JAARVERSLAG 2015 1.HET JAAR IN VOGELVLUCHT Muzikaal: 2015 was een mooi jaar voor Koorvereniging Bergen. We hebben twee prachtige concerten gegeven: zowel de Matthäus Passion van Bach in april als de Messiah van Handel in december was in artistiek opzicht een groot succes. Dat was te danken aan de intensieve repetities onder leiding van Pieter Jan Olthof, maar ook aan de voorbereidende workshops: de extra oefendag met Pieter-Jan in maart en de workshops met Heleen Koele in het najaar. Deze werden door de leden goed bezocht - en zeer gewaardeerd - en hebben hun vruchten afgeworpen tijdens de concerten. Met die workshops geeft het bestuur uitvoering aan een van de speerpunten van zijn beleid: inzetten op kwaliteitsverbetering. De concerten waren niet alleen van hoge kwaliteit, ze trokken ook nog eens veel bezoekers, uit Bergen, maar ook van verder. Beide concerten waren uitverkocht. Dit is mede te danken aan de grote inzet van de leden (nieuw zijn: de huis-aan-huisflyeracties) en de verbeterde contacten met de media. Bestuurlijk In 2015 is er voor het eerst gewerkt met een automatisch incasso. Na wat aanloopmoeilijkheden bij de inning van de contributie, is deze manier van werken zo goed bevallen dat ook de boeken, cd’s, workshops en concertkaarten via een automatisch incasso betaald werden. Voor het bestuur is dat een grote vooruitgang, ook in het contact met de leden. Alles wordt makkelijk en prettig afgehandeld en als er iets fout gaat wordt het snel weer rechtgezet. Sociaal De nieuwe leden en de bezoekende leden uit Castricum zijn soepel opgevangen door de leden en het plaatsingsproces heeft nauwelijks problemen gekend. De workshops hebben een positief effect gehad op de saamhorigheid en de sfeer in het koor. Ook de goed bezochte borrels en de snertmaaltijd hebben daaraan bijgedragen. Er zijn steeds meer leden die zich inzetten voor het koor. Meer gedetailleerde informatie volgt hieronder. 2. LEDEN Op 1 januari 2015 telde het koor 106 Leden. Op 31 december 2015: 108 leden. 15 leden hebben hun lidmaatschap opgezegd. Jacqueline Terpstra, Jetty Schram, Simone Koetzier, Ans Dronkers, Ans Verhaar, Hans Timmermans, Joke Kroon, Philip Hopman, Manita Schrijvers, Mieke Albers, Hanna Onkenhout, Sander Muns, Mimi Pennings, Jan Tulp. Ook hebben we afscheid moeten nemen van een betrokken koorlid Menno Boorsma, hij is 14 september 2015 overleden.
Mede dankzij het projectkoor Messiah hebben we 17 nieuwe leden kunnen verwelkomen: Regien Strategier, Hetty Bakker, Hans Timmermans, Marijke Kirpensteijn, Gosien Schoonman, José Segerink, Heleen Wouters, Ingrid Ligthart, Eleen van Hove, Marlou Hage, Anne Noest, Evert Koning, David Brouwer, Joanne Hofstra, Karolien Runia, Doesjka Nijdeken, Ans Schot. Jubilaris Op 15 september vierde Lies Sluis haar 25-jarig lidmaatschap van het koor. Jos Hendriks, Marga Brouwer, Andrea Grimmelt en Pierre Wijnen waren allen in 2015 30 jaar lid van Koorvereniging Bergen. 3. HET BESTUUR De Algemene Ledenvergadering vond plaats op 30 maart, er waren 87 leden aanwezig. Gea Boswinkel treedt in deze vergadering af als bestuurslid. Zij heeft vanaf mei 2002 deel uit gemaakt van het bestuur als voorzitter en als bestuurslid. Namens bestuur en koor wordt zij voor haar jarenlange inzet bedankt met een staande ovatie. Het bestuur zet de taken in afgeslankte vorm voort, wetende dat een groot aantal koorleden bereid is om mee te denken en klussen op te pakken. Tijdens de vergadering wordt de notitie “Ontwikkelingen en uitgangspunten Koorvereniging Bergen” besproken. De koorvereniging heeft er altijd naar gestreefd om een kwalitatief goed koor te zijn, zonder de aandacht voor het sociale aspect uit het oog te verliezen. In de notitie staat beschreven dat de vereniging alleen goed kan functioneren als genoeg leden zich mede verantwoordelijk voelen en zich in willen zetten. Aanwezigen zijn het in grote lijnen eens met de inhoud van de notitie. Mocht blijken dat er niet voldoende koorleden zijn om werkzaamheden t.b.v. de vereniging te verrichten, zal het bestuur bepaalde zaken uit besteden, wat financiële consequenties zal hebben. De aanwezigen stemmen hiermee in. De kascontrolecommissie bestond uit Edith van Soest en Harry Jonkers. De commissie heeft geen onjuistheden kunnen vinden in de stukken en opgemerkt werd dat de controle van de kas en de stukken eenvoudiger verliep dan voorgaande jaren. Peter Polak biedt aan om volgend jaar Ediths plaats in te nemen. Het bestuur bestaat vanaf 30 maart uit 4 leden: Berenda Dekkers-voorzitter, Jeroen Kans-penningmeester, Els Post-secretaris, Jacqueline van de Klundert-bestuurslid, (notulen en ledenadministratie). Het bestuur heeft bij de vergaderingen incidenteel uitgenodigd: Pieter-Jan (repertoire) Rosalie Konijn (kinderkoor, vriendenbeleid), Leida Buijsman (PR), Peter Polak (financiën) en Ingrid Ligthart (kandidaat-bestuurslid). In 2015 heeft het bestuur 12 maal vergaderd. 4. GEREALISEERD EN IN GANG GEZET BELEID In 2015 is Koorvereniging Bergen doorgegaan op de weg die ze het jaar daarvoor is ingeslagen; naast aandacht voor het sociale aspect van het koor, was er veel aandacht voor kwaliteitsverbetering bestuurlijk, muzikaal, materieel en op het gebied van de interne en externe communicatie. Muzikaal en sociaal: • De extra oefendag met Pieter-Jan op zaterdag 30 maart werd door 80 leden bezocht en ging van start met een aantal Tai-chi oefeningen geleid door Berenda. Een aantal koorleden had gezorgd voor (hartige) taarten die in een ontspannen sfeer genuttigd werden. • De workshop van Heleen Koele, bezocht door het maximale aantal van 60 leden, bestond uit 3 bijeenkomsten van elk anderhalf uur op zaterdag 19 september, 7 en 21 november. Er werd met telkens drie groepen van 20 koorleden met veel enthousiasme aandacht besteed
•
•
aan colloraturen, stem- en luisteroefeningen, adem- en houdingondersteuning. De verslagen staan op de website. De laatste 4 repetities voor de concerten werden begeleid door een nieuwe pianiste Felicity Goodwin. Vocalcoach Gertjan Arensten was aanwezig voor zangtechnische aanwijzingen op 9 februari en 9 en 16 november. Hij heeft met de leden ingezongen voor de uitvoering van de Messiah. De wekelijkse huiswerkmail stimuleert het thuis oefenen.
Bestuurlijk: • Invoering van automatische incasso’s op allerlei gebied. Communicatie: • Naast de huiswerkmail worden in de maandelijkse Nieuwsbrief zaken vermeld waar het bestuur over vergaderd heeft zodat de leden op de hoogte zijn van de ontwikkelingen en kwesties die spelen. • De nieuwe website voldoet uitstekend. Nieuwe leden melden zich aan via de site. De leden kunnen met een eigen code inloggen op het beveiligde deel van de website waar, naast veel praktische informatie, onder andere het smoelenboek, de opstellingen, oefenmateriaal en foto’s te vinden zijn. • PR: De contacten met de media zijn verstevigd wat resulteerde in meer geplaatste aankondigingen van de concerten in de Alkmaarsche Courant en de Duinstreek. • Er is contact geweest met Kranenburgh, de Ruïnekerk en Toonkunst Alkmaar, in verband met afstemming activiteiten. • De vrienden worden voor zover mogelijk via de mail op de hoogte gehouden. Vanaf het laatste concert konden vrienden en genodigden zelf hun plaats in het voorste gedeelte van de kerk uitzoeken. De reacties waren positief. Materieel • Het voor de Petrus en Paulus kerk op maat gemaakte podium en tribune is goed bevallen. Tijdens de Matthäus Passion 2015 is van het gehele podium gebruik gemaakt, bij de Messiah zijn er wat delen weggelaten. Zowel de dirigent als het begeleidingsorkest was zeer tevreden met de ruimte op het podium. Ook de tribune beviel goed, zeker nadat de bankjes vastgezet met tie-rips. • Er is veel aandacht aan het licht besteed. Tijdens de Matthäus Passion bleek een aantal orkestleden teveel in het licht te kijken, voor de Messiah is het licht opnieuw aangepast. Dit onderwerp blijft onze aandacht houden. Het bestuur heeft in 2015 praktische ondersteuning gekregen van een aantal leden: • Rosalie Konijn verzorgt de administratie van en communicatie met de Vrienden van het Koor. Daarnaast regelde zij samen met Manita Schrijvers zo´n 40 tot 45 kinderen voor het kinderkoor dat mee zong in de Matthäus Passion. Ze repeteerden 6 weken voor het concert elke maandagmiddag van 15.30 uur tot 16.30 uur onder leiding van Arianne Allijn en Pieter-Jan Olthof. • Leida Buysman heeft zich bezig gehouden met praktische zaken rondom de PR en het werven van advertenties voor de programmaboekjes en heeft ook subsidie bij gemeente Bergen aangevraagd voor de Matthäus Passion. • Harry Jonkers heeft de penningmeester ondersteund bij de introductie van de incassoprocedure. • Henk Schoonheim organiseert en begeleidt de ploeg die het podium en de tribune op- en afbouwt. • Iman Francois onderhoudt de website en verleent hand-en-spandiensten. • Mary Kürten: fotografeert.
• • • • • •
José Segerink: ontwerp affiche, flyer en kaarten. Nellie Groot: kaartverkoop tijdens de repetities. Jakob Brouwer: meedenken nieuwe financiers. Onno Walgien: meedenken PR. Gea Boswinkel: bloemen en kaarten. Heleen Wouters: werving jongere leden.
Meer leden waren actief onder andere in de koffie-en theeploeg, de feestcommissie, de bloemengroep, sponsor- en affiche-flyergroep, leden die op andere gebieden hand-en-spandiensten verricht hebben. 5. FINANCIËN Financieel verslag 2015 2015 was financieel een goed jaar voor Koorvereniging Bergen. We hebben twee grote, kostbare concerten kunnen geven – waarvan de Messiah zelfs een bescheiden plus liet zien – en kunnen investeren in kwaliteitsverbetering door de workshops met Pieter-Jan en Heleen Koele. We hebben een mooi resultaat geboekt met uiteindelijk een positief saldo van een kleine 8.000,00 euro. Het positieve resultaat van 2015 komt vrijwel geheel voor rekening van de concerten: zowel de Matthäus Passion als de Messiah waren uitverkocht. In plaats van het begrote tekort van 3.600 euro leverde de Matthäus Passion uiteindelijk slechts een tekort van 1.600 euro op en de Messiah zelfs een bescheiden plus van 250 euro* in plaats van het voorziene tekort van 2.850 euro. Op andere punten is er weinig afwijking van de begroting die het bestuur eerder heeft afgegeven, behalve dat de inkomsten uit de koffie en thee in de pauze flink zijn toegenomen door de nieuwe manier van afrekenen met het PCC. In 2015 heeft de laatste betaling van het podium van 4.235 euro plaatsgevonden (zie balans). De totale stand van de rekeningen betaal - en spaarrekeningen bedroeg op 1 januari 2015 34.523,29 euro en op 1 januari 2016: 29.124,14 euro. Dat we ondanks een goed jaar toch een afname zien van de reserves wordt veroorzaakt door de kosten van het podium en de overlopende kosten van het Kerstconcert 2014 ad € 9.054,00 die voldaan zijn in 2015. De begroting hebben we meer in lijn gebracht met de posten zoals we die in de financiële administratie bijhouden. Dat betekent bijvoorbeeld dat posten als kistorgel, kinderkoor etc. nu onder diversen vallen. Verlichting is een nieuwe post die nu ook onder diversen is opgenomen. De afrekening van 2015 die we nu presenteren ziet er dus iets anders uit dan de eerdere begrotingen. Sommige posten zijn vervallen, andere zijn samengenomen. Op het gebied van de administratie zijn in 2015 grote stappen gezet. Het geheel is efficiënter gemaakt door het opzeggen van de rekeningen bij ABN Amro en door alles onder te brengen bij ING. De drie verschillende spaarrekeningen zijn ook allemaal teruggebracht tot een spaarrekening bij ING. De boekhouding wordt bijgehouden in een online boekhoudpakket waardoor het in 2016 gemakkelijker wordt de administratie bij te houden (2015 was wat dat betreft nog een overgangsjaar). Grote vooruitgang voor de penningmeester is ook het overstappen op incasso geweest: inmiddels wordt naast de contributie ook de aanschaf van oefenmateriaal, concertkaarten en de deelname aan de workshops via incasso geregeld. Niet iedereen was hier meteen aan gewend en had op tijd zijn of haar automatische overschrijving stopgezet. Vooral in het eerste kwartaal is de penningmeester veel tijd kwijt geweest aan het registreren en terugboeken, maar ook hier geldt dat we er in 2016 de vruchten van zullen plukken.
*De inkomsten uit de advertenties zijn niet meegenomen in deze afrekening omdat de facturen daarvoor pas begin 2016 zijn verstuurd. Hier is ook nog een bedrag van ruim 1.400 euro te verwachten. 6. STICHTING MILLENNIUM COMMISSIE De vergaderingen van de SMC hebben plaats gevonden op 4 februari, 6 april, 16 juni, 7 oktober en 2 december. Op 4 februari heeft de commissie na grondig onderzoek en overleg gekozen voor het Requiem van Dvorak. De overige vergaderingen hebben vooral in het teken gestaan van contractbesprekingen: Pieter-Jan Olthof’s huidige overeenkomst loopt af op 6 maart 2016. Het onderzoek naar en de besprekingen over een contract zijn, onder andere wegens drukke werkzaamheden van betrokkenen, moeizaam verlopen. Ondanks de grote inzet van Berenda zijn, zeer tot teleurstelling van het bestuur, deze besprekingen tot op heden niet afgerond. De laatste vergaderingen in 2015 is er ook weer aandacht geweest voor waar de Stichting Millennium Commissie vooral voor is opgericht: het organiseren van concerten in het Concertgebouw in Amsterdam. Op 1 december zingt Koorvereniging Bergen met de twee zusterkoren uit Castricum en Schagen weer in het Concertgebouw. De koren hebben besloten om nieuwe leden te werven speciaal gericht op het zingen in het Concertgebouw. De repetities beginnen in januari 2016. 7. KOOR- EN ORKESTOVERLEG Het koor-en-orkestoverleg is er dit jaar een beetje bij ingeschoten. Er is vergaderd op 1 december, na de vergaderingen van de SMC. Zoals gebruikelijk is het repertoire van de koren besproken. Dit jaar is er op dat punt iets mis gegaan omdat zowel Koorvereniging Bergen als de COV voor 2017 Music Makers van Elgar en het Requiem van Fauré op het programma had staan. In overleg met Pieter-Jan heeft Koorvereniging Bergen besloten om, in verband met de kosten, het Requiem van Fauré te vervangen door Psyche van César Franck. Dit is niet goed met de COV gecommuniceerd. Voor hen was dit programma niet aantrekkelijk. Uiteindelijk is, in goed overleg met het orkest, geregeld dat de COV een eigen programma krijgt; maar dan in oktober 2017 met De Miss in C van Mozart en het Requiem van Fauré. Voor 2016 moet er weer een degelijk koor-en-orkestoverleg komen. 8. VOORZITTERSOVERLEG Het voorzittersoverleg heeft plaats gevonden op 5 februari en 11 maart. Daarna is het er niet meer van gekomen en dat heeft alles te maken met de aandacht voor de contractverlenging van PieterJan. Zie boven. 9. CONCERTEN in 2015 27 maart 2015 Matthäus Passion, Johan Sebastiaan Bach Met het Begeleidingsorkest voor Noord-Holland Pieter-Jan Olthof, dirigent Solisten Jan van Elsacker, tenor Hans de Vries, bas Nienke Oostenrijk, sopraan Lien Haegeman, alt Pascal Pittie, tenor (vervanger van James Doing) Pieter Hendriks, bas
Kinderkoor Leerlingen Adriaan Roland Holstschool, Bergen Bosschool, Bergen De Phoenix, Broek op Langedijk Van Reenenschool, Bergen Willem Alexanderschool, Bergen Aantal bezoekers: uitverkocht 18 december 2015 Messiah, Georg Friedrich Händel Met het Begeleidingsorkest voor Noord-Holland Pieter-Jan Olthof, dirigent Solisten Heleen Koele, sopraan Lien Haegeman, alt Jan van Elsacker, tenor Pieter Hendriks, Bas Het bestuur van Koorvereniging Bergen, Bergen, maart 2015 Bijlagen: Resultatenrekening 2015 Afrekening Matthäus Passion 2015 Afrekening Messiah 2015
Begroting Koorvereniging Bergen 2015 Begroting Contributies
Realisatie
19.800,00
Contributies vorig jaar
1.176,00
Projectleden
903,00
Vrienden Opbrengst koffie & Thee
2.000,00
1.535,00
900,00
2.169,00
Ledenbijdrage Oefenmateriaal
2.052,00
Ledenbijdrage Studiedagen
2.360,00
Rente Diverse baten (verloting, verhuur podium etc.)
Huur rep. ruimte
300,00
396,00
500,00
165,00
23.500,00
30.300,00
1.500,00
1.500,00
Inkoop koffie.thee
413,00
Dirigent Piano
10.500,00
10.255,00
550,00
195,00
Kwaliteitsverbetering
1.200,00
Bond
1.000,00
Verzekeringen
1.103,00 465,00
Administratie
500,00
424,00
Bestuurskosten
400,00
580,00
Ledenbijeenkomst
250,00
241,00
Bankkosten
250,00
303,00
Transportkosten
0,00
Kosten website (jaarlijks)
350,00
Diversen
500,00
Kosten studiedagen Kosten oefenmateriaal Repetitor/zangcoach
532,00 2.020,00 2.010,00 993,00
Concert Matthaus Passion resultaat
3.600,00
1.624,00
Concert Messiah resultaat
2.850,00
-248,00
23.450,00
22.410,00
50,00
7.890,00
Totaal Resultaat
19.544,00
Begroting Realisatie
Begroting Matthäus Passion 2015 Inkomsten Kaartverkoop (550 x 27,50)
€ 15.125,00
€ 17.381,00
Lokale sponsoring (advertenties)
€ 2.000,00
€ 2.325,00
Subsidie Gemeente Bergen/TAQA
€ 1.000,00
€ 1.000,00
€ 18.125,00
€ 20.706,00
Totaal
Uitgaven Aanschaf muziek & oefenmaterialen Huur kerk + onkosten
€ 0,00 € 1.300,00
€ 1.190,00
Bloemen
€ 250,00
€ 0,00
Transport en opbouw podium
€ 650,00
€ 0,00
Consumpties gasten, koor en orkest
€ 1.100,00
€ 794,00
Orkest
€ 9.000,00
€ 8.200,00
Solisten + organist (incl. sociale lasten)
€ 6.400,00
€ 6.624,00
Kistorgel
€ 300,00
Huur muziek orkest
€ 225,00
Kinderkoor + onkosten
€ 400,00
Dirigent
€ 1.000,00
Diverse kosten
€ 1.998,00
Rechten uitvoering (BUMA)
€ 1.000,00
€ 0,00
€ 0,00
Programmaboekje (incl. ontwerp en opmaak)
€ 600,00
€ 1.737,00
Promotiemateriaal (flyers, posters)
€ 250,00
€ 787,00
Diversen
€ 250,00
€ 0,00
Totaal
€ 21.725,00
€ 22.330,00
Resultaat
-€ 3.600,00
-€ 1.624,00
Begroting Messiah 2015 Inkomsten Kaartverkoop (500 x 27,50) Sponsoring Totaal
Begroting
Realisatie
€ 13.750,00
€ 16.508,00
€ 2.000,00
€ 2.000,00
€ 15.750,00
€ 18.508,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 1.300,00
€ 2.164,00
Uitgaven Aanschaf muziek & oefenmaterialen Huur kerk (incl. Consumpties) Bloemen
€ 200,00
Transport en opbouw podium
€ 650,00
Consumpties gasten, koor en orkest
€ 1.100,00
Orkest
€ 8.000,00
€ 6.700,00
Solisten + organist
€ 5.000,00
€ 5.172,00
Huur muziek orkest Dirigent
€ 1.000,00
€ 1.000,00
€ 0,00
€ 0,00
Programmaboekje (incl. ontwerp en opmaak)
€ 600,00
€ 1.150,00
Promotiemateriaal (flyers, posters)
€ 250,00
€ 650,00
Diverse kosen
€ 250,00
€ 1.424,00
Totaal
€ 18.600,00
€ 18.260,00
Resultaat
-€ 2.850,00
€ 248,00
Rechten uitvoering (BUMA)
€ 250,00
