoordelijkheden en taken. De voordelen hiervan zijn: o
Door alle taken meer taken op te delen wordt het voor iedereen in onze organisatie meer behapbaar en overzichtelijker
o
Door taken meer precies te specificeren en te laten uitvoeren door taakgerelateerde werkgroepen is kennis niet mee uitsluitend bij een individu aanwezig maar bij een groep vrijwilligers. (risico verliezen kennis wordt voorkomen en continuïteit is meer gewaarbord)
11
Na uitvoerige discussie is het bestuur het eens geworden over de navolgende opzet van onze toekomstige organisatie ALGEMEEN BESTUUR ( VERANTWOORDELIJK VOOR BELEID & NEEMT BESLUITEN)
DAGELIJKS BESTUUR (BEREID BESLUITVORMING VOOR)
WERKGROEPEN (VOEREN TOEGEWEZEN TAKEN UIT EN RAPPORTEREN OVER STATUS TAKEN, MOGELIJKE KNELPUNTEN, NOODZAKELIJKE INVESTERINGEN ETC.
Over de opzet van de werkgroepen is eind 2014 binnen het bestuur in grote lijnen overeenstemming bereikt. Daarbij zijn er 2 hoofdgroepen tw. techniek gerelateerd en algemeen & vrijwilligers gerelateerd. Meer in detail ziet dit er als volgt uit. WERKGROEPEN TECHNIEK
LEDEN
RAPPORTEUR WERKGROEP
ONDERHOUD GEBOUWEN ONDERHOUD GROEN ONDERHOUD INSTALLATIES WATERBEHEER INSPECTIES & KEURINGEN KEURINGEN SPEELTOESTELLEN ICT ZAKEN SPECIFIEKE PROJECTEN
AD HOC
12
INVESTERINGEN
AD HOC
WERKGROEPEN ALGEMEEN & VRIJWILLIGERS.
LEDEN
RAPPORTEUR WERKGROEP
COÖRDINATORS VRIJWILLIGERS ALGEMEEN, BEGELEIDING & ADMINISTRATIE OPLEIDINGEN WERVING VRIJWILLIGERS PLANNEN VRIJWILLIGERS ABONNEMENTEN HORECA ACTIVITEITEN Eind 2014 is een start is gemaakt met het beschrijven van de taken van de werkgroepen en de noodzakelijke rapportages aan het bestuur. Ook is begonnen met het werven en benoemen van leden voor de diverse werkgroepen met daarbij het aanwijzen van een rapporteur/coördinator voor elke werkgroep. In de beginfase van het opstarten van elke werkgroep zal er indien nodig begeleiding en ondersteuning plaatsvinden door iemand vanuit het bestuur. Eind 2015 loopt de termijn van de bestaande bruikleenovereenkomst tussen gemeente en stichting weer af. In het overleg met de verantwoordelijke wethouder in augustus 2014 is de afspraak gemaakt dat we in de eerste helft van 2015 een nota opstellen ter voorbereiding op de besprekingen voor een nieuwe 5 jarige bruikleenovereenkomst voor de periode 2016-2020. Evaluatie van de aflopende periode 2011-2015 en een vooruitblik op de nieuwe periode 20152020 zullen daarbij de belangrijkste aspecten zijn. Helaas zijn er door onvoorziene omstandigheden eind december 2 bestuursleden gestopt namelijk Ger Martens en Jos Dambacher. Wel is Gemmie Derksen als nieuw kandidaat bestuurslid toegetreden. Officiële benoeming van haar volgt in januari 2015. De taken van de gestopte bestuursleden worden tijdelijk door andere bestuursleden overgenomen. Aandachtspunt voor het komende jaar zal ook gericht zijn om minimaal 2 nieuwe geschikte bestuursleden te vinden.
13
Samenstelling bestuur in 2014: Hein Strijbos voorzitter en tijdelijk opleidingen vanaf dec. 2014 Rian Janssen secretaris en tijdelijk horeca-organisatie vanaf dec. 2014 John Faassen penningmeester Annemie Geelen PR-aangelegenheden en werving Leon Heijmans waterbeheer en activiteiten Ger Martens vrijwilligersorganisatie & horeca-organisatie (gestopt dec. 2014) Jos Dambacher opleidingen (gestopt dec. 2014) Peter van de Biezen techniek Gemmie Derksen coördintors en vrijwilligersorganisatie (vanaf dec. 2014)
Slotwoord. Ook dit jaar willen we onze vrijwilligers en iedereen die ons zwembad een warm hart toedraagt, van harte bedanken voor hun inzet en steun. De exploitatie zal ook de komende jaren, mede gezien de continuering op termijn en de komende wetswijzigingen veel energie en inzet blijven vragen. Ook willen van deze gelegenheid gebruik maken de gemeente te bedanken voor de goede samenwerking in 2014. We vonden het uitermate plezierig dat wederom tijdens het afgelopen zwemseizoen de verantwoordelijke wethouder dhr. Jacobs en verantwoordelijke beleidsambtenaar mevr. Boonhof op locatie kennis namen van het wel en wee van onze organisatie. Het jaar 2015 wordt voor onze organisatie een bijzonder jaar, we vieren namelijk het 20-jarig bestaan van onze vrijwilligersorganisatie en daar zijn we uiteraard heel erg trots op. We zullen aan dit heuglijke feit het komende jaar uiteraard veel aandacht schenken. Door de grote inzet van veel vrijwilligers is een belangrijke recreatievoorziening voor onze inwoners maar met name voor onze kinderen/jeugd in stand gebleven. Dat is en blijft ook het belangrijkste doel voor de komende jaren.
14
